Corio Gedragscode juli 2006 versie 2.0
Een woord vooraf Voor u ligt de gedragscode van Corio. Hiermee worden de algemene principes bevestigd die de grondslag vormen voor de uitoefening van de activiteiten van Corio. Dit is een belangrijk document met een samenvatting van regels die ertoe strekt de deskundigheid en kwaliteit van onze organisatie te waarborgen en waar nodig te verbeteren. Laten we steeds eerlijk handelen, blijk geven van integriteit, dan zullen we met elkaar onze naam hoog houden. En laten we ook open staan voor elkaars mening en respectvol met elkaar omgaan. Sociale verantwoordelijkheid vanuit jezelf en ten opzichte van elkaar hoort hier ook bij. Met deze gedragscode hopen we bovendien onduidelijkheden weg te nemen die mogelijk bestaan ten aanzien van o.a. omgang met koers- of concurrentiegevoelige informatie, het behouden van onafhankelijkheid ten aanzien van zakelijke relaties en het omgaan met gegevens. Mocht u na het lezen van de Code nog vragen hebben, raadpleeg dan uw leidinggevende. De Raad van Bestuur van Corio N.V. juli 2006 2 van 13 versie 2.0
Inhoud 1. Doel...4 2. Toepasselijkheid...4 3. Omgaan met informatie...5 3.1 Algemeen...5 3.2 Gegevensbeveiliging en gebruik van apparatuur en systemen...5 3.3 Voorwetenschap en (koers)gevoelige informatie...5 3.3.1 Handel in aandelen...6 3.3.2 Informatie naar de media...6 3.3.3 Clean desk policy...6 3.4 Gebruik van computerfaciliteiten...6 3.4.1 Algemeen...6 3.4.2 Gebruiksvoorwaarden...7 3.4.2a Algemeen...7 3.4.2b Internetgebruik...7 3.4.2c E-mailgebruik...8 3.4.2d Gegevensopslag...8 3.4.2e Agendagegevens...8 3.4.2f Controle...9 4. Voorkomen van vermenging van zakelijke en privé-belangen...11 4.1 Algemeen...11 4.2 Gebruik van Corio-eigendommen...11 4.3 Nevenfuncties...11 4.4 Privé-transacties met relaties...11 4.5 Aannemen van giften of gunsten...11 4.5.1 Algemeen...11 4.5.2 Uitnodigingen voor lunches, diners en dergelijke...12 4.5.3 Uitnodigingen voor reizen en dergelijke...12 4.6 Dienstverlening aan relaties/collegialiteit...12 4.6.1 Algemeen...12 4.6.2 Geen (pogingen tot) omkoping van relaties...12 4.6.3 Collegialiteit en respect...12 5. Slotbepalingen...13 5.1 Melden overtreding regeling...13 juli 2006 3 van 13 versie 2.0
1. Doel Corio beseft dat het behalen van succes en daarmede de continuïteit van Corio gebaseerd is op het vertrouwen van de aandeelhouders, de werknemers, de huurders en derden met wie Corio zakenrelaties onderhoudt. Om dat vertrouwen waar te maken moet Corio voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving en opereert ze volgens algemeen aanvaarde normen. Met deze Code wil Corio er voor zorgen dat Corio-medewerkers inzicht hebben in de wijze waarop hun activiteiten op integere wijze kunnen worden uitgeoefend in het belang van Corio en haar zakelijke externe relaties. Daartoe bevat de Code regels en richtlijnen ten aanzien van (onder andere) het voorkomen van verstrengeling van Corio- en privé-belangen en het waarborgen van de geheimhouding van vertrouwelijke aan Corio gerelateerde informatie. Voorts bevat de Code regels met betrekking tot het verantwoorde en toegestane gebruik van de door Corio geboden computerfaciliteiten, waaronder Internet en e-mail. De Code dient ertoe om te bevorderen dat alle betrokkenen, ook voor hun eigen bescherming, duidelijk weten wat wel en wat niet geoorloofd is. Op die manier draagt de Code bij aan het integer functioneren van Corio en van allen die bij Corio werkzaam zijn en wordt bijgedragen aan de goede naam en reputatie van Corio in de markt. De Code kan nooit alle situaties beschrijven. De Code geeft echter een duidelijke richting aan hoe om te gaan met voorkomende situaties. Vandaar het volgende advies: bij eventuele onduidelijkheid of twijfel raadpleeg dan altijd uw direct leidinggevende. Handelen moet in de geest van de Code en niet uitsluitend naar de precieze letter. 2. Toepasselijkheid De Code is van toepassing op alle werknemers en de leden van de Raad van Bestuur en de directie van de Nederlandse dochtervennootschappen van Corio N.V., alsmede op oproepkrachten, uitzendkrachten, freelancers en stagiaires (hierna verder aangeduid als medewerker(s). De code strekt zich ook uit tot Joint Ventures en onze contacten met relaties. juli 2006 4 van 13 versie 2.0
3. Omgaan met informatie 3.1 Algemeen Als medewerker van Corio beschikt u, mede op basis van uw functie, over informatie betreffende de onderneming en haar relaties, dit in de ruimste zin van het woord (waaronder ook uitdrukkelijk know-how) (hierna verder aangeduid als bedrijfsinformatie ). Van een ieder mag worden verwacht dat hij/zij zorgvuldig met bedrijfsinformatie omgaat, zowel t.o.v. alle interne, externe en privé relaties Dit betekent dat als uitgangspunt geldt dat u bedrijfsinformatie geheim houdt. Bedrijfsinformatie wordt intern alleen dan gedeeld of verspreid als dat voor onze bedrijfsvoering nodig is, dus op need-to-know basis. Ditzelfde geldt ook voor externe verspreiding. Speciale aandacht vereist het omgaan met concurrentiegevoelige informatie. Door ons doen en laten, kunnen wij de belangen van ons bedrijf en van onze relaties schaden. Het is van grote betekenis, dat een ieder zich daarvan bewust is en integer handelt, zowel op kantoor als daar buiten. Ook na beëindiging van het dienstverband bij Corio mag de (ex)medewerker, net als tijdens het dienstverband, aan niemand enige bedrijfsinformatie verstrekken, tenzij de betreffende informatie door Corio publiek is gemaakt of op andere wijze in het publiek domein is bekend gemaakt. 3.2 Gegevensbeveiliging en gebruik van apparatuur en systemen Bedrijfsinformatie die nog niet openbaar is, mag niet gemakkelijk toegankelijk zijn voor anderen dan de medewerker(s) die uit hoofde van hun functie kennis nemen van deze bedrijfsinformatie. Zaken als dossiers, papieren, diskettes, cd-rom s en alle andere vormen van gegevens houdende vormen van communicatie, die privacygevoelige of niet reeds publiek bekende bedrijfsinformatie bevatten, moeten na gebruik en in elk geval na werktijd afgesloten worden bewaard. Steeds meer apparatuur en systemen zorgen ervoor dat medewerkers met grote hoeveelheden gegevens in aanraking kunnen komen. Het niet is toegestaan om buiten wat nodig is in het kader van de functie-uitoefening gebruik te maken van apparatuur, programmatuur of databases en andere verzamelde gegevens, tenzij dit gebruik op grond van deze Code is toegestaan door Corio. Elke medewerker is verantwoordelijk voor geheimhouding van gegevens en hoort ervoor te zorgen dat gegevens nooit ongeautoriseerd verspreid worden. Datzelfde geldt voor het ongeautoriseerd kopiëren van programma s, CD s, DVD s, video s, spelletjes en dergelijke. Dit geldt zowel binnen als buiten de normale kantooruren en ook in geval van thuiswerken. 3.3 Voorwetenschap en (koers)gevoelige informatie Met het oog op een vertrouwelijke behandeling van informatie in het algemeen en van (koers)gevoelige informatie in het bijzonder heeft Corio speciale maatregelen getroffen. Verwezen wordt daarom naar de Compliance Code die naast hetgeen in deze Code vermeld staat- onverkort geldt en door iedere medewerker van Corio is ondertekend. Onze activiteiten brengen met zich mee dat medewerkers beschikken over informatie over ons bedrijf en over onze relaties die niet openbaar is, maar die bij openbaar maken invloed zou kunnen hebben op de koers van de effecten van Corio of van een ander beursgenoteerd fonds. Medewerkers moeten daarom de nodige zorgvuldigheid in acht nemen bij de behandeling van dergelijke informatie. juli 2006 5 van 13 versie 2.0
Het is van groot belang dat medewerkers die op de hoogte zijn van koersgevoelige informatie daarmee integer te werk gaan. Op grond van artikel 45a en verder Wet Marktmisbruik dient koersgevoelige informatie terstond aan het publiek te worden bekend gemaakt. Indien u beschikt dan wel denkt te beschikken over koersgevoelige informatie, meldt dit dan terstond aan de Compliance Officer. Voor meer informatie over wat koersgevoelige informatie is, wordt verwezen naar de Brochures Wet Marktmisbruik van de Autoriteit Financiële Markten (beschikbaar op intranet). Of informatie koersgevoelig is, wordt uiteindelijk beoordeeld door de Raad van Bestuur van Corio N.V. Enkele voorbeelden van koersgevoelige informatie: Resultaten, voorspellingen en vooruitzichten (inclusief aanpassingen), acquisities, aan- en verkopen, investeringen, desinvesteringen Veranderingen in eigen vermogen of vreemd vermogen positie Winst of verlies op grote contracten, bij klanten, etc. Reorganisaties Veranderingen in bandbreedte van het aandelenbezit in Corio 3.3.1 Handel in aandelen Als er sprake is van een publicatieplicht op basis van artikel 45a en verder Wet Marktmisbruik, is er vrijwel ook zeker sprake van voorwetenschap zoals gedefinieerd in de Wet Marktmisbruik. Medewerkers mogen niet handelen in aandelen van Corio dan wel van welke andere onderneming dan ook- op basis van voorwetenschap (zie de Compliance Code). Medewerkers mogen zelfs niet in aandelen handelen wederom van Corio dan wel van een andere onderneming- indien hij/zij daardoor alleen maar de schijn zou kunnen wekken dat hij/zij over (koers)gevoelige informatie beschikt of wanneer die aanleiding kunnen zijn tot het in opspraak raken van ons bedrijf of van hem- of haarzelf. Zou er met voorkennis in aandelen worden gehandeld, dan is niet alleen sprake van een overtreding van een interne regel van Corio, maar ook van overtreding van het verbod in de Wet Marktmisbruik. In geval van twijfel, raadpleeg dan altijd direct de Compliance Officer. 3.3.2 Informatie naar de media Indien u door de media wordt benaderd omtrent ons bedrijf en onze activiteiten, dient u deze media direct en zonder eigen commentaar te verwijzen naar de woordvoerder(s) van de vennootschap waar u werkzaam bent. 3.3.3 Clean desk policy Corio hanteert een clean desk policy in die zin dat zaken als dossiers, papieren, diskettes, cdrom s en alle andere vormen van gegevens houdende vormen van communicatie, die privacygevoelige of niet reeds publiek bekende bedrijfsinformatie bevatten, na gebruik en in elk geval na werktijd afgesloten worden bewaard. 3.4 Gebruik van computerfaciliteiten 3.4.1 Algemeen Gebruik van de Corio computerfaciliteiten is voor velen binnen Corio nodig om het werk goed te kunnen verrichten. Corio biedt via haar netwerk medewerkers de mogelijkheid tot het gebruik van gegevensopslag, e-mail en Internet. De toegang wordt verleend door middel van juli 2006 6 van 13 versie 2.0
een gebruikersidentificatie (inlog naam) en een wachtwoord die beide persoonsgebonden zijn en niet aan anderen mogen worden doorgegeven. In bijzondere gevallen is dit wel toegestaan, bijvoorbeeld aan een secretaresse of vervangende collega, mits dit expliciet is toegestaan door de leidinggevende en mits dit niet nader is ingeperkt door de netwerkbeheerder. Uiteraard blijft de betreffende medewerker zelf verantwoordelijk. Niet correct gebruik van deze middelen neemt tijd en capaciteit van mensen en apparatuur in beslag en brengt diverse risico s met zich mee (zoals virusbesmetting/uitlekken van bedrijfsinformatie e.d.). In het licht van de risico s van het gebruik van Internet en email wordt van de medewerkers professioneel en integer handelen verwacht. De hieronder staande gebruiksvoorwaarden (algemeen en met betrekking tot Internet en e-mail) zijn uitdrukkelijk niet limitatief. Ook hier geldt: handel in de geest van de Code en niet uitsluitend naar de precieze letter. 3.4.2 Gebruiksvoorwaarden 3.4.2a Algemeen Het installeren, bewerken dan wel wijzigen van programmatuur op het netwerk en op PC s van Corio geschiedt uitsluitend onder verantwoording van de netwerkbeheerder door de afdeling IM van Corio. Het is medewerkers daarom niet toegestaan zelf programmatuur van welke aard en omvang ook te installeren, te kopiëren dan wel bestaande programmatuur te wijzigen dan wel op welke andere manier ook te bewerken. Dit in de breedste zin van het woord. Indien de medewerker op grond van de Code ongeoorloofde informatie en/of berichten krijgt aangeboden/ontvangt dient hij/zij dit te melden aan de binnen de organisatie verantwoordelijke en met netwerkzaken belaste persoon dan wel aan zijn/haar leidinggevende. 3.4.2b Internetgebruik Er dient zakelijk gebruik te worden gemaakt van Internet, dat wil zeggen ten behoeve van werkzaamheden die verricht worden in het kader van een arbeids-, uitzend- of stageovereenkomst of ter uitvoering van een verstrekte opdracht. Privé-gebruik van Internet is beperkt toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en mits hierbij wordt voldaan aan hetgeen in deze Code is bepaald. Er mogen geen websites worden bezocht voor onacceptabele persoonlijke doeleinden. Voorts mogen geen websites worden bezocht die de reputatie van Corio kunnen schaden. Onacceptabele persoonlijke doeleinden zoals hierboven bedoeld zijn onder meer het spelen of downloaden van spelletjes, gokken of deelnemen aan kansspelen, het voeren van een persoonlijk dagboek ( blogging ), het bezoeken van chat-/babbelboxen, het online luisteren van muziek en het bekijken van TV en andere video-online toepassingen ( streaming media ) anders dan voor zakelijke doeleinden en met een expliciete toestemming. Websites die de reputatie van Corio kunnen schaden zoals hierboven bedoeld zijn onder meer websites met een racistisch, pornografisch, discriminerend, beledigend of anderszins aanstootgevend karakter. Het is in het bijzonder niet toegestaan om via Internet: - pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal te bekijken, te downloaden of te verspreiden; - informatie van en/of over Corio of relaties van Corio te plaatsen op Internet of anderszins te verspreiden zonder toestemming van Corio; - zich ongeoorloofd toegang te verschaffen tot niet openbare bronnen op het Internet; - opzettelijk informatie waartoe men via Internet toegang heeft verkregen zonder toestemming te veranderen of te vernietigen; - iemand lastig te vallen. juli 2006 7 van 13 versie 2.0
3.4.2c E-mailgebruik Er dient zakelijk gebruik te worden gemaakt van e-mail, dat wil zeggen ten behoeve van werkzaamheden die verricht worden in het kader van een arbeids-, uitzend- of stageovereenkomst of ter uitvoering van een verstrekte opdracht. Privé-gebruik van e-mail is beperkt toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en mits hierbij wordt voldaan aan hetgeen in deze Code is bepaald. Er mag geen gebruik worden gemaakt van e-mail voor onacceptabele persoonlijke doeleinden of indien hierdoor de reputatie van Corio kan worden geschaad. In dit kader wordt verwezen naar hetgeen staat beschreven onder kopje 3.4.2b Internetgebruik. Het is in het bijzonder niet toegestaan om via e-mail: - berichten anoniem of onder een fictieve naam te verzenden of door te sturen; - afbeeldingen of films als attachment bij de e-mail mee te zenden of te openen, anders dan voor zakelijke doeleinden. Het openen van dergelijke attachments is alleen toegestaan wanneer ze van duidelijk betrouwbare bron zijn; - kettingmailberichten te verzenden of door te sturen; - iemand lastig te vallen. In de mailbox kan de medewerker een subgebied (een mail folder ) aanmaken met de naam privé. Privé-mails kunnen hierin geplaatst worden. Alle andere opslagplaatsen voor e-mail worden door Corio beschouwd als bevattende zakelijke informatie en staan te allen tijde ter vrije beschikking van Corio. Corio kan beperkingen stellen aan de omvang van de opgeslagen privé-mail. Bij uitdiensttreding wordt de privé-mail ter beschikking gesteld van de medewerker en vervolgens gewist. 3.4.2d Gegevensopslag De computersystemen van Corio mogen slechts in beperkte mate voor gegevensopslag voor privé-doeleinden worden gebruikt mits daarbij wordt voldaan aan de regels in de Code. Gegevens voor privé doeleinden dienen te worden geplaatst op het persoonlijke opslaggebied in een specifieke directory met de naam privé. Deze directory kan door Corio beperkt worden in omvang. In deze privé-directory mogen uitsluitend statische gegevens staan en geen programmabestanden, scripts of andere uitvoerbare bestanden. Alle gegevens buiten de de privé-directory worden door Corio beschouwd als zakelijke informatie en staan te allen tijde ter vrije beschikking van Corio. Corio garandeert niet de continuïteit en blijvende beschikbaarheid van gegevens op privé-directory. Bij uitdiensttreding worden deze gegevens ter beschikking gesteld van de medewerker en vervolgens gewist. 3.4.2e Agendagegevens In computersystemen van Corio kunnen op elektronische wijze agenda s worden bijgehouden voor zakelijke afspraken. In deze agenda opgenomen privé-afspraken kunnen als zodanig worden gemarkeerd. Alle niet als privé gemarkeerde gegevens worden als zakelijke informatie beschouwd en staan te allen tijde ter vrije beschikking van Corio. Historische agendagegevens kunnen door Corio op periodieke basis worden verwijderd. Hieronder enkele voorbeelden m.b.t. het privé computergebruik Enkele voorbeelden Het kan voorkomen dat je een privé afspraak hebt die je overdag nog even wilt bevestigen of anderszins. Even tussendoor mail je kort hierover met elkaar. Heel normaal. Je wilt een aantal gasten uitnodigen voor een etentje of feestje bij je thuis. Tijdens het werk probeer je dit per e-mail te organiseren. Normaal? Nee, dit soort afspraken organiseren wij niet binnen kantoortijd. Je hebt wat gegevens van Internet nodig voor privé- of studiedoeleinden. Doe je juli 2006 8 van 13 versie 2.0
3.4.2f dit tijdens werktijd? Uiteraard niet, maar het is wel toegestaan om dit tijdens je lunchpauze te doen of buiten werktijd om. In het licht van het bovenstaande wil je wat printen vanaf het Internet. Dit is toegestaan (geen grote rapporten e.d.) en uiteraard printen wij dit soort zaken alleen in zwart/wit en niet in kleur. Via het Internet hebben velen een privé e-mail account. Tijdens werktijd benaderen wij deze sites niet daar waar het privé-mails betreft, maar tijdens de lunchpauze is dit wel toegestaan. Het Internet kent vele chat boxes. Het is onder geen enkele voorwaarde toegestaan om hier met de Corio-apparatuur aan deel te nemen. Nieuwsdiensten op het Internet raadplegen of naslaan is in beperkte mate toegestaan. Controle Het netwerksysteem van Corio registreert in beginsel al het gebruik van de computersystemen en -netwerken van Corio. De netwerkbeheerder kan desgewenst informatie geven over de wijze waarop deze registratie plaatsvindt. Dit geldt ook voor het gebruik van Internet. Binnenkomend Internet en e-mail verkeer wordt gecontroleerd op virussen. Mocht blijken dat een e-mail bericht een virus bevat, dan wordt het automatisch tegengehouden en worden de verzender en ontvanger daarover ingelicht. Indien desondanks een e-mail wordt ontvangen die mogelijk een virus bevat, dan dient de ontvanger onverwijld contact op te nemen met de ICT afdeling van de vennootschap waar hij/zij werkzaam is. Controle op privé en zakelijk gebruik van de computerfaciliteiten van Corio vindt plaats in het kader van de hieronder genoemde doeleinden: - systeem- en netwerkbeveiliging; - bescherming van bedrijfsgeheimen; - voorkomen van negatieve publiciteit; - tegengaan van seksuele intimidatie, discriminatie, pornografie, belediging en/of andersoortig aanstootgevend en/of bij wet verboden gedragingen; - kosten en capaciteitsbeheersing; - bewijs en archivering; - bescherming van de effectiviteit van het computersysteem en netwerk van Corio; - tegengaan van het in deze Code verboden gebruik van de computerfaciliteiten van Corio. Controle van persoonsgegevens over e-mail en Internetgebruik vindt slechts plaats in het kader van de hierboven omschreven doelen en vindt in beginsel slechts steekproefsgewijs plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot identificeerbare personen. Indien een medewerker of een groep medewerkers verdacht worden van het overtreden van de Code en/of strafbaar handelen, kan gedurende een vastgestelde periode gerichte controle plaatsvinden. Controle beperkt zich in beginsel tot verkeersgegevens van het e-mail en Internetgebruik. Slechts indien dit noodzakelijk is ter verwezenlijking van het doel van de betreffende controle vindt controle op de inhoud plaats. Wanneer door enige reden Corio controle op de inhoud van privé emailberichten wil doen, dan gebeurt dit uitsluitend in het bijzijn van de betreffende medewerker of een door hem/haar aangewezen vertrouwenspersoon. Vooraf dienen de redenen voor de controle aan de medewerker bekend te zijn gemaakt. Registratie van persoonsgegevens in verband met e-mail en Internetgebruik vindt slechts plaats in het kader van de in dit onderdeel van de Code genoemde doelen. Corio zal de in het kader van een controle geregistreerde persoonsgegevens niet langer dan 12 maanden bewaren, juli 2006 9 van 13 versie 2.0
tenzij het noodzakelijk is de gegevens langer te bewaren in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen. juli 2006 10 van 13 versie 2.0
4. Voorkomen van vermenging van zakelijke en privé-belangen 4.1 Algemeen Naast een zorgvuldig gebruik van informatie is ook ons overige doen en laten essentieel. Onzorgvuldig optreden, zowel binnen als buiten Corio, kan schadelijk zijn voor de onderneming, voor onze relaties en voor jezelf. Zelfs de schijn van onzorgvuldig optreden moet worden vermeden. Het is daarom ook niet toegestaan om, behoudens voorafgaande toestemming van uw direct leidinggevende, zakelijke gesprekken met relaties te voeren of contracten te ondertekenen op voor dergelijke gesprekken/gebeurtenissen ongebruikelijke locaties. 4.2 Gebruik van Corio-eigendommen Zonder voorafgaande toestemming van uw direct leidinggevende mogen Corio-eigendommen niet voor eigen gebruik worden aangewend, dit met uitzondering van het in deze Code beschreven beperkte privé emailgebruik. Bij Corio-eigendommen dient niet alleen te worden gedacht aan vaste activa zoals computer hardware, maar ook aan computerprogramma s en vertrouwelijke informatie. Medewerkers dienen Corio-eigendommen als goed huisvader te bewaren en te onderhouden. 4.3 Nevenfuncties Uw betrokkenheid in de vorm van nevenfuncties bij andere organisaties dan de onze kan bijdragen aan de kwaliteit van onze dienstverlening en reputatie. Uiteraard dient daarbij wel te worden vermeden dat de onafhankelijkheid, professionaliteit en integriteit van Corio in het geding komen. Dit strekt zich uit tot zowel binnen als buiten werktijd. U kunt daarom geen nevenfuncties met een zakelijk karakter binnen of buiten de onroerend goed sfeer (al dan niet bezoldigde) vervullen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie van de vennootschap waar u werkzaam bent. Reeds bestaande nevenfuncties zullen worden geïnventariseerd. 4.4 Privé-transacties met relaties Medewerkers opereren vrij van zakelijke en persoonlijke belangen met hun relaties en/of familieleden/kennissen uit de privé sfeer en treden objectief op zonder vooringenomenheid. Daarom wordt ook afgezien van privé-transacties met relaties van Corio indien daardoor de schijn van ongeoorloofde beïnvloeding zou kunnen ontstaan. Privé-transacties van medewerkers met relaties van Corio moeten gebaseerd zijn op een objectieve vaststelling van prijs en tegenprestatie. 4.5 Aannemen van giften of gunsten 4.5.1 Algemeen De medewerker mag van derden geen geschenken of gunsten aannemen die hij/zij met het oog op de functie of een transactie worden aangeboden indien de schijn van ongeoorloofde beïnvloeding kan ontstaan. De grens voor vrij te accepteren giften ligt op 100,00 totaal per jaar en de medewerkers gaan hier op open wijze mee om. juli 2006 11 van 13 versie 2.0
4.5.2 Uitnodigingen voor lunches, diners en dergelijke Op uitnodigingen voor lunches, diners en dergelijke, anders dan gebruikelijke zakenlunches of -diners zal niet worden ingegaan of er wordt in zo n geval overleg gepleegd met de direct leidinggevende. 4.5.3 Uitnodigingen voor reizen en dergelijke Uitnodigingen in de vorm van reizen en dergelijke al dan niet met één of meerdere overnachtingen moeten worden voorgelegd aan de desbetreffende directie waar u werkzaam bent. De medewerkers gaan op open wijze met dit soort uitnodigingen om. Zo wordt bijvoorbeeld in de agenda s van de medewerkers duidelijk vermeld wanneer zij op een uitnodiging van een zakenrelatie ingaan. De direct leidinggevende beslist of de medewerker op een dergelijke uitnodiging kan ingaan. Bij deze beslissing wordt als uitgangspunt gehanteerd dat de uitnodiging een zakelijk karakter dient te hebben en dat Corio bij het ingaan op deze uitnodiging een zakelijk belang heeft. Hierbij wordt, in het kader van de regeling, tevens door de directie beoordeeld of en in hoeverre het verstandig is dat Corio, bij het ingaan op de uitnodiging, de reiskosten en dergelijke voor haar eigen rekening neemt. 4.6 Dienstverlening aan relaties/collegialiteit 4.6.1 Algemeen Corio neemt bij haar dienstverlening aan relaties de nodige zorgvuldigheid in acht. Er wordt op gelet dat de activiteiten van deze relaties maatschappelijk aanvaardbaar zijn. Indien deze niet aanvaardbaar zijn, moet het aangaan van een relatie geweigerd worden. Gaat het om een bestaande relatie, dan moet deze worden beëindigd. Corio onthoudt zich te allen tijde van omkoping of pogingen daartoe. Voorbeeld Wij doen geen zaken met personen of bedrijven waarvan het vermoeden bestaat dat die zich bezighouden met illegale gokhuizen, witwaspraktijken, het zonder vergunning ter beschikking stellen van arbeidskrachten, (fiscale) fraude of welke andere strafbare of maatschappelijk onaanvaardbare zaken dan ook en/of banden hebben met malafide organisaties 4.6.2 Geen (pogingen tot) omkoping van relaties Medewerkers mogen geen geschenken of gunsten aanbieden aan relaties indien daardoor de schijn van ongeoorloofde beïnvloeding kan ontstaan. Het geven van een standaard relatiegeschenk van Corio is uiteraard toegestaan. Relatiegeschenken anders dan de standaard Corio-gadgets dienen tevoren met de direct leidinggevende te worden afgestemd. 4.6.3 Collegialiteit en respect Medewerkers staan open voor de mening en het oordeel van collega s. Er wordt professioneel omgegaan met meningsverschillen. We gaan respectvol met elkaar om, wat onder andere betekent dat er geen discriminerende, dan wel andere opmerkingen worden gemaakt die kwetsend zijn voor collega s. Respect betekent dat elke medewerker recht heeft op een eigen mening. Intern kan hierover in alle openheid worden gesproken en gediscussieerd. Naar de buitenwereld wordt echter slechts de Corio-visie uitgedragen. Extern betekent dit dat zakelijke relaties op correcte en gepaste wijze worden behandeld en relaties zorgvuldig worden beheerst. Corio verwacht van haar zakenpartners een zelfde respectvolle behandeling als Corio aan hen geeft. juli 2006 12 van 13 versie 2.0
5. Slotbepalingen 5.1 Melden overtreding regeling De werknemer is gehouden overtreding van deze regeling door andere werknemers onverwijld te melden aan de directie van de vennootschap waar hij/zij werkzaam is. De werknemer is gehouden iedere poging van derden om hem/haar te bewegen tot overtreding van deze regeling, onverwijld te melden aan de directie van de vennootschap waar hij/zij werkzaam is. Tevens kan de medewerker zich wenden tot de in zijn/haar vennootschap aangewezen vertrouwenspersonen. De wijze waarop de vertrouwenspersonen met deze informatie omgaan, kunt u vinden op het intranet. Overtreding van de Code kan leiden tot disciplinaire maatregels welke afhankelijk van de ernst van de overtreding kunnen variëren van berisping in het lichtste, tot ontslag (op staande voet) in het zwaarste geval alsmede het ongedaan maken van de door de werknemer behaald voordeel en/of aangifte bij de justitiële autoriteiten indien daarvoor redenen aanwezig zijn. Wanneer een bepaalde situatie niet is beschreven maar in strijd is met de geest van de Code, raadpleeg dan eerst de afdeling HRD. De betreffende directie van de BU in samenspraak met HRD- beslist dan over de toepasselijkheid van de Code. Akkoordverklaring Ondergetekende verklaart van vorenstaande gedragsregels te hebben kennisgenomen en overeenkomstig deze regels te zullen handelen. Naam:.. Datum:.. Handtekening:.. juli 2006 13 van 13 versie 2.0