Gemeente Dordrecht 2010 Auditplan

Gemeente Dordrecht 2010 Auditplan

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl Aan de gemeenteraad van de gemeente Dordrecht t.a.v. de raadsgriffier, mevrouw mr. M. van Hall Postbus 8 3300 AA DORDRECHT Datum Behandeld door Ons kenmerk drs. I.L.J. Visser RA 5501-3112715800 Onderwerp 2010 auditplan gemeente Dordrecht Uw kenmerk Geachte leden van de gemeenteraad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan voor de gemeente Dordrecht voor het jaar 2010 aan te bieden. Wij danken u voor de tijd die u en uw management team heeft geïnvesteerd en de constructieve en prettige samenwerking bij het tot stand komen van dit auditplan. Uw inbreng vormt mede de basis van ons auditplan en stelt ons in staat in te gaan op de specifieke vragen die in uw gemeente leven en u daarop te adviseren. Daarmee hebben we gezamenlijk de aanpak van de controle 2010 kunnen samenstellen die specifiek geënt is op de omstandigheden en actualiteiten binnen uw gemeente. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, Juni 2009 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Member of Deloitte Touche Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Tohmatsu

Blad 2 van 33 Wij hopen met dit auditplan de aanpak en de contouren van de uitvoering van de controle 2010 duidelijk te hebben weergegeven. Uiteraard zijn wij graag bereid eventuele vragen hierover te beantwoorden. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. R.M.J. van Vugt RA

Blad 3 van 33 Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 2. Controleaanpak Deloitte 5 3. Communicatie 17 4. Meerwaarde voor de gemeente Dordrecht 21 5. Audit budget 23 Bijlage A Formele opdrachtbevestiging 26

Blad 4 van 33 1. Inleiding Het boekjaar 2009 was een turbulent jaar voor de gemeente Dordrecht. De overgang van de administratie van de gemeente naar het Service Centrum Drechtsteden (SCD) is een specifiek aandachtspunt. Deze overgang heeft invloed op de inrichting en interne beheersing van nagenoeg alle processen. Gezien de ontwikkelfase waarin het SCD zich ook in 2010 nog bevindt, zien wij dit ook voor 2010 als aandachtspunt voor de accountantscontrole 2010. Dit auditplan voor 2010 is ingericht op basis van besprekingen met het management, auditcommissie en de informatie die is verkregen tijdens accountantscontroles over voorgaande boekjaren. Specifieke aandachtspunten die zijn gesignaleerd tijdens de controle over het boekjaar 2009 zijn aan u gerapporteerd in het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en het college d.d. 26 april 2010. De specifieke aandachtspunten voor 2009 die eveneens van belang zijn voor 2010 zijn opgenomen in het auditplan voor 2010. Dit auditplan is ontwikkeld om focus aan te brengen in onze controle en zodoende onze controle te richten op de specifieke ontwikkelingen, aandachtspunten en risico s zoals die vanuit ons perspectief als accountant voor uw gemeente van belang zijn. Wij beogen om het college en de gemeenteraad door de uitvoering van onze controle en de rapportering van de bevindingen daaruit, te faciliteren bij het formuleren van een adequaat antwoord op de bovengenoemde aandachtspunten. In dit auditplan vindt u een uiteenzetting over de controleaanpak van Deloitte en de voorgenomen reikwijdte van onze accountantscontrole. Goede communicatie is van belang voor een efficiënte controle. In dit auditplan besteden wij dan ook aandacht aan de geplande communicatie momenten met de auditcommissie en het management. Tot slot is ook informatie opgenomen over het audit budget voor 2010. Op basis van onze besprekingen met het management, de auditcommissie en de thans beschikbare informatie hebben wij de volgende aandachtspunten vastgesteld voor de controle van de gemeente Dordrecht over het boekjaar 2010: Wij stellen voor om het proces grondexploitatie met uitgebreide aandacht te controleren. In het licht van de recessie en het feit dat uw gemeente relatief veel projecten heeft, voeren wij uitgebreide controle uit op het proces grondexploitaties. Hierbij zullen wij ons met name richten op de follow-up van eerdere bevindingen en nieuwe ontwikkelingen in 2010 ten aanzien van de projecten. Met de auditcommissie is op 23 juni 2010 afgestemd dat met name de concrete invulling van het onderwerp begrotingsrechtmatigheid relevant is voor het controleprotocol 2010. Wij stellen voor om in 2010 specifieke aandacht te schenken aan het onderwerp

Blad 5 van 33 begrotingsrechtmatigheid. Hierbij zullen wij ingaan op de beheersing van investeringskredieten (waaronder grondexploitaties) en autorisatie van mutaties in de reserves. Op grond van de controles van 2008 en 2009 is de beheersing van de debiteuren en tussenrekeningen een aandachtspunt voor 2010. Hierbij is met name de taakverdeling tussen de gemeente en de GR Drechtsteden (i.c. het SCD) relevant. Wij stellen voor ook hieraan extra aandacht te besteden. Dit auditplan onderstreept dat wij aan de interne en externe verwachtingen willen voldoen met objectieve en onafhankelijke dienstverlening, die is gericht op de belangen van de gemeente Dordrecht op de lange termijn. Onze accountantscontrole en eventuele overige dienstverlening dienen te voldoen aan de hoogste integriteits- en kwaliteitsstandaarden en hiermee willen wij samen met onze aanpak en uitvoering, een duidelijke meerwaarde aan uw gemeente leveren. 2. Controleaanpak Deloitte Voor u is van belang dat wij onze kennis en ervaring op het gebied van administratieve verantwoording en financiële verslaglegging binnen de sector met u delen. Daarnaast verzekeren wij u van een hoog niveau van deskundigheid ten aanzien van de specifieke risico s en sectorspecifieke onderwerpen waarmee de gemeente Dordrecht geconfronteerd wordt. De controleaanpak van Deloitte onderscheidt zich door de inzet van een brede groep professionals met specifieke sector- en functionele deskundigheid, die een integraal onderdeel vormt van het controleteam. Voor de controle van de gemeente Dordrecht zullen wij gebruikmaken van specialisten op het gebied van controlezekerheid, IT-auditing, fiscaliteiten en grondexploitaties. Zij zijn actief betrokken bij het proces van planning en risicoanalyse, en zijn gedurende het jaar beschikbaar om met het controleteam en het management van de gemeente Dordrecht besprekingen te voeren over risicoanalyse, onderwerpen op het gebied van administratieve verantwoording en financiële verslaglegging, ontwikkelingen binnen de sector en andere relevante onderwerpen. Wij zijn ons ervan bewust dat de effectiviteit en de efficiency van de controle van groot belang zijn voor zowel de gemeente Dordrecht als ons controleteam. Wij werken voortdurend aan de ontwikkeling van een nog efficiënter controleproces en aan verhoging van het kwaliteitsniveau door toegenomen effectiviteit van onze werkzaamheden. Onze focus op uw belangrijkste risico s Als wij het hebben over een op maat gemaakte, op risico s gerichte controlebenadering bedoelen we meer dan de nadruk leggen op de belangrijkste risico s. Onze aanpak kenmerkt zich door een gerichte risicobenadering, die blootlegt wat er fout kan gaan en tot een afwijking van materieel

Blad 6 van 33 belang kan leiden in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Een belangrijke stap in onze risico-analyse zijn de actuele ontwikkelingen. In 2008 en 2009 was de overgang van de administratie van de gemeente naar het Service Centrum Drechtsteden (SCD) een specifiek aandachtspunt. Deze overgang heeft invloed op de inrichting en interne beheersing van nagenoeg alle processen. Gezien de ontwikkelfase waarin het SCD zich ook in 2010 nog bevindt, zien wij dit ook voor 2010 als aandachtspunt voor de accountantscontrole 2010. In de onderstaande tabel hebben wij per proces vermeld of een proces door de gemeente zelf (oranje) wordt uitgevoerd of is uitbesteed (geel) aan één van de volgende onderdelen van de GR Drechtsteden: Service Centrum Drechtsteden (SCD) Gemeentelijke Belastingdienst Drechtsteden (GBD) Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) Voor wat betreft de processen die bij de gemeente worden uitgevoerd (oranje), vindt de administratieve verwerking van de inkomsten en uitgaven wel plaats via het SCD. Proces Administratie en verslaglegging (beheer debiteuren, crediteuren en tussenrekeningen) Uitkeringen Subsidieverstrekking Overige opbrengsten Belastingen Bij gemeente uitgevoerd V V V Bij GRD uitgevoerd V V V Opmerking De gemeente is (eind)verantwoordelijk voor het beheer van debiteuren, crediteuren en tussenrekening. Het administratieve proces vindt plaats bij het SCD. Conform voorgaande jaren wordt dit proces geheel door de Sociale Dienst Drechtsteden uitgevoerd. Bij onze accountantscontrole maken wij gebruik van de werkzaamheden van de accountant van de SDD. Het proces subsidieverstrekking wordt door de gemeente uitgevoerd. Het administratieve proces vindt plaats bij het SCD. Het proces overige opbrengsten wordt door de gemeente uitgevoerd. Het administratieve proces vindt plaats bij het SCD. Conform 2008 jaren wordt dit proces geheel door de Gemeentelijke Belastingdienst Drechtsteden (GBD) uitgevoerd. Bij onze accountantscontrole maken wij gebruik van de werkzaamheden van de accountant van de GBD.

Blad 7 van 33 Personeelskosten V Dit proces wordt geheel door het SCD uitgevoerd. Investeringen Kosten Treasury Grondexploitaties V V V V Het proces investeringen wordt door de gemeente uitgevoerd. Het administratieve proces vindt plaats bij het SCD. Het proces kosten wordt door de gemeente uitgevoerd. Het administratieve proces vindt plaats bij het SCD. Dit proces wordt geheel door het SCD uitgevoerd. Het proces grondexploitaties wordt door de gemeente uitgevoerd. Het administratieve proces vindt plaats bij het SCD. Waar mogelijk zullen wij evenals in 2008 en 2009 het geval was, ter bevordering van een efficiënte controle steunen op de werkzaamheden van de accountant van het Service Centrum Drechtsteden, de Sociale Dienst Drechtsteden en Gemeentebelastingen Drechtsteden. Hierbij valt te denken aan een consolidatieverklaring van de accountants van de SDD of GBD met betrekking tot de uitkeringen en de belastingen. Bij een consolidatieverklaring vindt de controle plaats door de accountant van de SDD of GBD, uitgaande van de controletolerantie van de gemeente Dordrecht. Voor het SCD denken wij aan een mededeling van de accountant van het SCD met betrekking tot de beheersing van de processen bij het SCD. Voorafgaande aan de controle vindt hierover overleg plaats door ons met de accountant van de SDD of GBD. Aangezien Deloitte ook accountant is bij het SCD, de SDD en GBD, zijn reviewwerkzaamheden na het verstrekken van de consolidatieverklaring verder niet noodzakelijk. Naast het bovenstaande hebben wij op basis van onze kennis van de branche een aantal aandachtsgebieden gedefinieerd waar het risico op fouten van materieel belang in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen groter is. Dit kan diverse oorzaken hebben, zoals complexe regelgeving of het hanteren van schattingen. Voor de volgende posten hebben wij een dergelijk verhoogd risico gesignaleerd: grondexploitatie; beheer grote projecten; waardering effecten en deelnemingen; overlopende activa en passiva; niet uit de balans blijkende verplichtingen; onderhoudsvoorzieningen; verbonden partijen;

Blad 8 van 33 interne controle functie. Uw gemeente heeft ook te maken met wettelijke vereisten ten aanzien van de verslaggeving. Ook hier geldt dat dit een aandachtsgebied is voor onze controle. Voor uw sector is het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) van toepassing. De hiervoor beschreven ontwikkelingen en aandachtspunten hebben wij onderkend op basis van onze kennis van uw sector in het algemeen en van uw gemeente in het bijzonder, waarbij wij uiteraard de input vanuit uw organisatie hebben meegenomen. Daarnaast besteden wij tijdens onze controle aandacht aan door u ingebrachte aandachtsgebieden en onderwerpen, uiteraard voor zover deze onze accountantscontrole raken of wij hierover met u specifieke afspraken hebben gemaakt. Voor het controlejaar 2010 heeft u het volgende ingebracht: Met de auditcommissie is op 23 juni 2010 afgestemd dat met name de concrete invulling van het onderwerp begrotingsrechtmatigheid relevant is voor het controleprotocol 2010. Wij zullen ingaan op de beheersing van investeringskredieten (waaronder grondexploitaties) en autorisatie van mutaties in de reserves. Als wij de controle van de gemeente Dordrecht vanuit een samen met u samengestelde gerichte risicoanalyse benaderen, betekent dit dat wij aandacht besteden aan die gebieden die er toe doen en dat wij slechts in beperkte mate werkzaamheden uitvoeren op punten die niet of weinig risicovol zijn. Kort gezegd komt het erop neer dat wij gepaste maar geen overbodige controlewerkzaamheden uitvoeren. Wij richten ons op de financiële stromen die samenhangen met de hiervoor geschetste aandachtsgebieden, waarbij wij in de reikwijdte van onze werkzaamheden de focus leggen op de risicovolle financiële stromen en jaarrekeningposten. Op grond van onze beroepsregels en het feit dat regelgevers voortdurend de nadruk leggen op de verantwoordelijkheid van de auditor voor het ontdekken van fraude tijdens de uitvoering van de controle, voeren wij controlewerkzaamheden uit om bestaande frauderisico s aan te pakken. Hoewel onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude, kunnen wij gebeurtenissen of voorwaarden signaleren die duiden op motieven / druk om fraude te plegen of gelegenheden om fraude te plegen. Zulke gelegenheden worden fraude risicofactoren genoemd. Fraude risicofactoren duiden niet noodzakelijkerwijs op het bestaan van fraude, echter, ze zijn vaak aanwezig in situaties waar fraude wel bestaat. Onderdeel van onze uitgebreide controlewerkzaamheden ten aanzien van fraude is het evalueren van de opzet, invoering en operationele doelmatigheid van de processen die het management hanteert voor het vaststellen en aanpakken van risico s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude, en van de programma s en beheersingsmaatregelen die het management heeft opgezet om dat risico te ondervangen.

Blad 9 van 33 Aandachtsgebieden van de controle In de voorgaande paragraaf zijn wij ingegaan op onze risico-inschatting en op de wensen ten aanzien van specifieke aandachtspunten voor onze controle die u heeft ingebracht. In deze paragraaf gaan wij nader in op de gebieden met verhoogde risico s, waarbij we tevens aandacht besteden aan onze controle aanpak voor deze gebieden. Onze risico-analyse is uiteraard niet statisch. Ontwikkelingen tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden, of bevindingen die uit onze werkzaamheden naar voren komen, kunnen leiden tot een aanpassing van onze risicoanalyse. Wij zullen het college, de gemeenteraad en het management op de hoogte stellen van belangrijke wijzigingen in onze risicoanalyse. Geïdentificeerde risico s Belangrijke Omschrijving risico risicogebieden Risicogebieden Als gevolg van de economische crisis Grondexploitatie kan de onderhanden werkpositie in de grondexploitatie oplopen, met het risico dat de gemaakte kosten niet meer worden terugverdiend bij verkoop van de kavels Risicogebieden Beheer grote projecten (kredietoverschrij dingen) Risicogebieden Waardering effecten en deelnemingen (kredietcrisis) Er kan sprake zijn van kredietoverschrijdingen op investeringsprojecten (IVA, MVA). In hoeverre dit als onrechtmatigheid meetelt in de oordeelsvorming voor de accountantsverklaring hangt af van de interne regels en de regels zoals vastgelegd in de kadernota 2010 van het PRPG. De economische crisis leidt tot de vraag of de waardering op verkrijgingsprijs van effecten en deelnemingen nog een getrouw beeld geeft Controleaanpak Deloitte. Beoordelen van de procedures rondom de (waardering van) de grondexploitatie. Beoordelen van de uitgangspunten en de periodiciteit van de kostprijscalculatie. Beoordelen van de procedures rondom kostenbewaking van de complexen. Door middel van detailwerkzaamheden beoordelen van kredietenoverzichten op overschrijdingen. Hierbij worden aangegane verplichtingen betrokken. Vaststellen of de rapportages, inclusief prospectieve informatie, de ontwikkelingen adequaat weergeven. Afwegen of een geconstateerde onrechtmatigheid meetelt in de oordeelsvorming voor de accountantsverklaring. Vaststellen of dat bij de uitzettingen per balansdatum sprake is van een duurzaam lagere marktwaarde.

Blad 10 van 33 Geïdentificeerde risico s Belangrijke Omschrijving risico risicogebieden Risicogebieden Als gevolg van de economische crisis Overlopende en verwachte bezuinigingen bestaat activa / passiva een verhoogde tendentie dat de overlopende passiva te laag en de overlopende activa te hoog zijn verantwoord. Risicogebieden - Onderhoudsvoorz ieningen Risicogebieden Verbonden partijen Waardering van de voorzieningen is niet of onvoldoende onderbouwd met meerjaren beheerplannen. Financiële tekorten van verbonden partijen die kunnen worden afgewenteld op de gemeenten zijn niet juist, volledig en tijdig verwerkt in de jaarrekening. Controleaanpak Deloitte. Beoordelen saldi op tussenrekeningen op juiste afgrenzing. Nagaan of bijzondere transacties passen in de bedrijfsvoering en of de financiële gevolgen in de juiste periode zijn verantwoord. Uitvoeren van een kritische deelwaarneming op onttrekkingen aan voorzieningen. Toetsing of de omvang van de voorziening en de mutaties van de voorziening overeenkomen met het beheerplan. Beoordelen of de informatie zoals opgenomen in de paragraaf kapitaalgoederen toereikend is. Verkrijgen van een overzicht van alle verbonden partijen waarin de gemeente deelneemt. Beoordelen jaarstukken of tussentijdse informatie van de betreffende verbonden partij. Beoordelen of de tekorten juist, volledig en tijdig verwerkt zijn in de gemeentelijke jaarrekening. Risicogebieden Niet uit de balans blijkende verplichtingen Als gevolg van de economische ontwikkelingen bestaat er een verhoogd risico dat niet uit de balans blijkende verplichtingen worden uitgeoefend c.q. geëffectueerd. Uitvoeren van een kritische deelwaarneming op de niet in de balans opgenomen verplichtingen. Aan de hand van achterliggende documentatie beoordelen of er een verhoogde kans op het effectueren van de niet uit de balans blijkende verplichtingen bestaat.

Blad 11 van 33 Geïdentificeerde risico s Belangrijke Omschrijving risico risicogebieden Risicogebieden Voor het verkrijgen van Interne controle organisatiegerichte zekerheid kan niet worden gesteund op door een IC functionaris uitgevoerde werkzaamheden Controleaanpak Deloitte. Vaststellen dat de interne controle functie voldoet aan de daaraan te stellen eisen (status in de organisatie, reikwijdte van de functie, technische competenties en professionele zorg). Vaststellen dat de reikwijdte van het werk en de controleprogramma s voldoen aan ons doel. Vaststellen de interne controle goed gepland, voor zover noodzakelijk gereviewd en gedocumenteerd is. Vaststellen dat er voldoende grondslag is voor het trekken van conclusies. Vaststellen dat de conclusies rechtdoen aan de omstandigheden en consistent zijn met de bevindingen. Vaststellen dat alle, door de interne controle gesignaleerde uitzonderingen en ongebruikelijke zaken, adequaat zijn opgelost. Wettelijke voorschriften Fraude De mogelijkheid van het doorbreken van de interne controlemaatregelen door het management en/of schattingen door het management dienen met een voldoende mate van professioneel kritische houding worden beoordeeld. Toetsing van de juistheid van journaalposten in het grootboek en andere wijzigingen in de opstelling van de financiële overzichten. Inzicht verkrijgen in de zakelijke grondslag van significante transacties die geen onderdeel vormen van de normale bedrijfsuitoefening van de entiteit, of die anderszins ongebruikelijk lijken in het licht van onze kennis van de entiteit en haar omgeving. Uitvoering van het auditplan Onderdeel van de uitvoering van het auditplan is het evalueren van de opzet en de toetsing van de operationele effectiviteit (werking) van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij testwerkzaamheden van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden gelijktijdig uit, in

Blad 12 van 33 overeenstemming met de International Standards on Auditing. Dit zorgt voor een efficiënt verloop van de controle. Bij onze beoordeling van het systeem van interne beheersing toetsen wij onder andere de aspecten tijdigheid, juistheid en volledigheid van de informatievoorziening. Daarnaast toetsen wij op procesniveau of de interne beheersingsmaatregelen toereikend zijn ten aanzien van relevante potentiele fouten in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten.

Blad 13 van 33 3. Communicatie Wij erkennen onze verantwoordelijkheid jegens de auditcommissie en de rol die wij vervullen ten aanzien van haar bestuurlijke verantwoordelijkheden. Tijdens de uitvoering van de controle houden wij u op de hoogte van de voortgang van de werkzaamheden, de aandachtsgebieden en de afstemming met het management. Daarnaast informeert Deloitte u over belangwekkende inzichten, markt- en economische ontwikkelingen, bestuurlijke ontwikkelingen, en de toegang tot deskundigen en educatieve middelen om de effectiviteit van de toezichthoudende rol van de auditcommissie te verhogen. De auditcommissie dient zich ervan te hebben overtuigd dat de gemeente Dordrecht doeltreffende procedures hanteert om significante risico s steeds te kunnen vaststellen, analyseren en beheersen. Daarnaast dient de auditcommissie erop kunnen vertrouwen dat het van belangrijke kwesties op de hoogte wordt gesteld en dat deze op de juiste wijze worden opgelost. Een belangrijk onderdeel van onze verantwoordelijkheid als onafhankelijke accountant van de gemeente Dordrecht is ondersteuning te bieden aan de auditcommissie bij het uitoefenen van haar bestuurlijke verantwoordelijkheden. In aanvulling op het bovenstaande willen wij benadrukken dat onze onafhankelijke positie de voorwaarden creëert om u als adviseur terzijde te staan en zo een oplossingsgericht samenwerkingsverband aan te gaan. Wij stellen de volgende formele contactmomenten voor: Gesprekspartner Frequentie per jaar Onderwerp Auditcommissie(s) 3 Pre-auditgesprek, bevindingen interimcontrole en rapport van bevindingen. Voorlopige inschatting is dat driemaal overleg met de auditcommissie wenselijk is. Mocht er behoefte zijn aan extra overleg dan is dat uiteraard mogelijk. Portefeuillehouder financiën 2 Pre-auditgesprek, managementletter, accountantsverslag en accountantsverklaring diverse onderwerpen Secretaris en MT 2 Pre-auditgesprek, managementletter, accountantsverslag en accountantsverklaring en diverse onderwerpen.

Blad 14 van 33 Over het jaar 2010 zullen door ons de volgende rapportages worden uitgebracht: Gemeenteraad Auditcommissie College van burgemeester en wethouders Interim-controle Managementletter Bestuurlijke samenvatting via het accountantsverslag. Presentatie bevindingen op hoofdlijnen. Origineel Jaarrekeningcontrole Accountantsverklaring en accountantsverslag Origineel Origineel Afschrift De raad is opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening. Wij zullen de raad en het college op de volgende momenten over de voortgang en de bevindingen van de controle informeren: Na de interim-controle brengen wij een managementletter uit, gericht aan het college van burgemeester en wethouders. De hoofdlijnen van de managementletter worden door ons afgestemd met de auditcommissie. Bestuurlijk relevante zaken worden altijd ook via het accountantsverslag aan de gemeenteraad gerapporteerd. Bij controlebevindingen waarvan wij het van belang achten dat de raad daar direct over wordt geïnformeerd. In een dergelijke situatie zullen wij het college adviseren eerst zelf de informatie aan de raad te verstrekken. Als het college de raad niet informeert, dan zullen wij zelfstandig de raad informeren. Indien wij bij een controle afwijkingen constateren die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, zijn wij op grond van artikel 7 van uw verordening verplicht de raad hierover terstond schriftelijk melding te maken en hier een afschrift van aan het college te zenden. Na afronding van onze controle ontvangt de raad ons verslag van bevindingen. Conform artikel 7 lid 3 van uw controleverordening leggen wij het concept accountantsverslag eerst ter afstemming van de feiten voor aan het college. Voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken bespreken wij met de vertegenwoordiging van de raad (audit-commissie) het accountantsverslag (controleverordening artikel 7 lid 4). Na iedere controle beoordelen wij de opvolging van de aanbevelingen. Hieraan besteden wij aandacht in onze rapportages door het opnemen van een bijlage stand van zaken eerder uitgebrachte adviezen en hanteren hierbij een stoplichtmodel.

Blad 15 van 33 4. Meerwaarde voor de gemeente Dordrecht Als uw accountant heeft Deloitte met een groot aantal geledingen binnen uw gemeente samengewerkt. Wij hebben voldoende inzicht verkregen in uw gemeente en de onderwerpen die in uw gemeente spelen om meerwaarde te kunnen leveren en andere relevante dienstverlening in kaart te kunnen brengen waarvan uw gemeente kan profiteren. Deloitte is bij uitstek in staat meerwaarde te leveren aan de gemeente Dordrecht door het gebruik van deskundigen met brede ervaring in functionele en sectorspecifieke gebieden. Binnen het door regelgevende instanties vereiste onafhankelijkheidskader kunnen wij u adviseren, inzichten met u delen en uw gemeente op verschillende manieren ondersteunen. Dit alles uiteraard onder voorbehoud van voorafgaande toestemming door de auditcommissie. Wij zijn ervan overtuigd dat aanvullende dienstverlening door Deloitte naast de accountantscontrole resulteert in meer effectieve en efficiënte coördinatie en communicatie, en daarnaast de mogelijkheid biedt: mogelijke knelpunten eerder vast te stellen en tijdig op te lossen; duplicatie van werkzaamheden te reduceren; de tijd en inspanningen van bij de controle betrokken medewerkers van de gemeente Dordrecht te reduceren. Wij zijn ons bewust van het belang van onze onafhankelijkheid en hanteren diverse interne procedures om deze te handhaven en te voldoen aan onze wettelijke en professionele verantwoordelijkheden. Voorbeelden van deze meerwaarde zijn: eroom Lokaal Bestuur externe informatievoorziening, een platform waarmee wij op een moderne manier kunnen informeren over (vaktechnische ontwikkelingen). De handboeken uit de Gemeente governance reeks, zoals verbonden partijen, jaarrekening lezen, frauderisico s, grondexploitatie en jaarrekening gemeenten Op dit moment schrijven wij een handboek over projectcontrol. De nieuwsbrief Publieke Zaken. Diverse artikelen van Deloitte in vaktijdschriften, zoals B&G en Binnenlands Bestuur. Voor een aantal van deze onderwerpen verwijzen wij u naar onze website, www.deloitte.nl/branches/publieke sector/gemeenten en Provincies.

Blad 16 van 33 5. Audit budget Wij streven ernaar de gemeente Dordrecht onderscheidende professionele dienstverlening te bieden tegen een redelijke vergoeding. Wij zijn doordrongen van de noodzaak kostenbewust te werken, waarbij zonder uitzondering wordt voldaan aan professionele standaarden en richtlijnen. De inschatting van ons audit budget voor 2010 is gebaseerd op de volgende overwegingen: Een deel van de processen wordt uitgevoerd door het Service Centrum Drechtsteden. De controle op deze werkzaamheden, die voorheen door de gemeente zelf werden uitgevoerd, maken onderdeel uit van het bovenstaande budget. De controles die plaatsvinden bij het Service Centrum Drechtsteden worden uitgevoerd door de accountant van het Service Centrum Drechtsteden en worden door ons met de accountant van het Service Centrum Drechtsteden afgestemd. De overgang van de administratie van de gemeente naar het Service Centrum Drechtsteden levert een efficiencyvoordeel op voor de gemeente. Wij zijn er bij de onderstaande opstelling vooralsnog van uitgegaan dat dit voordeel in 2010 slechts beperkt optreedt gezien de ontwikkelfase waarin het SCD zicht momenteel bevindt. De kosten van de controle van de SiSa-bijlage 2010 ramen wij aanzienlijk lager dan in 2009 het geval was, omdat in 2010 minder strenge eisen ten aanzien van de controle van het onderdeel GSB (Grotestedenbeleid) geldt dan in 2009 het geval was. Ter vergelijking hebben wij ook de bedragen van 2009 opgenomen: Honorarium 2010 2009 Accountantscontrole: uitvoering basismodule interimcontrole, jaarrekeningcontrole inclusief rechtmatigheidscontrole. 2010 91.000 92.000 Korting accountantsmededeling SCD en consolidatieverklaringen GBD zoals reeds eerder afgestemd via het plan van aanpak GR Drechtsteden 2010. Subtotaal accountantscontrole jaarrekening inclusief verrekening korting. SiSa 2010 (uitgaande van de SiSa-regelingen zoals deze in de jaarrekening 2009 zijn opgenomen). 9.400 9.750 81.600 82.250 40.000 34.000 Controle fractievergoedingen 6.500 6.600 Totaal 128.100 122.850 Honorarium 2010 128.100 122.850

Blad 17 van 33 Dit bedrag is exclusief omzetbelasting en inclusief bijkomende kosten. De facturatie van ons honorarium zal als volgt plaatsvinden: bij de start van de interim-controle, maar uiterlijk 1 oktober 2010 ontvangt u de eerste termijnnota ter grote van 60% van de totale geraamde kosten, exclusief de controle van de fractievergoedingen. Op 1 februari 2011 ontvangt u een tweede termijnnota ter grootte van 30% van de totale geraamde kosten. Na het afronden van de jaarrekeningcontrole, maar uiterlijk 1 juli 2010 ontvangt u de factuur van het restant van de controlekosten. Bij de bepaling van het budget zijn wij uitgegaan van de volgende randvoorwaarden: De randvoorwaarden voor de controle van de jaarrekening hebben in onze beleving ten minste twee dimensies. Enerzijds gaat het om de kwaliteit van de interne beheerstructuur en het daadwerkelijk functioneren daarvan (organisatiegericht). Deze zijn namelijk sterk van invloed op de daadwerkelijke realisatie van de controlebenadering, zoals wij die toepassen. Anderzijds spelen de tijdigheid en de wijze van oplevering van verantwoordingstukken en de eisen die daaraan worden gesteld een belangrijke rol. De kwaliteit van de interne beheerstructuur (de administratieve organisatie en interne controle) van de gemeente is bepalend voor de omvang van de door ons te verrichten controlewerkzaamheden. In deze prijsopgave zijn wij ervan uitgegaan dat de kwalificatie van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van alle voor de jaarrekeningcontrole relevante primaire en ondersteunende processen, ten minste voldoende tot goed zal zijn. De afgelopen jaren was dit het geval binnen uw gemeente. Voor een voldoende tot goed opgezette en als zodanig werkende AO/IC moet(en) binnen de onderkende processen: De bevoegdheden helder geregeld zijn. Functiescheidingen goed zijn doorgevoerd. De procedures adequaat zijn opgesteld, vastgelegd en nageleefd. De documentatie van de procesgang op orde is. De interne controlemaatregelen binnen de processen volgens afspraak zijn uitgevoerd en vastgelegd. Voor de jaarrekeningcontrole is voorts het volgende van belang: De jaarrekening wordt op de afgesproken aanvangsdatum van de controle volledig opgeleverd. De jaarrekening wordt opgeleverd met een samensteldossier met daarin alle relevante achterliggende stukken voor de onderbouwing van de jaarrekeningposten. Voor opgenomen ramingen worden de onderbouwingen bijgevoegd. Voor debiteuren- en crediteurenstanden en

Blad 18 van 33 overige transitoria wordt een overzicht verstrekt van de samenstelling daarvan (oorzaken, actuele stand, wijze waarop en tijdstip van afwikkeling). Daarnaast blijkt uit het samensteldossier de zichtbare toets van de samengestelde jaarrekening en de naleving van de verslaggevingvoorschriften (BBV). In een vroegtijdig stadium zullen wij met uw ambtelijke organisatie overleggen over de inhoud van het aan te leveren samensteldossier van de jaarrekening. Wij stellen hierbij een handreiking als leidraad ter beschikking.

Blad 19 van 33 Bijlage A Formele opdrachtbevestiging Opdrachtbevestiging Dordrecht Opdracht Wij zullen fungeren als accountant van uw gemeente met het doel te onderzoeken of de jaarrekening het vereiste inzicht geeft, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet. Wij zullen omtrent de bevindingen van ons onderzoek een verslag van bevindingen uitbrengen en met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties een accountantsverklaring afgeven. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen bevatten alle in het kader van het dechargeverleningsproces relevante controlebevindingen. Deze stukken zijn bestemd om tezamen met de jaarrekening en de gezamenlijk daarmee openbaar te maken stukken te worden overgelegd aan de gemeenteraad in het kader van de vaststelling van de jaarrekening; een en ander overeenkomstig het bepaalde in artikel 197, lid 2 van de Gemeentewet. Voorts worden zij overgelegd aan het toezichthoudende orgaan (i.c. gedeputeerde staten van de provincie) en openbaar gemaakt. Voorts zullen wij nagaan of de jaarrekening aan de bij en krachtens de wet gestelde voorschriften voldoet en of het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, met de jaarrekening verenigbaar is. Wij baseren ons bij de opdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten en de kadernota rechtmatigheid van 12 juli 2010. Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders Wij vestigen er de aandacht op dat het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk is voor het opstellen van de jaarrekening die de financiële positie en de baten en lasten getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van de financiële positie en de baten en lasten, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Het college van burgemeester en wethouders dient erop toe te zien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden

Blad 20 van 33 gebracht, met inbegrip van díe rechten en verplichtingen die reeds bestaan, maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt. Reeds bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden zullen tevens op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking moeten worden gebracht. Wij zullen in verband met deze aspecten het college van burgemeester en wethouders verzoeken de mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen. Voorts zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen schriftelijk te bevestigen dat het van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, zowel afzonderlijk als in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten zal in de schriftelijke mededeling worden opgenomen of eraan worden gehecht. Wij hebben er alle vertrouwen in te kunnen rekenen op volledige medewerking van uw personeel en vertrouwen erop dat men alle vastleggingen, documentatie en andere informatie die in het kader van de controle benodigd is, beschikbaar zal stellen. Verantwoordelijkheid van de accountant Wij zullen onze controle verrichten in overeenstemming met Nederlands recht. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen, die zijn te raadplegen op de website van de beroepsorganisatie (www.nivra.nl). Indien u prijs stelt op een exemplaar van de Verordening Gedragscode, dan kunnen wij u die toesturen. Ook zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van onze professionele oordeelsvorming, waaronder begrepen onze beoordeling van de risico s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling nemen wij in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van de financiële positie en de baten en lasten relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de gemeente. Tevens omvat onze controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het college van burgemeester en wethouders heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij willen er de aandacht op vestigen dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere beperkingen die inherent zijn aan een controle, gevoegd bij de beperkingen die inherent

Blad 21 van 33 zijn aan elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat zelfs een afwijking van materieel belang onontdekt blijft. Onafhankelijkheid Nederlands recht vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Dat betekent dat op een aantal vormen van overige dienstverlening aanvullende voorwaarden van toepassing zijn en dat voor sommige soorten van overige dienstverlening beperkingen gelden. Wij zullen in voorkomende gevallen deze voorwaarden en/of eventuele beperkingen met u bespreken. Om onze onafhankelijkheid op efficiënte wijze blijvend te kunnen waarborgen, verzoeken wij u ons te informeren over wijzigingen van uw juridische structuur, alsook van alle organisaties waarmee uw gemeente direct of indirect is verbonden. Wijzigingen in de (juridische) structuur kunnen met zich meebrengen dat wij genoodzaakt zijn de verlening van bepaalde diensten aan uw gemeente te beëindigen. Als partners of professionals van onze organisatie het voornemen hebben in dienst te treden bij een controlecliënt gelden randvoorwaarden om onze onafhankelijkheid te kunnen waarborgen. Zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming zult u daarom geen aanbiedingen doen tot het aangaan van een dienstverband in een financiële verslaggevingsrol, aan huidige of voormalige partners of andere professionals van onze organisatie, indien de betreffende partner of professional betrokken was bij de jaarrekeningcontrole, totdat de van toepassing zijnde afkoelingsperiode volgens de onafhankelijkheidsvoorschriften is verstreken. Ook zult u zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming geen relaties aangaan met partners of andere professionals van onze organisatie waarbij sprake is van een gemeenschappelijk commercieel of financieel belang. Het voorschrift stelt ons in staat te kunnen beoordelen of deze relatie past in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening en of de samenloop met de controleopdracht een eventuele bedreiging vormt voor onze onafhankelijkheid. Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij zowel het toezichthoudend orgaan als het college van burgemeester en wethouders. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Onze controleopdracht richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Indien bij de uitvoering van de controleopdracht aanwijzingen van fraude worden verkregen, zullen wij, ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude, aanvullend onderzoek verrichten, afgestemd op het vaststellen van de aard en omvang van de fraude in relatie tot de

Blad 22 van 33 jaarrekening. Indien wij een aanwijzing voor of een redelijk vermoeden van fraude verkrijgen, zullen wij hierover communiceren met het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad. Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van materieel belang ten aanzien van de jaarrekening zullen wij tevens handelen conform artikel 26, lid 2 van de Wet toezicht accountantsorganisaties. In het kader van de Standaard 240 De verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten. zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: 1. Het college van burgemeester en wethouders erkent zijn verantwoordelijkheid voor de opzet en invoering van de maatregelen van interne beheersing om fraude te voorkomen en te ontdekken. 2. Het college van burgemeester en wethouders heeft ons de resultaten gemeld van zijn inschatting van het risico dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten als gevolg van fraude. 3. Het college van burgemeester en wethouders heeft ons alles gemeld wat hem bekend is in verband met aanwijzingen voor fraude, beschuldigingen van fraude of fraude die de gang van zaken binnen de gemeente beïnvloed kunnen hebben en waarbij betrokken zijn: a. leidinggevenden; b. werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing; of c. anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn voor de jaarrekening. 4. Het college van burgemeester en wethouders heeft ons op de hoogte gesteld van alle aanwijzingen voor fraude, beschuldigingen van fraude of fraude met mogelijke invloed op de jaarrekening van de gemeente die hem bekend zijn door mededelingen van werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevende instanties of anderen. Indien bij onze controle een afwijking als gevolg van fraude of een vermoedelijke fraude wordt gesignaleerd, zullen wij overwegen of het tot onze verantwoordelijkheid behoort om over deze informatie te communiceren met het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en onder bepaalde omstandigheden met regelgevende en justitiële instanties. Werkzaamheden

Blad 23 van 33 Voor zover mogelijk zullen wij gebruikmaken van de interne beheersingsmaatregelen die zijn opgenomen in de interne organisatie van uw gemeente, welke maatregelen als doel hebben het ontdekken c.q. voorkomen van opzettelijke en onopzettelijke fouten. Globaal zullen onze werkzaamheden derhalve bestaan uit: het onderzoeken en beoordelen van de opzet van de interne, in het bijzonder de administratieve organisatie van uw gemeente, met name ter zake van de daarin besloten interne beheersing; het toetsen van de werking van de interne beheersing; overige controlemaatregelen die wij noodzakelijk achten voor ons oordeel. Deze activiteiten zullen in sterke mate afhangen van onze bevindingen onder beide eerdergenoemde punten; beoordeling en toetsing van de toepassing van de relevante voorschriften. Gezien de werkzaamheden moge het duidelijk zijn dat onze controles zich ook kunnen uitstrekken tot niet louter financiële aspecten. Niet financiële informatie is overigens naar zijn aard niet altijd goed controleerbaar. Om die reden propageren wij om dergelijke informatie bij voorkeur op te nemen in het jaarverslag. Voor het uitvoeren van de accountantscontrole gaan wij uit van een goede oplevering van de jaarrekening en de in dat kader benodigde documentatie. In dat licht stellen wij voor dat uw gemeente voorafgaande aan onze eindejaarscontrole de werkzaamheden uitvoert zoals opgenomen in de werkafspraken. Een uitgewerkte set van de werkafspraken (afspraken interim-controle, afspraken jaarrekeningcontrole, checklist BBV en checklisten Sisa) zullen wij verstrekken aan de financieel consulenten. Naleving specifieke wet- en regelgeving Het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad zijn ook verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Ons onderzoek richt zich mede op de rechtmatigheid van de totstandkoming van in de jaarrekening verwerkte baten en lasten en balansmutaties. Het interne beheersinstrumentarium ter borging van de juiste naleving van wet- en regelgeving zullen wij daartoe mede in ons onderzoek betrekken. Daarbij nemen wij de uitgangspunten en aanwijzingen in acht die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG), alsmede de uitgangspunten en standpunten van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van het NIVRA. De wet- en regelgeving die als norm geldt voor de rechtmatigheidscontrole, is door u vastgelegd in het rechtmatigheidskader met het bijbehorende toetsingskader. Ook kan het toetsingskader worden geoperationaliseerd door het direct inrichten en vertalen van de van toepassing zijnde bepalingen vanuit het normenkader in de beheersorganisatie van uw gemeente middels

Blad 24 van 33 processen, procedures, richtlijnen of checklisten waaruit expliciet duidelijk is en wordt gemaakt aan welke bepalingen financiële rechtmatigheidsconsequenties worden verbonden. Een controleopdracht zal in het algemeen niet leiden tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving. Ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, zal leiden tot een overweging van de implicaties voor de integriteit van het management of de werknemers en het mogelijke effect op andere aspecten van onze controle. Wij zullen het college van burgemeester en wethouders verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving waarmee bij de opstelling van de jaarrekening rekening moet worden gehouden. Single information, Single audit Voor een aantal benoemde rijksbijdrageregelingen moet op basis van Single information Single audit (SiSa) verantwoording worden afgelegd via een specifieke afzonderlijke bijlage in de jaarstukken. Het Ministerie van BZK heeft in een aantal notities aangegeven welke voorwaarden hierop van toepassing zijn. Belangrijke informatie met betrekking tot de achtergronden van deze regeling is te raadplegen op de SiSa-website van het Ministerie van BZK: http://www.minbzk.nl/onderwerpen/openbaar-bestuur/financien-provincies/specifieke/singleinformation. Specifieke subsidieverantwoordingen Deze opdrachtbevestiging heeft naast de controle van de administratie en de jaarrekening tevens betrekking op de controle van afzonderlijke specifieke subsidieverantwoordingen. Een limitatief overzicht van de over 2010 in te dienen subsidieverantwoordingen is op dit moment niet beschikbaar. Wij zullen opkomende verzoeken om een accountantsverklaring af te geven bij afzonderlijke specifieke subsidieverantwoordingen ter hand nemen. De werkelijke kosten hangen af van de daadwerkelijk te controleren deelverantwoordingen. Voor deze accountantsverklaringen zullen wij uw college een afzonderlijke kostenopgaven doen toekomen. Wij zullen, wanneer dit aan de orde is, dit met het college en of de verantwoordelijke afdeling communiceren en hiervoor mogelijk een afzonderlijke, opdrachtbevestiging doen toekomen en ook een specifieke afzonderlijke bevestiging vragen. Naast de in deze opdrachtbevestiging algemeen opgenomen voorwaarden rondom bijvoorbeeld verantwoordelijkheden, fraude en onafhankelijkheid, die ook gelden ten aanzien van de specifieke subsidieverantwoordingen, geldt nog een aantal aanvullende aspecten. Uw college is verantwoordelijk voor het juist, tijdig en volledig opstellen van de individuele subsidieverantwoordingen die ter controle aan ons worden aangeboden. De te controleren subsidieverantwoordingen worden controlegereed aangeboden. Dit wil zeggen voorzien van de

Blad 25 van 33 relevante documentatie en voorafgaand aan onze controle onderworpen aan een adequate interne controle. Wanneer dit niet het geval is, zullen wij dit aan uw college terugmelden. Door middel van ondertekening van de individuele subsidiedeclaraties bevestigt uw college: de expliciete verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de subsidiedeclaratie; dat de subsidiedeclaratie is opgesteld in overeenstemming met de eisen zoals deze zijn gesteld in de betreffende subsidieaanvraag en die zijn opgenomen in de subsidieaanvraag en de hierop afgegeven beschikking; dat u heeft voldaan aan alle relevante subsidievoorwaarden en wet- en regelgeving, die bij niet nakoming van materieel belang zouden kunnen zijn voor de subsidiedeclaratie; dat u ons alle feiten en omstandigheden heeft gemeld die van belang zijn voor de opgemaakte subsidiedeclaratie; uw verantwoordelijkheid voor de opzet en invoering van maatregelen van interne beheersing om fraude te voorkomen en te ontdekken; dat u ons op de hoogte hebt gesteld van alle aanwijzingen voor fraude, beschuldiging van fraude of fraude die de subsidiedeclaratie van uw organisatie beïnvloeden, waarbij betrokken zijn leidinggevenden, werknemers met een belangrijke rol in de interne beheersing of anderen, ingeval dat fraude van materieel belang kan zijn voor de subsidiedeclaratie; dat u ons inzage heeft gegeven in de gehele administratie, de daaraan ten grondslag liggende gegevens en alle notulen van in het kader van de individuele ter controle aangeboden subsidiedeclaraties; dat er geen andere voorwaardelijke baten of lasten of andere verplichtingen uit de subsidieregeling bestaan die moeten worden verwerkt of toegelicht in de subsidiedeclaratie, inclusief (voorwaardelijke) verplichtingen die een materiële invloed op de subsidiedeclaratie kunnen hebben; dat er zich geen gebeurtenissen na einde projectperiode hebben voorgedaan, die aanpassing vereisen van de subsidiedeclaratie of de toelichting daarop, behalve hetgeen in de individuele toelichting van de subsidiedeclaratie is opgenomen.