Federaal agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Jaarverslag 2015 Interne audit Raadgevend Comité 27 april 2016 Guy Mommens Directeur IAQP
Plan 1. Rapport 2. Belangrijkste vaststellingen 3. Cijfers en tendensen 4. Externe kijk op het auditgebeuren 5. Toekomst 6. Vragen 2
1. Rapport (1) Rapport Jaarverslag interne audit 2015 : opgemaakt in NL, gevalideerd door het Auditcomité van het FAVV overgemaakt aan ACFO per 15.04 zal beschikbaar zijn op internet als onderdeel van activiteitenverslag 2015 van het FAVV. 3
1. Rapport (2) Auditcomité FAVV Veranderingen in samenstelling in 2015 Vertegenwoordiger consumenten uit Raadgevend Comité : Steve Braem van de BV OECO (Belgische vereniging voor onderzoek en expertise voor de consumentenorganisaties ipv OIVO) Vertegenwoordiger Directiecomité : Vicky Lefevre Cel interne audit Geen veranderingen in samenstelling in 2015 : 3,7 FTE auditoren 0,3 FTE administratieve ondersteuning 0,3 FTE CAE (Chief Audit Executive, verantwoordelijke interne audit) 4
2. Belangrijkste vaststellingen In het Directiecomité van februari 2015 werd, na een kosten/batenanalyse beslist niet langer de EMAS-registratie aan te houden. Milieudoelstellingen zullen in de algemene objectieven (ISO 9001) hernomen worden. Interne audits voor EMAS werden dus niet langer weerhouden. In navolging van het auditsysteem voor de ISO 17020 inspecties door DG Controle zullen audits voor de ISO 17025 binnen DG Laboratoria door een hoofdauditor van de dienst IAQP, voor de systeemaudit, samen met technische experten/coauditoren van DG Labo voor de technische aspecten van validatie van analysemethoden geschieden. In 2015 proefgedraaid in 2 labo s. 5
2. Belangrijkste vaststellingen (2) Audit REC A REC B S 2015-01 AIS CONT 0 1 4 2015-02 AIS PCCB 0 2 5 2015-03 Versterkte controles - 2015-04 Médicaments en ferme LIE 0 4 3 2015-05 Broederijen ANT 0 11 8 2015-06 Rage BRW 0 7 8 2015-07 Plan d'échantillonnage 0 20 19 2015-08 Microbiologie et LNR chimie ISP 0 2 3 2015-09 Financement activités CDM 0 14 8 2015-10 OCI en ACS 0 2 3 2015-11 Samenwerking Douane + AIS GIP 0 21 6 2015-12 Plan de contrôle secteur apicole 0 5 7 2015-13 Sperme 0 8 8 2015-14 Semences 0 5 13 2015-15 HR (competenties) 0 8 12 2015-16 Beheer projecten 0 7 2015-17 Programme d'inspection 0 2 3 2015-18 Avis juridiques 0 4 8 2015-19 Rendac - 2015-20 Exportdossiers 0 7 13 2015-21 Wegcontroles 0 4 3 2015-22 Labo Melle 2015-23 Labo Gembloux 0 3 9 totaal 0 130 150 6
2. Belangrijkste vaststellingen (3) Positieve en verbeterpunten : Geen majors NC A in 2015, systeem is rijp, onderbouwd door uitgebouwd en geïmplementeerd kwaliteitssysteem Inspecties uit de core-business van het FAVV verlopen conform de richtlijnen, wetgeving, normering indien opgenomen in kwaliteitsssyteem. Indien geen gecertificeerde activiteit (vb wegcontroles) is documentatie en uitvoering wisselvallig. Samenwerking met andere autoriteiten/externe partners op beleidsniveau is soms onvoldoende gedocumenteerd of loopt stroef/niet harmonieus (vb douane, WIV). Procesbeschrijvingen dienen nog verder uitgewerkt, inclusief de risico s eraan verbonden Reactie op non-conformiteiten afdoend maar attent blijven voor afwijkingen 7
3. Cijfers en tendensen (1) Overzicht opvolgingsaudits en aanpak aanbevelingen IAQP geëvalueerd OPEN UITV AF HERFORM 2015-01 AIS CONT 74 14 59 1 2015-02 AIS PCCB 72 4 15 51 2 2015-04 Médicaments en ferme LIE 1 1 2015-05 Broederijen ANT 6 1 5 2015-10 OCI en ACS 1 1 2015-11 Samenwerking Douane + AIS GIP 29 4 24 1 2015-13 Sperme BRW + NAM 37 2 27 8 2015-15 HR (competenties) 5 1 4 2015-17 Programme d'inspection 1 1 2015-18 Avis juridiques 4 3 1 2015-20 Exportdossiers 2 2 2015-21 Wegcontroles LIM + NAM + NOE) 1 1 2015-22 Labo Melle + 2015-23 Labo Gembloux 5 1 4 totaal 238 4 41 180 13 % 1,7 17,2 75,6 5,5 8
3. Cijfers en tendensen (2) 2 opvolgingsaudits in Brussel, lagere cijfers in bepaalde diensten te wijten aan complexiteit materie of projecten (wetgeving, samenwerking met andere autoriteiten, ) nog steeds snelle opvolging binnen DG Controle in de buitendiensten 9
3. Cijfers en tendensen (3) Jaar Aantal nagekeken Aantal open na opvolging Aantal lopende na opvolging Aantal afgesloten Aantal geherformuleerd 2013 336 9 51 271 5 % 2,7 15,2 80,6 1,5 2014 215 8 21 175 11 % 3,7 9,8 81,4 5,1 2015 238 4 41 180 13 % 1,7 17,2 75,6 5,5 10
4. Externe kijk op het auditgebeuren EU FVO 2016-8822 audit van de audit : matuur, 1 REC voor DWZ aan de Regio s Vraag als national expert Vraag als tutor BTSF ACFO : APROG 2016 inspecties FVO/conformiteit kwaliteitsnormen selectie verantwoordelijke IA via Selor charter laten goedkeuren door ACFO Externe audits ISO 17020 BELAC : start in mei ISO 9001 Vinçotte : gaande, op 9 mei audit IA 11
5. Toekomst KB tot oprichting van de Federale Interneauditdienst (FIA) onder de Kanselarij. RvS gepasseerd, spoedige publicatie? FAVV uitstel tot 01.01.2018 voor aansluiting + overgangstraject + discussie inhoud (ISO audits? FVO audits?) Vervanging interne auditor Enquête : opstarten, Procedures in revisie, werkinstructies gefinaliseerd Programma met inbegrip Labo-audits, opleiding nieuwe auditor, documenten (vb. rapportering) aanpassen, 12
5 Toekomst (2) Aanpassing sectorieel audituniversum, idem procesuniversum, opstart nieuwe 5-jarencyclus Inschatting afdekking universums (sectorieel en processus) na geplande audits 2016 31/12/2016 Sector 40 31/12/2016 Proces 47 4 8 15 21 13 26 13
6. Vragen 14