Whitepaper: Hoe kunnen business controlling en consolidatie elkaar aanvullen om de financiële informatie van de groep te verbeteren?
Hoe kunnen business controlling en consolidatie elkaar aanvullen om de financiële informatie van de groep te verbeteren? De business controller en consolidator zijn twee verschillende functies in het financiële team. Toch kan het voordelig zijn voor beide partijen om informatie met elkaar uit te wisselen om zo de kwaliteit van de gegevens te verbeteren. Om dit beter te begrijpen, zullen we eerst de verschillen tussen deze financiële functies bekijken. Nadien zullen we in dit document ook een blik werpen op de mogelijke interacties en samenwerking. Eerst en vooral beginnen we met een kleine samenvatting van de verantwoordelijkheden van beide beroepen. De business controller: o Stelt indicatoren op die het mogelijk maken om te controleren of de onderneming zijn doelen behaalt (zowel financiële als niet financiële factoren); o Meet de werkelijke resultaten; o Signaleert de verschillen; o Tracht om de afwijkingen te analyseren. De consolidator: o Stelt de geconsolideerde jaarrekening van de groep op; o Neemt deel aan de audit van de jaarrekeningen, die wordt uitgevoerd door externe bedrijfsrevisoren; o Is verantwoordelijk voor het neerleggen van de jaarrekeningen bij de officiële instanties; o Beheert de waarderingsregels die toepasbaar zijn voor alle ondernemingen binnen de groep. Twee verschillende functies in termen van aanpak en doelstellingen De verschillen tussen deze functies kunnen worden opgemerkt aan de hand van de volgende criteria: 1. Frequentie van rapportage: De meest voorkomende frequentie om een rapportage uit te voeren is maandelijks. Hoewel enkele groepen deze tendens volgen en maandelijks een consolidatie uitvoeren, kunnen wij toch vaststellen dat de meerderheid verkiest om semestriëel te consolideren. Als gevolg van dit verschil en andere factoren die we hieronder zullen bespreken verschilt ook de snelheid van het presentateren van data. Rapportage vereist een veel korte reactiesnelheid. Consolidation versus group controlling department 2
2. De impact van de socio-economische situatie: De socio-economische conjunctuur beïnvloedt beide beroepen op een andere manier. Daar waar de business controller geacht wordt om te anticiperen op de socio-economische invloeden, zal de consolidator ze eerder vaststellen en de impact van de schommelingen analyseren. 3. Criteria voor datavergelijking en analyse van verschillen: De business controller vergelijkt de reële gegevens met de budgetten of voorspellingen. Deze vergelijkingen leiden tot een analyse van verschillen en tendensen, met als doel het identificeren van de oorzaken en in sommige groepen het voorstellen van actiepunten of correcties. De consolidator daarentegen zal in het algemeen de geconsolideerde cijfers analyseren en presenteren in vergelijking met (dezelfde periode van) het vorige jaar. De verschillen tussen beide periodes moeten in de verplichte bijlagen uitgelegd worden en de uitleg dient 100% accuraat en volledig te zijn. Nadien zullen deze gegevens ter controle worden voorgelegd aan de externe revisoren. 4. Consolidatiekring (entiteiten, ondernemingen, ): Het begrip «kring» is voor de controller eerst en vooral een economisch gegeven. Het is uiteraard essentieel om de performantie van de ondernemingen die de grootste economische invloed hebben op de groep te analyseren en op te volgen. Het is dan ook niet ongebruikelijk dat de frequentie van rapportage van de entiteiten binnen eenzelfde groep verschilt naargelang het belang van het filiaal of in functie van de omzet. Het belangrijkste voor de controller is om de verschillen en tendensen in vergelijking met het budget vast te kunnen stellen en acties te kunnen ondernemen op groepsniveau. In dit geval kunnen entiteiten met een beperkte impact uitgesloten worden van de analyses van gerapporteerde cijfers. De consolidator daarentegen is verplicht zeker sinds de invoering van de IFRS reglementering om alle ondernemingen op te nemen ; of in ieder geval de ondernemingen die bepaalde criteria betreffende belangenpercentages overschrijden. Hij denkt meer in termen van wettelijke entiteiten. Toch brengt de komst van IFRS en zijn segmentinformatie een tendens teweeg die beide zienswijzen meer en meer met elkaar laat convergeren. 5. Visie en interpretatie van de cijfers: De manier waarop de ondernemingen geïntegreerd worden in de rapportage kan eveneens zeer verschillend zijn voor beide beroepen, aangezien de controller en consolidator vertrekken vanuit verschillende standpunten. Vanuit een economische visie is het voor de business controller zeer gebruikelijk om de ondernemingen voor 100% te integreren in de budgetten en de vergelijkingen van de actuele gegevens. De consolidator daarentegen is meer gebonden aan integratiemethodes die afhankelijk zijn van de belangenpercentages van de filialen in de groep. Dit gaat uiteraard gepaard met een effect op de waarden van de geconsolideerde cijfers en de ratio s die hierop berekend zullen worden. Consolidation versus group controlling department 3
6. Ontvangers van de informatie: De business controller zal zich voornamelijk richten tot personen binnen het bedrijf. Zijn doelstelling is om hen de nodige informatie te verschaffen om operationele beslissingen te kunnen nemen. Wij spreken hier voornamelijk over financiële en operationele directeurs en over het directiecomité. De consolidator echter zal meestal informatie verschaffen aan externe personen of aan personen die niet belast zijn met het dagelijks beheer. Het betreft hier onder andere de revisoren, de ondernemingsraad, de aandeelhouders, de financiële analysten en het CBFA. 7. Methodes om de gegevens te controleren: Gebaseerd op vorig punt kunnen we ook vaststellen dat de geconsolideerde cijfers onderworpen zijn aan een externe controle, vergezeld moeten zijn van een verslag van de commissarissen en neergelegd moeten worden bij de officiële instanties. 8. Niveau van detail van de informatie: De business controller die de verschillen tussen gebudgetteerde en gerealiseerde cijfers dient te analyseren heeft nood aan gedetailleerde informatie, anders kan hij de oorzaak van de verschillen niet terugvinden en de impact op het resultaat niet inschatten. Hij dient met andere woorden te weten welke producten minder goed verkocht worden, welke grondstoffen duurder waren dan gepland, welke klanten minder bestellingen plaatsten, enzovoort. In vergelijking met op boekhoudniveau moet deze informatie dus veel gedetailleerder zijn. Dat is dan ook de reden waarom er analytische dimensies worden toegevoegd aan de op te volgen rekeningen. De consolidator heeft ook zeer gedetailleerde informatie nodig, als het ware van de balans- en resultatenrekeningen. Voor elk van deze rekeningen dient hij een detail te hebben die de evolutie van de rekeningen aantoont periode per periode. Bovendien moet hij ook beschikken over informatie betreffende de aard van de transacties die de rekeningen gedurende de rapportageperiode beïnvloed hebben. Deze informatie kan bv. van juridische of wettelijke aard zijn. 9. Type van geanalyseerde gegevens: De business controller concentreert zich vooral op de operationele gegevens (type EBIT). Door het niveau van detail kan hij verschillen en tendensen analyseren, maar ook de conjuncturele impact voorzien op toekomstige periodes. De consolidator maakt voornamelijk gebruik van de (evolutie) van balansgegevens en baseert zich op de resultatenrekening om controles op deze evoluties uit te voeren. Hij dient bovendien correcties te realiseren die eigen zijn aan zijn beroep en meestal niet gekend door een business controller: behandelen van dividenden, minderheden op aandelen, interne verkoop van aandelen, berekening en toewijzing van goodwill, omrekeningsverschillen, minderheidsbelangen, uitgestelde belastingen, enzovoort. Consolidation versus group controlling department 4
10. Herwerking van de gerapporteerde data: De herwerkingen die de business controller uitvoert, zijn meestal van het sommatietype en dienen om projecties, simulaties en analyses op de verschillen en tendensen te berekenen. Deze laten toe om werkpunten te definiëren en oplossingen voor te stellen. De consolidator moet zich toespitsen op het overdragen van de gerapporteerde gegevens van de filialen. Om de continuïteit te verzekeren, dient hij deze eerst aan te passen aan de waarderingsregels van de groep. Bovendien moet hij waken over de correctheid van de transacties tussen verschillende entiteiten van de groep zodat de impact ervan kan geëlimineerd worden in de cijfers die gepresenteerd worden aan derden. De herwerkingen van de consolidator zijn dus in tegenstelling tot die van de business controller voornamelijk van het consolidatietype. 11. Benadering van de intragroepsgegevens: De business controller zal de intercompany gegevens trachten te isoleren, met als doel deze uit te sluiten bij de analyse van de cijfers. Net zoals voor het budget, zal hij vertrekken van de aankopen en de gegevens inpassen bij de verkopen van de tegenpartij. Meer nog zal het verwachte verkoopcijfer in het budget de hoeveelheid nodige grondstoffen voor de productie bepalen. De benadering van de consolidator is tegenstrijdig. In de meeste gevallen is het de verkoper (diegene die de factuur uitschrijft) die in het gelijk wordt gesteld en dus in de ERP systemen de aankoop bij de tegenpartij kan beïnvloeden. Door het mogelijke volume aan transacties, de aanwezigheid van vreemde valuta en andere activa kan de afstemming van intercompany accounts zeer tijdrovend zijn voor de consolidator en soms problematisch tijdens de audit van de revisoren. Terwijl dit type informatie niet relevant is voor de business controller, dient deze informatie voor de consolidator zeer accuraat te zijn en op een correcte wijze aangeleverd door de filialen. Hoewel deze opsomming niet volledig is, laat deze lijst toch toe om beter te begrijpen op welke criteria deze twee beroepen verschillend zijn in hun benadering en doelstellingen. Punten van convergentie Er bestaan uiteraard wel degelijk convergenties tussen beide functies. Het voornaamste aspect is dat business controllers en consolidators dezelfde gemeenschappelijke data gebruiken, al wordt deze zoals we voordien zagen gebruikt op verschillende manieren en voor verschillende doeleinden. De samenwerking tussen controllers en consolidators dient daarom op het niveau van de verzameling van data plaats te vinden. Een te creëren partnerschap Het integreren van de dataverzameling zal leiden tot een aanzienlijke verbetering in het consolidatieproces en de rapportage in termen van kwaliteit, snelheid en efficiëntie. Consolidation versus group controlling department 5
De business controller is - gezien zijn groot aantal contacten met de entiteiten (maandelijkse rapportage, budgetten, forecasts, actuals, ) - veel meer betrokken bij de verschillende filialen. Hij beschikt dus over een betere kennis dan de consolidator, terwijl de consolidator net diegene is die deze informatie nodig heeft. Hierbij denken we bv. aan voorraadbeheer, waarderingsmethodes van stocks, toegepaste afschrijvingsmethodes door de filialen, winst op verkoop van activa binnen de groep, enzovoort. Voor al deze elementen (en op voorwaarde dat hij de nodige kennis tijdig heeft) kan de business controller dus een belangrijke rol spelen in het verschaffen van informatie aan de consolidator. Op zijn beurt dient de consolidator de business controller te informeren over de herwerkingen (dividenden, provisies, minderheidsbelangen, afschrijvingen van goodwill, latente belastingen, ) die een impact zullen hebben op het resultaat en de geanalyseerde ratio s van de business controller. Deze boekingen kunnen een cruciale rol spelen bij bv. de overdracht van filialen van de groep. Het is dus primordiaal om te waken over de goede samenwerking van deze twee functies: een wederzijds begrip van herwerkingen, het gebruik van een gemeenschappelijke software (met gemeenschappelijke data) en de uitwisseling van informatie zullen bijdragen tot een significante verbetering van het proces. Wenst u ook uw consolidatie- en managementrapporteringsprocessen te optimaliseren? Contacteer ons nu en we bekijken samen hoe wij uw doelstellingen kunnen bereiken. www.sigmaconso.com info@sigmaconso.com Consolidation versus group controlling department 6