BIJLAGE 1. Procedure Mobiel Telefoonverkeer Artikel 1 : introductie. Telefonische communicatie is niet meer uit onze wereld weg te denken. Jammer genoeg is dit niet kosteloos. De kosten dienen dus onder controle gehouden te worden. Deze procedure heeft als doel het mobiele telefoonverkeer van onze universiteit te stroomlijnen door duidelijk te maken op welke wijze toestellen en de daarbij horende abonnementen aan te vragen om zodoende het beheer van dit mobiele telefoonverkeer te optimaliseren. Door gebruik te maken van de aangeboden faciliteiten, verklaart het personeelslid -gebruiker zich akkoord om het ter beschikking gestelde materieel als goede huisvader te beheren en de afgesproken procedures op te volgen. Artikel 2 : wie komt in aanmerking voor een V.U.B.-gsm-toestel? Personen die omwille van de aard van hun functie moeilijk bereikbaar zijn, komen in aanmerking om over een V.U.B.-gsm-toestel te beschikken. De beslissingsbevoegdheid ligt bij het hoofd van de hoofdeenheid. De rekeninghouder bekrachtigt deze beslissing door de desbetreffende bestellingen te plaatsen. Bij wijze van uitzondering en indien de financieringsmiddelen afkomstig zijn van onderzoeksprojecten waarvoor de bestemming van de gelden geen externe verantwoording behoeft, volstaat de goedkeuring door de projectverantwoordelijke. Artikel 3 : aanschaf van het toestel. Een gsm-toestel kan door de dienst worden aangekocht via de geldende aankoopprocedure van de aankoopdienst. De bestelling is vergezeld van de beslissing van het hoofd van de hoofdeenheid. De bekrachtiging van de beslissing door de rekeninghouder gebeurt door ondertekening van de aanvraag tot bestelling. Bij wijze van uitzondering wordt de bestelling enkel getekend door de project-verantwoordelijke (zie artikel 2). Pleinlaan 2-1050 Brussel Tel. +32 (0)2 629 21 42 Fax. +32 (0)2 629 38 27 jmvleemp@vub.ac.be
Het toestel zal gekoppeld worden aan een fysieke persoon actief werknemer van de Vrije Universiteit Brussel. Zijn of haar coördinaten dienen dan ook vermeld te worden bij de aanvraag. Indien het personeelslid de universiteit verlaat, wordt het toestel overgedragen aan de desbetreffende dienst. Artikel 4 : abonnement. Voor de aanvraag van een abonnement of voor de aansluiting van een reeds bestaand abonnement op het V.U.B.-Proximus-abonnement dient men zich te richten tot de technische dienst (groene bon). Voorwaarden voor aansluiting op het V.U.B.-abonnement : - facturatie via interne PKC + vermelding van dienst; - het abonnement wordt toegewezen aan een actief V.U.B.-personeelslid. Indien het personeelslid de universiteit verlaat, wordt hiervan melding gemaakt bij de technische dienst. De betrokken dienst vermeldt dan tevens wie het abonnement overneemt of laat het abonnement stopzetten. De dienst kan eventueel toelaten dat het uittredend personeelslid zijn gsm-nummer behoudt, doch het abonnement laat wijzigen. Het staat de Vrije Universiteit Brussel vrij om van operator te wijzigen indien er gunstigere voorwaarden kunnen bekomen worden. Artikel 5 : gesprekskosten. De Vrije Universiteit Brussel stelt een gsm-toestel en/of abonnement ter beschikking van personeelsleden omwille van professionele doeleinden. Privé-gebruik ten laste van de Vrije Universiteit Brussel wordt hierdoor uitgesloten. De universiteit geeft de personeelsleden wel de mogelijkheid om toch privé van de faciliteiten gebruik te maken door de invoering van het systeem van dual invoicing. Hierdoor kan kosteloos een onderscheid gemaakt worden tussen de beroeps- en privé-gesprekken. Dit systeem werkt als volgt :
de scheiding tussen beroeps- en privé-gesprekken wordt aangegeven door een escapecode (nummer 8) in te toetsen alvorens het privé-abonneenummer te vormen. Dezelfde escapecode dient ingedrukt te worden bij het versturen van privé-sms-berichten. Afzonderlijke facturen worden door de operator Proximus opgemaakt. De kosten met betrekking tot de privé-gesprekken en privé-sms worden naar het privé-adres van het personeelslid verzonden. Hij of zij staat in voor de betaling ervan. Elke wijziging van operator, van systeem ter onderscheiding van beroeps- en privé-gesprekken of van tarief zal aan de gebruikers tijdig gemeld worden. p deze wijze kan de door de Vrije Universiteit Brussel ter beschikking gestelde gsm-toestel en/of abonnement niet beschouwd worden als een voordeel in natura en is als dusdanig niet onderworpen aan de vigerende aspecten van fiscaliteit en sociale zekerheid. Indien het personeelslid niet intekent op het systeem van dual invoicing betekent dit dat er met het toestel en het abonnement geen privé-gesprekken mogen worden gevoerd. Mocht dit toch het geval zijn, dan wordt de wetgeving inzake voordeel in natura van kracht. Artikel 6 : controle. Er wordt uitgegaan van de eerlijkheid van de gebruiker bij het louter professioneel gebruik of bij het invoeren van de escapecode ter onderscheiding van beroeps - en privé-gesprekken. Steekproefsgewijs zullen er door het hoofd van de hoofdeenheid, de rekeninghouder of de projectverantwoordelijke controles worden uitgevoerd op de rekeningen van beroepsgesprekken. ok bij vermoeden van misbruik zullen de rekeningen van naderbij bekeken worden. Artikel 7 : gesprekskosten binnenbrengen. Net zoals bij elke aanvraag tot terugbetaling, is ook hier de goedkeuring van de rekeninghouder vereist opdat de kosten ten laste kunnen gelegd worden van een interne PKC. Gebruikers die hoge rekeningen binnenbrengen zullen gewezen worden op de mogelijkheid om hun abonnement op dit van de Vrije Universiteit Brussel te laten overschakelen. Zodoende zullen deze gebruikers kunnen gebruik maken van de voordelige abonnements- en gesprekskosten en zullen zij tevens het totale V.U.B.-belvolume naar boven drijven, waardoor er nog scherpere tarieven kunnen bedongen worden.
Artikel 8 : dienstwagens. Er wordt gewezen op de door de overheid opgelegde regelgeving i.v.m. het gsm-gebruik in voertuigen. Artikel 9 : bestaande situatie. Teneinde de huidige gebruikers, bezitters van V.U.B.-gsm-toestellen met het daarbij horende abonnement, op de hoogte te stellen van deze nieuwe regelgeving en van het verzoek om over te stappen op het dual invoicing systeem, zullen ook zij het keuzeformulier dienen in te vullen. De diverse diensthoofden zullen hiertoe aangeschreven worden. ***
BIJLAGE 2. DUAL INVICING Scheiden van V.U.B.-gesprekken en privé-gesprekken. Hoe? Vormen van een escapecode (nummer 8) alvorens het privé-abonneenummer te vormen. Kostprijs. De aansluiting op het systeem dual invoicing is kosteloos. Voor de gesprekskosten is er één enkel tarief van toepassing : 0.119 euro/minuut (excl. 21% btw). Dit tarief is geldig voor nationale gesprekken zowel naar vaste toestellen als naar gsm-toestellen (alle operatoren). Privé-factuur wordt naar het thuisadres gestuurd (zie keuzeformulier). Welke gegevens hebben we nodig? gsm-nummer : Naam :.. Adres :.. EXTRA : het systeem is ook geldig voor sms berichten!!! Je schrijft je berichtje en alvorens te versturen zet je de code 8 voor het gsmnummer van de bestemmeling. Voor sms is er één tarief van toepassing: 0.1240 /sms (excl. 21% btw). Meer informatie te verkrijgen bij Natalie Vangerven : nvgerven@vub.ac.be
BIJLAGE 3. Procedure mobiel telefoonverkeer. KEUZEFRMULIER DUAL INVICING ndergetekende, de heer / mevrouw :. Dienst : telefoonnummer :. e-mail : wenst aangesloten te worden op het gsm-abonnement van de Vrije Universiteit Brussel; is reeds aangesloten op het gsm-abonnement van de Vrije Universiteit Brussel met gsmnummer. en maakt hierbij de keuze : niet in te tekenen op het systeem van dual invoicing. Het toestel en het daarbij horende abonnement worden niet voor privé-doeleinden gebruikt. Mocht dit toch het geval zijn dan wordt de wetgeving inzake voordeel in natura van kracht. in te tekenen op het systeem van dual invoicing, ter onderscheiding van beroeps- en privé-gesprekken. Een document met de werkwijze dual invoicing zal worden overgemaakt. De privé-factuur dient verzonden te worden naar volgend adres : De gebruiker zal het ter beschikking gestelde materieel als goede huisvader beheren en de abonnementsvoorwaarden respecteren. Steekproefsgewijs zijn er controles mogelijk. Datum : Het personeelslid, (handtekening) Het diensthoofd, (handtekening)
Gelieve dit document terug te sturen naar de directie technische diensten (fax 02/629.30.90).