Itegio Gooi en\įechtstreek Controleprotocol 2014 t/m 2018 Regio Gooi en Vechtstreek Bussum, 12 november 2014 Regnr.: 14.0006911
f Gooi enuechhtreek Het algemeen bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek; gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d.29 oktober 2014 nr. 14.0007440; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten gelet op artikel 35 van de Regeling Regio Gooi en Vechtstreek; Besluit: 1. Vast te stellen het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekeningen van de Regio Gooi en Vechtstreek voor de periode 2014 t/m 2018 nr. 14.0006911, conform de daarin opgenomen goedkeurings- en rapporteringstolerantie alsmede de daarin weergegeven reikwijdte van de rechtmatigheidstoetsing. 2. Gelijktijdig in te trekken het controleprotocol nr. 2008100094 vastgesteld op 6 maart 2008 3. De op 6 december 2010 verleende opdracht aan accountant drs. Sietse Hofsteenge RA voort te zetten tot en met 2018. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering op 12 november 2014 de secretaris, de voorzitter, E.J. Bodar P.I. Broertjes
1. Inleiding Bij besluit van 6 december 2010 heeft het algemeen bestuur aan Aksos in de persoon van registeraccountant drs. Sietse Hofsteenge opdracht verleend. Betrokken accountant heeft zich begin 2013 zelfstandig gevestigd. Gelet op de kennis van de herindeling van de begroting is het algemeen bestuur voorgesteld de opdracht aan accountant drs. Sietse Hofsteenge RA van de Hofsteenge Zeemangroep voort te zetten voor de boekjaren 2014 t/m 2018. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole over de boekjaren 2014-2018 moet het algemeen bestuur een aantal zaken nader regelen, dat gebeurt in dit controleprotocol. De jaarrekeningen van 2014, 2015, 2016, 2017 en 2018 zijn object van controle. 2. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekeningen over de periode 2014 t/m 2018. 3. Wettelijk kader De gemeentewet artikel 213 schrijft voor dat de gemeenteraad (lees hier: het algemeen bestuur) één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 BW voor de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Bepalend voor de uit te voeren controlewerkzaamheden zijn: * Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG) «Nota van toelichting bij het Besluit accountantscontrole gemeenten (BAG) - Richtlijnen voor de Accountantscontrole van het NBA» Kadernota Rechtmatigheid Commissie BBV De accountantscontrole van de jaarrekening dient gericht te zijn op het afgeven van een oordeel over: * de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; " het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder eigen verordeningen;» de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; «het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten; «de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. 4. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risico-analyse, vastgestelde toleranties en statistisch deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden
beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. Het algemeen bestuur kan de rapporteringtolerantie lager vaststellen dan de goedkeuringstolerantie. Hiermee wordt bereikt dat niet slechts de fouten en bevindingen worden gerapporteerd die direct gevolgen hebben voor de strekking van de accountantsverklaring, maar ook 'kleinere' fouten en onzekerheden. Overigens zal de accountant vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie de kleinere fouten ca. vaak toch al wel onder de aandacht brengen en indien relevant op basis daarvan aanbevelingen doen, bijvoorbeeld ter verbetering van de bedrijfsvoering. Voor het vaststellen van de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) wordt uitgegaan van de algemeen landelijk aanvaarde normen (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden). Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de a 196 5-19^396 - í 37c jaarrekening { lasten) Onzekerheden in de i 3 0 7o >3%<10% - controle (96 lasten) Op basis van de begroting (circa 46 miljoen) van de Regio betekenen bovengenoemde percentages dat in de jaarrekening 2015 een totaalbedrag aan fouten van circa C 460.000 en een totaalbedrag van onzekerheden van circa i 1.380.000 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Voor de rapporteringtolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid > É 50.000 rapporteert. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren. Deze weging van fouten en onzekerheden vindt plaats op basis van diens professioneel oordeel. 5. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole is gericht op het door het algemeen bestuur vastgestelde (a) normenkader en het (b) begrotingscriterium. Ad. a Normenkader In het normenkader worden de wet- en regelgeving benoemd, die voor de Regio van belang zijn. Hieronder wordt verstaan:» Externe regelgeving;» Verordeningen;» Algemeen- en dagelijks bestuursbesluiten voor zover zij een nadere uitwerking zijn van hogere wet- en regelgeving en betrekking hebben op de financiële rechtmatigheid; Ad. b Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Over alle aspecten van het begrotingscriterium wordt door de accountant gerapporteerd in zijn rapport van bevindingen. De aspecten van het begrotingscriterium worden als volgt in de controle op de rechtmatigheid getoetst: Begrotingscriterium Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid maar die niet tijdig konden worden gesignaleerd Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid maar waarbij de accountant Rechtmatig Onrechtmatig
ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt. a) Geconstateerd tijdens het verantwoordingsjaar b) Geconstateerd na het verantwoordingsjaar Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere kapitaallasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. a) Jaar van investeren b) Kapitaallasten in latere jaren 6. Rapportages accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interim-controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd in een management letter, die wordt verstrekt aan de directie en het dagelijks bestuur. Verslag van bevindingen Na het afsluiten van het boekjaar voert de accountant de jaarrekeningcontrole uit. De resultaten van deze controle legt de accountant vast in het verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt. Dit verslag van bevindingen wordt uitgebracht aan het algemeen bestuur in afschrift aan het dagelijks bestuur. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie, zoals genoemd in dit controleprotocol, overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de Regio gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de controleverklaring weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur, zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen. 7. Communicatie en periodiek overleg met de accountant In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de, in de volgende tabel weergegeven, contacten tussen de accountant, het bestuur en het management van toepassing zijn.
Overlegvorm ļ Aantal per jaar Toelichting Afstemmingsoverleg 1 Nader te bepalen Bestuurssecretaris 1 De bestuurssecretaris zorgt voor de opdrachtverstrekking aan de accountant. Hoofd P&C Concerncontroller Resultaatverantwoordelijke Eenheden Portefeuillehouder Financiën Dagelijks Bestuur Algemeen bestuur Portfeuillehoudersoverleg Periodiek PM Minimaal één maal per jaar PM Pre-auditgesprek Bespreking(en) van de (concept) management letter (interim-controle) Bespreking(en) van het (concept) verslag van bevindingen (jaarrekeningcontrole) Voortgangsgesprekken (naar behoefte) Het hoofd P&C en de concerncontroller zijn voor de accountant het eerste aanspreekpunt. In het kader van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole kan nader overleg van toepassing zijn met de programmadirecteuren, verantwoordelijk budgethouders en andere betrokkenen, dit in overleg met desbetreffende RVE manager. De bevindingen van de jaarrekeningcontrole bespreekt de accountant met de portefeuillehouder Financiën. Naar behoefte kunnen er meer gesprekken gepland worden. Op verzoek zal de accountant een toelichting geven in de vergaderingen van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur in combinatie met de voorzitters van de regionale portefeuillehoudersoverleggen 8. Slotbepalingen Inwerkingtreding Dit Controleprotocol treedt in werking op 1 januari 2015. Het Controleprotocol nr. 2008100094 van 6 maart 2008 wordt op dat moment ingetrokken. Citeerbepaling Dit protocol wordt aangehaald als: Controleprotocol 2014 t/m 2018 Regio Gooi en Vechtstreek