TRANSPARANTIEDOCUMENT Vereniging Nederlands Pensioenfonds voor de Sigarenindustrie en aanverwante Bedrijven (VNPS) Dit is een uitgave van de Vereniging Nederlands Pensioenfonds voor de Sigarenindustrie en aanverwante Bedrijven (VNPS) Versie 4.0 april 2016 VNPS/2016/04
Voorwoord In dit transparantiedocument beschrijft het bestuur van de Vereniging Nederlands Pensioenfonds voor de Sigarenindustrie en aanverwante Bedrijven (VNPS) de keuzes die zijn gemaakt met betrekking tot de fondsspecifieke invulling van de Code Pensioenfondsen. Deze beschrijving wordt gepubliceerd op de website van VNPS www.pensioenfondssigaren.nl. Dit Transparantiedocument is door het bestuur van VNPS vastgesteld in de vergadering van 5 december 2007 en laatstelijk gewijzigd in de vergadering van 7 april 2016. Transparantiedocument VNPS pagina 2 6
Bestuursstructuur van VNPS 1. Algemeen Het bestuur van de Vereniging Nederlands Pensioenfonds voor de Sigarenindustrie en aanverwante Bedrijven (VNPS) streeft, als eindverantwoordelijk uitvoerder van de door sociale partners overeengekomen pensioenregeling, naar een optimale kwaliteit, zorgvuldigheid en openheid met betrekking tot die uitvoering. Het bestuur onderschrijft de Code Pensioenfondsen en leeft de normen zoveel mogelijk na. In het geval het bestuur besluit om af te wijken van de normen uit de Code zal in het jaarverslag uitleg worden gegeven waarom hiertoe besloten is. Het bestuur heeft gekozen voor de volgende structuur. 2. De besturing van het pensioenfonds 2.1 Bestuursmodel Het bestuur heeft in het kader van de Wet versterking bestuur per 1 juli 2014 gekozen voor het paritaire bestuursmodel. Het bestuur wordt gevormd door een zestal bestuursleden. Drie bestuursleden worden voorgedragen door de werkgeversorganisatie. Twee bestuursleden worden voorgedragen door de werknemersorganisaties. Een bestuurslid wordt benoemd na verkiezingen onder de pensioengerechtigden. Voor het intern toezicht is een Raad van Toezicht benoemd met onafhankelijke deskundigen. Daarnaast legt het bestuur verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan, waarin deelnemers, gepensioneerden en werkgevers zijn vertegenwoordigd. Transparantiedocument VNPS pagina 3 6
2.2 Uitbesteding VNPS heeft er voor gekozen om de uitvoering van het pensioen- en vermogensbeheer, de beleidsvoorbereiding hiervoor en de ondersteuning van het bestuur uit te besteden aan de daarin gespecialiseerde uitvoeringsorganisatie Syntrus Achmea Pensioenbeheer Achmea Investement Management en Syntrus Achmea Real Estate & Finance. Het bestuur houdt toezicht op de uitvoeringsorganisaties en heeft hiertoe dienstverleningsovereenkomsten afgesloten. Ook ontvangt het bestuur kwartaalrapportages om de voortgang van processen en risico s te kunnen monitoren. 2.3 Adviseurs Het bestuur laat zich bijstaan door een externe adviseur op actuarieel terrein (Willis Towers Watson) en door een adviseur voor vermogensbeheer (ICC Verheul). Het bestuur blijft evenwel te allen tijde eindverantwoordelijk voor alle activiteiten van VNPS en houdt dan ook toezicht op zijn adviseurs. 2.4 Commissies Om zijn werkzaamheden optimaal te kunnen uitvoeren kan het bestuur commissies instellen die onder meer tot taak hebben besluiten die het bestuur moet nemen voor te bereiden. Zij kunnen ook toezien op de uitvoering van door het bestuur genomen besluiten. Het bestuur kan besluiten dat externe deskundigen deel uit maken van een commissie. Het bestuur maakt op ad-hoc basis gebruik van commissies. 2.5 Accountant en actuaris Het bestuur heeft de heer J. Niewold RA van Ernst & Young Accountants aangesteld om het jaarverslag en de staten voor De Nederlandsche Bank te controleren. De accountant doet verslag van zijn bevindingen in de vorm van een accountantsverslag aan het bestuur. In de bestuursvergadering, waarin de jaarstukken worden besproken, is de accountant aanwezig. Het bestuur heeft de heer M. Ceelaert van Willis Towers Watson aangesteld als waarmerkend actuaris. Hij stelt jaarlijks een actuariële verklaring op en is aanwezig bij de bestuursvergadering waarin de jaarstukken worden besproken. 2.6 Nevenactiviteiten van het pensioenfonds VNPS oefent geen nevenactiviteiten uit. 2.7 Onafhankelijkheid van bestuursleden Het bestuur publiceert alle relevante (neven)functies van bestuursleden in het jaarverslag van VNPS. 2.8 Integriteit Het fonds beschikt over een gedragscode. De gedragscode bevordert transparantie en zorgt ervoor dat alle betrokkenen, ook voor hun eigen bescherming, duidelijk weten wat wel en niet geoorloofd is. De gedragscode draagt er aan bij dat het fonds integer functioneert in het belang van alle belanghebbenden en waarborgt de goede naam en reputatie van het fonds als marktpartij. De richtlijnen in de gedragscode moeten voorkomen dat er conflicten ontstaan tussen belangen van het fonds en de privébelangen van betrokkenen of dat vertrouwelijke informatie van het fonds voor privédoeleinden wordt gebruikt. De compliance officer voert de controle uit op de naleving van de gedragscode uit. De compliance werkzaamheden worden uitgevoerd door GBA Accountants & Adviseurs. De compliance officer brengt jaarlijks een rapport uit over het naleven van de gedragscode door de aan het fonds verbonden personen. Transparantiedocument VNPS pagina 4 6
2.9 Transparantie, openheid en communicatie Het bestuur informeert de aangesloten werkgevers, de deelnemers en de gepensioneerden via de website, nieuwsbrieven en het jaarverslag over algemene zaken VNPS betreffende. Het gaat hierbij onder meer over ontwikkelingen in: de pensioenregeling; het premie-, beleggings- en indexatiebeleid; Daarnaast ontvangen deelnemers jaarlijks een uniform pensioenoverzicht, gepensioneerden jaarlijks een persoonlijk overzicht pensioenuitkering en gewezen deelnemers ontvangen eens in de vijf jaar een uniform pensioenoverzicht. Over individuele zaken wordt schriftelijk of, op verzoek, via e-mail binnen twee weken naar betrokkene toe gecommuniceerd. Geïnteresseerden kunnen het jaarverslag, de statuten en de reglementen van VNPS bij de klantenservice van VNPS opvragen of downloaden via de website. Het bestuur publiceert het communicatiebeleidsplan op de website van VNPS en houdt deze actueel. Het bestuur neemt in zijn jaarverslag een hoofdstuk op over hoe VNPS de Code Pensioenfondsen naleeft. Het bestuur vermeldt op de website de vergoedingsregeling voor de leden van het bestuur, verantwoordingsorgaan en de Raad van Toezicht. 2.10 Geschiktheid Het bestuur heeft een geschiktheidsplan opgesteld. Dat plan is zodanig dat het bestuur als collectief over de vereiste competenties, kennis, ervaring en kundigheid beschikt. Bij elke mutatie in het bestuur gaat het bestuur na of nog steeds voldoende aanwezig is. Tenminste éénmaal per jaar gaat het bestuur na of het bestuur als collectief actuele ontwikkelingen op pensioengebied in voldoende mate volgt. Het bestuur stelt jaarlijks een gezamenlijk opleidingsplan vast, waarin aangegeven wordt op welke onderdelen de bestuursleden hun deskundigheid via cursussen op peil willen houden dan wel willen uitbreiden. Het bestuur onderschrijft de deskundigheidsrichtlijnen van de Pensioenfederatie. 2.11 Evaluatie functioneren Het bestuur bespreekt jaarlijks zijn eigen functioneren en indien van toepassing het functioneren van de door het bestuur ingestelde commissies.. Transparantiedocument VNPS pagina 5 6
3. Verantwoording 3.1 Verantwoordingsorgaan Het bestuur heeft in het kader van de Wet versterking bestuur pensioenfondsen per 1 juli 2014 een verantwoordingsorgaan ingesteld, waarin de deelnemers, de gepensioneerden en aangesloten werkgevers zijn vertegenwoordigd. Het bestuur en het verantwoordingsorgaan komen tweemaal per jaar in vergadering bijeen. Het bestuur heeft de inrichting (onder meer samenstelling en stemverhouding) en de bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan vastgelegd in de statuten van VNPS. Het bestuur en verantwoordingsorgaan hebben een reglement voor het verantwoordingsorgaan opgesteld en gepubliceerd op de website van VNPS. 3.2 Bevoegdheid Het verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid een oordeel te geven over het handelen van bestuur aan de hand van het jaarverslag en andere informatie, waaronder de bevindingen van het interne toezicht, over het door het bestuur uitgevoerde beleid, alsmede over beleidskeuzes voor de toekomst. Het advies- en enqueterecht staan beschreven in het reglement van het verantwoordingsorgaan. 3.3 Deskundigheid De leden van het verantwoordingsorgaan worden regelmatig collectieve opleidingsmogelijkheden geboden ter bevordering van hun deskundigheid. 4. Intern toezicht 4.1 Inrichting intern toezicht Voor de inrichting van het intern toezicht heeft het bestuur gekozen voor een Raad van Toezicht. Deze commissie bestaat uit drie onafhankelijke en deskundige leden die door het bestuur worden benoemd. De leden van de Raad van Toezicht worden voorgedragen door het verantwoordingsorgaan en worden benoemd door het bestuur. Leden van de Raad van Toezicht hebben verder geen banden met VNPS. 4.2 Geschiktheid van de leden van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht zijn getoetst op geschiktheid door De Nederlandsche Bank. 4.3 Taken Het interne toezicht heeft betrekking op het kritisch bezien van het functioneren van (het bestuur van) VNPS en fungeren als klankbord voor het bestuur. De taken en de rechten van de Raad van Toezicht staan beschreven in de statuten van VNPS. Het bestuur en Raad van Toezicht hebben een reglement opgesteld en gepubliceerd op de website van het fonds. 4.4 Overleg De Raad van Toezicht overlegt ten minste twee keer per jaar met het zo mogelijk voltallige bestuur van het VNPS. De Raad van Toezicht kan het bestuur van VNPS vragen frequenter te overleggen en andersom. Transparantiedocument VNPS pagina 6 6