Reglement op het gebruik van: Feestzaal met bar, keuken, inkomhal, bergruimte, vergaderzaal en sanitair van het Schoolke Moregem Beschrijving van de infrastructuur Art.1. Dit reglement is van toepassing op het gebruik van de feestzaal met bar, keuken, inkomhal, bergruimte, vergaderzaal en sanitair van het Schoolke Moregem, hierna infrastructuur genoemd. Het gebruik van de feestzaal, de keuken of de vergaderzaal kan afzonderlijk aangevraagd worden. Daarbij hoort automatisch het gebruik van inkomhal en sanitair. Bij gebruik van de feestzaal hoort automatisch het gebruik van de bar, bergruimte, inkomhal en sanitair. Aanvraagprocedure Art.2. Het gebruik wordt door de aanvrager minstens drie maanden vooraf schriftelijk of elektronisch aangevraagd enkel via het reservatieformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het gemeentebestuur. Reserveringen van verenigingen en instellingen van de gemeente kunnen maximum 1 jaar vóór de activiteit worden ingediend. Verenigingen en instellingen van buiten de gemeente, particulieren of bedrijven kunnen maximum 6 maanden vooraf reserveren. De aanvraag vermeldt o.a. de naam, het volledige adres, het e-mailadres en het GSM-nr. van de persoon die tijdens het gebruik als verantwoordelijke zal optreden, toezicht zal uitoefenen en als een goede huisvader zal zorgen voor de ter beschikking gestelde infrastructuur. Tevens dient het IBAN-rekeningnummer van de aanvragende vereniging of van de aanvrager vermeld te worden op de aanvraag. Toegelaten gebruikers en activiteiten Art.3. Art.4. Art.5. De infrastructuur mag alleen gebruikt worden nadat het college van burgemeester en schepenen schriftelijk of elektronisch toelating heeft gegeven én na betaling van de verschuldigde vergoedingen (gebruiksvergoeding, waarborg, billijke vergoeding, enz.). Bij activiteiten georganiseerd door de gemeentelijke diensten wordt normaliter geen gebruik van de infrastructuur toegelaten. Toelatingen kunnen verleend worden aan de verenigingen, instellingen, bedrijven en particulieren van binnen en buiten de gemeente. Het bereiden van gerechten, bakken en koken is niet toegelaten in de feestzaal, bar, vergaderzaal en bergruimte. Het organiseren van kooklessen is enkel toegelaten in de keuken, voor een beperkt aantal deelnemers (maximum 25 personen). 1
Art.6. Art.7. Het is niet toegelaten om constructies op te trekken op de buitenkoer van de infrastructuur. In de in art. 1 bedoelde infrastructuur zijn bal- en andere werpspelen niet toegelaten. Ook fuiven, bals, e.d. zijn niet toegelaten. Huisdieren zijn niet toegelaten. Art.8. Het maximaal aantal toegelaten aanwezigen is bepaald op : - feestzaal : 80 personen - keuken : 25 personen - vergaderzaal : 20 personen. Art.9. De infrastructuur mag enkel gebruikt worden voor die activiteiten waarvoor toelating is gegeven door het gemeentebestuur. Art.10. Niemand zal andere ruimten gebruiken of betreden dan deze welke voor de activiteiten aangevraagd zijn en noodzakelijk zijn. Art.11. Onderverhuring van de infrastructuur of terbeschikkingstelling aan derden door de gebruikers is niet toegelaten. Begin en beëindiging van het gebruik Art.12. Na betaling van alle vergoedingen en waarborgen kan een sleutelset van de gereserveerde infrastructuur door de gebruiker afgehaald worden op het gemeentehuis, tijdens de openingsuren. De infrastructuur kan ter beschikking gesteld worden vanaf twee werkdagen vóór het gebruik, voor zover ze niet bezet is. Art.13. De gebruikers verklaren de infrastructuur in goede orde te ontvangen. Bij opmerkingen dient dit schriftelijk gemeld te worden aan het gemeentebestuur tenminste 24 u voor de start van de activiteit. Huisraad In de keuken is volgende huisraad aanwezig : borden, bestek, tassen, ondertassen, wijnglazen, fluitglazen (telkens 100 stuks). In de vergaderzaal is geen huisraad voorzien. Art.14. De gebruikers dienen de infrastructuur met zorg te gebruiken en in goede orde te verlaten. Na gebruik wordt de infrastructuur door de gebruiker opgeruimd en gereinigd vóór 12.00 uur de dag volgend op de activiteit. De controle gebeurt door een door de gemeente aangeduide verantwoordelijke. Bij normaal gebruik volstaat dweilen. Bij intensief gebruik is schuren verplicht. Elke vereniging brengt zijn poetsgerief mee. De gebruiker kan eventueel opteren om de schoonmaak niet zelf uit te voeren. Hij dient dit bij de aanvraag van de infrastructuur te vermelden. Een vergoeding voor de schoonmaak zal dan aangerekend worden. 2
Indien de infrastructuur niet in goede orde werd verlaten of de gebruiksmodaliteiten niet werden nageleefd (vb. inzake onderhoud, opkuis, ), kan de waarborg worden ingehouden. Indien voormelde waarborg niet voldoende is voor het terug in orde brengen van de infrastructuur of om de aangebrachte beschadiging te herstellen of het kapotte of verdwenen materiaal te vervangen, zullen de meerkosten ook moeten gedragen worden door de gebruiker. o Breuk of verlies van de huisraad wordt als volgt vergoed : soepbord, dessertbord : 5 ; soeplepel, koffielepel, dessertvork, dessertmes : 3 ; 2 ; 4 ; o Andere schade wordt tegen kostprijs vergoed. Art.15. Het eventuele vergelijkbaar huishoudelijk afval wordt verzameld in plastic- of papierzakken en kan geborgen worden in de afvalcontainer, tegen betaling van een vergoeding.deze container mag in geen enkel geval verplaatst worden. Afval dat naast de container geplaatst wordt of achtergelaten wordt in de infrastructuur zal aangerekend worden volgens de prijs van een tweede container, zijnde 60. Dit bedrag zal worden afgehouden van de waarborg. Flessen, glas, glazen en bokalen worden bij voorkeur gedeponeerd in een gemeentelijke glasbol of in het gemeentelijk containerpark tijdens de openingsuren. De gebruikers staan zelf in voor de verwijdering ervan. Art.16. De tafels en stoelen worden na elk gebruik gereinigd en geplaatst op de daartoe voorziene plaatsen of in de daartoe voorziene transportkarren. De karren worden gerangschikt volgens de daartoe ter plaatse aangeduide richtlijnen. Art.17. De toog en frigo s in de bar worden schoongemaakt, evenals het aanrecht, fornuis, frigo in de keuken. De gebruikte glazen, schenkborden, borden, bestek, enz... worden zorgvuldig afgewassen en weggeborgen in de daartoe bestemde kasten. Tarieven, waarborgen, SABAM, billijke vergoeding en andere kosten Art.18. Vergoedingen, waarborgen en andere kosten (schoonmaak, container, ) worden binnen de maand na ontvangst van de factuur volledig betaald door de gebruiker. Wanneer nagelaten wordt dit bedrag te betalen, wordt de aanvraag automatisch geannuleerd. Alle bedragen worden gestort op het rekeningnummer van het gemeentebestuur met vermelding van de gestructureerde mededeling die op het overschrijvingsformulier staat. De gebruiker kan enkel toegelaten worden tot de infrastructuur als de betaling van de vergoedingen, waarborgen en andere kosten tijdig gebeurd is. Art.19. Voor het gebruik van de infrastructuur zijn volgende gebruiksvergoedingen van toepassing (geldig voor maximum 4 opeenvolgende kalenderdagen) : 3
Verenigingen en instellingen uit Wortegem- Petegem Particulieren of bedrijven uit en commerciële eetfestijnen(*) van verenigingen uit Wortegem- Petegem Keuken 0 75 100 Zaal 0 175 250 Keuken + zaal 0 250 350 Vergaderzaaltje 0 n.v.t. n.v.t. Verenigingen, instellingen, bedrijven en particulieren van buiten Wortegem- Petegem (*) Onder 'commercieel eetfestijn' wordt verstaan een eetfestijn met kaartenverkoop aan nietleden. Art.20. Gebruikers van de infrastructuur dienen zelf in te staan voor de schoonmaak na gebruik. Tegen betaling van een vergoeding kan de schoonmaak uitgevoerd worden door een door het gemeentebestuur aangeduide schoonmaakfirma. Dit dient bij de aanvraag van de infrastructuur vermeld te worden. Voor de schoonmaak van de infrastructuur zijn volgende bedragen vastgesteld : feestzaal en sanitair : 75 keuken en sanitair : 75. Het schoonmaken van de stoelen, de tafels en het ander materiaal in de bar en de keuken, het opbergen van het materiaal in de bergplaats en de keukenkasten en het vegen van de vloer zijn niet begrepen in de schoonmaakvergoeding, maar zijn ten laste van de gebruiker. Art.21. Voor het gebruik van de infrastructuur wordt door de gebruiker een waarborgsom betaald van 100. De waarborgsom wordt vrijgegeven na controle van de door de gemeente aangestelde verantwoordelijke op een rechtmatig gebruik van de infrastructuur conform de bepalingen van het gebruiksreglement. Art.22. Voor het ter beschikking stellen van de sleutelset dient een waarborg van 50 gestort te worden. De waarborg wordt teruggestort wanneer de sleutelset de tweede werkdag, volgend op het gebruik, ongeschonden teruggegeven wordt aan de verantwoordelijke van de gemeente. Per dag vertraging zal 10 worden afgehouden van de gestelde waarborgen. Art.23. Voor het gebruik van de afvalcontainer is er een sleutel nodig en wordt een vergoeding van 60 aangerekend. Art.24. SABAM en billijke vergoeding: Indien er muziek gemaakt wordt, dienen de gebruikers erover te waken : - te voldoen aan de formaliteiten inzake de auteursrechten (Sabam). - te voldoen aan de formaliteiten inzake billijke vergoeding die enkel verschuldigd is bij niet-live spelen van muziek. Gezien het gemeentebestuur instaat voor het betalen van een jaarforfait worden de gebruikers ontslagen van administratieve aangifteformaliteiten. De gebruiker dient wel een provisie te betalen van 30,00 4
(activiteit met drank per dag). Afhankelijk van het aantal gebruiken bestaat de mogelijkheid dat na verloop van het jaar een deel van de provisie teruggestort wordt. Verantwoordelijkheid en verzekering Art.25. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden, noch voor gebeurlijke ongevallen tijdens de gebruiksperiode, noch voor diefstal of beschadiging van persoonlijke goederen, eigen aan de gebruiker of aan deelnemers van de activiteit. Art.26. Eventuele diefstal van of schade aan infrastructuur en hun inhoud, de gebouwen en hun onmiddellijke omgeving valt ten laste van de gebruiker. De persoon die namens de vereniging, bedrijf, als verantwoordelijke aangesteld werd, zal bij eventuele diefstal en/of schade aansprakelijk zijn. Beschadigde en/of gestolen goederen worden vervangen door gelijkwaardig materiaal en aan de gebruiker aangerekend. Art.27. Een inventaris van de aanwezige roerende goederen hangt ter inzage in de infrastructuur. Indien bij ingebruikname geen bezwaar gemaakt wordt tegen de inhoud ervan, wordt verondersteld dat de gebruiker ermee instemt. Eventuele tekortkomingen of gebreken worden onmiddellijk gemeld aan de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke. Art.28. De stoelen, de tafels en de andere roerende goederen mogen niet gebruikt worden buiten het gebouw. Art.29. Het is verboden in de infrastructuur affiches, aanplakbrieven en dergelijke op te hangen, behalve op de eventueel hiervoor voorziene plaatsen.. In de infrastructuur mogen geen duimspijkers, nagels, lijm of ander materiaal gebruikt worden die sporen achterlaten op de wanden en vensters van de infrastructuur. Art.30. De gebruiker is burgerlijk verantwoordelijk voor ongevallen en schade ten gevolge van het gebruik van de zaal en bijhorend materiaal en dit zowel tegenover derden als tegenover de gemeente. Verenigingen, bedrijven en instellingen dienen het bewijs van verzekering minstens veertien dagen vóór het gebruik af te geven aan de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke. Bij een tentoonstelling staat de inrichter in voor de verzekering van de tentoongestelde werken. De gebruiker mag geen groter aantal personen toelaten dan om veiligheidsredenen is toegestaan (zie art. 8). Art.31. Na 22.00 uur moet de nachtrust van de buurtbewoners gerespecteerd worden; het niet naleven van de geluidsnormen kan aanleiding geven tot het opstellen van een procesverbaal door de lokale politie. 5
Veiligheid Art.32. Het gebruik van kaarsen, rook, vuur of enig ander materiaal dat de brandveiligheid in het gedrang kan brengen is eveneens verboden. De daardoor veroorzaakte schade zal aan de gebruiker worden aangerekend. Alle veiligheidsvoorschriften moeten nageleefd worden. In het bijzonder moet er aandacht besteed worden aan volgende punten : - de nooduitgangen moeten steeds vrij en vlot toegankelijk zijn; - de noodverlichting in het gebouw mag nooit uitgeschakeld of afgedekt worden - de zekeringskast moet steeds zichtbaar en bereikbaar zijn; - de brandblustoestellen dienen zichtbaar en bereikbaar te zijn; de brandblustoestellen mogen niet verplaatst worden; - bij gebruik van toestellen, apparatuur, gereedschappen, moeten de veiligheidsvoorschriften gerespecteerd worden. De gebruiker dient er steeds op te letten dat alle uitgangen en nooduitgangen worden vrijgehouden en de voorzieningen in verband met brandveiligheid gemakkelijk bereikbaar zijn. In geval beroep gedaan wordt op de brandweer, zowel preventief of na interventie, zijn de kosten die daaruit voortvloeien ten laste van de gebruiker. Art.33. Inzake de capaciteit, de verwarming, de verluchting, de verlichting en de elektriciteit van de infrastructuur gelden de ter plaatse aangebrachte richtlijnen of de richtlijnen die verstrekt worden door de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke en/of meegedeeld worden bij toelating tot gebruik. Er wordt gevraagd de nutsvoorzieningen niet te verspillen. Bijkomende verwarmingstoestellen ( elektrisch of met vloeistof ) zijn niet toegelaten. Art.34. De gebruikers zijn tevens verantwoordelijk voor toezicht op de omgeving rond het schoolke, wat o.a. inhoudt deze opsomming is niet beperkend : De brandweerwegen (laad- en loszone) achteraan dienen steeds vrijgehouden te worden; géén enkel obstakel ( auto, vrachtwagen, tent.. ) mag aldaar geplaatst worden teneinde een vlotte toegang voor de hulpdiensten te verzekeren. Foutief geparkeerde voertuigen zullen weggetakeld worden, alle kosten lastens de gebruikers van de feestzaal. Art.35. De gebruikers zijn tevens verantwoordelijk voor het proper achterlaten van de omgeving rond de infrastructuur (papiertjes, glas, blikjes, sigarettenpeuken, ). Art.36. Naar aanleiding van het KB van 13 december 2005 waarbij het roken in openbare gebouwen verboden wordt, geldt er een totaal rookverbod. Als gebruiker van de infrastructuur kan u dus verantwoordelijk gesteld worden indien de voorschriften niet nageleefd worden. Exclusiviteitcontract Roman (niet van toepassing op vergaderzaal en keuken) Art.37. De gemeente sluit met de brouwerij Roman uit Oudenaarde een exclusiviteitcontract af voor het leveren van bieren en frisdranken van het merk Roman in de in art. 1 bedoelde infrastructuur (behalve vergaderzaal en keuken). Bedoelde dranken worden aangekocht via de door de brouwerij aangestelde voortverkopers van haar dranken. De verkoop van andere 6
dranken en frisdranken wordt geenszins toegelaten. Wijnen en geestrijke dranken kunnen vrij aangekocht worden. Art.38. De gebruikers van de infrastructuur zullen het aanwezige cliënteel behoorlijk bedienen, de dranken degelijk verzorgen en onder hun oorspronkelijke naam verkopen in originele glazen. Voor het debiteren van het vatenbier zal steeds gebruik gemaakt worden van koolzuurgas. Art.39. In ruil voor het gratis ter beschikking stellen van de volledige inrichting ontvangt de gemeente van de door de brouwerij Roman aangestelde voortverkopers van haar dranken een korting op de verkochte dranken. Daartoe moeten de gebruikers van de infrastructuur binnen de maand na de activiteit aan het gemeentebestuur een kopie overmaken van de door de betreffende voortverkoper opgemaakte factuur inzake de levering van de dranken. Art.40. De verantwoordelijken van het gemeentebestuur hebben het recht om tijdens de gebruiksperiode de infrastructuur te betreden als toezicht op het gebruiksreglement. Bovendien zal aan de afgevaardigden van de brouwerij Roman toegang verleend worden teneinde zich te kunnen vergewissen van de stipte naleving van de brouwerijverplichtingen. Art.41. Inbreuken door de gebruiker op het door de gemeente afgesloten exclusiviteitcontract met de brouwerij Roman geven aanleiding tot het betalen van een schadevergoeding van 400,00. Bovendien zal elk verder gebruik van de in art. 1 bedoelde infrastructuur aan de gebruiker ontzegd worden. Annuleringen Art.42. Annuleringen dienen schriftelijk te worden bekrachtigd, hetzij per brief of per fax t.a.v. het gemeentebestuur of per mail naar gemeente@wortegem-petegem.be. De datum van poststempel of de datum van vertrek van het bericht gelden als datum van de annulering. Art.43. Annuleringen zijn kosteloos mogelijk tot 3 maand voor de datum van de activiteit. Het reeds gestorte bedrag wordt in dat geval volledig terugbetaald. Bij een annulering minder dan 3 maand voorafgaand aan de activiteit zullen enkel de waarborgen teruggestort worden. Wanneer overmacht kan aangetoond worden, is het mogelijk dat de annuleringsvergoeding vervalt. In elk geval is de gebruiker verantwoordelijk voor het tijdig informeren van het gemeentebestuur en, in dringende gevallen, het publiek en/of de deelnemers. Art.44. Een gebruiker die een activiteit niet laat plaatsvinden zonder schriftelijke annulering moet eveneens de volledige gebruiksvergoeding betalen. De gebruiker zal voor drie jaar van verder gebruik worden uitgesloten. Bovendien kan het schepencollege beslissen de gebruiker definitief uit te sluiten van verder gebruik. Slotbepalingen Art.45. Indien het gemeentebestuur door overmacht, dienstnoodzakelijkheid en reden van openbaar nut de infrastructuur niet ter beschikking kan stellen zal de reeds betaalde 7
gebruikersvergoeding aan de gebruiker worden terugbetaald. De gebruiker kan geenszins een schadevergoeding eisen van het gemeentebestuur. Art.46. Het gemeentebestuur stelt de infrastructuur ter beschikking, maar kan geenszins als inrichter beschouwd worden. De inrichter is gehouden tot naleving van alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als inrichter rusten. Art.47. Dit reglement kan ten allen tijde opgevraagd worden bij de gemeente of kan geraadpleegd worden op de website van de gemeente www.wortegem-petegem.be. Art.48 In alle gevallen, die niet in dit reglement voorzien zijn of ingeval van afwijkingen, beslist het College van Burgemeester en Schepenen. Art.49. Dit reglement wordt aan het publiek bekendgemaakt overeenkomstig art. 186 en art. 187 van het gemeentedecreet. Art.50. Dit reglement werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 25/06/2015 en treedt in werking vanaf 01/09/2015 en vervangt alle voorgaande. 8