Regeling Geschenken, Uitnodigingen en Vergoedingen voor Externe Optredens. 1 augustus (redactioneel bijgewerkt op 4 juni 2013)

Transcriptie

1 Regeling Geschenken, Uitnodigingen en Vergoedingen voor Externe Optredens 1 augustus 2011 (redactioneel bijgewerkt op 4 juni 2013)

2 Autoriteit Financiële Markten De AFM bevordert eerlijke en transparante financiële markten. Wij zijn de onafhankelijke gedragstoezichthouder op de markten van sparen, lenen, beleggen en verzekeren. Wij bevorderen eerlijke en zorgvuldige financiële dienstverlening aan consumenten, particuliere beleggers en (semi-)professionele partijen. We zien toe op een eerlijke en efficiënte werking van kapitaalmarkten. Ons streven is het vertrouwen van consumenten en ondernemingen in de financiële markten te versterken, ook internationaal. Op deze manier draagt de AFM bij aan de stabiliteit van het financiële stelsel, het functioneren van de economie, de reputatie en de welvaart van Nederland. Kernwaarden Doortastend Als handhaver van wet- en regelgeving treedt de AFM doortastend op. Wij hanteren bij het toezicht op de naleving van de wet een formele en informele werkwijze. Onze werkwijze, activiteiten en toezichtmiddelen zijn gericht op effectieve beïnvloeding. Zorgvuldig Een doortastende toezichthouder dient uiteraard zorgvuldig te zijn. Wij verzamelen en analyseren de feiten. Wij gaan het gesprek aan met de betrokkenen en wegen de belangen zorgvuldig af. We hebben hierbij oog voor de consument, individuele marktpartijen en de sector. Het optreden van de AFM is proportioneel. Oriëntatiepunt De AFM wil een oriëntatiepunt zijn voor de consument, de particuliere belegger en de (semi-)professionele partij. Wij geven toelichting en uitleg over de principes, regels en de achtergronden daarbij. Wij zijn zo voorspelbaar mogelijk. Als gesprekspartner voor marktpartijen, geven wij aan wat wel en niet kan en denken wij mee in mogelijkheden en oplossingen. Wij voeren een dialoog met alle belanghebbenden. Doelmatig De AFM zoekt in het toezicht naar mogelijkheden om met ons optreden zoveel mogelijk effect te bereiken in de markt. Wij streven daarbij om de financiële en administratieve lasten voor marktpartijen zoveel mogelijk te beperken. Bovendien zetten wij ons in om op een zo efficiënt mogelijke wijze met onze middelen om te gaan. Om dit mogelijk te maken zorgen wij voor een doelgerichte, creatieve en flexibele organisatie en werken we samen met andere toezichthouders en handhavers, in Nederland en over de landsgrenzen. Eigen verantwoordelijkheid Wij gaan uit van de eigen verantwoordelijkheid van consumenten en de sector. Ons toezicht is op maat. Het toezicht komt meer op afstand te staan naarmate we meer kunnen vertrouwen op individuele ondernemingen en een sector als geheel. Ondernemingen zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun producten en diensten en daarmee voor het vertrouwen in de financiële markten. Consumenten moeten op hun beurt op basis van begrijpelijke informatie en met hulp van passende dienstverlening kritisch producten en diensten beoordelen. 2

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Uitgangspunten bij ontvangst van geschenken, uitnodigingen en vergoedingen voor externe optredens Geschenken Uitnodigingen Vergoedingen of tegemoetkomingen voor externe optredens (namens de AFM) Overige informatie Het namens de AFM aanbieden van geschenken, uitnodigingen en vergoedingen voor optredens Beheer van de regeling Niet naleven van deze regeling Inwerkingtreding

4 1 Inleiding De integriteit en onafhankelijkheid van de AFM en haar medewerkers dienen te allen tijde buiten twijfel te staan. De AFM hanteert hiertoe diverse gedragsregels, die onderdeel uitmaken van het integriteitbeleid 1 van de AFM. Eén onderdeel van dit integriteitbeleid is de regeling Geschenken, Uitnodigingen en Vergoedingen bij externe optredens. Hierin staat beschreven welke regels van toepassing zijn bij het aanvaarden van geschenken, uitnodigingen en/of vergoedingen voor externe optredens. Deze regeling is van toepassing op alle medewerkers met een arbeidsovereenkomst met de AFM en alle overige werknemers die namens de AFM optreden. De medewerker mag nimmer een geschenk of uitnodiging aanvaarden indien het aanbieden daarvan tot doel heeft de medewerker te bewegen iets te doen of na te laten dat niet tot zijn werkzaamheden behoort. In dat geval zal het geschenk of de uitnodiging altijd moeten worden geweigerd. Ook iedere schijn van corruptie moet worden vermeden. Duidelijk moet zijn dat medewerkers van de AFM niet vatbaar zijn voor omkoping. Bij het aannemen van geschenken, uitnodigingen en vergoedingen geldt daarom in het algemeen dat voorzichtigheid en terughoudendheid geboden is. 2 Uitgangspunten bij ontvangst van geschenken, uitnodigingen en vergoedingen voor externe optredens 2.1 Geschenken Een attentie of geschenk dat een medewerker voor of namens de AFM heeft verkregen, mag in beginsel met inachtneming van het gestelde in deze regeling worden aangenomen. Hierbij geldt dat medewerkers te allen tijde iedere schijn van potentiële belangenverstrengeling dienen te voorkomen (denk hierbij aan reputatieschade voor de AFM), onafhankelijkheid te bewaren en terughoudendheid te betrachten met betrekking tot de aanvaarding. Dit laatste heeft vooral betrekking op geschenken die repeterend worden aangeboden. Geschenken in de vorm van geld worden niet aangenomen. Een waardebon wordt overigens niet als geld gezien, maar als een geschenk. Geschenken met een geschatte waarde tot EUR 50,- dienen binnen 7 dagen na ontvangst te worden gemeld aan de leidinggevende 2 en aan Compliance & Integriteit (C&I). C&I brengt hier desgevraagd advies over uit. Uitgezonderd van deze meldingsplicht zijn geschenken met een verwaarloosbare waarde (zgn. bagatelgiften zoals blocnotes en pennen e.d.) en geschenken die in Nederland gebruikelijk zijn als omgangsvorm om te geven als blijk van waardering voor een bijdrage zoals het geven van een presentatie of lezing. Laatstgenoemde geschenken betreffen: een fles wijn/drank, een bos bloemen, een boek of waardebon. Wel geldt voor het in ontvangst nemen van voornoemde geschenken als vereiste dat het een geschenk of aardigheidje betreft voor een geleverde bijdrage en de geschatte tegenwaarde van het geschenk of de geschenken niet meer dan Eur 50,- bedraagt. Geschenken met een (geschatte) totaalwaarde van meer dan EUR 50,- mogen in beginsel niet worden aanvaard. Indien door de medewerker overwogen wordt hiervan af te wijken, dan dient een gemotiveerd verzoek tot aanvaarding hiervan binnen 7 dagen na ontvangst te worden voorgelegd aan de leidinggevende (of bij afwezigheid van de leidinggevende bij de verantwoordelijke directeur) en tevens verplicht ter advies aan C&I per te worden voorgelegd. Mocht van het advies van C&I worden afgeweken dan dient de uitkomst van het beraad hierover met de leidinggevende, gemotiveerd per aan C&I te worden 1 Lees: Integraal Integriteitbeleid (beleid professionele verantwoordelijkheid). 2 Met leidinggevende wordt in deze regeling direct leidinggevende bedoeld. 4

5 teruggekoppeld. C&I kan hierbij escaleren richting het Bestuur en zal het escalatieverzoek binnen een week trachten af te handelen. Overwegingen die C&I bij het advies in acht neemt zijn onder meer: Welke bijdrage is vanuit de AFM geleverd; Wat is de relatie tussen de AFM en de betreffende instelling (bijv. onder toezichtstaande instelling of niet, zakelijke relatie of niet); In welke hoedanigheid is het geschenk ontvangen. Hierbij is het moment van ontvangen mede van belang. Wanneer vooraf bekend is dat een geschenk wordt aangeboden als dank voor een extern optreden dan is het wenselijk om voorafgaand aan betreffend extern optreden de geldende geschenkenregeling toe te zenden waarin de richtlijnen zijn aangegeven met betrekking tot o.a. de waarde van de geschenken. Het afwijzen of terugsturen van een relatiegeschenk kan de gever in verlegenheid brengen. Voorbeelden - Wanneer je een fles wijn of een cadeaubon krijgt aangeboden van een (onder toezichtstaande) instelling na een extern optreden (bijvoorbeeld een presentatie), dan mag het geschenk worden aangenomen, mits de waarde van het geschenk binnen de richtlijn van EUR 50,- blijft. Bij onder toezichtstaande instellingen dient extra terughoudendheid te worden betracht, gezien de onafhankelijke rol die de AFM heeft. - Wanneer je als AFM er een kaartje voor een sportevenement krijgt van een onder toezichtstaande instelling zonder dat hier enige directe aanleiding voor is, dan is het niet toegestaan dit geschenk te aanvaarden. - Krijg je een geschenk dat iedereen krijgt die aanwezig is op bijvoorbeeld een evenement, dan mag het geschenk worden aangenomen mits het voldoet aan de voorwaarden in deze regeling. - Wanneer je een geschenk aangeboden krijgt van een instelling tijdens onderhandelingen met die instelling (bijvoorbeeld bij een aanbesteding) is het gelet op de onafhankelijkheid van de AFM en de schijn van belangenverstrengeling niet toegestaan om dit geschenk aan te nemen. 2.2 Uitnodigingen Een uitnodiging die een medewerker voor of namens de AFM heeft verkregen, mag in beginsel met inachtneming van het gestelde in deze regeling worden aangenomen. Hierbij geldt dat de medewerker te allen tijde iedere schijn van potentiële belangenverstrengeling dient te voorkomen (denk hierbij aan reputatieschade voor de AFM), onafhankelijkheid te bewaren en terughoudendheid te betrachten met betrekking tot de acceptatie. Uitnodigingen voor ontvangsten (borrels, diners, bedrijfsbezoeken, seminars etc.) of culturele evenementen en daarmee verbonden entertainment, mag je na afstemming en overeenstemming met je leidinggevende accepteren. Alleen bij twijfel en/ of een verhoogd afbreukrisico voor jou en/of de AFM (lees: mogelijke belangenverstrengelingen na acceptatie of bij aanwezigheid) dien je de uitnodiging voor acceptatie tevens voor advies voor te leggen aan C&I. Belangrijke overwegingen voor acceptatie zijn: Uitnodigingen tot het bijwonen van evenementen mogen in beginsel worden aanvaard indien deelname aan het evenement aantoonbaar in het belang van de AFM en/of de functie van de medewerker bij de AFM is. 5

6 Dit geldt ook voor de partner van de medewerker, als de uitnodiging ook voor de partner geldt en indien deelname van de partner een aanvaardbaar gebruik is en of aanwezigheid noodzakelijk is voor een adequate (re)presentatie van de AFM. Het advies van C&I voor het al dan niet aanvaarden van een uitnodiging wordt altijd per aan de medewerker bevestigd. Mocht van het advies van C&I worden afgeweken dan dient de uitkomst van het beraad hierover met de leidinggevende, gemotiveerd aan C&I te worden teruggekoppeld. Wanneer geen overeenstemming kan worden bereikt, kan geëscaleerd worden richting het Bestuur. Het Bestuur maakt zelf een selectie van de ontvangen uitnodigingen waar zij gevolg aan wil geven. Deze selectie wordt bij twijfel en/ of een verhoogd afbreukrisico voor leden van het Bestuur en/of de AFM (lees: mogelijke belangenverstrengelingen na acceptatie of bij aanwezigheid) dienen de uitnodigingen voor acceptatie tevens voor advies te worden voorgelegd aan de afdeling C&I. Wanneer het Bestuur wil afwijken van het gegeven advies van C&I, dient zij dit gemotiveerd aan te geven aan C&I. Wanneer hierbij verschil van inzicht ontstaat, bestaat de mogelijkheid voor beide partijen om te escaleren richting de voorzitter van de Raad van Toezicht. Uitnodigingen voor gratis toegang tot congressen of seminars mogen worden aanvaard indien de toegang voor iedereen gratis is of wanneer een medewerker van de AFM vanuit zijn werk een bijdrage levert (bijvoorbeeld een lezing of presentatie geeft). De gratis deelname van collega s moet niettemin proportioneel blijven tot de door de AFM medewerker geleverde bijdrage. Overwegingen die C&I bij het advies van ontvangen uitnodigingen in acht neemt zijn: Het moet aantoonbaar relevant zijn voor de AFM en/of de functie die de medewerker bekleedt binnen de AFM; Het aanvaarden mag geen schijn van belangenverstrengeling oproepen; en Het totaal aantal uitnodigingen moet proportioneel zijn (en in verhouding staan tot de geleverde bijdrage). Voorbeelden - Wanneer je een uitnodiging ontvangt op basis van je werkzaamheden voor de AFM van een onder toezichtstaande instelling (bijvoorbeeld een grootbank) voor het bijwonen van een evenement is: * het ingaan op een uitnodiging voor een ontvangst in bijvoorbeeld een skybox van een voetbalstadion niet toegestaan. * het aanvaarden van een uitnodiging voor een ronde tafelgesprek met als thema bijvoorbeeld de kredietcrisis wel toegestaan. - Wanneer één medewerker van de AFM spreekt bij een congres waar circa 250 mensen aanwezig kunnen zijn, zal het toelaatbaar aantal gratis kaarten voor AFM-medewerkers daarmee in verhouding moeten staan. Hierbij wordt gekeken naar de prijs van het kaartje, de zetting van het congres en de mogelijk maximale capaciteit van het congres. Je kunt je voorstellen dat wanneer een kaartje 750,- kost en 10 AFM-er s rondlopen op dit congres dit mogelijk buitenproportioneel is. 6

7 2.3 Vergoedingen of tegemoetkomingen voor externe optredens (namens de AFM) Onderstaande paragraaf gaat in op het wel of niet mogen ontvangen van een vergoeding voor externe optredens. Hierbij wordt niet ingegaan op de inhoud en de passendheid van het externe optreden (in de tijd). Stem je externe optreden dan ook altijd vooraf inhoudelijk af met de afdeling Communicatie. Bij vergoedingen voor externe optredens (zoals een presentatie of lezing) gelden de volgende uitgangspunten: Vergoedingen die worden verkregen voor werkzaamheden die niet (direct) betrekking hebben op je functie of werkzaamheden bij de AFM en in privé tijd zijn verricht, vallen onder de regeling Nevenwerkzaamheden van de AFM. Te denken valt aan een docentschap aan de universiteit of opleidingsinstituut, dan wel het schrijven van een artikel op persoonlijke titel in een vakblad. Vergoedingen die worden verkregen voor een extern optreden op basis van je functie of werkzaamheden bij de AFM, dienen volledig aan de AFM te worden afgedragen. Dit kan bijvoorbeeld door vooraf een factuur te laten opstellen door de afdeling Planning, Control & Financiën. Dit omdat de gemaakte kosten grotendeels weer worden verhaald op de markt waar de AFM op toeziet. Bij vorenstaande situatie wordt uitgegaan van het feit dat er geen schijn van belangenverstrengeling aanwezig is. Vergoedingen die worden verkregen voor (reguliere) werkzaamheden op basis van je functie of werkzaamheden bij de AFM mogen zelf worden ontvangen wanneer deze zijn verricht in privé tijd en deze werkzaamheden vooraf zijn afgestemd met de leidinggevende en C&I. Bij de beoordeling wordt o.a. rekening gehouden met de hoogte van de vergoeding ten opzicht van de te leveren bijdrage, als ook de schijn van belangverstrengeling. Vergoeding voor reis en verblijfkosten voor de medewerker worden in beginsel door de AFM betaald. Wanneer dergelijke vergoedingen door een derde worden aangeboden, kunnen deze alleen worden aanvaard indien deze vergoedingen in verhouding staan tot de te leveren bijdrage en de aanvaarding van vergoeding geen schijn van belangenverstrengeling oproept. Houd bij het plannen van externe optredens ook rekening met de richtlijn van de afdeling Communicatie: Richtlijn externe optredens. 3. Overige informatie 3.1 Het namens de AFM aanbieden van geschenken, uitnodigingen en vergoedingen voor optredens Geschenken kunnen namens (medewerkers van) de AFM worden aangeboden aan partijen als dank voor bijvoorbeeld een lezing of presentatie. De uitgangspunten bij het ontvangen van geschenken, zoals verwoord in deze regeling, zijn hierbij het uitgangspunt. Alleen bij gelegenheden op Managementniveau waarbij voornoemde uitgangspunten mogelijk ongepast zijn, mag na afstemming met C&I hiervan worden afgeweken. Te denken valt aan situaties dat het Bestuur op bezoek gaat bij een buitenlandse toezichthouder. Het schenken van een fles wijn van 50,- EURO zou hier minder op zijn plaats zijn. Voor het declareren van de gemaakte kosten verwijzen wij naar de declaratieregeling van de AFM. 3.2 Beheer van de regeling Indien je vragen hebt over de inhoud of toepassing van deze regeling, kun je altijd terecht bij C&I en bij voorkeur per via 7

8 3.3 Niet naleven van deze regeling Het niet of onjuist naleven van deze regeling kan bij constatering mogelijk leiden tot maatregelen. Hierbij wordt het handhavingsbeleid bij integriteitsschendingen van de AFM gevolgd. 3.4 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking per 1 augustus 2011 en blijft van kracht tot uitdiensttreding van de medewerker. Deze regeling vervangt de voorgaande regeling van 1 april