Gebruikersreglement e-loket landbouw Artikel 1. - Definities Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: a) De bevoegde instantie: de entiteit bevoegd voor het beheer van de landbouwproductie; b) E-loket: elektronisch loket waar persoonlijke gegevens, beheerd door de bevoegde instantie, beschikbaar gemaakt worden aan de gebruikers en waar aanvragen elektronisch ingevuld en ingediend kunnen worden door gebruikers; c) Elektronische identiteitskaart: de elektronische identiteitskaart bedoeld in de artikelen 6 en volgende van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, waarop de identiteits- en de handtekeningscertificaten zijn geactiveerd; d) Gebruiker: iedere fysieke persoon die toegang heeft tot het e-loket; e) Mandaat: de overeenkomst tussen de volmachtgever en de volmachthouder waarbij de volmachtgever de volmachthouder machtigt om in zijn naam en voor zijn rekening de in het mandaat aangeduide verrichtingen op het e-loket uit te voeren; f) Organisatie: de onderneming die als volmachthouder aangeduid wordt door een volmachtgever. Een organisatie moet geregistreerd zijn in de Kruispuntbank Ondernemingen en moet verplicht een lokale beheerder en back-up van de lokale beheerder aanduiden; g) Partner: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die geregistreerd staat in de databank van de bevoegde instantie en gekenmerkt is door een identificatienummer van de bevoegde instantie; h) Volmachtgever: de landbouwonderneming die een mandaat verleent aan een volmachthouder; i) Volmachthouder: de natuurlijke persoon of organisatie die van de volmachtgever een mandaat heeft gekregen; j) Lokale beheerder: de fysieke persoon die een organisatie vertegenwoordigt. Hij wijst de werknemers aan, aan wie taken gedelegeerd kunnen worden; k) Back-up van de lokale beheerder: de fysieke persoon die in geval van nood, de aangeduide lokale beheerder vervangt om de continuïteit van een organisatie in het mandatensysteem te garanderen. Artikel 2. - Toepassingsgebied Dit gebruikersreglement regelt de toegang tot en het gebruik van het e-loket landbouw van de bevoegde instantie. Artikel 3. - Toegang tot en gebruik van het e-loket Een gebruiker heeft toegang tot het e-loket van zodra hij de toestemming hiertoe verkrijgt van de bevoegde instantie en zijn rijksregisternummer aldaar is geregistreerd. Bovendien moet hij beschikken over een elektronische identiteitskaart, een kaartlezer en over de nodige infrastructuur om zich op het internet te begeven. De gebruiker verklaart zich akkoord met het gebruikersreglement en verbindt zich tot naleving ervan. Artikel 4. - Conflicten en wijzigingen In geval er zich conflicten voordoen tussen verrichtingen uitgevoerd via het e-loket en verrichtingen die plaatsvinden door indiening van papieren formulieren, wordt voorrang gegeven aan de verrichting die eerst geregistreerd werd bij de bevoegde instantie. De tweede verrichting kan geenszins beschouwd worden als wijziging van de eerste. Wanneer beide verrichtingen op dezelfde datum werden geregistreerd, wordt voorrang gegeven aan de verrichtingen uitgevoerd via het e-loket. De gebruiker mag zijn verrichting slechts als geregistreerd Gebruikersreglement e-loket landbouw - versie 5.1 20 oktober 2006 1
beschouwen wanneer hij via het e-loket de ontvangstmelding krijgt dat zijn aangifte succesvol is verstuurd. Indien een gebruiker een verrichting uitvoert via het e-loket en hij wenst ná elektronische indiening nog iets te wijzigen aan deze verrichting, dan kan hij zijn eerst gestelde verrichting niet meer teniet doen. De gebruiker neemt in deze gevallen best contact op met de bevoegde instantie, tenzij er een procedure bestaat om wijzigingen via het e-loket door te geven. Artikel 5. - Mandaat Algemene bepalingen Elke gebruiker die zijn verrichtingen op het e-loket niet zelf wenst uit te voeren kan dit overlaten aan een derde via een mandaat. Een volmachtgever moet steeds als partner gekend zijn in de identificatiedatabank van de bevoegde instantie. Hij kan enkel een mandaat geven indien hij toestemt om zijn persoonlijke gegevens over het internet zichtbaar te maken aan de volmachthouder. Indien de volmachtgever een mandaat heeft gegeven blijft hij volledig verantwoordelijk voor de onder het mandaat vallende rechtshandelingen. Dit houdt onder meer de verantwoordelijkheid in voor het correct invullen van formulieren en voor de indiening van formulieren binnen de voorziene termijn. Een mandaat wordt steeds toegekend voor onbepaalde duur, tenzij anders aangegeven op het standaardformulier. Indien een volmachthouder werd aangesteld en deze laatste meldt zich gedurende drie opeenvolgende campagnejaren niet aan op het e-loket, dan wordt het mandaat ambtshalve stopgezet. Door het verlenen van een mandaat verliest de volmachtgever noch het recht, noch de mogelijkheid zelf de nodige verrichtingen te stellen via het e-loket of via de klassieke papieren formulieren. De bevoegde instantie kan echter nooit aansprakelijk gesteld worden voor eventueel nadelige gevolgen die uit dergelijke verrichtingen voor de volmachtgever of de volmachthouder zouden voortvloeien. In geval er zich conflicten voordoen tussen verrichtingen uitgevoerd door de volmachtgever en de volmachthouder, wordt voorrang gegeven aan de verrichting die eerst geregistreerd werd bij de bevoegde instantie. Nadat de volmachtgever een volmachthouder heeft aangeduid kan hij geen tweede mandaat verlenen voor dezelfde verrichting of groep van verrichtingen totdat het eerste geldig werd beëindigd. Enkel voor het consulteren van gegevens kunnen tegelijkertijd verschillende volmachthouders aangeduid worden. Een volmachthouder kan een mandaat krijgen van verschillende volmachtgevers. Het mandaat kan door de volmachthouder niet overgedragen worden aan derden. Voor zover bepaalde aspecten van het mandaat niet geregeld worden in dit gebruikersreglement zijn de regels van het Burgerlijk wetboek onverkort van toepassing. Verlenen van een mandaat Een mandaat wordt verleend door middel van standaardformulieren die de bevoegde instantie ter beschikking stelt of die downloadbaar zijn van de pagina Formulieren op www.landbouwvlaanderen.be. Op het standaardformulier duidt de volmachtgever de volmachthouder aan voor het uitvoeren van één of een groep van verrichtingen via het e-loket. Gebruikersreglement e-loket landbouw - versie 5.1 20 oktober 2006 2
De volmachtgever voor een éénmanszaak is de bedrijfsleider en voor een groepering (feitelijke associatie of maatschap) alle leden. Deze personen moeten dan ook allen het mandaat handtekenen. In geval de volmachtgever een rechtspersoon is, moeten enkel de in de statuten of de in de wet aangeduide vertegenwoordiger(s) (vb. beherende vennoten, bestuurders, zaakvoerder, enzovoort) het mandaat handtekenen. Een volmachthouder aanvaardt het mandaat door zijn handtekening te plaatsen op het standaardformulier. Indien het om een rechtspersoon gaat, moet dit ook gebeuren door de in de statuten of in de wet aangewezen vertegenwoordiger(s). Indien de volmachthouder een organisatie is, kan de bevoegde instantie er voor kiezen een lijst samen te stellen met alle volmachtgevers die de organisatie als volmachthouder hebben aangeduid voor een welbepaalde verrichting. Ter acceptatie van het mandaat moet de lokale beheerder van de organisatie de lijst ondertekenen. Ter bevestiging van de registratie van het mandaat, stelt de bevoegde instantie zowel volmachthouder als volmachtgever in kennis van de registratie. Indien het mandaat op een andere wijze dan via een standaardformulier is verleend, moet toch nog een mandaat via de hierboven bedoelde standaardformulieren worden verleend. De bevoegde instantie moet dan ook geen rekening houden met mandaten die op een andere wijze dan via een standaardformulier zijn verleend. De handtekeningen van de volmachtgever en de volmachthouder blijven noodzakelijk indien reeds gedekt door een andere overeenkomst. Einde van een mandaat Mandaten kunnen worden herroepen of opgezegd mits naleving van de volgende procedure: De volmachtgever kan op elk moment het mandaat herroepen. Hij brengt hiertoe de volmachthouder en de bevoegde instantie op de hoogte van het feit dat hij dit mandaat herroept via een standaardformulier dat de bevoegde instantie ter beschikking stelt of dat downloadbaar is van de pagina Formulieren op www.landbouwvlaanderen.be. De volmachthouder verbindt er zich toe op het e-loket geen acties meer te ondernemen nadat hij op de hoogte is gesteld van de herroeping door de volmachtgever. Met de herroeping van het mandaat bestaat de mogelijkheid om een nieuwe volmachthouder aan te duiden. De volmachthouder kan zijn mandaat opzeggen. Hij brengt daartoe de volmachtgever en de bevoegde instantie op de hoogte van het feit dat hij dit mandaat opzegt via een standaardformulier dat de bevoegde instantie ter beschikking stelt of dat downloadbaar is van de pagina Formulieren op www.landbouwvlaanderen.be. Volmachtgever en volmachthouder moeten er zich van bewust zijn dat er enige dagen verwerkingstijd kunnen verstrijken tussen de ontvangst door de bevoegde instantie van de kennisgeving van de herroeping of de opzegging en de effectieve informaticatechnische aanpassing in de informatiesystemen van de bevoegde instantie. De bevoegde instantie verbindt er zich toe de uitoefening van de herroepen of opgezegde mandaten technisch onmogelijk te maken en dit zo spoedig mogelijk na de ontvangst van de kennisgevingen. De bevoegde instantie zal aan beide partijen meedelen wanneer deze aanpassing doorgevoerd werd. Indien de volmachtgever een groepering (feitelijk associatie, maatschap) is, kan een mandaat pas herroepen worden met akkoord van alle leden. Een mandaat waarbij de volmachtgever een rechtspersoon is, kan pas herroepen worden door de in de statuten of in de wet aangeduide vertegenwoordiger(s). Gebruikersreglement e-loket landbouw - versie 5.1 20 oktober 2006 3
Indien de volmachthouder een rechtspersoon is, is een opzegging slechts geldig wanneer de standaardformulieren om het mandaat op te zeggen ondertekend worden door de in de statuten of in de wet aangeduide vertegenwoordiger(s). Indien op het moment van de herroeping of opzegging de elektronische verrichting reeds werd uitgevoerd, dan kan deze niet meer elektronisch worden gewijzigd. Als de volmachtgever nog wijzigingen wenst aan te brengen aan zijn aanvraag, dan neemt hij contact op met de bevoegde instantie. Indien een volmachtgever zijn activiteiten stopzet of overlaat, zal het mandaat na één jaar automatisch worden stopgezet door de bevoegde instantie, tenzij dit reeds eerder herroepen of opgezegd is. In overeenstemming met artikel 2003 uit het Burgerlijk Wetboek wordt ingeval van overlijden, onbekwaamverklaring, faillissement of kennelijk onvermogen, hetzij van de volmachtgever hetzij van de volmachthouder, van rechtswege een einde gesteld aan het mandaat. Beide partijen verbinden er zich toe de bevoegde instantie zo snel mogelijk op de hoogte te brengen indien zij kennis hebben van dergelijke feiten. Artikel 6. - Lokale beheerder en back-up van de lokale beheerder Elke organisatie die als volmachthouder toegang wil hebben en gebruik wil maken van het e-loket moet één en slechts één lokale beheerder aanduiden, die vervolgens de taken kan delegeren aan de medewerkers van de organisatie. Wanneer een organisatie met een lokale beheerder werkt, moet een back-up voor deze lokale beheerder aangesteld worden om de continuïteit te garanderen. Van zodra de back-up lokale beheerder genoodzaakt is zijn taak op te nemen, moet tegelijkertijd een nieuwe back-up aangesteld worden. De lokale beheerder bezorgt de bevoegde instantie een lijst (waarvan de vorm bepaald wordt door de bevoegde instantie) met alle gebruikers binnen de organisatie en waarop de back-up van de lokale beheerder is vermeld. Deze lijst is te verkrijgen bij de bevoegde instantie of is downloadbaar van de pagina Formulieren op www.landbouwvlaanderen.be. De lokale beheerder moet elke wijziging in de lijst met gebruikers of aangaande de aanstelling van de back-up van de lokale beheerder binnen de 5 werkdagen meedelen aan de bevoegde instantie door middel van een geüpdate lijst. Zowel de lokale beheerder als de back-up van de lokale beheerder moeten een door de bevoegde instantie opgestelde verklaring op eer (waarvan de vorm bepaald wordt door de bevoegde instantie) ondertekenen. Deze verklaring is te verkrijgen bij de bevoegde instantie of is downloadbaar van de pagina Formulieren op www.landbouwvlaanderen.be. Indien een gebruiker binnen een organisatie dit gebruikersreglement niet respecteert, kan hem de toegang tot het e-loket ontzegd worden, zowel door de lokale beheerder, de back-up van de lokale beheerder, de organisatie als door de bevoegde instantie. Artikel 7. - Privacy De geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt via het e-loket, is in overeenstemming met de beschikkingen over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, opgenomen in de wet van 8 december 1992, alsook in de Richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Gebruikersreglement e-loket landbouw - versie 5.1 20 oktober 2006 4
Artikel 8. - Juridische waarde van de verrichtingen gesteld via het e-loket Het authenticeringscertificaat op de elektronische identiteitskaart wordt gebruikt voor de authenticatie en voor het plaatsen van een elektronische handtekening, bedoeld in artikel 1322, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek. De gebruikers zijn er zich van bewust en gaan ermee akkoord dat aan deze handtekening dezelfde juridische waarde wordt toegekend als aan een handgeschreven handtekening. De gebruikers erkennen dan ook uitdrukkelijk dat alle berichten en gegevens die worden verstuurd via het e-loket en die voorzien zijn van voornoemde elektronische handtekening dezelfde wettelijke bewijskracht hebben als een onderhandse akte in de zin van het Burgerlijk Wetboek. De gebruikers erkennen bovendien uitdrukkelijk dat berichten en gegevens die door de bevoegde instantie op een duurzame en niet te wijzigen manier worden opgeslagen, wettelijke bewijskracht hebben als een onderhandse akte in de zin van het Burgerlijk Wetboek, tot bewijs van het tegendeel. Artikel 9. - Onderbreking van de dienstverlening De gebruiker heeft toegang tot het e-loket, zonder dat evenwel gewaarborgd wordt dat de toegang tot het e-loket te allen tijde is verzekerd, vrij is van fouten of van technische storingen. De toegang tot het e-loket en tot de diensten die via het systeem worden geleverd, kunnen ten allen tijde geheel of gedeeltelijk worden afgesloten (o.m. voor onderhoudsdoeleinden). Waar redelijkerwijze mogelijk zal de gebruiker van dergelijke onderbreking op voorhand op de hoogte worden gebracht. De bevoegde instantie is in geen geval verantwoordelijk voor de gevolgen van een dergelijke onderbreking. Artikel 10. - Intellectuele eigendomsrechten De gebruiker erkent en aanvaardt dat het e-loket en de software die in verband met het e-loket zijn ontwikkeld, beschermd worden door intellectuele eigendomsrechten (auteursrecht, merkenrecht, octrooirecht, enz.), waarvan de aanbieders van het e-loket (of haar licentieverstrekkers) de houder(s) zijn. Behoudens uitdrukkelijke toestemming is het de gebruiker niet toegelaten om op welke wijze dan ook het e-loket geheel of gedeeltelijk te kopiëren (op welke manier of op welke drager dan ook), aan te passen, te vertalen, te verkopen, te verhuren, uit te lenen, mede te delen aan het publiek, noch afgeleide werken van voormelde elementen te creëren. Artikel 11. - Recht om het e-loket aan te passen De bevoegde instantie behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan de informatie, het design en de dienstverlening die op het e-loket landbouw worden aangeboden. Ze kan dit doen zonder dat ze voor eventuele gevolgen verantwoordelijk kan gesteld worden. Ze zal alle inspanningen leveren om op voorhand de wijzigingen mee te delen. Artikel 12. - Recht om het gebruikersreglement van het e-loket aan te passen De bevoegde instantie behoudt zich het recht voor om dit gebruikersreglement aan te passen (elementen toevoegen, corrigeren of wijzigen). Wanneer de gebruiker of volmachthouder na de aankondiging van deze aanpassingen verder gebruik maakt van het e-loket betekent dit dat hij deze aanpassingen aanvaardt. De volmachthouder brengt de volmachtgever op de hoogte van de wijzigingen. Artikel 13. - Correctheid van de informatie De bevoegde instantie levert grote inspanningen opdat de ter beschikking gestelde informatie en gegevens volledig, juist, nauwkeurig en bijgewerkt zouden zijn. Ondanks deze inspanningen kunnen zich toch onjuistheden voordoen in de ter beschikking gestelde informatie. Indien de via het e-loket Gebruikersreglement e-loket landbouw - versie 5.1 20 oktober 2006 5
verstrekte informatie onjuistheden zou bevatten, zal de bevoegde instantie de grootst mogelijke inspanning leveren om dit zo snel mogelijk recht te zetten. De bevoegde instantie kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat uit het gebruik van het e-loket of van de op het e-loket ter beschikking gestelde informatie. Indien u onjuistheden zou vaststellen in de informatie of gegevens die via het e-loket ter beschikking worden gesteld, kan u de bevoegde instantie contacteren (eloket@landbouwvlaanderen.be). Artikel 14. - Verbintenissen van de gebruiker Met betrekking tot het gebruik van het e-loket, is elke gebruiker ertoe gehouden: 1. volledige, accurate, waarachtige en niet-misleidende informatie te verstrekken; 2. zich te onthouden van het manipuleren van de geleverde informatie, op welke wijze dan ook of met gebruik van eender welke techniek; 3. via het e-loket geen gegevens, berichten of documenten te versturen op eender welke wijze, hetzij gegevens of documenten via het e-loket op te laden: a) waarbij de rechten (waaronder persoonlijkheidsrechten of intellectuele eigendomsrechten) van derden of de bevoegde instantie worden geschonden; b) waarvan de inhoud onwettig, schadeberokkenend, lasterlijk, gewelddadig, obsceen of onterend is of waarbij de privacy van derden wordt geschonden; c) waarvan het gebruik of het bezit door de gebruiker bij wet of bij overeenkomst verboden is; d) die virussen of instructies bevatten die schade kunnen toebrengen aan de aanbieders van het e- loket en/of de werking van het e-loket in het gedrang zouden kunnen brengen of verstoren. De gebruiker is bovendien verantwoordelijk voor de controle van de inhoud van de door hem via het e-loket verstuurde berichten en voor de opvolging daarvan naar aanleiding van berichten die door de aanbieders van het e-loket aan de gebruiker worden verstuurd, en die betrekking hebben op de (het) door de gebruiker verstuurde bericht(en). Artikel 15. - Toepasselijk recht Deze website en het e-loket is gevestigd in België en zal beheerd worden volgens de wetten van dit land. Door deze site te gebruiken, aanvaardt de gebruiker dat het gebruik van deze site en alle informatie op deze site onder de Belgische wetten vallen. Artikel 16. - Bevoegde rechtbank Als gebruiker aanvaardt u dat in geval van een geschil over uw gebruik van deze site of de informatie die er zich op bevindt, de Belgische rechtbanken bevoegd zijn. Gebruikersreglement e-loket landbouw - versie 5.1 20 oktober 2006 6