Artikel 1: Definities Huishoudelijk reglement Cliëntenraad Erasmus MC. In dit reglement wordt verstaan onder: Erasmus MC: Erasmus Medisch Centrum te Rotterdam Cliëntenraad: Cliëntenraad van het Erasmus MC WMCZ: Wet medezeggenschap zorginstellingen RvB: Raad van Bestuur van het Erasmus MC Vergoedingsregeling: NFU regeling vergoedingen en vacatiegelden cliëntenraden umc s Artikel 2: Doelstelling cliëntenraad De cliëntenraad oefent de functie uit als bedoeld in artikel 2 van de WMCZ en heeft daarmee tot doel: 1. Het binnen het kader van de doelstellingen van het Erasmus MC behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van het Erasmus MC, in het bijzonder het leveren van een bijdrage aan de bewaking en de bevordering van de kwaliteitsaspecten die een directe relevantie hebben voor de beleving en het welbevinden van de cliënten van het Erasmus MC; 2. Het op structurele wijze vorm geven, binnen het Erasmus MC-, van de medezeggenschap van cliënten met betrekking tot de onderwerpen zoals genoemd in artikel 3 van de WMCZ en, indien van toepassing, de toegekende bevoegdheden als bedoeld in artikel 6 van de WMCZ; 3. Het stimuleren van de betrokkenheid van patiënten bij het beleid. Artikel 3: Samenstelling cliëntenraad 1. De cliëntenraad bestaat uit minimaal zeven tot maximaal negen leden, daaronder de voorzitter. 2. Tot lid van de cliëntenraad kunnen worden (her)benoemd: patiënten, (wettelijke) vertegenwoordigers van patiënten, voormalig patiënten, vertegenwoordigers van patiëntenverenigingen, familie van (voormalig) patiënten, en personen met (bestuurlijke) ervaring in en affiniteit met de gezondheidszorg, in zodanige samenstelling dat de cliëntenraad in zijn geheel representatief geacht kan worden te zijn voor de cliënten van het Erasmus MC. 3. De leden en de voorzitter worden geworven via een openbare procedure en worden op voordracht van de cliëntenraad (her)benoemd en ontslagen door de RvB van het Erasmus MC. 4. De leden en de voorzitter hebben zitting in de cliëntenraad op persoonlijke titel en zonder last of ruggespraak. 5. De leden en de voorzitter van de cliëntenraad worden benoemd voor een periode van vier jaar. 6. Na de periode van vier jaar wordt het lidmaatschap geëvalueerd. Op basis daarvan kan het lidmaatschap éénmalig met maximaal vier jaar worden verlengd. 7. De cliëntenraad kiest uit zijn midden een vice-voorzitter. 8. De cliëntenraad stelt een rooster van aftreden op. Ter wille van de continuïteit kan bij de instelling van de cliëntenraad worden overeengekomen dat na de eerste periode voor een aantal leden van de duur van de volgende zittingsperiode wordt afgeweken. Vanaf dat moment geldt voor die plaatsen opnieuw de gebruikelijke termijn van vier jaar. 1
Artikel 4 : Werving en selectie. 1. Het Erasmus MC ontwikkelt een competentieprofiel van de leden van de cliëntenraad, passend bij het strategisch profiel van het Erasmus MC. Tenminste wordt van de leden verwacht dat zij: a. het patiënten perspectief kunnen vertegenwoordigen; b. betrokken zijn bij de door het Erasmus MC geleverde zorg, doordat zij bijvoorbeeld zelf patiënt zijn; c. in staat zijn de problematiek ten aanzien van het eigen ziektebeeld te overstijgen, c.q. los te komen van de eigen ziekte; d. in staat zijn op overstijgend en bestuurlijk niveau te denken en te handelen; e. de voorafgaande twee jaar niet in dienst zijn geweest van het Erasmus MC. 2. Diversiteit op geleide van de patiëntenpopulatie van het Erasmus MC wordt nagestreefd. Artikel 5 : Einde van het lidmaatschap. 1. Het lidmaatschap van de cliëntenraad eindigt : - door het verstrijken van de zittingstermijn volgens het rooster van aftreden; - door het overlijden van betrokkene; - door onder curatele stelling van betrokkene; - door indiensttreding van betrokkene als medewerker van het Erasmus MC; - door opzegging van het lidmaatschap door betrokkene; - door intrekking van de benoeming door de RvB omdat voortzetting van het lidmaatschap in redelijkheid niet gevraagd kan worden. Indien de RvB voornemens is de benoeming van een lid van de cliëntenraad in te trekken, wordt hierover advies gevraagd aan de cliëntenraad; - door intrekking van de benoeming door de RvB op verzoek van de voorzitter van de cliëntenraad, nadat hem gebleken is dat een meerderheid van de cliëntenraad het vertrouwen in het betreffende lid heeft opgezegd. 2. Wanneer een lid zonder kennisgeving drie maal achtereen de vergadering van de cliëntenraad niet heeft bijgewoond, kan de voorzitter dat lid uitnodigen voor een gesprek om zijn afwezigheid toe te lichten. Zo nodig kan de voortzetting van het lidmaatschap aan de orde worden gesteld. Artikel 6: Voorzitter 1. De cliëntenraad heeft een voorzitter die tot taak heeft het bijeenroepen en leiden van de vergaderingen en het optreden als woordvoerder van de cliëntenraad. 2. De voorzitter wordt geworven via een openbare procedure op basis van een competentieprofiel passend bij het strategisch profiel van het Erasmus MC. Van de voorzitter wordt tenminste verwacht dat zij/hij: bestuurlijke ervaring heeft, beschikt over verbindende leiderschapskwaliteiten, communicatief vaardig is, een teambuilder is en is staat is de competenties van de leden van de cliëntenraad zo goed mogelijk tot hun recht te laten komen. Kennis van en/of ervaring met de gezondheidszorg strekt tot aanbeveling. 3. Bij ontstentenis of afwezigheid van de voorzitter wordt de functie waargenomen door de vicevoorzitter. 4. De cliëntenraad wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door de voorzitter en/of de vicevoorzitter. 2
Artikel 7 : Werkwijze cliëntenraad. 1. Vergaderingen a. De cliëntenraad stelt aan het begin van ieder kalenderjaar een vergaderschema op met als uitgangspunt dat er ten minste zes maal per jaar wordt vergaderd; b. De cliëntenraad komt voorts bijeen wanneer de voorzitter dit nodig acht en/of wanneer ten minste een derde van de leden een schriftelijk en gemotiveerd verzoek hiertoe bij de secretaris hebben ingediend. De vergadering vindt plaats binnen twee weken na de datum van binnenkomst van dat verzoek. 2. Alle leden van de cliëntenraad ontvangen de vergaderstukken. 3. Indien vooraf bekend is dat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden van de cliëntenraad verhinderd is, kan de voorzitter besluiten de vergadering af te gelasten en met inachtneming van artikel 7.1 sub b een extra vergadering uit te schrijven. 4. Ieder lid van de cliëntenraad heeft stemrecht. Een stem kan ook worden uitgebracht op grond van een schriftelijke volmacht verstrekt door een medelid aan een ter vergadering aanwezig lid. 5. Wijze van stemmen: a. Over personen wordt schriftelijk gestemd. Daarvan kan worden afgeweken als tijdens de vergadering wordt vastgesteld dat er sprake is van unanimiteit; b. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de cliëntenraad besluit dat schriftelijk gestemd zal worden; c. Blanco stemmen zijn ongeldig. d. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen e. De cliëntenraad kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle leden daarmee instemmen. In dat geval dienen de leden in staat worden gesteld om schriftelijk of op leesbare en reproduceerbare wijze langs elektronische weg hun mening over het voorstel te geven. Voor een dergelijk besluit is unanimiteit vereist. Aan de hand van de ingekomen antwoorden wordt er door de ambtelijk secretaris een verslag opgemaakt, waaruit tevens blijkt dat alle leden met het voorstel hebben ingestemd. Dit verslag wordt na medeondertekening door de voorzitter bij de notulen van de daaropvolgende vergadering gevoegd. 6. Wanneer bij de stemming over personen geen van de kandidaten bij de eerste stemming een gewone meerderheid behaalt, vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Bij deze herstemming is degene gekozen die dan de meeste stemmen op zich verenigd heeft. Indien de stemmen staken, beslist het lot. 7. Ter voorbereiding van door de cliëntenraad te behandelen onderwerpen kan deze besluiten om deskundigen en belanghebbenden, waaronder patiëntenorganisaties, ter vergadering uit te nodigen dan wel voor overleg met enige leden van de cliëntenraad die in het bijzonder met de voorbereiding van een specifiek onderwerp zijn belast. 8. De cliëntenraad oefent als duidelijk aanwezige gesprekspartner medezeggenschap namens de cliënten uit op bestuurlijk niveau binnen het Erasmus MC en spreekt daartoe minstens driemaal per jaar met de RvB van het Erasmus MC. 9. De leden van de cliëntenraad zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen uit hoofde van hun functie ter kennis komt, voor zover die geheimhouding uit de aard der zaak volgt of hen uitdrukkelijk is verzocht. Het einde van het lidmaatschap heft deze geheimhoudingsplicht niet op. 10. De cliëntenraad treedt naar buiten in samenspraak met en nadat de RvB-Erasmus MC hiervan in kennis is gesteld. 3
Artikel 8: Taken, bevoegdheden en informatievoorziening in verband met adviesfunctie. 1. De cliëntenraad adviseert de RvB van het Erasmus MC over de in artikel 2, tweede lid, genoemde onderwerpen. 2. Verzoeken van het Erasmus MC om advisering worden uitgebracht door of namens de RvB en zijn gericht aan de voorzitter van de cliëntenraad. 3. Indien nodig kan de voorzitter de RvB verzoeken om schriftelijke toelichting of nadere informatie alvorens de aanvraag wordt doorgestuurd aan de leden van de cliëntenraad en in behandeling wordt genomen. 4. Individuele adviesaanvragen vanuit de afdelingen van het Erasmus MC kunnen door de RvB aan de cliëntenraad worden voorgelegd. 5. De cliëntenraad geeft gevraagd en ongevraagd advies en doet voorstellen aan de RvB van het Erasmus MC over alle aangelegenheden betreffende de zorg vanuit het Erasmus MC geboden. 6. De cliëntenraad bevordert participatie van patiënten in het Erasmus MC. Daartoe bewaart de cliëntenraad het overzicht op de vormgeving en realisatie van patiënten participatie en adviseert het de RvB over de gewenste vormgeving ervan. 7. Het Erasmus MC verstrekt de cliëntenraad tijdig -en desgevraagd schriftelijk- alle inlichtingen en gegevens die deze voor de vervulling van haar taak redelijkerwijs nodig heeft. Leden van de cliëntenraad gaan vertrouwelijk om met de ontvangen informatie vanuit het Erasmus MC. Deze informatie is bedoeld voor interne beraadslagingen binnen de cliëntenraad. 8. Het Erasmus MC doet van een besluit inzake een onderwerp, waarover de cliëntenraad schriftelijk advies heeft uitgebracht, schriftelijk, en voor zover van het advies wordt afgeweken, onder opgave van redenen, mededeling aan de cliëntenraad. Artikel 9 : Jaarplan en jaarverslag. 1. De cliëntenraad stelt jaarlijks, uiterlijk twee maanden na het begin van het nieuwe jaar, een jaarplan op. 2. De cliëntenraad stelt jaarlijks, binnen vijf maanden na afloop van het kalenderjaar, een verslag vast van zijn werkzaamheden in het afgelopen jaar. 3. Het vastgestelde jaarplan en het jaarverslag wordt aan de RvB gezonden. Artikel 10: Ambtelijk secretariaat 1. Het Erasmus MC stelt de benodigde ambtelijke ondersteuning ter beschikking om de cliëntenraad in staat te stellen haar werk op adequate wijze te kunnen verrichten. 2. De ondersteuning bestaat uit een ambtelijk secretaris, evenals menskracht voor verzending van vergaderstukken, de organisatie van vergaderingen en de overige benodigde ondersteuning. 3. De ambtelijk secretaris treedt op als tussenpersoon tussen de RvB van het Erasmus MC en de cliëntenraad. 4. De ambtelijk secretaris van de cliëntenraad maakt van iedere vergadering van de raad een verslag dat in de eerstvolgende vergadering ter vaststelling aan de raad wordt voorgelegd. 5. Het ambtelijk secretariaat is gehuisvest bij het Erasmus MC. 4
Artikel 11 : Vergoedingen. - De voorzitter en de leden van cliëntenraad ontvangen voor hun activiteiten een vaste vergoeding per jaar, alsmede, - een vergoeding van de gemaakte reiskosten, beide volgens de vergoedingsregeling; - voor de vorming, scholing en deskundigheidsbevordering van de leden van de cliëntenraad kan de RvB, in overleg met de cliëntenraad, een budget vaststellen. Artikel 12: Wijziging van het reglement. 1. Dit reglement kan worden gewijzigd bij meerderheid van stemmen van twee/derde van de leden van de cliëntenraad en na instemming door de RvB. 2. Indien de onder 1. genoemde meerderheid niet wordt gehaald, zal binnen een maand een nieuwe vergadering worden uitgeschreven. Tijdens die vergadering kan over een reglementswijziging met een gewone meerderheid een besluit worden genomen. 3. Artikel 7, vierde lid, vijfde lid, eerste volzin, zesde lid en zevende lid onder b en c, van dit reglement zijn daarbij van overeenkomstige toepassing. Artikel 13 : Slotbepaling. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de cliëntenraad in overleg met de RvB. Artikel 14: Inwerkingtreding Het reglement treedt in werking op 1 november 2015 Vastgesteld in de vergadering van de cliëntenraad van 28 september 2015 Goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 12 oktober 2015 5