CONTRACT DEELNAME STUDIEREIS 2017 PARTIJEN: a) Stichting A-Eskwadraat on Tour, gevestigd te Utrecht en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 30230072, in het vervolg genoemd organisator ; en b) [Dhr/Mevr] [Naam], geboren op [datum] in [plaats], woonachtend te [plaats], in het vervolg genoemd deelnemer ; OVERWEGENDE DAT: a) Organisator in opdracht en bij volmachte van Studievereniging A-Eskwadraat een studiereis organiseert voor de leden van Studievereniging A-Eskwadraat; b) Deelnemer is ingeloot om deel te nemen aan de studiereis die plaatsvindt; c) Organisator de daadwerkelijke organisatie van de Studiereis overlaat aan de Studiereiscommissie 2016-2017 van Studievereniging A-Eskwadraat (in het vervolg genoemd; commissie); KOMEN OVEREEN: ARTIKEL 1: VOORPROGRAMMA 1) Deelnemer zal aanwezig zijn tijdens de verplichte informatiebijeenkomsten, waarvan de data nog zullen worden vastgesteld door de commissie. Deze data worden ruim op tijd aan deelnemer gecommuniceerd. 2) Deelnemer zal aanwezig zijn tijdens de verplichte bedrijfsbezoeken die door de commissie worden georganiseerd. De data hiervoor zullen nog worden vastgesteld en tijdig aan deelnemer worden gecommuniceerd. 3) Niet deelnemen aan het voorprogramma zoals besproken in artikel 1.1 en 1.2 kan leiden tot sancties te bepalen door de commissie in overeenstemming met organisator. Dit omdat het voorprogramma sponsorgelden oplevert voor organisator en het niet deelnemen aan het voorprogramma schade oplevert aan de naam van organisator en Studievereniging A-Eskwadraat. ARTIKEL 2: REISPROGRAMMA 1) Deelnemer neemt deel aan de reis naar Brazilië, die zal plaatsvinden van 19 juli 2017 tot en met 07 augustus 2017. 2) Deelnemer zal zorg dragen voor het op tijd verschijnen op de verschillende programmaonderdelen, zoals deze zijn gecommuniceerd door de commissie/organisator.
3) Deelnemer zal ten alle tijden deelnemen aan deze reis, behalve onder omstandigheden zoals genoemd in de annuleringsvoorwaarden, te vinden in artikel 7.2. 4) Organisator zal zorgdragen voor de organisatie van onder andere maar niet alleen: het voorprogramma zoals vermeld in artikel 1, de vlucht van Amsterdam naar Sao Paulo; de busrit van Sao Paulo naar Campinas; de vlucht van Campinas naar Rio de Janeiro; het verblijf gedurende de hele reis; en de terugvlucht van Rio de Janeiro naar Amsterdam. Ook zal organisator zorgdragen voor één of meerdere activiteiten gedurende de reis. ARTIKEL 3: VEILIGHEID OP REIS 1) Deelnemer zal ten alle tijden de instructies van de commissie en veiligheidsinstanties in Brazilië opvolgen. 2) Deelnemer onthoudt zich ten alle tijden van welke strafbare activiteit dan ook, dan wel volgens de Nederlandse, dan wel volgens Braziliaanse wetgeving. Organisator en commissie vrijwaren zichzelf hierbij van elke verantwoordelijkheid. 3) Deelnemer zal tijdens de reis niet in het bezit zijn of onder invloed zijn van drugs. Het bezit of gebruik van drugs is volledig op eigen risico, organisator vrijwaart zichzelf hierbij van elke verantwoordelijkheid. 4) Deelnemer zal tijdens de reis zich nooit alleen over straat begeven, in geen enkele situatie. Deelnemer mag zich samen met twee of meer andere deelnemers over straat begeven, maar alleen na toestemming van een commissielid. 5) In het geval van artikel 3.4 is deelnemer zelf verantwoordelijk voor de veiligheid van de plekken die deelnemer bezoekt. In het bijzonder is uitgaan tijdens de reis op eigen risico. 6) Deelnemer geeft toestemming aan organisator om zijn volledige naam, geboortedatum en paspoortnummer door te geven aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Kompas-systeem), die deze gegevens in het geval van een calamiteit kan gebruiken voor het verstrekken van inlichtingen en het organiseren van veiligheidsoperaties. Deelnemer gaat akkoord met de privacyvoorwaarden die worden gehanteerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken, op te vragen bij organisator. ARTIKEL 4: MEDISCHE ZAKEN VOOR EN TIJDENS DE REIS 1) Deelnemer zal zich bij de commissie melden indien hij drie maanden of korter voorafgaand aan de reis heeft gereisd naar Bolivia, Colombia, Ecuador, Frans Guyana, Perú, Suriname, Venezuela en/of Afrika. Indien dit het geval is, zal hij zich voorafgaand aan de reis laten inenten voor de Gele Koorts.
2) Tijdens de reis zal een deelnemer die zich niet lekker voelt dit altijd kenbaar maken bij de commissie, zodat die samen met deelnemer naar een passende oplossing kan zoeken. 3) Inentingen tegen DTP en Hepatitis A worden door organisator, op basis van advies van de overheid, wel aangeraden, maar niet gefaciliteerd. ARTIKEL 5: BETALING 1) De totale reissom voor de studiereis is vastgesteld op 1150,-. De deelnemer gaat bij het tekenen van het contract een betalingsverplichting aan voor het volledige bedrag. 2) De deelnemer betaalt het bedrag in 3 termijnen. De deelnemer betaalt 383,33 voor 15 januari 2017, 383,33 voor 15 maart 2017 en 383,33 voor 15 mei 2017. 3) De deelnemer maakt de bedragen genoemd in artikel 5.2 over naar rekeningnummer NL39 INGB 0004 5594 82, ten name van Stichting A-Eskwadraat on Tour o.v.v. Deelnemersbijdrage #NAAM# + het termijnnummer. 4) Bij eventuele betalingsproblemen dient er direct contact opgenomen te worden met organisator. 5) Bij het niet kunnen nakomen van de betalingsverplichting is organisator gerechtigd de reis van deelnemer te annuleren. Wanneer dit na de uiterste annuleringsdatum valt is organisator bevoegd eventueel gemaakte annuleringskosten te verhalen op deelnemer. ARTIKEL 6: REISVOORBEREIDING 1) Deelnemer zal zich uiterlijk twee weken na ondertekening van dit contract zelf aanmelden als lid van de Nederlandse Natuurkunde Vereniging. Dit wordt van een deelnemer verwacht, omdat de NNV in ruil voor het lidmaatschap het lid sponsort tijdens de reis. 2) Deelnemer zal de inschrijfkosten voor de NNV zelf betalen. Deelnemer is gerechtigd om deze kosten te declareren bij organisator. Daartoe dient deelnemer voor 1 april 2017 een mailtje te sturen naar organisator, met een declaratieverzoek. Daarbij moet een bewijs van afschrijving worden meegestuurd. Organisator zal de inschrijfkosten vergoeden tot een maximumbedrag van 12 euro per persoon. 3) Deelnemer zal het inschrijfnummer van de NNV aan de commissie doorgeven, uiterlijk op 1 april 2017. 4) Deelnemer zal zorg dragen voor een paspoort geldig tenminste tot 7 oktober 2017. Deelnemer zal hiervan een kopie bij de commissie inleveren, uiterlijk op 1 april 2017.
5) Deelnemer zal zelf zorgdragen voor een reisverzekering met werelddekking. Deelnemer zal een kopie van zijn polisblad uiterlijk 1 april 2017 inleveren bij de commissie. 6) Een reisverzekering met dekking voor medische- en repatriëringskosten wordt door organisator wel aanbevolen maar niet gefaciliteerd. 7) Deelnemer zal uiterlijk 1 april 2017 een kopie van zijn zorgverzekeringspas inleveren bij de commissie. ARTIKEL 7: ANNULERING 1) Deelnemer kan tot uiterlijk 1 februari 2017 zijn lotingsplaats opgeven. De commissie vergeeft de plaats van deelnemer; hierop heeft deelnemer geen inspraak. Wanneer deze vorm van annulering plaatsvindt, zal het contract per direct worden ontbonden. Wanneer de commissie geen persoon vindt, dan is de deelnemer zelf aansprakelijk voor het vinden van een passende vervanger. Pas nadat de commissie het heeft aangegeven, mag de deelnemer zelf op zoek naar een vervanger. Deze vervanger moet lid zijn van Studievereniging A-Eskwadraat. Bij het niet vinden van een passende vervanger blijft deelnemer zelf aansprakelijk voor de annuleringskosten. 2) Deelnemer kan na 1 februari 2017 zijn reis niet annuleren; behalve als hier een geldige reden toe bestaat; te beoordelen door organisator en de commissie, aan de hand van een kort gesprek met deelnemer. 3) Organisator zal bij een eventuele annulering van de reis die door hem geïnitieerd is, de deelnemer de volledige reissom restitueren, tot op hoogte van de fondsen die binnen organisator beschikbaar zijn. Bij onvoldoende fondsen bij organisator zal de deelnemersbijdrage slechts gedeeltelijk worden vergoed. ARTIKEL 8: VRIJWARING AANSPRAKELIJKHEID 1) Organisator en commissie zijn nimmer aansprakelijk voor welke gebeurtenis dan ook tijdens de reis en het voorprogramma anders dan ontstaan door aantoonbaar wanbeleid vanuit organisator en de commissie. 2) Organisator en commissie zijn niet aansprakelijk voor diefstal, verlies en medische gebeurtenissen toegekomen aan deelnemer anders dan ontstaan door aantoonbaar wanbeleid vanuit organisator en de commissie. ARTIKEL 9: SLOTBEPALINGEN 1) Door ondertekening vervallen eventueel eerder persoonlijk gemaakte mondelinge dan wel schriftelijke afspraken omtrent de studiereis.
2) Na wederzijdse instemming tussen deelnemer en organisator, is organisator bevoegd kleine wijzigingen aan het contract toe te brengen, indien de situatie hierom vraagt. 3) Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 4) Eventuele geschillen zullen worden beslecht bij de arrondissementsrechtbank te Utrecht. ONDERTEKENING Aldus overeengekomen en opgemaakt in tweevoud te Utrecht d.d. DATUM, Deelnemer: Organisator: NAAM DEELNEMER Jelle Wouters Stichting A-Eskwadraat on Tour Commissie (Pro Forma): Tara Fokker Studiereiscommissie 16-17