Coöperatieve Vereniging Pingjum U.A. Huishoudelijk Reglement ( vast te stellen op 14 oktober 2015 ) Artikel 1: ALGEMEEN 1.1 De Coöperatieve Vereniging Pingjum U.A. [hierna: de Coöperatie] is gevestigd te Pingjum en opgericht op 10 juni 2014. 1.2 Het doel van de Coöperatie is onder meer : het versterken van de sociale en economische veerkracht van de dorpssamenleving, het stimuleren van onderlinge zorg en samenwerking, delen en ruilen van goederen en diensten zelfbeheer bij wederverkoop en opwekking van duurzame energie, en het bevorderen van alle vormen van zelforganisatie, die bijdragen aan de doelstelling. door middel van onder andere : initiëren en faciliteren van concrete projecten, samenwerken met de Vereniging Dorpsbelang Pingjum en andere partners, het uitoefenen van een bedrijf, gericht op wederverkoop van duurzame energie, het ( mede ) verwerven, oprichten en exploiteren van meerdere bronnen van opwekken van duurzame energie, collectieve inkoop van goederen en diensten, beheren van een dorpstuin en alle overige wettelijke middelen. 1.3 Dit Huishoudelijk Reglement betreft een aanvulling op het bepaalde in de Statuten van de Coöperatie (de oprichtingsakte van 10 juni 2014 ). Het Huishoudelijk Reglement voorziet in de vastlegging van de organisatie, alsmede de taken en bevoegdheden van de Coöperatie en haar Bestuur, voor zover de Statuten daarover niets bepalen. 1.4 Voor begrippen en definities wordt verwezen naar artikel 3 t/m 6 van de Statuten, tenzij in dit Reglement expliciet van deze begrippen en definities wordt afgeweken. 1.5 Ieder Lid wordt geacht met de inhoud van de Statuten en Huishoudelijk Reglement bekend te zijn en deze door het schriftelijk aangaan van het Lidmaatschap te aanvaarden. 1.6 Het Huishoudelijk Reglement is digitaal te raadplegen op de website van de Coöperatie. 1.7 Het Huishoudelijk Reglement kan worden aangepast in geval van wijzigingen in de werkwijze of herziening van het beleid van de Coöperatie. 1
1.8 Bij strijdigheid tussen de Statuten en het Huishoudelijk Reglement zijn de Statuten bepalend. Indien één of meer van de bepalingen uit dit Reglement niet of niet meer geldig zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Artikel 2: LEDEN 2.1 Dit artikel is een aanvulling op de artikelen 5 t/m 9 van de Statuten. Als in dit artikel wordt gesproken over Leden dan wordt daaronder verstaan een ieder die voldoet aan artikel 5 van de Statuten. 2.2 Het Lidmaatschap van de Coöperatie is persoonlijk en niet overdraagbaar tenzij daarvoor, na een daartoe strekkend verzoek, uitdrukkelijk schriftelijk toestemming is verkregen van het Bestuur. 2.3 Leden zijn verplicht bij aanvang van het Lidmaatschap hun (e-mail) adres en anderszins voor de Coöperatie belangrijke persoons-en/of adresgegevens aan de Ledenadministratie/secretaris schriftelijk (of via een e-mail) te sturen. 2.4 Leden zijn verplicht bij verandering van (e-mail) adres, of anderszins voor de Coöperatie belangrijke wijzigingen in de persoons-en/of adresgegevens, binnen 14 dagen na de wijziging, de Ledenadministratie/secretaris hiervan schriftelijk (of via een e-mail) in kennis te stellen. 2.5 Het is mogelijk om gedurende het kalenderjaar Lid te worden van de Coöperatie. 2.6 Het Lidmaatschap kan ingaan op iedere dag van de maand. Artikel 3: MIDDELEN 3.1 Contributie 3.1.1 Door toetreding tot de Coöperatie wordt ieder Lid geacht jaarlijks de vastgestelde contributie (in 2014 5,= voor het eerste en 2,50 voor elk volgend gezinslid ) te betalen. De contributie wordt eenmalig betaald voor het lopende kalenderjaar. 3.1.2 Leden, die klant zijn van NLDenergie, zijn ontheven van de verplichting contributie te betalen. 3.1.3 De contributie moet jaarlijks betaald worden in maart, tenzij Leden gedurende het lopende jaar Lid worden. 3.1.4 Zij die gedurende het jaar Lid worden betalen de volledige contributie voor het nog lopende kalenderjaar. De betaling geschiedt zo snel mogelijk na het ingaan van het Lidmaatschap. 2
3.2 Leningen van Leden 3.2.1 De Coöperatie kan ten behoeve van haar financiering van projecten gelden ter leen ontvangen van haar Leden. 3.2.2 Een Lid dat gelden aan de Coöperatie ter leen verstrekt wordt daarvoor in de boeken van de Coöperatie gecrediteerd. Per Lid wordt eenmalig een schriftelijke leenovereenkomst afgesloten; bijstortingen, zoals onder 3.2.12 genoemd, zullen in een afzonderlijke schriftelijke leenovereenkomst worden vastgelegd. 3.2.3 Voor een lening geldt een minimumbedrag van 250,00. Voor de lening wordt een looptijd en een vast rentepercentage voor die looptijd schriftelijk vastgelegd. 3.2.4 Over de lening wordt jaarlijks rente vergoed. Leningen worden rentedragend vanaf de 1e van de maand, volgende op die van ontvangst door de Coöperatie. De op grond van de in lid 3.2.7 van dit reglement bedoelde aflosbaar gestelde bedragen dragen rente tot en met de maand, voorafgaande aan de maand van aflossing. 3.2.5 De Ledenvergadering stelt op voorstel van het Bestuur de rente op de toekomstige leningen vast. 3.2.6 De rente over het afgelopen kalenderjaar wordt binnen 30 dagen na de datum van de Ledenvergadering uitbetaald. 3.2.7 Het Bestuur kan een maximum vaststellen voor het per Lid in te leggen bedrag. Op voorstel van het Bestuur kunnen leningen of gedeelten daarvan aflosbaar worden gesteld. De Ledenvergadering besluit op voorstel van het Bestuur over het totaalbedrag van de af te lossen bedragen in het dan lopende boekjaar. 3.2.8 Het Bestuur besluit over de verdeling van het aflosbaar gestelde totaalbedrag. Daarbij worden in aanmerking genomen de verschuldigde bedragen vanwege beëindiging van het Lidmaatschap door overlijden, alsmede de door Leden opgevraagde bedragen. Bovendien kan het Bestuur besluiten tot aflossing van een lening, wanneer een Lid daarom verzoekt, mits de liquiditeitspositie van de Coöperatie dit naar het oordeel van het Bestuur toelaat. 3.2.9 Bij beëindiging van het Lidmaatschap door overlijden zal het Bestuur de lening zo spoedig mogelijk aflossen. 3.2.10 Van de door de Coöperatie aflosbaar te stellen bedragen wordt binnen 30 dagen na het besluit van de Ledenvergadering kennis gegeven aan de Leden. Leden kunnen het aflosbaar gestelde bedrag wederom aan de Coöperatie lenen. Betaalbaarstelling van de aflosbaar gestelde bedragen geschiedt uiterlijk drie maanden na de datum van het desbetreffende besluit van de Ledenvergadering. 3
3.2.11 Een Lid dat een lening aan de Coöperatie heeft verstrekt is gehouden zijn adres en bankrekening, alsmede wijzigingen daarin op te geven aan de penningmeester. Voor de gevolgen van nalatigheid van een Lid in deze kan de Coöperatie niet aansprakelijk worden gesteld. De bankrekening van waaruit een lening bij de Coöperatie wordt gestort geldt als tegenrekening, tenzij het Lid een andere tegenrekening opgeeft. Op deze tegenrekening worden rentevergoedingen en aflossingen overgemaakt. 3.2.12 Een Lid dat een lening verstrekt aan de Coöperatie of een eerder verstrekte lening verhoogt ontvangt daarvan een door de penningmeester ondertekende bevestiging. Deze bevestiging bevat onder meer naam, adres, postcode, woonplaats, bedrag van de lening, c.q. verhoging, de looptijd, datum van ontvangst en vastgesteld rentepercentage. Zie ook 3.2.2 3.2.13 Het Bestuur beslist over eventuele geschillen met betrekking tot de leningen van Leden. Beroep op de Ledenvergadering is mogelijk. 3.3 Leningen van derden Beschrijven indien de situatie zich zou kunnen gaan voordoen. 3.4 Participaties 3.4.1 Zie Artikel 23 van de Statuten 3.5 Wederverkopersvergoeding van NLD energie 3.5.1 Voor elke aansluiting voor Gas en Stroom bij de NLD van een lid van de Coöperatie ontvangt de Coöperatie jaarlijks een vergoeding ( in 2014 en 2015 75,=, inclusief 13,= af te dragen BTW, derhalve 62,= netto ). 3.5.1 Bij alleen Gas- of alleen Stroomafname is het bedrag navenant minder. 3.5.2 Het bedrag van de wederverkopersvergoeding wordt elk kwartaal, berekend over het kwartaal ervoor, overgemaakt op de bankrekening van de Coöperatie. 4
Artikel 4: PROJECTGROEPEN 4.1 Projectgroepen worden gevormd voor het organiseren en uitvoeren van bepaalde concreet door de Ledenvergadering opgedragen taken. 4.2 De Projectgroepen krijgen hun opdracht van het Bestuur en adviseren het Bestuur hieromtrent. 4.3 De Projectgroepen worden door het Bestuur ingesteld en zijn rekening en verantwoording verschuldigd aan het Bestuur. 4.4 Elke Projectgroep heeft zijn eigen kartrekker, deze kartrekker fungeert als coördinator van de projectgroep en als vertegenwoordiger van de projectgroep in het Afstemmingsoverleg. 4.5 De Leden van een Projectgroep kunnen zowel Leden van de Coöperatie zijn als ook externen, die vanwege hun specifieke kennis in de Projectgroep worden gevraagd. 4.6 Projectgroepen kunnen zelfstandig naar buiten treden, contacten onderhouden, nieuwe contacten aangaan, nieuwe initiatieven bedenken etc. Echter, nieuwe initiatieven lanceren, subsidies aanvragen, contracten sluiten en andere juridische en of financiële verbintenissen aangaan kan alleen mits daarover van tevoren met het Bestuur overeenstemming is bereikt en dat schriftelijk ( of per email ) is vastgelegd. Vermeld in de Notulen van het Afstemmingsoverleg geldt als zodanig. 4.7 Het Bestuur kan een Projectgroep met onmiddellijke ingang ontbinden of een individueel Lid van de Projectgroep van zijn taken ontheffen, waarbij er beroep op de Ledenvergadering mogelijk is. Artikel 5: AFSTEMMINGSOVERLEG 5.1 Het Afstemmingsoverleg is een Bestuurslaag tussen het Bestuur en de Leden in. 5.2 Aan het Afstemmingsoverleg nemen deel : zo mogelijk alle Leden van het Bestuur, minimaal één van de kartrekkers van elk project, vaak één of twee gasten, en indien nodig een externe deskundige. 5.3 Het Afstemmingsoverleg vergadert in principe elke maand. 5.4 Besluiten van het Afstemmingsoverleg kunnen gezien worden als Bestuursbesluiten, zoals die zijn beschreven in de besluitenlijst. 5.5 In het Afstemmingsoverleg wordt datgene besproken en besloten, wat behoort tot de dagelijkse praktijk van de projectgroepen. Nieuwe zaken en projecten worden hier ontwikkeld en verder uitgewerkt. 5
5.6 Van het Afstemmingsoverleg worden notulen vastgelegd en op het eerstvolgende Afstemmingsoverleg, na akkoord, vastgesteld en ter plekke ondertekend door twee bestuursleden. Artikel 6: BESTUUR 6.1 Het Bestuur van de Coöperatie wordt benoemd door de Ledenvergadering. Zie Statuten, artikel 12 en 13. 6.2 Het Bestuur bestaat minimaal uit drie en maximaal uit negen Bestuursleden, waaronder een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het Bestuur zorgt zelf voor de interne taakverdeling. 6.3 De samenstelling van het Bestuur wordt gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. 6.4 Elke wisseling van persoon of functie van Bestuursleden wordt gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. 6.5 Volgens een door het Bestuur opgesteld rooster treedt jaarlijks, tijdens de Ledenvergadering, één van de Bestuursleden af en is, wanneer er geen tegenkandidaten zijn, terstond herbenoembaar. Zie Statuten, Artikel 14. 6.6 Het Bestuur legt verantwoording af aan de Leden in de Ledenvergadering. 6.7 Het Bestuur vergadert, zo mogelijk, elke maand binnen het Afstemmingsoverleg. 6.8 Besluiten van het Afstemmingsoverleg kunnen gezien worden als Bestuursbesluiten. Artikel 7: SLOTBEPALING 7.1 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het Bestuur. 6