VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & VOORSTEL AAN DE RAAD Van: A. Paap Tel nr: 8878 Nummer: 16A.00827 Datum: 29 augustus 2016 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Bijlagen: 3 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): W.v.d.Wetering, F. van Rooijen, S. Nicolasen, E.van Leeuwen n.v.t. Onderwerp: Vaststellen Archiefverordening 2016 en Besluit Informatiebeheer 2016 Advies: 1. De archiefverordening 2016 gemeente Woerden goedkeuren en ter vaststelling aan de raad aan te bieden 2. Het Besluit Informatiebeheer 2016 gemeente Woerden vast te stellen. Begrotingsconsequenties Nee B. en W. d.d.: Gewenste datum behandeling in de raad (29 september 2016): Fatale datum besluit van de raad: Nee Portefeuillehouder: Burgemeester / wethouder Schreurs
Extra overwegingen / kanttekeningen voor College Door snelle veranderingen binnen het vakgebied van de documentaire informatievoorziening, zoals digitaal werken en zaakgericht werken, is het noodzakelijk om de bestaande Archiefverordening 2011 en het Besluit Informatiebeheer 2011 te actualiseren. Extra overwegingen / alternatieven / argumenten 1. De archiefverordening 2016 gemeente Woerden zal na goedkeuring door het college, vastgesteld moeten worden door de gemeenteraad. Na deze vaststelling wordt de verordening geplaatst in het gemeenteblad en ter kennisname gezonden aan de provinciale archiefinspectie Utrecht. 2. Het college van burgemeester en wethouders hebben op grond van art. 30 van de Archiefwet de zorg over de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. In dat kader zal het Besluit Informatiebeheer 2016, dat gezien moet worden als een uitvoeringsbesluit, door het college moeten worden vastgesteld. Kanttekeningen: Standpunt consulenten Het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard is om advies gevraagd met betrekking tot het Besluit Informatiebeheer 2016 en de Archiefverordening 2016 en heeft, na verwerking van enige aanpassingen, beide goedgekeurd. Samenhang met eerdere besluitvorming De Archiefverordening 2011 gemeente Woerden (11R.00149) en het Besluit Informatiebeheer 2011 gemeente Woerden (11i.02445) Bijlagen - Het raadsvoorstel Archiefverordening 2016 gemeente Woerden (16R.00535) - Het concept-raadsbesluit vaststellen Archiefverordening 2016 gemeente Woerden (16R.00536) - Het Besluit Informatiebeheer 2016 gemeente Woerden (16i.03685)
RAADSVOORSTEL 16R.00535 Indiener: college van burgemeester en wethouders Datum: 20 september 2016 Portefeuillehouder(s): burgemeester Portefeuille(s): Bestuurlijke en juridische zaken Contactpersoon: A. Paap Tel.nr.: 8878 E-mailadres: paap.a@woerden.nl Onderwerp: Archiefverordening 2016 gemeente Woerden De raad besluit: de Archiefverordening 2016 gemeente Woerden vast te stellen. Inleiding: De Archiefverordening regelt de zorg van B&W voor de archiefbescheiden, het aanwijzen van een archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De archiefwereld is erg aan het veranderen. Zaakgericht werken, digitaal archiveren en het oprichten van E-depots hebben grote consequenties voor het vakgebied documentaire informatievoorziening. Deze veranderingen hebben mede tot gevolg gehad dat er een nieuw model-archiefverordening is gepubliceerd met een bijbehorend model-besluit Informatiebeheer, welke inhoudelijk meer rekening houden met genoemde ontwikkelingen. De bevoegdheid van de raad komt voort uit de volgende wet- en/of regelgeving: Het vaststellen van de nieuwe Archiefverordening 2016 is ingevolge artikel 30 van de Archiefwet de bevoegdheid van de gemeenteraad en dient na vaststelling ter kennisname te worden gezonden aan het college van Gedeputeerde Staten van Utrecht. Beoogd effect: Een actuele Archiefverordening die meer rekening houdt met de ontwikkelingen op het gebied van de documentaire informatievoorziening zoals zaakgericht werken, digitale archivering en realisering E-depots Argumenten: Actualisering van de archiefverordening is nodig i.v.m. ontwikkelingen binnen het vakgebied.
Kanttekeningen: Het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard heeft een positief advies afgegeven ten aanzien van de ter besluitvorming aangeboden Archiefverordening 2016 gemeente Woerden Financiën: n.v.t. Uitvoering: 1. Na vaststelling van de Archiefverordening dient deze ter kennisname aan Gedeputeerde Staten van Utrecht te worden gezonden. 2. De Archiefverordening 2011 gemeente Woerden dient daags na vaststelling van de Archiefverordening 2016 gemeente Woerden te worden ingetrokken. Communicatie:: De Archiefverordening zal worden gepubliceerd op het intranet, internet en in het gemeenteblad.. Samenhang met eerdere besluitvorming: De vastgestelde Achiefverordening 2011 gemeente Woerden (11R.00149) Bijlagen: Concept raadsbesluit Archiefverordening 2016 gemeente Woerden (16R.00536) De indiener: college van burgemeester en wethouders De secretaris De burgemeester drs. M.H.J. van Kruijsbergen MBA V.J.H. Molkenboer
RAADSBESLUIT 16R.00536 Agendapunt: Onderwerp: Archiefverordening 2016 gemeente Woerden De raad van de gemeente Woerden; gelezen het voorstel d.d. 20 september 2016 van: - burgemeester en wethouders Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop; b e s l u i t: vast te stellen de volgende verordening: Archiefverordening 2016 gemeente Woerden Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop Hoofdstuk I Definities Artikel 1 Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet b. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats c. archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte d. archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; in Woerden de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard. e. beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel f. de wet: de Archiefwet 1995
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel 3 Kwaliteitssysteem Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast. Artikel 4 Middelen Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel 5 Personeel Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel 6 Beheervoorschriften Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris. Artikel 9 Archiefbewaarplaats Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan. Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 10 Toezichthouder De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats. Artikel 11 Uitvoering toezicht De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. Artikel 12 Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel 13 Toegang tot archiefbescheiden De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Artikel 14 Inkennisstelling door de archivaris De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen. Artikel 15 Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel 16 Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad Artikel 17 Verslag van het college aan de raad over het beheer Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16. Hoofdstuk V Slotbepalingen Artikel 18 Intrekking De Archiefverordening 2011 gemeente Woerden d.d. 22 september 2011 wordt ingetrokken op de
dag van inwerkingtreding van de Archiefverordening 2016 gemeente Woerden (zie artikel 19) Artikel 19 Inwerkingtreding De Archiefverordening 2016 gemeente Woerden treedt in werking met ingang van 17 november 2016 Artikel 20 Naamgeving Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2016 gemeente Woerden Aldus besloten door de raad van de gemeente Woerden in zijn openbare vergadering gehouden op 5 november 2016, De griffier, De voorzitter, E.M. Geldorp V.J. Molkenboer Memorie van toelichting De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd. Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college van burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad. Het college van burgemeester en wethouders neemt op grond van deze verordening een
aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 6. De taken en verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris worden vermeld in de gemeenschappelijke regeling RHC Rijnstreek en Lopikerwaard.. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder ook wordt begrepen een toekomstig e-depot. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 a. Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip archiefbescheiden suggereert evenals het begrip archief ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren. b. Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot. c. Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht. d. Archivaris: de hier bedoelde archivaris is de directeur/streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard. Artikel 2 Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Artikel 3 De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken. Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen. Artikel 8 Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de archivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert. Artikel 9 Dit is bepaald in artikel 31 van de wet. Artikel 15 en 16 De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad. Artikel 17 Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te
informeren.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Woerden, Gelet op artikelen 2, 3, 6, 7 en 8 van de Archiefverordening 2016 gemeente Woerden; Overwegende dat: in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd; deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de gemeente; deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen; deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle; deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed, Besluit vast te stellen het volgende Besluit Informatiebeheer 2016 gemeente Woerden Hoofdstuk I. Definities Artikel 1 Definities In dit besluit wordt verstaan onder: a. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats b. archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte c. archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; In Woerden de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard d. authenticeren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat e. informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente f. informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld. g. vorm (van de informatie): de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen h. organisatieonderdeel: elk op basis van de gemeentebegroting als zelfstandig aan te merken \ organisatie-eenheid binnen de gemeente (voorbeeld: een team) i. de wet: Archiefwet 1995 Hoofdstuk II. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer Artikel 2 Strategisch Informatie Overleg 1. Ons college stelt een Strategisch Informatie Overleg in. 2. Het Strategisch Informatie Overleg dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer en ten aanzien van de verwerving van archieven en documentaire collecties voor te bereiden. 3. In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd. Artikel 3 Kwaliteitssysteem Ons college bepaalt welk kwaliteitssysteem wordt gehanteerd Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie 1. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het informatiebeheer binnen de organisatie voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. De gemeentesecretaris zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente
en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld. 3. De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste: a) de organisatie van het informatiebeheer b) de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen c) het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen d) procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd e) het aanwijzen van een archiefruimte f) het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd g) het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen. 4. De gemeentesecretaris zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers. Artikel 5 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie 1. Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging. 2. Informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending geauthenticeerd in het Documentmanagementsysteem. Alle processtappen die hebben geleid tot de uiteindelijke authenticatie worden hierbij vastgelegd en bij het document bewaard. 3. Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van: informatiearchitectuur; informatiebeveiliging en -geheimhouding; duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie. 4. Voor de beveiliging van informatie treft de gemeentesecretaris adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie. Artikel 6 Mededeling aan de archivaris De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon; b. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie; c. conversie, migratie of emulatie van informatie. Artikel 7 Positief advies van de archivaris In het geval de gemeentesecretaris de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist: a. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt; b. vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet; c. vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet; d. bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten; e. overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel. Artikel 8 Bewaartermijnen van de informatie 1. De gemeentesecretaris zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften. 2. De gemeentesecretaris stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst. 3. De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Artikel 9 Overbrenging Indien de gemeentesecretaris op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris. Artikel 10 Beheervoorschriften voor overgebrachte informatie Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de archivaris voorschriften op. Hoofdstuk III. Slotbepalingen Artikel 11 Intrekking Het Besluit Informatiebeheer 2011 gemeente Woerden d.d. 9 augustus 2011 wordt ingetrokken na inwerkingtreding van het Besluit Informatiebeheer 2016 gemeente Woerden. Artikel 12 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking op de intranetpagina van de gemeente (PIM). Artikel 13 Naamgeving Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit informatiebeheer 2016 gemeente Woerden. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders d.d. 20 september 2016, de secretaris, de burgemeester, drs. M.H.J. van Kruijsbergen MBA V.J.H. Molkenboer
Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Dit is uitgewerkt in de Archiefverordening 2016 gemeente Woerden. Het onderhavige besluit geeft een nadere invulling van artikel 6 van de Archiefverordening 2016 gemeente Woerden. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd. Artikelsgewijze toelichting Hoofdstuk I: Begripsbepalingen Artikel 1 Archiefruimte: hieronder worden ook verstaan de voorzieningen voor de opslag en bewaring van digitale informatie, waaronder een serverruimte. Authenticeren: hierbij moet gedacht worden aan een (digitale) ondertekening of handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk. De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 4, tweede lid onder d. Informatie: in dit Besluit Informatiebeheer wordt de term informatie gebruikt in plaats van het begrip archiefbescheiden. Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. De begrippen archiefbescheiden en informatie worden in het kader van dit besluit als synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip archiefbescheiden opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die (in dit geval) de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht. Informatiebeheer: de definitie van dit begrip wordt begrensd tot daar waar de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris ophoudt. Dit is het geval op het moment dat informatie naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht, dan wel tot het moment dat de informatie krachtens de wet- en regelgeving vernietigd wordt. In bijzondere gevallen houdt de beheerverantwoordelijkheid ook op indien informatie wordt overgedragen aan een ander organisatieonderdeel (bijvoorbeeld bij het overdragen van taken, waar de informatie betrekking op heeft, naar andere organisatieonderdelen), of bij het overdragen van informatie door de gemeente aan andere overheidsorganen of verzelfstandigde organisaties. In het laatste geval is sprake van vervreemding. Organisatieonderdeel: bedoeld worden de teams, commissies, raden, zelfstandige projectbureaus en overige als zodanig aan te merken organisatiedelen. Hoofdstuk II: De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer Artikel 2 Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit 1995 van kracht geworden, die tot doel heeft het waardering- en selectiebeleid te moderniseren. Om effectief te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer moet bij waardering van informatie niet alleen met bewaartermijnen rekening worden gehouden. Ook vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen moeten bij de afweging worden betrokken. Hiertoe dient een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO) te worden ingesteld. Zie voor een toelichting de Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden, uitgebracht in februari 2015 in opdracht van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten en Unie van Waterschappen en met steun van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW).
Artikel 3 Artikel 16 van de Archiefregeling bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders een kwaliteitssysteem toepast waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan het informatiebeheer moet voldoen. Artikel 4, eerste en tweede lid De gemeentesecretaris is belast met de algehele dagelijkse leiding van de organisatie. Het tweede lid is opgenomen om de bewijswaarde van informatie te onderstrepen. Artikel 4, derde lid, onder b Misschien ten overvloede wordt opgemerkt dat het hier alleen om een beschrijving gaat van de bevoegdheidsverdeling door middel van (onder)mandaten. De (onder)mandatering zelf gebeurt in afzonderlijke besluiten. Artikel 4, derde lid, onder c Voorbeelden zijn verantwoordelijkheden op het terrein van postbehandeling, dynamisch en semi-statisch archiefbeheer, vernietiging, overbrenging, en beheer van de archiefruimte. Artikel 4, derde lid, onder d Voorbeelden zijn: een postbehandelingsprocedure inclusief een e-mailprocedure; een archiefprocedure inclusief procedure voor de vernietiging of overbrenging van informatie; een procedure voor het beheer van de archiefruimte; procedures voor het beheer van digitale informatie waaronder een procedure voor de conversie en migratie van informatie; een procedure voor het beheer van informatie in ketenprocessen. Artikel 4, derde lid, onder f Informatie dient op zaakniveau (dossierniveau) in het overzicht opgenomen te worden. In het systematische overzicht worden ook alle (bedrijfs-)systemen opgenomen waarmee en waarin informatie, ongeacht de vorm, wordt beheerd. Overzichten worden bijgehouden op basis van en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema zoals wettelijk voorgeschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Ook hulpmiddelen zoals een documentair structuurplan of een zaaktypencatalogus kunnen hiertoe worden ingezet. Artikel 4, derde lid, onder g Dit overzicht vormt de essentie van het kwaliteitssysteem zoals bedoeld in artikel 3 in die zin dat uit toetsing van de eisen blijkt in hoeverre daaraan niet voldaan wordt en welke maatregelen getroffen moeten worden. Artikel 5, eerste lid Deze bepaling beoogt te garanderen dat de archieven van de organisatieonderdelen de authentieke dan wel geauthenticeerde informatie omvatten. Informatie kan rechtskracht ontlenen aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthenticeerd is en deel uitmaakt van een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze authenticiteitskenmerken, kopieën in principe niet. Zie voor een toelichting op het begrip vervanging de toelichting bij artikel 7 onder b. Artikel 5, tweede lid Authenticatie van een kopie van een verzonden document maakt dit tot formeel archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een document beschikbaar is. Artikel 5, derde lid Voorbeelden zijn, naast de Archiefwet 1995, de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens, de Auteurswet, en NEN-ISO-normen. Artikel 6 Met tijdig wordt bedoeld zodanig vroeg in het desbetreffende proces dat de archivaris daadwerkelijk invloed kan uitoefenen gelet op zijn expertise. Artikel 7, onder a Hiermee worden systemen in enge zin bedoeld: de technische voorzieningen (hard- en
software) en de wijze waarop deze worden ingericht, inclusief voorschriften voor onderhoud en gebruik. Voorbeelden zijn een document management systeem (DMS) of een records management applicatie (RMA). Artikel 7, onder b Wanneer informatie op een andere drager wordt overgezet (bijvoorbeeld door een reproductie te maken) met de bedoeling om het origineel te vernietigen en het nieuwe exemplaar de status van origineel te verlenen (authenticiteit), is sprake van vervanging. Artikel 7, onder c Wanneer informatie in eigendom wordt overgedragen aan een andere rechtspersoon of natuurlijke persoon is sprake van vervreemding. Overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel is geen vervreemding omdat de informatie binnen dezelfde rechtspersoon (de gemeente) blijft. Artikel 7, onder d Archiefruimten zijn ruimten waar de blijvend te bewaren analoge informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. Digitale afgehandelde informatie moet totdat deze wordt overgebracht eveneens duurzaam, geordend en toegankelijk worden gearchiveerd. Daartoe dienen systemen zoals bedoeld in artikel 7 onder a. Ook de op termijn te vernietigen informatie dient duurzaam, geordend en toegankelijk te worden gearchiveerd gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Voor de archivering van deze informatie kunnen minder zware eisen worden gehanteerd omdat geen rekening behoeft te worden gehouden met toekomstige overbrenging. Wel moeten duurzaamheid, logische ordening en toegankelijkheid van de informatie gegarandeerd zijn conform de wettelijke eisen. Artikel 7, onder e Overdracht van informatie vindt uitsluitend plaats wanneer een taak wordt overgedragen van een organisatieonderdeel naar een ander organisatieonderdeel én de informatie nodig is voor de uitvoering van de desbetreffende taak. Met overdracht van informatie wordt niet bedoeld de overbrenging van informatie conform artikel 12 van de wet. Artikel 8, tweede lid Vernietigen is het daadwerkelijk te niet doen van de authentieke of geauthenticeerde informatie, zodanig dat de informatie niet meer gereconstrueerd kan worden. Artikel 9 Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijke overbrenging terdege voor te kunnen bereiden, hetgeen samenwerking vereist. Informatie dient in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht. Bij overbrenging gaat de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie over naar de archivaris. Na overbrenging wordt de informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Zo nodig stelt het hoofd van het overbrengende organisatieonderdeel bij overbrenging beperkingen aan de openbaarheid, na advies van de archivaris. Artikel 10 Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats of na opneming van informatie in de archiefbewaarplaats wordt informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Voorschriften voor het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats richten zich niet alleen op het eigenlijke beheer, maar ook op de beschikbaarstelling en het gebruik van de informatie, zoals een bezoekersreglement.
Verschillen tussen de oude Archiefverordening en De Archiefverordening 2016 Belangrijkste wijzigingen: - In Artikel 2 van de nieuwe Archiefverordening wordt specifiek ingegaan op de duurzaamheid en Authenticiteit van archiefbescheiden. Dit onderwerp wordt steeds belangrijker i.v.m. de verder gaande digitalisering en vervanging van papieren documenten door digitale documenten. - In Artikel 3 van de nieuwe Archiefverordening is nu de verplichting opgenomen om een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden te hebben. Dit stond niet in de oude verordening. - Artikel 14: Nieuw artikel waarbij de archivaris de beheerder van de archieven in kennis stelt, voordat er een rapportage naar het college wordt gestuurd, van de bevindingen bij de uitoefening van het toezicht op de archieven. - Artikel 17: Nieuw artikel waarin wordt geïntroduceerd dat het college van B&W jaarlijks verslag doet over het beheer van de archieven. Dit kan worden gerealiseerd door het toezenden van de KPI-rapportage archieven die in het kader Van de wet generiek toezicht op de archieven jaarlijks moet worden gemaakt. Overige wijzigingen: Er zijn enkele redactionele wijzigingen in sommige artikelen doorgevoerd welke niet als een ingrijpende wijziging ten opzichte van de oude verordening kan worden gezien.