Algemeen huisreglement voor de gebouwen van de Immigratie- en Naturalisatiedienst
Inhoud Voorwoord Intervisie? Vijf stappen methode Incidentenmethode/ 10 stappen methode De Roddelmethode De Succesmethode Invalshoeken Balint methode Mijn aantekeningen en reflecties 3 4 7 8 10 11 12 13 14 Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 2
Inleiding Doelstelling Dit algemeen huisreglement is opgesteld om de medewerkers het verblijf in de gebouwen van de IND zo aangenaam mogelijk te maken en om een goed, verantwoord en veilig beheer te voeren. Iedere medewerker dient zich dan ook te houden aan het algemeen huisreglement. Op intranet onder Veiligheid is altijd de meest actuele versie van het algemeen huisreglement te vinden. Vragen, suggesties of opmerkingen Heeft u vragen, suggesties of opmerkingen over het algemeen huisreglement, dan kunt u deze melden bij het cluster Veiligheid, e-mail: clveilig@ind.minvenj.nl Servicedesk De Servicedesk van Facilitaire Bedrijfsvoering is dagelijks geopend, voor openingstijden en locatie zie de productenen dienstencatalogus (PDC) op intranet. Digitaal is de Servicedesk beschikbaar via JOOST. In de PDC staat een overzicht van alle producten en diensten van Facilitaire Bedrijfsvoering. Belangrijke telefoonnummers Intern alarmnummer 3333 Gebouw Servicedesk Receptie/Beveiliging Hoofdkantoor The Crown 070 779 43 38 070 779 40 04 Rijswijk De Prins 070 779 43 38 070 779 45 00 Rijswijk Winston Churchill Tower 070 779 46 36 088 715 71 10 Rijswijk Churchillhof 070 779 46 36 070 779 52 00 Rijswijk Traffic Square 070 779 46 36 070 779 57 00 Hoofddorp Pharos 023 888 97 77 023 888 96 53 Amsterdam loketten 023 889 97 77 020 702 77 00 AC Ter Apel 0599 82 23 34 0599 82 23 00 Zwolle LGV 038 888 67 77 038 888 61 99 Zwolle Lyon 038 888 67 77 038 888 61 20 Utrecht KLC 030 232 44 64 030 232 45 00 Utrecht loketten 030 232 44 64 030 232 45 04 AC Den Bosch 073 888 33 99 073 752 40 01 Den Bosch de Magistraat 073 888 33 99 073 888 30 99 AC Zevenaar 0316 74 16 72 0316 74 14 00 Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 3
Alarminstructies Alarminstructies zijn opgenomen in het bedrijfsnoodplan. Op iedere werkkamer is een alarminstructie opgehangen. Calamiteiten meldt u op het intern alarmnummer 3333. Op intranet onder Veiligheid staat hoe u verder moet handelen bij calamiteiten. Lees deze instructie alstublieft goed door. Tevens is daar het lokale Bedrijfsnoodplan in te zien. Alcohol- en drugsgebruik Het is niet toegestaan om in het gebouw alcohol en drugs te gebruiken, onder invloed hiervan te verkeren of in het bezit hiervan te zijn. In bijzondere gevallen (feest, afscheid etc.) is het gebruik van alcohol na toestemming van het hoofd Facilitaire Bedrijfsvoering van uw locatie toegestaan. Bedreigingen Alle fysieke, verbale en/of telefonische bedreigingen meldt u in JOOST. De procedure over dit onderwerp vindt u op intranet onder Veiligheid. Bedrijfsarts Onze arbodienst MaetisArdyn heeft één telefoonnummer: 088 008 89 88. Dit nummer geldt voor de hele IND. U kunt dit nummer gebruiken voor het stellen van vragen of het maken van een afspraak. Voor verdere informatie zie intranet bij HR onder Gezond en veilig werken. Bedrijfshulpverlening (BHV) Doelstelling van bedrijfshulpverlening is het beperken van de direct nadelige gevolgen voor medewerkers bij ongevallen, brand en dergelijke. Alle BHV-ers zijn opgeleid en beschikken over geldige diploma s. Door trainingen/herhalingslessen blijft het opleidingsniveau gegarandeerd. Uw locatie wordt, ter oefening, minimaal éénmaal per jaar geheel ontruimd. Bij calamiteiten wordt u dringend verzocht de instructies van de BHV-organisatie op te volgen. Meer informatie over de BHV vindt u in het bedrijfsnoodplan dat te vinden is op intranet onder Veiligheid. Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 4
Bedrijfsmaatschappelijk werker De bedrijfsmaatschappelijk werker kan u helpen bij het oplossen van problemen op het werk of in de privésfeer die van invloed zijn op uw dagelijks functioneren. Meer info vindt u op intranet bij HR onder Gezond en veilig werken. Beveiliging De beveiliging krijgt zijn instructies van de medewerker Facilitaire Bedrijfsvoering met veiligheid in zijn pakket. De beveiliging heeft een aantal bevoegdheden waaronder: personen in het gebouw te vragen naar hun legitimatie; personen aan te spreken op hun gedrag; personen te verwijderen uit ruimten waarvoor zij niet geautoriseerd zijn. Bezoekers Bezoekers meldt u voor het bezoek plaatsvindt aan in JOOST. Bezoekers melden zich bij de receptie. Hier worden zij geregistreerd. Hiervoor hebben zij een geldig legitimatiebewijs nodig. Zonder legitimatie hebben bezoekers geen toegang tot de IND gebouwen. De receptie neemt telefonisch contact met u op met het verzoek de bezoeker bij de receptie te komen afhalen. Vanzelfsprekend brengt u de bezoeker na afloop ook terug naar de receptie. Bezoekers krijgen bij de receptie een bezoekerspas. Deze dienen zij bij vertrek weer bij de receptie in te leveren. Het zichtbaar dragen van deze pas is verplicht. Op de bezoekerspas staan duidelijk de huisregels van de IND voor bezoekers aangegeven. U blijft gedurende het hele bezoek verantwoordelijk voor de bezoeker, ook tijdens calamiteiten. Brand Bel bij brand het intern alarmnummer 3333, of druk een handbrandmelder in. Zie ook het kamerbordje Wat te doen bij en op intranet onder Veiligheid. Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 5
Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 6
Clean desk beleid Clean desk staat gelijk aan opgeruimd staat netjes. Het Clean desk beleid is ingesteld om te voorkomen dat onbevoegden tijdens uw afwezigheid kennis kunnen nemen van vertrouwelijke informatie of dat waardevolle spullen worden weggenomen. Laat na werktijd en/of bij langdurig verlaten van de werkplek geen dossiers, papieren, documenten, Cd-roms, portemonnees, mobiel of andere waardevolle spullen achter op uw bureau. Bewaar vertrouwelijke informatie goed geordend op een veilige plaats, sluit kasten en lades af en zorg dat uw PC is uitgeschakeld. Mocht u niet de beschikking hebben over een sleutel van lades en kasten of een sleutelkastje, neem dan contact op met de Servicedesk van de afdeling Facilitaire Bedrijfsvoering. Dieren Het is niet toegestaan (huis-)dieren mee te nemen. Hulphonden (bijvoorbeeld een blindengeleidehond) hebben na overleg met het hoofd Facilitaire Bedrijfsvoering van uw locatie toegang tot de IND gebouwen. Het management is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Clean desk beleid en ziet toe op de naleving. Ook de beveiliging ziet tijdens de brand- en sluitronde toe op de naleving. Als de beveiliging waardevolle spullen aantreft die onverantwoordelijk zijn achtergelaten, dan worden deze veilig gesteld. Deze spullen zijn dan af te halen bij de receptie. Er wordt altijd een bericht achtergelaten op de plaats waar de waardevolle spullen zijn aangetroffen. Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 7
E.H.B.O. Voor eerste hulp bij ongelukken belt u het intern alarmnummer 3333. Op elke etage zijn verbanddozen en pleisterautomaten beschikbaar. Als u de verbanddoos heeft gebruikt (is het zegel verbroken) of zijn de pleisters op, meldt dit dan in JOOST. Elektrische apparaten Het gebruik van bijvoorbeeld waterkokers, koffie- en theeapparaten, tosti-apparaten, verwarmingselementen en dergelijke, is vanwege veiligheidsredenen (brandgevaar) niet toegestaan. Als de beveiliging een dergelijk apparaat aantreft, wordt dit meegenomen. U kunt het apparaat de volgende dag ophalen bij de Servicedesk. De beveiliging laat altijd een bericht achter op de plaats waar het apparaat is aangetroffen. Fietsenstalling U stalt (brom-)fietsen, scooters en motoren in de daarvoor bestemde fietsenstalling of parkeergarage. Het is niet toegestaan (brom-)fietsen, scooters en motoren op het trottoir of tegen de gevel van het gebouw te plaatsen, of mee te nemen in het gebouw. Let op! Het stallen van (brom-)fietsen, scooters en motoren is volledig op eigen risico. Filmen/fotograferen Het is niet toegestaan in het gebouw te filmen, te fotograferen en/of geluidsopnamen te maken. U kunt toestemming vragen aan het hoofd Facilitaire Bedrijfsvoering via de medewerker Facilitaire Bedrijfsvoering met veiligheid in zijn pakket. Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 8
Goederen Het is niet toegestaan om eigendommen van de IND onjuist te gebruiken en/of zonder toestemming uit het gebouw mee te nemen. Alleen met een uitvoerbewijs kunt u goederen mee uitvoeren. Een uitvoerbewijs kun je vinden in JOOST onder Diensten. Bij het verlaten van het gebouw overhandigt u dit uitvoerbewijs aan de beveiliging. De beveiliging controleert alle goederen die door medewerkers worden uitgevoerd. Nooduitgang Nooduitgangen mogen alleen in geval van nood gebruikt worden en dienen vrije doorloop te behouden. De beveiliging en leden van de BHV verwijderen alles wat deze uitgangen blokkeert. Bij calamiteiten wordt u verzocht gebruik te maken van de noodtrappenhuizen. Bij calamiteiten wordt u dringend verzocht de instructies van de BHV-organisatie op te volgen. Gevonden voorwerpen Gevonden voorwerpen kunt u afgeven bij de receptie of beveiligingsloge. Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 9
Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 10
Ongevallen Bel het intern alarmnummer 3333. Ontruiming Regelmatig wordt er door de BHVorganisatie getraind op het ontruimen van het gehele (of een gedeelte van het) pand. U wordt vriendelijk verzocht hieraan uw medewerking te verlenen. Ontruimingssignaal Het ontruimingssignaal (slow-whoop) is een van laag naar hoog oplopend signaal. Dit signaal zal regelmatig getest worden. Uiteraard wordt een test van het signaal aangekondigd. Zonder aankondiging is er sprake van een werkelijke ontruiming en wordt u verzocht het pand via de nooduitgangen te verlaten. Overwerk Als u buiten de openingstijden gebruik wilt maken van het gebouw (bijvoorbeeld bij overwerk) moet u dit melden bij de medewerker Facilitaire Bedrijfsvoering met veiligheid in zijn pakket. Dit vanwege het oproepen van extra beveiligingsbeambten. Het is van belang hierbij de volgende informatie te verstrekken: naam van de unit; na(a)m(en) van de personen die gaan overwerken; data en tijden waarop wordt overgewerkt; kamers, zalen en etage(s) waar overgewerkt wordt; naam en toestelnummer van degene die de leiding heeft en als zodanig verantwoordelijk kan worden gesteld. Bij overwerk moet u zich vóór het verlaten van het pand afmelden bij de beveiligingsbeambte in de centrale hal. Openingstijden Het gebouw is voor IND medewerkers open van maandag tot en met vrijdag van 07.00 uur tot 19.00 uur. AC Ter Apel maandag tot en met vrijdag van 07.00 uur tot 22.00 uur en in het weekend van 07.00 uur tot 17.00 uur. Buiten de openingstijden dient overwerk te worden aangevraagd, zie overwerk. Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 11
Parkeren Alle gebouwen van de IND hebben een beperkt aantal parkeerplaatsen. De plaatsen zijn bestemd voor medewerkers die daarvoor in aanmerking komen volgens het landelijk IND parkeerbeleid. Een parkeerplaats voor uw bezoeker kunt u aanvragen in JOOST. Omdat er een beperkt aantal parkeerplaatsen is, is het belangrijk binnen de vakken te parkeren. In de parkeergarage mag u niet harder rijden dan 10 km/uur. Ook dient u de aanwijzingen van de beveiliging op te volgen. Verder zijn de verkeersregels van toepassing zoals die in het openbaar verkeer gelden. Misbruik wordt gemeld bij uw leidinggevende. Receptie De receptionist(e) draagt zorg voor de juiste ontvangst, registratie en verwijzing van bezoekers. Het nummer van de receptie van uw locatie kunt u vinden op pagina 3. Roken Net als alle andere openbare gebouwen in Nederland zijn de IND-gebouwen rookvrij. Roken voor de ingang van de gebouwen van de IND is hinderlijk voor de bezoekers en medewerkers en daarom niet toegestaan. Ook is het niet toegestaan te roken in de parkeergarages. U kunt gebruik maken van de rookabri s of de aangewezen rookplaatsen buiten het pand. Let op! Het parkeren van auto s en motoren is volledig op eigen risico. Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 12
Technische ruimten Het gebouw is voorzien van een aantal technische ruimten. Het spreekt voor zich dat uitsluitend bevoegd personeel toegang heeft tot deze ruimten. Toegang tot het gebouw Bij het betreden en verlaten van het gebouw dient u uitsluitend gebruik te maken van de aangewezen personeels in- en uitgangen. Nooduitgangen, als zodanig aangegeven, mogen alleen gebruikt worden in geval van nood. Onrechtmatig gebruik van de nooduitgangen wordt gesignaleerd. Toegangspas De gebouwen van de IND zijn voorzien van een toegangscontrolesysteem. Dit systeem zorgt voor de toegang tot het pand en eventuele specifieke ruimten in het pand. U kunt toegang krijgen tot de IND panden of de specifieke ruimte door gebruik te maken van uw persoonlijke toegangspas met de juiste autorisatie. Deze pas kunt u voor de kaartlezer houden om de deur te openen. In de IND panden is het verplicht om de toegangspas zichtbaar te dragen. Geef verlies van uw toegangspas direct door aan de Servicedesk van uw locatie. Zij informeren u over de vervolgprocedure. De pas wordt direct geblokkeerd. Een nieuwe toegangspas kunt u aanvragen in JOOST. Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 13
Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 14
Veiligheidsinstructies Het gebouw is volgens de geldende brandbestrijdingsvoorschriften voorzien van brandbestrijdings-/blusmiddelen en rookmelders. De aangegeven brand- en vluchtroutes worden altijd vrij gehouden. Bij brand en/of ontruiming moet u de aanwezige instructies en/of de instructies van het BHV team volgen en zich te verzamelen op een door de BHV aangewezen plaats. Hier meldt u zich bij uw leidinggevende. Vermissing en beschadiging Vermissing of beschadiging van goederen moet altijd gemeld worden in JOOST. Let op! Gestolen of beschadigde persoonlijke bezittingen worden niet vergoed door de werkgever. Het is daarom raadzaam waardevolle spullen niet achter te laten op uw werkplek. Neem deze mee of bewaar deze in een afgesloten bureau of kast. Vertrouwenspersoon Een vertrouwenspersoon is een door hoofd IND aangewezen medewerker, bij wie de medewerkers door hen als ongewenst of ontoelaatbaar ervaren gedrag aanhangig kunnen maken, indien ze dat niet bij de betreffende dienstleiding willen of kunnen doen. Onder dit gedrag vallen seksuele intimidatie en integriteitsinbreuken van welke aard dan ook. Voor meer info zie intranet onder Vertrouwenspersoon. Immigratie- en Naturalisatiedienst Algemeen huisreglement 15
Dit is een interne uitgave van de Immigratie- en Naturalisatiedienst Stafdirectie Middelen & Control Corporate Communicatie Februari 2013