Nota afschrijvingsbeleid voor het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard 1 januari 2012
Inhoudsopgave 1. INLEIDING 4 2. BEGRIPPENKADER 4 3. ACTIVEREN 5 3.1 INVESTERINGEN 5 3.2 DREMPELBEDRAG 5 3.3 WAARDERINGSGRONDSLAG 6 3.4 FINANCIËLE LEASECONTRACTEN 6 4. RENTE 6 4.1 STARTMOMENT RENTE 6 4.2 BEREKENEN BOUWRENTE 6 5. AFSCHRIJVEN 7 5.1 STARTMOMENT VAN AFSCHRIJVEN 7 5.2 AFSCHRIJVINGSMETHODE 7 5.3 DESINVESTERINGEN 7 5.4 RICHTLIJNEN TE HANTEREN AFSCHRIJVINGSTERMIJNEN 7 Immateriële vaste activa 8 Materiële vaste activa 10 Financiële vaste activa 11
1. Inleiding In deze nota is het afschrijvingsbeleid van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) opgenomen. Dit beleid is gebaseerd op het besluit van 29 november 2007, houdende regels met betrekking tot waterschappen (Waterschapsbesluit) en de Nota van toelichting Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen (BBVW) van het Overlegorgaan Comptabiliteitsvoorschriften Waterschappen. De ingangsdatum van deze nota afschrijvingsbeleid is 1 januari 2012, hiermee komt het afschrijvingsbeleid, dat op 8 oktober 2008 is vastgesteld door de verenigde vergadering, te vervallen. 2. Begrippenkader Vast actief Alle uitgaven voor zaken die langer dan een jaar ten dienste van HHSK staan, worden geactiveerd. Dit heeft tot gevolg dat de betreffende uitgaven niet in hun totaliteit als kosten in de exploitatierekening worden verantwoord, maar op de balans worden gebracht. Dit worden ook investeringen genoemd. Alleen de rente en afschrijvingslasten die met de uitgaven samenhangen worden gedurende de gebruiksduur ten laste van de exploitatie gebracht. Uit praktische overwegingen wordt een ondergrens gehanteerd. Binnen de vaste activa worden drie balansposten onderscheiden: immateriële, materiële en financiële vaste activa. Immateriële vaste activa: Dit zijn activa die niet stoffelijk zijn en evenmin als financiële vaste activa kunnen worden aangemerkt. Een andere omschrijving van het begrip is kapitaaluitgaven waar tegenover geen bezittingen staan. Dit zijn met name uitgaven in verband met het afsluiten van geldleningen, uitgaven voor onderzoek en ontwikkeling, de kosten voor het opstellen van plannen en kosten van verkiezingen. Materiële vaste activa: Dit zijn kapitaaluitgaven waar tegenover bezittingen staan. Tot de materiële vaste activa behoren o.a. gronden, gebouwen, inventaris, waterkeringen, watergangen, zuiveringstechnische werken en overige duurzame bedrijfsmiddelen. Financiële vaste activa: Tot de financiële vaste activa van een waterschap behoren de aan derden beschikbaar gestelde financiële middelen met een looptijd van één jaar en langer. Het gaat met name om aan derden verstrekte langlopende geldleningen en langlopende deelnemingen van het waterschap. Waarderingsgrondslag De waarderingsgrondslag is de wijze van waarderen van de activa. In het Waterschapsbesluit worden de verkrijgings- en vervaardigingsprijs genoemd als mogelijke waarderingsgrondslagen. Verkrijgingsprijs Dit is de inkoopprijs van een vast actief. 4
Vervaardigingsprijs Dit zijn de aanschaffingskosten van grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend (personeelsondersteunende- en rentekosten.) Afschrijven Door middel van afschrijvingen wordt aangegeven op welke wijze een vast actief in waarde vermindert als gevolg van het gebruik. De voorschriften geven dan ook aan dat op de vaste activa jaarlijks moet worden afgeschreven. De categorie grond is de enige categorie waar niet op hoeft te worden afgeschreven, op alle andere investeringen moet worden afgeschreven. Lineaire afschrijvingsmethode Bij deze afschrijvingsmethode wordt een jaarlijks gelijkblijvend bedrag afgeschreven. Afschrijvingstermijn Van elke investering moet worden bepaald in hoeveel termijnen (jaren) deze wordt afgeschreven. De afschrijvingstermijnen moeten worden gebaseerd op de verwachte gebruiksduur van het actief. Afschrijvingsmethoden Er zijn verschillende methoden om de waardeverminderingen van een actief te bepalen. Boekwaarde Dit is de aanschafwaarde van een actief verminderd met de afschrijvingen. Restwaarde Een investering kan aan het eind van de gebruiksduur nog een bepaalde waarde vertegenwoordigen, dit wordt de restwaarde genoemd. Financiële lease Bij financiële leasecontracten is de kredietverstrekker (lessor) juridisch eigenaar van het geleasede object maar kan (door middel van een aankoopoptie) het economisch eigendomsrecht overgaan op de kredietafnemer (lessee). Operationele lease Bij operationele leasecontracten blijft de kredietverstrekker (lessor) juridisch en economisch eigenaar van het geleasede object. 3. Activeren 3.1 Investeringen Investeringen worden geactiveerd, ze worden dan als vaste activa gepresenteerd op de balans van HHSK. Onderhoudskosten mogen niet worden geactiveerd. Onderhoud is erop gericht een activum en goede staat te houden en er voor te zorgen dat dit gedurende zijn gebruiksduur goed blijft functioneren. Onderhoudswerkzaamheden die de gebruiksduur van het object verlengen (zogenaamd levensduurverlengend onderhoud) kunnen wel worden geactiveerd. 3.2 Drempelbedrag Er zijn geen wettelijke voorschriften omtrent een minimum activeringsbedrag. Elke uitgave die langer dan één jaar ten dienste van het hoogheemraadschap staat mag worden geactiveerd. Een drempelbedrag wordt puur uit praktische overwegingen opgenomen. HHSK hanteert een drempelbedrag van 25.000. 5
Uitgaven voor materieel en hard- en software zijn hierop de enige uitzonderingen. De kosten van bijvoorbeeld één computer met de benodigde software zijn lager dan het drempelbedrag. Maar omdat de computers voor de werkplaatsen vaak in één keer worden vervangen, en hier substantiële bedragen mee gemoeid zijn, worden deze kosten ook geactiveerd. Het materieel en de computers staan langer dan één jaar ten dienste van het hoogheemraadschap en voldoen hiermee aan de voorwaarden voor activering. 3.3 Waarderingsgrondslag Vaste activa moet worden gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs- en vervaardigingsprijs. Het hanteren van de actuele waarde is niet langer toegestaan (artikel 4.66 van het Waterschapsbesluit). Personeelskosten worden aan een project toegerekend als het een materieel vast actief betreft en hier substantieel tijd aan wordt besteed. Onder substantieel wordt verstaan een aantal van minimaal 100 uren per investeringsproject, te besteden door één persoon of afdeling gedurende de gehele looptijd van het project. Hierbij wordt rekening gehouden met een toeslag voor ondersteunende kosten (kosten van huisvesting en automatisering). Aan bouwprojecten die een doorlooptijd hebben van minimaal 1 jaar (zoals bijvoorbeeld de bouw van een zuiveringsinstallatie) wordt gedurende de vervaardiging van het actief rente toegerekend aan de vervaardigingsprijs. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden daarvan in mindering gebracht (artikel 4.65 lid 2 van het Waterschapsbesluit). Over het investeringsbedrag minus de bijdragen wordt afgeschreven. Het is niet toegestaan om middelen uit een reserve in mindering te brengen op de investering, het bruto bedrag wordt geactiveerd. 3.4 Financiële leasecontracten Leasecontracten kunnen worden onderscheiden in financiële lease en operationele lease. Objecten die op grond van een financiële leasecontract worden geleased worden als reguliere activa beschouwd en gewaardeerd tegen nominale waarde. Objecten die op grond van een operationele leasecontract worden geleased worden jaarlijks uit de exploitatie gefinancierd. De daarmee verband houdende verplichtingen worden in de toelichting op de balanspost vermeld. 4. Rente 4.1 Startmoment rente De rente wordt berekend per 1 januari van een nieuw boekjaar nadat uitgaven op de investering zijn gedaan. De boekwaarde per 31 december vormt de grondslag voor de renteberekening. 4.2 Berekenen bouwrente De activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor bouwprojecten met een doorlooptijd van minimaal 1 jaar wordt in de vervaardigingsprijs rente opgenomen over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegekend. 6
5. Afschrijven 5.1 Startmoment van afschrijven Als een actief in gebruik is genomen wordt het investeringskrediet in de jaarrekening van het betreffende boekjaar afgesloten. De afschrijvingen starten in het eerste boekjaar volgend op het jaar van afsluiten van het investeringskrediet. 5.2 Afschrijvingsmethode Door middel van afschrijvingen wordt aangegeven in welke mate een activum in waarde vermindert als gevolg van het gebruik. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. (artikel 4.67 lid 1 van het Waterschapsbesluit). Versneld of vertraagd afschrijven louter op basis van financiële argumenten is niet toegestaan. De meest voorkomende afschrijvingsmethode is de lineaire afschrijvingsmethode. Bij deze methode neemt de rentecomponent jaarlijks af en dalen de totale lasten gedurende het gebruik van het actief. Dit creëert ruimte in de exploitatie voor bijvoorbeeld onderhoudskosten aan het actief. De investeringen van HHSK worden volgens de lineaire methode afgeschreven. Indien in een specifiek geval de voorkeur uitgaat naar een andere wijze van afschrijven (bijvoorbeeld op basis van annuïteiten), dan dient dit gemotiveerd ter besluitvorming worden voorgelegd aan het algemeen bestuur. 5.3 Desinvesteringen Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde (artikel 4.68 lid 3 van het Waterschapsbesluit). Als een investering wordt verkocht en de opbrengstwaarde hoger is dan de boekwaarde, wordt er een boekwinst gegenereerd. Deze boekwinst mag niet in mindering worden gebracht op een (vervangings) investering en dient als opbrengst in de exploitatie te worden verantwoord. HHSK hanteert geen restwaarden, investeringen worden volledig afgeschreven. Hierbij wordt aangenomen dat een eventuele restwaarde van een actief gelijk is aan de kosten van het ontmantelen/afstoten hiervan. 5.4 Richtlijnen te hanteren afschrijvingstermijnen Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (artikel 4.67 lid 3 van het Waterschapsbesluit). Onderstaand is per soort investering een richtlijn opgenomen voor de te hanteren afschrijvingstermijnen. De hieronder gepresenteerde afschrijvingstermijnen zijn niet uitputtend maar dienen als richtlijn. Wanneer bij een kredietaanvraag afgeweken wordt van de richtlijn, zal dit met vermelding van de reden opgenomen worden in de kredietaanvraag. De feitelijke omstandigheden van een investering zijn bepalend, per investering zal daarom moeten worden gekeken naar de te hanteren afschrijvingstermijn. 7
Immateriële vaste activa Immateriële vaste activa zijn evenals de materiële activa niet financieel van aard. In tegenstelling tot materiële vaste activa zijn ze echter niet stoffelijk (niet tastbaar) Te onderscheiden immateriële vaste activa: Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen zoals provisies, kosten van notariële akten en het saldo van agio en disagio; Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald materieel vast actief; Bijdragen aan activa in eigendom van derden; Peilbesluiten en Kosten van overige immateriële activa Nadere toelichting per categorie: Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen zoals provisies, kosten van notariële akten en het saldo van agio en disagio De kosten voor het afsluiten van geldleningen kunnen in maximaal de looptijd van de betrokken lening worden afgeschreven (art. 4.67, lid 4 waterschapswet). Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Kosten voor onderzoek en ontwikkeling mogen alleen worden geactiveerd indien: De investering in de toekomst nut zal genereren De investeringen naar verwachting technisch uitvoerbaar is De uitgaven die aan de investering zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Om onderzoekskosten te kunnen activeren moet aan al deze voorwaarden worden voldaan (artikel 4.63 van het Waterschapsbesluit). Deze kosten dienen in 5 jaar te worden afgeschreven. Om meer inzicht te geven in de onderzoeken en ontwikkelingen die in deze post zijn opgenomen, dient in de jaarrekening een specificatie te worden opgenomen in de toelichting op de balans. Als een onderzoek niet leidt tot een investering, dan komen de kosten ten laste van de exploitatie. Peilbesluiten De afschrijvingstermijn van peilbesluiten wordt bijvoorbeeld gelijkgesteld aan de bij provinciale verordening voorgeschreven herzieningstermijn voor peilbesluiten. Bijdragen aan activa in eigendom van derden Bijdragen aan activa in eigendom van derden kennen een maximale afschrijvingsduur van vijf jaar, tenzij gemotiveerd wordt dat een andere periode passender is. De afschrijvingsduur van de bijdrage wordt bijvoorbeeld gelijkgesteld aan de overeengekomen minimale gebruiksduur van het actief waaraan wordt bijgedragen. De activering van dergelijke investeringsbedragen is echter uitsluitend toegestaan indien cumulatief voldaan is aan de vereisten die artikel 4.64 Waterschapsbesluit stelt. Dit betekent dat op straffe van terugvordering verzekerd dient te worden dat de derde daadwerkelijk een actief dat bijdraagt aan de publieke taak realiseert, zoals dat door de verstrekker en de ontvanger van de bijdrage is overeengekomen. Dit dient dan ook als harde voorwaarde in de overeenkomst tot bijdrage opgenomen te worden. 8
Kosten van overige immateriële activa Hieronder kunnen de uitgaven worden geactiveerd die niet ondergebracht kunnen worden onder de specifiek benoemde immateriële activa en eveneens niet te kwalificeren zijn als materiële of financiële vaste activa. Hierbij dient te worden voldaan aan de algemene en specifieke criteria voor het activeren als (immaterieel) vast actief. Voorbeelden (niet limitatief); Uitgaven die verband houden met de verkiezingen voor de leden van het algemeen bestuur; Goodwill en Aan derden betaalde afkoopsommen bij overdracht van werken. Samengevat in volgende tabel: Omschrijving Immateriële vaste activa Uitgaven geldleningen Onderzoek en ontwikkeling Bijdrage aan activa in eigendom derden Peilbesluiten Overige immateriële vaste activa Verkiezingen Afkoopsommen Looptijd lening 5 jaar 5 jaar of (onder voorwaarden) minimale gebruiksduur 10 jaar 4 jaar Looptijd afkoopsom 9
Materiële vaste activa Gronden en terreinen Op grond wordt niet afgeschreven. Onder de categorie terreinen vallen verbeteringswerken aan terreinen zoals bestratingen, uitgaven voor groenvoorziening, hekwerken etc. Hiervoor geldt een afschrijvingstermijn van 15 jaar. Vervoermiddelen Hieronder valt het wagenpark van HHSK. Vervoermiddelen worden in 7 jaar afgeschreven. Machines, apparaten en werktuigen Voor machines en vaartuigen wordt een afschrijvingstermijn van 8 jaar gehanteerd, voor overig materieel 5 jaar. Bedrijfsgebouwen De investeringen die onder deze categorie vallen zijn voornamelijk van bouwkundige aard en worden in 40 jaar afgeschreven. Woonruimten Deze categorie is voorgeschreven in het waterschapsbesluit. Hieronder worden dienstwoningen opgenomen die in 40 jaar worden afgeschreven. Investeringen zoals veiligheidsvoorzieningen en meubilair worden in 10 jaar afgeschreven. Grond-, weg- en waterbouwkundige werken Onder deze categorie valt een breed scala aan investeringen, hieronder een opsomming: Primaire waterkeringen Overige waterkeringen Elektrotechnische voorzieningen Kunstwerken waterkeringen Watergangen Gemalen Gemalen: mechanisch-elektrisch Kunstwerken waterbeheersing Saneringswerkzaamheden waterbodems Transportsystemen Afvalwaterzuiveringsinstallaties: bouwkundig Afvalwaterzuiveringsinstallaties: mechanisch-elektrisch Afvalwaterzuiveringsinstallaties: bouwk./mech-elektrisch Rioolgemalen: bouwkundig Rioolgemalen: mechanisch-elektrisch Rioolgemalen: bouwkundig/mechanisch-elektrisch Slibverwerkingsinstallaties Reconstructiewerkzaamheden wegen Wegbruggen Overige bruggen 25-40 jaar ( ) 10-30 jaar ( ) 15 jaar 25-30 jaar ( ) 40 jaar 40 jaar 15 jaar 40 jaar 40 jaar 30 jaar 30 jaar 15 jaar 25 jaar 30 jaar 15 jaar 25 jaar 15 jaar 20 jaar 40 jaar 30 jaar 10
( ) Voor primaire en overige waterkeringen en kunstwerken op waterkeringen is geen eenduidige afschrijvingstermijn opgenomen. Afhankelijk van het soort waterkering of kunstwerk zal de afschrijvingstermijn moeten worden bepaald, dit is afhankelijk van de feitelijke omstandigheden van de investering. Overige materiële vaste activa In deze categorie staan alle overige investeringen die als materiële vaste activa worden aangemerkt. Hieronder valt in ieder geval de investeringen in hard- en software. Hardware bestaat uit personal computers, netwerkapparatuur en meldsystemen en worden afgeschreven in 5 jaar. Software betreft de verschillende applicaties die HHSK gebruikt en worden in 6 jaar afgeschreven. Financiële vaste activa Financiële vaste activa zijn uitzettingen met een oorspronkelijke looptijd van één jaar of langer. Op financiële vaste activa wordt in principe niet afgeschreven, alleen aflossingen verminderen de waarde van een actief. Kapitaalverstrekkingen aan bedrijven/overheden/overigen Kapitaalverstrekkingen zijn deelnemingen en effecten. Hieronder vallen onder andere de aandelen van de Nederlandse Waterschapsbank en de aandelen in DRSH Zuiveringsslib. In de toelichting op de balans wordt onderscheid gemaakt in kapitaalverstrekkingen aan bedrijven, kapitaalverstrekkingen aan overheden en kapitaalverstrekkingen aan overigen. Leningen aan ambtenaren/bedrijven/overheden/overigen Onder deze categorie vallen leningen die zijn verstrekt aan ambtenaren, bedrijven, overheden en overige partijen. Bij HHSK betreft het met name leningen die zijn verstrekt aan de Stichting Beheer Registergoederen. Overige uitzettingen met een oorspronkelijke looptijd van één jaar of langer. Hieronder vallen alle overige financiële vaste activa die niet als kapitaalverstrekking of lening kunnen worden bestempeld. 11