Externe Audit Algemene vergadering VVSG Eddy Guilliams, Steven Van Roosbroek en Veerle Vanderlinden 12 juni 2014
Agenda 1. Audit Vlaanderen 2. Interne controle/organisatiebeheersing 3. Audits 4. Sensibiliseren en ondersteunen organisatiebeheersing 2
1. AUDIT VLAANDEREN 1. AUDIT VLAANDEREN 1. AUDIT VLAANDEREN 3
Wat is een audit? Onafhankelijke Objectieve Systematische Evaluatie (van systeem van interne controle) Waarover gerapporteerd wordt 4
Audit Vlaanderen Audit Vlaanderen heeft als missie een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's, om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie. 5
Onafhankelijke partner Aansturing door 2 auditcomités Beheersovereenkomst Evaluatie leidend ambtenaar 6
Partner van de lokale besturen de gemeenten; de autonome gemeentebedrijven; de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; de OCMW-verenigingen titel VIII, hoofdstuk I, van het OCMW-decreet, met uitzondering van de ziekenhuisverenigingen; de provincies; de autonome provinciebedrijven; de Vlaamse overheid (departementen, IVA s en EVA s rp) Ongeveer 900 entiteiten 7
Audit Vlaanderen in opbouw Aantal auditoren Auditoren vroegere IAVA 18 Projectmedewerkers voorbereiding externe audit LB 2 Auditoren aangeworven voor LB sinds 2014 7 Lopende werving 12 Totaal aantal auditoren eind 2014 39 8
Partner? Audits uitvoeren SD1 Sensibiliseren, adviseren en ondersteunen bij uitbouw systeem organisatiebeheersing samen met partners SD2 Samenwerken met interne audits en single auditconcept (verder) ontwikkelen en implementeren SD3 9
2. INTERNE CONTROLE/ORGANSATIEBEHEERSING 10
Interne controle (art. 99 Gemeentedecreet - art. 98 OCMW-decreet) De gemeenten/ocmw s staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1 het bereiken van de doelstellingen; 2 het naleven van wetgeving en procedures; 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4 het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5 de bescherming van activa; 6 het voorkomen van fraude. 11
Interne controle of organisatiebeheersing Interne controle to control beheersen Organisatiebeheersing = beter woord voor interne controle Interne controle of organisatiebeheersing op verschillende niveaus Proces Dienst Organisatie 12
Interne controle (art. 100 en 101 Gemeentedecreet - art. 99 en 100 OCMW-decreet) Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeente/ocmw-secretaris, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad/ocmw-raad. Onverminderd de opdrachten inzake interne controle die krachtens dit decreet of door de gemeenteraad/ocmw-raad aan andere organen of personeelsleden worden opgedragen, staat de gemeente/ocmw-secretaris in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan (het college van burgemeester en schepenen en) aan de gemeenteraad/ocmw-raad. 13
Kader en rapportering Algemeen kader om te werken aan organisatiebeheersing Bijvoorbeeld : leidraad organisatiebeheersing, kwaliteitsmodel VVSG, CAF, Jaarlijkse rapportage aan (college en) gemeenteraad/ocmw-raad 14
Verantwoordelijkheden Secretaris is verantwoordelijk voor organisatiebeheersing, in overleg met het managementteam. Raad keurt het kader om te werken aan organisatiebeheersing goed. (College en) Raad volgen de jaarlijkse rapportering over organisatiebeheersing op. 15
Opdracht Audit Vlaanderen (art. 265 Gemeente/OCMW-decreet) In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf/ OCMW en vereniging zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, 1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken. Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen. 16
Audit Vlaanderen en interne controle/organisatiebeheersing Audit : evalueren van Objectieven van IC/OB doet men de juiste dingen? doet men de dingen juist? Audit procesniveau Organisatiebeheersing bereiken doelstellingen naleving van wetten en reglementen tijdige en betrouwbare financiële en beheersrapportering efficiëntie van taakuitvoering bescherming activa voorkomen van fraude 17
En in de praktijk? In wie zijn/haar bestuur is er een goedgekeurd kader om te werken aan interne controle? In wie zijn/haar bestuur is er een jaarlijkse rapportage over interne controle? 18
Uw mening over interne controle/organisatiebeheersing 1. De secretaris moet zijn verantwoordelijkheid hierover opnemen. De politieke mandatarissen hebben hier geen actieve rol in. 2. De politiek verantwoordelijke hebben er alle belang bij dat de interne organisatie goed functioneert om hun beleid te verwezenlijken. Ze kunnen het dus beter actief opvolgen. 3. We werken al jaren goed zonder extra op interne controle in te zetten, het maakt dus niet zo uit of we hier op inzetten. 4... 19
3. AUDITS 20
Enkele cijfers Testaudit of begeleide zelfevaluatie Audit gepland, lopend of uitgevoerd Gemeenten OCMW Samenwerking Totaal 4 3 2 9 6 8 1 (AGB) 15 Totaal 10 11 3 24 21
Even opfrissen AUDIT = Onafhankelijke Objectieve Systematische Evaluatie (van systeem van interne controle) Waarover gerapporteerd wordt 22
Een audit in de praktijk Bedoeling is NIET: individuele medewerkers controleren het gevoerde beleid te evalueren Bedoeling is WEL: Evalueren van systeem van interne controle of werking van de organisatie op allerlei vlakken onderzoeken: financiën, personeel, communicatie, ICT, organisatiestructuur, 23
Verloop van een audit: voorbereiding & terreinwerk Uitnodiging bestuur, voorstudie, documenten opvragen, etc. Terreinwerk openingsmeeting gesprekken documentenanalyse evt. (dossier)testen slotgesprek met secretaris: laatste vragen en eerste terugkoppeling 24
Verloop van een audit: rapportering Ontwerprapport aan secretaris Exitmeeting Bestuur stelt managementreactie en actieplan bij aanbevelingen op Finaal rapport aan secretaris, burgemeester, voorzitter raad en auditcomité Bevraging klantentevredenheid 25
Auditrapport Bestuurlijke boodschap Synthese van de vaststellingen Managementreactie Aanbevelingen 26
Opvolging aanbevelingen Beperkte capaciteit Audit Vlaanderen => steekproefsgewijs Grote verantwoordelijkheid bestuur zelf Rol van (college) en Raad => opvolging aanbevelingen kaderen in jaarlijkse rapportage organisatiebeheersing 27
Welke types audits doen we? Organisatie-audits Thema-audits Forensische audits 28
Organisatie-audits 29
Traject leidraad Leidraad Vlaamse overheid Ontwerp leidraad lokale besturen (15/7/2013) Leidraad lokale besturen 30
Leidraad interne controle/organisatiebeheersing 31
Functies leidraad Referentiekader voor organisatie-audits Kader om te werken aan interne controle / organisatiebeheersing => ZELFEVALUATIE Basis voor thema-audits 32
Thema-audits 2014: inkomende financiële stromen In 2014 voorbereiding voor interbestuurlijke audits 33
34
Forensische audits 35
Hoe start een forensische audit? Melding Duidelijke procedure Betrouwbare melding? Noodzaak? Hoogdringendheid? 36
5. SENSIBILISEREN EN ONDERSTEUNEN ORGANISATIEBEHEERSING 4. SENSIBILISEREN EN ONDERSTEUNEN ORGANISATIEBEHEERSING 37
Ondersteuning bij organisatiebeheersing Aanzetten tot zelfevaluatie op organisatieniveau ( met leidraad, CAF, VVSG-model, ) Stappenplan zelfevaluatie (samen met VVSG) Werkinstrumenten beschikbaar stellen Samen met VVSG en Bestuursscholen: Opleidingen Trajecten zelfevaluatie Opleiding voor consultants 38
Wat doet Audit Vlaanderen niet? We geven geen ondersteuning bij het implementeren van de aanbevelingen. We doen geen controle van de jaarrekening. We doen geen audits op vraag van: besturen (zoals bijvoorbeeld Audio en consultants), raadsleden, burgers, 39
Single audit Principe van single audit Voordelen van interne audit Flexibel Op vraag Specifiek risicogericht Meer budget Vaker audits 40
Single audit Interne audit ABB Rekenhof Bedrijfsrevisoren Sectorale administraties Archiefdecreet POD MI ISO 9001 41
Voorlopige lessen uit de audits 1. Yes we can 2. Werken aan interne controle 3. Leidraad als kader 4. Hanteren BBC 5. Informeel karakter 42
Voorlopige lessen uit de audits 6. Maturiteit 7. Kloof verwachtingen regelgeving - realiteit 8. Ad hoc 9. Integratie gemeente - OCMW 10. Externen als noodoplossing 43
Meerwaarde Audit Vlaanderen Betere interne werking Audits met aanbevelingen Publicaties, instrumenten, enz. Zicht op de organisatie Naar management en raad Signaalfunctie Globale rapportering Interbestuurlijke audits 44
Meerwaarde Audit Vlaanderen Implementeren van risicobeheersing om lokale besturen te laten groeien tot effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisaties. 45
Vragen/bedenkingen/ Bedankt! www.auditvlaanderen.be 46