4.1.1. WELKE AFSPRAKEN MAKEN MET UW ACCOUNTANT? U gaat in zee met een accountant, boekhouder of andere adviseur. Welke afspraken kunt u maken zodat u niets vergeet? Welke vragen komen op u af? AFSPRAKEN MET ACCOUNTANT 1. Is een accountant/boekhouder verplicht? U bent wettelijk verplicht administratie te voeren voor uw onderneming. Uiteraard dient de administratie ingericht te worden naar algemeen aanvaardbare grondslagen. En natuurlijk moet de administratie op overzichtelijke wijze uw financiële transacties weergeven. In het voeren van de administratie bent u echter vrij. Ook in het opstellen van de jaarrekening (balans en resultatenoverzicht) afgeleid van de administratie. U kunt dat zelf doen, of laten doen door uw partner of een van uw medewerkers. Kijk naar de checklist 4.2.3. Afsluiten boekjaar om te zien of uw bedrijf wettelijk verplicht is een accountantscontrole op de jaarrekening te laten uitvoeren. Let wel: het gaat dan alleen om de controle, niet om het opstellen van de jaar rekening. Indien de controle niet verplicht is moet u zich afvragen of u die dan wel wilt. U moet er tenslotte wel voor betalen. 2. Niet verplicht maar toch een accountscontrole Indien u niet verplicht bent om een accountantscontrole te laten uitvoeren zou een goede werkafspraak kunnen zijn dat u de administratie zelf laat uitvoeren en dat u de accountant een zogenaamde samenstellingopdracht geeft. U heeft dan wel de zekerheid dat een professional naar de administratie heeft gekeken en dat de jaarrekening goed is opgesteld zonder dat u betaalt voor een dure accountantscontrole. Besef ook dat een jaarrekening op briefpapier van een accountant ook enige uitstraling heeft naar derden toe. Ook al bent u niet wettelijk verplicht om een controle te laten uitvoeren, er kunnen hele goede redenen zijn om toch enige controle te laten uitvoeren, bijvoorbeeld: Uw onderneming wordt gedreven samen met partners en de partners wensen zekerheid over de vraag of opbrengsten zijn verantwoord en of de kosten een zake lijk karakter hebben. Uw financiers wensen de zekerheid dat de jaarrekening een juist beeld geeft van de financiële gezondheid van uw bedrijf. vervolg Dé 250 CHECKLISTEN VOOR HET MKB, 311
2. Niet verplicht maar toch een accountscontrole (vervolg) U staat verre van de administratie en u laat alles over aan de boekhouder. U wilt er zeker van zijn dat de boekhouding juist is en dat er geen vreemde transacties in zijn opgenomen. 3. Welke afspraken? Stel samen met uw boekhouder/accountant vast welke administratieve werkzaamheden er moeten gebeuren en wat er nodig is of gedaan moet zijn voor het maken van de jaarrekening. Stel vervolgens vast welke werkzaamheden daarvan u zelf uitvoert of door een ander laat uitvoeren. Spreek een prijs af voor welk bedrag de jaarrekening wordt gemaakt. Er zijn accountants die dat liever niet doen maar als u uw deel goed en tijdig aanlevert zijn de werkzaamheden goed overzichtelijk en is een (vaste) prijsopgave mogelijk. Voor het gewone boekhouden, dat wil zeggen: het registreren van transacties, bent u ongeveer 30,- à 35,- kwijt. Spreek af wanneer de werkzaamheden beginnen en wanneer het werk klaar is. Een goede werkafspraak is dat eventuele vragen zo veel mogelijk worden verzameld en in één keer aan u worden gesteld. 312 Dé 250 CHECKLISTEN VOOR HET MKB,
4.1.2. BIJSTAND VOOR ZELFSTANDIGEN (BBZ) Levert uw bedrijf onvoldoende op om in uw levensonderhoud te kunnen voorzien of kunt u een financiële tegenslag maar moeilijk te boven komen, dan is de BBZ-regeling wellicht iets voor u. Wanneer komt u daarvoor in aanmerking? BIJSTAND VOOR ZELFSTANDIGEN ( BBZ) 1. Is het volgende op u van toepassing? Bent u: iemand die niet in loondienst is maar zijn inkomen verdient met een eigen bedrijf, of zelfstandig beroep, gedurende minstens 1.225 uur per jaar? Of werkt u minstens 875 uur en uw partner in hetzelfde bedrijf 575 uur? tussen de 18 en 65 jaar oud? degene die de volledige zeggenschap heeft binnen het bedrijf en alleen alle financiële risico s draagt? En is uw bedrijf: rechtmatig? Dat wil zeggen: doet uw bedrijf geen activiteiten die tegen de wet zijn? (Denk ook aan de Milieuwet en het bestemmingsplan.) in Nederland gevestigd? Zo nee, dan komt u niet in aanmerking voor BBZ. Zo ja, dan kunt u onder bepaalde voorwaarden in aanmerking komen voor bijstand van de sociale dienst van uw gemeente. Behoort u vervolgens tot een van de volgende categorieën zelfstandigen, die: een eigen bedrijf willen starten vanuit een uitkeringssituatie (zie hierover 5.1.2. Bedrijf starten: met bijstand van de gemeente); een eigen bedrijf onvrijwillig moeten beëindigen; 55 jaar of ouder zijn en minstens tien jaar een eigen bedrijf uitoefenen en een inkomen hebben dat blijvend lager is dan het sociaal minimum; een eigen bedrijf hebben dat met tijdelijke financiële problemen te maken heeft. Zo ja, ga verder met vraag 2. vervolg Dé 250 CHECKLISTEN VOOR HET MKB, 313
2. Wat moet u doen om bijstand te krijgen in geval van financiële problemen? Kan uw bedrijf het na de uitkering weer redden? Dat wil zeggen: is het inkomen uit uw bedrijf, samen met het andere gezinsinkomen, voldoende voor de voortzetting van uw bedrijf, plus het levensonderhoud van uw gezin en voor nakoming van de (zakelijke) verplichtingen? Zo niet, dan komt u niet in aanmerking voor BBZ. Zo ja, ga dan naar de volgende vraag. Zijn er geen andere mogelijkheden meer om aan geld te komen? Bijvoorbeeld via een partner die u kan onderhouden of een bank die hulp kan bieden. Zo ja, dan komt u niet in aanmerking. Zo nee, dan komt u in principe in aanmerking voor bijstand. Rest u een laatste vraag: Welke soort van ondersteuning wenst u? Zijn de moeilijkheden in uw bedrijf van blijvende aard dan wilt u waarschijnlijk een uitkering. U krijgt dan een aanvulling tot het sociaal minimum dat u niet terug hoeft te betalen. Gaat het om het overwinnen van een tijdelijke financiële tegenslag dan ligt een eenmalige financiële injectie het meest voor de hand. Afhankelijk van de grootte van het eigen vermogen dat u in het bedrijf heeft gestopt moet u deze injectie geheel of gedeeltelijk terugbetalen. 3. BBZ aanvragen BBZ aanvragen doet u bij de sociale dienst waar uw gemeente onder valt. Doe de aanvraag met een speciaal aanvraagformulier, verkrijgbaar bij de betreffende sociale dienst. De procedure duurt ± 13 weken. 314 Dé 250 CHECKLISTEN VOOR HET MKB,
4.1.3. KAN IK BORGSTELLINGSKREDIET KRIJGEN? Soms doet een bank twijfelend over een kredietaanvraag. Het is dan goed om te weten dat de overheid een borgstellingregeling in het leven heeft geroepen, de BBMKB. Komt u daarvoor in aanmerking? BORGSTELLINGSKREDIET 1. Op wie van toepassing? Bestaande bedrijven met maximaal 250 personeelsleden, die niet volgens gewone voorwaarden een lening van de bank kunnen krijgen. Indien de aanvraag voor een borgstelling wordt gehonoreerd dan loopt de lening nog steeds via de bank en de bank beslist uiteindelijk of de lening wordt toegekend (ook al heeft u een borgstelling geregeld). Met een kredietaanvraag lager dan 25.000,- zal een bank moeite hebben omdat dan de behandelingskosten van het krediet niet opwegen tegen de verdiensten. Dit is geen regel maar dat leert de ervaring. Voor een lening van 25.000,- kunt u zich beter wenden tot instellingen die zich bezig houden met verstrekken van microkrediet. De kredietvraag mag de 1.500.000,- niet overstijgen. De looptijd bedraagt maximaal zes jaar. (Indien krediet bestemd is voor onroerend goed dan is de looptijd maximaal 12 jaar). Attentie: De overheid kent meer borgstellings- of kredietregelingen. Zie ook de checklisten over de BBZ. Bedrijven die een nieuw product ontwikkelen kunnen ook in aanmerking komen voor een krediet. 2. Wat moet u doen, wat moet u weten? Over het algemeen zult u zich voor een lening wenden tot een bank. Zie ook 4.1.5. Lenen van de bank. Een van de dingen die een bank zal nagaan is of u de bank voldoende zekerheden kunt bieden om de lening terug te betalen. Dit kunnen ook zekerheden zijn uit de privé sfeer, bijv. (2 e ) hypotheek. Als de bank van mening is dat u zelf onvoldoende zekerheden kunt verstrekken, vraag dan uw bank om inpassing van een garantiekrediet BBMKB (Besluit borgstelling MKB-kredieten). De bank kent uiteraard de voorwaarden voor een dergelijke borgstelling. De bank zal in elk geval toetsen of: er niet voldoende middelen voorhanden zijn om zelf de investeringsplannen te financieren vervolg Dé 250 CHECKLISTEN VOOR HET MKB, 315
2. Wat moet u doen, wat moet u weten? (vervolg) u goed uitzicht kunt bieden op terugbetaling van de lening. Met andere woorden: de bank moet ervan overtuigd zijn dat uw bedrijf een goede rentabiliteit zal behalen in de toekomst en dat er voldoende geld in het laatje komt om rente en aflossing te kunnen betalen uw bedrijf niet behoort tot een categorie die van de regeling is uitgesloten. (O.a. agrarische bedrijven (hierop zijn andere regelingen van toepassing), bedrijven die handelen in onroerend goed en bedrijven die vallen onder Wet tarieven gezondheidszorg zijn van de regeling uitgesloten). De regeling is niet gratis. Het Ministerie van Economische Zaken vraagt afhankelijk van de looptijd van het krediet tussen de 2% en 3,6% provisie. Deze provisie is eenmalig en moet de bank aan EZ betalen. De bank zal dat aan u doorberekenen. Ga dus niet al te snel akkoord met toepassing van BBMKB. Probeer eerst zeker heden te vinden die minder kosten (hypotheek op het huis van uw ouders misschien?). 316 Dé 250 CHECKLISTEN VOOR HET MKB,