Bibliotheek Sociale Wetenschappen Jaarverslag 2014 Chris Schroeven Bibliothecaris Kris Scheys Adjunct-bibliothecaris
INLEIDING Hieronder vindt u een kort overzicht van belangrijke gebeurtenissen en nieuwe uitdagingen voor SBIB en de Universiteitsbibliotheek (UB) uit 2014: - In SBIB werd het jaar geopend met de officiële inhuldiging van de Onderzoekerszone op de eerste verdieping. Dit werd snel de vaste werkplek voor een wisselende groep onderzoekers van onze faculteit. De vergaderzaal bleek een gegeerde overlegruimte, omwille van de kleurrijke inrichting en de aangename akoestiek. - Bij het begin van het jaar werden een aantal nieuwe databanken toegankelijk voor KU Leuven gebruikers. Voor onze faculteit betekende de toegang tot LexisNexis Academic, met vooral de internationale pers, het antwoord op een langlopende vraag. Verder betekende de toegang tot ProQuest Central een grote extra bron van full text artikels, ook voor de Sociale Wetenschappen. SCOPUS werd als citatiedatabank, naast ISI Web of Science, toegankelijk in december 2014. - In de loop van 2014 startte het UB-brede overleg rond de financiering van de recurrente uitgaven van de bibliotheken: Integraal Collectiebudget. Het GeBu, onder impuls van de Algemeen Beheerder, is bereid om vanaf 2015, 700.000 EUR extra te investeren in toegangen tot toptijdschriften aan de KU Leuven. Dit gebeurt voornamelijk door de inflatiekosten op bestaande abonnementen van de groepen en faculteiten op te vangen en door nieuwe abonnementen op toptijdschriften te financieren. Het was nodig om tussen de drie groepen en binnen de UB consensus op te bouwen over de besteding van de middelen en te komen tot administratieve vereenvoudiging voor het beheer van deze recurrente uitgaven. 1 - De zomermaanden van 2014 waren zeer druk achter de schermen van de bib, met de introductie van een nieuw bibliotheekbeheerssysteem ALMA. De veranderingen voor de werking van de back-office veroorzaakten eveneens een aantal aanpassingen aan de eindgebruikersinterface LIMO. - Bij het begin van het academiejaar 2014-15 introduceerde SBIB een nieuwe vorm van dienstverlening: het uitlenen van laptops. Na een aarzelende start, worden de 3 beschikbare laptops, dagelijks gebruikt en wordt uitbreiding van het aanbod wenselijk in 2015. - In de loop van 2014 werd op UB-niveau gewerkt aan een gemeenschappelijke Tutorial informatievaardigheden in Toledo. In het najaar organiseerde SBIB een aantal overlegsessies met docenten en programmaverantwoordelijken over deze tutorial en werd de basis gelegd voor het ontwikkelen van toegepaste, interactieve oefeningen voor de Sociale Wetenschappen in 2015. - Tot slot eindigde 2014 met de goedkeuring van de SPEER-samenwerking tussen de bibliotheken Sociale Wetenschappen, Psychologie-Pedagogie, Economie en Rechten 2. Verder in dit jaarverslag, vindt u een overzicht van een aantal meetbare facetten van de dienstverlening van SBIB, het financiële luik, het personeel en de ruimte. 1 Meer info hierover in het financiële luik van dit jaarverslag, p.18. 2 Het opzet van deze samenwerking leest u op p.34 van dit verslag. 1
Bij het luik statistieken is het nodig om een aantal nuanceringen aan te brengen. Door de verandering van bibliotheekbeheerssysteem in het midden van het jaar komen de meeste gegevens uit 2 systeembronnen. Daardoor zijn de trends misschien wel duidelijk, maar de grootte ervan kan over- of onderschat zijn, omdat bepaalde processen anders worden bekeken in het nieuwe systeem. Vergelijkingen met andere KU Leuven bibliotheken zijn niet echt mogelijk omdat een werkgroep op Associatieniveau nog werkt aan de correcte afbakening en de berekening van de rapporten uit het nieuwe bibliotheeksysteem ALMA. Belangrijke trends die we toch kunnen vaststellen zijn: de aanhoudende daling van de uitleencijfers, van het aantal kopieën en prints en de kleinere aangroei van de fysieke collectie. Ook het bibliotheekbezoek in SBIB daalde licht, in tegenstelling tot de trend in de andere bibliotheken. 2014 was het eerste volledige jaar waarin het Leercentrum Agora open was. De studenten kunnen in SBIB nauwelijks nog terecht voor groepswerk. De groepswerkzone van SBIB werd omgevormd tot Onderzoekerszone. Het gebruik van die ruimte is minder intensief dan het gebruik van de groepswerklokalen voordien. SBIB is nu overwegend stille werk- en studieruimte. Dit beantwoordt wel degelijk aan een bestaande behoefte. Voor groepswerk is er nog 1 kleine reserveerbare ruimte en een zone op het gelijkvloers. De vaststelling dat deze laatste zone in de praktijk voornamelijk als stille werkruimte wordt gebruikt, bevestigt het feit dat de SBIB-gebruikers vooral op zoek zijn naar deze werkvorm. Het aanbod en het gebruik van de e-collectie blijft wel in stijgende lijn gaan. Vooral de raadpleging van databanken die toegang bieden tot de volledige teksten van tijdschriftartikels, rapporten en boeken stijgt. Ook het opvragen van de volledige teksten van artikels uit eenzelfde tijdschrift gaat de hoogte in. Om tot de top 20 van meest geraadpleegde tijdschriften voor de Sociale Wetenschappen te behoren, was het nodig om meer dan 10% te stijgen qua aantal consultaties van full text t.o.v. 2013. We kozen ervoor om bij de volgende statistische pagina s niet veel tekst toe te voegen, enkel waar nodig voor de interpretatie van de tabellen. Vragen, opmerkingen of suggesties bij dit jaarverslag of bij de werking van SBIB ontvangen we graag persoonlijk of via mail. 2
INLEIDING... 1 I. Dienstverlening SBIB... 5 1. Bibliotheekbezoeken... 5 A. Fysieke bezoeken... 5 B. Bezoeken per maand... 5 C. Bezoekers per lezerstype... 6 D. Bezettingsgraad... 7 E. Virtuele bezoekers... 8 2. Collectiegebruik: gedrukt... 9 A. Overzicht gedrukte collectie per onderwerpsgebied en type publicatie... 9 B. Details aangroei fysieke boekencollectie... 10 C. Gebruik van de fysieke collectie... 10 D. Interbibliothecair leenverkeer... 11 E. Fotokopieën, prints en scans... 11 3. Collectiegebruik: elektronisch... 12 A. Full text collecties... 12 B. Gebruik databanken... 13 C. Gebruik e-tijdschriften... 14 D. E-books... 15 4. Andere... 16 A. Lirias... 16 B. Reserveringen uitleenmateriaal en lokalen... 17 II. Budget bibliotheek Sociale Wetenschappen 2014 en 2015... 18 1. Financieel jaarverslag 2014... 20 2. Budget 2015... 23 3. Tussentijds financieel verslag 17 maart 2015... 26 III. Ruimte: onderzoekerszone, stille werk- en studiezone... 29 IV. Personeel en opleiding... 32 V. Samenwerking SPEER... 34 Bijlage 1. Procedure voor het bestellen en uitlenen van boeken... 36 Bijlage 2. Details van de uitgaven voor tijdschriften, kranten & weekbladen in 2014... 39 3
4
I. Dienstverlening SBIB 1. Bibliotheekbezoeken A. Fysieke bezoeken Hoeveel geregistreerde personen passeerden de toegangspoort in SBIB? Aantal fysieke bibliotheekbezoeken SBIB EBIB FBIB LBIB PBIB RBIB Totaal Bezoeken 2014 115.807 298.100 70.618 175.399 115.427 311.395 1.086.746 Bezoeken 2013 117.960 266.139 58.115 171.928 85.398 302.000 1.001.540 Bezoeken 2012 117.939 233.782 65.610 193.596 134.389 337.219 1.082.535 Bezoeken 2011 117.337 208.040 63.970 183.985 116.608 351.535 1.041.475 B. Bezoeken per maand 20000 18000 16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 Aantal bibliotheekbezoeken per maand 0 jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec 2011 2012 2013 2014 5
C. Bezoekers per lezerstype Meer dan 10.000 unieke personen bezochten in 2014 minstens 1 keer SBIB. Het is niet langer mogelijk om statistieken te leveren over de herkomst van de bezoekers per faculteit. Externen 2% Personeel 11% Partner 1% BEZOEKERS SBIB Associatie KULeuven 3% BA-student 45% MA-student 34% Voortgezette opleiding 2% Onbekend 2% Externen: studenten van andere universiteiten, leerkrachten, leden van organisaties Onbekend: verkeerde invoer op systeemniveau Partner = voornamelijk leden van de UCL of alumni 6
D. Bezettingsgraad Hoeveel bezoekers zijn tegelijkertijd aanwezig in de bib (max. 170 zitplaatsen)? 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Aantal gelijktijdige bezoekers om 15 uur Piekmoment 2014: week van 2 juni 2014 om 15 u: gemiddelde bezetting van 173 personen. Tijdens drukke dagen passeerden ongeveer 1.200 personen de toegangspoortjes (gemiddelde bezoeken per dag op jaarbasis: 469). Het ging dan over 666 unieke bezoekers per openingsdag (gemiddeld aantal unieke bezoekers per dag op jaarbasis: 267). Uniek betekent dat eenzelfde persoon die op 1 dag meerdere keren binnenen buitengaat, slechts 1 keer wordt geteld. Top-5 Bezoeken 21/05/2014 1.200 20/05/2014 1.188 13/05/2014 1.151 22/05/2014 1.120 11/12/2014 1.095 Top-5 Bezoekers 13/05/2014 666 10/12/2014 665 6/05/2014 648 11/12/2014 636 12/05/2014 622 7
Date 6/09/13 13/09/13 20/09/13 27/09/13 4/10/13 11/10/13 18/10/13 25/10/13 1/11/13 8/11/13 15/11/13 22/11/13 29/11/13 6/12/13 13/12/13 20/12/13 27/12/13 3/09/14 10/09/14 17/09/14 24/09/14 1/10/14 8/10/14 15/10/14 22/10/14 29/10/14 5/11/14 12/11/14 19/11/14 26/11/14 3/12/14 10/12/14 17/12/14 24/12/14 E. Virtuele bezoekers Gebruik van de website Website Sessies 2014 Bezoeken 2013 Verschil Gebruikers 2014 Unieke bezoekers 2013 Verschil SBIB homepagina nl 61.202 71.826-14,8% 29.334 34.945-16,1% SBIB homepagina en 3.822 4.607-17,0% 1.608 2.272-29,2% Het dalend gebruik van de website is een trend die overal wordt vastgesteld. Sociale media worden populairder (zie hieronder). Gebruik van facebook 1200 Aantal unieke gebruikers per week die content van de SBIBfacebook pagina bekeken 1000 800 600 400 200 0 8
2. Collectiegebruik: gedrukt A. Overzicht gedrukte collectie per onderwerpsgebied en type publicatie Ligplaatsnummer Aantal volumes Aantal volumes % Aangroei 2014 2015 totaal 0 alg. naslagwerken 70 70 0,1% - 1,2,3.. filosofie... 1.390 1.390 1,1% - 303 methoden 2.740 2.860 2,2% 120 309 communicatiewetenschappen 15.120 15.500 12,2% 380 311/314 statistiek/demografie 1.850 1.820 1,4% -30 316.1.. theoretische sociologie 3.400 3.400 2,7% - 316.331 godsdienstsociologie 910 920 0,7% 10 316.334.1 onderwijssociologie 3.500 3.490 2,7% -10 316.334.2 arbeidssociologie 5.890 5.930 4,7% 40 316.334.3 medische sociologie 1.970 2.070 1,6% 100 316.334.4 rechtssociologie 40 40 0,0% - 316.334.5 stadssociologie 1.410 1.420 1,1% 10 316.346 gender 1.410 1.410 1,1% - 316.356.2 gezinssociologie 2.110 2.090 1,6% -20 316.6 sociale psychologie 280 260 0,2% -20 316.7 cultuursociologie 2.090 2.110 1,7% 20 316.8 sociaal beleid en sociaal werk 4.130 4.110 3,2% -20 613.88 sexuologie 180 190 0,1% 10 Totaal sociologie 27.320 27.430 21,6% 110 32 / 321 algemeen & theorieën 3.690 3.870 3,0% 180 323 Belgische politiek 1.510 1.530 1,2% 20 324 politologie 2.870 2.950 2,3% 80 327 internationale betrekkingen 7.210 7.240 5,7% 30 328 instellingen & beleid 4.930 4.930 3,9% - 35 bestuurswetenschappen 9.180 9.220 7,2% 40 9 geschiedenis 2.930 2.870 2,3% -60 Totaal politieke wetenschappen 32.300 32.600 25,6% 300 33 economie 670 690 0,5% 20 340 recht 680 680 0,5% - 343.9 criminologie 240 230 0,2% -10 Totaal economie, recht, criminologie 1.590 1.600 1,3% 10 39 Antropologie 5.140 5.510 4,3% 370 SLO* 450 120 0,1% -330 Basisliteratuur* 490-0,0% -490 Eindverhandelingen 4.410 4.420 3,5% 10 TOTAAL 92.850 93.320 73,4% 470 Tijdschriftenvolumes 31.420 30.270 23,8% -1.150 AV-collectie 3.600 3.600 2,8% - ALGEMEEN TOTAAL 127.860 127.180 100,0% -680 De cijfers werden afgerond naar tientallen. *Voor 2014: de boeken van de Lerarenopleiding (SLO) en van de Basisliteratuur werden reeds bij de respectievelijke categorieën geteld (SLO: 391 boeken; BASIS: 568 boeken). Net als vorig jaar worden er in SBIB meer volumes verwijderd uit de collectie dan opgenomen. Dit komt voornamelijk door de afvoer van oude tijdschriften die niet behoren tot de kerncollectie en op verschillende plaatsen aanwezig zijn aan de KU Leuven (gedrukt en/of elektronisch). 9
B. Details aangroei fysieke boekencollectie Jaar Aankoop Depot Gift Totaal Evolutie 2014 885 228 347 1.460-23,8% 2013 1.022 189 705 1.916 3,0% 2012 1.013 186 662 1.861 De daling van de aangroei in 2014 heeft verschillende oorzaken: de introductie van het nieuwe bibliotheeksysteem ALMA slorpte heel wat tijd en energie op. Bovendien lopen de meeste processen trager in ALMA (meer klikken, minder performant). Daarnaast is er de groei van de e-bookscollectie waardoor fysieke aankopen worden vermeden (voornamelijk voor boeken van de uitgevers Springer en Oxford UP). C. Gebruik van de fysieke collectie Jaar Uitleningen Hernieuwingen Reserveringen Totaal Evolutie 2014 24.493 25.454 1.448 49.947-7,0% 2013 26.054 27.647 1.637 53.701-6,3% 2012 26.919 30.367 1.857 57.286 De jaarlijkse groei van de elektronische collectie van actuele boeken en tijdschriften aan de KU Leuven vertaalt zich in dalende uitleencijfers van de gedrukte collectie. Deze trend zet zich ook door in de echte uitleenbibliotheken zoals SBIB en RBIB. UITLEEN: WIE? Voortgezette opleiding Personeel 32% Associatie KULeuven 1% BA-student 15% Depot 4% Extern 3% IBL 1% Partner 1% MA-student 38% Depot: aankopen met onderzoeksmiddelen van Sociale Wetenschappen of HIVA, uitleen voor een gans academiejaar. Externen: studenten van andere universiteiten, leerkrachten, leden van organisaties. IBL: uitleen aan andere instellingen in het kader van interbibliothecair leenverkeer. Partner = voornamelijk leden van de UCL of alumni. 10
D. Interbibliothecair leenverkeer Interbibliothecair Binnenkomende Evolutie Uitgaande Evolutie leenverkeer vragen vragen 2014 544-3,9% 416-6,9% 2013 566 2,7% 447-19,9% 2012 551 4,6% 558 0,0% Binnenkomende vragen: aanvragen vanuit andere instellingen aan SBIB. Uitgaande vragen: aanvragen van personeelsleden en studenten van onze faculteit aan andere instellingen. Ook hier merken we een dalende trend, voornamelijk bij de uitgaande vragen. De grotere beschikbaarheid van e-bronnen is wellicht eveneens de verklaring. E. Fotokopieën, prints en scans Evolutie prints / kopieën Jaar Aantal Evolutie 2014 261.287-30,8% 2013 377.604 1,7% 2012 371.466-4,4% 2011 388.466 0,7% Kostprijs kopie of print: 0.05 EUR per eenheid. Scan: gratis 11
3. Collectiegebruik: elektronisch Voor wat betreft de e-collectie beschikken we niet over gebruikscijfers voor de Faculteit Sociale Wetenschappen. Het gaat telkens over cijfers voor heel de KU Leuven waaruit we de meest relevante gegevens voor onze disciplines distilleren. A. Full text collecties De tabel hieronder geeft een overzicht van de meest relevante full text collecties voor de Faculteit Sociale Wetenschappen die worden aangekocht op het niveau van de Universiteitsbibliotheek, de Groep en de faculteiten Humane Wetenschappen. E-books: CAIRN (Franstalig) OECD Oxford Handbooks Online Springer Individuele titels Tijdschriften archieven / collecties: CAIRN (Franstalig) JSTOR Muse PAO (Periodicals Archives Online) Proquest Central Tijdschriften: uitgeverscollecties: Cambridge UP Elsevier Emmerald Oxford UP Sage (ook backfiles) Springer Taylor &Francis Wiley-Blackwell Krantenarchief: Go Press Lexis-Nexis Nieuw in 2014: Lexis-Nexis Academic en ProQuest Central 12
B. Gebruik databanken Het gebruik van bibliografische databanken daalt al een aantal jaren. Via LIMO kan in heel wat van deze databanken worden gezocht, zonder dat dit wordt meegerekend in de gebruikscijfers van bijvoorbeeld Web of Science of IPSA. Enkel het opvragen van de volledige gegevens van een publicatie in de databank zelf, wordt meegerekend in de statistieken van die specifieke databank. Daarom scoren de databanken die full text aanbieden wel hoog, zoals JSTOR, Muse. Ook IBSS en Sociological Abstracts leiden via hun ProQuesttoegang rechtstreeks tot full text. Gebruiksgegevens belangrijke databanken Naam databank Aantal zoekacties 2014 2013 Web of Sciences / Web of Knowledge 321.587 1.107.339 JSTOR 269.531 95.888 ProQuest Social Science Journals 129.185 ProQuest CBCA Complete: Social Sciences 128.943 IBSS / International Bibliography of the Social Sciences 127.981 32.858 ProQuest Deep Indexing: Comprehensive Social Science 127.914 Sociological Abstracts 127.637 85.868 ProQuest Deep Indexing: Sociology 127.628 ProQuest Sociology 124.432 ProQuest Political Science 124.432 Go Press / Mediargus 60.283 50.705 Project Muse 26.824 12.298 Encyclopedia of Islam 26.824 752 Communication & Mass Media Complete 18.645 17.625 IPSA / International Political Science Abstracts 9.178 12.525 OECD ilibrary 960 1.449 13
C. Gebruik e-tijdschriften De tabel hieronder toont de top 20 van de frequent geraadpleegde tijdschriften voor de Sociale Wetenschappen op KU Leuvenniveau in 2014. Het aantal raadplegingen blijft stijgen. Om tot de top 20 te behoren was er een minimum van 1.961 geraadpleegde artikels nodig in 2014. In 2013 bedroeg dit minimum 1.721. Tijdschrift Geraadpleegde artikels Social Science & Medicine 7.128 Public Relations Review 5.020 World Development 5.005 Journal of Consumer Research 4.402 Child Development 3.954 Annals of Tourism Research 3.345 Sex Roles 3.304 Tourism Management 3.276 Journal of European Public Policy 3.017 American Journal of Sociology 2.883 Common Market Law Review 2.713 Administrative Science Quarterly 2.605 American Sociological Review 2.573 Urban Studies 2.394 JCMS: Journal of Common Market Studies 2.351 Journal of Marketing Research 2.118 Journal of Communication 2.108 American Political Science Review 2.108 Journal of Marriage and Family 2.029 Journal of Broadcasting & Electronic Media 1.961 Het aanbod en de raadplegingen van full text artikels blijft in stijgende lijn gaan. Jaar Aantal toegangen tot Evolutie Aantal geraadpleegde Evolutie e-tijdschriften full text artikels 2014 32.707 21,7% 4.874.589 10,9% 2013 26.875 11,2% 4.393.999 14,8% 2012 24.166-2,9% 3.826.920 6,2% 2011 24.895 3.604.150 14
D. E-books Er is een grote stijging van het aantal e-boektoegangen op KU Leuvenniveau. De exponentiële groei wordt gedeeltelijk veroorzaakt door een nieuwe manier van tellen. Jaar Aantal toegangen Evolutie tot e-books 2014 229.214 166,4% 2013 86.057 24,1% 2012 69.354 45,3% Hieronder een lijstje van enkele veel geraadpleegde online boeken voor Sociale Wetenschappen: Titel Geopende hoofdstukken Climate change and sustainable development 955 The World Trade Organization: Legal, Economic and Political Analysis 664 Handbook of Social Media Management 658 The Elements of Statistical Learning 631 Climate Change and Biodiversity 560 International Handbook of Migration, Minorities and Education 476 Handbook of Survey Methodology for the Social Sciences 466 Housing Contemporary Ireland 326 Cambridge Studies in Social Theory, Religion and Politics : Sacred and Secular 326 De meest interessante e-bookcollecties voor Sociale Wetenschappen die de UB aankoopt, zijn van de uitgevers Springer en Oxford UP (de reeks handbooks). Daarnaast koopt SBIB af en toe individuele e- books aan zoals: Fleeing homophobia / Thomas Spijkerboer (2013) Gender in transnationalism / Ruba Salih (2013) The Routledge handbook of mobilities / Peter Adey (2014) SBIB-uitgaven collectie (facultaire e.a. middelen) E-collectie Gedrukte collectie Totaal Evolutie aandeel e-collectie 2014 63.789 66.569 130.358 48,9% 2013 62.892 82.305 145.197 43,3% 15
4. Andere A. Lirias In SBIB gebeurt de validatie van, bepaalde correcties aan en rapportering over de invoer van de Academische Collectie van de Faculteit Sociale Wetenschappen in LIRIAS. Soort publicatie 2014 2013 2012 Tijdschriftartikels (VABB) 309 272 288 Internationaal 231 219 205 Nationaal 78 53 83 Boeken (VABB) 216 238 297 Internationaal auteur 5 14 10 Nationaal auteur 24 18 19 Internationaal editor 19 19 18 Nationaal editor 7 6 12 Internationaal hoofdstuk 109 125 181 Nationaal hoofdstuk 52 56 57 Gepubliceerde congresbijdragen (VABB) 27 35 29 Internationaal congres 27 33 27 Nationaal congres 2 2 Andere (niet VABB) 672 703 708 Internationale congresbijdrage 298 332 271 Nationale congresbijdrage 69 87 94 Doctoraat (promotor) 17 27 44 Recensie 37 27 42 Intern rapport 12 9 26 Extern rapport 68 85 68 Wetenschappelijke popularisatie 148 115 139 Diverse / Rest 23 21 24 Totaal 1.224 1.248 1.322 Toestand 31/12/2013-1161 1101 Aangroei in 2014 1.224 87 221 Totale aangroei 2014 1.532 16
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 288 272 309 Tijdschriftartikels (VABB) 297 238 29 708 35 703 216 27 672 Boeken (VABB) Lirias 2014 2013 2012 Gepubliceerde congresbijdragen (VABB) Andere (niet VABB) B. Reserveringen uitleenmateriaal en lokalen Uitleenmateriaal Voor wie? Aantal stuks Aantal reserveringen Beamer Personeel 2 35 Laptop Studenten & personeel 3 84 Bij het begin van het academiejaar 2014-15 introduceerde SBIB een nieuwe vorm van dienstverlening: het uitlenen van laptops. Gebruik lokalen Wat? Aantal reserveringen Grote pc-klas Ruimte met 11 vaste pc's en projectiemogelijkheid 30 Kleine pc-klas Groepswerkruimte studenten 328 Meeting Room Vergaderzaal onderzoekerszone 298 17
II. Budget bibliotheek Sociale Wetenschappen 2014 en 2015 Hieronder vindt u het financieel jaarverslag van SBIB 2014 en het beschikbaar budget 2015. Het resterende budget op dit ogenblik komt aan bod op de pagina s 26-28 met het tussentijds financieel verslag van 17 maart 2015. Financieel jaarverslag: 2014 kon met een positief saldo worden afgesloten voor wat betreft de facultaire werkingsmiddelen van SBIB. De overschotten bij de onderdelen algemene collectievorming en bij de boekencollectie per opleiding worden bij de nieuwe budgetten voor 2015 gevoegd. Daarnaast was er een eenmalig overschot van 6.000 EUR op het tijdschriftenbudget. Dit overschot werd gedeeltelijk veroorzaakt door het faillissement van de tijdschriftenleverancier Swets, waardoor een aantal facturen niet werden ontvangen. Anderzijds werden een aantal tijdschriften stopgezet in overleg met de onderzoekseenheden, of door de uitgevers zelf. Tenslotte werden een aantal abonnementen omgezet van print + e naar e-only tijdschriften, wat eveneens een besparing met zich meebracht. Dit eenmalige overschot van 6.000 EUR wordt in 2015 gebruikt voor de financiering van jobstudenten om SBIB open te houden na 19 u. Op die manier hoeft de faculteit geen extra bijdrage uit de bijzondere begroting te voorzien in 2015. In tabel 2 wordt gerapporteerd over de aankopen via niet-facultaire werkingsmiddelen. In 2014 werd ongeveer evenveel aangekocht als in 2013. Er werden wel meer boeken rechtstreeks door de onderzoekers besteld en nadien geregistreerd en uitgeleend in het bibsysteem. Tabel 2 geeft het totaaloverzicht van de aankopen via projectgelden e.a. die via de bib gebeurden, of rechtstreeks door de onderzoeker. Meer info over de aankoopprocedures vindt u via de website van SBIB (http://bib.kuleuven.be/sbib/doelgroep-onderzoek/procedure-bestellen-projectmiddelen) en in bijlage 1. De laatste tabel geeft een overzicht van de uitgaven voor de werking van de bib zelf. Deze uitgaven worden nagenoeg volledig gefinancierd met inkomsten uit kopiëren/printen, maningsgelden e.a. dienstverlening. Budget 2015: In 2015 ontvangt SBIB hetzelfde bedrag aan facultaire werkingsmiddelen als de vorige jaren, namelijk 106.869,08 EUR. Daarnaast komt er een extra financiering in het kader van het Integraal Collectiebudget (ICB). De Universiteitsbibliotheek in haar geheel ontvangt in 2015, 700.000 EUR extra vanuit het Algemeen Beheer KU Leuven. Deze recurrente financiële injectie is vooral bedoeld om prijsstijgingen te financieren, toptijdschriften aan te kopen en financiële processen administratief te vereenvoudigen. Wat betekent dit voor SBIB: 1. Prijsstijgingen ten gevolge van inflatie en koersschommelingen op alle recurrente uitgaven, i.e. databanken, gedrukte en elektronische tijdschriften en reeksen worden gedragen door ICB. 2. Toptijdschriften, i.e. lacunes in tijdschriftenbestand die deel uitmaken van JCR Top 15% (Journal Citation Reports ISI) of VABB worden volledig gefinancierd met ICB-middelen. 18
Concrete uitwerking punt 1 en 2: 1.1 De bijdrage van SBIB voor de aankoop van tijdschriften voor onze disciplines bij de Big7 uitgevers (Cambridge, Elsevier, Oxford, Sage, Springer, Taylor&Francis, Wiley-Blackwell), wordt centraal betaald via een voorafname van het facultaire werkingskrediet: 55.450 EUR. Deze bijdrage is identiek aan de decentrale kost voor deze tijdschriften in 2014. De prijsstijgingen voor deze pakketten worden m.a.w. centraal betaald. Dit is ook een administratieve vereenvoudiging ten opzichte van de huidige situatie waarbij iedere deelfactuur van de Big7 zowel centraal als facultair behandeld werd. 1.2. Andere tijdschriften en databanken en ook een paar reeksen worden in SBIB betaald. Voor de berekening van de decentrale inflatiekosten op deze uitgaven zullen de Groepen/faculteiten jaarlijks een bedrag ontvangen vanuit ICB om de decentrale prijsstijgingen ten gevolge van inflatie en koersschommelingen volledig te compenseren. De reële decentrale kostprijs van iedere databank, tijdschrift of reeks wordt dus vastgeklikt op het niveau van boekjaar 2014. Dit betekent dat SBIB in de loop van de komende weken alle tijdschriftabonnementen, databanken en reeksen zal betalen en in de loop van mei een stuk budget teruggestort krijgt vanuit ICB om de inflatiekosten en prijsschommelingen t.o.v. 2014 te compenseren. 1.3. Voor de databanken is er in het tussentijds financieel verslag van 17 maart reeds een negatief saldo. Dit wordt enerzijds veroorzaakt door het feit dat de inflatiekosten pas in de loop van de volgende maanden worden teruggestort en anderzijds door het feit dat SBIB nu de volledige kostprijs van een aantal databanken heeft gefinancierd, terwijl er anders een bijdrage uit centrale middelen en de Groep HW kwam voor een deel van deze onkosten. Deze laatste bijdrage zal SBIB nu ook pas in de loop van de komende weken ontvangen (i.c. voor Communication and Mass Media Complete; Go Press en Lexis-Nexis. 2015 is een overgangsjaar voor deze nieuwe manier van prijsstijgingen berekenen en financieren. Volgend jaar zullen de herfinancieringen hopelijk vlotter en meer gestroomlijnd kunnen verlopen. 2.1 Nieuwe tijdschriften uit de JCR top 15% die nu volledig centraal worden gefinancierd vanuit het ICB-budget. Uit de JCR top 15% bleek er slechts 1 tijdschrift niet op een gegarandeerde manier elektronisch aanwezig in de SBIB-collectie, namelijk Journal of advertising research (Advertising Research Foundation; World Advertising Research Centre). Op basis van de controle van de VABB-lijsten bleek dat het tijdschrift Bestuurskunde niet online beschikbaar was aan de KU Leuven. Dit tijdschrift wordt aangeboden via een pakket van de uitgever Boom-Lemma met een 20-tal online tijdschriften voor sociale wetenschappen, criminologie, economie en recht. Een aantal van deze tijdschriften waren in papieren versie aanwezig in de bib, sommige in print- en e-versie. Nu is er een volledige en gegarandeerde toegang tot de full text. De print wordt stopgezet. Dit betekent een besparing voor SBIB. Het gaat om de volgende titels: Beleid en Maatschappij, Bestuurskunde, Bestuurswetenschappen, Sociologie, Tijdschrift voor Arbeidsvraagstukken, Tijdschrift voor Communicatiewetenschap. 19
1. Financieel jaarverslag 2014 1. Facultaire werkingsmiddelen Beschikbaar budget 2014 Uitgaven 2014 In bestelling 31/12/2014 Tijdschriften* 57.744,51 Antropologie 6.793,66 Communicatiewetenschappen 16.947,78 562,40 Politieke Wetenschappen 21.597,44 1.057,03 Sociologie 10.282,29 Algemene tijdschriften 1.192,65 90,00 Saldo 31/12/2014 Instituut voor de Overheid** 1.580,76 1.580,76 - Totaal Tijdschriften 59.325,27 51.600,92 1.709,43 6.014,92 Algemene collectievorming Boeken (basisliteratuur en alg. handboeken) 9.344,55 3.664,00 1.066,43 4.614,12 Kranten en weekbladen 2.600,00 2.064,34 535,66 Databanken, tijdschrift- en e-bookpakketten* 19.900,00 18.493,71 1.406,29 Totaal Algemene collectievorming 31.844,55 24.222,05 1.066,43 6.556,07 Boeken Antropologie 7.642,85 7.310,37 332,48 - Communicatiewetenschappen 12.616,06 7.529,68 3.234,06 1.852,32 Politieke Wetenschappen** 4.840,96 2.428,63 629,63 1.782,70 Sociologie 7.571,57 4.290,35 2.364,33 1.982,50 Totaal boeken 32.671,44 21.559,03 6.560,50 5.617,52 Algemeen totaal 123.841,26 97.382,00 9.336,36 18.188,51 * De kostprijs voor tijdschriftpakketten (ong. 5.400) wordt verrekend bij de Algemene collectievorming. ** Het Instituut voor de Overheid kiest ervoor om de werkingsmiddelen te besteden voor de aankoop van tijdschriften. Het bedrag bij boeken Politieke Wetenschappen gaat enkel over de Onderzoekseenheden LINES & Centrum voor Politicologie. 20
2. Andere middelen (projectgelden, niet-facultaire werkingsmiddelen, ) Transfer Budget * Overschotten Beschikbaar budget 2014 Uitgaven 2014 In bestelling 31/12/2014 Saldo 31/12/2014 Tijdschriften Instituut voor de Overheid 5.607,48 5.607,48 5.991,53-384,05 Politieke wetenschappen 445,13 445,13 445,13 - Sociologie 490,49 490,49 490,49 - HIVA-Onderzoeksinstituut voor Arbeid & Samenleving** 5.500,00-7,97 5.492,03 1.831,90 3.660,13 Totaal Tijdschriften 6.435,62 5.599,51 12.035,13 8.759,05-3.276,08 Online informatiebronnen Agence Europe *** 1.000,00 1.000,00 901,45 98,55 Currrent digest of the Russian Press *** 954,93 954,93 954,93 - Totaal Online informatiebronnen 1.954,93-1.954,93 1.856,38-98,55 Boeken**** Academische lerarenopleiding 212,63 212,63 212,63 - - Antropologie 3.325,30 3.325,30 3.325,30 - Communicatiewetenschappen 295,83 295,83 295,83 - Politieke Wetenschappen 10.555,82 10.555,82 10.555,82 - Medische sociologie 1.200,00 1.200,00-1.200,00 Sociologie 3.384,27 3.384,27 3.384,27 - European Studies 3.000,00 1.351,79 4.351,79 1.731,98 2.016,78 603,03 Gender Studies 30,75 30,75 30,75 - - HIVA-Onderzoeksinstituut voor Arbeid & Samenleving** 3.500,00 1.966,72 5.466,72 2.823,60 2.643,12 Totaal Boeken 24.304,60 4.518,51 28.823,11 22.360,18 2.016,78 4.446,15 Totalen 32.695,15 10.118,02 42.813,17 32.975,61 2.016,78 7.820,78 * De transfer van budget is niet op voorhand gekend. Dit gaat voornamelijk over bestellingen voor onderzoekers. De bibliotheek betaalt eerst de factuur en vordert later de bedragen terug. **Jaarlijks ontvangt SBIB van het HIVA een budget voor boek- en tijdschriftbestellingen. *** Abonnementskost Agence Europe: 1/3 werkingsbudget European Studies; 1/3 projectmiddelen LINES, 1/3 Bibliotheek Rechtsgeleerdheid ; abonnementskost Current digest of the Russian Press: 1/2 SBIB-budget, 1/2 projectmiddelen LINES. **** Boekbestelling via de bib + rechtstreeks door de onderzoekers bestelde boeken die nadien werden geregistreerd en uitgeleend in het bibsysteem. 21
3. Werking faculteitsbibliotheek SBIB betaalt de werkingskosten met de inkomsten uit maningen, kopieën, interbibliothecair leenverkeer e.a. dienstverlening. De bib ontving in 2014 een extra budget van de faculteit SW en van het GeBu voor de financiering van jobstudenten tijdens de late openingsuren. Inkomsten SBIB 31.181,44 Extra budgetten voor jobstudenten 9.648,01 Totaal 40.829,45 Inkomsten 2014 Uitgaven 2014 Inkomsten SBIB 2014 40.829,45 Werking bibliotheek Hardware/software 5.645,07 Boekverzorging (boekbinderij, beveiliging, ) 5.645,07 Investeringsuitgaven 438,95 Jobstudenten 10.845,68 Reprografie (huur apparaten, papier, kaarten, ) 11.125,30 Andere uitgaven (IBL, port, kantoormateriaal, ) 7.129,38 Totalen 40.829,45 22
2. Budget 2015 1. Facultaire werkingsmiddelen Nieuw budget 2015 In bestelling 31/12/2014 Overschotten * Beschikbaar budget 2015 Tijdschriften 63.000,00-64.709,43 Tijdschriftpakket Big 7** 55.450,00 SBIB-tijdschriften bij andere uitgevers 1.709,43 Instituut voor de Overheid*** 1.664,09-852,64 2.516,73 Totaal tijdschriften 64.664,09 57.159,43 852,64 67.226,16 Algemene collectievorming Boeken (basisliteratuur en alg. handboeken) 7.900,00 1.066,43-8.966,43 Kranten en weekbladen 2.000,00 535,66 2.535,66 Databanken en e-bookpakketten 14.000,00 1.406,29 15.406,29 Totaal algemene collectievorming 23.900,00 1.066,43 1.941,95 26.908,38 Boeken Antropologie 4.992,27 332,48 2.557,91 7.882,66 Communicatiewetenschappen 4.992,27 3.234,06 2.557,91 10.784,24 Politieke Wetenschappen*** 3.328,18 629,63 1.705,27 5.663,08 Sociologie 4.992,27 2.364,33 2.557,91 9.914,51 Totaal boeken 18.304,99 6.560,50 9.379,00 34.244,49 Algemeen totaal 106.869,08 64.786,36 12.173,59 128.379,03 * Het overschot voor tijdschriften van 6.014,92 wordt éénmalig overgedragen naar de werkingskosten voor jobstudenten. Alle overschotten voor boeken ( 4.614,12 bij algemene collectievorming en 5.617,52 bij de opleidingen) worden opgeteld en verdeeld over de 4 opleidingen. De overschotten voor kranten en weekbladen en voor databanken, tijdschrift- en e-bookpakketten blijven behouden bij algemene collectievorming. **De Big 7 (tijdschriftpakketten van Elsevier, Wiley, Springer, Sage, Cambridge, Taylor & Francis, Oxford) worden centraal betaald voor de hele UB. Het budget van 55.450 voor deze tijdschriftpakketten wordt direct van de facultaire werkingsmiddelen afgehouden (op groepsniveau). *** Het Instituut voor de Overheid kiest ervoor om de werkingsmiddelen te besteden voor de aankoop van tijdschriften. Het bedrag bij boeken Politieke Wetenschappen gaat enkel over de Onderzoekseenheden LINES & Centrum voor Politicologie. 23
2. Andere middelen (projectgelden, niet-facultaire werkingsmiddelen, ) Transfer Budget * Overschotten Beschikbaar budget 2015 Tijdschriften Instituut voor de Overheid -384,05-384,05 Politieke wetenschappen Sociologie - HIVA-Onderzoeksinstituut voor Arbeid & Samenleving** 3.660,13 3.660,13 Totaal Tijdschriften - 3.276,08 3.276,08 Online informatiebronnen Agence Europe *** 1.000,00 1.000,00 Currrent digest of the Russian Press **** - Totaal Online informatiebronnen 1.000,00-1.000,00 Boeken**** Academische lerarenopleiding - Antropologie - Communicatiewetenschappen - Politieke Wetenschappen - Medische sociologie 1.200,00 1.200,00 Sociologie - European Studies 3.000,00 2.016,78 5.016,78 Gender Studies - HIVA-Onderzoeksinstituut voor Arbeid & Samenleving** 2.643,12 2.643,12 Totaal Boeken 3.000,00 5.859,90 8.859,90 Totalen 4.000,00 9.135,98 13.135,98 * De transfer van budget is niet op voorhand gekend. Dit gaat voornamelijk over bestellingen voor onderzoekers. De bibliotheek betaalt eerst de factuur en vordert later de bedragen terug. **Jaarlijks ontvangt SBIB van het HIVA een budget voor boek- en tijdschriftbestellingen *** Abonnementskost Agence Europe: 1/3 werkingsbudget European Studies; 1/3 projectmiddelen LINES, 1/3 Bibliotheek Rechtsgeleerdheid ; abonnementskost Current digest of the Russian Press: 1/2 SBIB-budget, 1/2 projectmiddelen LINES. **** Boekbestelling via de bib + rechtstreeks door de onderzoekers bestelde boeken die nadien werden geregistreerd en uitgeleend in het bibsysteem. 24
3. Werking faculteitsbibliotheek Sbib betaalt de werkingskosten met de inkomsten uit maningen, kopieën, interbibliothecair leenverkeer e.a. dienstverlening. De bib ontvangt voor de laatste maal een extra budget van het GeBu voor de financiering van jobstudenten tijdens de late openingsuren van de januari- en junizittijd 2015. Geraamde inkomsten SBIB 31.500,00 Overschot tijdschriften* 6.000,00 Geraamde extra budgetten voor jobstudenten 2.500,00 Totaal 40.000,00 * Het overschot bij tijdschriften uit 2014 wordt éénmalig overgedragen naar de werkingsmiddelen voor jobstudenten. Geraamde inkomsten 2015 Geraamde Uitgaven 2015 Inkomsten SBIB 2014 40.000,00 Werking bibliotheek Hardware/software 5.000,00 Boekverzorging (boekbinderij, beveiliging, ) 5.000,00 Investeringsuitgaven 500,00 Jobstudenten 10.000,00 Reprografie (huur apparaten, papier, kaarten, ) 11.000,00 Andere uitgaven (IBL, port, kantoormateriaal, ) 8.500,00 Totalen 40.000,00 25
3. Tussentijds financieel verslag 17 maart 2015 1. Facultaire werkingsmiddelen Nieuw budget 2015 In bestelling 31/12/2014 Overschotten * Beschikbaar budget 2015 Uitgaven 2015 In bestelling 17/03/2015 Saldo 17/03/2015 Tijdschriften 63.000,00 64.709,43 8.567,60 Tijdschriftpakket Big-7** 55.450,00 SBIB-tijdschriften bij andere uitgevers 1.709,43 691,83 Instituut voor de Overheid*** 1.664,09 852,64 2.516,73-2.516,73 Totaal Tijdschriften 64.664,09 852,64 67.226,16 56.141,83-11.084,33 Algemene collectievorming Boeken (basisliteratuur en alg. handboeken) 7.900,00 1.066,43 8.966,43 1.039,20 573,80 7.353,43 Kranten en weekbladen 2.000,00 535,66 2.535,66 164,55 2.371,11 Databanken en e-bookpakketten 14.000,00 1.406,29 15.406,29 4.078,61 13.514,75-2.187,07 Totaal Algemene collectievorming 23.900,00 1.066,43 1.941,95 26.908,38 5.282,36 14.088,55 7.537,47 Boeken Antropologie 4.992,27 332,48 2.557,91 7.882,66 941,29 1.085,81 5.855,56 Communicatiewetenschappen 4.992,27 3.234,06 2.557,91 10.784,24 4.245,40 999,34 5.539,50 Politieke Wetenschappen*** 3.328,18 629,63 1.705,27 5.663,08 470,84 439,31 4.752,93 Sociologie 4.992,27 2.364,33 2.557,91 9.914,51 2.918,56 1.934,81 5.061,14 Totaal boeken 18.304,99 6.560,50 9.379,00 34.244,49 8.576,09 4.459,27 21.209,13 Algemeen totaal 106.869,08 7.626,93 12.173,59 128.379,03 70.000,28 18.547,82 39.830,93 * Historisch opgebouwde reserves **De Big 7 (tijdschriftpakketten van Elsevier, Wiley, Springer, Sage, Cambridge, Taylor & Francis, Oxford) worden centraal betaald voor de hele UB. Het budget van 55.450 voor deze tijdschriftpakketten wordt direct van de facultaire werkingsmiddelen afgehouden (op groepsniveau). *** Het Instituut voor de Overheid kiest ervoor om de werkingsmiddelen te besteden voor de aankoop van tijdschriften. Het bedrag bij boeken Politieke Wetenschappen gaat enkel over de Onderzoekseenheden LINES & Centrum voor Politicologie. 26
2. Andere middelen (projectgelden, niet-facultaire werkingsmiddelen, ) Transfer Budget * Overschotten Beschikbaar budget 2015 Uitgaven 2015 In bestelling 17/03/2015 Saldo 17/03/2015 Tijdschriften Instituut voor de Overheid -384,05-384,05-384,05 Politieke wetenschappen - - Sociologie - - HIVA-Onderzoeksinstituut voor Arbeid & Samenleving** 3.660,13 3.660,13 3.660,13 Totaal Tijdschriften - 3.276,08 3.276,08 - - 3.276,08 Online informatiebronnen Agence Europe *** 1.000,00 1.000,00 1.000,00 Currrent digest of the Russian Press *** - - Totaal Online informatiebronnen 1.000,00-1.000,00 - - 1.000,00 Boeken**** Academische lerarenopleiding - - Antropologie 536,71 536,71 536,71 112,16-112,16 Communicatiewetenschappen 126,15 126,15 369,57 88,00-331,42 Politieke Wetenschappen 380,83 380,83 1.045,99 1.390,08-2.055,24 Medische sociologie 1.200,00 1.200,00 357,39 842,61 Sociologie 510,42 510,42 510,42 162,50-162,50 European Studies 3.000,00 2.016,78 5.016,78 616,24 704,42 3.696,12 Gender Studies 123,56 123,56 123,56 111,14-111,14 HIVA-Onderzoeksinstituut voor Arbeid & Samenleving** 2.643,12 2.643,12 405,40 400,63 1.837,09 Totaal Boeken 4.677,67 5.859,90 10.537,57 3.607,89 3.326,32 3.603,36 Totalen 5.677,67 9.135,98 14.813,65 3.607,89 3.326,32 7.879,44 * De transfer van budget is niet op voorhand gekend. Dit gaat voornamelijk over bestellingen voor onderzoekers. De bibliotheek betaalt eerst de factuur en vordert later de bedragen terug. **Jaarlijks ontvangt SBIB van het HIVA een budget voor boek- en tijdschriftbestellingen *** Abonnementskost Agence Europe: 1/3 werkingsbudget European Studies; 1/3 projectmiddelen LINES, 1/3 Bibliotheek Rechtsgeleerdheid ; abonnementskost Current digest of the Russian Press: 1/2 SBIB-budget, 1/2 projectmiddelen LINES. **** Boekbestelling via de bib + rechtstreeks door de onderzoekers bestelde boeken die nadien werden geregistreerd en uitgeleend in het bibsysteem. 27
3. Werking faculteitsbibliotheek SBIB betaalt de werkingskosten met de inkomsten uit maningen, kopieën, interbibliothecair leenverkeer e.a. dienstverlening. De bib ontvangt voor de laatste maal een extra budget van het GeBu voor de financiering van jobstudenten tijdens de late openingsuren van de januari- en junizittijd 2015. Geraamde inkomsten SBIB 31.500,00 Overschot tijdschriften* 6.000,00 Geraamde extra budgetten voor jobstudenten 2.500,00 Totaal 40.000,00 * Het overschot bij tijdschriften uit 2014 wordt éénmalig overgedragen naar de werkingsmiddelen voor jobstudenten. Inkomsten 2015 Geraamde uitgaven 2015 Uitgaven 17/03/2015 In bestelling 17/03/2015 Saldo 17/03/2015 Inkomsten SBIB 2014 40.000,00 Werking bibliotheek Hardware/software 5.000,00 1.015,42 3.984,58 Boekverzorging (boekbinderij, beveiliging, ) 5.000,00 313,41 500,49 4.186,10 Investeringsuitgaven 500,00 500,00 Jobstudenten 10.000,00 2.934,10 7.065,90 Reprografie (huur apparaten, papier, kaarten, ) 11.000,00 2.253,37 217,85 8.528,78 Andere uitgaven (IBL, port, kantoormateriaal, ) 8.500,00 1.088,67 837,37 6.573,96 Totalen 40.000,00 7.604,97 1.555,71 30.839,32 28
III. Ruimte: onderzoekerszone, stille werk- en studiezone Op 21 januari 2014 vond de feestelijke opening plaats van de nieuwe onderzoekerszone in SBIB. De voormalige groepswerkzone verdween bijna volledig. De leeszalen van SBIB werden omgevormd tot stille werk- en studiezone. De studenten vinden sinds 18 april 2013 heel wat nieuwe groepswerklokalen en zones in het leercentrum Agora. SBIB biedt nog 1 groepswerkzone aan op het gelijkvloers voor de balie en 1 reserveerbaar groepswerklokaal naast de grote PC-klas. De grote PCklas kan, indien nodig, eveneens worden afgesloten en als groepswerkzone worden gebruikt. Hieronder wordt een korte beschrijving gegeven van de nieuwe onderzoekerszone en de bestemming van de verschillende ruimtes. De werkzone en de vergaderzaal werden druk gebruikt in 2014 door een wisselende groep onderzoekers en andere personeelsleden van de faculteit, de groep Humane Wetenschappen en het HIVA 3. De brainstormruimte wordt slechts sporadisch gebruikt, voornamelijk als pauzehoek. Onderzoekerszone: Voor wie? De onderzoekerszone is toegankelijk voor AP-leden (onderzoekers en doctoraatsstudenten) van de Faculteit Sociale Wetenschappen, voor visiting scholars aan deze faculteit, voor personeelsleden van het HIVA en de groep Humane Wetenschappen (HW), met KU Leuven-kaart voor de toegangscontrole. Midden 2014 werd de oorspronkelijke gebruikersgroep uitgebreid met de leden van de groep HW omdat de praktijk uitwees dat de meeste overleggroepen bestaan uit leden van verschillende faculteiten uit de binnenstad. Drie ruimtes Onze onderzoekerszone bevindt zich op de eerste verdieping aan de achterkant van de bibliotheek en bestaat uit drie functionele ruimtes met WIFI-toegang: - Brainstormruimte: De brainstormruimte is geschikt voor overleg en bevat 6/8 softseats en een 55" CTOUCH-scherm. Het CTOUCH-scherm biedt via schermdeling de mogelijkheid tot presentaties. Via de multitouchfunctie kunnen meerdere personen tegelijkertijd op het scherm werken. Deze zone kan niet worden gereserveerd. In de brainstormruimte is er water, koffie en thee voorzien. 3 Cijfers over het aantal reserveringen van de vergaderzaal vindt u op p. 17. 29
- Werkzone: De werkzone is een stille zone met werktafels, geschikt voor 12 gebruikers. - Vergaderzaal: De vergaderzaal is een aparte ruimte voor meetings, die met een 65" monitor de mogelijkheid biedt tot schermdeling en video conferencing. De vergaderzaal biedt plaats aan 10/12 personen, en dient ten laatste één werkdag op voorhand te worden gereserveerd via de online reserveringstool. 30
- Koffie? Thee? In de brainstormruimte is er water, koffie en thee beschikbaar. Voor vergaderingen in de vergaderzaal is het aangeraden om zelf voor drank en/of versnaperingen te zorgen. Dit kan door een bestelling te plaatsen bij Alma via de eigen onderzoekseenheid. - Lockers in de onderzoekerszone Bij binnenkomst in de onderzoekerszone zijn er 24 lockers voorzien. Je kan deze afsluiten aan de hand van een zelfgekozen pincode. We vragen om werkmateriaal niet gedurende ruime tijd 'onbemand' op de tafels achter te laten. Gebruik hiervoor onze lockers. Opgelet: SBIB-boeken eerst ontlenen aan de balie alvorens in de lockers te plaatsen. 31
IV. Personeel en opleiding Dit was het SBIB-team in 2014 = 5,35 VTE Van links naar rechts, met tussen haakjes de tewerkstellingspercentages: Kris Scheys adjunct-bibliothecaris ( 100%) Guy Ghysels informatiebalie, tijdschriftendienst, interbibliothecair leenverkeer (100%) Ken Sevenants informaticus (50%) Veerle Tuerlinckx informatiebalie, catalografie, acquisitie (80%) Karen Vanholzaets informatiebalie (55%) Chris Schroeven faculteitsbibliothecaris, domeinbeheerder personeel Universiteitsbibliotheek (80%) Silvia Marx informatiebalie, catalografie, acquisitie (70%) Veerle Tuerlinckx werkte tot eind 2014 gedurende 2 dagen per week als ALMA(bibsysteem)-expert voor het bibliotheekautomatiseringsteam LIBIS. Zij verzorgde testen, handleidingen en instructies voor het nieuwe bibliotheeksysteem. De 2 dagen afwezigheid in SBIB werden gecompenseerd door inzet vanuit de personeelspool van de Universiteitsbibliotheek(UB), namelijk Kim De Roo. Chris Schroeven is als lid van het Managementteam van de UB verantwoordelijk voor personeelszaken. In 2014 werd o.a. heel wat tijd gespendeerd aan de uitbouw van een nieuw opleidingstraject: Talentontplooiing@bib, een ontwikkelingstraject voor een diverse groep van personeelsleden. De doelstelling is om samen met het management van de UB te werken aan een betere, innovatieve, moderne UB. Deze opleiding versterkt verder de talenten op het vlak van leiderschap en is een voorbereiding om nadien o.a. projectgroepen te trekken. Meer info: https://bib.kuleuven.be/intranet/personeel/opleidingen/tob 32
Het SBIB-team verzorgde in 2014 ongeveer 55 uren infosessies voor verschillende bachelors, masters en doctorandi van de Faculteit Sociale Wetenschappen, maar ook voor laatstejaarsstudenten uit verschillende humaniora-opleidingen en voor hogeschoolstudenten. SBIB zorgt voor instructiemateriaal op de website: presentaties en handleidingen bij het zoeken. Veerle Tuerlinckx werkte mee aan de uitbouw van een Tutorial Informatievaardigheden op UBniveau en legde contacten met docenten van onze faculteit voor het maken van specifieke oefeningen bij deze tutorial: https://cygnus.cc.kuleuven.be/webapps/blackboard/execute/announcement?method=search&conte xt=course&course_id=_651530_1&handle=cp_announcements&mode=cpview De personeelsleden van SBIB volgden zelf ook opleidingen, namen deel aan studiedagen en/of gaven zelf opleidingen aan collega personeelsleden van andere bibliotheken over: ALMA (bibliotheeksysteem), EHBO, EIP (interventieteam KU Leuven), LIRIAS, Plone, SAP, Go Press e.a. databanken, klant- en teamgerichte vaardigheden, Lync,. samen goed voor ongeveer 350 uren opleiding = meer dan 0,2 VTE. Personeelsinzet in Agora: Alle bibliotheken Humane Wetenschappen leveren een stuk van de personeelsinzet voor het Leercentrum Agora. SBIB stond 0,1 VTE (4 werkuren per week) definitief af aan Agora. Een bijkomende bijdrage van 0,1 VTE wordt geleverd door 3 personeelsleden van SBIB. Kris Scheys en Chris Schroeven, of Veerle Tuerlinckx draaien in het totaal 4 u. per week mee aan de balie van Agora. Personeelsinzet in SPES (vanaf 2015 wordt dit SPEER, incl. RBIB): In het kader van de samenwerking EBIB-PBIB-SBIB voerde de ene bib een aantal taken uit voor de andere bib: balievervangingen, invoer e- en print-tijdschriften, vervangingen voor interbibliothecair leenverkeer. SBIB leverde voor 21 u. prestaties aan EBIB en PBIB en ontving zelf 10 u. hulp vanuit EBIB en PBIB. Dit komt ongeveer overeen met de cijfers uit 2013. Daarnaast organiseerden we gemeenschappelijk teamoverleg en interne stages. 33
V. Samenwerking SPEER De tekst hieronder werd goedgekeurd door het groepsbestuur Humane Wetenschappen in december 2014. Samenwerking bibliotheken EBIB-PBIB-RBIB-SBIB Op 23 oktober 2014 hebben de decanen FEB, PPW, SW en Rechtsgeleerdheid en de portefeuillehouder bibliotheken HW principieel hun goedkeuring gegeven aan een samenwerkingsverband tussen de vier betrokken faculteitsbibliotheken. In deze nota worden drie fundamenten van deze samenwerking in kaart gebracht: de naamgeving voor dit samenwerkingsverband het uitbouwen van een operationele samenwerking met vier bibliotheken het structureel opbouwen en delen van domeinspecifieke expertises of speerpunten Naamgeving Als naam voor dit samenwerkingsverband wordt gekozen voor SPEER of SPEeR, gebaseerd op de initialen van de vier betrokken faculteiten. Het uitbouwen van een operationele samenwerking met vier bibliotheken Onder operationele samenwerking verstaan we samenwerking in courante werkprocessen zonder een beleidsmatige impact. In de huidige samenwerking EBIB-PBIB-SBIB bestaat reeds een operationele samenwerking voor baliewerking, IBL, tijdschriftenbeheer en SAP. Door het backupsysteem wordt een permanente dienstverlening op de vier betrokken lokaties gegarandeerd tijdens vakantieperiodes en in geval van kortstondige afwezigheden. In geval van een langdurige afwezigheid van een personeelslid wordt er in de eerste plaats een beroep gedaan op de bestaande UB-personeelspool. Daarnaast is er ook een een mailinglijst, een gedeelde sharepointsite en occasioneel intern overleg om de procedures uniform te houden. De rapportering aan de faculteiten gebeurt in de vorm van een prestatiestatenoverzicht. We stellen voor om deze samenwerking uit te breiden met RBIB en waar wenselijk uit te breiden tot andere deeldomeinen. Voorts wordt gedacht aan de mogelijkheid van interne stages en aan onderling overleg bij de taakomschrijving van een nieuwe aanwerving. Het structureel opbouwen en delen van domeinspecifieke expertises of speerpunten Niet iedere bibliotheek kan op eigen kracht alle expertises structureel opbouwen. De uitdaging bestaat er dus in om expertises op een faculteitsoverschrijdende manier in te zetten in de betrokken bibliotheken. Naast een operationele samenwerking worden er daarom ook een aantal domeinen of speerpunten bepaald. Voor ieder speerpunt wordt een verantwoordelijke bibliothecaris aangeduid die in overleg met de eigen collega s een beleidsvoorbereidende analyse maakt en oplossingen voorstelt om de expertise optimaal te kunnen inzetten op de vier locaties. Dergelijke analyses houden rekening met de ontwikkelingen op groepsniveau (AGORA, Artes, samenwerking HIW-TRW), het universiteitsbrede bibliotheekbeleid (Digitalisering, E-bronnen, LIBIS) en andere diensten met 34