SAMENWERKINGSOVEREENKOMST werving kandidaat-student-commissieleden Algemeen Het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 4 april 2003 betreffende de herstructurering van het hoger onderwijs in Vlaanderen (artikels 57 en 93) stipuleert dat er tenminste één student dient te worden opgenomen in de visitatiecommissies die in opdracht van de Vlaamse Hogescholenraad (VLHORA) en/of de Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR) een (cluster van) opleiding(en) dienen te visiteren. Daarbij wordt als voorwaarde gesteld dat zo n student is ingeschreven in één van de te beoordelen opleidingen of in een aanverwante opleiding op het moment van samenstelling van de commissie. Op vraag van de studentengemeenschap hebben VLHORA en VLIR ermee ingestemd dat het de studentengemeenschap zelf is die deze studenten voordraagt en dat het met name de Vlaamse Vereniging van Studenten (VVS) is die kandidaat-student-commissieleden rekruteert en voordraagt. Onderhavige overeenkomst regelt de samenwerking tussen VLHORA, VLIR en VVS met betrekking tot de werving van kandidaat-student-commissieleden. Hierin is een resultaatsverbintenis opgenomen gezien VLHORA en VLIR mogelijk zelf nog inspanningen zullen moeten leveren indien VVS er niet in zou slagen om voldoende kandidaat-student-commissieleden voor te dragen. Onder voldoende wordt in principe verstaan dat het aantal voorgedragen kandidaat-student-commissieleden voldoende moet zijn zodat in geen enkele visitatiecommissie of desgevallend deelcommissie, een student ontbreekt. Dit principe werd, binnen redelijke grenzen, geconcretiseerd in een tabel Minimaal aantal voor te dragen kandidaat-student-commissieleden. Deze tabel is terug te vinden in bijlage A en maakt deel uit van de overeenkomst. De overeenkomst wordt aangevuld met een werkingsreglement (bijlage B) dat integraal en onlosmakelijk deel uitmaakt van de overeenkomst en in overeenstemming tussen de drie partijen op eenvoudige wijze kan worden gewijzigd indien de omstandigheden daartoe nopen. VLHORA en VLIR hebben een protocol van kwaliteitszorg opgesteld, zoals gestipuleerd in artikel 57bis 2 en artikel 93 3 van het Structuurdecreet. Dit protocol is opgenomen in de Handleiding onderwijsvisitaties VLIR VLHORA, Brussel, oktober 2008 en regelt ondermeer de werkwijze bij de samenstelling van de visitatiecommissie. Het werkingsreglement is ondergeschikt aan dit protocol en VVS dient dan ook rekening te houden met de bepalingen in het protocol.
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST werving kandidaat-student-commissieleden TUSSEN DE ONDERGETEKENDEN, enerzijds, Vlaamse Vereniging van Studenten, vereniging zonder winstoogmerk, gevestigd te Zavelput 20 te 1000 Brussel en waarvoor optreedt, mevr JULIE DE FRAEYE, voorzitter, verder genoemd: VVS. en anderzijds, De Vlaamse Hogescholenraad, stichting van openbaar nut, gevestigd te Ravensteingalerij 27, bus 3 te 1000 Brussel en waarvoor optreedt, prof. dr. TOON MARTENS, voorzitter, verder genoemd: VLHORA. en De Vlaamse Interuniversitaire Raad, stichting van openbaar nut, gevestigd te Ravensteingalerij 27, bus 6 te 1000 Brussel en waarvoor optreedt, prof. dr. ALAIN VERSCHOREN, voorzitter, verder genoemd: VLIR. wordt, met als doel het formeel vastleggen van de wederzijdse rechten en plichten bij het werven van kandidaat-student-commissieleden, het volgende overeengekomen: Samenwerkingsovereenkomst werving kandidaat-student-commissieleden 2/9
Artikel 1 OPHEFFING VORIGE OVEREENKOMST 1 Deze overeenkomst vervangt de overeenkomst die VLHORA, VLIR en VVS hadden afgesloten op 30 augustus 2005, te Brussel, met de titel: Overeenkomst tussen VLIR-VLHORA-VVS betreffende de opname van een student in visitatiecommissies: criteria, selectieprocedure en deontologische code. Artikel 2 VOORWERP EN OPDRACHT 1 Ondergetekenden verklaren te zijn overeengekomen dat VVS instaat voor het werven van kandidaat-student-commissieleden voor de visitatiecommissies van VLIR en/of VHLORA die een (cluster van) opleiding(en) dienen te beoordelen, zoals bepaald in het Decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 4 april 2003 betreffende de herstructurering van het Hoger Onderwijs in Vlaanderen. 2 VVS draagt voor elke visitatiecommissie ten minste het door VLIR of VLHORA gevraagde minimum aantal kandidaat-student-commissieleden voor. Dit minimum aantal wordt bepaald op basis van de tabel Minimaal voor te dragen kandidaat-student-commissieleden in bijlage A. Artikel 3 DUUR De overeenkomst gaat in op 1 januari 2010 voor een periode van één kalenderjaar. Artikel 4 BEËINDIGING 1 Zonder schriftelijke melding van beide partijen wordt deze overeenkomst opgeheven op de einddatum zoals vermeld in artikel 3. 2 Geen enkele partij kan zich éénzijdig terugtrekken uit deze overeenkomst voor de duur van de overeenkomst. 3 Deze overeenkomst blijft van toepassing op mogelijke rechtsopvolgers van de ondergetekenden. Artikel 5 VERGOEDING 1 Om aan haar contractuele verplichtingen, vermeld in Art. 1, te kunnen voldoen wordt VVS jaarlijks vergoed door VLHORA en VLIR ten bedrage van 7591,07. VLHORA en VLIR betalen elk de helft van dit bedrag. 2 VVS vordert dit bedrag aan het einde van het lopende kalenderjaar aan de hand van aan VLHORA en VLIR afzonderlijk gerichte debetnota s. 3 Telkens VVS er niet in slaagt om voor een visitatiecommissie van een opleiding of een cluster van opleidingen voldoende kandidaat-student-commissieleden voor te dragen die aan de criteria voldoen, wordt de vergoeding voor het lopende kalenderjaar verminderd met 5 procent. VVS houdt hiermee rekening wanneer zij het te vorderen bedrag berekent en voegt de berekening bij de respectieve debetnota s. Wat onder voldoende wordt verstaan, is aangegeven in Art. 2 2. 4 Indien pas na betaling van een debetnota duidelijk wordt dat er onvoldoende kandidaten waren voor één of meerder visitatiecommissies, kunnen VLHORA en VLIR een evenredig bedrag Samenwerkingsovereenkomst werving kandidaat-student-commissieleden 3/9
terugvorderen, doch nooit meer dan 20% van het totaalbedrag vermeld op de afzonderlijke debetnota s van VVS aan VLHORA of VLIR. Artikel 6 WERKINGSREGLEMENT 1 De principes en werkwijze met betrekking tot de werving en voordracht van kandidaat-studentcommissieleden worden vastgelegd in het werkingsreglement dat integraal en onlosmakelijk deel uitmaakt van deze overeenkomst. Het werkingsreglement is opgenomen in Bijlage B van deze overeenkomst. 2 De drie partijen verklaren zich akkoord met het werkingsreglement door de ondertekening ervan. 3 In overeenstemming tussen de drie partijen kan het werkingsreglement op eenvoudige wijze worden gewijzigd indien de omstandigheden daartoe nopen. Een wijziging in het werkingsreglement, mits akkoord van alle partijen door ondertekening, brengt geen wijzigingen aan in deze overeenkomst. 4 Het werkingsreglement is ondergeschikt aan de bepalingen in het protocol van kwaliteitszorg dat is opgesteld door VLHORA en VLIR zoals gestipuleerd in artikels 57bis 2 en 93 3 van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 4 april 2003 betreffende de herstructurering van het hoger onderwijs in Vlaanderen. Dit protocol is opgenomen in de Handleiding onderwijsvisitaties VLIR VLHORA, Brussel, oktober 2008 en regelt ondermeer de procedure ter samenstelling van de visitatiecommissies. Opgemaakt te Brussel in drievoud op 14 december 2009 Voor VLIR Voor VVS Voor VLHORA Alain Verschoren Julie De Fraeye Toon Martens Voorzitter Voorzitter Voorzitter Samenwerkingsovereenkomst werving kandidaat-student-commissieleden 4/9
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST werving kandidaat-student-commissieleden BIJLAGE A: TABEL Minimaal voor te dragen kandidaat-student-commissieleden #inst #stud 1 1 2 2 3 2 4 2 5 3 6 3 7 3 8 4 9 4 10 5 11 5 12 6 13 6 14 6 15 7 16 7 Tabel minimaal voor te dragen kandidaat-student-commissieleden 5/9
17 8 18 8 19 9 20 9 21 9 22 10 Legende: #inst: het aantal instellingen dat de te visiteren opleiding aanbiedt #stud: het minimaal voor te dragen aantal kandidaat-student-commissieleden Tabel minimaal voor te dragen kandidaat-student-commissieleden 6/9
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST werving kandidaat-student-commissieleden BIJLAGE B: WERKINGSREGLEMENT Artikel 1 INFORMATIEVERSTREKKING EN OVERLEG 1 VLHORA, VLIR en VVS verstrekken elkaar alle relevante informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst. 2 VLHORA en VLIR bezorgen aan VVS tenminste de volgende informatie, en dit ten laatste 8 maanden voor de datum waarop de (cluster van) opleiding(en) die door de desbetreffende visitatiecommissie zal worden beoordeeld, haar zelfevaluatierapport moet indienen: 1 de data waarop de te visiteren opleidingen of clusters van opleidingen hun zelfevaluatierapporten moeten indienen; 2 per te visiteren (cluster van) opleiding(en): de betrokken instellingen; 3 indien het een unieke opleiding betreft, de aanverwante opleidingen, inclusief de instellingen waar deze aanverwante opleidingen worden ingericht; 4 het minimum aantal voor te de dragen kandidaat-student-commissieleden. 3 VVS bezorgt één keer per maand aan VLHORA en VLIR samen een overzicht van de stand van zaken met betrekking tot de werving van kandidaat-student-commissieleden. Zodra de informatie beschikbaar is, wordt per te visiteren (cluster van) opleiding(en) waarvoor VVS actief kandidaatstudent-commissieleden zoekt, de volgende informatie in dit overzicht opgenomen: 1 de datum waarop VVS werd verzocht om voor desbetreffende (cluster van) opleiding(en) kandidaat-student-commissieleden te werven; 2 de datum van verspreiding van de oproep tot kandidaatstelling; 3 de fase waarin het selectieproces zich bevindt, met tenminste de aanduiding of de instellingen of opleidingen zelf door VVS gecontacteerd werden; 4 het aantal ingestuurde kandidaturen; 5 het aantal kandidaturen die voldoen aan de decretale eisen voor studentcommissieleden; 6 het aantal door VVS geselecteerde kandidaten. Werkingsreglement werving kandidaat-student-commissieleden 7/9
4 Tenminste één keer per kalenderjaar en ten minste in de maand december evalueren VLHORA, VLIR en VVS de samenwerking tijdens een gezamenlijk overleg. 5 Elk van de drie partijen kan het initiatief nemen voor overleg tussen de drie partijen. 6 Behoudens officiële brieven, verloopt alle communicatie tussen de drie partijen in het kader van werving van kandidaat-student-comissieleden via de volgende kanalen: 1 naar VVS: via het e-mailadres kristin@vvs.ac en tom.demeyer@vvs.ac 2 naar VLHORA: via het e-mailadres floris.lammens@vlhora.be 3 naar VLIR: via het e-mailadres marleen.bronders@vlir.be Artikel 2 WERVING, SELECTIE en VOORDRACHT KANDIDAAT-STUDENT- COMMISSIELEDEN 1 VVS vat de werkzaamheden met betrekking tot de werving van kandidaat-studentcommissieleden voor de visitatiecommissie van een welbepaalde (cluster van) opleiding(en) ten laatste aan op het ogenblik dat de visitatie van de desbettreffende (cluster van) opleiding(en) door VLHORA en/of VLIR wordt aangekondigd. 2 VVS kan, wat betreft de werving van kandidaat-student-commissieleden de volgende kanalen aanspreken, in volgorde: 1 het eigen netwerk van studentenvertegenwoordigers. 2 contactpersonen in de opleiding 3 de centrale kwaliteitszorgcoördinatoren van de instellingen Indien VVS zich genoodzaakt ziet om zich te wenden tot de personeelsleden van een instelling van hoger onderwijs zoals vermeld onder 2 en/of 3, dan zal VVS dit doen voor alle instellingen die de te visiteren opleiding aanbieden. VLHORA en VLIR zullen de gegevens van de contactpersonen in de opleiding en de centrale kwaliteitszorgcoördinatoren doorgeven aan VVS indien zij daarom vraagt. 3 Indien VLHORA en/of VLIR aan VVS gegevens doorgeven van mogelijke kandidaat-studentcommissieleden, dan zal VVS deze studenten betrekken in de selectieprocedure. 4 De selectie van kandidaat-student-commissieleden gebeurt op basis van de criteria zoals vastgelegd in het protocol van kwaliteitszorg van VLHORA en VLIR. 5 De selectie wordt uitgevoerd door een selectiepanel dat tenminste één hogeschoolstudent en tenminste één universiteitsstudent bevat. 6 Bij elke voordracht van kandidaat-student-commissieleden voor de visitatiecommissie van een welbepaalde te visiteren (cluster van) opleiding(en) bezorgt VVS aan VLHORA respectievelijk VLIR een overzicht waarin volgende informatie is opgenomen: 1 de datum waarop VVS werd gevraagd voor de desbetreffende (cluster van) opleiding(en) kandidaat-student-commissieleden te werven; 2 de datum van verspreiding van de oproep tot kandidaatstelling; 3 een nominatieve lijst van de geselecteerde kandidaten, in volgorde van voorkeur 4 een overzicht van het aantal kandidaten 5 de curricula vitae van de geselecteerde kandidaten Werkingsreglement werving kandidaat-student-commissieleden 8/9
De voordracht kan begeleid door een schrijven waarin VVS eventuele moeilijkheden of problemen kan aankaarten. 7 De voordracht gebeurt ten laatste 90 kalenderdagen voor de datum waarop de (cluster van) opleiding(en) die door de desbetreffende visitatiecommissie zal worden beoordeeld, haar zelfevaluatierapport moet indienen. 8 Indien VVS geen kandidaat-student-commissieleden voordraagt, zal ze dit melden bij VLHORA respectievelijk VLIR, ten laatste 90 dagen voor de datum waarop de (cluster van) opleiding(en) die door de desbetreffende visitatiecommissie zal worden beoordeeld, haar zelfevaluatierapport moet indienen. 9 VVS verwittigt de geselecteerde kandidaten ervan dat hun namen werden doorgegeven aan VLHORA respectievelijk VLIR. Artikel 3 INTERNE PROCEDURES VVS In aanvulling op dit werkingsreglement kan VVS voor de selectie van kandidaat-studentcommissieleden een interne procedure uitwerken, inclusief bijkomende selectiecriteria. In voorkomend geval worden deze procedure aan VLHORA en VLIR bekend gemaakt. Opgemaakt te Brussel in drievoud op 10 december 2009 Voor VLIR Voor VVS Voor VLHORA Alain Verschoren Julie De Fraeye Toon Martens Voorzitter Voorzitter Voorzitter Werkingsreglement werving kandidaat-student-commissieleden 9/9