Reglement Werving- en Selectiecommissie De Woningstichting gevestigd te Wageningen 1
Artikel 1, Definities Stichting: de Woningstichting, gevestigd in de gemeente Wageningen. RvT: de Raad van Toezicht van de Woningstichting, zoals omschreven in artikel 11 en verder in de statuten van de stichting. Bestuur: de statutair directeur van de Woningstichting, zoals omschreven in artikel 5 en verder in de statuten van de stichting. Werving- en selectiecommissie: de werving- en selectiecommissie van de RvT. Reglement: het reglement van de werving- en selectiecommissie, zoals vastgesteld door de RvT. (Vice-) voorzitter: de (vice-) voorzitter van de werving- en selectiecommissie. Secretaris: de secretaris van de werving- en selectiecommissie. Huurders: de huurders van de stichting of de in het belang van die huurders werkzame organisaties. OR: de ondernemingsraad van de stichting. Artikel 2, Instelling, benoeming en doel 1. De werving- en selectiecommissie is per 20 september 2006 ingesteld door de RvT. 2. De leden van de werving- en selectiecommissie worden benoemd door de RvT. 3. De werving- en selectiecommissie is verantwoordelijk voor de werving en selectie van een nieuw lid voor de RvT in geval van een vacature. De commissie is niet verantwoordelijk voor de werving van een nieuwe bestuurder. Mocht dat aan de orde zijn, dan wordt daarvoor een afzonderlijke ad hoc commissie ingesteld. Artikel 3, Bevoegdheden, adviseurs en onderzoek 1. De werving- en selectiecommissie is een vaste voorbereidingscommissie van de RvT. 2. De werving- en selectiecommissie kan naar eigen goedvinden, indien de commissie dat nodig acht voor de vervulling van haar taken, een onafhankelijke raadsman benoemen of andere adviseurs raadplegen. 3. De werving- en selectiecommissie kan naar eigen goedvinden, indien de commissie dat nodig acht voor de vervulling van haar taken, ieder onderzoek uitvoeren of doen uitvoeren. Artikel 4, Omvang, lidmaatschap, termijn en rooster van aftreden 1. De werving- en selectiecommissie bestaat bij voorkeur uit drie, maar ten minste uit twee leden. 2. Uitsluitend leden van de RvT kunnen lid zijn van de werving- en selectiecommissie. Bij het einde van het lidmaatschap van de RvT eindigt tegelijkertijd het lidmaatschap van de werving- en selectiecommissie. 3. Behoudens de afwijkende termijn voor die leden van de werving- en selectiecommissie die bij de instelling van deze commissie per 20 september 2006 zijn benoemd, worden de leden van de werving- en selectiecommissie voor een termijn van drie jaar benoemd. 2
4. Jaarlijks treedt één van de leden van de werving- en selectiecommissie af volgens een door de RvT vastgesteld rooster van aftreden. Artikel 5, Voorzitter en vice-voorzitter 1. De werving- en selectiecommissie kiest uit zijn midden een voorzitter. 2. De werving- en selectiecommissie kan uit zijn midden een vice-voorzitter kiezen. De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij zijn afwezigheid. 3. Het voorzitterschap noch het vice-voorzitterschap wordt vervuld door een lid van de RvT die voormalig lid van het bestuur is. 4. De voorzitter is verantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de werving- en selectiecommissie. De voorzitter van de werving- en selectiecommissie treedt op als interne woordvoerder en is het eerste aanspreekpunt voor de (leden van de) RvT. De voorzitter van de RvT treedt, aangaande aangelegenheden van de RvT, op als externe woordvoerder, zoals naar de externe toezichthouders, de stakeholders, de politiek, de pers en dergelijke. Artikel 6, Secretaris 1. De werving- en selectiecommissie kan uit zijn midden een secretaris kiezen of een andere persoon tot secretaris benoemen. In geval van benoeming van een andere persoon vindt de benoeming plaats voor een termijn van één jaar, welke termijn telkens met een jaar verlengd kan worden. 2. De secretaris verzorgt het secretariaat van de werving- en selectiecommissie en de daarmee verbonden werkzaamheden als het verzenden van de uitnodigingen voor de vergaderingen, het notuleren van de vergaderingen, het verspreiden van de notulen, de periodieke rapportages en dergelijke. Artikel 7, Taken De werving- en selectiecommissie heeft de volgende taken. a. Het, na overleg met het bestuur, doen van een voorstel aan de RvT betreffende de algemene en specifieke selectiecriteria. Daarbij wordt rekening gehouden met de door de RvT vastgestelde profielschets voor de RvT. b. Het doen van een voorstel aan de RvT aangaande de werving- en selectieprocedure. c. Het voeren van gesprekken met sollicitanten en het doen van een benoemingsvoorstel aan de RvT. De werving- en selectiecommissie houdt bij de uitoefening van haar taken rekening met het recht van de huurders om voor twee leden van de RvT een bindende voordracht te doen en het recht van de OR om advies uit te brengen bij de voorgenomen benoeming van leden voor de RvT. In het geval van een vacature in de RvT betreffende de huurderszetels zal het Reglement benoemingsprocedure lid Raad van Toezicht als bedoeld in artikel 12, lid 2, van de statuten van De Woningstichting onderdeel uitmaken van de werving- en selectieprocedure. 3
Artikel 8, Vergaderingen 1. De werving- en selectiecommissie zal zo vaak vergaderen als voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk is en voorts zo vaak als één of meer leden van de commissie noodzakelijk achten. De vergaderingen worden zodanig gepland dat tijdig in een vacature kan worden voorzien. 2. De vergaderingen van de werving- en selectiecommissie zullen in de regel worden gehouden ten kantore van de stichting, maar mogen ook elders plaatsvinden. 3. De vergaderingen van de werving- en selectiecommissie worden in beginsel bijeengeroepen door de voorzitter. Voor zover praktisch uitvoerbaar zullen de aankondiging en de agenda van de te bespreken onderwerpen zeven dagen voor de aanvang van de vergadering aan de leden van de commissie worden verstrekt. 4. De werving- en selectiecommissie kan andere personen, waaronder het bestuur, uitnodigen haar vergaderingen geheel of gedeeltelijk bij te wonen wanneer de commissie dat nodig of wenselijk acht. 5. Bij afwezigheid van de voorzitter van de werving- en selectiecommissie en in geval de commissie geen vice-voorzitter heeft gekozen, kiezen de aanwezige leden uit hun midden een voorzitter. 6. Van de vergaderingen van de werving- en selectiecommissie worden notulen bijgehouden door de secretaris van de commissie. In geval de commissie niet over een secretaris beschikt, kiezen de leden van de werving- en selectiecommissie een notulist uit hun midden. 7. In de regel zullen de notulen van de werving- en selectiecommissie worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering van de commissie. Indien alle leden van de werving- en selectiecommissie met de inhoud van de notulen instemmen, kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling ondertekend door de voorzitter. 8. De vastgestelde notulen worden zo spoedig mogelijk aan de andere leden van de werving- en selectiecommissie toegezonden, evenals aan andere personen, indien de werving- en selectiecommissie dit naar eigen inzicht passend acht. Artikel 9, Bestuur 1. De werving- en selectiecommissie betrekt het bestuur bij de werving- en selectieprocedure door het bestuur in de gelegenheid te stellen advies te geven over het gewenste profiel van het nieuwe lid van de RvT, het bestuur uit te nodigen deel te nemen aan de vergaderingen van de commissie, waarin mogelijke kandidaten worden geselecteerd, en aan de bijeenkomsten, waarbij met mogelijke kandidaten een sollicitatiegesprek wordt gevoerd. Voorts stelt de werving- en selectiecommissie het bestuur in de gelegenheid advies uit te brengen aan de commissie over het te benoemen kandidaat lid van de RvT. 2. Het bestuur faciliteert de werving- en selectiecommissie bij de uitvoering van de werving- en selectieprocedure. Het bestuur stelt daartoe vergaderruimte beschikbaar, nodigt de geselecteerde kandidaten uit, stelt op verzoek van de commissie een informatiepakket samen en dergelijke. 4
Artikel 10, Kosten Alle kosten, die door de werving- en selectiecommissie en de door haar benoemde externe raadslieden of andere adviseurs of in verband met enig door de commissie uitgevoerd onderzoek zijn gemaakt, zijn voor rekening van de stichting. Artikel 11, Rapportageverantwoordelijkheden 1. De werving- en selectiecommissie houdt de RvT op de hoogte van haar werkzaamheden. De RvT ontvangt van elke vergadering van de werving- en selectiecommissie een schriftelijk verslag van de beraadslagingen en bevindingen. Dit verslag bestaat uit een vastlegging van de zakelijke punten, die mondeling worden toegelicht in de vergadering van de RvT. 2. De werving- en selectiecommissie bereidt de rapportages, die bij wet of andere regelgeving dan wel codes van goed bestuur verplicht zijn, voor. Artikel 12, Evaluatie reglement en functioneren commissie 1. De werving- en selectiecommissie beoordeelt periodiek of het reglement nog voldoet, maar in ieder geval bij het ontstaan van een vacature in de RvT en voor de aanvang van een wervingen selectieprocedure. 2. De werving- en selectiecommissie evalueert periodiek, maar in ieder geval bij de beëindiging van haar werkzaamheden betreffende een doorlopen werving- en selectieprocedure, het functioneren van de commissie als team en het functioneren van de afzonderlijke leden van de commissie. Artikel 13, Slotbepalingen 1. Dit reglement is vastgesteld door de RvT op 26 november 2008 en kan worden gewijzigd bij besluit van de RvT, òf op voorstel van de werving- en selectiecommissie, òf op voorstel van de RvT. 2. In gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, of in geval van onduidelijkheden in het reglement, beslist de RvT na overleg met de werving- en selectiecommissie. 3. Het reglement voor de werving- en selectiecommissie wordt op de website van de stichting geplaatst. Artikel 14, Inwerkingtreding en ondertekening 1. Dit reglement van de stichting treedt in werking op 1 december 2008. 2. Dit reglement wordt voor akkoord ondertekend door de voorzitter en vice-voorzitter van de RvT namens de RvT en de voorzitter van de werving- en selectiecommissie namens deze commissie. Wageningen, 26 november 2008. Voor akkoord: W.J. van Schaik, Voorzitter RvT H.Th. Boersma, Vice-voorzitter RvT en tevens Voorzitter Werving- en Selectiecommissie 5