Authorised Economic Operator De internationale Douanewereld heeft het afgelopen decennium zijn scope ingrijpend gewijzigd. Was de focus voorheen vooral gericht op fiscaliteit, sinds de aanslagen in de VS in 2001 gaat het, naast fiscaliteit, meer en meer om de veiligheid (safety & security) van mensen en goederen. Hierdoor heeft het begrip safety & security ook een plaats gekregen in de Europese Douanewetgeving. Bedrijven met goederenverkeer over de EU-grenzen heen hebben te maken met deze strengere wetgeving. In deze wetgeving wordt een balans gezocht tussen de bescherming van de samenleving aan de ene kant en het faciliteren van de internationale handel aan de andere kant. De Douane probeert daarbij het logistiek oponthoud en de administratieve lasten tot een minimum te beperken. In dat kader kunnen bedrijven de status van Authorised Economic Operator (AEO) bij de Douane aanvragen. Met dit AEO- certificaat worden allerlei voordelen in het internationale handelsverkeer verkregen. De visie van de Douane op dit terrein is onder andere terug te vinden in haar missie. De missie van de Douane is voor alle lidstaten van de EU gelijkluidend: Customs is responsible both for protecting society and facilitating international trade through the management of external borders and by ensuring overall supply chain security. We are committed to: ensuring the safety and security of citizens; protecting the financial interests of the Community and its Member States; protecting the Community from unfair and illegal trade while supporting legitimate business activity; increasing the competitiveness of European Business through modern working methods supported by an easily accessible electronic customs environment. To carry out these duties, we shall cooperate nationally and internationally to combat fraud, organized crime and terrorism in collaboration with other authorities, notably with other law enforcement agencies. Our aim is to operate with integrity and provide the highest possible level of service. 1
Nieuwe vormen van Douanetoezicht Sinds 2005 hanteert de Douane in de EU bovenstaande door alle lidstaten onderschreven missie, waarin een balans wordt gezocht tussen bescherming van de samenleving aan de ene kant en het faciliteren van de internationale handel aan de andere kant. De enorme volumegroei van het goederenverkeer vraagt om nieuwe vormen van toezicht, gebaseerd op een onderscheid naar veilige goederenstromen en onbekende stromen. De veilige goederenstromen worden gekenmerkt door georganiseerd vertrouwen tussen Douane en bedrijf. Het AEO-certificaat is hiervan een voorbeeld. De AEO-gecertificeerde bedrijven maken gebruik van sterk vereenvoudigde douaneprocedures. De onbekende goederenstromen worden onderworpen aan een strenger controleregime, waarbij het afdekken van mogelijke veiligheidsrisico s zwaarder weegt dan de logistieke doorstroming. Voordelen van de AEO-status De belangrijkste motivatie voor AEO-certificering zit in de behoefte van de marktdeelnemer om in control te zijn. Immers bedrijven hechten steeds meer waarde aan het fundamenteel verankeren van compliance in hun processen en bedrijfsvoering. Daarnaast wordt steeds duidelijker dat het zijn van AEO een belangrijk imago-aspect in zich heeft. In de logistieke wereld worden contracten regelmatig pas gesloten als duidelijk is dat partners ook AEO zijn. Op deze wijze realiseren ketenpartners samen een veilige keten. Dit commercieel belang wordt versterkt door de basisgedachte van het nieuwe Douanewetboek van de Europese Unie, het UCC, dat in 2016 van toepassing wordt. De redactie van het UCC maakt duidelijk dat AEO een absolute noodzaak wordt om in aanmerking te komen voor een groot deel van de douaneregelingen of douanevereenvoudigingen. In de douanewereld draait het in de nabije toekomst vooral om eigen verantwoordelijkheid van de marktdeelnemer, gebaseerd op self assessments, eigen risicoanalyses en eigen borging van compliance. Een profiel dat volledig aansluit bij AEO-certificering. 2
Daarnaast gelden natuurlijk nog steeds de voordelen die bij de lancering in 2008 werden aangegeven: Een AEO- certificaat is geldig in alle lidstaten van de EU. Mogelijke wederzijdse erkenning door andere landen. Eenvoudigere aangifte met minder gegevens. Er is sprake van veel minder fysieke controles. Als de zending toch voor fysieke controle wordt geselecteerd, dan wordt dat door de Douane vóór aankomst van de goederen medegedeeld. In de planning van de Douane krijgt u voorrang bij fysieke controles. U hebt het recht om een fysieke controle te laten verleggen naar een voor u passender locatie. De gestelde zekerheid voor Transit kan omlaag gebracht worden. Wanneer komt u in aanmerking voor AEO-certificering? Om in aanmerking te komen voor AEO-certificering moet uw bedrijf een goede staat van dienst hebben op het gebied van de naleving van de douanevoorschriften. Daarnaast moet uw administratie deugdelijk zijn ingericht, bent u financieel solvabel en zijn er in uw bedrijf passende veiligheidsmaatregelen genomen. AEO in Control, onze methode voor het aanvragen én het behouden van uw AEO-certificaat Wij hebben in samenspraak met leden van EVO de AEO-methode AEO in Control ontwikkeld. Bij deze methode wordt niet alleen de bestaande situatie in kaart gebracht, maar hierin zijn ook het implementeren van veranderingen en verbeteringen, evenals het actueel houden van de AEO-status ondergebracht. We hanteren een overzichtelijke aanpak, die een volledige ondersteuning biedt in de complete AEO-cyclus. Aan het einde van het traject heeft u een complete doorlichting van uw bedrijfsproces, gerelateerd aan AEO, inclusief verbeterpunten. 3
Deze punten zijn aangepakt en er is in uw bedrijfsproces een permanente faciliteit voor monitoring ingebouwd. Daarnaast zijn alle geledingen van uw bedrijf AEObewust geworden. Voor de Douane biedt dit mogelijkheden om op elk gewenst moment een actueel beeld te verkrijgen van uw bedrijfsvoering: duurzaam toezicht. De methode AEO in Control voor het aanvragen en behouden van het AEOcertificaat kent een drietal fasen: 1. Analyse Tijdens de Analyse inventariseren we in nauwe samenwerking met u de functies die uw bedrijf binnen de logistieke keten vervult en maken we een uitgebreide analyse van uw bedrijfsprocessen en uw stakeholders. Dit doen wij door middel van een AEO Scan. Vervolgens stellen we vast welke maatregelen moeten worden genomen om in aanmerking te komen voor AEO-certificering. Wij adviseren en ondersteunen u bij het maken van de keuze voor de AEO-variant (fiscaal, safety & security of volledig) en bij de activiteiten die noodzakelijk zijn om het gewenste AEO-certificaat te behalen. Wanneer u behoefte heeft aan een analyse om tot besluitvorming te komen of het voor uw organisatie opportuun is om een aanvraag AEO te realiseren, bieden wij u een AEO Quick Scan. 2. Realisatie Tijdens de fase Realisatie stellen we een detailplanning op van alle acties, nodig voor het behalen van de AEO- status. Met onze service AEO Realisatie ondersteunen wij u tijdens deze fase naar behoefte bij het uitvoeren van de benodigde werkzaamheden. Alvorens het AEO-certificaat formeel wordt aangevraagd, vindt er een toets plaats, de AEO Final Touch, op de uitgevoerde werkzaamheden en daarmee op de vraag of de organisatie het niveau van de AEO-status bereikt heeft. 4
3. Continueren Zodra het AEO-certificaat wordt aangevraagd of in elk geval wanneer dit door de Douane is verleend, zal AEO beheer en onderhoud gerealiseerd moeten worden en start de fase van het continueren. Op basis van de in de realisatiefase ingerichte controle- en beheerprocedures zal de continuering van de AEO-status worden geborgd door vastlegging van de beheersmaatregelen in een Customs Control Framework (CCF). Door het instellen van een jaarlijkse AEO audit wordt de werking van het CCF getoetst en vindt vastlegging plaats in een rapportage die als monitorinformatie naar de Douane kan dienen. Deze rapportage vormt tevens de basis voor de noodzakelijke aanpassingen in de bedrijfsprocessen. Voor meer informatie over de wijze waarop wij u kunnen helpen bij het realiseren van uw AEO-ambities kunt u contact met ons opnemen. 5