Uitnodiging tot inschrijving Europese aanbesteding PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Openbare procedure Stichting RENN4 Datum : 09 juli 2013 Versie : definitief Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Pro Mereor B.V. te Arnhem. Bij overtreding van het bovenstaande, wordt het auteursrecht geschonden. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 1 van 58
Inhoudsopgave Definities... 4 Inleiding... 7 1. De Europese aanbesteding... 8 1.1 Doel en omvang van de Europese aanbesteding... 8 1.2 Toelichting Aanbestedende dienst... 8 1.2.1 Organisatiestructuur... 9 1.2.2 Doelstelling RENN4... 11 1.2.3 SBO onderwijs... 11 1.2.4 Toekomstontwikkelingen... 11 1.3 Tijdsplanning van de aanbesteding... 12 2. Procedurevoorschriften... 13 2.1 Contactpersonen Adviseur... 13 2.2 Informatieverstrekking... 13 2.3 De Inschrijving... 14 2.3.1 Wijze van Inschrijving... 14 2.3.2 Tijdstip van Inschrijving... 14 2.4 Voorwaarden... 15 2.4.1 Contractering... 15 2.4.2 Voorwaarden voor Inschrijving... 15 2.5 Rechtsverwerking... 16 3. Voorwerp van opdracht... 17 3.1 Algemeen... 17 3.2 ICT-infrastructuur van Aanbestedende dienst... 18 3.3 Gelijkwaardigheid... 19 3.4 Varianten en alternatieven... 19 3.5 Percelen/inschrijven op een gedeelte van de opdracht... 19 PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 2 van 58
4. Beoordelingsprocedure... 20 4.1 Inkoopteam... 20 4.2 Beoordelingsprocedure... 21 4.3 Gunning... 22 5. Uitsluitingsgronden... 23 6. Geschiktheidseisen... 24 7. Programma van Eisen... 27 8. Gunningcriteria... 31 8.1 Programma van wensen Kwaliteit... 33 8.2 Programma van wensen Prijs... 37 Annex I: Overige formulieren... 41 A Standaardformulier akkoord overige voorwaarden... 42 B Standaardformulier verklaring regelmatigheid Inschrijving... 43 C1 Standaardformulier aanmelding combinatie... 45 C2 Standaardformulieren aanmelding hoofd/onderaannemer... 47 C3 Standaardformulier verklaring middelen derden... 49 C4 Standaardformulier concern... 50 Annex II: Prijzenblad... 51 Annex III: (Concept) Overeenkomst... 52 Annex IV: Bedrijfsgegevens Ondernemer... 53 Annex V: Checklist aan te leveren informatie/inhoudsopgave Inschrijving... 55 PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 3 van 58
Definities In deze Uitnodiging tot inschrijving worden een aantal begrippen gebruikt, welke hieronder worden gedefinieerd. Begrippen worden in de Uitnodiging tot inschrijving met een hoofdletter geschreven: Begrip Aanbestedende dienst Aanbestedingswet Adviseur ASP Contractregisseur ESS Geautomatiseerd informatiesysteem Gunningsadvies Helpdesk Implementatie / Migratie Inkoopteam Definitie Stichting RENN4. Aanbestedingswet zoals bekendgemaakt in het Staatsblad (Stb. 2012, 542). Pro Mereor B.V., Inkoopkenniscentrum te Arnhem, die optreedt als gemachtigde voor Aanbestedende dienst. Application Service Provider is een onderneming, die via internet de mogelijkheid om software te gebruiken aanbiedt. De persoon werkzaam bij Aanbestedende dienst die is belast met het toezicht op de naleving van de in de Overeenkomst overeengekomen dienstverlening en/of Leveringen en dus de Overeenkomst centraal beheert. Employee Self Service biedt de mogelijkheid voor medewerkers om zelfstandig HRM-gegevens te verzamelen, beheren en interpreteren. Het Geautomatiseerde informatiesysteem van PSA en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening. Het advies van Adviseur aan Aanbestedende dienst ten aanzien van de voorlopige gunning, na beoordeling van de Inschrijvingen. Op basis van dit advies kan Aanbestedende dienst besluiten om tot gunning over te gaan. Ondersteuning aan gebruikers per e-mail en/of telefonisch voor beantwoording van vragen en het oplossen van storingen betreffende de overeengekomen diensten en de aangeboden systemen. Diverse activiteiten en maatregelen, nodig om een informatiesysteem te implementeren met behoud van de aanwezig zijnde informatie van het huidige informatiesysteem. Afgevaardigden van Aanbestedende dienst, die gezamenlijk met Adviseur deze (Europese) aanbesteding uitvoeren. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 4 van 58
Begrip Definitie Inschrijving Een aanbieding van Ondernemer uitgebracht aan Aanbestedende dienst gebaseerd op de eisen en wensen van Aanbestedende dienst zoals beschreven in deze Uitnodiging tot inschrijving en de Nota(s) van inlichtingen. Levering Het leveren van een Geautomatiseerd PSA informatiesysteem, zoals omschreven in de Uitnodiging tot inschrijving. Loonstrook De specificatie door de werkgever van het brutoloon, toeslagen, inhoudingen en het nettoloon, rekening houdende met de afspraken in de arbeidsovereenkomst en conform wet- en regelgeving. Modulaire systemen Het modulair afnemen van systemen maakt het mogelijk om afzonderlijke diensten te combineren op het moment dat dit gewenst is. Door dit modulaire systeem kan de behoefte van een Geautomatiseerd informatiesysteem volledig afgestemd worden op de capaciteitsbehoefte. De verschillende modules mogen geen compatibiliteitsproblemen opleveren. MSS Een Management Self Service Portal geeft de managers online toegang over de HRM-gegevens tot de medewerkers waarvoor de managers verantwoordelijk zijn. Nota van inlichtingen Een document dat dient als aanvulling op of wijziging van deze Uitnodiging tot inschrijving, waarin in ieder geval de door Ondernemer gestelde vragen en de daarop door Aanbestedende dienst gegeven antwoorden worden opgenomen. De verstrekte Nota(s) van inlichtingen maken bij contractering deel uit van deze Uitnodiging tot inschrijving. Onderhoud Noodzakelijke werkzaamheden om het administratieve informatiesysteem operationeel te houden. Ondernemer Een natuurlijk persoon of rechtspersoon (of een combinatie van rechtspersonen) die naar aanleiding van deze Uitnodiging tot inschrijving een Inschrijving heeft ingediend en waarmee al dan niet een Overeenkomst wordt gesloten. Overeenkomst Dienstverleningsovereenkomst tussen Aanbestedende dienst en Ondernemer betreffende de voorwaarden die gelden voor de dienstverlening door Ondernemer aan Aanbestedende dienst. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 5 van 58
Begrip (Web) portal Proof of Concept PSA SLA Social Return Training en instructie Uitnodiging tot inschrijving Verzuimmodule Definitie Een (web)portal (via internet) ontsluit voor de gebruikers de voor hen bestemde informatie. De Proof of Concept is het geven van een toelichting van de in de offerte aangeboden oplossingen en zienswijze, door middel van een presentatie. Personeel- en Salarisadministratie. Service Level Agreement is de uitvoeringsovereenkomst op basis waarvan Contractant de Administratieve diensten uitvoert. Social Return is de investering die Ondernemer doet, naast het realiseren van het 'gewone' rendement om ook een concrete sociale winst (return) op te leveren. Social Return is de methodiek in de zin van wederkerigheid die bedoeld is om een bijdrage te leveren aan maatschappelijke doelstellingen. De door Ondernemer te geven Training en instructie aan de gebruikers van de Administratieve diensten. Het document Uitnodiging tot inschrijving Europese aanbesteding PSA en Financieel administratieve dienstverlening waarin Aanbestedende dienst haar eisen en wensen heeft verwoord en waarop Ondernemer zijn Inschrijving baseert. Een module waarin verzuim (ziekte, arbodienst en re-integratie) geautomatiseerd worden geregistreerd en informatie beschikbaar wordt gesteld aan arbodienst, re-integratiedienst en verzekeringsmaatschappij. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 6 van 58
Inleiding Voor u ligt de Uitnodiging tot inschrijving met betrekking tot de Europese aanbesteding voor PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening voor RENN4, hierna te noemen Aanbestedende dienst. De aanbesteding geschiedt op basis van de richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, Leveringen en diensten, die in Nederland is geïmplementeerd via de Aanbestedingwet gepubliceerd in het Staatsblad (Stb. 2012, 542). Aanbestedende dienst heeft voor start van de procedure een marktverkenning gehouden. De informatie die Aanbestedende dienst heeft verkregen is geheel terug te vinden in dit document. Gezien het aantal mogelijke Ondernemers wordt deze aanbesteding uitgevoerd middels de openbare procedure. Bij de beoordeling geldt het gunningcriterium van de economisch meest voordelige Inschrijving. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 7 van 58
1. De Europese aanbesteding 1.1 Doel en omvang van de Europese aanbesteding Het doel van RENN4 (hierna te noemen Aanbestedende dienst) is het selecteren en contracteren van een Ondernemer die in staat is om een efficiencyslag door te voeren of te wel een interne kwaliteitsslag te maken door: Perceel 1. 1. Leveren en verbeteren van de bestaande HRM/PSA systeem. 2. Het leveren van aanverwante ondersteunende administratieve diensten. 3. Het opleiden van eigen medewerkers door Ondernemer met de intentie om binnen drie (3) deze diensten in eigen beheer uit te voeren. Het insourcen zal in fasen geschieden. Perceel 2. OPTIONEEL 1. Het leveren van een Financieel administratief systeem. 2. Het leveren van ondersteunende administratieve dienstverlening. 3. Het opleiden van eigen medewerkers door Ondernemer met de intentie om (zodra er voldoende kennis aanwezig is) deze dienstverlening ineens in te sourcen. Het contract zal voor beide Percelen worden aangegaan voor een periode van drie (3) jaar. Aanbestedende dienst heeft daarna de mogelijkheid om voor beide Percelen éénzijdig de Dienstverleningsovereenkomst te verlengen met vijf (5) keer één (1) jaar. 1.2 Toelichting Aanbestedende dienst RENN4, het Regionaal Expertisecentrum Noord Nederland cluster 4, is een onderwijsorganisatie voor leerlingen met beperkingen in gedrag en/of psychiatrische problematiek. Op meer dan dertig locaties in Groningen, Friesland en Drenthe (in totaal 800 medewerkers, waarvan 200 ambulante medewerkers) wordt speciaal voortgezet onderwijs gegeven aan ruim 2000 leerlingen van 4 tot 20 jaar. De onafhankelijke Commissie voor de Indicatiestelling besluit welke leerlingen tot cluster 4-onderwijs worden toegelaten of recht hebben op ambulante begeleiding. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 8 van 58
1.2.1 Organisatiestructuur In 2004 is de Stichting Regionaal Expertisecentrum Noord Nederland cluster 4 gedrag (RENN4) ontstaan uit een fusie tussen negen cluster 4 scholen. RENN4 biedt, binnen de context van (voortgezet) speciaal onderwijs, onderwijs aan leerlingen in de leeftijd van 4 tot 20 jaar en, in samenwerking met ketenpartners, specifieke begeleiding. Gemeenschappelijk kenmerk van alle leerlingen is dat ze ernstige gedrags- en/of psychiatrische problemen hebben. Naast het onderwijs op de scholen van RENN4 verzorgt RENN4-SENSOR de ambulante begeleiding van circa 3.800 leerlingen in het reguliere onderwijs en ondersteunt ouders bij de indicatiestelling. Het bedrijfsbureau van RENN4 faciliteert en initieert onderzoek en innovatie en draagt zorg voor de ondersteuning van de eigen scholen. De organisatie RENN4 heeft momenteel 814 medewerkers (630 fte) in dienst. De Stichting RENN4 is enig aandeelhouder van RENN4flex B.V. Deze entiteit is door RENN4 eind 2010 opgericht om flexibeler te zijn bij het inzetten van personeel. Als gevolg van deze constructie is RENN4 in staat om makkelijker kortdurende dienstverbanden aan te gaan. RENN4flex vormt samen met RENN4 een fiscale eenheid voor de BTW. Het lid van het college van bestuur is tevens bestuurder van RENN4flex. In onderstaand schema is het organogram van Stichting RENN4 opgenomen. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 9 van 58
RENN4 geeft momenteel onderwijs op tien (V)SO scholen in de provincies Friesland, Groningen en Drenthe aan 2.015 leerlingen op meer dan 30 locaties. In onderstaande tabel worden de tot de RENN4 behorende scholen en afdeling per provincie genoemd. Scholen BRIN SO / VSO Provincie De Witakker 00MU SO en VSO Friesland De Zwaai 23JT 01 SO en VSO Friesland VSO Leeuwarden 23JT VSO Friesland De Caleidoscoop 02EP SO Friesland De Bladergroenschool O2YR SO Groningen VSO Groningen: Locatie Hart de Ruyterschool 14OR VSO Groningen Locatie Erasmusschool 19WF VSO Groningen Locatie Van Heemskerckschool 02YM VSO Groningen De Aventurijn 06SV SO en VSO Drenthe De Atlas 00ZF VSO Drenthe SENSOR 02YM PO/VO/MBO 3 noordelijke provincies Zowel de scholen als RENN4-SENSOR (ouderondersteuning, coördinatie van de ambulante begeleiding, indicering en schoolondersteuning) vallen onder het stichtingsbestuur RENN4. Het stichtingsbestuur van RENN4 is ook het bevoegd gezag van het Regionaal Expertise Centrum (REC). Portalis (onderwijs binnen de gesloten jeugdzorg en de justitiële jeugdzorg) hoort ook bij het REC van RENN4, maar heeft een ander bevoegd gezag dan het stichtingsbestuur van RENN4. Alle scholen zijn wat de leerlingenaantallen betreft en dus ook voor de formatie sterk afhankelijk van samenwerking met derden. Zo verzorgen sommige scholen van RENN4 tevens het onderwijs binnen de volgende instellingen voor de jeugdzorg en jeugdhulpverlening: Accare (Kinder- en jeugdpsychiatrie); Ambiq (Orthopedagogische zorg); Stichting Jeugdhulp Friesland; Kinnik (Kinder- en jeugdpsychiatrie). PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 10 van 58
1.2.2 Doelstelling RENN4 Conform de Statuten van de Stichting RENN4 (Art. 3) heeft RENN4 tot doel een bijdrage te leveren aan het speciaal onderwijs voor leerlingen met ernstige gedrags- en/of psychiatrische stoornissen, cluster 4. De stichting stelt zich ten doel: 1. Het geven van onderwijs; 2. Het in stand houden van een Regionaal Expertisecentrum (REC) als bedoeld in de Wet op de Expertisecentra (WEC), cluster 4; 3. Het in stand houden van scholen; 4. Het verrichten van overige werkzaamheden ter verzekering van de goede gang van zaken van het onderwijs en de begeleiding van kinderen met een beperking die kunnen worden gerekend tot het zorggebied van cluster 4. 1.2.3 SBO onderwijs Per 1 augustus 2013 wordt een SBO school in Appingedam (SBO De Delta) toegevoegd aan de organisatie van RENN4. Dit betekent dat RENN4 haar onderwijsactiviteiten uitbreid met speciaal basisonderwijs. 1.2.4 Toekomstontwikkelingen RENN4 opereert binnen een zeer dynamische omgeving door de veranderde regelgeving omtrent Passend Onderwijs en factoren als de demografische krimp. Als gevolg van Passend Onderwijs verdwijnt de REC-taak per 1 augustus 2013 en de ambulante begeleiding per 1 augustus 2016. Dit houdt voor RENN4 concreet in dat RENN4-SENSOR zal worden beëindigd. Deze afdeling is momenteel in reorganisatie en het eerste cohort medewerkers zal volgend schooljaar in het RDDF zijn geplaatst. Thuisnabij onderwijs is een belangrijk speerpunt van RENN4. Dit wordt echter niet bekostigd door de overheid doordat slechts één locatie (BRIN) wordt bekostigd. Om op termijn toch de huidige spreiding van de scholen in stand te kunnen houden is RENN4 actief op zoek naar strategische partners. Dit zal in de komende jaren waarschijnlijk leiden tot enkele fusies waardoor de omvang van RENN4 in medewerkers naar verwachting gelijk zal blijven. Nadere inlichtingen over de Aanbestedende dienst leest u op www.renn4.nl PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 11 van 58
1.3 Tijdsplanning van de aanbesteding De te hanteren planning van deze aanbesteding is in onderstaande tabel opgenomen: Activiteit (Streef)datum Verzenden Aankondiging van Opdracht 9 juli 2013 Binnenkomst vragen 18 juli 2013 10.00 uur Nota van inlichtingen 26 juli 2013 Binnenkomst Inschrijvingen 26 augustus 2013 10.00 uur Beoordeling Inschrijvingen 30 augustus 2013 Presentatie / Proof of Concept 16,17 en 18 september 2013 Voorlopige gunningsbeslissing 24 september 2013 Verificatiebespreking 11 oktober 2013 Definitieve gunningsbeslissing 15 oktober 2013 Ingangsdatum Overeenkomst 1 januari 2014 PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 12 van 58
2. Procedurevoorschriften In dit hoofdstuk staat beschreven hoe de aanbesteding wordt uitgevoerd. Gedurende de aanbesteding kan Ondernemer op de in dit hoofdstuk omschreven wijze in contact treden met Adviseur. Tevens worden de voorwaarden waaronder ingeschreven moet worden en de eisen waaraan de Inschrijving moet voldoen in dit hoofdstuk vermeld. 2.1 Contactpersonen Adviseur De Adviseur begeleidt de Aanbestedende dienst bij de uitvoering van deze (Europese) aanbestedingsprocedure. Uw contactpersoon in deze is de heer L. Pothof. U kunt bovenstaand contactpersoon bereiken via het e-mailadres: renn4@pro-mereor.nl. 2.2 Informatieverstrekking Ondernemer wijst ten behoeve van deze aanbestedingsprocedure één contactpersoon en één vervangend contactpersoon aan. Het is niet toegestaan dat Ondernemer zich in contact stelt met Aanbestedende dienst over deze Europese aanbesteding. Vragen voor de Nota van inlichtingen kunnen uitsluitend per e-mail, in de Nederlandse taal en middels een onbeveiligd Microsoft Word document beschikbaar worden gesteld aan Aanbestedende dienst conform het onderstaande format: Nr. Verwijzing (pag. /par. / art. / annex) Vraag Vragen die tijdig zijn ingediend worden beantwoord in een Nota van inlichtingen. Hierbij wordt verwezen naar het bepaalde in paragraaf 2.5 van deze Uitnodiging tot inschrijving. Deze Nota van inlichtingen wordt naar alle houders van de onderhavige Uitnodiging tot inschrijving gezonden. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 13 van 58
2.3 De Inschrijving 2.3.1 Wijze van Inschrijving Bij indiening van de Inschrijving moet het volgende in acht worden genomen: Gesloten verpakking zonder firmanaam van Ondernemer (geen adresgegevens en/of logo zichtbaar); Op de verpakking dient duidelijk leesbaar te zijn vermeld: Aanbestedingsnummer: NR. SIMAP (2013/S) Niet openen voor 26 augustus 2013, 10:00 uur Bezorging en/of aflevering tijdens kantooruren; Rechtsgeldige ondertekening; De Inschrijving dient in drievoud te geschieden (waarvan één exemplaar duidelijk gemerkt als "origineel" en de overigen als "kopie"); Eén digitale versie op digitale gegevensdrager (USB): o De Inschrijving moet digitaal worden aangeleverd in één (1) Pdf bestand; o Indien het Pdf bestand meer dan vijftig (50) MB bedraagt dan dient deze te worden gesplitst. De Inschrijving dient te worden voorzien van een paginanummering; De Inschrijving dient te worden voorzien van een hoofdstukindeling conform de annex V - Checklist aan te leveren informatie/inhoudsopgave Inschrijving Ondernemer; Inschrijvingen per fax of e-mail worden niet geaccepteerd; Indien de Inschrijving per post of koerier wordt verzonden, rust het risico van postvertraging bij Ondernemer; Indien de Inschrijving persoonlijk door of namens Ondernemer wordt overhandigd op onderstaand adres, kan een ontvangstbewijs worden verkregen; Met strafport bezwaarde zendingen worden niet geaccepteerd. 2.3.2 Tijdstip van Inschrijving De gesloten Inschrijving dient vóór de in paragraaf 1.3 genoemde datum om 10:00 uur in het bezit te zijn van: Pro Mereor B.V. Ter attentie van de heer L. Pothof Burgemeester Weertsstraat 69a 6814 HM ARNHEM PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 14 van 58
Indien op deze datum en tijdstip geen Inschrijving is ontvangen van Ondernemer, wordt de Ondernemer geacht niet meer deel te nemen aan deze procedure. Een Inschrijving die binnenkomt na bovenstaande datum en tijdstip blijft gesloten en wordt direct geretourneerd. De gesloten Inschrijvingen worden om 10:05 uur geopend op bovengenoemd adres. De opening is niet openbaar. Ondernemers ontvangen na opening van de Inschrijvingen het proces-verbaal van opening per e-mail. 2.4 Voorwaarden 2.4.1 Contractering Na gunning wordt er een Overeenkomst gesloten tussen Aanbestedende dienst en Ondernemer. 2.4.2 Voorwaarden voor Inschrijving Tegenstrijdigheden De Uitnodiging tot inschrijving met bijbehorende documenten zijn met de grootste zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u uiterlijk met het indienen van uw vragen, als bedoeld in paragraaf 2.2, deze schriftelijk kenbaar te maken. Voorbehoud Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor deze aanbesteding tijdelijk of definitief stop te zetten. Tevens heeft Aanbestedende dienst geen verplichting tot het aangaan van een Overeenkomsten/of Nadere Overeenkomst. Kostenvergoeding Het vervaardigen en uitbrengen van een Inschrijving geeft Ondernemer geen recht op vergoeding van de kosten, ook niet in het geval Aanbestedende dienst de gehele aanbesteding stopzet. Mededeling gunningsbeslissing Conform artikel 2.127 Aanbestedingswet houdt Aanbestedende dienst een opschortende termijn van twintig (20) dagen in acht voordat over wordt gegaan tot het sluiten van de beoogde Overeenkomst. De mededeling van de gunningsbeslissing houdt geen aanvaarding in, als bedoeld in artikel 6:217 lid 1 BW (artikel 2.129 Aanbestedingswet). Tevens is Aanbestedende dienst, als gevolg van de mededeling van de gunningsbeslissing niet gehouden aan tevergeefs gemaakte kosten, of gederfde winst, te vergoeden op basis van schending van de precontractuele goede trouw. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 15 van 58
Vertrouwelijkheid De inhoud van de Uitnodiging tot inschrijving dient als vertrouwelijk te worden behandeld. Ondernemer dient er zorg voor te dragen dat slechts die medewerkers die betrokken zijn bij de Inschrijving inzage hebben in de Uitnodiging tot inschrijving. Evenmin zal door Ondernemer op enigerlei wijze aan derden, welke niet deelnemen aan de procedure, kennis worden gegeven van de gegevens die in het kader van deze Uitnodiging tot inschrijving door Aanbestedende dienst zijn of worden verstrekt. Aanbestedende dienst zal de door Ondernemer ingediende documenten als vertrouwelijk behandelen. Slechts de leden van het Inkoopteam hebben inzage in de Inschrijving. De vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd, ongeacht of een Inschrijving zal leiden tot een Overeenkomst voor Ondernemer. Instemming Het indienen van een Inschrijving houdt in dat Ondernemer instemt met alle voorwaarden zoals gesteld in deze Uitnodiging tot inschrijving en bijbehorende documenten. Wijzigingen De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de Uitnodiging tot inschrijving en bijbehorende annexen. Een en ander binnen de grenzen van de daarvoor bestemde regelgeving. 2.5 Rechtsverwerking Ondernemer dient te handelen zoals van een redelijk geïnformeerde en zorgvuldig handelende Ondernemer mag worden verwacht. Indien Ondernemer onvolkomenheden constateert in de aanbestedingsdocumenten dient Ondernemer deze direct kenbaar te maken bij Aanbestedende dienst. Een en ander op straffe van verval van recht. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 16 van 58
3. Voorwerp van opdracht 3.1 Algemeen De huidige administratieve dienstverlening binnen RENN4 bestaat uit: 4 PSA functionarissen en op elke school een administratief medewerker met HRM taken; 3 Financieel functionarissen en op elke school een administratief medewerker belast met financiële taken. Tevens worden taken die betrekking hebben op de salarisadministratie (volledig uitbesteed) en de financiële administratie met medewerking van een Administratiekantoor verricht. Ook heeft RENN4 een eigen personeels B.V. (RENN4flex BV)(volledige dochter van RENN4). Binnen RAET is dit een aparte administratie onder één inlog voor zowel RENN4 als RENN4flex. Binnen de financiële administratie betreft dit een aparte entiteit en administratie. Aanbestedende dienst is voornemens de administratieve diensten op het gebied van PSA in eerste instantie uit te besteden aan Ondernemer. Echter binnen een periode van drie (3) jaar wenst Aanbestedende dienst deze administratieve diensten (deels) in eigen beheer uit te voeren. Hiervoor is er een stappenplan ontwikkeld (zie bijlage 1 taken salarisadministrateur ), uitgevoerd op basis van de beschikbare capaciteit bij RENN4. Aanbestedende dienst is ook voornemens de genoemde financiële taken (zie bijlage 2 taken Administrateur en taken Administratie assistent ) direct (deels) zelfstandig te gaan verrichten. Aanbestedende dienst wenst in eerste instantie dat medewerkers van Ondernemer fysiek aanwezig zijn bij Aanbestedende dienst. Voor wat betreft de Boekhoudfunctie dienen er periodiek op locatie o.a. de memoriaalboekingen, het afsluiten van de perioden, boeken van de maandelijkse bekostigingen, boeken van de loonjournaalposten en het voorbereiden van de managementinformatie plaats te vinden. Ter indicatie heeft Aanbestedende dienst ongeveer 7500 facturen. Verder heeft Aanbestedende dienst een centrale bankrekening met twee spaarrekeningen en heeft elke school een schoolbankrekening. Momenteel is de financiële medewerker ca. 2 dagen per week, de salarisadministrateur ca. 1,5 dag per week en een administrateur ca. 1 dag per week (tijdens opstellen jaarrekening langduriger) bij Aanbestedende dienst op locatie aanwezig. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 17 van 58
Alle overige werkzaamheden die horen bij een deugdelijke uitvoering binnen de kaders van de huidige wet- en regelgeving worden, voor zover van toepassing op Aanbestedende dienst, uitbesteed aan Ondernemer. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van onderbenoemde taken ligt bij Ondernemer. Aanbestedende dienst wenst dus de dienstverlening van het Administratiekantoor af te bouwen en zoekt een Ondernemer die: administratieve ondersteuning biedt bij de uitvoering van de PSA functie; de Levering van licenties van een geautomatiseerde HRM/PSA systeem, inclusief aanverwante diensten zoals: Implementatie, Helpdesk, upgrades, functioneel beheer. Optioneel wordt gevraagd: Levering van een geautomatiseerd financieel administratief systeem, inclusief aanverwante diensten zoals: Implementatie, Helpdesk, upgrades, functioneel beheer. Verder wenst Aanbestedende dienst gebruik te maken van het bestaande online PSA/HRM systeem van de RAET B.V. Hierbij worden momenteel de volgende modules gebruikt: Salarisadministratie online; Verzuimmanager; Digitaal personeelsdossier; Digitale uitleesmodule. Binnen de contractperiode zal het geautomatiseerde HRM/PSA systeem mogelijk worden uitgebreid met de volgende modules: Medewerker ontwikkeling; Workflow. 3.2 ICT-infrastructuur van Aanbestedende dienst Op alle locaties is er een glasvezelverbinding aanwezig en de in gebruik zijnde ICT-infrastructuur en middelen zijn up-to-date. De optioneel te leveren ICT systemen dienen compatible te zijn met de huidige ICTinfrastructuur van Aanbestedende dienst. De ICT is door Aanbestedende dienst uitbesteed aan Unilogic. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 18 van 58
3.3 Gelijkwaardigheid Daar waar in deze Uitnodiging tot inschrijving een norm, merk- of fabricaatnaam staat vermeld en onverhoopt de toevoeging of gelijkwaardig is weggelaten, is deze toevoeging niettemin geldig, om zodoende niet in strijd met het Europese non-discriminatiebeginsel te handelen. 3.4 Varianten en alternatieven In het kader van deze aanbesteding zijn varianten (ook wel alternatieven genoemd), conform artikel 2.83 lid 2 Aanbestedingswet niet toegestaan. 3.5 Percelen/inschrijven op een gedeelte van de opdracht Deze opdracht is onderverdeeld in twee (2) percelen. Inschrijven op een gedeelte van het perceel is niet toegestaan. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 19 van 58
4. Beoordelingsprocedure 4.1 Inkoopteam Adviseur heeft ten behoeve van de beoordeling van de Inschrijvingen een objectief en onafhankelijk Inkoopteam samengesteld. Het is, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan om in het kader van deze aanbesteding op een andere dan de eerder aangegeven wijze contact te zoeken met Aanbestedende dienst of leden van het Inkoopteam, ter verkrijging van welke informatie dan ook. Hierbij wordt verwezen naar paragraaf 2.2. De namen van de leden van het Inkoopteam worden niet vooraf bekend gemaakt, om enige vorm van externe beïnvloeding op de beoordeling te voorkomen. Aanbestedende dienst zal de beoordeling in de gunningfase laten uitvoeren door voornoemd Inkoopteam. De leden van het Inkoopteam beoordelen individueel alle Inschrijvingen op basis van de gunningcriteria, zoals opgenomen in hoofdstuk 8 van deze Uitnodiging tot inschrijving. Tijdens de beoordelingsvergadering zullen de door de leden van het Inkoopteam toegekende scores per (sub)gunningcriterium worden besproken. Op basis van de toegekende scores en de hieraan ten grondslag liggende argumenten, wordt door het Inkoopteam een score per (sub)gunningcriterium per Ondernemer bepaald. Het Inkoopteam controleert de Inschrijvingen allereerst op geldigheid. Indien een Inschrijving niet aan de in deze Uitnodiging tot inschrijving vermelde minimumeisen voldoet, kan die Inschrijving als ongeldig ter zijde worden gelegd. Voorts wordt van alle geldige Inschrijvingen een totaalscore op basis van de behaalde scores van een Ondernemer vastgesteld. Het Inkoopteam bepaalt aan de hand van de behaalde score of Ondernemer(s) zich nog kunnen kwalificeren als de economisch meest voordelige inschrijver. Deze Ondernemers worden uitgenodigd om een presentatie te geven. Aanbestedende dienst kan Ondernemer wiens Inschrijving onvolledig is verzoeken de Inschrijving aan te vullen in geval van een kennelijke omissie. Aanbestedende dienst heeft geen plicht om Ondernemer op dergelijke omissies te wijzen. Ondernemer aan wiens Inschrijving voorwaarden zijn verbonden worden uitgesloten. Indien Aanbestedende dienst een Inschrijving ongeldig verklaart, zal de betreffende Ondernemer daar schriftelijk van op de hoogte worden gesteld. De betreffende Ondernemer wordt in dat geval geacht geen Inschrijving te hebben gedaan en zal van het verdere verloop van de procedure niet meer op de hoogte worden gesteld. Deze Ondernemer is in rechte aanhangig gemaakte bezwaren tegen het verloop van de aanbesteding, het gunningvoornemen aan andere Ondernemers of de aanbesteding in het algemeen, niet-ontvankelijk. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 20 van 58
4.2 Beoordelingsprocedure Beoordeling van de Inschrijving vindt plaats op basis van het gunningcriterium economisch meest voordelige Inschrijving. De openingsvergadering en de beoordelingsvergaderingen zijn niet openbaar. De beoordelingsprocedure omvat de volgende fasen: Fase 1: Het openen van de Inschrijvingen De gesloten Inschrijvingen worden geopend en er wordt een proces-verbaal van opening opgesteld. Vervolgens wordt bekeken of de Inschrijvingen voldoen aan de formele vereisten uit deze Uitnodiging tot inschrijving conform paragraaf 2.4.1. Fase 2: Beoordeling van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen In deze fase wordt beoordeeld of Ondernemer voldoet aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Deze zijn opgenomen in hoofdstuk 5 en 6. Tijdens de verificatiefase dienen de bewijsstukken te worden ingeleverd door de Ondernemer(s) met de economisch meest voordelige Inschrijving. Fase 3: Beoordeling van programma van eisen In deze fase wordt beoordeeld of iedere Ondernemer onvoorwaardelijk voldoet aan alle eisen uit het programma van eisen. Ondernemer die niet onvoorwaardelijk voldoet aan het gestelde programma van eisen conform hoofdstuk 7 valt af. Fase 4: Beoordeling van programma van wensen Fase 4a: Beoordeling prijs De beoordeling geschiedt conform de beschrijving in hoofdstuk 8 en paragraaf 8.2 en met inachtneming van het tabblad Handleiding vermeld in het prijzenblad. Fase 4b: Beoordeling kwaliteit De beoordeling geschiedt conform de beschrijving in hoofdstuk 8 en paragraaf 8.1 PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 21 van 58
Fase 5: Verificatie door Proof of Concept Aan de hand van de beoordeling van de Inschrijvingen ontstaat een rangorde van deelnemende Ondernemers. De Ondernemers die in totaal, dus voor de subcriteria Kwaliteit van het aanbod en Prijs van het aanbod nog in aanmerking komen als de economisch meest voordelige Inschrijving kunnen worden uitgenodigd voor de Proof of Concept. Indien onverhoopt de Proof of Concept niet succesvol zal verlopen voor op dat moment de economisch meest voordeliger inschrijver (hoogst scorende Ondernemer), zal de Aanbestedende dienst de op één na hoogst scorende Ondernemer (mits deze zich nog kan kwalificeren als de economisch meest voordelige inschrijver uitnodigen voor het houden van de Proof of Concept. De Proof of Concept is het geven van een toelichting van de in de offerte aangeboden oplossingen en zienswijze, door middel van een presentatie. Fase 6: Verificatie van bewijsstukken De Ondernemer met de economisch meest voordelige Inschrijving worden verzocht de bewijsstukken aangaande de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen in hoofdstuk 5 en 6 aan te leveren. De bewijsstukken zijn niet ouder dan zes (6) maanden vanaf dagtekening van het verzoek waarin om de bewijsstukken wordt gevraagd. 4.3 Gunning Alvorens over te gaan tot bekendmaking van gunningsbeslissing zal Aanbestedende dienst haar voornemen tot gunning bekendmaken aan alle Ondernemers die geldig hebben ingeschreven. Indien een Ondernemer zich niet met deze gunningsbeslissing kan verenigen, dient die betreffende Ondernemer binnen twintig (20) kalenderdagen na verzending van de gunningsbeslissing een voorlopige voorziening aanhangig te maken bij de ter zake bevoegde voorzieningenrechter. Indien Ondernemer hier niet aan voldoet is deze niet-ontvankelijk in zijn bezwaren tegen de gunningsbeslissing. Indien genoemde termijn van twintig (20) kalenderdagen is verstreken zonder dat een voorlopige voorziening aanhangig is gemaakt, is Aanbestedende dienst vrij om over te gaan tot ondertekening van de Overeenkomst. Eventuele verzoeken om (nadere) mondelinge toelichting van de gunningsbeslissing schorten deze termijn niet op. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 22 van 58
5. Uitsluitingsgronden Zie bijlage Eigen verklaring. Ondernemer dient deze rechtsgeldig ondertekend voor akkoord bij te voegen. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 23 van 58
6. Geschiktheidseisen Het niet voldoen aan deze eisen leidt tot uitsluiting van verdere deelname. 1) Geschiktheid Algemeen Ondernemer, evenals de alle combinanten en onderaannemers, zijn ingeschreven in het handelsregister Overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Als bewijsstuk dient Ondernemer het uittreksel uit het handelsregister bij te voegen. Dit uittreksel mag niet ouder zijn dan drie (3) maanden. Uit dit uittreksel dient de vertegenwoordigingsbevoegdheid te blijken van degene die de Inschrijving ondertekent. Indien de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet blijkt uit dit uittreksel, dient bij de Inschrijving een volmacht te zijn bijgevoegd waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid van degene die ondertekend blijkt. Indien Ondernemer wordt aangemerkt als Ondernemer met de economisch meest voordelige Inschrijving, dient Ondernemer als bewijs van de juistheid van de gegevens een Uittreksel van de Kamer van Koophandel te overleggen. 2) Geschiktheid ter attentie van financiële bekwaamheid Bewijs van verzekering voor bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheid Ondernemer verklaart te beschikken over een afschrift van een recente polis, (niet ouder dan één jaar) inclusief alle van toepassing zijnde polisvoorwaarden van een bedrijfs- en/of beroepsaansprakelijkheid met een minimale dekking van 1.000.000,--. Deze minimale dekking is per gebeurtenis en de maximale uitbetaling gelimiteerd tot minimaal tweemaal per jaar te zijn. Indien de Ondernemer hieraan niet kan voldoen, dient de Ondernemer een offerte van zijn verzekeringsmaatschappij toe te voegen waarin deze aangeeft in geval van gunning de dekking te verhogen of de voorwaarden te veranderen. Indien Ondernemer wordt aangemerkt als Ondernemer met de economisch meest voordelige Inschrijving, dient Ondernemer als bewijs van de juistheid van de gegevens een polis te overleggen. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 24 van 58
3) Geschiktheid ter attentie van de technische bekwaamheid Referentie 1 e Referentie Kerncompetentie uitvoeren gehele PSA/HRM administratie voor een PO onderwijs organisatie Ondernemer dient één (1) referentie van een soortgelijke opdracht op te geven met een minimale opdrachtwaarde 50.000,00. Onder soortgelijk wordt verstaan: Het leveren van een HRM/PSA Geautomatiseerd informatiesysteem voor een PO-instelling. 2 e Referentie Kerncompetentie in te zetten administrateur expert op het gebied van Personeelsadministratie, waarbij deze heeft aangetoond voldoende kennis te hebben over: CAO voor PO onderwijs; Participatiefonds, vervangingsfond en pensioenen; Fiscaliteiten en sociale fondsen (UWV). 3 e Referentie Kerncompetentie- uitvoeren en begeleiden van een insourcingsproces opdat Aanbestedende dienst zelf in staat is de PSA/HRM administratie en financiële diensten na drie jaren (deels)zelfstandig uit te voeren. Het is toegestaan om dezelfde referent bij meerdere percelen op te geven. Uit de referentie dient te blijken dat de afgelopen drie jaar, gerekend vanaf de publicatiedatum van deze Europese aanbesteding, ervaring is opgedaan met een soortgelijke opdracht. Ondernemer dient een contactpersoon van de organisatie op te geven. Van deze persoon moet ook een recent telefoonnummer worden opgegeven. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om zonder nadere kennisgeving contact op te nemen met de door Ondernemer doorgegeven persoon. Indien Ondernemer wordt aangemerkt als Ondernemer met de economisch meest voordelige Inschrijving wordt Ondernemer verzocht een tevredenheidverklaring van de betreffende referent bij te voegen conform het onderstaande format. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 25 van 58
Geef in maximaal 200 woorden een omschrijving van de kerncompetentie per referentie in relatie tot het uitgevoerde project. Gebruik het format zoals hieronder beschreven. Het format mag worden aangepast, enkel indien de beschikbare schrijfruimte onvoldoende is. Referentie 1 Organisatie 2 Looptijd 3 Opdrachtwaarde 4 Naam contactpersoon Naam: Telefoonnummer: 5 In onderaanneming uitgevoerd Ja/nee 6 In combinatie uitgevoerd Ja/nee 7 Korte omschrijving van de competentie van de referentie in relatie tot het uitgevoerde project [max. 200 woorden] PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 26 van 58
7. Programma van Eisen Het niet voldoen aan deze eisen leidt tot uitsluiting van verdere deelname. Nummer Eis Inschrijvingseisen P.E. 1. P.E. 2. P.E. 3. P.E. 4. P.E. 5. P.E. 6. P.E. 7. P.E. 8. P.E. 9. P.E. 10. P.E. 11. De gestanddoeningstermijn van de Inschrijving is negentig (90) dagen na datum van indiening. De Inschrijving is in de Nederlandse taal opgesteld. Contractering en communicatie geschieden in de Nederlandse taal. Door Inschrijving verklaart Ondernemer onvoorwaardelijk akkoord te gaan met alle eisen en voorwaarden (o.a. Go/No go voor wat betreft de Proof of Concept en het optioneel in de markt zetten van Perceel 2) beschreven in deze Uitnodiging tot inschrijving, annexen en de overige aanbestedingsdocumenten. Ondernemer gaat ermee akkoord dat hij extra werk niet eerder verricht dan na schriftelijke goedkeuring door Aanbestedende dienst. De Inschrijving is een best-bid, dat wil zeggen: een eerste en enige Inschrijving. Er wordt niet nader onderhandeld over de Inschrijving. Ondernemer is bij haar Inschrijving uitgegaan van geldende prijzen voor de dienstverlening en/of Levering. Niet genoemde kosten kunnen onder geen geval alsnog in rekening worden gebracht bij Aanbestedende dienst. Ondernemer verklaart dat hij ermee akkoord gaat dat prijswijzigingen niet eerder van kracht zijn dan na schriftelijke goedkeuring door Aanbestedende dienst. Deze toestemming geldt niet met betrekking tot P.E. 10. Alle aangeboden prijzen, tarieven en kosten zijn vermeld in euro s, zoveel mogelijk gespecificeerd, exclusief btw. De prijzen ten aanzien van aangeboden software worden maximaal één keer per jaar, voor het eerst na één jaar na ingangsdatum van de Overeenkomst gewijzigd, conform de CBS-index: CBS Consumenten Prijsindices(CPI); alle huishoudens (2006 =100). De door Ondernemer op te geven prijzen, zowel de totaalprijs als de prijzen voor de afzonderlijke onderdelen, dienen realistisch en marktconform te zijn. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 27 van 58
Nummer Eis Inschrijvingseisen P.E. 12. P.E. 13. Ondernemer vermeldt op de factuur minimaal: Factuuradres: Ter attentie van de financiële administratie Postbus 8091 9702 KB GRONINGEN een door Aanbestedende dienst aan te geven projectnummer en kenmerk; beschrijving van de geleverde diensten; het factuurbedrag; het BTW bedrag; BTW-nummer; KvK-nummer; Bankrekeningnummer(IBAN). Ondernemer gaat akkoord met een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van een geldige/juiste factuur conform P.E. 12. Juridische eisen P.E. 14. P.E. 15. Geen der partijen hanteert in het kader van deze aanbesteding andere voorwaarden dan de voorwaarden zoals opgenomen in dit document. De algemene voorwaarden van Ondernemer zijn nadrukkelijk uitgesloten. Ondernemer draagt er zorg voor dat de beveiliging van privacygevoelige gegevens gewaarborgd zijn. Privacygevoelige informatie mag niet voor andere doeleinden worden gebruikt dan noodzakelijk voor de correcte uitvoering van de werkzaamheden. Materie eisen van PSA/HRM systeem P.E. 16. P.E. 17. P.E. 18. Stichting Renn4 gebruikt een digitaal dashboardsysteem (Dundas van Microsoft). Het dashboardsysteem dient de gegevens van het PSA/HRM systeem te kunnen ontsluiten via een digitale koppeling. De data en databestanden blijven te allen tijde eigendom van de Aanbestedende dienst. Tussentijds en bij beëindiging van de Overeenkomst zal de Ondernemer kosteloos en onverwijld meewerken om de data over te dragen aan de Aanbestedende dienst. Ondernemer draagt zorg voor de volledige correcte uitvoering van alle voorkomende werkzaamheden, conform daarvoor geldende wet en regelgeving, fiscale en sociale verzekeringswetten en van toepassing zijnde CAO s, met uitzondering van de door PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 28 van 58
Aanbestedende dienst zelf uit te voeren werkzaamheden. Nummer Eis Materie eisen van PSA/HRM systeem P.E. 19. P.E. 20. P.E. 21. P.E. 22. P.E. 23. Het openstellen van de personele/salariële applicatie voor het raadplegen van gegevens uit de eigen administratie op bestuurs- en schoolniveau. Ondernemer wordt de mogelijkheid geboden om het online HRM/PSA systeem van RAET te leveren, waarbij rekening dient te worden gehouden dat Aanbestedende dienst een eigen Flex B.V. heeft en hiervoor een separate administratie voert. Ondernemer ondersteunt pro-actief de wens van Aanbestedende dienst om de PSA/HRM functie gefaseerd door Aanbestedende dienst uit te laten voeren. In bijlage 1 is hiervoor een stappenplan opgesteld. Verwerking van salarissen vindt plaats op basis van een door de Aanbestedende dienst verstrekte machtiging, waarbij een daartoe door de Aanbestedende dienst geautoriseerd persoon de mogelijkheid heeft om op het verwerkingsproces in te grijpen en/of te blokkeren. Dit vindt plaats op Loonstrookniveau. Ondernemer biedt (optioneel) een financieel administratief informatiesysteem aan dat voldoet aan de volgende minimale eisen: 13 periodes Back-up faciliteit Bankverwerking Beveiligingsmodule o Gebruikersprofielen o Licentiebeheer Bedieningsgemak o Sjablonen o Schermindeling o Personaliseren o Groeperen Begrotingsmodule 4-cijferig groetboek, op maat voor Aanbestedende dienst BTW PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 29 van 58
Compatibility met andere systemen o Import/export gegevens Dagboeken Factuurmodule o Inkoopfacturen o Elektronische verwerking op basis van digitale autorisatie o Verkoopfacturen Optioneel met elektronische verwerking o Digitale verwerking Gebruikersgemak o Indelen schermen Gebruikerssoorten Kostenplaatsen, Kostendragers (3 nummers) Projectadministratie Digitale inleesmogelijkheid van de loonjournaalpost uit RAET op functieniveau Rapportage tools o Standaard rapportages o Querys samenstellen Subadministratie o Debiteuren o Crediteuren o Vaste activa o Groeperen o Personaliseren Zoekfunctie, printfuncties, pdf functie, exportfunctie. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 30 van 58
8. Gunningcriteria Een totaalscore voor een Inschrijving wordt bepaald door de scores op de (sub)gunningcriteria met onderstaande wegingsfactoren te vermenigvuldigen. De optelling van de aldus verkregen uitkomsten levert het eindtotaal van de Inschrijving. Hierbij wordt verwezen naar paragraaf 8.1 en 8.2 waar de subgunningcriteria met bijbehorende beoordelingspunten zijn aangegeven. Opdracht A PSA Dienstverlening Criterium Subcriterium Maximale punten Wegingsfactor Subwegingsfactor Maximale score Kwaliteit 70 Kwaliteitswens 1 10 20 200 Kwaliteitswens 2 10 20 200 Kwaliteitswens 3 10 7 70 Kwaliteitswens 4 10 6 60 Kwaliteitswens 5 10 2 20 Kwaliteitswens 6 10 15 150 Prijs 30 Prijswens 1 10 10 100 Prijswens 2 10 3 30 Prijswens 3 10 10 100 Prijswens 4 10 3 30 Prijswens 5 10 2 20 Prijswens 6 10 2 20 Totaal 100 1000 PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 31 van 58
Opdracht B (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Criterium Subcriterium Maximale punten Wegingsfactor Subwegingsfactor Maximale score Kwaliteit 70 Kwaliteitswens 7 10 25 250 Kwaliteitswens 8 10 30 300 Kwaliteitswens 9 10 15 150 Prijs 30 Prijswens 7 10 20 200 Prijswens 8 10 5 50 Prijswens 9 10 5 50 Totaal 100 1000 PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 32 van 58
8.1 Programma van wensen Kwaliteit Perceel I PSA Administratieve diensten Sub-gunningscriterium Kwaliteitswens 1. Inhoud sub-gunningscriterium Aanbestedende dienst wenst een Ondernemer te beoordelen op de flexibiliteit van de Ondernemer om een invulling te geven aan het groei- cq ontwikkelmodel met betrekking tot de PSA administratieve diensten: Full service naar (deel)dienstverlener (insourcingbegeleiding); Op welke wijze een Invulling gegeven wordt aan het opleiden van medewerkers. Maximaal 2 A4, lettertype Arial, lettergrootte 10, regelafstand 1,5. Kwaliteitswens 2. Aanbestedende dienst wenst Ondernemer te beoordelen op de wijze waarop deze extra invulling kan geven aan de uitvoering van de administratieve dienstverlening. In dit onderdeel dient u inzage te geven in: Waardetoevoeging (bijvoorbeeld systeemintegratie) Beschrijf per mogelijkheid hoe u waarde kan toevoegen in termen van: verlagen van kosten; verbeteren van kwaliteit; ondersteuning van processen als de planning- en controlcyclus; versnellen van doorlooptijden; verhogen van klanttevredenheid. Maximaal 2 A4, lettertype Arial, lettergrootte 10, regelafstand 1,5. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 33 van 58
Sub-gunningscriterium Kwaliteitswens 3. Inhoud sub-gunningscriterium Ondernemer beschrijft in een Plan van Aanpak op welke wijze hij een invulling denkt te gaan geven aan het realiseren van de doelstelling. U dient minimaal de volgende aspecten te benoemen; Transitieplan (stappenplan); implementatieplan. Maximaal 2 A4, lettertype Arial, lettergrootte 10, regelafstand 1,5 Kwaliteitswens 4. Aanbestedende dienst wenst een Ondernemer te contracteren die bijgevoegd Service Level Agreement één op één overneemt of verbeteringen voorstelt die toegevoegde waarde creëert voor Aanbestedende dienst. Maximaal 1A4, lettertype Arial, lettergrootte 10, regelafstand 1,5 Kwaliteitswens 5. Aanbestedende dienst wenst Ondernemer te beoordelen op de wijze waarop Ondernemer in het kader van deze overheidsopdracht zoveel mogelijk maatschappelijke waarde creëert. Maximaal 2 A4, lettertype Arial, lettergrootte 10, regelafstand 1,5 Kwaliteitswens 6. Het uitwerken door middel van een Proof of Concept / Presentatie; Alleen van toepassing voor die Ondernemers, die qua puntenaantal zich nog kunnen kwalificeren als economisch meest voordeliger Inschrijver (dus momenteel hoeft Ondernemer hiervoor niets aan te leveren). PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 34 van 58
Perceel II Optioneel Financieel systeem en administratieve diensten Sub-gunningscriterium Kwaliteitswens 7. Inhoud sub-gunningscriterium Ondernemer beschrijft in een Plan van Aanpak op welke wijze hij een invulling denkt te gaan geven aan het realiseren van de doelstelling. U dient minimaal de volgende aspecten te benoemen; De aanpak om de conversie probleemloos te laten verlopen; Flexibiliteit m.b.t. de invulling van het Grootboekrekeningschema; Inlezen van de loonjournaalpost (bijvoorbeeld inclusief fte s per medewerker, etc); Scan op basis van OCR. Maximaal 2 A4, lettertype Arial, lettergrootte 10, regelafstand 1,5 Kwaliteitswens 8. Aanbestedende dienst wenst Ondernemer te beoordelen op de wijze waarop deze extra invulling kan geven aan de uitvoering van deze dienstverlening. In dit onderdeel dient u inzage te geven in: Waardetoevoeging. Beschrijf per mogelijkheid hoe u waarde kan toevoegen in termen van: Verlagen van kosten; Verbeteren van kwaliteit; Versnellen van doorlooptijden; Verhogen van klanttevredenheid. Maximaal 2 A4, lettertype Arial, lettergrootte 10, regelafstand 1,5. PSA dienstverlening en (optioneel) Financieel administratieve dienstverlening Pagina 35 van 58