Integriteitscode Warmunda 1. Inleiding Integriteit, gedragsregels, spelregels. Wat mag er wel en wat mag er niet? Hoe behoor je je te gedragen en hoe niet? Waar liggen de grenzen? Allemaal vragen die je eigenlijk op een persoonlijke manier oplost in de dagelijkse praktijk. Toch vinden we het als Woningstichting Warmunda belangrijk dat we ook samen afspreken waar wij ons aan houden. Dat schept duidelijkheid: zowel voor onszelf als voor de klanten en leveranciers waar wij contacten mee hebben. En het bepaalt hoe we als Woningstichting Warmunda in de samenleving staan. Het is en blijft nodig om met elkaar spelregels af te spreken. Wij moeten kritisch zijn op onszelf en ons afvragen of we denken en handelen volgens die spelregels. Is dat niet het geval, dan moeten we dat aanpassen. En wel direct. Daar moeten we elkaar in ondersteunen. Aangezien het hier om het gemeenschappelijk belang van Woningstichting Warmunda gaat. 2. De zin van een integriteitbeleid Integer handelen gaat terug naar de wortels, de cultuur van de organisatie. Daarmee bedoelen we de normen, waarden en regels die ons binden. Die bepalen wat kan en mag. En wat niet. Woningstichting Warmunda vindt integriteit belangrijk, mede omdat de woningstichting in een glazen huis functioneert. Woningcorporatie werken voor gewone mensen op een krappe woningmarkt, met geld dat oorspronkelijk maatschappelijk is gefinancierd. Bovendien hebben wij te maken met wetten die ons handelen bepalen. Dat wordt nog eens versterkt door de specifieke positie die Woningstichting Warmunda inneemt binnen de Warmondse gemeenschap. Wij werken uitsluitend lokaal en dienen een publiek belang. Dat maakt dat we een maatschappelijke voorbeeldfunctie hebben. Wij vinden het belangrijk dat anderen een goed beeld van ons hebben en werken aan een positief imago. Integriteit van handelen is in de eerste plaats een persoonlijke verantwoordelijkheid. De vereiste openheid en transparantie maakt het noodzakelijk iedereen binnen Woningstichting Warmunda te betrekken bij vraagstukken rondom integriteit. Onder het motto gebruik je verstand, bij twijfel niet inhalen vragen bestuurders en toezichthouders voortdurend hun voorgenomen handelen te toetsen bij collega s. Ook achteraf, maar dan meer in termen van verantwoording, dient die toetsing plaats te vinden. Voor bestuurders en toezichthouders geldt bovendien dat zij zich ook extern moeten kunnen verantwoorden. Ook als er spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het je eigen verantwoordelijkheid om de juiste keuze te maken. Daarom zijn de spelregels die zijn neergelegd in een gedragscode, niet een zakelijke opsomming wat wel en niet mag en kan. Het is vooral een denkraam op basis waarvan je zelf je beslissingen moet nemen en toetsen. In zijn algemeenheid geldt, dat bestuurders van Woningstichting Warmunda te Warmond zich er voortdurend van bewust dienen te zijn, dat hun handelen het belang van Woningstichting Warmunda in het algemeen en dat van haar huurders in het bijzonder moet dienen. Dagelijkse beslissingen brengen risico s met zich mee, wees je daar bewust van. Het moet dan ook een basishouding zijn, dat elke vorm van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding, vriendjespolitiek of de schijn daarvan vermeden dient te worden. Neem beslissingen waarbij je integriteit in het gedrang kan komen in overleg of bijzijn van leidinggevende of collega. Dit bevordert de transparantie en de toetsbaarheid. In zaken waar sprake is van belangenverstrengeling of persoonlijke relaties, draag dan je taken over aan je leidinggevende of collega. 1
3. Het geldt voor iedereen De gedragscode geldt voor iedereen die aan Woningstichting Warmunda verbonden is. Dus ook voor bestuurders en toezichthouders. De gedragscode voor bestuurders en toezichthouders is in beginsel gelijk aan de bestuurders die voor Woningstichting Warmunda werken. Directie, bestuurders, toezichthouders hebben een voortrekkersrol. Juist zij dienen openheid en transparantie te bevorderen. Dat betekent dat zij extra kritisch moeten kijken naar hun handelen. Intern, maar ook naar de buitenwereld. 4. De spelregels Om in grote lijnen aan te geven wat wel of niet mag en kan, hebben wij spelregels opgesteld. Die willen wij in grote lijnen behandelen. Bij twijfel geldt: gebruik je eigen gezonde verstand en haal niet in. Neem contact op met het bestuur om de kwestie te bespreken. Wij behandelen eerst de onverenigbaarheden: zorg dat je belangenverstrengeling vermijdt. Daarna gaan we in op geschenken en giften (4.2), het correct omgaan met informatie van Woningstichting Warmunda,(4.3), het scheiden van zaak en privé (4.4), uitgaven en declaraties (4.5) en het gedrag (4.6). 4.1 Onverenigbaarheden Bestuurders en toezichthouders doen opgave van al hun (financiële) belangen, waaronder aandelen, opties en dergelijke in bedrijven en instellingen, waarmee Woningstichting Warmunda zaken doet. Dit geldt nadrukkelijk voor de belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die bij de zakelijke relatie een invloedrijke positie bekleden (in het algemeen een leidinggevende functie). Ook tussentijds ontstane en in de toekomst nog te ontstane belangen dienen te worden gemeld. Juist bij opdrachten aan dergelijke relaties is het belangrijk om een zuivere aanbestedings- of bestellingsprocedure te volgen: Leg het hele proces van offerteaanvraag en -beoordeling nauwgezet vast, zodat duidelijk zichtbaar is dat de opdracht is gegeven aan het bedrijf met de beste aanbieding en service; Bij contacten in de privé-sfeer met (zakelijke) relaties van Woningstichting Warmunda, gaan we uit van de eigen verantwoordelijk van bestuurders en toezichthouders. Wij doen een beroep op het durven nemen van die verantwoordelijk bij het beoordelen of een relatie integer en marktconform is. Voor het vervullen van alle (betaalde) nevenfuncties, gelden de gebruikelijke regels uit de CAOwoningcorporaties. Schriftelijke toestemming vooraf staat daarbij altijd centraal. Woningstichting Warmunda waardeert het dat bestuurders bestuurlijke functies vervullen in maatschappelijke organisaties. Tegelijkertijd beseft Woningstichting Warmunda dat bestuurlijke nevenfuncties kunnen leiden tot strijdige belangen. Hierin biedt de goedkeuring vooraf de oplossing. Mocht strijdigheid van belangen pas aan de orde komen nadat de betreffende bestuurlijke functie is aanvaard, dan treedt de bestuurder van Woningstichting Warmunda, op eerste verzoek van het bestuur, terug uit deze nevenfunctie. Sponsoring door Woningstichting Warmunda is alleen toegestaan aan instellingen en organisaties, die zich inzetten in het algemeen maatschappelijk belang. De sponsorrelatie moet voldoen aan criteria die worden vastgelegd in een nog nader te bepalen sponsoringbeleid. Woningstichting Warmunda sponsort in overleg initiatieven die het persoonlijk belang van een bestuurder of toezichthouder van Woningstichting Warmunda dienen. Ook als het de sponsoring betreft van een organisatie, waarbinnen een bestuurder of toezichthouder van Woningstichting Warmunda, op enigerlei wijze beslissingsbevoegdheid heeft over de bestemming van sponsorgelden. 2
4.2 Geschenken en giften Bestuurders nemen geen geschenken of giften in geld of natura aan. Op deze regel gelden slechts twee uitzonderingen. Ten eerste als het giften of geschenken betreffen die aan Woningstichting Warmunda worden gedaan in het algemeen belang. Denk aan erfenissen en legaten, die toevloeien aan de algemene middelen van Woningstichting Warmunda en aan geschenken die direct ten goede komen aan de woon- en/of leefomgeving in wijken, buurten, straten waar de woningstichting bezit heeft. Het bestuur besluit of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en beslist over de keuze van de bestemming. De tweede uitzondering betreft geschenken met een waarde onder de 50,- en met een alledaags karakter (bos bloemen, kerstpakker of een fles wijn) die openlijk bij het bestuur worden gemeld of op kantoor worden bezorgd. Deze worden in ontvangst genomen en onder personeelsleden verdeeld. Maak altijd melding van ontvangen of aangeboden persoonlijke geschenken of giften bij het bestuur of toezichthouders. Ook van geschenken die vallen onder de uitzonderingen. Valt het geschenk niet onder de uitzonderingen, dan moet het geweigerd of geretourneerd worden. Geschenken die op het privé-adres worden bezorgd, worden te allen tijde geweigerd (of retour gezonden), ook als deze een waarde hebben van minder dan 50,-. Maak van een dergelijk voorval altijd melding bij het bestuur of toezichthouders, ook als de waarde van het geschenk onder de 50,- ligt. Het bestuur bericht dan de gever, dat schenkingen op privé-adressen in geen geval zijn toegestaan. Voor de goede orde: kerstpakketten en deelname aan (sport)toernooien, seminars, congressen en beurzen, welke gratis of tegen niet-marktconforme prijzen worden aangeboden, mogen niet worden geaccepteerd. Heeft het een functiegericht of vakinhoudelijk karakter, dan is een uitnodiging of geste wel acceptabel, na goedkeuring van het bestuur. Bestuurders, die in het kader van hun functie een lezing, presentatie of iets dergelijks houden en hiervoor een waardebon of geschenk ontvangen, mogen deze behouden mits de waarde hiervan de 50,- niet overstijgt. Is de (geldelijke) beloning hoger dan 50,-, dan vloeit dat totaalbedrag in de kas van Woningstichting Warmunda,. Daar staat in dat geval tegenover, dat de met de inbreng van de bestuurder gemoeide kosten,voor rekening van Woningstichting Warmunda komen. Uitnodigingen voor lunches, diners of andere representatieve zaken, worden uitsluitend aangenomen als zij van evident belang voor de woningstichting zijn. Bovendien mag het niet conflicteren met de onafhankelijkheid in de besluitvorming binnen de woningstichting. Het verdient de voorkeur dat de kosten van lunches en diners, waaraan de bestuurders van de woningstichting deelnemen, ook door de woningstichting worden betaald. Voor het aannemen van uitnodigingen voor lunches en diners worden daarnaast de volgende vuistregels gehanteerd: zorgvuldigheid en doelmatigheid (beoordeel kritisch of het informele contact noodzakelijk is, de onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn); wederkerigheid (de bestuurder heeft van zijn/haar kant namens Woningstichting Warmunda de mogelijkheid de relatie een lunch of diner aan te bieden); soberheid (wees terughoudend in de keuze van de gelegenheid en het gebruik van alcohol) openheid (van aangenomen uitnodigingen wordt altijd melding gemaakt bij de betrokken bestuurder). 3
4.3 Informatie Ga zorgvuldig om met de informatie waarover je uit hoofde van je functie beschikt. Dat betekent, dat oneigenlijk gebruik van die kennis niet is toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden bovendien de normale privacyregels in acht genomen. Bestuurders houden geen informatie achter die in het belang van Woningstichting Warmunda is. Als deze geheim of vertrouwelijk is, dan vraagt dat om een integere afweging van alle belangen. Beschik je uit andere bronnen over informatie die je niet kenbaar mag maken, meld dat feit dan bij je direct leidinggevende. Dan kan eventueel besloten worden je tijdelijk van de betreffende zaak af te halen. Bestuurders moeten zorgen dat informatie over Woningstichting Warmunda deugdelijk wordt bewaard. Onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. 4.4 Scheiding zaak en privé In principe is je privé-leven buiten Woningstichting Warmunda je eigen zaak, waar de woningstichting niets mee te maken heeft. In dit stuk worden een aantal situaties geschetst waar je privé-leven en de woningstichting met elkaar in conflict kunnen komen door tegengestelde belangen in verschillende rollen. Daarnaast verwacht Woningstichting Warmunda van iedere bestuurder dat zij privé niets doen waarvan duidelijk is dat het de belangen van Woningstichting Warmunda,zal schaden. Hierbij zal wel een relatie moeten bestaan met je functie binnen Woningstichting Warmunda. Hoe meer bevoegdheden en verantwoordelijkheden je binnen Woningstichting Warmunda hebt, des te meer moet je rekening houden met privé-aspecten. Het gebruik van de eigendommen van Woningstichting Warmunda, voor privé-doeleinden is slechts beperkt toegestaan, inclusief privé-gebruik van zakelijke e-mail. Het uitoefenen van bedrijfsmatige activiteiten voor eigen rekening of voor rekening van een derde met behulp van eigendommen van Woningstichting Warmunda, is uiteraard in het geheel niet toegestaan. Daarnaast is het niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door Woningstichting Warmunda betreft, inclusief de toewijzing van woningen. Hetzelfde geldt voor diensten van derden. Het is voorts niet toegestaan om, al dan niet tegen betaling, als bestuurder gebruik te maken van diensten van Woningstichting Warmunda, Warmond. In het algemeen is het ongewenst dat voor privé-doeleinden gebruik wordt gemaakt van de diensten van een bedrijf of instelling, waarmee Woningstichting Warmunda zakelijke bindingen heeft, of korter dan een jaar voor de datum, waarop van de betreffende dienst gebruik wordt gemaakt, zakelijke bindingen heeft gehad. Mocht het gebruik maken van die bedrijven of instellingen, om welke reden dan ook, onvermijdelijk zijn, dan dient dit te gebeuren tegen marktconforme voorwaarden. Hierover wordt in dat geval door de betreffende bestuurder openheid betracht jegens het bestuur en de toezichthouders. Heb je vrienden, familie of directe bekenden die klant zijn bij Woningstichting Warmunda dan is het belangrijk om iedere schijn van vooringenomenheid of belangenverstrengeling te vermijden. Zorg ervoor dat je geen zaken behandelt, waarbij vrienden, familie of directe bekenden zijn betrokken. Mocht dit niet lukken, zorg er dan voor dat hierbij altijd een bestuurder aanwezig is. Voor bestuurders die ook huurder zijn bij Woningstichting Warmunda gelden uiteraard dezelfde rechten en plichten als voor de andere huurders. Bestaande collectieve regelingen worden voor het moment gehandhaafd. Feitelijk gaat het om regelingen waar alle bestuurders gebruik van kunnen maken en in die zin ook transparant zijn. 4
4.5 Uitgaven en declaraties Onkosten die je maakt in het kader van het uitoefenen van je functie, worden vergoed volgens bestaande regelingen en richtlijnen. Desgevraagd dient de hoogte en de functionaliteit te worden onderbouwd. In alle gevallen geldt het doelmatigheid- en soberheidscriterium. Bestuurders declareren geen kosten, die al op andere wijze worden vergoed (door Woningstichting Warmunda of door derden). Gemaakte kosten worden gedeclareerd binnen één maand na de datum waarop ze zijn gemaakt, onder overlegging van deugdelijke specificatie. Eventueel verstrekte voorschotten worden eveneens binnen een maand afgerekend, onder overlegging van deugdelijke betalingsbewijzen en specificaties. Voorschotten en declaraties worden uitbetaald, nadat deze zijn gefiatteerd door het bestuur. Met functionaliteit wordt bedoeld, dat met het doen van uitgaven het belang van Woningstichting Warmunda direct gediend moet zijn. Het is dus niet functioneel om uitgaven te doen dan wel onkosten te maken, die hooguit indirect het belang van de woningstichting dienen. Hierbij wordt onder meer gedoeld op uitgaven of onkosten die uitgelegd kunnen worden als zijnde een verkapte vorm van beloning, dan wel als zogenaamde snoep- of pretuitgave. Ook hier zijn transparantie en openheid van belang. 4.6 Gedrag op kantoor en elders Als bestuurders en toezichthouders van Woningstichting Warmunda zijn wij ons ervan bewust dat wij werkzaamheden verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van Woningstichting Warmunda in het algemeen, en van de klanten in het bijzonder. Daarmee houden wij rekening. Dat betekent dat wij ons professioneel gedragen, kleden, verbaal en non-verbaal uiten en dergelijke. In het bijzonder wordt over de huurders/klanten en de collega s van Woningstichting Warmunda altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedragingen. Verder spreken en gedragen bestuurders en toezichthouders zich te allen tijde met respect jegens Woningstichting Warmunda, haar klanten, bestuurders en overige relaties. Elke verbale of non-verbale uiting die ook maar enigszins een discriminerend of seksistisch karakter heeft, is uit den boze. Kom je in of om de woning van een huurder, gedraag je dan professioneel en als een goed huisvader. Rommel die noodzakelijkerwijze wordt veroorzaakt, ruim je op, ook als de werkzaamheden slechts tijdelijk worden onderbroken. Afval en restmaterialen worden op de juiste wijze afgevoerd. Eventuele schade aan eigendommen van derden wordt door de veroorzaker altijd gemeld aan de eigenaar en het bestuur. Als Woningstichting Warmunda zijn we in principe verantwoordelijk voor herstel of vergoeding van die schade aan de eigenaar, ongeacht of deze vervolgens door enigerlei verzekering wordt gedekt. De bestuurders en de directie van Woningstichting Warmunda zijn er verantwoordelijk voor, dat niemand dan zijzelf toegang hebben tot gedigitaliseerde informatie, middels de aan hen verstrekte persoonlijke toegangsautorisatie. Het gebruik maken van de autorisatie van anderen is niet toegestaan. Toegangscodes en wachtwoorden zijn persoonlijk en worden nimmer uit handen gegeven aan collega s of derden. Op tijdelijk verlaten werkplekken dient aanwezige computerapparatuur te zijn uitgelogd, dan wel te zijn vergrendeld. Behandel alle bezoekers van (het kantoor van) Woningstichting Warmunda, als gasten. Zij worden te allen tijde op een centraal punt nabij de ingang van het kantoor door één van de bestuurders of medewerkers opgevangen. Indien de bezoeker ontvangen moet worden in één van de werk- of vergaderruimtes, dan wordt deze door een bestuurder daar naartoe gebracht. Na afloop van het bezoek, wordt de bezoeker ook weer persoonlijk uitgeleide gedaan. Elk van de bestuurders en personeelsleden van Woningstichting Warmunda is medeverantwoordelijk voor het beheer. Gebruik van alcoholhoudende dranken en andere verdovende middelen is in werktijd verboden. Binnen het kantoor van Woningstichting Warmunda is gebruik van alcoholhoudende dranken (ook buiten werktijd) wel toegestaan, tenzij bij daartoe het bestuur aangewezen gelegenheden, bijvoorbeeld recepties en personeelsfeestjes anders wordt besloten. In deze gevallen beperkt zich dat tot zwakalcoholische dranken. 5
5. Handhaven van de spelregels Bestuurders zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor de naleving van de gedragscode. Ook hierin dient openheid en transparantie te worden betracht, tenminste jegens collega-bestuurders. Het betrachten van openheid dient in dit geval ook een ander doel. Het is van belang, dat na vaststelling van de gedragscode, een gangbare praktijk wordt ontwikkeld. Immers, de voorspelbaarheid van het gedrag van het bestuur van Woningstichting Warmunda is hiermee gediend. Hoe lastig dit in de praktijk ook is, het is zaak om binnen Woningstichting Warmunda een cultuur te handhaven dan wel te vestigen van aanspreken en aangesproken worden. Elkaar kunnen, willen en mogen bevragen op gedrag dat met integriteit te maken heeft, is uiteindelijk de beste manier om de gedragscode en het gedachtegoed dat erachter ligt ook daadwerkelijk in te voeren en te handhaven. Een reactie als waar bemoei jij je mee op het moment dat je door een collega-bestuurder wordt aangesproken is dan ook precies de verkeerde. Aan de andere kant moet jij kunnen accepteren dat binnen Woningstichting Warmunda ook weloverwogen besluiten worden genomen waar je het niet mee eens bent en die jíj eigenlijk zonde van het geld vindt: dit zijn geen misstanden die intern of extern aan de kaak gesteld moeten worden. In gevallen waarin zich toch interpretatieverschillen voordoen of gevallen waarin een vermoeden van overtreden van de gedragscode speelt, is primair een rol weggelegd voor de bestuurders. Kwesties waarbij het vermoeden bestaat van ernstige overtreding van de code, worden te allen tijde gemeld bij een bestuurder. Van strafbare feiten wordt daarnaast altijd aangifte gedaan. In een integer handelende organisatie moet er altijd ruimte zijn om incidenten bij het bestuur te melden, desnoods anoniem. Als dat niet gewenst is, kunnen incidenten via de voorzitter van het bestuur of de voorzitter van de toezichthouders worden gemeld. Het bestuur houdt incidenten bij. In het incidentenregister worden de overtredingen en de eventueel naar aanleiding daarvan opgelegde sancties geregistreerd. Sancties worden bepaald en opgelegd door de bestuurders. Het incidentenregister verjaart niet. Indien een bestuurder het niet eens is met een opgelegde sanctie, staat het de bestuurder vrij om het besluit bij de toezichthouders aan te kaarten. 6. Klokkenluidersregeling Heb je vermoedens of weet van misstanden binnen Woningstichting Warmunda, zoals het verrichten van ernstige strafbare feiten, gevaren voor de volksgezondheid, veiligheid of milieu dan meld je dit direct bij het bestuur of bij de toezichthouders. Deze mensen hebben de plicht om hier binnen de organisatie werk van te maken, en ze hebben de plicht zorgvuldig en vertrouwelijk met je melding om te gaan. Ga pas extern klokkenluiden als intern alle mogelijkheden zijn benut en geen resultaat hebben opgeleverd. Woningstichting Warmunda heeft een separate klokkenluidersregeling. 7. Tot slot De spelregels zijn er om nageleefd te worden en het spel fair te spelen. Wij vragen aan bestuurders en toezichthouders van Woningstichting Warmunda om deze gedragscode te onderschrijven. De gedragscode is een openbaar stuk. Alle huurders, maar ook leveranciers en andere externen worden op de hoogte gebracht van de code via de website. Om de vier jaar evalueren we de gedragscode, waarbij onze integriteit centraal staat. Ook in het jaarverslag maken we melding van zaken dit in dit verband relevant zijn. 6