Auteur. Onderwerp. Datum

Auteur Hilde Laga Professor KULeuven Advocaat Laga & Philippe Onderwerp Legalisering van het directiecomité in de N.V. Datum september 2002 Copyright and disclaimer Gelieve er nota van te nemen dat de inhoud van dit document onderworpen kan zijn aan rechten van intellectuele eigendom, die toebehoren aan bepaalde betrokkenen, en dat er u geen recht wordt verleend op die desbetreffende rechten. M&D Seminars wil u met dit document de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in dit document vervatte informatie bedoeld kan worden als een advies. Bijgevolg geeft M& D Seminars geen garanties dat de informatie die dit document bevat, foutloos is, zodat u dit document en de inhoud ervan op eigen risico gebruikt. M&D Seminars, noch enige van haar directieleden, aandeelhouders of bedienden zijn aansprakelijk voor bijzondere, indirecte, bijkomstige, afgeleide of bestraffende schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van dit document en van haar inhoud. M&D Seminars - 1 maart 2003 M&D CONSULT BVBA HUBERT-FRERE-ORBANLAAN 47 9000 GENT TEL 09/224 31 46 FAX 09/225 32 17 E-mail: info@mdseminars.be www.mdseminars.be

INHOUDSTABEL INHOUDSTABEL... 1 LEGALISERING VAN HET DIRECTIECOMITÉ IN DE N.V.... 2 1. ALGEMEEN... 2 2. VEREISTE VAN EEN STATUTAIRE TOELATING.... 2 3. AANTAL, SAMENSTELLING EN STATUUT VAN DE LEDEN... 3 4. BENOEMING, AFZETTING EN BEZOLDIGING.... 3 5. OMVANG VAN DE INTERNE BEVOEGDHEIDSDELEGATIE. WIJZE VAN UITOEFENING.... 3 6. OMVANG VAN DE EXTERNE VERTEGENWOORDIGING. WIJZE VAN UITOEFENING... 4 7. DOELOVERSCHRIJDENDEN HANDELINGEN... 5 8. RAPPORTERING AAN RAAD VAN BESTUUR... 5 9. BELANGENCONFLICTEN.... 5 10. AANSPRAKELIJKHEIDSGRONDEN... 6 11. INITIATIEFGERECHTIGDEN NAMENS DE VENNOOTSCHAP... 6 12. KWIJTING.... 6 1

Legalisering van het directiecomité in de N.V. Hilde Laga Advocaat Laga & Philippe Prof. K.U.Leuven 1. Algemeen. Vaak worden in grote ondernemingen belangrijke bestuursbevoegdheden die normaal toekomen aan de raad van bestuur, in feite uitgeoefend door een directiecomité. De raad van bestuur is dan niet langer het centrale beslissingsorgaan en zal zich in vele gevallen beperken tot het houden van toezicht en het achteraf goedkeuren van reeds door het comité genomen beslissingen. Zoals dit dikwijls het geval is met creaties vanuit de praktijk leidt het directiecomité op vandaag juridisch een zeer onduidelijk en soms zelfs onwettig bestaan. In vele gevallen zal het directiecomité immers over veel ruimere bevoegdheden beschikken dan het dagelijks bestuur in de zin van art. 525 W.Venn. en zal om dezelfde reden de toekenning van bevoegdheden evenmin kunnen gekwalificeerd worden als een bijzondere volmacht tot het stellen van bepaalde rechtshandelingen of voor een bepaalde categorie uitdrukkelijk aan te wijzen rechtshandelingen. De praktijk is ook vindingrijk ter zake van de benaming van bijzondere comités, al dan niet directiecomités genoemd, waaraan de facto verregaande bestuursbevoegdheden worden verleend. Soms is er sprake van een executief comité, een strategisch comité, een directieraad Vandaar dat in de rechtsleer reeds geruime tijd gepleit werd voor een legalisering van het directiecomité. De nieuwe wet voorziet ter zake in een regeling in het nieuwe art. 524bis W.Venn. Deze is enkel van toepassing op de N.V., ongeacht of deze ter beurze genoteerd is of niet. 2. Vereiste van een statutaire toelating. De installatie van een directiecomité door de raad van bestuur is enkel mogelijk indien de statuten van de N.V. uitdrukkelijk in die mogelijkheid voorzien, aldus art. 524bis, lid 1 W.Venn. In de Memorie van Toelichting 1 wordt onderlijnd dat directiecomités waarvan de oprichting niet steunt op statutaire bepalingen, elke rechtsgrond zullen ontberen. Desgevallend zullen de statuten dus voorafgaandelijk moeten gewijzigd worden. Het directiecomité is dus een nieuw statutair orgaan van de vennootschap; hetgeen betekent dat haar handelingen rechtstreeks toegerekend worden aan de vennootschap net zoals dit het geval is voor de handelingen van de raad van bestuur of van het orgaan van dagelijks bestuur. 1 M.v.T. p. 33. 2

De statuten dienen evenwel niet te bepalen welke bevoegdheden precies door de raad van bestuur kunnen gedelegeerd worden aan het directiecomité. Anderzijds is het helemaal niet uitgesloten dat de statuten vastleggen welke bevoegdheden precies door de raad van bestuur aan het directiecomité kunnen gedelegeerd worden. 3. Aantal, samenstelling en statuut van de leden. Zowel natuurlijke als rechtspersonen kunnen deel uitmaken van het directiecomité. In dat laatste geval dient de rechtspersoon overeenkomstig de nieuwe paragraaf twee van art. 61 W. Venn. een vaste vertegenwoordiger aan te duiden. De wet voorziet niet in een minimum-of maximumaantal maar bepaalt enkel dat het comité dient te bestaan uit meerdere leden. De leden van het directiecomité kunnen gekozen worden onder de bestaande bestuurders maar zulks is niet noodzakelijk. Art. 524bis, lid 2 W.Venn. voorziet ter zake enkel dat het directiecomité dient te bestaan uit meerdere personen, dus minstens twee, en dat deze al dan niet bestuurder kunnen zijn. Het directiecomité kan dus integraal bestaan uit bestuurders. In geval ook niet-bestuurders deel van uitmaken worden zij directeurs genoemd, zijnde personen die de leiding van de onderneming werkelijk uitoefenen en daartoe over de nodige technische deskundigheid beschikken. 2 4. Benoeming, afzetting en bezoldiging. Verder kunnen de statuten vrij bepalen onder welke voorwaarden de leden van het directiecomité benoemd én afgezet kunnen worden, evenals de duurtijd van hun mandaat en de omvang van hun bezoldiging. Aldus kunnen de statuten voorzien dat een lid van het directiecomité enkel kan ontslagen worden wegens grove fout. Anders dan voor de bestuurders, is de regel van de ad-nutum afzetbaarheid immers van louter suppletief recht op het mandaat van lid van het directiecomité. Bevatten de statuten van de N.V. geen regels m.b.t. de voorgaande punten dan beslist de raad van bestuur dienaangaande op het ogenblik van de benoeming van de leden van het directiecomité. 5. Omvang van de interne bevoegdheidsdelegatie. Wijze van uitoefening. De statuten of de raad van bestuur kunnen vrij bepalen welke bevoegdheden precies gedelegeerd worden aan het directiecomité. De bevoegdheidsdelegatie kan evenwel nooit slaan op het algemeen beleid noch op handelingen die bij andere bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen zijn voorbehouden aan de raad van bestuur (bv. aanwending toegestaan kapitaal, inkoop van eigen aandelen, beslissing tot uitkering van een interimdividend). 3 2 M.v.T., p. 33. 3 M.v.T., p. 34. 3

In ieder geval en ongeacht de omvang van de bevoegdheidsdelegatie zal de raad van bestuur ook altijd belast zijn met het toezicht op het directiecomité. De statuten of de raad van bestuur, bepalen hoe het directiecomité zal beraadslagen en besluiten. 6. Omvang van de externe vertegenwoordiging. Wijze van uitoefening. De statuten kunnen aan de leden van het directiecomité de bevoegdheid verlenen om de vennootschap ten aanzien van derden te vertegenwoordigen op voorwaarde dat de instelling van het directiecomité werd bekend gemaakt onder de voorwaarden bepaald in art. 76 W. Venn. De vraag naar de omvang van deze externe vertegenwoordigingsbevoegdheid is delicaat. Net zoals dit het geval is voor de bevoegdheden van de raad van bestuur, kunnen de statuten of de raad van bestuur beperkingen aanbrengen aan de bestuursbevoegdheid van het directiecomité. Zo kan voorzien worden dat het directiecomité verplicht is om bepaalde beslissingen boven een bepaald bedrag (kwantitatieve bevoegdheidsbeperkingen) of betreffende bepaalde materies (kwalitatieve bevoegdheidsbeperkingen) eerst ter goedkeuring voor te leggen aan de raad van bestuur of aan de algemene vergadering. Dergelijke interne bevoegdheidsbeperkingen zijn niet tegenstelbaar aan derden: de leden van het directiecomité kunnen de vennootschap geldig verbinden niettegenstaande de vereiste instemming niet werd bekomen. Een en ander wordt voorzien in het laatste lid van art. 524bis W. Venn. naar luidt waarvan de statuten of de raad van bestuur de overeenkomstig het eerste lid overdraagbare bestuursbevoegdheden kunnen beperken maar dat deze beperkingen niet kunnen worden tegengeworpen aan derden, zelfs niet indien zij werden bekend gemaakt. Daarnaast zijn de leden van het directiecomité hoe dan ook bevoegd om de vennootschap te vertegenwoordigen in alle handelingen met uitzondering van het algemeen beleid. Krachtens art. 9, lid 1 van de Eerste Europese Richtlijn kan de externe vertegenwoordigingsbevoegdheid van de organen enkel door de wet omschreven worden en niet door de statuten. Logischerwijze volgt daaruit dat de leden van het directiecomité de vennootschap ten aanzien van derden kunnen verbinden binnen de grenzen van de wettelijke bevoegdheidsomschrijving van het directiecomité. Dit betekent dat de leden van het directiecomité hoe dan ook bevoegd zijn om de vennootschap bij alle rechtshandelingen te vertegenwoordigen dewelke krachtens art. 524bis, lid 1 W. Venn.W. aan het directiecomité kunnen overgedragen worden, en dit ongeacht de door de statuten of de raad van bestuur effectief verleende bevoegdheidsdelegaties. Voorgaande interpretatie wordt bevestigd op p. 34 van de Memorie van Toelichting: Deze negatieve omschrijving (in art. 524bis, lid 1 W. Venn.) verduidelijkt dat de vennootschap steeds zal verbonden zijn door de handelingen die het comité heeft gesteld, zelfs indien zij de omvang van de bevoegdheidsdelegatie overschrijden. 4

7. Doeloverschrijdenden handelingen. Art. 526 W.Venn. wordt ook van toepassing verklaard op de leden van het directiecomité. Dit betekent dat de vennootschap verbonden is door de handelingen van de leden van het directiecomité, zelfs indien die handelingen haar statutair doel overschrijden. Enkel in geval de vennootschap kan aantonen dat de derde van deze doeloverschrijding op de hoogte was of er, gezien de omstandigheden, niet onkundig van kon zijn, is de vennootschap niet gebonden. Bekendmaking van de statuten alleen is echter geen voldoende bewijs. 8. Rapportering aan raad van bestuur. Het valt te betreuren dat de wetgever geen uitdrukkelijke regels voorzien heeft inzake informatiedoorstroming vanuit het directiecomité naar de raad van bestuur. Nochtans is dergelijke informatieverstrekking een noodzakelijke voorwaarde opdat de raad van bestuur haar toezichtsfunctie naar behoren zou kunnen uitoefenen. In de Memorie van Toelichting wordt ter zake opgemerkt dat deze materie van interne aard is en nader moet omschreven worden in de statuten. 9. Belangenconflicten. In het nieuwe art. 524ter W.Venn. wordt een regeling ingevoerd in geval een lid van een directiecomité een belangenconflict heeft, meer bepaald in geval hij een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of verrichting die tot de bevoegdheid van het comité behoort. In zulk geval is op de beraadslaging en de besluitvorming van het comité een identieke procedure van toepassing als deze voorzien in art. 523 W.Venn. voor de bestuurders van een N.V. Zo zijn identieke notulerings- en verslaggevingsverplichtingen van toepassing en kunnen de kwestieuze leden van het directiecomité deelnemen aan de beraadslaging en de besluitvorming behoudens in vennootschappen die een publiek beroep op het spaarwezen doen of hebben gedaan. De statuten kunnen evenwel voorzien dat de beslissing waarbij leden van het directiecomité een belangenconflict hebben, niet kunnen genomen worden door het directiecomité maar enkel door de raad van bestuur. In zulk geval dient het lid van het directiecomité de raad van bestuur in te lichten en deze neemt de beslissing met toepassing van de procedure voorzien in art. 523 W.Venn. De sanctieregeling voorzien in de bestaande par. 2 van art. 523 W.Venn. en art. 529, lid 1 W.Venn. zijnde respectievelijk de nietigheids- en aansprakelijkheidssanctie in geval bestuurders de belangenconflictenregeling niet naleven, worden eveneens van toepassing verklaard op de leden van het directiecomité (Zie art. 524 ter, par. 3 W.Venn. respectievelijk art. 529, laatste lid W.Venn.). 5

10. Aansprakelijkheidsgronden. Van groot belang is dat de leden van het directiecomité op dezelfde gronden aansprakelijk zijn als de bestuurders voor het door hen gevoerde beleid. 4 Aldus is art. 527 W.Venn. dat de interne aansprakelijkheid regelt van de bestuurders ten aanzien van hun vennootschap voor gewone bestuursfouten, mede van toepassing geworden op de leden van het directiecomité. Ook het integrale art. 528 W.Venn. dat de verzwaarde aansprakelijkheid regelt van bestuurders voor overtredingen van het Wetboek en/of van de statuten ten aanzien van de vennootschap en van derden, is voortaan van toepassing op de leden van het directiecomité. Om aan deze aansprakelijkheid te ontkomen, meer bepaald in geval een lid van het directiecomité geen deel heeft gehad aan een bepaalde overtreding, zal hij slechts van zijn aansprakelijkheid kunnen ontheven worden indien hem geen schuld treft én indien hij de overtreding heeft aangeklaagd op de eerstkomende zitting van de raad van bestuur (Zie nieuw laatste lid van art. 528 W.Venn.) De leden van het directiecomité die terzelfdertijd werknemer zijn, zullen zich kunnen beroepen op art. 18 W.A.O. 11. Initiatiefgerechtigden namens de vennootschap. Van wezenlijk belang is dat het directiecomité geen rechtstreekse verantwoording verschuldigd is ten aanzien van de algemene vergadering: alleen de raad van bestuur legt ten aanzien van de aandeelhouders verantwoording af op de jaarlijkse algemene vergadering en dit zowel over haar beleid als dat van het directiecomité. Art. 540 W.Venn. dat het vraagrecht regelt van aandeelhouders ten aanzien van de bestuurders en de commissarissen werd dan ook niet uitgebreid naar de leden van he directiecomité. Aangezien het directiecomité enkel verantwoording verschuldigd is ten aanzien van de raad van bestuur, is ook enkel de raad van bestuur bevoegd om namens de vennootschap, te beslissen tot het instellen van een aansprakelijkheidsvordering tegen de leden van het directiecomité indien deze de hen toegewezen taken onbehoorlijk uitoefenen. Dit maakt deel uit van de toezichtstaak van de raad van bestuur. De meerderheids- of minderheidsvordering zoals geregeld in de artt. 561 e.v. W.Venn. waaraan overigens geen wijzigingen werden aangebracht, kunnen derhalve enkel ingesteld worden tegen de bestuurders en dan nog enkel voor wat betreft de uitoefening van hun taak als lid van de raad van bestuur. De omvang van deze taken wordt bepaald door de al dan niet ruime bevoegdheidsdelegatie aan het directiecomité. In geval van maximale bevoegheidsdelegatie zal de raad van bestuur enkel kunnen aansprakelijk gesteld worden in geval van fouten in hun taak van toezicht of van vastleggen van het algemeen beleid, of in de uitoefening van hun specifieke wettelijke opdrachten. 12. Kwijting. Over de kwijting aan de leden van het directiecomité werd door de wetgever niets geregeld. 4 M.v.T., p. 37. 6

Uiteraard is enkel de raad van bestuur bevoegd om kwijting te geven aan de leden van het directiecomité. Kwijting door de jaarlijkse algemene vergadering aan de bestuurders, zelfs aan deze die ook tevens lid zijn van het directiecomité, kan enkel betrekking hebben op de uitoefening van hun taak als bestuurder en beschermt hen dus niet tegen een mogelijke aansprakelijkheidsvordering uitgaande van de raad van bestuur in geval van onbehoorlijke uitoefening van hun taak als lid van het directiecomité. 7