Draaiboek Naam evenement Versie: 1 juli 2012 Sportservice Nederland BV Nieuwe Gracht 7, 2011 NB, Haarlem Postbus 338, 2000 AH Haarlem
Draaiboek Een format voor het opstellen van draaiboeken Versie: 1 juli 2012 Sportservice Nederland BV Postbus 338 2000 AH Haarlem Telefoon: (023) 5319475 E-mail: mvanderjagt@sportservicenl.nl Website: www.sportservicenl.nl Samengesteld door Mark van der Jagt Copyright Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, worden overhandigd aan derden, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Sportservice Nederland BV. Ongeautoriseerd of oneigenlijk gebruik van de inhoud van deze publicatie wordt beschouwd als een inbreuk op intellectuele rechten, regelgeving met betrekking tot privacy, publicatie en/of communicatie in de breedste zin van het woord Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 2
Voorwoord Sportservice Nederland formuleert een draaiboek als een eindresultaat van de voorbereiding van een evenement, waarin de afspraken en instructies voor alle uitvoerders van een evenement helder weergegeven worden. Het draaiboek is daarmee een leidraad voor een goede uitvoering van een evenement. Door deze formulering van een draaiboek wordt een helder onderscheid gemaakt in de informatie die in de voorbereiding essentieel is en de informatie benodigd voor de uitvoering van het evenement. Dit sluit aan bij het projectmatig werken van Sportservice Nederland. Projectmatig werken In het projectmatig werken van evenementen wordt een gefaseerde aanpak gehanteerd. 1. Initiatieffase 2. Definitiefase 3. Voorbereidingsfase 4. Realisatiefase 5. Nazorgfase Over het projectmatig werken is tevens een brochure van Sportservice Nederland verkrijgbaar. Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 3
Hoofdstukindeling 1. Evenementengegevens 2. Programma 3. Organisatie 4. Medewerkers 5. Tijd- en actieplanning 6. Materiaallijst 7. Plattegronden 8. Veiligheidsprotocol Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 4
1. Evenementgegevens Organisatie Bedrijf/organisatie : Bezoekadres : Postadres : Website : Contactpersoon : Tel. : Fax : Mobiel : E-mail : Evenement Naam : Data/Datum : Tijden : start tijdsplanning t/m Locatie : Omschrijving Praesent ut libero in dui porta molestie vel semper magna. Duis sit amet rutrum ante. Vestibulum eget nisl quis ligula pharetra tincidunt. Nam fermentum erat quis magna blandit ullamcorper. Doelstelling Praesent in lacinia lorem. Aliquam sagittis, nisl vel egestas mollis, massa felis rhoncus ante, ac varius ligula arcu id metus. Proin massa lorem, euismod a lobortis eu, laoreet quis arcu. Doelgroep Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 5
2. Programma Tijdsplanning In deze tabel wordt het programma op hoofdlijn weergegeven. : uur : uur : uur : uur : uur : uur : - : uur : uur : uur : uur : uur : uur : uur Start opbouw Ontvangst deelnemers en bezoekers Welkom door Warming up door Opening door Start activiteitenprogramma: onderdeel 1 onderdeel 2 onderdeel 3 Lunch Herstart activiteitenprogramma onderdeel 1 onderdeel 2 onderdeel 3 Einde onderdelen Gezamenlijk finalespel Einde activiteiten / Intermezzo Prijsuitreiking Vertrek deelnemers / start afbouw Borrel vrijwilligers Zie Bijlage x voor een uitgebreide tijd- en actieplanning Uitwerking activiteitenprogramma Competitie-opzet Geef weer welk systeem gehanteerd wordt en hoe het spelschema werkt. Teamindeling Benoem de indeling van de teams Scoreregistratie Geef aan hoe de punten verdeelt worden na elke ronde. Uitleg onderdelen Onderdeel 1: Hoe werkt het spel en welke tips zijn er voor de spelbegeleider Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 6
Onderdeel 2 Onderdeel 2 Uitwerking overige programmaonderdelen Ontvangst deelnemers Welkomstwoord Warming up Opening Intermezzo Prijsuitreiking Borrel vrijwilligers Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 7
3. Organisatie Een alfabetisch overzicht van een aantal aandachtspunten voor de uitvoerders van het evenement. Per onderdeel wordt weergegeven: De gemaakte afspraken en de benodigde instructies voor de medewerkers De verantwoordelijke medewerker voor het onderdeel Accommodatie Bewegwijzering en signing Catering Coördinatie Communicatie Decoratie & aankleding EHBO Kleding Media Muziek Parkeren Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 8
Presentatie Security Verkeersveiligheid Techniek (beeld & geluid) Vervoer Water- en stroomvoorziening De overige medewerkers in de betreffende taakgebieden worden vermeld in het volgende hoofdstuk. Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 9
4. Medewerkers In het draaiboek wordt alleen een opsomming gegeven van de medewerkers tijdens de uitvoering van het evenement. Contactgegevens van leveranciers, partners en anderen worden opgenomen in de contactenlijst die opgesteld wordt in de voorbereidingsfase (zie brochure projectmatig werken van Sportservice Nederland). Per medewerker wordt het telefoonnummer en het eventuele portofooncircuit en -kanaal weergegeven. Tevens wordt vermeld op welke tijden de medewerker aanwezig behoort te zijn en welke rol hij/zij in de uitvoering speelt. WIE TEL. PORTOCIRC/ ROL AANWEZIG -KANAAL Geertje Geertruida 06-12345678 kanaal 1 Coördinator catering 08:00-18:00 uur Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 10
5. Tijd- en actieplanning De tijd- en actieplanning vormt de leidraad van het evenement. Hierin staat weergegeven wat iedereen moet doen, op welk tijdstip en waar. De projectleider hanteert deze lijst als controlemiddel op de organisatie. TIJD WIE WAAR WAT Desgewenst kan een onderscheid worden gemaakt in de opbouw, uitvoering en afbouw/nazorg. Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 11
6. Materiaallijst In de materiaallijst staan alle artikelen weergegeven die noodzakelijk zijn voor de opbouw en uitvoering van het evenement. Tevens wordt vermeld waar de materialen naar toe moeten (vooral interessant als het evenement op meerdere locaties plaatsvindt) en waar het vandaan komt. Dat laatste kunnen leveranciers, verkoopadressen, opslagruimten en /of personen zijn. ARTIKEL LOCATIE AFKOMST Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 12
7. Plattegrond(en) Wederom staat de uitvoering van het evenement centraal bij het opstellen van een of meerdere plattegronden. Als informatievoorziening voor de deelnemers en het publiek dient een andere plattegrond. Daarop wordt alleen de voor hen noodzakelijke informatie weergegeven. Over het algemeen kan gesteld worden dat publiek wil weten waar ze wat kunnen vinden en medewerkers/leveranciers waar ze wat en hoe moeten opbouwen. Let op het intekenen van zaken als: Organisatie Podia Geluidsinstallatie(s) en boxen Stroompunten en circuit Waterpunten Decoratie en aankleding Signingborden Brandblussers Centrale post Crewruimte Persruimte Tevens voor publiek: Programmalocaties Horecapunten Toiletten EHBO Informatiebalie(s) Looproutes en wegafzettingen Vluchtwegen Parkeerplaatsen Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 13
8. Veiligheidsprotocol Het veiligheidsprotocol bestaat uit de onderdelen: 1. Verantwoordelijken en meldingsprotocol (noodzakelijk voor iedere medewerker) 2. EHBO 3. Brandveiligheid 4. Calamiteitenprotocol 5. Communicatie 6. Medewerkers en taken 7. Bezoekers- en/of spelersreglement 1. Verantwoordelijken en meldingsprotocol Projectleider evenement: Naam, 06 Projectleider veiligheid: Naam, 06 Politie: Naam, 06 EHBO: Naam, 06 Meldingen voor ernstige ongevallen altijd direct per mobiele telefoon naar de EHBO, 06 -. Overige meldingen naar de centrale post (ingeval van portocircuit) of naar de Projectleider Veiligheid, 06 -. 2. EHBO Wie is verantwoordelijk? Waar staan de posten? Wat is op welke post aanwezig? Wie zorgt voor de toevoer van ambulances? Wie onderhoudt contact met de officiële veiligheidsdiensten? 3. Brandveiligheid Waar staan de brandblussers? Wie is verantwoordelijk voor het hanteren daarvan? Wie controleert vooraf en tussentijds of ze werken en op de juiste plaats staan? 4. Calamiteitenprotocol Uitgewerkt worden de volgende onderwerpen: Sfeerbewaking Wie zijn betrokken bij de uitvoering van het calamiteitenprotocol en wie geeft leiding? Ontruimingsplan Hoe te handelen bij onrust/vechtpartijen Hoe te handelen bij overmatige drukte Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 14
Fasering maatregelen bij orde verstoringen: 1. Standaard boodschappen voor presentatoren Beste mensen, het wordt erg druk voor het podium. Geef elkaar de ruimte, kom niet allemaal naar voren anders komen mensen in de verdrukking. 2. Aanpassen van de programmering Beste mensen, het wordt nu echt te druk. Hier voor het podium komt men in de verdrukking. Het is noodzakelijk dat er meer roulatie komt. Wij verzoeken de mensen achteraan om uit te wijken naar een andere locatie. 3. Tijdelijk doen stoppen van de programmering Beste mensen, in verband met de drukte zijn wij genoodzaakt dit podium tijdelijk stil te leggen totdat er meer ruimte is ontstaan. Geef elkaar de ruimte, kijk even op een andere locatie. Zodra de situatie het toelaat wordt de programmering op dit podium hervat. 4. Definitief stoppen van de programmering Beste mensen, in verband met de drukte is de programmering van dit podium vroegtijdig beëindigd. Wij verzoeken u deze locatie rustig te verlaten en uit te wijken naar een andere locatie. 5. Stoppen evenement Beste mensen, in verband met de overweldigende drukte is de programmering van het gehele feest vroegtijdig beëindigd. Wij verzoeken u rustig naar huis te gaan en danken u voor uw bezoek aan.. 5. Communicatie Wie praat met wie, waarover en hoe? Welke portofooncircuits zijn er en op welke kanalen zitten de mensen. Tracht te werken met 1 circuit waarbij de centrale post en de ongevallen- en calamiteitenmeldingen altijd op kanaal 1 zitten. Mededelingen over andere zaken kunnen op een ander kanaal plaatsvinden om de centrale post niet te belasten. 6. Medewerkers en taken Opsomming van alle betrokken medewerkers en hun taken, posities, portocircuit, telefoonnummers en aanwezigheid. 7. Bezoekers- en/of spelersreglement Uitwerking van heldere regels die goed gecommuniceerd worden naar de bezoekers en de spelers en strak gehanteerd worden door de security. Sportservice Nederland BV Format draaiboek evenementen 1 juli 2012 15