Tijdschema verkiezingen Ondernemingsraad Stap Zie art. reglement Door de huidige ondernemingsraad te ondernemen actie Iedere belanghebbende kan binnen 1 week bezwaar maken tegen besluit over Aftellen 1a Overleg over plan van aanpak 15 weken 1b 4 6 2 6. 3 7.1 4 7 5 7.3 o Tijdschema opstellen o Overleg over eventuele aanpassing reglement waaronder eventuele vaststelling minimaal aantal handtekeningen vrije lijst. o Voorlichting aan medewerkers o Organisatie van de verkiezingen / instellen commissie Overleg met bestuurder / vaststellen datum verkiezingen en aanvang en einde van het stemmen + bekendmaken aan ondernemer, medewerkers en vakbonden Opstellen lijsten actief/ passief kiesgerechtigden + bekendmaking van die lijsten in de onderneming Uitnodigingen vakorganisaties om kandidatenlijst in te dienen Bekend maken mogelijkheid indienen van vrije lijsten. Er zijn geen handtekeningen meer vereist. Uiterste week indienen lijsten vakorganisaties + vrije lijsten 13 weken 11 weken 9 weken 7 weken 3 weken 6 8. Onderzoek geldigheid ingediende kandidatenlijsten 3 weken 7 8.3 Bekendmaking kandidatenlijsten 2 weken Uitreiken oproepingskaarten 8 6.3 Organisatie stembureau-(s) 6.1 Verkiezingen: aanvang - einde stemming 9 Inrichting stembureaus Stemmen tellen o het totaal aantal uitgebrachte stemmen; o het opkomstpercentage; 10 12 o het aantal ongeldig uitgebrachte stemmen; o het aantal geldige stemmen per kandidatenlijst en per kandidaat Verkiezingsuitslag 13 o Bepalen kiesdeler / toewijzing zetels o Vaststellen toewijzing reststemmen 11 o Vaststellen definitieve uitslag o Bekendmaking uitslag o Aan ondernemer o Aan werknemers 12 Nieuwe OR in functie 2 weken Finale Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting 1
Waar zit in het schema ruimte om de verkiezingen sneller te laten verlopen? Let er goed op dat het schema overeenkomst met het reglement van de ondernemingsraad. Als u zoekt naar mogelijkheden om de termijnen te bekorten let er dan ook op dat er voor alle betrokkenen sprake dient te zijn van redelijke termijnen: voor kandidaatstelling, etc. De grootste tijdwinst valt te behalen door de termijn waarbinnen vakbonden kandidaten kunnen stellen te bekorten. Deze is in het schema 5 weken. Een termijn van 3 of 4 weken kan ook redelijk zijn. In dit schema gaan we uit van 4 weken. Én tegelijkertijd met de uitnodiging aan vakbonden om kandidaten te stellen, kan ook aan andere medewerkers gevraagd worden om zich kandidaat te stellen. De aloude handtekeningenlijst is vervallen. (zie toelichting bij stap 4-2). Er hoeft dus niet meer gewacht te worden op de kandidaatstelling van de vakbonden om daarna het aantal benodigde handtekeningen voor de vrije lijsten vast te stellen. Toelichting op tijdschema Het tijdschema hierboven is onderverdeeld in 11 stappen. Als u zich houdt aan de in de kolom aangegeven periode voor de uitvoering van de verschillende acties, dan werkt u probleemloos naar de OR-verkiezingen toe. De cijfers in de kolom "zie" verwijzen naar de artikelen in de voorbeeldreglementen in de Toolbo. Natuurlijk kunt altijd bellen met onze telefonische helpdesk, ATIM Paraat 030 2334522 Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting 2
Stap 1a en 1b Bezint eer ge begint Verkiezingen organiseren is geen sinecure. Een goede voorbereiding is dan ook het halve werk. Begin dan ook met het opstellen van een projectplan. Het schema kan u daarbij goed helpen. Waar gaat het in deze fase om? Het reglement In de afgelopen periode is de organisatie waar u werkt ongetwijfeld veranderd. Méér of minder mensen, een andere indeling van de organisatie, misschien heeft een overname plaatsgevonden? Kortom veranderingen die van invloed kunnen zijn op het aantal zetels van de OR of de kiesgroepen. En u zult een beslissing moeten nemen over de vraag of kandidaten voor de vrije lijsten nog handtekeningen nodig hebben voor hun kandidaatstelling. Ondertussen is de ondernemingsraad misschien tot de conclusie gekomen dat het lijstenstelsel vervangen moet worden door het personenstelsel of net andersom? Kortom genoeg reden om voorafgaand aan de verkiezingen na te gaan of en hoe het reglement moet worden aangepast. En vergeet niet dat wijzigingen in het reglement alvorens deze vast te stellen voorgelegd dienen te worden aan de ondernemer (bestuurder). Hij / zij kan bezwaar maken tegen voorgestelde wijzigingen. Natuurlijk kan de ondernemingsraad naar de bedrijfscommissie of kantonrechter om eventuele verschillen uit te vechten, maar beter lijkt het te starten met goed overleg. De organisatie van de verkiezingen Wie gaat zich belasten met de verkiezingen. Meestal is dit een verkiezingscommissie van de ondernemingsraad. Heeft de commissie behoefte aan versterking of moeten er nieuwe leden voor worden gezocht? Maar ook stemmen per post of stemmen via stembussen of misschien toch maar eens elektronische verkiezingen? En zorg ook voor voldoende faciliteiten. De publiciteit rond de verkiezingen Hoe zorgen we er voor dat medewerkers zich kandidaat stellen? Een persoonlijk gesprek werkt het allerbeste. Maar wie doet dat? Zijn er nog andere middelen? Adviesbureau ATIM biedt u in deze Toolbo een aantal campagne-middelen aan rond verkiezingen. Maar u bent ongetwijfeld nog veel creatiever. Zorg dat er rumoer is rond de verkiezingen. Vraag ook de bestuurder of deze zich wil inzetten voor kandidaatstelling. Uiteindelijk gaat het er om dat de nieuwe ondernemingsraad bestaat uit vertegenwoordigers die weten wat er leeft en gedragen worden door hun achterbannen. Stap 2 Overleg met bestuurder en vaststelling verkiezingsdatum + aanvang en einde van het stemmen Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting 3
In deze week heeft u in overleg met uw bestuurder de verkiezingsdatum vastgesteld en deze binnen de organisatie bekend gemaakt aan alle werknemers. Iedereen begint zich warm te lopen. Stap 3 Opstellen lijsten actief / passief kiesrecht Wie mag stemmen (=actief kiesrecht)? En wie mag zich kandidaat stellen? (=passief kiesrecht)? Dit hangt af van het reglement. Kijk eens in artikel 6.1 van de reglementen in de Toolbo. Misschien wijkt de nummering af bij uw eigen reglement. Op basis van de personeelsgegevens van uw organisatie meestal aangeleverd door de afdeling P&O en uw reglement kan de verkiezingscommissie vaststellen wie mag stemmen en wie zich verkiesbaar mag stellen. Er worden dus uiteindelijk een soort register vastgesteld waaruit blijkt wat ieders democratische rechten zijn. Dit register vormt bij de verdere organisatie van de verkiezingen een cruciale rol. Stap 4.1 Uitnodiging aan vakbonden om kandidaten te stellen Volgens het schema moet 11 weken voor de datum van de verkiezingen aan de vakbonden die vertegenwoordigd zijn binnen de organisatie, gemeld worden dat er verkiezingen voor de ondernemingsraad plaatsvinden. Aan de vakbonden moet een brief geschreven worden waarin gevraagd wordt óf en zo ja wie, kandidaat gesteld wordt namens de bond. De wet schrijft voor dat de bond vervolgens dient te overleggen met de bondsleden in de organisatie. Uiteindelijk dient de vakbond wel of niet een kandidatenlijst in. Op deze kandidatenlijst kunnen staan: - Leden van de vakbond - Niet-leden van de vakbond. Inderdaad een vakbond kan ook niet-leden als kandidaat voordragen; in dit geval hoeft het betreffende niet-lid geen handtekeningen meer te verzamelen. Als de vakbond geen kandidatenlijst indient dan kunnen de betreffende leden van de vakbond zichzelf kandidaat stellen via de zogenaamde vrije lijst procedure. De vakbonden krijgen in dit schema 4 weken de tijd om kandidaten te stellen Stap 4.2 Kandidaatstelling van niet bij vakbond aangesloten werknemers / vrije lijst Tegelijkertijd met de uitnodiging aan de vakbond kan aan de medewerkers gevraagd worden om zich kandidaat te stellen. Sinds 19 juli 2013 kan iedere in de onderneming werkzame kiesgerechtigde persoon of groep van personen, niet zijnde lid van een vereniging als bedoeld onder a welke een kandidatenlijst heeft ingediend zich verkiesbaar stellen. (artikel 9 lid 2b WOR). Dit maakt de toegang tot de kandidatenlijst wel heel makkelijk. Men kan zich individueel of als groep aanmelden. Het lijkt verstandig om toch een toets op draagvlak in het reglement op te nemen. Daarom is in de standaardreglementen de nadere eis gesteld dat een minimaal aantal handtekeningen is vereist voor Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting 4
de kandidaatstelling. Let wel dit is geen plicht. Dus de OR kan er ook voor kiezen geen handtekeningen te eisen. En hoe zit het met vakbondsleden die zich via de vrije lijst procedure verkiesbaar willen stellen. Hierboven is al aangegeven dat dat kan. In ieder geval als de betreffende vakbond geen kandidaten heeft gesteld. Maar ook als het vakbondslid daar nadrukkelijk voor kiest. Als er handtekeningen vereist worden dan mogen de leden van zijn / haar bond de kandidaatstelling echter niet ondersteunen met hun handtekening. In de toolbo vindt u een voorbeeldbrief om vakbonden uit te nodigen kandidaten te stellen. Stap 5 Uiterste termijn voor indienen kandidatenlijst vakbonden De vakbonden krijgen 4 weken de tijd om een kandidatenlijst in te dienen of te berichten dat ze geen kandidaten zullen stellen. Als de tijd verstrijkt en de verkiezingscommissie hoort niets, dan kunnen vakbondsleden zich alleen nog kandidaat stellen via de vrije lijst procedure. Stap 6 Onderzoek kandidatenlijsten In deze stap worden de kandidatenlijsten onderzocht. De verkiezingscommissie moet daarbij toetsen of de kandidaten voldoen aan de eisen van het reglement: o zijn de kandidaten lang genoeg werkzaam binnen de organisatie? o als handtekeningen voor de vrije lijst worden vereist: zijn er dan voldoende handtekeningen en mogen de ondersteuners de kandidaatstelling wel ondersteunen? o zijn er verklaringen dat de kandidaten hun kandidatuur aanvaarden? Op basis van de bevindingen beslist de commissie of kandidaten wel of niet voldoen aan de vereisten. Indien dat niet het geval is wordt de betreffende kandidaat daarover onmiddellijk geïnformeerd. De afgewezen kandidaat heeft één week de tijd om bezwaar te maken. Stap 7 Bekendmaking kandidatenlijsten De kandidatenlijsten worden in de organisatie bekend gemaakt. Het verkiezingsgeweld barst nu echt los. Echter als er niet meer kandidaten zijn dan er zetels zijn voor de OR of de betreffende kiesgroep vinden er geen echte verkiezingen meer plaats en is het werk van de verkiezingscommissie bijna klaar. De ondernemingsraad maakt de lijst met de nieuwe ondernemingsraadsleden bekend aan de ondernemer, de werknemers en de vakbonden. Kortom rechtstreeks door naar de laatste stap. Stap 8 Versturen oproepkaart aan kiesgerechtigden Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting 5
Verkiezingen zijn noodzakelijk. Aan alle kiesgerechtigden wordt een oproep voor de verkiezingen gestuurd inclusief de kandidatenlijsten. Natuurlijk kan dat ook via collectieve media als posters, etc. Maar een persoonlijke oproep doet het in het algemeen beter. De organisatie van het stemmen wordt voorbereid: eventueel aanzoeken van kandidaten voor stembureau (-s) en er voor zorgen dat alle benodigde materialen aanwezig zijn. Stap 9 De organisatie van het stemmen en het tellen En dan is daar eindelijk de dag van de verkiezingen. Er is een stembureau of meerdere dat bij voorkeur bestaat uit drie leden: een voorzitter en twee leden. De OR verkiezingscommissie benoemt en instrueert de leden van de stembureaus. De stembureaus worden voorzien van een lijst kiesgerechtigden (die voor dat stembureau zijn opgeroepen, gewaarmerkte stembiljetten en tellijsten. De stembureaus zijn uitgerust met een tafel en telefoon, een stemhokje (het is een geheime stemming) met schrijfgerei en een afsluitbare stembus. Bij iedere stemmer wordt gecontroleerd of deze stemgerechtigd is. Stap 10 Het tellen van de stemmen Na sluiting van het stembureau worden de stemmen door een lid van het stembureau geteld. Bepaald moet worden: o het totaal aantal uitgebrachte stemmen; o het opkomstpercentage; o het aantal ongeldig uitgebrachte stemmen; o het aantal geldige stemmen per kandidatenlijst en per kandidaat; De uitkomsten worden geregistreerd op de tellijst. Ter voorkoming van fouten wordt een tweede telling gedaan door een ander lid van het stembureau. Bij verschillende uitkomsten wordt opnieuw geteld. De lijst kiesgerechtigden, de oproepkaarten, de ingevulde stembiljetten en de tellijsten blijven minstens drie maanden bewaard. De vastgestelde uitslag moet immers achteraf controleerbaar zijn. Stap 11 De vaststelling en bekendmaking van de verkiezingsuitslag Na het tellen van de stemmen wordt de verkiezingsuitslag bepaald door de OR-verkiezingscommissie. Daartoe wordt in de eerste plaats de kiesdeler bepaald (het aantal geldig uitgebrachte stemmen gedeeld door het aantal OR-zetels). In het lijstenstelsel worden de zetels primair toegewezen aan de kandidatenlijsten. Aan een lijst wordt het aantal zetels toegekend, dat overeenkomt met het aantal keer, dat de lijst de kiesdeler gehaald heeft. Het zou toevallig zijn, als er na deze eerste toedeling geen zetels overblijven. Deze zogenaamde restzetels worden meestal achtereenvolgens toegekend aan de lijsten met de grootste stemmenoverschotten. Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting 6
Vervolgens worden per lijst de zetels toebedeeld aan de kandidaten. Dat gebeurt in beginsel in de volgorde, waarin zij op de lijst staan. In het OR-reglement kan echter bepaald zijn, dat lager geplaatste kandidaten op basis van een bepaald aantal persoonlijke voorkeurstemmen bij voorrang in aanmerking komen voor een zetel. Tevens wordt per lijst vastgesteld, in welke volgorde per lijst de niet-gekozen kandidaten aan de beurt komen bij tussentijdse vacatures. Wanneer een lijst zodanig veel stemmen heeft gekregen dat na het berekenen van de kiesdeler blijkt dat het aantal toegekende plaatsen het aantal kandidaten overstijgt, dan worden deze plaatsen als tussentijdse vacatures aangemerkt en moeten hiervoor weer verkiezingen uitgeschreven worden. Na de vaststelling van de uitslag maakt de OR deze bekend aan de bestuurder, de medewerkers, de betrokken vakbonden en degenen, die een vrije lijst hebben ingediend. Daarbij moeten in elk geval vermeld worden: o het aantal geldige stemmen per lijst en per kandidaat; o de gekozen kandidaten; o de reserve-kandidaten in opvolgingsvolgorde per lijst. Stap 12 Installatie van de nieuwe ondernemingsraad De laatste stap en daar ging het allemaal om is de installatie van de nieuwe ondernemingsraad. Wanneer? Soms is daar discussie over omdat de zittende OR nog net iets langer wil blijven zitten om zaken af te maken. In het reglement staat echter een bepaling die aangeeft wanneer het gedaan is met de zittende ondernemingsraad. Artikel 6 lid 2 van de bijgevoegde reglementen luidt: De datum van de verkiezingen ligt niet eerder dan vier weken en niet later dan twee weken voor de afloop van de zittingsperiode van de aftredende leden van de ondernemingsraad. Kortom bij de organisatie van de verkiezingen kan de ondernemingsraad kiezen hoe lang de oude ondernemingsraad nog kan blijven zitten. In de praktijk vindt er meestal binnen 2 weken na de verkiezingen een soort installatie / overdrachtsvergadering plaats. Het is handig als de oude OR een soort testament nalaat waarin een overzicht gegeven wordt van afgehandelde en in behandeling zijnde onderwerpen en de rol van de OR daarbij. Voor de nieuwe OR is wellicht de checklist opstarten OR van belang. Deze kunt u elders op onze website vinden Bilthoven, 24 oktober 2013 / Jo van Saase Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting 7