De raad van de gemeente Oegstgeest; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 augustus 2005, nr. 135/05; b e s l u i t : vast te stellen de ALGEMENE SUBSIDIEVERORDENING OEGSTGEEST 2006 HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Deze verordening verstaat onder: a. gemeenteraad : de raad van de gemeente Oegstgeest; b. burgemeester en wethouders : burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest; c. subsidie : de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten; d. budgetsubsidie : subsidie waarbij aan de subsidieontvanger voor een periode van minimaal één jaar en maximaal vier jaren een vast bedrag wordt toegekend ten behoeve van een duidelijk omschreven en meetbaar niveau van activiteiten en/of prestaties; e. exploitatiesubsidie : subsidie waarbij aan de subsidieontvanger voor een periode van minimaal één jaar en maximaal vier jaren een bedrag wordt toegekend, afhankelijk van het exploitatieresultaat, ten behoeve van een duidelijk omschreven en meetbaar niveau van activiteiten en/of prestaties; f. waarderingssubsidie : subsidie waarbij aan de subsidieontvanger voor een periode van minimaal één jaar en maximaal vier jaren een vast bedrag wordt toegekend zonder dat er een directe relatie bestaat tussen de kosten van de activiteiten en de hoogte van de subsidie; g. incidentele subsidie : onvoorziene subsidie die eenmalig wordt toegekend voor het lopende subsidiejaar. h. subsidieplan : een besluit van de gemeenteraad, waarin samenhangend de hoofdlijnen en criteria van het subsidiebeleid zijn opgenomen; i. subsidieprogramma : de concretisering van de beleidsvoornemens opgenomen in het subsidieplan, geldend voor één jaar, omvattende de vaststelling door burgemeester en wethouders van de activiteiten die voor budget-, exploitatie- en waarderingssubsidie in aanmerking komen; 1
j. bestemmingsreserve : een specifiek voor een bepaald doel op te bouwen reserve, waarvan benutting uitsluitend geschiedt ten behoeve van de continuïteit van activiteiten gerelateerd aan de statutaire doelstelling; k. eigen vermogen : het feitelijk aanwezige vrij aanwendbare vermogen van een instelling, waaraan niet reeds een bepaalde door burgemeester en wethouders goedgekeurde bestemming is gegeven; l. beroepskracht : degene die op grond van een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten tegen een honorering anders dan als onkostenvergoeding een functie uitoefent; m. boekjaar : een kalenderjaar, tenzij burgemeester en wethouders anders beslissen; n. instelling : een rechtspersoon dan wel een erkend onderdeel ervan, die tot doel heeft zich zonder winstoogmerk bezig te houden met maatschappelijke activiteiten; o. subsidieplafond : het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies krachtens deze verordening. p. voorschot : het bedrag dat als deel van een toegekende subsidie al dan niet in termijnen betaalbaar wordt gesteld Artikel 2 Reikwijdte van de verordening Deze verordening is van toepassing op de subsidiëring van alle activiteiten die door aanvragers in het gemeentelijk belang worden uitgevoerd en waarvoor geen andere gemeentelijke subsidieregeling geldt. Artikel 3 1. In het algemeen wordt een subsidie slechts toegekend aan een instelling. In bijzondere gevallen kan een subsidie worden verleend aan een natuurlijk persoon of een groep van natuurlijke personen. 2. Een subsidie wordt toegekend op voorwaarde dat de subsidieontvanger voldoet aan de wet- en regelgeving die op hem van toepassing is. Artikel 4 De subsidieverlening kan worden geweigerd indien gegronde redenen bestaan te veronderstellen dat: a. de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden; b. de aanvrager niet zal voldoen aan de verplichtingen die aan de subsidie zijn verbonden; c. de aanvrager niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten voorzover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn; d. de gelden niet of in onvoldoende mate besteed zullen worden voor het doel waarvoor de subsidie beschikbaar wordt gesteld; e. de aanvrager ook zonder subsidieverstrekking over voldoende gelden, hetzij uit eigen middelen, hetzij uit middelen van derden kan beschikken om de kosten van de activiteiten te dekken; f. de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd niet of onvoldoende aan de criteria voor subsidie in het subsidieplan voldoen of overigens onvoldoende een gemeentelijk belang dienen. 2
Artikel 5 De subsidieverlening kan voorts in ieder geval worden geweigerd indien de aanvrager: a. in het kader van de aanvraag onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van deze gegevens tot een onjuiste beschikking op de aanvraag kan leiden, of b. failliet is verklaard of aan hem surseance van betaling is verleend, dan wel een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend. Artikel 6 Subsidieplan 1. De raad stelt voor elke raadsperiode een subsidieplan vast. 2. De raad kan dit plan tussentijds wijzigen. Artikel 7 Subsidieprogramma 1. Burgemeester en wethouders stellen vóór 15 september van het boekjaar voorafgaande aan het boekjaar waarop het betrekking heeft een ontwerpsubsidieprogramma vast. 2. In het ontwerpsubsidieprogramma doen burgemeester en wethouders een voorstel over de verlening van budget-, exploitatie- en waarderingssubsidies. 3. In het ontwerpsubsidieprogramma worden, voorzover betrekking hebbend op het beleidsterrein of de beleidsterreinen waarvoor het subsidieprogramma geldt, daarnaast ten minste opgenomen: een evaluatie van reeds lopende budget- en exploitatiesubsidieovereenkomsten; een evaluatie van reeds eerder vastgestelde meerjarige waarderingsubsidies; een overzicht van de verleende incidentele subsidies van het afgelopen boekjaar. 4. Het ontwerpsubsidieprogramma wordt gedurende vier weken ter inzage gelegd; eenieder kan in die periode zijn of haar zienswijze over het ontwerpsubsidieprogramma kenbaar maken bij burgemeester en wethouders. 5. Burgemeester en wethouders kunnen in een ontwerpsubsidieprogramma op basis van de in het derde lid genoemde evaluatie voorstellen doen tot wijziging van reeds lopende meerjarensubsidies. 6. Burgemeester en wethouders stellen een definitief subsidieprogramma vast voorafgaand aan het boekjaar waarop het betrekking heeft. HOOFDSTUK 2 PROCEDURE VOOR BUDGET- EN EXPLOITATIESUBSIDIES Paragraaf 2.1: Subsidieaanvraag Artikel 8 Termijnen van indiening Een aanvraag voor een budget- of een exploitatiesubsidie moet worden ingediend bij burgemeester en wethouders vóór 1 mei voorafgaand aan het eerste boekjaar waarop de subsidie betrekking heeft. Artikel 9 Subsidieplafond De gemeenteraad stelt jaarlijks in de begroting vast welk bedrag in totaal beschikbaar is voor budgetsubsidies. 3
Artikel 10 In te dienen bescheiden 1. De subsidieaanvraag gaat in ieder geval vergezeld van: a. een activiteitenplan en b. een begroting per activiteit c. een deelnemers- of ledenlijst d. een meerjarenraming e. indien de aanvrager beschikt over een eigen vermogen en/of bestemmingsreserve, de omvang daarvan. 2. Tenzij de aanvraag wordt ingediend door een krachtens publiekrecht ingestelde rechtspersoon, gaat deze, indien voorafgaand aan het subsidiejaar geen subsidie werd aangevraagd, voorts vergezeld van: een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd; een opgave van de bestuurssamenstelling; een overzicht van de financiële positie van de instelling op het moment van de aanvraag, dan wel de balans en de staat van baten en lasten en de toelichting daarop; een beschrijving van de organisatievorm, alsmede indien subsidie in de personeelskosten wordt gevraagd een motivering van de wenselijk geachte personeelsinformatie en een taakomschrijving van de beroepskrachten. 3. Burgemeester en wethouders kunnen modellen en richtlijnen vaststellen voor de inrichting van het activiteitenplan, de begroting en de meerjarenraming. Artikel 11 Voorzover de aanvrager voor dezelfde begrote uitgaven tevens subsidie heeft aangevraagd bij één of meer andere subsidiënten, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van die aanvraag of aanvragen. Paragraaf 2.2: Subsidieverlening Artikel 12 Op een subsidieaanvraag beslissen burgemeester en wethouders uiterlijk op 31 december voorafgaand aan het boekjaar waarvoor de subsidie wordt gevraagd. Artikel 13 Beoordeling van de aanvraag Een subsidieaanvraag wordt getoetst aan het door de gemeenteraad vastgestelde subsidieplan en aan deze verordening. Artikel 14 Uitvoeringsovereenkomst 1. Indien burgemeester en wethouders voornemens zijn een subsidie te verlenen, treden burgemeester en wethouders in overleg met de subsidieontvanger, teneinde tot overeenstemming te komen omtrent de van de subsidieontvanger te verlangen activiteiten en prestaties, de overige subsidievoorwaarden en de door de gemeente ter beschikking te stellen middelen. 2. Leidt zulks tot overeenstemming, dan wordt door de gemeente met de subsidieontvanger een uitvoeringsovereenkomst gesloten ter uitvoering van de beschikking. 4
3. Leidt zulks niet tot overeenstemming, dan geven burgemeester en wethouders in de beschikking gemotiveerd aan waarom zij de afwijkende opvatting van de instelling niet delen. Artikel 15 Subsidiebeschikking 1. De beslissing op een subsidieaanvraag wordt verwoord in een beschikking omtrent een subsidieverlening. 2. Deze beschikking tot subsidieverlening bevat: a. een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt; b. het maximale bedrag van de subsidie, dan wel de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald; c. het boekjaar of de boekjaren waarvoor de subsidie geldt; d. de methode volgens welke de toe te kennen subsidie zal worden vastgesteld; e. indien aan de orde, de wijze waarop voorschotten op de subsidies worden verstrekt; f. de data vóór welke en de wijze waarop de bescheiden bedoeld in artikel 22 dienen te worden overgelegd, indien deze afwijken van hetgeen in deze verordening is gesteld; g. indien de verlening plaatsvindt voordat de begroting is goedgekeurd: het begrotingsvoorbehoud. h. zo nodig de verplichting tot het overleggen van een accountantsverklaring Artikel 16 Voorschotten 1. Burgemeester en wethouders verstrekken, indien dit naar hun oordeel wenselijk is, zo nodig voorschotten op een toegekende subsidie. 2. Op de subsidie verstrekte voorschotten worden bij de vaststelling van de subsidie verrekend. 3. De subsidie wordt pas uitbetaald nadat de subsidieontvanger de uitvoeringsovereenkomst als bedoeld in artikel 14, lid 2, heeft ondertekend en geretourneerd. 2.3: Verplichtingen van de subsidieontvanger Artikel 17 Aan de subsidieverlening kunnen voorwaarden worden verbonden ten aanzien van: a. aard en omvang van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verleend; b. de administratie van aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten; c. het vóór de subsidievaststelling verstrekken van gegevens en bescheiden die nodig zijn voor een beslissing omtrent de subsidie; d. de te verzekeren risico's; e. het stellen van zekerheid voor verleende voorschotten; f. het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voorzover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn; g. het beperken of wegnemen van de nadelige gevolgen van de subsidie voor derden; h. het uitoefenen van controle door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek op het door het bestuursorgaan gevoerde financiële beheer en de financiële verantwoording daarover. 5
i. overige verplichtingen die niet strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie, voorzover betrekking hebbend op de wijze waarop of de middelen waarmee de gesubsidieerde activiteiten wordt verricht. Artikel 18 1. De subsidieontvanger behoeft de toestemming van burgemeester en wethouders voor: a. het in eigendom verwerven, het vervreemden of het bezwaren van registergoederen, indien zij mede zijn verworven door middel van de subsidiegelden, dan wel de lasten daarvoor mede worden bekostigd uit de subsidiegelden; b. het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen of tot huur, verhuur of pacht daarvan, indien deze goederen geheel of gedeeltelijk zijn verworven door middel van de subsidie, dan wel de uitgaven daarvoor mede zijn bekostigd uit de subsidie; c. het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening; d. het aangaan van overeenkomsten waarbij de subsidieontvanger zich verbindt tot zekerheidstelling met inbegrip van zekerheidstelling voor schulden van derden of waarbij hij zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt of zich voor een derde sterk maakt; e. het vormen van fondsen en reserveringen; f. het vaststellen of wijzigen van tarieven voor door de subsidieontvanger in de gewone uitoefening van zijn gesubsidieerde activiteiten te verrichten prestaties; g. het ontbinden van de rechtspersoon; h. het doen van aangifte tot zijn faillissement of het aanvragen van zijn surseance van betaling. 2. Burgemeester en wethouders beslissen binnen vier weken omtrent de toestemming. 3. De beslissing kan eenmaal voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. 4. Indien omtrent de toestemming niet tijdig is beslist, wordt de toestemming geacht te zijn verleend. 5. Burgemeester en wethouders kunnen de subsidieontvanger de verplichting opleggen aan hen tussentijdse rapportages uit te brengen over de voortgang van de activiteiten waarvoor de subsidie is toegekend. Artikel 19 1. Voorzover een subsidie wordt verleend ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld of goedgekeurd, kan zij worden verleend onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld. 2. De voorwaarde vervalt, indien burgemeester en wethouders daarop niet binnen vier weken na de vaststelling of goedkeuring van de begroting een beroep hebben gedaan. Artikel 20 1. Een subsidieontvanger kan bestemmingsreserves vormen. De aard, omvang en meerjarenplanning van deze reserves maken onderdeel uit van de begroting en de meerjarenplanning. 2. De subsidieontvanger kan ter dekking van mogelijke risico's in de exploitatie en voor onvoorziene uitgaven een eigen vermogen vormen. Dit eigen vermogen bedraagt voor de activiteiten waarop de subsidie betrekking heeft niet meer dan 25% van de daarbij behorende exploitatie. 6
Paragraaf 2.4: Subsidievaststelling Artikel 21 De subsidie wordt na afloop van ieder boekjaar vastgesteld. Artikel 22 1. Ten behoeve van de subsidievaststelling dient de subsidieontvanger vóór 1 mei volgend op het boekjaar waarop de subsidie betrekking heeft, dan wel vóór de in de beschikking tot subsidieverlening gestelde datum, aan burgemeester en wethouders te overleggen een door het bestuur gewaarmerkt verslag en een rekening van baten en lasten, alsmede een balans van het eind van het voorgaande boekjaar met een toelichting daarop. 2. In deze bescheiden dient te worden aangetoond in hoeverre de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidiebeschikking en uitvoeringsovereenkomst verbonden verplichtingen. Tevens dienen de bescheiden tot het afleggen van verantwoording omtrent aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten, voorzover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn, te worden ingediend. 3. Burgemeester en wethouders kunnen modellen en richtlijnen vaststellen voor de bescheiden bedoeld in het eerste lid. 4. Het gestelde over een verplichte accountantscontrole in de artikelen 4:78 en 4:79 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing indien het bedrag van de subsidieverlening 50.000 of meer is. Artikel 23 1. Burgemeester en wethouders stellen uiterlijk binnen dertien weken na ontvangst van de in artikel 22, eerste lid, genoemde bescheiden de subsidie definitief vast. Zij kunnen deze termijn met dertien weken verlengen. 2. Een besluit als bedoeld in het eerste lid wordt verwoord in een beschikking tot subsidievaststelling. 3. Artikel 15, lid 2, onder a, b en c, van deze verordening is van overeenkomstige toepassing. Artikel 24 1. De subsidie wordt overeenkomstig de beschikking tot subsidieverlening vastgesteld. 2. De subsidie kan lager worden vastgesteld, indien: a. de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden en/of b. de subsidieontvanger niet heeft voldaan aan de verplichtingen die zijn verbonden aan de subsidiebeschikking en de uitvoeringsovereenkomst en/of c. de subsidieontvanger onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben geleid en/of d. de subsidieverlening anderszins onjuist was en de subsidieontvanger dit wist of behoorde te weten; e. indien door de subsidieontvanger later dan 30 april wordt voldaan aan het gestelde in artikel 22, lid 1, wordt de subsidie vastgesteld op maximaal 90% van het bedrag in de beschikking tot susidieverlening. 3. Op aanschrijving van burgemeester en wethouders stort de instelling te veel ontvangen subsidie(voorschotten) terug in de gemeentekas binnen de daarbij aangegeven termijn. 4. Indien de in het tweede lid bedoelde situatie niet het gevolg is van verwijtbaar handelen van de subsidieontvanger en toepassing van de bepalingen in het tweede lid gevolgen heeft voor de subsidieontvanger, welke aantoonbaar niet door de subsidieontvanger kunnen worden gedragen, kunnen burgemeester en wethouders in voor de subsidieontvanger gunstige zin afwijken van die toepassing. 7
Paragraaf 2.5: Intrekking en wijziging van subsidies Artikel 25 1. Zolang de subsidie niet is vastgesteld, kan de subsidieverlening met inachtneming van een redelijke termijn door burgemeester en wethouders worden ingetrokken of ten nadele van de subsidieontvanger worden gewijzigd: a. voorzover de subsidieverlening onjuist is; b. voorzover veranderende omstandigheden of gewijzigde inzichten zich in overwegende mate tegen voortzetting of ongewijzigde voortzetting van de subsidie verzetten; c. voorzover één of meer van de in artikel 24, lid 2, genoemde omstandigheden van toepassing zijn. 2. Voor intrekking, respectievelijk wijziging van de subsidievaststelling is artikel 33 van deze verordening van overeenkomstige toepassing. Artikel 26 1. Indien aan een subsidieontvanger voor drie of meer achtereenvolgende jaren subsidie is verstrekt voor dezelfde of in hoofdzaak dezelfde voortdurende activiteiten, geschiedt gehele of gedeeltelijke weigering van de subsidie voor een daarop aansluitend tijdvak op de grond dat veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten zich tegen voortzetting of ongewijzigde voortzetting van de subsidie verzetten, slechts met inachtneming van een redelijke termijn. 2. Voorzover aan het einde van het tijdvak waarvoor subsidie is verleend sedert de bekendmaking van het voornemen tot weigering voor een daarop aansluitend tijdvak nog geen redelijke termijn is verstreken, wordt de subsidie voor het resterende deel van die termijn verleend. HOOFDSTUK 3 PROCEDURE VOOR WAARDERINGSSUBSIDIES Paragraaf 3.1: Subsidieaanvraag voor waarderingssubsidies Artikel 27 Termijnen van indiening Een aanvraag voor een waarderingssubsidie moet worden ingediend bij burgemeester en wethouders vóór 1 mei voorafgaand aan het eerste boekjaar waarop de subsidie betrekking heeft. Artikel 28 Subsidieplafond De gemeenteraad stelt jaarlijks in de begroting vast welk bedrag in totaal beschikbaar is voor waarderingssubsidies. Artikel 29 In te dienen bescheiden 1. De subsidieaanvraag gaat in ieder geval vergezeld van: a. een verklaring van het bestuur waarin wordt verklaard dat sprake is van een ongewijzigde voortzetting van activiteiten of een verklaring waarin wordt aangegeven wat er gewijzigd is ten opzichte van voorgaand boekjaar b. een deelnemers- of ledenlijst 8
c. bank-/gironummer d. een overzicht van de financiële positie 2. Indien een instelling voor de eerste maal subsidie aanvraagt worden bovendien overgelegd: a. een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn vastgesteld b. een opgave van de bestuurssamenstelling 3. Burgemeester en wethouders kunnen modellen en richtlijnen vaststellen voor de in het eerste lid genoemde bescheiden. Paragraaf 3.2: Subsidievaststelling bij waarderingssubsidies Artikel 30 Op een subsidieaanvraag voor een waarderingssubsidie beslissen burgemeester en wethouders. Artikel 31 1. Burgemeester en wethouders stellen het bedrag van de subsidie vast. Deze beschikking geeft aanspraak op betaling van het vastgestelde bedrag. Het bedrag van de subsidie dat voor vier jaar is vastgesteld, kan hooguit trendmatig worden bijgesteld. Subsidies die worden vastgesteld op basis van het aantal inwoners of leden worden slechts bijgesteld indien hiermee het totale subsidiebedrag 15% hoger of lager uitvalt dan het voor vier jaar vastgestelde bedrag. Uitzondering hierop vormen subsidie-ontvangers waarmee regionaal andere afspraken zijn gemaakt. 2. De artikelen 12, 13, 15 en 19 van deze verordening zijn van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat daar waar "subsidieverlening" staat, dit woord vervangen moet worden door "subsidievaststelling". Artikel 32 Vóór 1 mei volgend op elk boekjaar, dan wel vóór de in de beschikking omtrent de subsidievaststelling gestelde datum, dient de subsidieontvanger bij burgemeester en wethouders een door het bestuur gewaarmerkte verklaring te overleggen, inhoudend een bevestiging of de activiteiten ongewijzigd doorgang hebben gevonden dan wel in hoeverre deze wijziging hebben ondergaan. Paragraaf 3.3: Intrekking en wijziging van de waarderingssubsidies Artikel 33 1. Burgemeester en wethouders kunnen de subsidievaststelling intrekken of ten nadele van de subsidieontvanger wijzigen: a. op grond van feiten of omstandigheden waarvan zij bij de subsidievaststelling redelijkerwijs niet op de hoogte konden zijn en op grond waarvan de subsidie lager dan overeenkomstig de subsidieverlening zou zijn vastgesteld; b. indien de subsidievaststelling onjuist was en de subsidieontvanger dit wist of behoorde te weten, of c. indien de subsidieontvanger na de subsidievaststelling niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. 2. De intrekking of wijziging werkt terug tot en met het tijdstip waarop de subsidie is vastgesteld, tenzij bij de intrekking of wijziging anders is bepaald. 3. De subsidievaststelling kan niet meer worden ingetrokken of ten nadele van de ontvanger worden gewijzigd indien vijf jaren zijn verstreken sedert de dag waarop zij is bekendgemaakt, dan wel, in het geval bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, sedert de dag 9
waarop de handeling in strijd met de verplichting is verricht of de dag waarop aan de verplichting had moeten zijn voldaan. 4. Artikel 26, lid 1 en lid 2, is van overeenkomstige toepassing. HOOFDSTUK 4 PROCEDURE VOOR INCIDENTELE SUBSIDIES Paragraaf 4.1: Subsidieaanvraag voor incidentele subsidies Artikel 34 Termijnen van indiening Een aanvraag voor een incidentele subsidie moet worden ingediend bij burgemeester en wethouders vóór de aanvang van de te subsidiëren activiteiten. Artikel 35 In te dienen bescheiden 1. De subsidieaanvraag gaat in ieder geval vergezeld van: a. een activiteitenplan en b. een begroting. 2. Indien een instelling voor de eerste maal subsidie aanvraagt, worden bovendien overgelegd: een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn vastgesteld; een opgave van de bestuurssamenstelling; een overzicht van de financiële positie van de instelling op het moment van de aanvraag, dan wel de balans en de staat van baten en lasten en de toelichting daarop; een beschrijving van de organisatievorm, alsmede indien subsidie in de personeelskosten wordt gevraagd een motivering van de wenselijk geachte personeelsformatie en een taakomschrijving van de beroepskracht(en 3. De verplichtingen in het vorige lid gelden niet indien het aangevraagde subsidiebedrag niet groter is dan 500. Paragraaf 4.2: Subsidieverlening bij incidentele subsidies Artikel 36 Beoordeling van de aanvraag 1. Burgemeester en wethouders beslissen uiterlijk binnen dertien weken na ontvangst van de in artikel 35, eerste lid, genoemde bescheiden over de subsidieverlening. Zij kunnen deze termijn met dertien weken verlengen. 2. De artikelen 11, 13, 14, 15, 16 en 17 van deze verordening zijn van overeenkomstige toepassing. Artikel 37 Subsidieplafond 1. De gemeenteraad stelt jaarlijks in de begroting vast welk bedrag beschikbaar is voor incidentele subsidies. 2. Het subsidieplafond wordt verdeeld over gehonoreerde incidentele subsidieaanvragen die betrekking hebben op het betreffende subsidiejaar. De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld. 10
Artikel 38 Een subsidie kan worden geweigerd voorzover door verstrekking van de subsidie het subsidieplafond zou worden overschreden of naar het oordeel van burgemeester en wethouders toekenning van de subsidie tot een onevenwichtige verdeling van het beschikbare budget zou leiden. Paragraaf 4.4: Subsidievaststelling bij incidentele subsidies Artikel 39 1. Ten behoeve van de subsidievaststelling dient de subsidieontvanger uiterlijk dertien weken na het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend, dan wel vóór de in de beschikking tot subsidieverlening gestelde datum, aan burgemeester en wethouders een door het bestuur gewaarmerkt verslag en een rekening van baten en lasten te overleggen. 2. In deze bescheiden dient te worden aangetoond in hoeverre de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidiebeschikking verbonden verplichtingen. Tevens dienen de bescheiden tot het afleggen van verantwoording omtrent aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten, voorzover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn. Artikel 40 Burgemeester en wethouders stellen uiterlijk binnen dertien weken na ontvangst van de in artikel 39, eerste lid, genoemde bescheiden de subsidie definitief vast. Zij kunnen deze termijn met dertien weken verlengen. HOOFDSTUK 5 OVERIGE VERPLICHTINGEN VAN DE SUBSIDIEONTVANGER Artikel 41 1. De subsidieontvanger is gehouden de activiteiten waarvoor de subsidie is toegekend naar vermogen tot stand te brengen en daarbij te voldoen aan de bepalingen die bij of krachtens deze verordening zijn gesteld. 2. De subsidieontvanger tracht van derden financiële steun te krijgen en draagt er zorg voor dat haar leden, deelnemers en gebruikers een redelijke financiële of in geld waardeerbare bijdrage leveren aan haar activiteiten. 3. Een subsidieontvanger dient aan burgemeester en wethouders per omgaande te berichten omtrent ontwikkelingen die ertoe leiden dat de activiteiten niet kunnen worden verwezenlijkt. 4. Indien gedurende een boekjaar aanmerkelijke verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke uitgaven en inkomsten en de begrote uitgaven en inkomsten doet de subsidieontvanger, in het geval een budgetsubsidie, dan wel een incidentele subsidie is verleend, daarvan onverwijld mededeling aan burgemeester en wethouders onder vermelding van de verschillen en de oorzaken ervan. Artikel 42 1. Burgemeester en wethouders zijn bevoegd controle uit te oefenen op de getrouwelijkheid van de rapportages. De administratie van de instelling dient zodanig ingericht te zijn dat deze controle op de naleving op eenvoudige wijze mogelijk is. 2. Indien de jaarlijks in zijn totaliteit aan de subsidieontvanger toegekende subsidie een door burgemeester en wethouders te stellen grens overschrijdt, dient de in artikel 23 genoemde rekening uiterlijk op 1 mei van het boekjaar volgend op het subsidiejaar voor- 11
zien te zijn van een getrouwheidsverklaring van een daartoe wettelijk bevoegd accountant, dan wel van een andere door burgemeesters en wethouders aanvaarde controlerend deskundige. 3. Burgemeester en wethouders kunnen een termijn bepalen waarbinnen overleggen van andere stukken of andere informatie dient plaats te vinden indien zij dat voor de vaststelling van de subsidie nodig achten. Artikel 43 Indien een subsidieontvanger een accommodatie in gebruik heeft die met een subsidie is gebouwd, verbouwd of aangepast, wordt deze niet verruild voor een andere accommodatie dan met toestemming van burgemeester en wethouders. Artikel 44 1. De subsidieontvanger brengt een wijziging van haar statuten en/of huishoudelijk reglement binnen een maand na vaststelling schriftelijk ter kennis van burgemeester en wethouders. 2. De subsidieontvanger stelt burgemeester en wethouders in geval van ontbinding van de instelling en/of gehele of gedeeltelijke staking van haar werkzaamheden daarvan onverwijld schriftelijk in kennis. HOOFDSTUK 6 OVERIGE EN SLOTBEPALINGEN Paragraaf 6.1: Overige bepalingen Artikel 45 Bij liquidatie van een instelling kunnen burgemeester en wethouders, voorzover een batig liquidatiesaldo mede door het toekennen van een subsidie is gevormd, terugstorting van dit saldo in de gemeentekas verlangen tot maximaal het bedrag dat de laatste vijf boekjaren in totaal aan subsidies is ontvangen. Paragraaf 6.2: Slotbepalingen Artikel 46 De subsidies worden uitbetaald met in achtneming van het bepaalde in het gemeentelijk financieringsschema voor de uitbetaling van subsidies en bijdragen. Artikel 47 Onderzoek doelmatigheid en/of doeltreffendheid 1. Indien dit noodzakelijk is om inzicht te krijgen of te vergroten in de doelmatigheid en/of doeltreffendheid van de subsidie evalueren burgemeester en wethouder de subsidieverstrekking, tenzij de kosten van evaluatie onevenredig zouden zijn in verhouding tot het daarmee gediende belang. 2. Evaluatie heeft, afhankelijk van de duur van de subsidie eenmalig dan wel periodiek plaats. Artikel 48 1. Burgemeester en wethouders kunnen op grond van het beoogde belang waarvoor een subsidie is toegekend in overeenstemming met de betreffende instelling een of meer van de bij of krachtens deze verordening gestelde bepalingen in individuele gevallen niet van toepassing verklaren. 12
2. In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of onduidelijk is, treffen burgemeester en wethouders de nodige beslissingen. Artikel 49 1. In bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van burgemeester en wethouders, waarbij de afwijzing van een verzoek krachtens deze verordening of de toepassing van bepalingen in deze verordening tot onbillijkheden van overwegende aard zou leiden, kan het College van Burgemeester en Wethouders ten gunste van de aanvrager van deze verordening afwijken. 2. Voor wat betreft de meldings- of aanvraagprocedure wordt onder bijzondere omstandigheden uitsluitend verstaan dat de aanvrager zich door een overmachtsituatie hier niet aan heeft kunnen houden. Artikel 50 1. Deze verordening kan worden aangehaald als Algemene subsidieverordening Oegstgeest 2006. 2. Zij treedt in werking op 1 januari 2006. Op die datum vervalt de "Subsidieverordening Welzijn Oegstgeest 1997" met dien verstande dat voor subsidies, die zijn verleend vóór 1 januari 2006 de "Subsidieverordening Welzijn Oegstgeest 1997" van toepassing blijft. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Oegstgeest, gehouden op 29 september 2005. De raad voornoemd,, voorzitter., griffier. 13