Huishoudelijk reglement niet-maalfunctionele ruimten Roomanmolen. Artikel 1. Algemeen Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op het toegankelijkheids- en gebruikersreglement van de Roomanmolen, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 1 april 2004. Het huishoudelijk reglement bepaalt de specifieke gebruiksvoorwaarden. Definitie van de gebruikte termen: Aanvrager: Persoon ouder dan 18 jaar die het aanvraagformulier ondertekent Gebruiker: Organisator/particulier die gebruik maakt van de niet-maalfunctionele ruimten van de Roomanmolen Bezoeker: Persoon die de activiteit bezoekt of die het maalgedeelte bezoekt tijdens de openingsuren van de molen. Niet-maalfunctionele ruimten: de gelijkvloerse verdieping van de molen - beheer BVBA De Cock Meesterbrouwers Maalfunctionele ruimten: de niet-gelijkvloerse verdiepingen van de molen - beheer en onderhoud door de molenaars Artikel 2. Beschrijving infrastructuur Dit reglement regelt de ter beschikkingstelling van de niet-maalfunctionele ruimten van de Roomanmolen, gelegen te Beekstraat 10, 9170 Sint-Gillis-Waas. Een gedetailleerde beschrijving van de infrastructuur vindt men in de technische fiche in artikel 11. Artikel 3. Doel van de zaal Volgende activiteiten zijn toegelaten in de niet-maalfunctionele ruimten van de Roomanmolen: vergaderingen recepties en ontvangsten tentoonstellingen beperkte feesten beperkte muziekvoorstellingen festivals Er mogen in geen geval activiteiten, fuiven en feesten met discobar of geluidversterkende muziekinstallaties georganiseerd worden. In twijfelgevallen oordeelt de afdeling Cultuur en Toerisme of de activiteit overeenstemt met het doel van de zaal. Voor handelsactiviteiten moet men vooraf schriftelijk toestemming vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Artikel 4. Activiteiten tijdens de openingsuren van de maalfunctionele ruimte van de Roomanmolen Het maalgedeelte kan elke 1ste en laatste zondag van de maand vanaf 1 april tot en met 31 oktober bezocht worden tussen 14 uur en 18 uur. Op deze momenten mogen geen activiteiten plaatsvinden. Telkens de molen toegankelijk is voor het publiek mogen geen activiteiten plaatsvinden. Telkens de molen toegankelijk is voor het publiek mogen geen particuliere activiteiten plaatsvinden. 1
Artikel 5. Wie kan van de zaal gebruik maken? De molenaar heeft te allen tijde toegang tot de maal- en niet-maalfunctionele ruimten van de Roomanmolen. Categorie A: Het gemeentebestuur Sint-Gillis-Waas en het Provinciebestuur Oost-Vlaanderen Zij behouden het recht om te allen tijde zelf evenementen te organiseren. Het reeds eerder toegestane gebruik wordt geannuleerd. Er kan hiervoor geen schadevergoeding gevraagd worden noch aan het gemeentebestuur, noch aan het provinciebestuur. Categorie B: Erkende verenigingen, bedrijven en particulieren van Sint-Gillis-Waas Categorie C: Verenigingen, bedrijven en particulieren buiten Sint-Gillis-Waas Artikel 6. Gebruiksvoorwaarden 1. BESTEMMING Het is verboden om zich te begeven in de maalfunctionele ruimten van de molen zonder toestemming en zonder begeleiding van de molenaar. Aan de gebruiker die deze regels niet respecteert, kan elke volgende reservatie geweigerd worden. De organisator mag geen andere bestemming geven aan de gebouwen dan die waarvoor de verhuring werd toegestaan. Het is verboden zich te begeven in ruimten voorbehouden aan de diensten van de inrichting. Dieren zijn niet toegelaten. Met uitzondering van de blindgeleide honden. 2. AFSPRAKEN VOORAF De gebruiker dient een aanvraag voor het gebruik van de niet-maalfunctionele ruimten in bij afdeling Cultuur en Toerisme. Voor de praktische afspraken neemt de gebruiker contact op met Koen De Cock, Pastorijwegel, 9170 Sint-Gillis-Waas (Sint-Pauwels), 0476/47.24.79, koen@brouwerijdecock.com om een vlotte organisatie te waarborgen. Gemeentebestuur Sint-Gillis-Waas Afdeling Cultuur en Toerisme Stationstraat 201 bus 1 9170 Sint-Gillis-Waas tel. 03/229.02.00 e-mail deroute@sint-gillis-waas.be 4. GEBRUIK MEUBILAIR De gebruiker maakt vooraf afspraken over de aard en het aantal meubels met BVBA De Cock Meesterbrouwers. Het gemeentebestuur stelt geen extra tafels, stoelen, servies enz. ter beschikking aan particulieren/verenigingen. 5. VERWARMING EN VERLICHTING De organisator informeert zich voldoende over de werking van de verlichting en verwarming. Daarvoor kan hij terecht bij BVBA De Cock Meesterbrouwers. In de molen geld een algemeen verbod op open vuur (geen kaarsen, geen gasverwarming, geen gasbekkens, ). 2
6. VERSIERINGEN EN PUBLICITEIT Het is ten strengste verboden de ramen, de deuren, de muren, de panelen, de vloeren te benagelen, te beplakken, te beschilderen of van enig ander hechtingsmiddel te voorzien. De posters over de Roomanmolen mogen onder geen enkel beding verwijderd worden. Versieringen worden uitsluitend aangebracht in overleg met met de concessionaris Koen de Cock. Versieringen uit licht ontvlambare materialen, kaarsen en open vuren zijn in en rondom de gebouwen verboden. Versieringen mogen niet in strijd zijn met de bepalingen van het reglement in het kader van brandpreventie in voor publiek toegankelijke inrichtingen (hoofdstuk 3 in de code van politiereglementen) 7. SLUITINGSUUR GELUIDSOVERLAST Het sluitingsuur is vastgesteld op 1 uur, zoals bepaald in het politiereglement. De burgemeester kan op aanvraag toelating verlenen om occasioneel af te wijken van het sluitingsuur. In de Roomanmolen wordt in principe geen opheffing van het sluitingsuur toegestaan. Enkel voor feesten georganiseerd door verenigingen wordt de beslissing tot opheffing van het sluitingsuur door de burgemeester in overweging genomen. De gebruiker vraagt tijdig de opheffing van het sluitingsuur aan bij het gemeentebestuur Sint- Gillis-Waas, afdeling Cultuur en Toerisme. De gebruiker zal het bewijs van de toelating tot opheffing sluitingsuur voorleggen aan BVBA De Cock Meesterbrouwers. De toelating tot opheffing sluitingsuur betekent niet dat de gebruiker nachtlawaai mag veroorzaken. Zie algemeen politiereglement hoofdstuk 2, openbare rust waarin wordt gesteld dat nachtgerucht of nachtrumoer waardoor de rust van de inwoners kan worden verstoord, verboden is. Het is verboden in de molen te vertoeven voor of na de afgesproken uren. 8. SABAM EN BILLIJKE VERGOEDING De gebruiker stelt zich in orde met SABAM. Voor activiteiten met drank in de niet-maalfunctionele ruimten (enkel binnen de molen) wordt de billijke vergoeding betaald door het gemeentebestuur van Sint-Gillis-Waas. 9. ONTRUIMING Onmiddellijk na de activiteit moeten alle voorwerpen die niet tot de uitrusting van de zaal behoren, verwijderd worden. In geval van tentoonstellingen kunnen afspraken gemaakt worden met BVBA De Cock Meesterbrouwers. Indien bovenstaande voorwerpen niet tijdig verwijderd worden, zullen deze op kosten van de gebruikers weggehaald worden. De gemeente Sint-Gillis-Waas kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor achtergelaten materialen. 10. SCHOONMAAK Naargelang de gemaakte afspraken is de gebruiker verplicht, bij het einde van de manifestatie, de gebruikte ruimten en de eventueel aanwezige tapinstallatie in zindelijke toestand te brengen, alle versieringen te verwijderen, het grootste vuil bijeen te borstelen en alle gerief af te wassen en naar behoren op te bergen. 3
Alle huisvuil wordt door de vereniging of particulier meegenomen. De vereniging of particulier zorgt zelf voor de schoonmaak van de door hen gebruikte ruimten. 11. AFSLUITEN ZAAL Voor alle activiteiten, staat BVBA De Cock Meesterbrouwers in voor het openen en het sluiten van de molen. 12. ONVOORZIENE GEVALLEN In geval van betwistingen, moeilijkheden en uitzonderingen die niet in het reglement geregeld worden, beslist het College van burgemeester en schepenen. Artikel 7. Afspraken omtrent veiligheid 1. VEILIGHEID De vrije toegang tot de lokalen mag op geen enkele wijze belemmerd worden door meubilair, linten of andere obstakels. 2. AANTAL PLAATSEN Het overschrijden van het aantal toegewezen plaatsen is omwille van de brandveiligheid verboden. Het aantal plaatsen werd beschreven in de technische fiche. Omwille van de brandveiligheid kan van dit aantal voor geen enkele manifestatie afgeweken worden. 3. ROOKVERBOD EN BAKACTIVITEITEN Er geldt een algemeen rookverbod in gans het gebouw. Er mogen geen bakactiviteiten plaatsvinden in de Roomanmolen. Het is tevens verboden om ovens en friteuses te gebruiken in de molen. 4. STOPZETTING Het niet naleven van de voormelde veiligheidsregels heeft de onmiddellijke stopzetting van de activiteit tot gevolg. Artikel 8. Gebruik dranken 1. DRANK De gemeente kent aan de concessiehouder een exclusief leveringsrecht toe van dranken. De gebruiker is verplicht om drank af te nemen bij BVBA De Cock Meesterbrouwers. Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele verschillen in de inventaris en na aflevering aan de leverancier van dranken. 2. GEBRUIK TOOG Ter gelegenheid van manifestaties in de Roomanmolen zal de organisator drank mogen aanbieden. De organisator kan gebruikmaken van de toog in de Roomanmolen die de concessionaris ter beschikking stelt. De concessiehouder zorgt voor de bevoorrading en voor het nodige materiaal om een ordentelijke tap te organiseren. 3. MISBRUIKEN Indien wordt vastgesteld dat bepaalde gebruikers misbruik maken van bovenstaande regelingen, wordt dit aan het college van burgemeester en schepenen gemeld. Artikel 9. Bepalingen bij niet-naleving van het reglement 4
De bezoekers moeten het huishoudelijk reglement naleven. Zij dienen zich behoorlijk te gedragen en de aanwijzingen van de concessionaris en afdeling Cultuur en Toerisme te volgen. Indien de gebruiker het huishoudelijk reglement niet naleeft, kan het gebruik onmiddellijk beëindigd worden, naast eventuele vervolging met een gemeentelijke administratieve sanctie. Bij herhaalde overtredingen krijgt de gebruiker geen toelating meer voor gebruik. Artikel 10. Uitvoering De afdeling Cultuur en Toerisme is verantwoordelijk voor de uitvoering van dit huishoudelijk reglement. Deze wordt ertoe gemachtigd om in alle onvoorziene omstandigheden de nodige beslissingen te nemen. Voor wijzigingen aan dit reglement is de gemeenteraad bevoegd. Artikel 11. Technische fiche 5