VLAAMS AGENTSCHAP VOOR INTERNATIONAAL ONDERNEMEN FLANDERS INVESTMENT & TRADE (FIT)

VLAAMS AGENTSCHAP VOOR INTERNATIONAAL ONDERNEMEN FLANDERS INVESTMENT & TRADE (FIT) EERSTE OPROEP VOOR STRUCTURELE FINANCIERING VAN PARTNERSCHAPPEN TUSSEN ONDERNEMERSORGANISATIES, GEMENGDE KAMERS VAN KOOPHANDEL EN SAMENWERKINGSVERBANDEN MET HET VLAAMSE AGENTSCHAP VOOR INTERNATIONAAL ONDERNEMEN (FIT) MET HET OOG OP DE VERDERE INTERNATIONALISERING VAN DE VLAAMSE ECONOMIE. (Cfr. BESLUIT VAN DE VLAAMSE REGERING 18/11/2016). Uiterste datum indiening kandidaturen: 16/01/2017 om 17.00 uur (CET). Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 2. Informatiesessies... 3 3. Algemene bepalingen en definities... 4 4. Welke organisaties komen in aanmerking?... 5 5. Welke organisaties zijn uitgesloten van steun?... 5 6. Hoe zich kandidaat stellen?... 6 A. Te bezorgen basisinformatie... 6 B. Afwijking... 6 C. Het aanvraagformulier... 6 7. Hoe worden de aanvragen beoordeeld?... 7 A. Fase 1 ontvangen van de aanvragen en de selectie... 7 B. Fase 2 - onderhandelingsronde... 7 C. Fase 3 advies aan de minister (beoordelingscriteria)... 7 D. Fase 4 - beslissing door de Minister... 8 8. De overeenkomst... 8 A. Basis... 8

Pagina 2 van 12 B. Evaluatie en aanpassing van de overeenkomst... 8 9. Accountmanagement... 8 10. De financiering... 9 A. Het financieringsbedrag en de duur van de financiering... 9 B. Uitbetaling van de financiering... 9 11. Timing voor het indienen van uw aanvraag... 10 12. Beroepsprocedure... 10 13. De algemene begroting... 10 14. Elektronische indiening van een aanvraag... 10 15. Bijkomende info?... 11 16. Sancties en terugvorderingen... 11 17. Schematische voorstelling van de procedure... 12

Pagina 3 van 12 1. Inleiding Op 18/11/2016 keurde de Vlaamse Regering het Besluit goed tot regeling van de structurele financiering van partnerschappen van ondernemersorganisaties, gemengde kamers van koophandel en samenwerkingsverbanden met het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen (FIT) met het oog op de verdere internationalisering van de Vlaamse economie (BVR van 18/11/2016). Dit besluit vervangt het Besluit van 10 februari 2006. De oproep richt zich tot ondernemersorganisaties, gemengde kamers van koophandel en samenwerkingsverbanden die een partnerschap met het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen (FIT), wensen aan te gaan met het oog op de verdere internationalisering van de Vlaamse economie en hiervoor een structurele financiering wensen te ontvangen. De partnerschappen zullen activiteiten bevatten die uitvoering geven aan de gezamenlijke internationaliseringsstrategie van de Vlaamse economie Vlaanderen versnelt. In deze strategie zijn 3 strategische doelstellingen en bijhorende acties gedefinieerd waarvoor samenwerking noodzakelijk is in de uitvoering (zie mededeling aan de Vlaamse Regering VR 2016 2511 MED.0460/1). In combinatie met de uitvoering van de strategie Vlaanderen versnelt kunnen partnerschappen ook gezamenlijke trajecten met FIT bevatten (bv. trajecten met Vlaamse of buitenlandse bedrijven, sensibiliseringsacties, promotie-acties, roadshows gericht op buitenlandse investeerders) of activiteiten complementair aan de activiteiten van FIT met het oog op schaalvergroting (seminaries en opleidingen, peer learning activiteiten, ) of inbreng van specifieke kennis mbt sectoren, waardenketens, doelgroepen,. De activiteiten die binnen de partnerschappen vallen zijn gericht op Vlaamse ondernemers om internationaal ondernemen te bevorderen of op buitenlandse ondernemingen om nieuwe investeringen naar Vlaanderen te halen of investeringen in Vlaanderen te behouden. Ondernemersorganisaties, gemengde kamers van koophandel en samenwerkingsverbanden die niet aan de voorwaarden voldoen om in aanmerking te komen voor deze meerjarige structurele financiering, of niet batig gerangschikt worden, kunnen subsidies aanvragen in het aangepaste besluit van de Vlaamse Regering voor ondernemingen (BVR 11/03/2016). 2. Informatiesessies Op 8/12/2016 en 14/12/2016 (om 10u) organiseert FIT informatiesessies om deze structurele financiering toe te lichten. Er kunnen maximaal 2 personen per organisatie deelnemen. Wanneer de door u aangevraagde sessie volzet is (ongeveer 35 personen), wordt u uitgenodigd voor een andere sessie. Mocht de vraag groter zijn dan het aanbod, zal FIT proberen een 3 de sessie te organiseren. Een aantal dagen voor de sessie zal uw deelname via mail bevestigd worden.

Pagina 4 van 12 Gelieve uw aanwezigheid via partners@fitagency.be te bevestigen voor 5/12/2016. Adres: Flanders Investment & Trade Zenithbuilding Koning Albert II-laan 37 1030 Schaarbeek 3. Algemene bepalingen en definities Eenmaal om de vijf jaar zal FIT een oproep lanceren, waarbij ondernemersorganisaties, gemengde kamers van koophandel en samenwerkingsverbanden worden uitgenodigd om in te tekenen op de oproep tot structurele financiering van partnerschappen met FIT. Binnen de perken van de begrotingskredieten kan de gedelegeerd bestuurder van deze termijn van vijf jaar afwijken; agentschap: het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen ( FIT dus), opgericht bij het decreet van 7 mei 2004 tot oprichting van het publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen, zoals gewijzigd; aanvrager: ondernemersorganisaties, gemengde kamers van koophandel of samenwerkingsverbanden die op de oproep intekenen; evaluatiecommissie: de commissie die de oproep lanceert, de ontvankelijkheid van de aanvragen beoordeelt, een preselectie maakt en een advies geeft aan de minister over de toe te kennen steun; gedelegeerd bestuurder: de leidend ambtenaar van het agentschap; gemengde kamer van koophandel: een vereniging van ondernemingen en personen, die geen winstoogmerk heeft, die als doel heeft de handelsbetrekkingen tussen Vlaanderen en een ander land of een andere regio te optimaliseren, en die activiteiten organiseert ter bevordering van het internationaal ondernemen. Een gemengde kamer van koophandel is een ondernemersorganisatie met geciteerde specifieke kenmerken; minister: tijdens deze legislatuur is de heer Geert Bourgeois, minister-president van de Vlaamse Regering en bevoegd voor Buitenlands Beleid bevoegd voor deze materie; ondernemersorganisatie: een vereniging van ondernemingen, die geen winstoogmerk heeft en die voor haar leden activiteiten organiseert ter bevordering van het internationaal ondernemen vanuit Vlaanderen; samenwerkingsverband: een duurzaam samenwerkingsverband of consortium van Vlaamse ondernemingen die openstaan voor samenwerking met andere ondernemingen en kenniscentra om hun competitiviteit te versterken en synergie te creëren voor de internationale vermarkting van hun producten of diensten; steun: gelden die conform dit besluit worden toegekend ter ondersteuning van de doelstellingen die opgenomen zijn in de steunovereenkomst met ondernemersorganisaties, gemengde kamers van koophandel en samenwerkingsverbanden om het internationaal ondernemen te bevorderen; steunovereenkomst: een ondertekende overeenkomst tussen de aanvrager en het agentschap, waarbij concrete en meetbare doelstellingen, met het oog op een meerjarige internationaliseringsstrategie, aan een structurele financiering gekoppeld kunnen worden; structurele financiering: de financiële ondersteuning op langere termijn die het agentschap toekent na beslissing van de minister aan geselecteerde strategische partners door een

Pagina 5 van 12 steunovereenkomst te sluiten die concrete en meetbare doelstellingen bevat en die past in de meerjarige internationaliseringsstrategie van de Vlaamse economie; binnenlands netwerk: de personeelsleden van het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen in de verschillende Vlaamse provincies en op de hoofdzetel; buitenlands netwerk: de afgevaardigden van het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen in het buitenland; personeelskosten: de totale loonkosten voor een of meer medewerkers in verhouding tot de gesloten overeenkomst; overheadkosten: kosten voor administratie, verbruiksmaterialen en interne huuraanrekening, beheers- en onderhoudskosten, verzendingskosten, telecommunicatiekosten en reiskosten, in verhouding tot de gesloten overeenkomst; administratie: het onderdeel van het agentschap dat belast is met de verwerking en behandeling van de steunaanvragen. 4. Welke organisaties komen in aanmerking? Ondernemersorganisaties, gemengde kamers van koophandel en samenwerkingsverbanden die beantwoorden aan onderstaande omschrijving kunnen hun kandidatuur indienen voor een structurele financiering van een partnerschap met FIT: gemengde kamer van koophandel: een vereniging van ondernemingen en personen, die geen winstoogmerk heeft, die als doel heeft de handelsbetrekkingen tussen Vlaanderen en een ander land of een andere regio te optimaliseren, en die activiteiten organiseert ter bevordering van het internationaal ondernemen. Een gemengde kamer van koophandel is een ondernemersorganisatie met geciteerde specifieke kenmerken; ondernemersorganisatie: een vereniging van ondernemingen, die geen winstoogmerk heeft en die voor haar leden activiteiten organiseert ter bevordering van het internationaal ondernemen vanuit Vlaanderen; samenwerkingsverband: een duurzaam samenwerkingsverband of consortium van Vlaamse ondernemingen die openstaan voor samenwerking met andere ondernemingen en kenniscentra om hun competitiviteit te versterken en synergie te creëren voor de internationale vermarkting van hun producten of diensten. 5. Welke organisaties zijn uitgesloten van steun? De volgende categorieën en sectoren zijn uitgesloten van steun: de openbare besturen en verenigingen van openbare besturen, en ondernemingen, waarvan het aandelenkapitaal rechtstreeks of onrechtstreeks voor meer dan 50% in handen is van de overheid; ondernemersorganisaties, gemengde kamers van koophandel en samenwerkingsverbanden die op de indieningsdatum van de steunaanvraag achterstallige schulden hebben bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid en een procedure op basis van Europees of nationaal recht hebben lopen waarbij toegekende steun wordt teruggevorderd.

Pagina 6 van 12 6. Hoe zich kandidaat stellen? A. Te bezorgen basisinformatie Onderstaande informatie moeten verplicht worden voorgelegd door de aanvrager bij de kandidatuurstelling (ontvankelijkheidscriteria): 1 een gedetailleerde omschrijving van de doelstelling van de aanvrager en van bestaande activiteiten op het vlak van economische internationalisering van hun leden en doelpubliek; 2 een voorstel van begroting; 3 de mate waarin de private sector de aanvrager meefinanciert; 4 een door een accountant of bedrijfsrevisor goedgekeurde of gecertificeerde balans en resultatenrekening van het meest recente beschikbare boekjaar. Alleen als die documenten niet beschikbaar zijn, kan een document aangeleverd worden dat het agentschap toelaat een duidelijk beeld te krijgen van de financiële toestand van de aanvrager; 5 documenten waaruit het representatieve karakter van de aanvrager blijkt; 6 de meest recente versie van de gecoördineerde statuten; 7 een door de aanvrager ondertekende verklaring tot medewerking aan de uitvoering van de internationaliseringsstrategie van de Vlaamse economie, die tot stand kwam in co-creatie met Vlaamse bedrijven, economische middenveldorganisaties, overheidsorganisaties en kennisinstellingen, en aan de Vlaamse Regering werd meegedeeld op 25/11/2016 (zie Mededeling van de Vlaamse Regering Vlaanderen versnelt! ) B. Afwijking Aanvragers die aan de definitie van samenwerkingsverband beantwoorden moeten niet voldoen aan de voorwaarden vermeld in de punten 3, 4 en 5, maar moeten wel een mandaat aanleveren van minstens tien Vlaamse ondernemingen; Aanvragers die in het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 4 maart 2016 tot regeling van de steun voor innovatieclusters in Vlaanderen worden gefinancierd door het Agentschap voor Innoveren en Ondernemen worden geacht te hebben voldaan aan de voorwaarden van de punten 3, 4 en 5. FIT zal de informatie van de aanvraag ingediend bij het Agentschap voor Innoveren en Ondernemen hergebruiken in het kader van dit besluit en deze aanvraag. C. Het aanvraagformulier Het aanvraagformulier is beschikbaar op de website van FIT ( Partners ).

Pagina 7 van 12 7. Hoe worden de aanvragen beoordeeld? A. Fase 1 ontvangen van de aanvragen en de selectie Aanvragen worden beoordeeld op basis van volgende criteria: de hoger vermelde ontvankelijkheidscriteria aangevuld met de volgende criteria: 1 het representatieve karakter van de aanvrager voor de sector en voor de Vlaamse economie; 2 het groeipotentieel van de sector die de aanvrager vertegenwoordigt; 3 de mate waarin de aanvrager aantoont dat hij over het potentieel beschikt om aan de verschillende doelstellingen van de internationaliseringsstrategie van de Vlaamse economie bij te dragen; 4 de mate waarin de aanvrager aantoont dat hij over het potentieel beschikt om initiatieven te organiseren die complementair zijn aan de werking van het agentschap of om gezamenlijke trajecten op te zetten met het agentschap; 5 de mate waarin de aanvrager aantoont dat hij innovatieve initiatieven kan nemen; 6 een evenwichtige spreiding van de aanvragen op geografisch en sectoraal vlak. Op basis van de evaluatie van deze selectiecriteria, maakt de evaluatiecommissie een rangorde van de aanvragers die voor structurele financiering in aanmerking komen. De aanvragers van structurele financiering die niet geselecteerd zijn, worden door het agentschap schriftelijk op de hoogte gebracht. B. Fase 2 - onderhandelingsronde Na de selectie van de aanvragers die in aanmerking komen voor een structurele financiering, wordt een onderhandelingsronde opgestart met FIT om de inhoud van het partnerschap, namelijk de gezamenlijke of complementaire initiatieven en doelstellingen te bepalen. De doelstellingen kunnen/zullen aan KPI s gekoppeld worden. C. Fase 3 advies aan de minister (beoordelingscriteria) Eenmaal de onderhandelingen afgerond zal de evaluatiecommissie zich daarover opnieuw buigen en een advies geven aan de bevoegde minister op basis van beoordelingscriteria. De evaluatiecommissie zal zich voor het advies om al dan niet steun te verlenen aan een aanvrager, baseren op bovenstaande criteria 1 tem 6 bij punt 8A. Naast deze beoordeling kan de evaluatiecommissie haar advies tot verlening van steun baseren op: 1 het verslag van de onderhandelingen en de bereikte resultaten in de vorm van de gezamenlijke en complementaire initiatieven en doelstellingen; 2 de adviezen van het binnenlandse en het buitenlandse netwerk van het agentschap;

Pagina 8 van 12 3 de beschikbare kredieten. De evaluatiecommissie kan voorstellen de steunverlening te beperken tot een deel van de voorgestelde activiteiten en kan specifieke voorwaarden definiëren. D. Fase 4 - beslissing door de Minister Het advies van de evaluatiecommissie wordt bezorgd aan de bevoegde minister, in casu de heer Geert Bourgeois, minister-president van de Vlaamse Regering en bevoegd voor Buitenlands Beleid, die een beslissing neemt omtrent de toekenning van de steun. 8. De overeenkomst A. Basis De resultaten van de onderhandelingen en de voorwaarden en bepalingen die de evaluatiecommissie heeft vastgelegd voor de financiering, worden opgenomen in een steunovereenkomst die FIT sluit met de betreffende organisatie. B. Evaluatie en aanpassing van de overeenkomst Het partnerschap kan vanaf het tweede jaar jaarlijks geëvalueerd en eventueel aangepast worden met geactualiseerde gezamenlijke en/of complementaire initiatieven en doelstellingen. Deze evaluatie met mogelijke aanpassingen of bijsturingen is aangewezen om te kunnen inspelen op nieuwe opportuniteiten of kan het gevolg zijn van een steeds veranderende economische toestand. De toegekende financiering kan nooit verhoogd worden. 9. Accountmanagement Het agentschap wordt belast met het toezicht op de aanwending door de begunstigden van de financiering. FIT zal de inhoudelijke voortgangscontrole van de activiteiten en de partnerschappen waarnemen. Om dit in een echt partnerschip te doen zullen er per partner één of meer accountmanagers van FIT beschikbaar zijn. Deze accountmanagers zijn het eerste aanspreekpunt tussen uw organisatie en FIT. De bedoeling is om regelmatig te overleggen en in co-ownerschap de internationaliseringsstrategie van de Vlaamse economie zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren.

Pagina 9 van 12 Daarnaast staan de accountmanagers in voor een jaarlijkse evaluatie van het partnerschap en rapporteren ze aan de directieraad van FIT. De directieraad bepaalt op basis van de evaluatie of het partnerschap verder gezet wordt, of een bijsturing eventueel noodzakelijk is. 10. De financiering A. Het financieringsbedrag en de duur van de financiering Binnen de perken van de begrotingskredieten verleent de minister steun aan ondernemersorganisaties, gemengde kamers van koophandel en samenwerkingsverbanden. Er is maximaal 1 mio euro ter beschikking per begrotingsjaar. De financiering wordt berekend als een percentage van de in aanmerking komende kosten, vermeld hieronder. Het steunpercentage bedraagt maximaal 50%. Het niet-gesteunde gedeelte wordt gefinancierd door de aanvrager. Personeelskosten (1): de totale loonkosten voor een of meer medewerkers in verhouding tot de gesloten overeenkomst. De evaluatiecommissie kan op basis van objectieve data over de salarisgegevens in België een maximum bepalen voor de aanvaardbare loonkost per medewerker. Overheadkosten: kosten voor administratie, verbruiksmaterialen en interne huuraanrekening, beheers- en onderhoudskosten, verzendingskosten,.. De overheadkosten worden forfaitair bepaald op 20% van de door de evaluatiecommissie aanvaarde personeelskosten. De periode waarvoor financiering wordt toegekend kan maximaal vijf jaar bedragen. De maximale financiering per aanvrager bedraagt 200.000 euro per jaar. B. Uitbetaling van de financiering De financiering wordt uitbetaald in twee schijven per jaar. De eerste schijf bedraagt maximaal 75% van de jaarlijkse financiering. De eerste schijf wordt uitbetaald binnen de maand na ondertekening van het partnerschap. De tweede schijf heeft betrekking op het saldo van de jaarlijkse financiering. Op basis van het inhoudelijke verslag, de rapportering, en de vereiste afrekeningsdocumenten bepaalt FIT of de tweede schijf uitbetaald wordt. Als uit het verslag, de rapportering, en de afrekening blijkt dat de eerste schijf van maximaal 75% méér bedroeg dan waar de begunstigde recht op had, zal het agentschap het te veel uitbetaalde bedrag terugvorderen of verrekenen met de daaropvolgende jaarlijkse financieringsperiode.

Pagina 10 van 12 De gedelegeerd bestuurder organiseert de controle op de afrekeningen en kan, als dat nodig is, daarbij een beroep doen op een derde. De kosten die gepaard gaan met een eventueel aangestelde derde, zijn ten laste van de begunstigde van de steun. 11. Timing voor het indienen van uw aanvraag De aanvraag dient uiterlijk op 16/01/2017 om 17.00 uur (CET) door het agentschap (FIT) ontvangen te zijn. Dit is de enige oproep voor partnerschappen die starten vanaf 1/1/2017. 12. Beroepsprocedure Tegen elke beslissing van de evaluatiecommissie en FIT die wordt genomen krachtens dit besluit, kan de aanvrager beroep indienen. Het beroep kan ingediend worden bij de minister uiterlijk binnen dertig kalenderdagen na de ontvangst van de kennisgeving ervan, behalve in de gevallen waarin in het BVR van 18/11/2016 een andere, specifieke beroepsprocedure is voorzien. De minister doet uitspraak binnen een termijn van twee maanden na de ontvangst van het gemotiveerde beroepschrift. De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing. 13. De algemene begroting De vastlegging en de uitbetaling van de jaarlijkse financiering is onderhevig aan de aanwezigheid van de nodige begrotingskredieten voor FIT en/of de Vlaamse overheid. De vastlegging en de uitbetaling van de jaarlijkse financiering kan slechts gebeuren binnen de perken van de nodige begrotingskredieten. 14. Elektronische indiening van een aanvraag Het dossier dient elektronisch gediend te worden op het volgende mailadres: partners@fitagency.be. FIT zal de ontvangst van de mail bevestigen.

Pagina 11 van 12 15. Bijkomende info? Voor bijkomende info kunt u contact opnemen met: Christophe Boone e-mail: christophe.boone@fitagency.be / cc partners@fitagency.be - tel.: +32 (0) 2504 87 86 Peter Jaspers e-mail: peter.jaspers@fitagency.be cc partners@fitagency.be tel.: +32 (0) 2 504 8 708 16. Sancties en terugvorderingen In geval van niet-naleving van de voorwaarden van het BVR van 18/11/2016 of vermeld in de steunovereenkomst, kan FIT de volgende maatregelen treffen: 1 de aanvrager in gebreke stellen; 2 de uitbetaling van de financiering opschorten; 3 de financiering niet uitbetalen; 4 de financiering herzien; 5 aanvullende voorwaarden opleggen. In geval van terugvordering wordt de Europese referentierentevoet voor terugvordering van onrechtmatig verleende staatssteun toegepast.

Pagina 12 van 12 17. Schematische voorstelling van de procedure Stap Omschrijving Informatie 1 Publicatie oproep in Belgisch Staatsblad 2 Indienen van de aanvraag Uiterlijk op datum 16/01/2017 om 17.00uur (CET). 3 Fase 1 - Selectie Welke organisaties en activiteiten komen in aanmerking? 4 Fase 2 - onderhandelingsronde 5 Fase 3 advies aan de minister Over uitvoering internationaliseringsstrategie Vlaanderen versnelt en gezamenlijke en complementaire initiatieven en doelstellingen; Adviezen van het binnenlandse en buitenlandse netwerk van FIT; Beschikbare kredieten (maximaal 1 mio euro). Voorstel tot afsluiten van een partnerschap; Voorstel van bedrag van structurele financiering. 6 Fase 4 beslissing van de minister Beslissing op basis van het advies van de evaluatiecommissie 7 Ondertekening van het partnerschap met FIT Aanvrager en FIT 8 Uitbetaling structurele financiering 9 Einde van elk jaar 75% van de toegekende bedrag bij ondertekening partnerschap (op basis van de beschikbare begrotingskredieten, binnen de 30 werkdagen). Tussentijds evaluatieverslag door accountmanager FIT; Indienen van de bewijslast (loonstaat en jaarrekening) door partner; Uitbetaling 2 de schijf jaar (25%); Uitbetaling van 1 ste schijf volgend jaar (75%) bij gunstig verslag (zodra kredieten beschikbaar zijn).