agendapunt 3.b.2 1099135 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KOERSBEPALING VOOR HET HISTORISCH- EN ACTUEEL ARCHIEF EN INFORMATIEBEHEER Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 26 november 2013 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming Bijlagen 2 Zaaknummer 33992 Gremia Datum Aard Advies/ Parafering besluit D&H 26-11-2013 H Gewijzigd akkoord Geparafeerd door: Maden, B.P. van der VV 27-02-2014 - - Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 26-11-2013 1. Kennis te nemen van de rapportage "Oude archieven, nieuwe wegen - samenwerkingsmogelijkheden voor Oud Archief en Bibliotheek". 2. De koersbepaling voor het historisch- en actueel archief- en informatiebeheer vast te stellen zoals verwoord in de kernboodschap van het voorstel. 3. De brief d.d. 26 november 2013, ons kenmerk 1099186, aan de Verenigde Vergadering vast te stellen. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 26-11-2013 Beslispunt 2 wordt als volgt aangevuld: zoals verwoord in kernboodschap van het voorstel.
Koersbepaling voor het historisch- en actueel archief en informatiebeheer 1. Probleemstelling - context In het licht van de snel voortschrijdende digitalisering moet Delfland zich de komende jaren oriënteren op en stappen gaan zetten richting duurzaam beheer van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden (E-depot). Dit is een zeer complex en buitengewoon dynamisch kennisgebied dat voor organisaties van een bescheiden omvang nauwelijks bij te houden is. Ook op het gebied van (digitale) publieksvoorzieningen gaan de ontwikkelingen snel en verwachten burgers steeds meer. Om deze ontwikkelingen en verwachtingen het hoofd te kunnen bieden en omwille van de kwaliteit en de continuïteit van het archiefbeheer, de beschikbaarstelling en het archieftoezicht, wordt samenwerking op gebied van archief- en informatiebeheer met andere overheden nodig en wenselijk geacht. In december 2012 concludeerde het college van DH naar aanleiding van een uit de Kadernota 2011 voortvloeiende ambtelijke verkenning, dat Erfgoed c.q. gemeente Delft in deze de meest voor de hand liggende samenwerkingspartner is. 1 In dat kader werd aan een extern adviseur opdracht verstrekt om een notitie/business case op te stellen waarin de keuze voor de meest optimale samenwerkingsvorm tussen Delfland en de gemeente Delft op gebied van Cultureel Erfgoed Delfland c.q. historisch archief wordt onderbouwd. Echter, tijdens de voorbereiding van het rapport werden zowel door Erfgoed Delft als door Delfland beslissingen genomen en ontwikkelingen ingezet die de opdracht in een ander daglicht zetten. Met name de beslissing over de verhuizing van het Gemeentearchief Delft, de gezamenlijke aanschaf van een zaaksysteem door Delfland, Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard en de bredere samenwerkingsovereenkomst die deze hoogheemraadschappen op 21 mei 2013 tekenden, waren aanleiding om de vraagstelling te verruimen en ook aandacht te besteden aan andere samenwerkingsverbanden die mogelijk en wenselijk zouden kunnen zijn binnen de criteria. De partners moeten: 1. professioneel en toekomstgericht omgaan met archiefbeheer; 2. voldoende schaalgrootte hebben; 3. niet te groot zijn: evenwichtig en gelijkwaardig partnerschap is belangrijk; 4. kennis hebben van het werkterrein en/of het verzorgingsgebied van Delfland; 5. niet te ver weg zitten: het archief mag niet uit het oog, uit het hart. Mogelijke samenwerkingspartners die aan deze criteria voldoen, zijn Erfgoed Delft, het Stadsarchief Rotterdam, het Haags Gemeentearchief en de collega-hoogheemraadschappen van Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard. Het rapport besteedt aandacht aan de meerwaarde van samenwerking met al deze mogelijke partners. De mogelijkheden en consequenties van de samenwerking met Erfgoed Delft zijn het verst uitgewerkt, omdat daarop de oorspronkelijke opdracht toegespitst was. 2. Beoogd effect Uit oogpunt van maatschappelijke en financiële verantwoording, juridische bewijsvoering en een betrouwbare en efficiënte bedrijfsvoering is Delfland verplicht om haar archieven in 1 Brief van het college van DH aan de VV d.d. 11 december 2012, kenmerk 1037000
goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden en het historisch openbaar archief aan de maatschappij ter inzage te geven op een bruikbare en toegankelijke wijze. Delfland streeft er in dit kader naar om de toegankelijkheid van haar Cultureel Erfgoed, waaronder het historisch archief, te bevorderen. Ook wil Delfland de raadpleegbaarheid van digitale archieven veilig stellen door opslag hiervan in een E-depotvoorziening. Delfland wil deze doelen bereiken door daar waar mogelijk samen te werken om zodoende de expertise te bundelen, vakkennis te vergroten en kosten te besparen. 3. Kernboodschap De rapportage Oude archieven, Nieuwe wegen: samenwerkingsmogelijkheden voor Oud Archief en Bibliotheek brengt in kaart hoe archiefvorming, archiefbeheer, beschikbaarstelling en archieftoezicht er nu voor staan, op welke punten samenwerking een wezenlijke bijdrage zou kunnen leveren aan de kwaliteit en de continuïteit van deze taken, welke afwegingen bij de keuze voor een samenwerkingspartner een rol zouden moeten spelen en welke criteria aan samenwerking gesteld moeten worden. In de rapportage komen het recente informatie- en archiefbeheer ook veelvuldig ter sprake. Gisteren is vandaag immers al verleden tijd en de hedendaagse archieven zijn de historische bronnen van de jongere en komende generaties. Bovendien is de staat van het recente archief- en informatiebeheer voor de bedrijfs- en bewijsvoering van Delfland nog van groter belang dan de staat van het oudere materiaal. De conclusies en aanbevelingen uit de rapportage zijn uitgewerkt als koersbepaling voor het historisch- en actueel archief- en informatiebeheer. Onderdelen van de koersbepaling zijn: 1 Geen samenwerkingsvorm inzake het archiefbeheer met Erfgoed Delft aangaan en de VV hierover informeren. 2 De doorontwikkeling van het zaaksysteem tot een E-depot samen met de hoogheemraadschappen van Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard verkennen. 3 Zoveel mogelijk deelnemen aan waterschapsbrede en landelijke samenwerkingsverbanden op gebied van archief- en informatiebeheer zoals DIWA en het Programma Archief 2020. 4 DIV aanwijzen als verantwoordelijke eenheid voor het historisch- en actueel archief- en informatiebeheer ten einde de rechtmatigheid daarvan te bevorderen en te behouden. 5 DIV, in het verlengde van het eigenaarschap van de archiveringssystemen, aanwijzen als eigenaar van het zaaksysteem en toekomstige systemen waarin informatieprocessen worden beheerd, zodat de archief- en verantwoordingsfunctie gewaarborgd is en blijft. 6 Instemmen met verbetering van de toegankelijkheid en presentatie van het fysiek historisch archief door aanpassing van de leeszaal gelijktijdig met de verbouwing van het Gemeenlandshuis in het kader van D-sign/Delflandse Manier van Werken. 7 Middelen 2 ter beschikking stellen om veel geraadpleegde archiefdelen en collecties te digitaliseren, zodat die volledig via internettechnologie kunnen worden geraadpleegd. 8 Nadere wet- en regelgeving over het archieftoezicht en daaruit voortvloeiend een mogelijk voorstel tot wijziging van de Archiefverordening en het archieftoezicht afwachten. Het advies is om: 1. kennis te nemen van de rapportage Oude archieven, Nieuwe wegen: samenwerkingsmogelijkheden voor Oud Archief en Bibliotheek ; 2. de koersbepaling voor het historisch- en actueel archief- en informatiebeheer vast te stellen; 3. de brief d.d. 26 november 2013, ons kenmerk 1099186, aan de Verenigde Vergadering vast te stellen. 4. Historie - eerdere besluitvorming - Omstreeks 1975 werd al ad-hoc samengewerkt met Erfgoed Delft en sinds 2001 is met wisselende partijen gesproken over verdergaande samenwerking c.q. samengaan van het Delflandse historische archief (CED-Archief/OAB) met een andere partij. - In 2010 is de huidige situatie en het toekomstbeeld van het CED-Archief uitgewerkt. - In 2011 zijn de samenwerkingsmogelijkheden onderzocht. Dit leidde tot de conclusie, dat samenwerking met het Nationaal Archief en Erfgoed Delft nader onderzoek behoefde. 2 Het benodigd budget zal via de gebruikelijke cyclus worden aangevraagd. 2
- Eind 2011/begin 2012 volgden gesprekken met de dijkgraaf en secretaris directeur, gevolgd door een memo aan de dijkgraaf over de positie, ontwikkelingen en taken van CED-Archief. Geconcludeerd werd dat externe samenwerking ter bevordering van fysieke toegankelijkheid en ontwikkeling van een E-depot onvermijdelijk was. - In 2012 werd gesproken met het Nationaal Archief en Erfgoed Delft. Het zwaartepunt werd gelegd bij vorming van een E-depot en een meer representatieve toegang tot de fysieke archieven. Het Nationaal Archief kon geen E-depotvoorziening aanbieden en fysieke raadpleging kon niet in Delft. Erfgoed Delft daarentegen had een verkenning opgesteld met varianten op gebied van fysieke raadpleging en een E-depotvoorziening. Geconcludeerd werd dat de publieksruimte van Erfgoed Delft c.q. het Gemeentearchief naast ons pand aan de Oude Delft ligt en dus goed bereikbaar is. Er werden twee samenwerkingsmogelijkheden genoemd: het afnemen van diensten van Erfgoed Delft tegen vergoeding of het aangaan van een (lichte) gemeenschappelijk regeling, waarbij de archivaris van Delft wordt aangewezen als archivaris van Delfland en het beheer en toezicht op de Delflandse archieven op zich zou nemen. - Eind 2012/begin 2013 werden de commissie BOB en de VV 3 geïnformeerd over de genomen en te nemen stappen en de Verkenning van Erfgoed Delft. - In 2013 werd onderzoek verricht ter onderbouwing van de meest optimale vorm van samenwerking tussen Delfland en Erfgoed Delft en werd de archiefbewaarplaats van Delfland goedgekeurd door de provinciale inspectie. - In juli 2013 werd de conceptrapportage ambtelijk besproken. - In september 2013 werd de portefeuillehouder mondeling geïnformeerd over de belangrijkste conclusies en aanbevelingen. - De rapportage Oude archieven, nieuwe wegen. Samenwerkingsmogelijkheden voor Oud Archief en Bibliotheek is begin oktober ambtelijk besproken en vervolgens besproken in het PFO van 28 oktober jl. Daaruit volgde dat een extra actiepunt werd toegevoegd, namelijk de doorontwikkeling van het zaaksysteem tot een E-depot samen met de waterschappen waarmee het zaaksysteem is aangeschaft verkennen. 5. Regelgeving en Beleid In de Kadernota 2011 staat dat externe samenwerking wordt gezocht voor het Cultureel Erfgoed Delfland-Archief waarbij vergroten van de publiekstoegankelijkheid belangrijk is. Het archiefrecht 4 regelt dat Delfland verplicht is archief te vormen, dit in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden en het historisch openbaar archief (kosteloos) aan de maatschappij ter inzage te geven op een bruikbare en toegankelijke wijze. In onze Archiefverordening 2011 en Regeling Informatiebeheer 2011 staat dat Delfland bestuurlijk verantwoordelijk is en blijft voor de archieven van Delfland. Ook is geregeld dat het archiefbeheer en het toezicht daarop berust bij de secretaris directeur. In oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) in werking getreden. Hierin is bepaald dat het archieftoezicht door een archivaris dient te worden uitgeoefend. Echter de waterschappen zijn niet verplicht een archivaris aan te stellen, waardoor er een gat in de horizontale verantwoording is. In 2014 worden Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) voor de waterschappen verwacht om het informatie- en archiefbeheer te toetsen aan de wet- en regelgeving en om verantwoording te kunnen afleggen over de rechtmatigheid van de informatiehuishouding. In juni 2013 is het Programma Archief 2020 van start gegaan. Dit ter uitvoering van het convenant tussen het ministerie van OCW, het Interprovinciaal Overleg, de Vereniging Nederlandse Gemeenten en de Unie van Waterschappen om innovatie in de archiefsector te bevorderen. Het biedt overheden gelegenheid om noodzakelijke verbeteringen in het archiefbeheer te bewerkstelligen. Het gaat dan met name om E-depotvoorzieningen, het bevorderen van de actieve openbaarheid van overheidsinformatie, nieuwe methodieken om digitale informatie vroegtijdig te selecteren voor bewaring dan wel vernietiging, om het verbeteren van de online toegankelijkheid van de totale Archiefcollectie Nederland en van de kwaliteit en de professionaliteit van archiefbeheer op het snijvlak van archivistiek en ICT. 3 Brief van het college van DH aan de VV d.d. 11 december 2012, kenmerk 1037000 4 Archiefwet 1995 en Archiefregeling 2010 3
6. Financiën Indien Delfland niet gaat samenwerken met Erfgoed Delft zijn er geen financiële gevolgen. Gaat Delfland wel samenwerken met Erfgoed Delft, dan wordt het duurder. Door daar waar mogelijk en gewenst samen te werken met de (buur)waterschappen wordt de vakexpertise gebundeld en vergroot en kunnen efficiency en kwaliteit worden behouden en versterkt. 7. Duurzaamheid Digitalisering van archief en werkprocessen maken een papierarme informatiehuishouding, Het Nieuwe Werken en de Delflandse Manier Van Werken mogelijk. Daarnaast wordt het archiefconvenant OCW-VNG-IPO-UvW 2012-2016 5 gevolgd waarin gezamenlijk acties worden ondernomen om de digitale informatie duurzaam (E-depot) te bewaren. 8. Organisatorische en personele consequenties N.v.t. 9. OR/GO N.v.t. 10. Risico- en beheersmaatregelen Indien het archief- en informatiebeheer niet goed is belegd, de kwaliteit niet wordt getoetst en verbeterpunten niet worden gesignaleerd en aangepakt, loopt Delfland risico s inzake haar compliance ofwel rechtmatigheid van haar informatiehuishouding, juridische bewijsvoering, verantwoording, bedrijfsvoering en historisch geheugen met mogelijk financiële gevolgen. Dit risico wordt ondervangen door DIV verantwoordelijk te maken voor Delflands informatie- en archiefbeheer en DIV conform artikel 16 van archiefregeling 2010 periodiek te laten rapporteren hoe alle organisatieonderdelen presteren waarbij de KPI s, de Kritische Prestatie Indicatoren Archief, de NEN-ISO 15489-1 norm voor informatie- en archiefmanagement en de Baseline Informatiehuishouding voor gemeenten en het rijk uitgangspunten zijn. 11. Communicatie (in- en extern) N.v.t. 12. Bekendmaking en vervolgprocedure N.v.t. 13. Bevoegd orgaan Het college van DH is bevoegd deze koersbepaling vast te stellen. De grondslag hiervoor staat zowel in artikel 35 lid 1 van de Archiefwet 1995 als in de Archiefverordening Delfland 2011 waarin is vastgelegd dat het college van DH zorg draagt voor de archiefbescheiden van het waterschap. Deze zorg betreft de uitvoering van de Archiefwet: verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden en die zaken die noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van beheersvoorschriften en voldoende financiën. 14. Toelichting In de Kadernota 2011 is omschreven dat kwaliteit en efficiency van het oud archief behouden en vergroot moeten worden door bundeling van vakexpertise via externe samenwerking, met het vergroten van de publiekstoegankelijkheid als belangrijk criterium. In 2011 en 2012 is onderzoek verricht en een samenwerkingsvorm met Erfgoed Delft leek het meest voor de hand te liggen. Een onafhankelijk adviseur kreeg opdracht om deze keuze te onderbouwen en inmiddels is haar rapportage Oude archieven, Nieuwe wegen: samenwerkingsmogelijkheden voor Oud Archief en Bibliotheek ontvangen. De rapportage gaat niet alleen over historisch 5 Het archiefconvenant is een uitwerking van het Programma Archief 2020 4
archief maar ook over het actueel archief- en informatiebeheer, wat immers de bron voor het toekomstig historisch archief is en veel belangrijker is voor de bedrijfsvoering en bewijsfunctie van Delfland. Uit de rapportage komt onder meer naar voren dat Erfgoed Delft niet meer de meest voor de hand liggende samenwerkingspartner is, dat samenwerking daarmee leidt tot hogere kosten en dat samenwerking, met name met de waterschappen waarmee het zaaksysteem is aangeschaft, meer voor de hand ligt. Een opsomming van de conclusies en aanbevelingen uit de rapportage vergezeld van een opmerking waar nodig, zijn hieronder vermeld: a. De archieven en collecties van Delfland verkeren over het algemeen in goede, geordende en toegankelijke staat. b. De presentatie van de archieven en collecties kan beter, zowel off- als online. Ook is het gewenst de zelfredzaamheid van archiefgebruikers te vergroten door meer informatie beschikbaar te stellen over de geschiedenis van de archiefvorming en de manier waarop de archieven zijn gestructureerd en door meer nadere toegangen te maken. c. De hedendaagse (digitale) informatiehuishouding is technisch goed geëquipeerd. Adequate voorzieningen voor duurzame betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de archieven (E-depot) moeten nog worden opgebouwd. Met name organisatorisch, personeel en procedureel vergt dit veel aanpassingen en verbeteringen. d. DIV moet in staat gesteld worden om verantwoordelijkheid te dragen voor de compliance van de informatiehuishouding van Delfland. Dat vergt een gelijkwaardige relatie met I-GIS en ICT-Services, aanpassing van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer, inrichting van intern toezicht en scholing van de medewerkers in met name informatiemanagement, advies- en communicatievaardigheden en kwaliteitszorg. Het gebrek aan eenheid bij DIV vergt managementaandacht, coaching en stevige sturing. e. Vanwege inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (wet RGT) sinds oktober 2012 is het archieftoezicht bij Delfland niet meer goed belegd. Deze wet bepaalt dat het archieftoezicht door een archivaris moet gebeuren. Echter de waterschappen zijn niet verplicht een archivaris aan te stellen. Omdat dit in de wetgeving en verantwoording inmiddels landelijk is opgemerkt, wordt nadere regelgeving voor de waterschappen hieromtrent in 2014 verwacht en zal hierover later separaat meer volgen. f. Kostentechnisch is samenwerking met Erfgoed Delft voor Delfland niet interessant. De kosten bestaan voornamelijk uit personeelskosten en huisvestingskosten en deze kosten zullen, ook bij uitbesteding, grotendeels blijven drukken op Delfland. Zo beschouwd zal Delfland bij uitbesteding per saldo meer kwijt zijn dan in huidige situatie. g. Erfgoed Delft is niet de meest geschikte partner om Delfland te helpen zijn informatiehuishouding toekomstbestendiger in te richten. Andere overheden, zoals de gemeente Rotterdam, zijn op dit gebied veel verder en sterker. De collega-hoogheemraadschappen zijn net zo zoekend en lerend als Delfland en Delft. Omdat Delfland qua taken en organisatie veel overeenkomsten heeft met Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard en bovendien een zaaksysteem deelt met deze organisaties, kan samen werken en samen leren op het gebied van de informatiehuishouding deze organisaties naar verwachting veel meerwaarde opleveren. h. Erfgoed Delft is wel een geschikte partner om Delfland te helpen met het verbeteren van de presentatie en de publieksgerichtheid van zijn archieven en collectie. Door eventuele aankoop door Delfland van het huidige pand van het gemeentearchief en het gebouw van het voormalige museum Nusantara kan Delfland een aantrekkelijke partner worden voor Erfgoed Delft: samen kunnen ze een historisch informatiepunt en/of expositieruimte in de binnenstad realiseren, waardoor het gemeentearchief ook na de verhuizing naar de Harnaschpolder zichtbaar blijft in de stad. Echter, juist door die verhuizing van het gemeentearchief naar een locatie die minder representatief en minder goed bereikbaar is, ligt verdergaande samenwerking op gebied van opslag en beheer van de collecties en 5
studiezaalvoorzieningen niet voor de hand. Opgemerkt wordt dat aankoop van de panden van de gemeente Delft onzeker is. i. Een combinatie van een samenwerkingsverband met de collega-hoogheemraadschappen voor de digitale informatiehuishouding en duurzame betrouwbaarheid en toegankelijkheid daarvan enerzijds en anderzijds met Erfgoed Delft voor presentatie en publieksgerichtheid komt het beste tegemoet aan de behoeften van het hoogheemraadschap van Delfland. j. Nader onderzoek is nodig om vast te stellen of en hoe verdergaande samenwerking met Rijnland, Schieland en de Krimpenerwaard op korte termijn gestalte kan krijgen, om vast te stellen of en hoe Erfgoed Delft en Delfland zouden kunnen samenwerken op het gebied van presentatie en de publieksgerichtheid en om te bezien welke van beide partners het beste kan voorzien in (de toezichtsfunctie van) de waterschapsarchivaris. Dan zou ook gedetailleerdere informatie beschikbaar komen over de financiële consequenties. Daarnaast worden in de rapportage onderstaande aandachtspunten genoemd die bij een nadere uitwerking van tempo, vorm en inhoud van samenwerking in ogenschouw genomen moeten worden. De aandachtspunten volgen hieronder kort en in willekeurige volgorde: a. Wie is samenwerkingspartner? Als Delfland toch wil gaan samenwerken met Erfgoed Delft is de positie van deze organisatie van belang, want haar toekomst is onzeker: verzelfstandiging is een optie. Of het gemeentearchief Delft aangesloten blijft bij Erfgoed Delft is niet zeker. Helderheid in deze is voor Delfland van groot belang alvorens er besluiten genomen worden over de middellange termijn. Als Delfland besluit om de gemeentearchivaris van Delft te benoemen als waterschapsarchivaris, staat vast dat voor dat stuk de gemeente Delft de samenwerkingspartner is. Conform de Archiefwet blijft de gemeentearchivaris namelijk ongeacht de toekomstige positie van gemeentearchief Delft in Erfgoed Delft in dienst van de gemeente Delft. b. Relatie met overige (keten)partners Delfland participeert in diverse samenwerkingsverbanden, waaronder gemeenschappelijke regelingen op het gebied van belastingsamenwerking, afvalverwerking en grondwateronttrekking. Of en zo ja wat voor consequenties archiefsamenwerking met andere overheden heeft, kan hebben of moet hebben voor deze samenwerkingsrelaties, moet tijdig worden uitgezocht. c. Archiefverordening c.a. De Delflandse Archiefverordening 2011 en de Regeling Informatiebeheer 2011 zullen naar aanleiding van het aangaan van samenwerking moeten worden aangepast. d. Kunst- en antiekcollectie Tot de archieven en collecties van Delfland behoren ook kunst- en antieke voorwerpen die verbonden zijn met de rijke geschiedenis van het hoogheemraadschap. Deze vallen nu onder verantwoordelijkheid van OAB. Als (een deel van) de taak van OAB bij een samenwerkingspartner belegd wordt, moet nadrukkelijk bekeken worden wat de consequenties daarvan zijn voor dit deel van de collectie. Naar aanleiding van bovenstaande conclusies en aanbevelingen zijn al verbeteracties in gang gezet en onderzoeken verricht: a. De positionering van de link naar de archieven van Delfland op de website van Delfland is verbeterd. b. De gevolgen van inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (wet RGT) zijn onderzocht. Daaruit volgt dat het archieftoezicht bij Delfland sinds oktober 2012 niet meer goed is geregeld. De wet bepaalt dat het archieftoezicht door een archivaris moet gebeuren. Na onderzoek door DIV en adviezen van team JVI en de provinciale archief- 6
inspectie blijkt echter dat Delfland/de waterschappen niet verplicht zijn een archivaris aan te stellen en dat er sprake is van een gat in de wetgeving en verantwoording. Omdat dit inmiddels landelijk is opgemerkt, wordt nadere regelgeving voor de waterschappen hieromtrent in 2014 verwacht. Aan de hand van deze regelgeving en de archief KPI s voor waterschappen die ook in 2014 worden verwacht, zal DIV daarna een voorstel indienen voor de wijziging van het archieftoezicht bij Delfland en conform wijziging van de Archiefverordening en het besluit Informatiebeheer. Indien mocht blijken dat een archivaris noodzakelijk is, heeft Delfland diverse mogelijkheden. Namelijk, de senior medewerker OAB c.q. de chartermeester en de overige medewerkers OAB zijn allen in het bezit van de benodigde diploma s om als archivaris te worden aangesteld. In de functiebeschrijving van de senior medewerker OAB is bovendien al opgenomen dat hij verantwoording af legt over vormgeving, beheer en ontsluiting van archieven en collecties, voor het beheer van de archiefbewaarplaats en dat hij eens in de twee jaar verslag moet doen aan de VV. Ook het aanwijzen van een collega waterschapsarchivaris behoort tot de mogelijkheden. c. DIV werkt al aan de voorbereiding om tot een kwaliteitshandboek conform artikel 16 van de archiefregeling 2010 te komen. Daarin worden verbeterpunten en acties voor DIV en de organisatie op gebied van het archief- en informatiebeheer vastgelegd met het doel een goede informatievoorziening die de processen en diensten optimaliseert en een archieffunctie die voldoet aan de wet- en regelgeving. Hierover volgt later separaat meer. d. Naast haar reguliere werk digitaliseert DIV zoveel mogelijk archiefdelen die fysiek veel worden geraadpleegd, waarna deze ook volledig digitaal raadpleegbaar worden via internet en intranet. Hierdoor wordt de zelfredzaamheid van de klanten vergroot en kunnen ze zonder tussenkomst van DIV informatie vinden. In dit kader worden de vele kaarten en tekeningen van CED-archief en alle verleende keurvergunningen vanaf 1979 t/m heden gedigitaliseerd. Daarnaast digitaliseert DIV archiefdelen op verzoek van interne klanten en in het kader van de herhuisvesting en de Delflandse Manier Van Werken. e. Geregeld wordt dat een DIV-adviseur binnenkort plaats neemt in de AWI, zodat DIV in een vroeg stadium wordt betrokken en tijdig kan adviseren inzake de relaties en gevolgen van voorgenomen wijzigingen in en/of aanschaf van nieuwe informatiesystemen en/of software in relatie tot de huidige archivering- en informatiebeheerssystemen. 15. Bijlagen 1) Rapportage Oude archieven, nieuwe wegen. Samenwerkingsmogelijkheden voor Oud Archief en Bibliotheek van Delfland d.d. 5-9-2013. 2) Brief voor de VV. 7
Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur Kenmerk VV : ** Vergaderdatum : Beleidsveld : Agendapunt : ** De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van (datum collegevergadering), kenmerk (BIS-zaaknummer D&H besluit); gelezen het positieve/negatieve (bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) (commissie noemen); overwegende dat: - (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: - artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); - artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); - alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren). Aldus besloten in de openbare vergadering van (datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. M.A.P. van Haersma Buma