Basis Selectie Document

Basis Selectie Document voor de processen van de Nederlandse Loodsencorporatie (NLc), Stichting Opleiding en Deskundigheidsbevordering Registerloodsen (STODEL), de regionale loodsencorporaties (rlc s) en Nederlands Loodswezen BV (NLBV) Voor de periode vanaf 1988 Voor de zorgdragers: Loodswezen: Nederlandse Loodsencorporatie (NLc), Stichting Opleiding en Deskundigheidsbevordering Registerloodsen (STODEL), de regionale loodsencorporaties (rlc s) en Nederlands Loodswezen BV (NLBV) BSD Nederlands Loodswezen Versie 1.23 23 januari 2015

Inhoud 1 Documentbeheer... 4 1.1 Wijzigingshistorie... 4 2 Verantwoording... 7 2.1 Doel en werking van het selectiedocument... 7 2.2 Reikwijdte van het selectiedocument... 7 3 Beschrijving organisatie... 9 3.1 Ontstaansgeschiedenis... 9 3.2 Beschrijving organisatiestructuur en organisaties/ organisatieonderdelen... 10 3.2.1 Beroepsorganisatie... 10 3.2.2 De Bedrijfsorganisatie... 11 3.3 Doelen van de NLc, rlc en NLBV... 11 3.4 Wettelijke en niet-wettelijke taken van de verschillende organisaties en... 13 organisatieonderdelen... 13 3.4.1 Verordeningen... 14 3.5 Verhouding tot andere organisaties... 15 3.6 Actorenoverzicht... 16 4 Selectie... 17 4.1 Selectiedoelstelling... 17 4.2 Selectiecriteria... 17 4.3 Processen en informatie... 18 4.4 Processen Loodswezen... 19 5 6 7 Verslag van de Vaststellingsprocedure... 28 Leeswijzer... 29 Selectielijst Processen Loodswezen... 30 7.1 Sturende processen... 30 7.1.1 Algemene Beleidsprocessen... 30 7.1.2 Adviseren... 31 7.1.3 Voeren van structureel overleg... 31 7.1.4 Opleidingen... 33 7.1.5 Juridisch... 37 7.2 Ondersteunende processen... 37 7.2.1 Personeel... 37 7.2.2 Informatievoorziening... 39 7.2.3 Opleidingen... 40 7.2.4 Organisatie... 41 7.2.5 Financiën... 41 7.2.6 Communicatie... 43 Versie 1.23 Pagina 2 van 47

7.2.7 Huisvesting en Middelen... 45 7.2.8 ICT... 47 7.2.9 Beheren Loodsregister... 47 Versie 1.23 Pagina 3 van 47

1 Documentbeheer 1.1 Wijzigingshistorie Datum Auteur Versie Wijziging 17-02-2012 Marleen Pijpelink 0.1 Initiële opzet. 26-03-2012 Marleen Pijpelink 0.2 Na bespreking met Marc Tijthoff enkele processen aangevuld. 25-05-2012 Marleen Pijpelink 0.3 Na workshop met gehele NLc wijzigingen en aanvullingen verwerkt. 28-06-2012 Marleen Pijpelink 0.4 Wijzigingen en aanvullingen NLc na besprekingen verwerkt. 03-07-2012 Marleen Pijpelink 1.0 Layout aangepast en volgnummers toegevoegd. Grondslag verwijderd. 17-09-2012 Marleen Pijpelink 1.1 BV toegevoegd, enkele PIOFACH-processen toegevoegd. 17-10-2012 Marc Tijthoff 1.2 Aanvullingen en up to date versie zoals verstuurd naar de Algemene Raad. 23-10-2012 Marleen Pijpelink 1.3 Goedgekeurd door de Algemene Raad en de besturen Regionale Loodsencorporaties (RLc s) zijn op eigen verzoek toegevoegd als actoren. 10-06-2013 Marleen Pijpelink 1.4 Opmerkingen Nationaal Archief verwerkt. 04-07-2013 Marleen Pijpelink 1.5 Opmerkingen Marc Tijthoff verwerkt. Input van Nationaal Archief en Erfgoedinspectie t.a.v. NLBV verwerkt. 09-07-2013 Marleen Pijpelink 1.6 Input van Nationaal Archief verwerkt. 30-01-2014 Marleen Pijpelink 1.7 Input van Nationaal Archief verwerkt. Versie 1.23 Pagina 4 van 47

Datum Auteur Versie Wijziging 18-03-2014 Marleen Pijpelink 1.8 Input van Nationaal Archief verwerkt. 28-03-2014 Marleen Pijpelink 1.9 Input Marc Tijthoff verwerkt. 03-04-2014 Peter de Vries/Gerjan Hulsegge 1.10 Toevoegen NLBV inning loodsgelden en gedeeltelijk PIOFACH. 15-04-2014 Peter de Vries/Gerjan Hulsegge 1.11 Herstructurering sub processen. 17-04-2014 Marc Tijthoff en Ralph Jansen 1.12 Eindredactie eerste concept. 01-05-2014 Marc Tijthoff en Ralph Jansen 1.13 Input regio s op versie 1.12 verwerkt. 16-05-2014 Marleen Pijpelink 1.14 Verdere input regio s en Nationaal Archief verwerkt. 05-06-2014 Secretariaat 1.15 Redactioneel opgeschoond. 06-06-2014 Marleen Pijpelink en Marc Tijthoff 1.16 Laatste inhoudelijke controle. 16-06-2014 Marc Tijthoff en Ralph Jansen 1.17 Finale wijzigingen n.a.v. overleg Nationaal Archief. 11-07-2014 Marleen Pijpelink 1.18 Laatste opmerkingen Nationaal Archief verwerkt. 22-07-2014 Marc Tijthoff en Ralph Jansen 1.19 Laatste controle voor aanbieding aan Nationaal Archief. 25-07-2014 Secretariaat en Marc Tijthoff 1.20 Redactioneel opgeschoond. 3-11-2014 Marleen Pijpelink 1.21 Opmerkingen deskundige verwerkt. 3-12-2014 Peter de Vries, Marleen Pijpelink, Ralph Jansen, Clarinda van den 1.22 Eindredactie. Versie 1.23 Pagina 5 van 47

Datum Auteur Versie Wijziging Bor en Marc Tijthoff 23-1-2015 Marleen Pijpelink 1.23 Opmerkingen deskundige en Nationaal Archief verwerkt. Versie 1.23 Pagina 6 van 47

2 Verantwoording 2.1 Doel en werking van het selectiedocument Deze selectielijst is primair bedoeld om de archivistische neerslag van de Nederlandse Loodsencorporatie (NLc), de vier regionale loodsencorporaties (rlc s), Stichting Opleiding en Deskundigheidsbevordering Registerloodsen (STODEL) en Nederlands Loodswezen B.V. (NLBV) als archiefvormer te kunnen waarderen. Bij de selectie gaat het er om te bepalen welke gegevensbestanden, behorend bij welk werkproces en berustend bij welke actor, bewaard moeten blijven of op termijn worden vernietigd. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn, op hoofdlijnen een reconstructie te maken van het handelen van het Loodswezen. Indien de neerslag in aanmerking komt voor vernietiging, dan vermeldt de selectielijst een V met een termijn. De termijn gaat in na het einde van het proces, tenzij anders vermeld. 2.2 Reikwijdte van het selectiedocument Onder het begrip Loodswezen wordt het geheel verstaan van de registerloodsen verenigd in de NLc, de vier rlc s, respectievelijk Noord, Amsterdam-IJmond, Rotterdam-Rijnmond en Scheldemonden, STODEL en NLBV, met inbegrip van het daar indienst zijnde personeel en samenwerkingsverbanden van loodsen in de regio s. De NLc en de rlc s zijn beroepsorganen ingesteld volgens publiekrecht en daarmee bestuursorganen als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, onderdeel a, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Zij zijn in volle omvang zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995. Dat betekent dat de Archiefwet 1995 van toepassing is op het gehele archief, inclusief het archief van de bedrijfsvoering. NLBV voert ondersteunende taken uit voor de publiekrechtelijke beroepsorganisaties NLc en rlc s. Dit betekent dat archiefbescheiden die uit deze taken voortkomen vallen onder het zorgdragerschap van de opdrachtgevers, zijnde NLc en rlc s, en dus onder de Archiefwet 1995. Daarnaast int NLBV de loodsgelden. Zij is daarvoor aangewezen door de Algemene Raad. Voor dit deel van de bedrijfsvoering is zij een rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT). Archiefbescheiden die voortkomen uit deze taakinvulling vallen onder de Archiefwet. Om geen twee verscheidene archieven te beheren heeft NLBV er voor gekozen om het gehele archief in te richten conform de vereisten uit of voortkomend uit de Archiefwet en daaruit voortvloeiende regelingen. STODEL is bij de verzelfstandiging van het Loodswezen in het leven geroepen. STODEL is een rechtspersoon naar privaatrecht. STODEL voerde tot 1 januari 2014 openbare gezag taken uit, die voortvloeide uit de zorgtaak van de Algemene Raad en rlc-besturen om te voorzien in een opleiding tot registerloods en het aangaan van leerovereenkomsten met de adspirant-registerloodsen. Vanaf 1 januari 2014 voert STODEL ondersteunende taken uit voor de publiekrechtelijke beroepsorganisaties NLc en rlc s. Per 1 januari 2014 valt de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de gehele opleiding tot registerloods: Master in Maritime Piloting (OTR:MMP) onder de Algemene Raad van de NLc. De leden van de Algemene Raad vormen het Instellingsbestuur van de in 2014 geaccrediteerde HBO-master OTR:MMP. De registerloods is een zelfstandige beroepsbeoefenaar. Hij werkt binnen een samenwerkingsverband. Er zijn drie samenwerkingsverbanden. Deze samenwerkingsverbanden zijn stille maatschappen. Binnen deze stille maatschappen leveren de werkprocessen het samenwerken geen neerslag op in de zin van de Archiefwet 1. De loods adviseert aan boord de kapitein of de verkeersdeelnemer over de door deze te voeren navigatie. De loods mag met instemming van de kapitein optreden als verkeersdeelnemer (artikel 2, eerste lid van de Lw). De verplichting van de registerloods is om zich, in aansluiting op de tijd die de kapitein in acht moet nemen om te melden dat hij van de diensten van een loods gebruik wil maken, daarvoor zich tijdig beschikbaar te stellen. Het loodsproces zelf levert geen eigen neerslag op. Loodsen zijn daarmee geen actor in de zin van de Archiefwet. Daarnaast levert het primaire proces loodsen nauwelijks tot geen neerslag op. In het geval loodsen neerslag opleveren, dan leveren zij dit aan als input voor de benoemde actoren van dit BSD (denk aan het loodscertificaat of het verslag bij een incident) in hun processen. Deze neerslag wordt dan ook daar bewaard volgens de waarderingen zoals gesteld in dit BSD. 1 De neerslag omvat data die voortdurend gewijzigd wordt. Versie 1.23 Pagina 7 van 47

Hoofdstuk 8 van de Loodsenwet regelt de tuchtrechtspraak. Er is een Tuchtcollege gevestigd te s Gravenhage (art. 29 van de Lw). De leden worden benoemd door de Minister van Infrastructuur en Milieu en de Minister van Veiligheid en Justitie (art. 30 van de Lw). Dit Tuchtcollege is zelf zorgdrager van de informatie die voortkomt uit haar eigen processen. Het Loodswezen draagt zodoende geen zorg voor dit archief. De processen zijn vanaf 1988 (de oprichting van het Loodswezen in de huidige samenstelling) en tot 2015 beschreven. De selectielijst is geldig vanaf 1988 (voor zover het archief vanaf die periode nog niet was vernietigd voorafgaand aan de vaststelling van de selectielijst). Deze selectielijst is opgesteld rekening houdend met de taken en producten (verordeningen, adviezen, zienswijzen, bezwaarschriften, besluiten, notulen e.a.). Bij het opstellen van de selectielijst is rekening gehouden met een kader bestaande uit de wet- en regelgeving die betrekking heeft op informatie (verwerking). Er is voor het Loodswezen niet eerder een selectielijst opgesteld, dus er hoeven geen eerdere selectielijsten ingetrokken te worden. De totale selectielijst is, in eerste instantie, opgesteld in opdracht van de Algemene Raad van de NLc, waar STODEL direct bij werd betrokken. De besturen van de rlc s en NLBV zijn op eigen verzoek toegevoegd als actoren. De selectielijst is getoetst en goedgekeurd door de Algemene Raad op 23 oktober 2012 te Hoek van Holland. De Algemene Raad, de besturen van de rlc s en de directie van NLBV zijn de actoren die allen binnen hun bevoegdheid verantwoordelijk zijn voor het beleid en de activiteiten van het Loodswezen. Het bestuur van STODEL is dit tot januari 2014. De totale selectielijst is gecommuniceerd binnen de organisatie en daarbuiten. De Algemene Raad, de besturen van de rlc s en NLBV dragen verder gezamenlijk verantwoordelijkheid voor het onderhoud van deze selectielijst. Versie 1.23 Pagina 8 van 47

3 Beschrijving organisatie 3.1 Ontstaansgeschiedenis In verband met de voorbereiding van de verzelfstandiging van de loodsdienst op 1 september 1988 verenigden de rijksloodsen en de gemeentelijke havenloodsen zich in 1984 in de Federatie van Verenigde Nederlandse Loodsengilden (FVNL). Een belangrijke aanleiding voor de privatisering van het Loodswezen was de wens om de loodsdiensten van het Rijk en van de gemeente Rotterdam samen te voegen. Het voornaamste argument voor de bepleite samensmelting was dat de Minister van Verkeer en Waterstaat de dienstverlening van de loodsdienst wilde verbeteren: de ambtelijke organisatie bleek zich slecht te lenen voor de organisatie van een real-time bedrijf zoals de loodsdienst, die bovendien soepel moet kunnen anticiperen op het sterk wisselende scheepvaartaanbod. Het samenvallen van deze aspecten deed het kabinet besluiten privatisering te onderzoeken, wat ook paste in het regeerakkoord. Daarbij speelde ook het feit dat het loodsen van zeeschepen in de meeste landen door particulieren wordt uitgevoerd een rol. Bovendien, zo werd verder overwogen, zou een geprivatiseerde dienst goed aansluiten bij de wijze waarop de loods zijn functie moet kunnen uitoefenen. In juli 1983 werd de Minister van Verkeer en Waterstaat gemachtigd om overleg te voeren over het beleidsvoornemen van de regering om de loodsdienst te privatiseren en de rijks- en gemeentelijke loodsdiensten in Rijnmond te integreren. De minister stelde in december 1984 de Coördinerende Raad in, welke drie leden telde: een adviseur-coördinator (die de Minister diende te adviseren), te weten de heer R.F. van Heusden, de directeur-generaal Scheepvaart en Maritieme Zaken, de heer dr. J. van Tiel, en de directeur van het Gemeentelijk Havenbedrijf Rotterdam, de heer ir. H. Molenaar. Een zestal werkgroepen werd gevormd, waarin ook de loodsen zitting namen. De belangrijkste werkgroepen waren de juridische werkgroep en de financiële werkgroep. Al snel werd de Coördinerende Raad aangeduid als Commissie Van Heusden. De kernpunten van het overleg tussen de loodsen en de Coördinerende Raad zijn: De zogenaamde loodsplicht (de in de Scheepvaartverkeerswet neergelegde plicht om van de diensten van een loods gebruik te maken); De relatie tussen de loodsdienst en de verkeersdienst, in het bijzonder het exclusieve adviesrecht van de loods, ook bij advisering vanaf de wal door middel van de radarketens (Loodsen op Afstand); Het nieuwe Scheldereglement, waarin de loodsplicht en de verdeling van de geloodste scheepvaart tussen België en Nederland werd geregeld voor wat betreft de zogenaamde Scheldevaarders (schepen die over de Schelde naar een Belgische haven varen); Het mee verzelfstandigen van en de zeggenschap over de ondersteunende organisatie, zoals bemanning van loodsboten, besteldiensten en kantoormedewerkers; De door de loodsen te betalen som voor de overname van het materieel (loodsvaartuigen, tenders en gebouwen); Het deel van de loodsgelden ten behoeve van de loodsen en de ondersteunende dienst; en Tot slot het op basis van opgebouwde rechten door het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds aan het Loodsenberoepspensioenfonds over te dragen bedrag. De loodsplicht, het Scheldereglement en de relatie tussen loodsdienst en verkeersdienst zijn onderwerpen die op de keper beschouwd los van de verzelfstandiging behandeld hadden kunnen worden, maar voor de loodsen waren het breekpunten in het overleg. In de loop van het overleg ging de FVNL over in de NLc. De NLc was als opvolger van de FVNL een vereniging en moet niet worden verward met de in de Loodsenwet genoemde NLc. Het advies van de Coördinerende Raad, gebaseerd op de besprekingen in werkgroepen en het overleg met de loodsenorganisatie (FVNL), was in december 1985 gereed. Het week slechts in beperkte mate af van de standpunten die door de loodsen vóór het overleg waren ingenomen. Het advies vormde de basis voor het overleg tussen de minister en de loodsen, dat in januari 1986 van start ging. Dit overleg werd gevolgd door een nieuwe periode van uitvoerig overleg tussen de loodsen en het ministerie, onder leiding van de adviseur/coördinator, gevolgd door besprekingen tussen de minister en de loodsen in oktober 1987. Dit was het point of no return. Versie 1.23 Pagina 9 van 47

Het overleg over tal van uitwerkingsaspecten werd voortgezet tot aan de datum van verzelfstandiging. In oktober 1987 werd het voorstel van wet, dat de wettelijke basis moest gaan vormen voor een verzelfstandigde loodsenorganisatie (de Loodsenwet), bij de Tweede Kamer ingediend en kort daarop goedgekeurd. De Eerste Kamer stemde in juli 1988 in met de Loodsenwet en de daarmee samenhangende Scheepvaartverkeerswet. Beide wetten werden op 7 juli 1988 gepubliceerd en op 1 september 1988 was de verzelfstandiging een feit. Uiteindelijk is gekozen voor de benaming verzelfstandiging, omdat alleen de uitvoerende taken werden geprivatiseerd; de vaststelling van het beleid inzake de loodsplicht en de loodsgeldtarieven bleef een directe verantwoordelijkheid van de Minister van Verkeer en Waterstaat. Op 1 september 1988 werden de bijna achthonderd rijks- en havenloodsen zogenaamde registerloodsen en in die hoedanigheid zelfstandig (vrije) beroepsbeoefenaar en fiscaal ondernemer. Het huidige Loodswezen is de algemene noemer waaronder diverse organisaties opereren die ervoor zorgen dat de registerloodsen kunnen loodsen. De Loodsenwet levert de wettelijke basis daarvoor. De registerloodsen zijn werkzaam als zelfstandige beroepsbeoefenaren. Zij verkrijgen de hoedanigheid van registerloods door inschrijving in het loodsenregister zodra zij voldaan hebben aan de wettelijke eisen inzake opleiding en bekwaamheid. 2 3.2 Beschrijving organisatiestructuur en organisaties/organisatieonderdelen Het Loodswezen bestaat uit een beroepsorganisatie en een bedrijfsorganisatie. Het Loodswezen is een containerbegrip: het is een verzamelnaam van organisaties die zich bezighouden met het loodsen en beloodsen van zeeschepen op de daarvoor aangewezen scheepvaartwegen. Er is een onderscheid te maken tussen een beroepsorganisatie en een bedrijfsorganisatie en daarnaast is er nog een onderverdeling in landelijk en regionaal. 3.2.1 Beroepsorganisatie 3.2.1.1 Landelijk georganiseerde registerloodsen: NLc De gezamenlijke registerloodsen vormen de NLc, een bij wet in het leven geroepen openbaar lichaam van beroep. De verschillende organen binnen de NLc hebben wettelijke taken die zijn vastgelegd in de Loodsenwet. De NLc is een publiekrechtelijke organisatievorm. De belangrijkste taken van de NLc zijn: Het verzorgen van de opleiding tot registerloods: Master in Maritime Piloting (OTR:MMP); Het bevorderen van een behoorlijke beroepsuitoefening; Het bevorderen van de vakbekwaamheid; Het geven van voorlichting over onderwerpen die voor registerloodsen van belang zijn; Het geven van advies aan de Minister van Infrastructuur en Milieu (I&M) inzake de uitvoering van de Loodsenwet; Het opstellen van verordeningen die in het belang zijn van een goede beroepsuitoefening, doelmatige dienstverlening, sociale voorzieningen voor registerloodsen en nabestaanden van overleden registerloodsen; Beheer van het Loodsenregister; Het jaarlijks bij de aangewezen toezichthouder indienen van een tariefvoorstel, gebaseerd op een door de ledenvergadering vastgesteld kostentoerekeningssysteem; en Het waarborgen en bevorderen van de kwalitatieve dienstverlening van de beroepsgroep. De corporatie heeft een voorzitter, een Algemene Raad en een ledenvergadering. De voorzitter vertegenwoordigt de corporatie. De Algemene Raad voert het geldelijk beheer en het overige bestuur, waarmee zij invulling geeft aan het landelijk bestuur. De registerloodsen zijn allen lid van de NLc. De Algemene Raad zelf bestaat uit de voorzitter NLc en de voorzitters van de rlc s. De rlc s worden dus vertegenwoordigd in de NLc door hun voorzitters. De NLc wordt in de uitoefening van haar taken ondersteund door NLBV en de staf van de NLc. Deze staf bestaat anno 2014 uit: de secretaris, twee juridisch stafmedewerkers en een bestuurssecretaresse. 2 Tweede Kamer, vergaderjaar 1988-1989, 21 210, nrs. 1-2 Versie 1.23 Pagina 10 van 47

3.2.1.2 Regionaal georganiseerde registerloodsen: rlc Waar de NLc de landelijke vertegenwoordiging is van de registerloodsen, daar zijn de rlc s de regionale vertegenwoordigingen van de registerloodsen. De rlc s zijn geen organen binnen de NLc en staan hier los van. Regionale loodsencorporaties (rlc s) worden in de regio s gevormd door alle registerloodsen uit de betreffende regio's. De namen en de vestigingsplaatsen van de regionale loodsencorporaties zijn als volgt: Noord te Delfzijl; Amsterdam-IJmond te IJmuiden; Rotterdam-Rijnmond te Rotterdam; en Scheldemonden te Vlissingen. Ze kennen elk drie organen: de voorzitter, het bestuur en de ledenvergadering. Het bestuur bestaat uit de voorzitter van de rlc en: Ten minste twee en ten hoogste vier leden voor regionale corporaties die niet meer dan honderd leden tellen; en Ten minste twee en ten hoogste zes leden voor regionale corporaties die meer dan honderd leden tellen. De voorzitter vertegenwoordigt de corporatie. Het bestuur voert het geldelijk beheer en het overige bestuur. De registerloodsen in de betreffende regio zijn allen lid van de rlc. De rlc wordt in de uitoefening van haar taken ondersteund door medewerkers van NLBV en de staf van de NLc. Naast de regionale zorg voor het beroep van registerloods en de kwaliteit daarvan, heeft elk bestuur óók tot taak te zorgen voor voldoende aspiranten. Dit met het oog op het op peil houden van de dienstverlening aan de scheepvaart. Verder zijn de rlc-besturen verantwoordelijk voor de regionale opleidingen, die mede kunnen worden verzorgd door STODEL. 3.2.1.3 Opleiding: STODEL Vanaf de verzelfstandiging van het Loodswezen is een stichting in het leven geroepen. Het betreft de: Stichting Opleiding en Deskundigheidsbevordering Registerloodsen (STODEL). Deze Stichting kent een autonoom bestuur en heeft onder andere als doel het ondersteunen van het verzorgen van de opleidingen van registerloodsen en examinering. De bestuurlijke verantwoordelijkheid van de opleidingen valt onder de Algemene Raad of als het regionale opleidingen betreft onder de verantwoordelijkheid van de regionale besturen. 3.2.2 De Bedrijfsorganisatie 3.2.2.1 NLBV De taken van NLBV zijn ondersteunend van aard en betreffen onder andere de inning van het loodsgeld, de planning en het transport van loodsen (dit heet beloodsen). De registerloodsen zijn aandeelhouder van NLBV. NLBV ondersteunt de NLc en de rlc s in de PIOFACH-processen. Dit is historisch zo gegroeid; echter het is nooit op papier vastgelegd. Er is binnen het Loodswezen geen gedwongen winkelnering. Het staat de NLc en rlc s vrij om bijvoorbeeld haar IT en Huisvesting naar een andere partij, buiten NLBV te outsourcen. NLBV heeft de serverruimte op twee locaties in Nederland ondergebracht. De dagelijkse ondersteuning van workstations en laptops, mobiele telefonie worden rechtstreeks door medewerkers van NLBV zelf gefaciliteerd. 3.3 Doelen van de NLc, rlc en NLBV De NLc geeft in haar visiedocument 2011-2025, door haar ledenvergadering ingestemd op 26 april 2011 te Rotterdam, te kennen dat zij de hierna opgesomde ambities nastreeft. Het visiedocument is tot stand gekomen in samenwerking met de besturen van de rlc s. Het geeft de landelijk gedragen ambities weer. De ambities van de rlc s komen in grote lijnen overeen, zij het dat de ambities op regionaal niveau zijn vastgelegd binnen de betreffende regio. NLBV streeft ernaar om zo optimaal binnen het Loodswezen te faciliteren. Het missie, visie en strategiebeleid van de BV wordt voor een termijn van meestal 4 jaar vastgesteld en valt logische wijze binnen de ambities van de beroepsorganisatie. Binnen dit document zal zodoende alleen ingegaan worden op de ambities van de NLc. Deze ambities raken allen het informatiebeleid. Het raakt in alle gevallen het verzamelen, beheren, beheersen, creëren en controleren van informatie die voortkomt uit de doelen en processen zoals beschreven in paragraaf 3.3.: De NLc dient te zorgen dat de gekozen bestuurders van de registerloodsen adequaat worden voorbereid en begeleid op het besturen en managen van een professionele beroeps- en bedrijfsorganisatie; De NLc vertegenwoordigt de beroepsgroep in internationale en nationale organen; Versie 1.23 Pagina 11 van 47

De NLc wil bijdragen aan innovatieve ontwikkelingen en wenst een leidende rol te spelen bij nieuwe nog te ontwikkelen vormen van dienstverlening betreffende het loodsen van schepen en het ondersteunen van de logistieke keten van het scheepvaartverkeer; De NLc maakt onderdeel uit van een innovatieplatform waarin intensief samengewerkt wordt met andere nautische dienstverleners en verantwoordelijke autoriteiten met als doel de ketencapaciteit optimaal te benutten; Door middel van opleiding, kennisontwikkeling en vernieuwing streeft de NLc naar continue verbetering van de beroepsuitoefening en vakbekwaamheid; De NLc is normsteller van de beroepsgroep. Onze ambitie is om de beroepsgroep te stimuleren om de hoogst mogelijke kwaliteit van dienstverlening te leveren en dat is naast de kapitein aan boord van het te beloodsen schip; De NLc is de gesprekspartner voor innovatieve ontwikkelingen binnen de nautische sector en staat open voor een dialoog die betrekking heeft op nog te ontwikkelen vormen van dienstverlening betreffende het loodsen van schepen en het ondersteunen van de logistieke keten van het scheepvaartverkeer; De NLc wil beschikken over een volwaardig opleidings- en kennisinstituut. Dit instituut zorgt voor geaccrediteerde opleidingen, cursussen en trainingen betreffende het beroep en aanverwante nautische onderwerpen; De NLc beschikt over actuele nautische kennis, ontwikkelt deze en ontsluit deze optimaal voor intern en extern gebruik; De NLc ontwikkelt een gestructureerde permanente educatie voor registerloodsen; De NLc wil in samenwerking met de Regionale Loodsencorporaties (rlc s) een onmisbare partner zijn en blijven van de verantwoordelijke partij(en) voor de veiligheid in en om de havens; De NLc streeft naar een toonaangevende rol bij het ontwikkelen en uitvoeren van verkeersmanagement in Nederlandse havens en in de aanloop naar Nederlandse havens; De NLc wil investeren in het versterken van onze relaties met alle belanghebbenden. Dit doen wij door actief te participeren in allerlei groeperingen; De NLc wil verder professionaliseren, zodat zij kan anticiperen op ontwikkelingen die betrekking hebben op het loodsenberoep; De NLc wil een open, transparante, moderne beroepsorganisatie zijn die doelgericht en doelmatig functioneert; De NLc wil haar leden adequaat op de hoogte houden van alle ontwikkelingen die relevant zijn voor het beroep en de organisatie; en De NLc wil een bestuursorgaan zijn die uitgenodigd wordt om haar inbreng te leveren binnen de ontwikkeling van nationaal en internationaal nautisch beleid. Versie 1.23 Pagina 12 van 47

3.4 Wettelijke en niet-wettelijke taken van de verschillende organisaties en organisatieonderdelen Overzicht van wet- en regelgeving voor het Loodswezen relevant voor deze selectielijst: Wet- en regelgevingen artikel Loodsenwet Artikel nrs. 4, 13, 15, 21, 26, 9 Toezichthouder Onderdeel Gerelateerde Taken Minister van I&M(artikel 46, lid 1) NLc, rlc s Opstellen, vaststellen, evalueren en wijzigen. Scheepvaartverkeerswet Artikel 15a, 15b Artikel 15ba betreft NLBV en gaat over het aan leveren van informatie aan NLC en rlc Compatibiliteitswet: Artikel 91, lid 1, d ACM (artikel 27a en verder) Tuchtcollege (artikel 28 en verder) Minister van I&M Algemene Rekenkamer Gemeenschappelijke Nautische Autoriteit NLBV, NLc, rlc s Verordeningen, adviseren Kabinet over maritieme zaken. Bepalen, vaststellen en verantwoorden tariefvoorstel en kostentoerekeningssysteem, voeren overleg en correspondentie met AMC, verzorgen financiële rapportages, bevorderen van vakbekwaamheid, voorlichting. Opstellen, vaststellen, evalueren en wijzigen financieel besluit, aanwijzing NLBV voor de inning loodsgelden. ACM NLBV Innen van loodsgelden. Hierin staat dat NLBV een bij wet geregelde taak uitoefent en daartoe geheel of gedeeltelijk wordt bekostigd uit de opbrengst van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen. Register van de Algemene Rekenkamer Algemene Rekenkamer NLBV Wettelijke taken van de NLBV: Innen van de loodsgelden. In het register van de Algemene Rekenkamer staat NLBV vermeld als RWT (Rechtspersoon met wettelijke taak). Wet bescherming persoonsgegevens College Bescherming Persoonsgevens NLc, rlcs, NLBV Archiefbeheer, Informatievoorziening, personeelstaken. Versie 1.23 Pagina 13 van 47

Wet- en regelgevingen artikel Wet openbaarheid van bestuur Toezichthouder Onderdeel Gerelateerde Taken Burger NLc, rlc s Afhandelen WOB-verzoeken. Archiefwet 1995 Erfgoedinspectie NLc, rlc s, NLBV Archiefbeheer, Informatievoorziening. Algemene wet bestuursrecht Burger NLc, rlc s Maken van beleid. Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek Hoofdstuk 5a Loodsenwet Onderwijsinspectie NLc-STODEL Opleiding tot registerloods: Master in Maritime Piloting. Ledenvergadering rlc en Algemene Raad STODEL, rlc s Opleidingen voor registerloodsen. Scheldereglement Commissarissen van de Vlaamse en Nederlandse overheid in de Permanente Commissie van Toezicht op de Scheldevaart. NLc en met name rlc Scheldemonden en NLBV Loodsen in de Westerschelde. Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en de Bondsrepubliek Duitsland tot regeling van de samenwerking in de Eemsmonding (Eems- Dollardverdrag) en het Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en de Bondsrepubliek Duitsland betreffende het gebruik en beheer van de territoriale zee van 3 tot 12 zeemijlen De Eemscommissie en Commissarissen van de Nederlandse en Duitse overhead in de de Westereems Commissie NLc en met name rlc Regio Noord en NLBV Loodsen in de Eemsmonding. 3.4.1 Verordeningen De ledenvergadering van de NLc heeft een controlerende taak en een wettelijke taak ten aanzien van het vaststellen van verordeningen. De Minister van I&M heeft hierbij preventieve dan wel repressieve bevoegdheden. Bestaande verordeningen tot nu toe zijn: Versie 1.23 Pagina 14 van 47

Verordening Dienstverleningsverordening registerloodsen; Bevoegdhedenverordening registerloodsen 1995; Kernomschrijving Regelt de dienstverlening en de samenwerking van loodsen; Regelt de bevoegdheden van loodsen die in het loodsenregister staan ingeschreven; Financiële verordening Loodswezen; Regelt de vaststelling ten aanzien van de bedragen, de verschuldigdheid daarvan, de maatstaven voor de vaststelling, alsmede de betaling met betrekking tot: a. de diensten van registerloodsen; b. de door de algemene raad en de besturen van de regionale corporaties krachtens deze wet te verzorgen taken; c. de taken ten behoeve van de door de registerloodsen te verlenen diensten. Deelnemings-en inschrijvingsverordening registerloodsen 2014; Omschrijft een bewijs tot deelname aan de opleiding en een beschrijving van een verklaring van de inschrijving in het Loodsenregister. Tevens is de doorhaling van de inschrijving in het Loodsenregister geregeld; Pensioensverordening voor registerloodsen; Regelt de verplichte deelneming van een collectieve pensioen voor registerloodsen, het aanwijzen van een pensioenfonds en het bestuur van dit pensioenfonds; Vergaderverordening Nederlandse loodsencorporatie; Regelt een geordend verloop van de vergadering van de Nederlandse loodsencorporatie; Loodsenregisterverordening; Voorschriftenverordening registerloodsen; en Regelt het beheer van het Loodsenregister; Regelt de door registerloodsen bij de uitoefening van hun taak te gebruiken navigatie- en communicatiemiddelen, de wijze van loodswissel,, de wijze van beëindiging van de loodsreis, en overige onderwerpen van operationele aard. Beroepsuitoefeningsverordening registerloodsen. Regelt onder welke voorwaarden een loods zijn beroep mag en of moet uitoefenen. 3.5 Verhouding tot andere organisaties Zoals eerder gezegd heeft de ledenvergadering van de NLc een controlerende taak en een wettelijke taak ten aanzien van het vaststellen van verordeningen. De minister van Infrastructuur en Milieu (I & M) heeft hierbij preventieve dan wel repressieve bevoegdheden. De NLc geeft ook advies met betrekking tot wet- en regelgeving. Dit advies geeft zij meestal in een brief. Ze geeft input aan het Ministerie van I&M over bijvoorbeeld nieuwe wet- en regelgeving. Met het Ministerie van I&M wordt overleg gevoerd met de Directeur Maritieme Zaken en staf. De notulen en agenda s worden ook bewaard door het Ministerie van I&M. Zij zijn de initiatiefnemer. Daarnaast wordt overleg gevoerd binnen het Overleg Infrastructuur en Milieu. Voornamelijk verkrijgt de NLc in het overleg documentatiemateriaal van I&M ter informatie. Andere toezichthouders op het Loodswezen als geheel zijn: Algemene Rekenkamer; Autoriteit Consument & Markt (ACM); Erfgoedinspectie; Fiscus; Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV); Scheepvaartinspectie; Onderwijsinspectie; en Nederlands Vlaams accreditatie organisatie. Van deze toezichthouders grijpt het toezicht door de ACM het meest in op de taak van het Loodswezen waardoor deze dan ook terug te vinden is in de processen als benoemd in hoofdstuk 7. Versie 1.23 Pagina 15 van 47

3.6 Actorenoverzicht Onder het begrip Loodswezen wordt het geheel verstaan van de registerloodsen verenigd in de NLc, de vier rlc s respectievelijk Noord, Amsterdam-IJmond, Rotterdam-Rijnmond en Scheldemonden, STODEL, NLBV, met inbegrip van het daar in dienst zijnde personeel en samenwerkingsverbanden van loodsen in de regio s 3. Aangezien dit document feitelijk een integratie betreft van BSD s van deze entiteiten zijn in hoofdstuk 7 vaak meerdere actoren per proces benoemd. De Algemene Raad van de NLc, de besturen van de rlc s en de directie NLBV zijn in deze de belangrijkste actoren. Daarnaast worden commissies en werkgroepen door de Algemene Raad ingesteld die onder haar archiefverantwoordelijkheid opereren. Algemene Raad van de NLc en besturen rlc s zijn ook zorgdrager voor de taken die NLBV uitvoert voor de NLc en rlc s. Voor wat betreft zaken aangaande NLBV zelf is de directie NLBV zorgdrager. Vanaf de verzelfstandiging is een stichting in het leven geroepen. Het betreft STODEL. Deze Stichting kent een autonoom bestuur en heeft als doel het ondersteunen van het verzorgen van de landelijke opleiding tot registerloods en examinering. Het bestuur is de actor in archiefwettelijke zin. Vanaf 1 januari 2014 valt de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de opleiding tot registerloods onder de Algemene Raad van de NLc. Daarmee wordt de Algemene Raad van de NLc zorgdrager en dus actor voor STODEL. De verschillende organen binnen de NLc hebben wettelijke taken die zijn vastgelegd in de Loodsenwet. De vier besturen van de rlc s zijn ook zorgdrager in de archiefwettelijke zin en participeren als actoren in de selectielijst voor de genoemde processen zodat ook zij de selectielijst kunnen gebruiken voor hun archiefbeheer. 3 Zie voor de uitleg over de samenwerkingsverbanden 3.6. Versie 1.23 Pagina 16 van 47

4 Selectie 4.1 Selectiedoelstelling De doelstelling van de selectie is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn een reconstructie te maken van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. In deze selectielijst worden de processen van de verschillende organen geselecteerd op hun bijdrage aan de realisering van de selectiedoelstelling. Bij de selectie gaat het er om welke gegevensbestanden, behorend bij welk werkproces en berustend bij welke actor bewaard moeten blijven met als doel dat met het te bewaren materiaal op hoofdlijnen een reconstructie gemaakt kan worden van het (handelen van) van het Loodswezen. Indien de neerslag in aanmerking komt voor vernietiging dan vermeldt de selectielijst een V met een termijn. De termijn gaat in na het einde van het proces, tenzij anders vermeld. 4.2 Selectiecriteria Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de stukken in de selectielijst gewaardeerd aan de hand van onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door de Permanente Commissie Documentaire Informatieverzorging (PC DIN) en het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap (KNHG): Selectiecriteria Processen die gewaardeerd worden met B(ewaren) Algemeen selectiecriterium Toelichting 1. Processen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen. Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten. 2. Processen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen. Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid. 3. Processen die betrekking hebben verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren. Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie. 4. Processen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen. Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan. 5. Processen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt. Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken. Versie 1.23 Pagina 17 van 47

Selectiecriteria 6. Processen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten. Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving. Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde processen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. 4.3 Processen en informatie Een proces is een serie achtereenvolgende activiteiten die leidt tot een resultaat, een product of een dienst. Door de organisatie wordt gecontroleerd of de processen nog binnen de kwaliteitsnormen van de kaders en plannen blijven. Hier wordt over gerapporteerd aan de zorgdragers. Een proces wordt ondersteund door mensen en middelen. Processen worden vaak geïnitieerd door informatie. Output van een proces is vaak informatie. Processen leveren sowieso informatie op. Informatie hoort in de context van het proces te worden bewaard. 4 Deze eis is er om de juiste context te kunnen meegeven aan documenten en te kunnen bewijzen dat een document authentiek is: dat het datgene is dat het zegt dat het is. Het gaat dan om een verband van dossiers, zaken, documenten en werkprocessen. 5 Kennis van de processen van de organisatie is daardoor belangrijk voor de ordening van de informatie in dossiers en zaken. Sterker nog, processen en informatie worden steeds lastiger te scheiden, zeker in een digitale omgeving 6. Veel informatie wordt immers vastgelegd en verspreid via digitale middelen vanuit het proces. In deze selectielijst worden de werkprocessen van de organisaties binnen het Loodswezen gewaardeerd. Onderstaand een door de organisatie herkende beschrijving van de belangrijkste primaire, beleids- of ondersteunende processen. Deze processen zijn in een eerder stadium op hoofdlijnen geïdentificeerd voor het hele Loodswezen. 4 Archiefregeling 2009, Artikel 17: De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; b. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; 5 Archiefregeling 2009, Artikel 17: Het behoud van de onderlinge samenhang van de documenten die in een werkproces zijn gecreëerd en samengebracht (fysiek of virtueel) in een dossier is van cruciaal belang voor de interpretatie van de archiefbescheiden, de authenticiteit en de reconstructie van de bedrijfsactiviteit waaruit zij voortkomen en waarvan zij een weerspiegeling zijn. 6 Archiefregeling 2009, 3.3, Hoofdstuk 3: Informatiebeheer is essentieel voor de uitvoering van taken en moet daarin geïntegreerd zijn. Dat geldt zeker in een digitale omgeving, waar scheiding van bedrijfsprocessen en informatie- en archiefmanagement in feite onmogelijk is. Versie 1.23 Pagina 18 van 47

Gekeken naar de eerder genoemde taken van de NLc valt op dat de NLc en rlc processen vooral de sturende processen en de overlegprocessen van het Loodswezen beslaan. De STODEL processen omhelzen de opleidingsprocessen voor (aspirant-)loodsen. De ondersteunende processen betreffen onder andere de inning van het loodsgeld, de planning en het transport van loodsen (dit heet beloodsen) en de daarbij behorende administratie: dit zijn de taken van het Nederlands Loodswezen BV. De NLc heeft haar PIOFACH-taken uitbesteed aan NLBV. Er is binnen het Loodswezen geen gedwongen winkelnering. Het staat de NLc vrij om deze taken bij een andere partij, buiten NLBV te beleggen. 4.4 Processen Loodswezen Het werkterrein van het Loodswezen, vallend onder de Archiefwet, kan worden onderverdeeld in onderstaande processen: Sturende processen Hoofdproces Subproces Nr Beleid Ontwikkelen, vaststellen en evalueren van beleid. 1 Het ontwikkelen, vaststellen en evalueren van reglementen. 2 Beleid Loodswezen Opstellen en vaststellen van het jaarplannen en begrotingen. 3 Beleid Loodswezen Opstellen en vaststellen van jaarverslagen en jaarrekeningen. 4 Versie 1.23 Pagina 19 van 47

Sturende processen Hoofdproces Subproces Nr Adviseren Politiek Adviseren Leden van het Kabinet over haar beleid omtrent maritime zaken e.a.. 5 Adviseren Leden van het Kabinet over wet- en regelgeving, waaronder maritieme zaken e.a.. 6 Adviseren aan derden. 7 Structureel overleg Het voeren van intern (werk)overleg. 8 Voeren van het overleg van de Algemene Raad. 9 Voeren van de ledenvergadering. 10 Voeren van extern nationaal en internationaal overleg. 11 Voeren van overleg met Ministerie van I&M, Directeur-Generaal Maritieme Zaken. 12 Opleidingen Verzorgen werving en selectie aspiranten. 13 Ontwikkelen, innoveren en beheren van het onderwijsprogramma en het onderwijscurriculum. 14 Aanwijzen van opleidingen met een bindend studieadvies. 15 Vaststellen van afwijzingscriteria voor bindende studieadviezen. 16 Uitvoeren van de jaarlijkse studievoortgangscontrole en het doen van mededeling hierover aan aspiranten. 17 Voeren van overleg met de toelatingscommissie. 18 Versie 1.23 Pagina 20 van 47

Sturende processen Hoofdproces Subproces Nr Voeren van overleg met opleidingscommissie en examencommissie. 19 Zorgdragen voor kwaliteitszorg en accreditatie. 20 Voorbereiden en begeleiden van interne en externe audits bij een opleiding. 21 Coachen, trainen en opleiden van instructeurs en examinatoren. 22 Plannen en roosteren van het onderwijs. 23 Beheren van de aspirantenadministratie. 24 Plannen en afnemen van examens. 25 Afgeven van diploma s en certificaten. 26 Beoordelen van eerder verworven competenties en het verlenen van vrijstellingen. 27 Ontwikkelen voorlichtingsmateriaal opleiding. 28 Verstrekken van inlichtingen met betrekking tot onderwijs, onderzoek en werving en selectie. 29 Juridisch Opstellen, adviseren over, vaststellen, evalueren en wijzigingen verordeningen en (nadere) voorschriften. 30 Voeren van juridische procedures. 31 Versie 1.23 Pagina 21 van 47

Ondersteunende processen Hoofdproces Subproces Personeel Opstellen en vaststellen van het personeelsbeleid. 32 Zorgdragen voor de vastlegging van gegevens betreffende werving, selectie, indiensttreding en dienstbetrekking van medewerkers. 33 Verzorgen administratie (bijzonder) verlof. 34 Toekennen van vergoedingen en gratificaties. 35 Aanvragen van arbeidsongeschiktheidsverklaringen. 36 Nemen van disciplinaire maatregelen. 37 Ondersteunen mobiliteit, ouderenbeleid en outplacement. 38 Afhandelen van bezwaarschriften van medewerkers. 39 Medezeggenschap. 40 Initiëren van de bedrijfshulpverleningsactiviteiten (BHV). 41 Informatievoorziening Opstellen en vaststellen informatiebeleid. 42 Opstellen en vaststellen informatiebeveiligingsplan. 43 Beheren, bewerken en inventariseren van archiefbescheiden. 44 Ontwikkelen, vaststellen en beheren van beheersinstrumenten. 45 Opleidingen Faciliteren opleiding en training medewerkers. 46 Organisatie Structureren en vastleggen organisatie. 47 Financiën Formuleren en vaststellen financieel beleid. 48 Versie 1.23 Pagina 22 van 47

Ondersteunende processen Hoofdproces Subproces Voeren overleg en correspondentie met ACM (Autoriteit Consument en Markt). 49 Bepalen, vaststellen en verantwoorden tariefvoorstel voor het loodsen. 50 Bepalen vaststellen en verantwoorden kostentoerekeningssysteem Loodswezen. 51 Verzorgen financiële rapportages. 52 Inkopen en verkopen van goederen, diensten en werken. 53 Ontvangen goederen. 54 Afhandelen betalingen en vorderingen. 55 Beheren van de financiële administratie, waaronder de salarisadministratie. 56 Inning loodsgelden. 57 Het voeren van het beheer van verzekeringen. 58 Communicatie Formuleren en vaststellen communicatiebeleid. 59 Afhandelen WOB-verzoeken. 60 Afhandelen klachten zonder gevolgen voor beleid. 61 Afhandelen klachten met gevolgen voor beleid. 62 Beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven, departementsleiding, dienstonderdelen, personeel, instellingen, overheidsorganen en andere landen met betrekking tot het beleidsterrein scheepvaart en maritieme zaken. 63 Versie 1.23 Pagina 23 van 47

Ondersteunende processen Hoofdproces Subproces Uitvoeren van communicatiebeleid. 64 Verzorgen interne communicatie. 65 Verzorgen communicatie naar de loodsen. 66 Verzorgen communicatie met politiek, toezichthouders en externen. 67 Huisvesting Verwerving, onderhoud en beheer van gebouwen. 68 Bouw, uitbreiding en inrichting huisvesting. 69 Verwerving, onderhoud, beheer en gebruik ligplaatsen en vaartuigen. 70 Verwerving, onderhoud, beheer en gebruik veiligheidsmiddelen voor vaartuigen. 71 Planning en inzet helikopter. 72 ICT Het ter beschikking stellen van ICT-producten en diensten. 73 Beheren ICT-systemen,hard- en software. 74 Versie 1.23 Pagina 24 van 47

Eerder werden de ambities/doelen genoemd waarmee de ledenvergadering heeft ingestemd op 26 april 2011. Deze ambities corresponderen met taken, de neerslag van deze taken is terug te vinden bij de processen. Hieronder wordt inzichtelijk gemaakt welke ambities corresponderen met welke taken: Ambities De NLc dient te zorgen dat de gekozen bestuurders van de registerloodsen adequaat worden voorbereid en begeleid op het besturen en managen van een professionele beroeps- en bedrijfsorganisatie; De NLc vertegenwoordigt de beroepsgroep in internationale en nationale organen; Werkprocessen Faciliteren opleiding & training medewerkers Loodswezen. Voeren van extern overleg. De NLc wil bijdragen aan innovatieve ontwikkelingen en wenst een leidende rol te spelen bij nieuwe nog te ontwikkelen vormen van dienstverlening betreffende het loodsen van schepen en het ondersteunen van de logistieke keten van het scheepvaartverkeer; Adviseren Leden van het Kabinet met betrekking tot maritieme zaken. De NLc maakt onderdeel uit van een innovatieplatform waarin intensief samengewerkt wordt met andere nautische dienstverleners en verantwoordelijke autoriteiten met als doel de ketencapaciteit optimaal te benutten. Voeren van extern overleg Adviseren Leden van het Kabinet met betrekking tot maritieme zaken. Door middel van opleiding, kennisontwikkeling en vernieuwing streeft de NLc naar continue verbetering van de beroepsuitoefening en vakbekwaamheid; De NLc is normsteller van de beroepsgroep. Onze ambitie is om de beroepsgroep te stimuleren om de hoogst mogelijke kwaliteit van dienstverlening te leveren en dat is naast de kapitein aan boord van het te beloodsen schip; Opleidingstaken van STODEL. Opleidingstaken van STODEL. De NLc is de gesprekspartner voor innovatieve ontwikkelingen binnen de nautische sector en staat open voor een dialoog die betrekking heeft op nog te ontwikkelen vormen van dienstverlening betreffende het loodsen van schepen en het ondersteunen van de logistieke keten van het scheepvaartverkeer; Voeren van extern overleg. De NLc wil beschikken over een volwaardig opleidings- en kennisinstituut. Dit instituut zorgt voor geaccrediteerde opleidingen, cursussen en trainingen betreffende het beroep en aanverwante nautische onderwerpen; Opleidingstaken van STODEL. Versie 1.23 Pagina 25 van 47

Ambities De NLc beschikt over actuele nautische kennis, ontwikkelt deze en ontsluit deze optimaal voor intern en extern gebruik; Werkprocessen De nautische kennis vormt de basis voor het lesmateriaal voor de beroepsgroep en wordt ook in dit materiaal verwerkt. Zodoende beschikt de NLc over actuele nautische kennis, ontwikkelt deze en ontsluit deze optimaal voor intern gebruik. Tevens worden vragen van individuele burgers, bedrijven, dienstonderdelen, personeel, instellingen, overheidsorganen en andere landen met betrekking tot het beleidsterrein scheepvaart en maritieme zaken beantwoord. De NLc ontwikkelt een gestructureerde permanente educatie voor registerloodsen; Opleidingstaken van STODEL. De NLc wil in samenwerking met de Regionale Loodsencorporaties (Rlc s) een onmisbare partner zijn en blijven van de verantwoordelijke partij(en) voor de veiligheid in en om de havens; Faciliteren opleiding & training medewerkers Loodswezen. De NLc streeft naar een toonaangevende rol bij het ontwikkelen en uitvoeren van verkeersmanagement in Nederlandse havens en in de aanloop naar Nederlandse havens; Adviseren Leden van het Kabinet met betrekking tot maritieme zaken. Adviseren Leden van het Kabinet over wet- en regelgeving met betrekking tot maritieme zaken Voeren overleg met Ministerie van Infrastructuur en Milieu, Directeur-Generaal Maritieme Zaken. De NLc wil investeren in het versterken van onze relaties met alle belanghebbenden. Dit doen wij door actief te participeren in allerlei groeperingen; Voeren van extern overleg. Voeren van internationaal overleg. De NLc wil verder professionaliseren, zodat zij kan anticiperen op ontwikkelingen die betrekking hebben op het loodsenberoep; Faciliteren opleiding & training medewerkers Loodswezen. De NLc wil een open, transparante, moderne beroepsorganisatie zijn die doelgericht en doelmatig functioneert; De NLc wil haar leden adequaat op de hoogte houden van alle ontwikkelingen die relevant zijn voor het beroep en de organisatie; en Het uitvoeren van communicatiebeleid. Afhandelen WOB-verzoeken. Verzorgen communicatie met toezichthouders. Verzorgen communicatie met politiek. Verzorgen interne communicatie met loodsen. Verzorgen interne communicatie. Versie 1.23 Pagina 26 van 47