Voorwaarden voor deelname lid International Service Team Nederlands contingent Roverway 2016, Frankrijk Definitief 1. Inleiding Roverway 2016 heeft als thema On the Road en wordt gehouden in Frankrijk. Je kunt jezelf opgeven als lid van het International Service Team (IST) als je aan het begin van Roverway 2016 tenminste de leeftijd van 23 jaar hebt. Dit betekent dat je moet zijn geboren op of voor 2 augustus 1993. Ook dien je in de voorbereiding op Roverway 2016 benoemd te zijn als medewerker van één van de clusters (Programma, Ondersteuning of Communicatie). De contingentsleiding verwacht dat een IST'er tenminste van 3 tot en met 14 augustus 2016 aanwezig is in Frankrijk. Deelname aan de IST-voorbereidingsbijeenkomsten is verplicht. Alle regels en voorwaarden in dit document zijn tevens van toepassing op alle medewerkers van het Nederlandse Contingent Roverway 2016 die niet als IST er werkzaam zijn. Bij het opstellen van deze IST-deelnamevoorwaarden is niet bekend hoeveel IST ers toegelaten worden door de Franse organisatie. Dit betekent dat, als er meer sollicitaties zijn dan dat er IST ers kunnen deelnemen, er gekeken wordt naar de individuele motivatie van de kandidaat IST er. De contingentsleiding beslist, samen met de verantwoordelijke HRM-er welke kandidaten benoemd worden als IST er. Na benoeming volgt de inschrijving. De aanmelding als IST er sluit 31 augustus 2015. Plaatsing vindt plaats op grond van de motivatie van de kandidaat. Motiveer bij de sollicitatie als IST er waarom jij als IST er een bijdrage wil leveren aan Roverway 2016 (wat neem je mee voor de roverscouts en de gehele organisatie) en wat hoop jij te leren en te ervaren tijdens het evenement? De contingentsleiding streeft er naar om alle kandidaten uiterlijk 1 oktober 2015 uitsluitsel te geven van mogelijke deelname. 2. Inschrijving en betaling Definitieve inschrijving vindt plaats op individuele basis. De link om je in te schrijven ontvang je bij jouw benoeming als IST er. Om te kunnen inschrijven moet je lid zijn van Scouting Nederland. Inschrijven betekent dat je akkoord gaat met de IST-voorwaarden voor deelname en (kamp)regels die de Franse organisatie hanteert. Direct na inschrijving ontvang je een bevestiging van je inschrijving. Betaling van het inschrijfgeld en de gestelde termijnen vindt plaats via ideal. Je ontvangt hierover informatie op het door jou in SOL geregistreerde emailadres. 1
De volgende termijnen worden gehanteerd: Omschrijving Bedrag Datum Inschrijfgeld 50,00 Direct bij inschrijving 1 e termijn 350,00 15 december 2015 2 e termijn 220,00 1 april 2016 IST ers zorgen dat bij elke termijn voldoende saldo op de opgegeven bankrekening staat, waardoor de ideal-betaling vlot verloopt. Als een termijn niet voldaan kan worden, volgt eerst een herinnering. Als binnen de in de herinnering genoemde betaaltermijn het bedrag niet ontvangen is, volgt uitsluiting van deelname als IST er aan Roverway 2016. Annuleer je op eigen verzoek of op verzoek van onze organisatie later in het traject je deelname aan Roverway 2016 krijg je het inschrijfgeld en het reeds geïncasseerde deel niet terug. 3. +/- 10% regeling De deelnemersbijdrage voor de IST-ers die meegaan naar Frankrijk bedraagt 620,00 per persoon. Deze bijdrage kan met maximaal 10% naar boven of naar beneden bijgesteld worden. Deze bijstelling zal noodzakelijk zijn als de bijdrage aan de Franse Roverway 2016 organisatie zal wijzigen. Er zal pas een bijstelling worden gedaan als het voor- of nadeel minimaal 25,- is. 4. Uitgangspunten voor deelname als IST'er zijn: De deelnemende roverscouts staan centraal: de IST'er is als medewerker gericht op succesvolle deelname van de roverscouts. Deelname van een IST'er mag nooit een beperking opleveren voor de deelname van een roverscout of andere medewerker/ist'er (persoonlijk belang gaat nooit voor groepsbelang). Iedere IST'er draagt zijn/haar eigen verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van zijn taak. De IST er heeft een flexibele houding ten opzichte van veranderingen en andere teams/medewerkers. Iedere IST er is bereid om samen te werken, is breed inzetbaar en kan zelfstandig zijn taak uitvoeren. De IST'er is het visitekaartje' van het Nederlandse Contingent en Scouting Nederland. De IST'er kan zich verstaanbaar maken in de Engelse of Franse taal. Als IST er vervul je een actieve rol tijdens de voorbereidingsperiode in een van de drie diensten (Communicatie, Ondersteuning of Programma). Voor iedere IST er geldt dat afspraak, afspraak is. Richtlijnen en regels voor Roverway 2016 worden vastgesteld door de contingentstaf en staan niet ter discussie in andere overlegvormen. Uitsluiting kan plaatsvinden indien gedurende het voorbereidingstraject aantoonbaar blijkt dat men niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoet. 5. IST'er binnen het Nederlands contingent Een IST'er werkt voor de Franse Roverway 2016 organisatie en maakt deel uit van het Nederlands contingent. Het Nederlands contingent coördineert de inschrijvingen en betalingen naar de Franse organisatie. De IST'er wordt geacht, als teamlid van één van de drie clusters Programma, Ondersteuning of Communicatie, een actieve rol te spelen bij de voorbereidingen van het Nederlands contingent. 2
Alle communicatie (ook e-mail) vanuit de Nederlandse IST'ers naar de Roverway 2016 organisatie en vice versa gaat altijd via het Nederlands contingent. De reis en het transport van en naar Frankrijk wordt door de IST'er zelfstandig geregeld. Mocht in het voorbereidende traject worden besloten om toch gemeenschappelijk te reizen, zal er een aanvullend bedrag hiervoor gevraagd worden. 6. Wat krijg je als IST er voor je bijdrage? De voorbereiding op Roverway 2016, waaronder deelname aan de diverse voorbereidingsbijeenkomsten en de reünie. Deelname als IST'er aan Roverway 2016 van 3 tot en met 14 augustus 2016 inclusief verzorging. Een kledingpakket met das en badge. Informatie gedurende het gehele traject. Al met al een unieke internationale ervaring die je deelt met meer dan 5.000 roverscouts en internationale medewerkers. 7. Verzorging We gaan voor de voeding uit van een normaal voedingspakket en eventueel eenvoudige dieet aanpassingen. Moeten er extra kosten gemaakt worden voor medicijnen of een bijzonder dieet, dat bijvoorbeeld niet in Frankrijk te krijgen is of niet door de Franse organisatie wordt verstrekt, dan komen deze, na overleg, voor eigen rekening. Zijn je gezondheid (lichamelijk of geestelijk), het gebruik van medicijnen of een speciaal dieet zo ingewikkeld dat wij vraagtekens stellen bij jouw deelname aan Roverway 2016, dan leggen wij de beoordeling of je mee kunt voor aan een onafhankelijke arts. Dit oordeel is bindend. Iedere IST er is verplicht de vragen op het inschrijfformulier m.b.t. gezondheid naar waarheid in te vullen. Wijzigingen in de gezondheidstoestand die van belang kunnen zijn, moeten gedurende het hele traject direct worden doorgegeven aan het teamhoofd van je cluster en gewijzigd worden op je inschrijfformulier. 8. Verzekeringen Als lid van Scouting Nederland val je al onder de WA- en ongevallenverzekering van Scouting Nederland. Deze verzekering is secundair; dat betekent: aanvullend op je eigen WA- en ongevallenverzekering. Je eigen verzekering dient een verzekering te zijn met een Europadekking. dat altijd eerst je eigen verzekering aangesproken wordt en in tweede instantie je eventueel een beroep kunt doen op de verzekering van Scouting Nederland. Wij gaan er vanuit dat iedere Nederlandse deelnemer verzekerd is tegen ziektekosten binnen Europa (dus ook in Frankrijk). Hiervoor wordt geen verzekering door het contingent afgesloten. Er zit geen annuleringsverzekering in de medewerkersbijdrage, wil je dit dan moet je die zelf afsluiten. Het is niet mogelijk om een annuleringsverzekering via het contingent af te sluiten. Als je zelf een annuleringsverzekering afsluit, check dan goed of deelname aan een internationaal scoutingevenement gedekt wordt. Een verzekeraar ziet dit vaak anders dan een vakantie. Via een annuleringsverzekering kun je je deelnamegeld terugkrijgen als je om medische redenen of bepaalde familieomstandigheden uiteindelijk toch niet mee zou kunnen gaan. In de bijdrage zit geen reis- en bagageverzekering. Wil je die wel, dan moet je die zelf afsluiten. 3
Dit kan onder andere via Scouting Nederland. Het hebben van een reis- en bagageverzekering is belangrijk. Mocht je in geval van bepaalde familieomstandigheden plotseling terug moeten naar Nederland, dan kunnen de extra reiskosten gedekt zijn door zo'n verzekering. Scouting Nederland, noch het Nederlands contingent Roverway 2016 kan aansprakelijk worden gehouden voor verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van deelnemers tijdens (voorbereiding op) Roverway 2016 en de heen- en terugreis. 9. Sponsoring Het Nederlands contingent zal mogelijk gebruik maken van een aantal sponsors. Het is noodzakelijk dat conflicten tussen het Nederlands contingent en sponsoren worden voorkomen door alle sponsoractiviteiten te coördineren via de contingentstaf. Zowel regels voor sponsoring als regels voor gebruik van logo's en huisstijl zijn bindend voor alle leden van het Nederlands contingent. Misbruik kan uitsluiting van deelname aan Roverway 2016 tot gevolg hebben. 10. Annulering Annuleer je je deelname aan Roverway 2016, dan krijg je van je deelnamegeld niets terug, tenzij voor jou een vervanger wordt gevonden. De reden hiervoor is dat wij het totale deelnamegeld ruim voordat Roverway 2016 gaat starten moeten voldoen aan de Franse organisatie en niets kunnen terug vorderen. Bij annulering van de deelname kan een e-mail gestuurd worden aan de secretaris van Roverway 2016 (secretaris@roverway.scouting.nl) onder opgave van reden. De annulering is definitief als de Roverway-organisatie een bevestigingsmail heeft gestuurd, waaruit blijkt dat de annulering is verwerkt. 11. Roken, alcohol, drugs Gedurende alle activiteiten van het Nederlands contingent zijn gebruik en bezit van drugs niet toegestaan. Gebruik en het in bezit hebben van alcohol is tijdens het gehele evenement enkel toegestaan op de door de contingentsleiding aangegeven momenten en plaatsen. Roken mag alleen wanneer daarvoor toestemming is gegeven door de organisatie, op de daarvoor aangegeven plaatsen. 12. Beeldmateriaal De contingentstaf van het Nederlands contingent Roverway 2016 heeft het recht om beeldmateriaal dat tijdens Roverway 2016, de heen- en terugreis of de voorbereidende periode is gemaakt, te gebruiken voor publicitaire doeleinden zonder aparte toestemming van de deelnemer. 13. Kleding Elke IST er die meegaat naar Frankrijk is verplicht de door het Nederlands contingent vastgestelde kleding te dragen tijdens de officiële gelegenheden. De exacte richtlijnen voor kleding en badges volgen voor aanvang van Roverway 2016. Deze richtlijnen zijn bindend. 14. Gedrag/normen en waarden De contingentstaf behoudt zich het recht voor om IST ers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan contingentsactiviteiten en Roverway 2016. Voor het in dit geval terugkrijgen van een deel van de deelnemersbijdrage gelden de regels zoals verwoord 4
bij het item Annulering. Iedere IST er is bij inschrijving akkoord gegaan met de IST-voorwaarden en de (kamp)regels van de Franse organisatie. Mocht uitsluiting door de contingentstaf of door de organisatie van Roverway 2016 plaatsvinden in Frankrijk, dan zijn de extra kosten die daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld een eerdere retourreis, voor rekening van de IST er. 15. Ontwerp- en eigendomsrecht In verband met ontwerp- en eigendomsrechten mogen alle producten, activiteiten en programma's die ten diensten van het Nederlands contingent worden ontwikkeld niet zonder voorafgaande toestemming van de contingentsleiding worden gebruikt. 16. Communicatie Het officiële communicatiekanaal van het Nederlands contingent is de website www.roverway.scouting.nl. Hiernaast worden er ter ondersteuning diverse digitale communicatiekanalen ingezet. Informatie via deze ondersteunende kanalen vervangt nooit de informatie op de contingentwebsite. Via rechtstreekse e-mail worden nieuwsberichten, brieven en uitnodigingen verstuurd. Elke IST er is daarom verantwoordelijk voor het opnemen van zijn of haar e-mailadres in het administratiesysteem scoutsonline' (sol.scouting.nl). Het missen van informatie door het onjuist opgeven of het wijzigen van e-mailadres is de verantwoordelijkheid van de IST er zelf. 17. Verklaring omtrent gedrag: De IST er moet een Verklaring Omtrent Gedrag bij aanstelling kunnen overleggen conform het huishoudelijk reglement Scouting Nederland (te vinden op www.scouting.nl). 18. Declareren gemaakte onkosten De begroting laat het niet toe dat gemaakte onkosten zoals reiskosten en maaltijden kunnen worden gedeclareerd. Wel kunnen deze onkosten als gift worden opgevoerd bij de aangifte inkomstenbelasting over het jaar waarin je de onkosten gemaakt hebt. Eventuele andere kosten kunnen alleen worden gedeclareerd na toestemming van de contingentsleiding. Tot slot Het handelen in strijd met deze IST-voorwaarden kan tot uitsluiting van deelname aan Roverway 2016 leiden. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de contingentsleiding. Vastgesteld 21 april 2015 Contingentstaf Roverway 2016 5