1 Bestek nr. 2015/NON/LOG/01 Opening van de offertes: 2 juli 2015 om 11.00 uur
2 INHOUDSOPGAVE
FOD Sociale Zekerheid Kruidtuinlaan 50 bus 145 1000 Brussel Bestek 2015/NON/LOG/01 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE DAGELIJKSE EN PERIODIEKE SCHOONMAAK VAN DE BUITENDIENSTEN VAN DE FOD SOCIALE ZEKERHEID AFWIJKINGEN OP DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELES In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van: - artikel 25 van het KB van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer bepaald voor wat betreft de aanpassing van het bedrag van de borgtocht op basis van het jaarlijkse bedrag wegens het meerjaarlijkse karakter van de opdracht, wegens de mogelijkheid om elk jaar de opdracht te beëindigen, wegens de recurrente aard van de prestaties en wegens de abnormale meerkosten die de opdrachtnemer zou moeten dragen indien het in aanmerking te nemen bedrag het globale bedrag van de opdracht zou zijn, berekend voor de aanvankelijk voorziene duur van vier jaar. - Wat betreft de vrijgave van de borgtocht werd afgeweken van artikel 33 van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van het contract afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. - Er wordt afgeweken van artikel 44 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 voor wat betreft de termijn waarover de inschrijver beschikt om zijn verdedigingsmiddelen te laten gelden bij indien artikel 42 van de wet van 15 juni 2006 en artikelen 35/1 tot 35/13 van de wet van 12 april 1965 over de bescherming van het loon van werknemers worden geschonden. Deze afwijking wordt als volgt gemotiveerd: De termijn van 15 kalenderdagen waarover de inschrijver beschikt overeenkomstig artikel 44 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 om zijn verweermiddelen te laten gelden, zou er in veel gevallen toe leiden dat de termijn van 14 werken na kennisgeving van de arbeidsinspectie (overeenkomstig artikel 35/3, 4 van de wet van 12 april 1965 over de bescherming van het loon van de werknemers), de termijn waarover de aanbestedende instantie beschikt om desgevallend de opdracht nog te verbreken en daarmee de hoofdelijke aansprakelijkheid volledig af te wenden, zal zijn verstreken; De verweermiddelentermijn voor de opdrachtnemer moet in dat geval kunnen worden ingekort door de aanbestedende instantie. Een bijkomende inkorting van de verweermiddelentermijn van de opdrachtnemer is noodzakelijk wanneer de aanbestedende instantie er kennis van krijgt dat deze onderneming of zijn onderaannemer of de onderaannemer van deze laatste en zo verder, één of meer illegaal verblijvende onderdanen van derde landen tewerkstelt. Immers, vanaf het moment dat de aanbestedende instantie immers op de hoogte is van het feit dat zijn opdrachtnemer één of meer illegaal verblijvende onderdanen van derde landen tewerkstelt, zal hij in beginsel hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de betaling van het door zijn opdrachtnemer nog verschuldigde loon dat betrekking heeft op de arbeidsprestaties verricht vanaf het ogenblik dat zij op de hoogte is van voormeld feit en deze prestaties kaderen in de overheidsopdracht 3
(artikel 35/11 wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers). De verplichting om in voormelde gevallen het verstrijken van de verweermiddelentermijn van de opdrachtnemer van 15 kalenderdagen af te wachten, zou haar eigen hoofdelijke aansprakelijkheid te zeer verzwaren en eventueel ook de strafrechtelijke aansprakelijkheid van haar mandatarissen en leidend ambtenaren. Het nemen van een ambtshalve maatregen wegens de ontvangst van een kennisgeving op grond van artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek is voorwaardelijk aangezien in de betrokken sector overeenkomstig het koninklijk besluit van... xxx... (hier het betreffende koninklijk besluit voor ofwel de vleesverwerkingssector ofwel de schoonmaaksector vermelden) geldt dat de opdrachtgevers, wanneer voorzien is in de verbreking zonder vergoeding van de overheidsopdracht in geval van kennisgeving in de zin van het voormelde artikel van het Sociaal Strafwetboek, deze verbreking niet kan ingaan indien de betrokken werknemers het gedeelte van het betrokken loon nog binnen de 14 werkdagen na de kennisgeving hebben ontvangen. Artikel 45 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 20143 wordt als volgt gewijzigd: de maximumboete bedraagt 10% van het initiële bedrag van de opdracht voor een jaar. Deze afwijkingen worden als volgt verantwoord: de aanbestedende overheid vindt het belangrijk dat de veiligheid van de prestaties wordt gewaarborgd, en dat het personeel in regel is met de sociale wetgeving en over de vereiste kwalificaties beschikt. De schoonmaakprestaties moeten behoorlijk worden uitgevoerd met behulp van de vastgelegde producten en geschikt materiaal. - artikel 154 van het KB van 14/01/2013 betreffende de boeten wegens vertraging omwille van het belang dat de Federale Overheid toekent aan het tijdige en kwaliteitsvolle onderhoud van haar gebouwen en lokalen en dit met het oog op het behalen van de vooropgestelde tevredenheid van medewerkers en bezoekers van haar lokalen. De opdracht heeft betrekking op de gezondheid van het personeel en de bezoekers: het personeel moet werken in een gezonde omgeving zonder stof of schadelijke producten. Propere en nette oppervlakken dragen tevens bij tot het welzijn van het personeel en de bezoekers. I. ALGEMENE BEPALINGEN INZAKE DE TOEKENNING VAN DE OPDRACHT I.1 Voorwerp en aard van de opdracht Deze opdracht betreft diensten voor dagelijkse en periodieke schoonmaak van de ruimten die in dit bestek zijn vastgelegd, met inbegrip van alle prestaties en alle nodige uitvoeringsmiddelen om volgens de regels van de kunst, in alle veiligheid en in de beste economische omstandigheden de schoonmaak te verzekeren. Code CPV: 90911200-8 Alle federale aanbestedende overheden onderworpen aan artikel 2, 1 tot 4, van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat moeten zich houden aan de omzendbrief van 16 mei 2014. Daarom werd in het kader van deze overheidsopdracht bij het vaststellen van het voorwerp, de criteria en de voorwaarden van het bestek maximaal rekening gehouden met duurzame ontwikkeling en de mogelijkheden op vlak van sociaalprofessionele inschakeling van mensen die moeilijke toegang krijgen tot de arbeidsmarkt. 4
De opdracht omvat vier percelen. Het staat de inschrijvers vrij voor een perceel of voor meerdere percelen in te schrijven. Perceel 1 (8 posten): dagelijks en periodiek reinigen van de lokalen van de buitendiensten gelegen in Vlaanderen Perceel 2 (6 posten): dagelijks en periodiek reinigen van de lokalen van de buitendiensten gelegen in Wallonië Perceel 3: wekelijks en periodiek reinigen van de Sociale Inspectie van Nijvel Perceel 4: wekelijks en periodiek reinigen van de Sociale Inspectie van Libramont In het kader van zijn dienstverlening voor de burger wil de FOD Sociale Zekerheid een administratie zijn die proactief optreedt bij de sociaalprofessionele inschakeling van werkzoekenden die moeilijk werk vinden. Daarom wil de FOD Sociale Zekerheid dat deze groep voorrang krijgt met betrekking tot de prestaties bij percelen 3 en 4 van deze opdracht. Percelen 3 en 4 zijn uitsluitend voorbehouden voor sociale inschakelingsondernemingen. Onder sociale inschakelingsondernemingen worden bedrijven verstaan die de voorwaarden vervullen van artikel 59 van de wet van 26 maart 1999 betreffende het Belgische actieplan voor werkgelegenheid 1998 en houdende diverse bepalingen, of die gelijkaardige voorwaarden vervullen in het land van herkomst van de inschrijver. De gunning van de opdracht geschiedt volgens een algemene offerteaanvraag. Overeenkomstig artikel 26 1, 2 van de wet van 15 juni 2006 kunnen nieuwe diensten bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten aan de opdrachtnemer van het eerste perceel worden toegekend op voorwaarde dat deze diensten overeenstemmen met het basisontwerp. Het gaat om een opdracht tegen globale prijs per perceel. Varianten en opties zijn niet toegestaan. Het toewijzen van de opdracht op basis van dit bestek geeft de opdrachtnemer geen enkel exclusiviteitrecht. De aanbestedende overheid kan gedurende de duur van de opdracht, prestaties identiek of analoog aan deze beschreven in het bestek, laten uitvoeren door andere dienstverleners of door zijn eigen diensten. De opdrachtnemer kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht toe om de opdracht niet, of op een latere datum toe te wijzen of te bestellen. Deze niet-toewijzing of niet-bestelling, of laattijdige toewijzing of bestelling kan geen aanleiding geven tot het eisen van schadevergoeding door de inschrijver of opdrachtnemer. Dit bestek kan geenszins als een verbintenis vanwege de FOD Sociale Zekerheid worden beschouwd. I.2 Duur van de overeenkomst De overeenkomst duurt 12 maanden. Zij vangt aan op 1 augustus 2015 en eindigt op 31 juli 2016. Zij kan tot drie keer toe voor een jaar worden verlengd (maximale duur 4 jaar) op uitdrukkelijke vraag van de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid behoudt bovendien om het recht om op elk moment en van rechtswege per aangetekend schrijven een einde te stellen aan de overeenkomst of de opdracht te verkleinen, mits een opzegtermijn van 1 maand, indien de gebouwen vóór het einde van de overeenkomst door 5
de FOD Sociale Zekerheid moeten worden vrijgemaakt of wanneer zich bij de FOD om interne organisatorische redenen een wijziging van de schoonmaaktaken opdringt. In beide gevallen (jaarlijkse opzegging of wegens vertrek uit de gebouwen of de vermindering van de prestaties) mag de partij die de opzegging ondergaat geen schadevergoeding of interesten eisen. In het geval van een vermindering van de prestaties zal de aanbestedende overheid de voor de uitvoering van de opdracht verschuldigde bedragen pro rata op basis van de eenheidsprijzen van de opdrachtnemer verminderen. Indien het een onvoorziene uitbreiding van de schoon te maken oppervlakte betreft, welke niet opgenomen is in dit bestek en het schoonmaken van deze bijkomende oppervlakte technisch niet gescheiden kan worden van de prestaties welke in onderhavig bestek geëist worden, kent de aanbestedende overheid zich het recht toe om over deze bijkomende schoonmaakprestaties te onderhandelen met de begunstigde van deze overheidsopdracht, overeenkomstig artikel 26, 1, 2, a) van de wet van 15/06/2006. I.3 Aanbestedende overheid bijkomende inlichtingen De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid. De inschrijver zal alle correspondentie over deze opdracht richten aan de aanbestedende overheid ter attentie van de heer Frank Van Massenhove, Voorzitter van het Directiecomité, Finance Tower, Kruidtuinlaan 50 bus 145 te 1000 Brussel. De inschrijver wordt geacht het Nederlands of het Frans te gebruiken voor alle documenten en stukken en voor de correspondentie. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij mevrouw Nathalie Orban, consulente (Franstalig), tel. 02/509.80.54, e-mail: nathalie.orban@minsoc.fed.be Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij de heer Peter Baeke (Nederlandstalig), tel. 02/528.61.83, e-mail: peter.baeke@minsoc.fed.be. I.4 Informatiesessies De aanbestedende overheid heeft beslist een informatiesessie te houden voor potentiële inschrijvers. Zij krijgen er de gelegenheid vragen te stellen. De sessie vindt plaats tussen de publicatie van de kennisgeving van de opdracht en de dag waarop de offertes worden geopend. Deze informatiesessie zal plaatsvinden op 2 juni 2015 om 11 uur op het volgende adres: Kruidtuinlaan 50, B-1000 Brussel (het lokaal zal bij aan het onthaal worden medegedeeld). Tijdens deze informatiesessie zal een kort overzicht worden gegeven van het voorwerp van de opdracht. Teneinde de informatiesessie ordentelijk te laten verlopen, worden de potentiële inschrijvers die op de informatiesessie wensen aanwezig te zijn, verzocht om hun vragen aan de aanbestedende overheid te bezorgen via e-mail. Het emailadres is nathalie.orban@minsoc.fed.be. Enkel de vragen die daags voor de informatiesessie bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen tijdens de informatiesessie worden beantwoord. Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen (max. 2 per firma) worden verzocht om de identiteit van hun onderneming die zij vertegenwoordigen en hun volledig adres te vermelden op een aanwezigheidslijst. Naderhand zal de aanbestedende overheid aan alle aanwezigen een proces-verbaal van de informatiesessie toesturen. 6
Een bezoek is NIET verplicht in het kader van deze opdracht. De kandidaat-inschrijver mag de schoon te maken sites te bezoeken. Hiertoe neemt hij contact op met de hieronder vermelde contactpersoon van de FOD Sociale Zekerheid. Deze zal zelf beslissen wanneer en onder welke voorwaarden een bezoek mogelijk is: - Bert Van Damme, Tel.: +32 (0)2 50787 66, e-mail: bert.vandamme@minsoc.fed.be Tijdens de infosessie kunnen vragen worden gesteld. Deze zullen worden genoteerd en een schriftelijk antwoord zal binnen de week na de informatiesessie aan alle deelnemers worden gestuurd. I.5 Indiening en opening van de offertes I.5.1 Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes Elke inschrijver mag slechts één offerte per opdracht indienen. Voor de toepassing van deze bepaling wordt elke deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid beschouwd als een inschrijver. Hij kan deelnemen voor één perceel of voor meerdere percelen. In toepassing van artikel 52, 2 van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes. De offertes kunnen bijgevolg op volgende wijzen worden ingediend: 1) ofwel elektronisch via de e-tendering-applicatie (zie hieronder voor meer informatie) 2) ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar de aanbestedende overheid 3) ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. Opmerking: Om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte. I.5.1.1 Elektronisch ingediende offertes Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. (Artikel 52, 1, 1 van het KB van 15 juli 2011). Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e- tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. 7
Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Om te verhelpen aan sommige problemen die zich kunnen voordoen bij de overlegging, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende offertes geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijver de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk veiligheidskopie wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. De veiligheidskopie is voor het overige onderworpen aan de op de offertes toepasselijke regels van dit bestek en het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 die van toepassing zijn op de offertes. Meer informatie is te vinden op de website http://www.publicprocurement.be of via het telefoonnummer van de helpdesk van de dienst e-procurement: +32 (0)2 790 52 00 I.5.1.2 Niet elektronisch ingediende offertes De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden overgelegd, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: - het nummer van het bestek: BESTEK 15/NON/LOG/01; - de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes. Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: - het woord offerte in de linkerbovenhoek; - het nummer van het bestek: BESTEK 15/NON/LOG/01 - het adres van de bestemmeling zoals hieronder vermeld. De offertes worden via een postdienst verzonden naar of persoonlijk afgegeven bij: FOD Sociale Zekerheid Stafdienst Budget en beheerscontrole Ter attentie van Nathalie Orban Kruidtuinlaan 50 bus145 1000 Brussel Ze worden ingediend in 1 origineel exemplaar en dienen te worden opgesteld volgens het offerteformulier in bijlage bij dit bestek. Naast het papieren exemplaar zal de inschrijver tevens een exemplaar bezorgen op een elektronische drager (USB-stick, CD, DVD) in PDF formaat. Inschrijvers die een offerte indienen als deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid worden gewezen op artikel 82 1 en 2 van het KB van 15/07/2011. De bepaling luidt als volgt: 1. De inschrijver ondertekent de offerte en de eventuele samenvattende opmeting of inventaris en de andere bijlagen bij de offerte.ook de eventueel geboden prijstoeslagen, prijskortingen of verbeteringen bedoeld in artikel 81, eerste lid, 2, en de doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen 8
of wijzigingen in de offerte en haar bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht betreffende met name prijzen, termijnen en technische specificaties kunnen beïnvloeden, worden door de inschrijver ondertekend. De bepalingen van dit lid zijn niet van toepassing als de offerte en haar bijlagen elektronisch ondertekend zijn. 2. Als de offerte wordt ingediend door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid, wordt 1 nageleefd door elke deelnemer aan de combinatie. Indien de offertes persoonlijk worden afgegeven heeft de inschrijver het recht om een ontvangstbewijs te vragen. I.5.1.3 Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, 1 van het KB van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moetennauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, 1 van het KB van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover: 1 deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, 2 en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting I.5.2 De opening van offertes De zitting voor de opening van de offertes vindt plaats op 2 juli 2015 om 11.00 uur in een vergaderzaal in de Finance Tower, Kruidtuinlaan 50 te 1000 Brussel. Er zal worden overgegaan tot de elektronische opening in openbare zitting van de offertes ingediend voor deze opdracht (zonder mededeling van de prijzen). De vergaderzaal zal kenbaar gemaakt worden op de beeldschermen aan het onthaal van het gebouw. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden. I.6 Beschrijving van de te leveren diensten Een gedetailleerde beschrijving van de diensten wordt gegeven bij deel III Technische Voorschriften. 9
I.7 Documenten van toepassing op de opdracht I.7.1 Wetgeving - Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - Wet van 17 juni 2013 Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - Koninklijk besluit van 15 juli 2011 - Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; - Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 - koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken; - De Algemene Reglementering voor de Arbeidsbescherming (ARAB) en de Codex over het welzijn op het werk; - De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn der werknemers bij de uitvoering van hun werk; - Het Algemeen Reglement op de elektrische installaties (AREI); - De toepasselijke gewestelijke milieuwetgeving; - Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes. I.7.2. Opdrachtdocumenten - De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en eventuele rechtzettingen die op deze opdracht betrekking hebben, - Dit bestek 15/NON/LOG/01 alsook het bijgevoegde offerteformulier, - De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer. I.8 Offertes I.8.1. In de offerte te vermelden gegevens De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. De offerte bevat de volgende documenten, in te dienen in de aangegeven volgorde: 1. Het offerteformulier op te stellen overeenkomstig het model dat bij dit bestek werd gevoegd. Elk luik van het offerteformulier moet aangevuld, gedateerd en ondertekend worden door de inschrijver. Alle prijzen dienen uitgedrukt te worden in Euro. 10
2. Wanneer een offerte door een gevolmachtigde wordt ingediend, dient de authentieke of onderhandse akte waarbij hem die machtiging wordt verleend of een voor eensluidend verklaard afschrift van het oorspronkelijke stuk of een kopij van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de machtigingen van de gevolmachtigde werden gepubliceerd, bij de offerte te worden gevoegd. 3. De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen. 4. Alle documenten gevraagd in het raam van de selectie-, uitsluitings- en gunningscriteria, en in het raam van het onderzoek betreffende de technische en administratieve regelmatigheid. I.8.2. Duur en geldigheid van de offerte De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes. I.8.3. Structuur van de offerte De offerte van de inschrijver bestaat verplicht uit vier afzonderlijke luiken: I.8.3.1. Luik A: "administratief luik" Dit luik omvat de volgende elementen: I. Offerteformulier De inschrijver stelt in dit hoofdstuk de volgende stukken voor in de opgelegde volgorde: 1. Het ingevulde, gedateerde en ondertekende offerteformulier; 2. Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De gevolmachtigde kan eveneens het nummer van de bijlage aan het Belgisch Staatsblad waarin zijn volmacht is gepubliceerd, vermelden. II. Documenten betreffende het toegangsrecht en de selectiecriteria De inschrijver stelt in dit hoofdstuk de volgende stukken voor in de opgelegde volgorde: 1. Enkel voor percelen 3 en 4 voegt de onderneming bij haar offerte de documenten betreffende de erkenning als sociale inschakelingsonderneming in de zin van de wet van 26 maart 1999 betreffende het Belgische actieplan voor werkgelegenheid 1998 of, bij een offerte vanuit een andere lidstaat, het bewijs dat zij gelijkaardige voorwaarden vervult in haar land van herkomst. 2. Documenten betreffende de selectiecriteria die toelaten de financiële en economische capaciteit van de inschrijver te evalueren: - Het bewijs dat door een de inschrijver een verzekering inzake beroepsrisico s, dat wil zeggen burgerlijke aansprakelijkheid en arbeidsongevallen, werd onderschreven. 11
3. Documenten betreffende de selectiecriteria die toelaten de technische capaciteit van de inschrijver te beoordelen: referenties over de prestaties op een niveau dat min of meer gelijk is aan de vereisten bij I.11.1.3 van het bestek. I.9.3.2. Luik B: "Financieel luik" Dit luik bevat de inventaris van de volledige prijzen. I.9.3.3. Luik C "Technisch luik" Dit luik moet de administratie toelaten de gunningscriteria te evalueren. De inschrijver voegt bij zijn offerte tevens een lijst met schoonmaakproducten en toestellen in het kader van deze opdracht zullen worden gebruikt, de duurzame producten en methoden die hij zal gebruiken en de wijze waarop dit aspect wordt geïntegreerd en toegepast. I.9.3.4 Luik D "Bijlagen" Andere, niet onder A, B en C opgelijste documenten die toelaten de offerte te verduidelijken. I.9 Prijs I.10.1. Prijs Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. De inschrijver kan een prijs indienen voor één perceel, voor meerdere of alle percelen afzonderlijk. Hij zal tevens vermelden welk kortingspercentage van toepassing is (artikel 89 van het KB van 15 juli 2011) indien hem meerdere percelen worden toegewezen. Dit is een opdracht volgens globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. Hij omvat: de administratie en het secretariaat; de verplaatsing, het vervoer en de verzekering; de documentatie die met de diensten verband houdt; de levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering; de verpakkingen; de voor het gebruik en de prestaties noodzakelijke vorming; de verbruiksgoederen die nodig zijn voor een goede uitvoering van de diensten en het beheer ervan (met inbegrip van vuilnisbakzakken) de werk- (en veiligheids-)kledij en -schoenen voor het schoonmaakpersoneel evenals het onderhoud ervan (ter beschikking stellen van minstens 1 set per dag) de levering van de meest geschikte uitrusting en producten die nodig zijn voor de uitvoering van de diensten. signalisatie en afbakening van werkzones (indien nodig); verwijderen van afval en van recipiënten waarin schoonmaakproducten gezeten hebben, en van gebruikt en/of vervallen materiaal of producten; in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk; alle algemene kosten, bijkomstige kosten en onderhoudskosten gedurende de uitvoering van de opdracht. De inschrijver wordt verondersteld om zijn offerte opgemaakt te hebben volgens zijn eigen berekeningen en schattingen, en op zo n manier dat hij niet schuldloos fouten en onnauwkeurigheden in de documenten mag inroepen. 12
Hij wordt geacht zijn offerte opgesteld te hebben op basis van een grondige en gedetailleerde studie van de documenten en van een studie van de lokale situatie en de werkomstandigheden, en nadat hij alle informatie heeft verzameld die nodig is om volledig op de hoogte te zijn van de uit te voeren prestaties en de aard van het gebouw. De globale prijzen voor de verschillende gebouwen, opgenomen in de inventaris, moeten worden opgegeven met inachtneming van de relatieve waarde van elke post ten opzichte van het bedrag van de offerte. Alle algemene en diverse financiële (on)kosten, alsmede de winst, moeten over de onderscheiden posten worden verdeeld in verhouding tot hun belang. De prijzen, ingediend door de inschrijver, moeten bepaald zijn op basis van de lonen van het personeel zoals zij worden vastgelegd door het paritair comité 121.00 voor de Ondernemingen voor Schoonmaak en Desinfectie, KMO's en andere. Ze zijn geldig 10 (tien) dagen voor de openingsdatum van de offerten. De ingediende prijzen mogen niet lager zijn dan deze basis, behalve in geval van een verantwoorde motivering. De toetsing van de geboden prijzen aan het ABSU-tarief is niet van toepassing op inschrijvers of eventueel door inschrijvers vermelde onderaannemers die het statuut van sociale inschakelingsondernemingen hebben. Deze ondernemingen bevinden zich immers in een andere paritaire commissie. In voorkomend geval zal een abnormale prijs geboden door een sociale inschakelingsonderneming eveneens door de aanbestedende overheid worden gecontroleerd. BELANGRIJK De inschrijver verantwoordt op een gedetailleerde complete en adequate manier: - de jaarlijkse forfaitaire globale prijs per gebouw; - de gemiddelde uurprijs 1 die hij voorstelt in zijn offerte. Hiertoe dient hij de uurprijs te detailleren in verschillende delen, te weten: - Het bruto uurloon van het schoonmaakpersoneel, dat wil zeggen het loon na aftrek van de sociale lasten van de werkgever en vóór inhouding van de socialezekerheidsbijdragen van de werknemer en de bedrijfsvoorheffing. Dit moet minstens het minimumloon zijn. - De sociale lasten van de werkgever: alle lasten van de werkgever zoals de socialezekerheidsbijdragen, vorming en recyclage, extralegale voordelen, enz. - Het materiaal en de producten - De werkingskosten van de dienstverlener, met inbegrip van de winstmarge Voor elk van de percelen, maakt hij in zijn offerte de objectieve elementen duidelijk die deze laatste verantwoorden. Rekening houdend met de kenmerken van de huidige opdracht moeten de voorgestelde prijzen normaal zijn. Overeenkomstig artikel 21, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011: 1. moeten de inschrijvers, voor de gunning van de opdracht, alle inlichtingen verstrekken om de aanbestedende overheid in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken; 2. behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uit te voeren, teneinde de juistheid van de verstrekte gegevens na te gaan. 1 De gemiddelde uurprijs is de globale forfaitaire prijs gedeeld door het aantal uren dienstverlening. 13