1 Examenspreiding in de praktijk De KU Leuven hanteert een vervroegde examenregeling. Dit betekent dat je aan het begin van het academiejaar, in september, bij het invullen van je Individueel StudieProgramma (ISP), alsook aan het begin van het tweede semester (als je dan start of bij eventuele wijzigingen aan je ISP), ook meteen zal weten wanneer je voor elk vak, ook wel opleidingsonderdeel genoemd, examen zal afleggen. Daarom is er een Individueel ExamenRooster (IER) aan je ISP gekoppeld. 1. Wanneer kan ik als student met examenspreiding examen afleggen? Studenten met examenspreiding kunnen hun examens spreiden van het begin van de eerste examenperiode (januari) tot het einde van de derde examenperiode (eerste week van september). Ze kunnen daarbij gebruik maken van zowel de reguliere examenmomenten als de maandmomenten voor studenten met examenspreiding. Studenten die de reguliere colleges bijwonen voor een vak of alle vakken, dienen uiteraard rekening te houden met de semesterindeling. Vakken van het tweede semester kunnen dan logischerwijze maar na afloop van de colleges van het tweede semester (eind mei) worden afgelegd. Voor studenten met een zelfstudiepakket geldt deze beperking niet. Zij kunnen al in de loop van het tweede semester vakken afleggen die dat semester worden gedoceerd. De maandmomenten worden ingericht vanaf het begin van de eerste examenperiode tot half juli. Gelieve er dus rekening mee te houden dat er GEEN maandmomenten ingericht worden tijdens de derde examenperiode (half augustus t.e.m. eerste week van september). Als student met examenspreiding moet je dan aansluiten bij de momenten voor de reguliere studenten die het vak herkansen. Deze examens zullen tijdens de kantooruren plaats vinden. Bovendien is er dan meestal maar één moment per vak (geen keuze!), worden deze momenten pas eind juli/begin augustus bekend gemaakt en is je werksituatie GEEN voldoende reden om een afwijkend examenmoment te bekomen. Houd hier rekening mee bij het plannen van je examens. 2. Wat moet ik als student met examenspreiding allemaal doen om mijn examenregeling in orde te brengen? (1) Aanvragen van examenspreiding: Studenten met examenspreiding moeten een elektronische aanvraag indienen voor toelating tot examenspreiding via http://theo.kuleuven.be/apps/aanvraag_statuut/ en een (werk)attest bezorgen aan het onderwijssecretariaat van de faculteit of via e-mail aan slb.ftrw@kuleuven.be. Dit dient gebeurd te zijn ten laatste op 30 november (of bij inschrijving of wijziging van statuut in het tweede semester ten laatste voor het begin van de Paasvakantie). Let wel: je zal op het aanvraagformulier enkel die vakken zien staan waarvoor het zelfstudiestatuut mogelijk is. Examenspreiding is echter mogelijk voor alle vakken die in je
2 ISP opgenomen zijn, ook die vakken waar geen zelfstudie voor mogelijk is. Het is daarom belangrijk dat je IER correct ingevuld is (zie infra). (2) Je IER in orde brengen: Studenten die examenspreiding aangevraagd hebben, voeren hun IER in als volgt: Voor de vakken van het 1 ste semester die je in spreiding zal afleggen: intekenen voor de eerste examenperiode (januari) op de fictieve (nep)examendatum 1 januari (jawel, 1 januari!). Uiteraard wordt er op die datum geen examen afgenomen, maar zo is jouw examenstatuut voor de KU Leuven in orde. Voor de vakken van het 2 de semester die je in spreiding zal afleggen: intekenen voor de tweede examenperiode (juni) op de fictieve (nep)examendatum 1 januari. Uiteraard wordt er op die datum geen examen afgenomen, maar zo is eveneens jouw examenstatuut voor de KU Leuven in orde. OPGELET: Indien voor een vak dat je in spreiding wenst af te leggen, (nog) geen moment beschikbaar is op 1 januari, kies je voorlopig een andere datum uit de mogelijkheden die verschijnen in jouw examenrooster. Je neemt daarna zo vlug mogelijk contact op met de ombudsdienst (ombuds.theologie@kuleuven.be) voor verdere hulp. Je moet dus zelf het initiatief nemen om dit in orde te laten brengen. Vergeet dit niet! Want als je examen op het reguliere moment blijft staan, dan zal je gebonden zijn aan dat reguliere moment en verlies je dus een examenkans als je niet opdaagt. Als je gebruik wenst te maken van de reguliere examenmomenten (in januari of in juni), dan kan je dat reeds bij het begin van het academiejaar in je IER aangeven. Je kan ook voorlopig intekenen op 1 januari en dan later alsnog een regulier moment boeken. Dit is zeker aangewezen als je nog niet zeker bent dat je het examen op die datum wel zal kunnen afleggen (voor de reden, zie infra). Je zal de reguliere momenten zelf wel niet meer kunnen zien in je IER aangezien niet-geselecteerde momenten na je keuze voor 1 januari uit je IER verdwijnen en je je IER na het afsluiten van de ISPs niet meer zelf kan wijzigen. Wens je alsnog gebruik te maken van een regulier moment? Neem dan contact op met de ombudsdienst (ombuds.theologie@kuleuven.be) en dit ten laatste voor 15 december (voor examens in januari) en voor 15 mei (voor examens in juni). (3) Een examenmoment boeken: Voor de examens die je in spreiding wenst af te leggen (en die in je IER dus op 1 januari zullen staan), kan je nadien een moment boeken via het intekenplatform voor studenten met examenspreiding, beschikbaar via http://theo.kuleuven.be/apps/werkstudent/, en dit van zodra de aanvraag tot examenspreiding is goedgekeurd en verwerkt. In het intekenplatform vind je een overzicht van de maandmomenten van alle professoren. Je selecteert de docent en het opleidingsonderdeel waarvan je examen wil afleggen, alsook de datum waarop je het examen wenst af te leggen. Als je het vak in zelfstudie gevolgd hebt, vink je dit aan. Je krijgt automatisch een uur toegewezen. Als er geen lokaal vermeld wordt, gaat het examen door in het kantoor van de docent (voor de decaan op het decanaat, voor de vicedecaan onderwijs op het vicedecanaat onderwijs, voor de vicedecaan onderzoek op het
3 vicedecanaat onderzoek, voor de overige docenten in de bibliotheek of in het Maria Theresiacollege). De inschrijving voor een examen op één van deze maandmomenten dient minstens twee weken voor het examen te gebeuren. Sommige professoren stellen geen maandmomenten ter beschikking via het intekenplatform. In dat geval moet je via de ombudsdienst (ombuds.theologie@kuleuven.be) een persoonlijke examenafspraak maken. Let op: voor examens van vakken die verzorgd worden door docenten van andere faculteiten is er doorgaans een stuk minder flexibiliteit dan voor vakken van de eigen faculteit. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat van jou gevraagd zal worden om het vak in kwestie op een avond tijdens de reguliere examenperiode af te leggen. 3. Ik ben ingetekend voor een examenmoment. Kan ik het nog wijzigen? Eenmaal ingeschreven voor een examen (hetzij op een regulier moment in je IER, hetzij voor een maandmoment in het intekenplatform), kan de examendatum enkel gewijzigd worden omwille van zwaarwichtige redenen (zoals ziekte met medisch attest, overlijden in de naaste kring, e.d.), en enkel door de ombudsdienst die men op voorhand dient te verwittigen (ombuds.theologie@kuleuven.be, of indien dringend: telefonisch via 016/32.38.01). Wanneer de ombuds je niet-deelname inderdaad als gewettigd beschouwt, zoekt de ombuds samen met jou naar een oplossing. Enkel de ombuds kan je als gewettigd afwezig verklaren, je kan je hiervoor niet tot de examinator wenden. Het is ten strengste verboden om examinatoren te contacteren voor het maken van een persoonlijke examenafspraak (tenzij je daarvoor uitdrukkelijk de toestemming hebt gekregen). Wie zonder geldige reden een examen waarvoor hij of zij ingeschreven was niet aflegt, verliest een examenkans. Maak daarom eerst in kladversie een persoonlijke examenregeling op alvorens je intekent én teken ook niet te vroeg in (zodat je niet met onvoorziene omstandigheden wordt geconfronteerd). Als het bijvoorbeeld plots drukker wordt op je werk, is dat namelijk geen voldoende reden om een examen uit te stellen met behoud van examenkans. Het mogen deelnemen aan het examenmoment kan ook nog gebonden zijn aan het tijdig indienen van een werkstuk. Houd hiermee ook rekening wanneer je je inschrijft! Want wie geen examen kan afleggen wegens het niet tijdig indienen van een werkstuk verliest een examenkans. 4. Hoe kom ik mijn resultaten te weten? Wat betreft de bekendmaking van de resultaten dient een onderscheid gemaakt te worden tussen, enerzijds, de officiële publicatie van de resultaten in het studievoortgangsdossier in KULoket en, anderzijds, de voorlopige bekendmaking van de resultaten van examens die in spreiding werden afgelegd buiten de reguliere examenperiodes.
4 Het studievoortgangsdossier in KULoket wordt drie keer per jaar bijgewerkt (na afloop van elke examenperiode). Dit betekent dat studenten met examenspreiding in februari een overzicht ontvangen van de resultaten van de examens afgelegd in januari, in juli een overzicht van de resultaten van de examens die afgelegd werden van januari t.e.m. juni, en in september een overzicht van alle examens die in de loop van het academiejaar afgelegd werden. Via het online platform http://theo.kuleuven.be/apps/werkstudent kunnen studenten met examenspreiding hun resultaten echter reeds eerder bekijken, zodat ze hiermee in hun verdere planning rekening kunnen houden. Neem, bij ontbrekende resultaten, contact op met de ombudsdienst (ombuds.theologie@kuleuven.be). 5. Ik ben niet geslaagd. Wanneer kan ik herkansen? Examens voor opleidingsonderdelen van het eerste semester kunnen, indien het resultaat een onvoldoende was, reeds in de periode van februari t.e.m. juni voor een tweede keer worden afgelegd tijdens de voorziene maandmomenten. Wie van deze mogelijkheid gebruik wenst te maken dient contact op te nemen met de ombudsdienst (ombuds.theologie@kuleuven.be). Dit geldt niet voor opleidingsonderdelen van het tweede semester. Deze kunnen ten vroegste tijdens de derde examenperiode herkanst worden. BELANGRIJK: Studenten met examenspreiding kunnen hun eerste examenkans voor één of meerdere vakken opnemen tijdens de derde examenperiode. Er kan echter maar één examenkans per examenperiode opgenomen worden. Gelieve er dus rekening mee te houden dat het niet mogelijk is om een examen eventueel nog te herkansen indien de eerste examenkans uitgesteld werd tot in de derde examenperiode. 6. Hoe kan ik intekenen voor de derde examenperiode? Inschrijven voor de derde examenperiode is mogelijk vanaf het moment dat de resultaten van de tweede examenperiode in KULoket verschenen zijn en dient te gebeuren ten laatste op de donderdag na de deliberatieweek. Meer concrete instructies hierover worden door de ombudsdienst rondgestuurd in de tweede helft van juni. Volg deze instructies secuur op want wie niet tijdig inschrijft, mag behoudens zwaarwichtige redenen geen examen afleggen tijdens de derde examenperiode. 7. Bij wie kan ik terecht bij vragen over en problemen met examenspreiding? Bij vragen over of problemen met examenspreiding kan je terecht bij de ombudsdienst via ombuds.theologie@kuleuven.be of, in geval van dringendheid, telefonisch via 016/32.38.01. De informatie in deze handleiding werd bijgewerkt tot 21 november 2016.
Reacties op de inhoud: ombuds.theologie@kuleuven.be. 5