REGLEMENT CLIENTENRAAD CWZ De Stichting Nijmeegs Interconfessioneel ziekenhuis Canisius-Wilhelmina, gevestigd te Nijmegen, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Raad van Bestuur, hierna te noemen het CWZ; overwegende dat per 1 juni 1996 de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen, hierna te noemen de WMCZ, in werking is getreden; overwegende dat het CWZ daarvoor een opzet en een structuur wenst die past bij het CWZ als nietresidentiële instelling; in aanmerking nemend de Handreiking Medezeggenschap zoals opgesteld door de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) en de Nederlandse Patiënten/Consumenten Federatie (NP/CF); in aanmerking nemend dat de contacten vanuit het CWZ door de Raad van Bestuur zullen worden onderhouden; in aanmerking nemend dat op 14 december 2004 een herzien reglement is vastgesteld, en dat toen is afgesproken om uiterlijk eind 2008 het reglement opnieuw te beoordelen; in aanmerking nemend dat de staatssecretaris van VWS naar aanleiding van een evaluatie van de WMCZ in augustus 2003 een implementatieplan heeft vastgesteld: WMCZ in de praktijk: tijd voor de volgende stap ; in aanmerking nemend de samenwerkingsovereenkomst tussen CWZ en Zorgbelang Gelderland over medezeggenschap van cliënten, stelt het volgende reglement vast. in aanmerking nemend dat een nieuwe wet is aangekondigd, de Wet Cliëntenrechten Zorg (WCZ), waarbij nog onduidelijk is wanneer deze aangekondigde wet zal worden vastgesteld en welke consequenties deze nieuwe wet zal hebben. 1. BEGRIPSBEPALINGEN de stichting het CWZ de Raad van Bestuur Patiënten de Cliëntenraad Zorgbelang Gelderland Stichting Nijmeegs Interconfessioneel ziekenhuis Canisius-Wilhelmina het Canisius-Wilhelmina ziekenhuis (CWZ) de Raad van Bestuur van het CWZ de natuurlijke personen ten behoeve van wie het CWZ werkzaam is het adviesorgaan dat op basis van de WMCZ is ingesteld ten behoeve van de patiënten van het CWZ, enerzijds als vertegenwoordiger van de patiënten anderzijds als orgaan van overleg, advies, informatie en communicatie provinciale consumentenorganisatie voor de gezondheidszorg waarin meer dan 400 patiëntenverenigingen, gehandicaptenorganisaties, 1
ouderenbonden en cliëntenraden deelnemen 2. DOEL VAN DE CLIENTENRAAD De cliëntenraad heeft, met inachtneming van de doelstellingen van het CWZ en passend in dit kader, tot doel: een bijdrage te leveren aan de bevordering van de kwaliteit van de zorg, door de ontwikkelingen van het CWZ te beïnvloeden vanuit de gemeenschappelijke belangen van patiënten. Daarbij richt de cliëntenraad zich met name op die aspecten van de zorg die een directe relevantie hebben voor de wijze waarop patiënten de zorg ervaren en voor de bevordering van hun welbevinden. 3. WIJZE WAAROP HET DOEL WORDT BEREIKT De cliëntenraad geeft uitwerking aan haar doel door: 3.1. Samen met de Raad van Bestuur te onderzoeken op welke wijze binnen het CWZ medezeggenschap van patiënten op structurele wijze vorm gegeven kan worden; 3.2. Een effectieve en efficiënte vorm van overleg en samenwerking te ontwikkelen, inhoudende: 3.2.a. 3.2.b. Informatie uit te wisselen tussen cliëntenraad en de Raad van Bestuur met betrekking tot de kwaliteit van de te verlenen zorg, onder andere door: Gevraagd en ongevraagd opvattingen kenbaar te maken en voorstellen te doen aan de Raad van Bestuur over alle aangelegenheden betreffende de zorg vanuit het CWZ geboden; Overleg te plegen met de Raad van Bestuur over de algemene gang van zaken binnen het CWZ; de patiënten uit het verzorgingsgebied van het CWZ te betrekken bij de werkzaamheden van de cliëntenraad, onder andere door Te onderzoeken op welke wijze een verbinding kan worden gemaakt met zijn achterban; Agenda en notulen van vergaderingen van de cliëntenraad evenals relevante stukken voor belangstellenden breed toegankelijk te maken, bijvoorbeeld via een pagina van de cliëntenraad binnen de website van het ziekenhuis; Vergaderingen open te stellen voor belangstellenden, tenzij om specifieke redenen wordt gekozen voor beslotenheid. 4. SAMENSTELLING EN OMVANG CLIENTENRAAD 4.1. De cliëntenraad bestaat uit minimaal 5 en maximaal 8 leden. 4.2. De leden van de cliëntenraad worden benoemd door de Raad van Bestuur. Vacatures worden opgevuld via een sollicitatieprocedure. Vacatures worden tijdig openbaar kenbaar gemaakt op de wijze zoals gebruikelijk in het CWZ. Kandidaten worden beoordeeld door een selectiecommissie. De selectiecommissie bestaat uit leden van de cliëntenraad en Zorgbelang 2
Gelderland wordt uitgenodigd hierin deel te nemen. De selectiecommissie handelt zoals in het CWZ gebruikelijk is en komt tot een voordracht van een kandidaat aan de RvB. 4.3. Bij de (voordracht voor) samenstelling van de cliëntenraad wordt een evenwichtige spreiding nagestreefd qua leeftijd en woonplaats in het verzorgingsgebied van het CWZ alsmede naar patiëntencategorie. In algemene zin stelt de Raad van Bestuur de aandachtspunten vast met betrekking tot de kwaliteiten die worden gevraagd van een lid van de cliëntenraad. Zonodig kunnen deze aandachtspunten worden aangevuld met een nadere detaillering die specifiek van belang is voor de vervulling van een bepaalde vacature voor het lidmaatschap van de cliëntenraad. 4.4. Tot lid van de cliëntenraad zijn benoembaar natuurlijke personen die de leeftijd van 18 jaren hebben bereikt en woonachtig zijn in het verzorgingsgebied van het CWZ met dien verstande dat van benoeming zijn uitgesloten: a. leden van de Raad van Toezicht van het CWZ; b. eenieder die krachtens arbeidsovereenkomst, toelatingsovereenkomst of anderszins verbonden is aan het CWZ; c. leden van de aan het CWZ verbonden klachtencommissie; d. eenieder die verbonden is aan een zorgverzekeraar en uit dien hoofde al dan niet rechtstreeks betrokken is bij het CWZ; e. personen die anderszins zakelijk een middelijk of onmiddellijk belang hebben bij en/of voordeel genieten van de stichting; f. personen die op enigerlei wijze betrokken zijn bij een andere zorginstelling, bijv. als medewerker of als lid van de cliëntenraad, waarbij die betrokkenheid moeilijk te verenigen is met lidmaatschap van de cliëntenraad van het CWZ, dit ter beoordeling van de Raad van Bestuur en cliëntenraad van het CWZ. g. personen die werkzaam zijn bij een patiëntenorganisatie, anders dan als vrijwilliger. 4.5. De leden worden benoemd voor een periode van 4 jaar. Er kan eenmaal herbenoeming plaatsvinden voor eveneens een periode van 4 jaar. De cliëntenraad houdt een rooster van aftreden bij. Tussentijds aftreden is mogelijk. Het lidmaatschap eindigt indien de omstandigheden van een lid zodanig wijzigen dat niet meer wordt voldaan aan de criteria op grond waarvan benoeming heeft plaatsgevonden. 4.6. De Raad van Bestuur benoemt op voordracht van de cliëntenraad één van de leden van de cliëntenraad tot onafhankelijk voorzitter. De cliëntenraad benoemt uit zijn midden een vice-voorzitter. Bij afwezigheid van de voorzitter, kan de vice-voorzitter op verzoek van de voorzitter optreden als waarnemend voorzitter. 4.7. De leden van de cliëntenraad worden benoemd op persoonlijke titel, zonder last en ruggespraak. 5. BEVOEGDHEDEN CLIENTENRAAD 5.1. De cliëntenraad kan gevraagd en ongevraagd opvattingen kenbaar maken, voorstellen doen en advies uitbrengen aan de Raad van Bestuur over alle 3
aangelegenheden betreffende de zorg vanuit het CWZ geboden. 5.2. De Raad van Bestuur neemt kennis van de door de cliëntenraad kenbaar gemaakte opvattingen en/of voorstellen en geeft, indien niet direct bij kennisneming, aan op welke wijze en op welke termijn zij daarop zal reageren. Tevens geeft de Raad van Bestuur aan hoe hij de cliëntenraad bericht over de resultaten. 5.3. De Raad van Bestuur informeert de cliëntenraad tijdig en overlegt met de cliëntenraad over relevante ontwikkelingen, belangrijke voornemens en voorgenomen besluiten. Naast en met de in de wet opgenomen gevallen betreft dit onder andere: a. veranderingen in de behandel-, onderzoek- en zorgfuncties van het CWZ inclusief plannen tot vernieuwing of ingrijpende verbouwing van het CWZ; b. die randvoorwaarden van de zorg die directe consequenties hebben voor de patiënten zoals bezoektijden, de hotelfunctie etc.; c. veranderingen in de organisatie die relevant zijn voor de patiëntenzorg; d. kwaliteitsbewaking en ontwikkeling van de patiëntenzorg; e. de rechten van de patiënt, waaronder de privacyregeling; f. de voorlichting aan patiënten; g. de regeling tot behandeling van klachten; h. eventuele andere zaken die relevant zijn voor cliënten. 5.4. Signalen die de cliëntenraad naar voren brengt in het overleg met de Raad van Bestuur, gelden als aanbevelingen aan de Raad van Bestuur. Indien de cliëntenraad de wens te kennen geeft na het overleg nog separaat over het betrokken onderwerp advies te willen uitbrengen, dan stelt de Raad van Bestuur de cliëntenraad daartoe in de gelegenheid binnen een afgesproken termijn. Dat advies van de cliëntenraad wordt schriftelijk uitgebracht. De Raad van Bestuur en de cliëntenraad maken, voor zover van toepassing, afspraken welke interne deskundigen daarbij kunnen worden ingeschakeld. 5.5. De Raad van Bestuur neemt de aanbevelingen en/of adviezen van de cliëntenraad mee in zijn besluitvorming. De Raad van Bestuur stelt de cliëntenraad schriftelijk in kennis van het genomen besluit, ingeval van advisering door de cliëntenraad. De Raad van Bestuur zal in ieder geval het besluit motiveren ingeval het besluit afwijkt van het advies. 5.6. Zoals overeengekomen tussen Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en cliëntenraad heeft de cliëntenraad de gelegenheid om een advies uit te brengen over elke benoeming en herbenoeming van een lid van de Raad van Toezicht. Dit in plaats van het recht om als cliëntenraad een bindende voordracht te doen voor één lid van de Raad van Toezicht. Indien de Raad van Toezicht het door de cliëntenraad uitgebrachte advies over een benoeming of herbenoeming niet opvolgt, vraagt de cliëntenraad om nader overleg met de Raad van Toezicht. 6. INFORMATIEVOORZIENING 6.1. De Raad van Bestuur verschaft aan de cliëntenraad alle redelijkerwijs benodigde informatie om haar taak te kunnen waarmaken, dit met inachtneming van de regels van privacy. Daaronder is in ieder geval begrepen: a. de onderwerpen zoals genoemd in 5.3.; 4
b. het door de Raad van Bestuur vastgestelde jaarverslag alsmede de jaarrekening; c. relevante documenten in het kader van de planning- en controlcyclus; d. de concept-begroting; e. het CWZ-beleidsplan; f. het CWZ-magazine; g. notulen van het managementteam. 6.2. De cliëntenraad verschaft de Raad van Bestuur alle redelijkerwijs benodigde informatie waaronder begrepen: a. agenda en notulen van vergaderingen; b. zijn jaarplan en werkplan; c. het jaarverslag van de cliëntenraad; en stelt de Raad van Bestuur tijdig op de hoogte van: d. signalen ten aanzien van knelpunten in de zorg vanuit het CWZ geboden; e. het voorlichtingsbeleid van de cliëntenraad. 7. WERKWIJZE CLIENTENRAAD 7.1. De cliëntenraad vergadert tenminste 4 keer per jaar en legt dit vast in een vergaderschema. 7.2. De cliëntenraad stuurt een afschrift van de oproeping tot vergadering, agenda, verslag en relevante vergaderstukken aan de Raad van Bestuur. 7.3. De cliëntenraad maakt voor 1 mei van ieder jaar een verslag op over het voorafgaande jaar. In dit verslag worden onder meer beschreven uitgevoerde werkzaamheden, uitgebrachte adviezen en bevindingen van de cliëntenraad. Dit verslag wordt ter kennis gebracht van de Raad van Bestuur en in overleg met de Raad van Bestuur verspreid. 7.4. In overeenstemming met de Planning & Control-cyclus in het CWZ stelt de cliëntenraad jaarlijks een jaarplan/werkplan en bijhorende begroting op. 7.5. De voorzitter en een door de cliëntenraad aan te wijzen lid van de cliëntenraad zijn gezamenlijk bevoegd de cliëntenraad in rechte te vertegenwoordigen. De voorzitter is bevoegd de cliëntenraad buiten rechte te vertegenwoordigen. Desgewenst kan de cliëntenraad een ander lid vragen om de cliëntenraad buiten rechte te vertegenwoordigen. 7.6. Voorzover de cliëntenraad dat nodig acht, legt hij zijn werkwijze nader schriftelijk vast. De cliëntenraad brengt deze afspraken ter kennis van de Raad van Bestuur. 8. OVERLEG CWZ EN CLIENTENRAAD 8.1. De Raad van Bestuur en de cliëntenraad overleggen tenminste 4 keer per jaar over de algemene gang van zaken en zoveel vaker als de Raad van Bestuur en/of cliëntenraad nodig acht. De vergaderingen worden vastgelegd in een vergaderschema. 8.2. Het CWZ draagt zorg voor het secretariaat van dit overleg. 5
8.3. Voorzitter van de overlegvergadering is de voorzitter van de cliëntenraad. Het overleg wordt bijeen geroepen in onderling overleg door de voorzitter van de cliëntenraad en de Raad van Bestuur van het CWZ. De oproep tot de vergadering geschiedt ten minste zeven dagen voor de vergadering. Alle deelnemers aan het overleg kunnen agendapunten aanleveren bij de ambtelijk secretaris, als bedoeld in artikel 9. De ambtelijk secretaris van de cliëntenraad stelt een agenda op in overleg met de Raad van Bestuur en de voorzitter van de cliëntenraad. Hiertoe vindt agenda-overleg plaats tussen de secretaris Raad van Bestuur en de ambtelijk secretaris van de cliëntenraad. 8.4. De Raad van Bestuur brengt de uitkomsten van het overleg ter kennis van de betrokken medewerkers van het CWZ en overlegt over het vervolg. 8.5. Eénmaal per jaar evalueren de deelnemers aan het overleg tussen Raad van Bestuur en cliëntenraad het functioneren en de werkwijze. De resultaten van de evaluatie worden schriftelijk vastgelegd. 8.6. De Raad van Toezicht en de cliëntenraad hebben tenminste één maal per jaar een gezamenlijk overleg. Dit gebeurt in aanwezigheid van de Raad van Bestuur, tenzij Raad van Toezicht en cliëntenraad kiezen voor overleg zonder Raad van Bestuur. 8.7. De cliëntenraad overlegt tenminste één maal per jaar met de voorzitter van de klachtencommissie en de klachtenfunctionaris. 9. AMBTELIJK SECRETARIAAT, SECRETARESSE EN FACILITEITEN 9.1. De Raad van Bestuur stelt een ambtelijk secretaris en administratieve ondersteuning aan ten behoeve van de cliëntenraad. 9.2. In aansluiting op zijn jaarplan en werkplan doet de cliëntenraad een begrotingsvoorstel aan de Raad van Bestuur. Hierover vindt afstemming plaats tussen de Raad van Bestuur en de cliëntenraad. De Raad van Bestuur stelt de begroting vast. 9.3. De Raad van Bestuur stelt aan de cliëntenraad vergaderruimte ter beschikking alsmede het gebruik van telefoon, kopieer- en faxapparatuur conform de in het CWZ gebruikelijke regelingen. De consumpties tijdens de vergaderingen van de cliëntenraad worden door het CWZ verstrekt. De cliëntenraad kan haar post op de in het ziekenhuis gebruikelijke wijze via het CWZ laten verzenden. De portokosten komen voor rekening van het CWZ. 10. ONKOSTENVERGOEDING 10.1. De leden van de cliëntenraad kunnen hun onkosten in verband met hun werkzaamheden als lid van de cliëntenraad declareren conform de ziekenhuisbrede regeling voor externe leden van commissies, vastgesteld door de Raad van Bestuur. Een declaratie wordt ingediend bij de secretaris van de Raad van Bestuur. 10.2. Behoudens het in artikel 2 lid 5 van de Wet Medezeggenschap Cliënten 6
Zorgsector bepaalde komen de kosten van het voeren van rechtsgedingen voor rekening van de (leden van de) cliëntenraad. 11. GESCHILLEN 11.1. Wat betreft een commissie van vertrouwenslieden sluit het CWZ aan bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (ingesteld door onder andere NVZ Vereniging van Ziekenhuizen en NPCF, www.vertrouwenslieden.nl) 11.2. De commissie van vertrouwenslieden heeft tot taak te bemiddelen en zonodig een uitspraak te doen over de uitvoering van overeenkomst en reglement. Dit op verzoek van de cliëntenraad of van de Raad van Bestuur. 12. ENQUETERECHT 12.1. In het kader van de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) heeft het CWZ het enquêterecht toegekend aan zowel de cliëntenraad als Zorgbelang Gelderland. Alvorens eventueel gebruik te maken van dit enquêterecht, bieden cliëntenraad en Zorgbelang Gelderland in ieder geval gelegenheid tot onderling overleg over het voornemen om een verzoek tot enquête in te dienen. 12.2. Indien de leden van de cliëntenraad zorgvuldig handelen, vrijwaart het CWZ hen van aansprakelijkstelling voor mogelijke schade, indien de ondernemingskamer het verzoek om een enquête afwijst. 13. GEHEIMHOUDING De leden van de cliëntenraad zijn gehouden tot geheimhouding ten opzichte van derden van alles wat zij in hun hoedanigheid van lid van de cliëntenraad vernemen en waarvan het vertrouwelijk karakter uit de aard der zaak volgt of waarvan zij het vertrouwelijk karakter hadden kunnen begrijpen. De geheimhoudingsplicht duurt voort bij het einde van het lidmaatschap van de cliëntenraad. 14. Ten slotte 14.1. Dit reglement treedt in werking op en dient uiterlijk op 15 oktober 2016 te zijn herzien. 14.2. Wijzigingen in dit reglement worden vastgesteld door de Raad van Bestuur, in overleg met de cliëntenraad. Aldus vastgesteld te Nijmegen op. De Stichting Nijmeegs Interconfessioneel Ziekenhuis Canisius-Wilhelmina, G.C. van de Logt RA Raad van Bestuur Drs. W.J.C. Cleijne Voorzitter Cliëntenraad 7