4. Communicatieplan VAN ESCH CO2 reductiedoelstellingen 3.C.2 Communicatieplan ` Onderneming: Begeleiding: Holding Gebr. Van Esch B.V. hierna genoemd VAN ESCH BEDRIJVEN, bestaande uit: J. van Esch b.v. Gebroeders van Esch wegenbouw A. van Casteren Tilburg B.V. Conformiso B.V. Organisatieadviseur Annette Willems Plaats, datum: Cromvoirt, 1 september 2013 Update: december 2014 Organisatieadviseur Ester Verheijen
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 1 INHOUDSOPGAVE Pag. 1. Inleiding 2 2. Stuurcyclus. 3 3. Interne communicatie 4 3.1 Doelgroep 4 3.2 Communicatiemethode 5 3.3 Stroomschema interne communicatie 6 4. Externe communicatie 7 4.1 Doelgroep 7 4.2 Communicatiemethode 8 4.3 Stroomschema externe communicatie 9 5. Communicatie voor doelstellingen op projectbasis 10 5.1 Stroomschema communicatie over doelstellingen 10 Bijlage I Artikel nieuwsbrief 11
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 2 1. Inleiding Ter realisatie van haar beleid communiceert VAN ESCH BEDRIJVEN transparant over de energie reductiedoelstellingen, maatregelen en de behaalde resultaten middels interne en externe communicatie. Interne communicatie staat voor de communicatie van het CO2-beleid richting alle medewerkers binnen VAN ESCH BEDRIJVEN. Open en transparante communicatie kan bijdragen in het bewust maken en betrekken van medewerkers. Om de doelstellingen te kunnen behalen is het van groot belang dat iedere medewerk(st)er zich bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheid op dit gebied. Het terugdringen van de CO2 uitstoot wordt hiermee de taak van iedereen. Ook externe communicatie over het CO2 reductie beleid speelt een belangrijke rol. Door externe partijen te informeren draagt VAN ESCH BEDRIJVEN haar maatschappelijke betrokkenheid uit. Externe communicatie is gericht op alle externe stakeholders, zoals opdrachtgevers, projectpartners, leveranciers, bevoegd gezag en omgevingspartijen. Externe communicatie bevat eveneens de communicatie met stakeholders in het kader van keteninitiatieven om bewustwording en CO2-reductie in de keten te bevorderen. Zo kan een wezenlijke bijdrage geleverd worden aan een goed klimaat voor huidige en toekomstige generaties.
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 3 2. Stuurcyclus
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 4 3. Interne communicatie Het doel van de interne communicatie over het CO2-beleid, is het energiebewust maken van de medewerkers en daarmee de reductiedoelstellingen te behalen. Hiervoor is de medewerking van de medewerkers vereist. Daarom is de interne communicatie voor 100% gericht op eigen medewerkers. Door communicatie worden de medewerkers geïnformeerd en aangespoord om een bijdrage te leveren aan de reductie van de CO2 emissie. 3.1 Doelgroep De doelstelling is om de medewerkers periodiek te informeren middels een toolboxmeeting. Hierbij zal bekeken worden in hoeverre het personeel meewerkt aan het behalen van de doelstellingen. Respectievelijk zal bekeken worden hoeveel bijeenkomsten benodigd zijn. Omdat binnen VAN ESCH BEDRIJVEN een duidelijke splitsing is tussen binnen- en buitenpersoneel worden twee doelgroepen geformuleerd. Kantoor, werkplaats en magazijn medewerker(s): Voor het kantoorpersoneel zal tijdens de toolboxmeeting uitgelegd wat de reductiedoelstellingen voor het kantoor betreffen en op welke manier zij hieraan kunnen bijdragen. Als reminder krijgt het kantoorpersoneel een informatiebrief mee waarop de informatie nog eens uitgelegd staat. Daarnaast worden op het kantoor A4-tjes met tips opgehangen die bijdragen aan het behalen van de doelstellingen. Deze zullen overeenkomen met de tips die genoemd worden tijdens de toolboxmeeting, maar door herhaling zal het eerder gemeengoed worden. Begin 2014 zullen in een toolboxmeeting en in de Nieuwjaars speech de doelstellingen opnieuw aan bod komen om ervan verzekerd te zijn dat het jaar 2014 CO2 bewust gestart wordt. Buitenmedewerkers: Voor de buitenmedewerkers zal tijdens de toolboxmeeting de nadruk gelegd worden op het juist besturen/ gebruiken van voertuigen/ machines, omdat hiermee de meeste winst te behalen valt. Er zal uitgelegd worden wat het belang is van de CO2 reductie middels simpele voorbeelden. Daarnaast zal verteld worden op welke manier zij kunnen bijdragen aan de reductie. Als reminder krijgen de buitenmedewerkers een informatiebrief mee, waarop de informatie nog eens uitgelegd staat. In de daarop volgende toolboxmeeting zal het onderwerp opnieuw aan bod komen als reminder. Bovenstaande doelstellingen met betrekking tot de interne communicatie voor zowel binnen als buitenpersoneel is nog steeds van toepassing voor het komende jaar. Tijdens de Nieuwjaarspeech zullen de medewerkers geïnformeerd worden over de ambitie om in 2015 niveau 5 van de prestatieladder te gaan behalen. Eveneens zullen de medewerkers geïnformeerd gaan worden over de aanvullende doelstellingen die zullen gaan voortvloeien uit de activiteiten ten behoeve van het behalen van niveau 5. Nog bepaald dient te worden op welke wijze de medewerkers hierover geïnformeerd gaan worden.
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 5 3.2 Communicatiemethode Doelstelling Middel Datum Door Voor Resultaat december 2014 Medewerkers op de hoogte stellen van het CO2 reductiebeleid en informeren hoe zij kunnen Toolbox 12-2013 KAM- Coördinator KAM- Medewerker Iedereen Medewerkers zijn geïnformeerd middels toolbox, nieuwsbrief en infoscherm in de kantines. bijdragen aan de reductie Reminders medewerkers Posters 12-2013 KAM- Medewerker Iedereen Medewerkers hebben reminder ontvangen Medewerkers op de hoogte houden van de voortgang van de reductiedoelstellingen Verkrijgen van input voor het reductiebeleid en de reductiedoelstellingen Infoborden Toolbox & informatiebrief, nieuwsbrief Toolbox & Email 06-2014 12-2014 middels infoscherm in de kantine KAM- Coördinator Iedereen Middels toolbox, informatiebrief en de Esschpresso zijn medewerkers geïnformeerd. De resultaten van de footprint 2013 dient nog gecommuniceerd te worden. 12-2014 KAM- Coördinator Iedereen Middels toolboxen en emails zijn medewerkers geïnformeerd. Doelstelling Middel Frequentie Door Voor Medewerkers op de hoogte stellen Toolbox 1x per jaar KAM- Coördinator Iedereen van het CO2 reductiebeleid en informeren hoe zij kunnen bijdragen aan de reductie KAM- Medewerker Reminders medewerkers Posters Min. 1x per KAM- Medewerker Iedereen Medewerkers op de hoogte houden van de voortgang van de reductiedoelstellingen Verkrijgen van input voor het reductiebeleid en de reductiedoelstellingen Infoborden Toolbox & informatiebrief, nieuwsbrief Toolbox & Email jaar 2x per jaar KAM- Coördinator Iedereen Continue KAM- Coördinator Iedereen
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 6 3.3 Stroomschema interne communicatie
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 7 4. Externe Communicatie Om de reductiedoelstellingen te kunnen behalen, is niet alleen de medewerking van het eigen personeel, maar ook dat van externe partijen zoals: opdrachtgevers, leveranciers en onderaannemers nodig. Met externe communicatie beoogt VAN ESCH BEDRIJVEN om haar ambitie en doelstellingen zo breed mogelijk uit te dragen. Hiermee wil VAN ESCH BEDRIJVEN grootschalige medewerking verkrijgen en in contact komen met andere partijen in het groen die hieraan bij kunnen dragen. 4.1 Doelgroep De doelgroep wordt opgesplitst in diverse groepen, te weten leveranciers, opdrachtgevers, onderaannemers, klanten en brancheorganisatie. Opdrachtgevers: Onder de opdrachtgevers wordt verstaan: ProRail, RWS, Provincies, Gemeenten en Waterschappen. Het doel is om de opdrachtgevers te informeren van het CO2 bewustzijn van VAN ESCH. Dit zal uitgevoerd worden middels een informatiebrief bij lopende projecten. Bij aanbestedingen zal het CO2 beleid opgenomen worden in het Plan Van Aanpak, zodat duidelijk is dat VAN ESCH zich bewust bezighoudt met het klimaat. Leveranciers: Veel leveranciers hebben zich in de afgelopen jaren al duurzaam ontwikkeld. VAN ESCH BEDRIJVEN werkt veel met vaste leveranciers met duidelijke prijsafspraken. Voor deze leveranciers zal voor alsnog geen directe actie ondernomen worden. Bij het vinden van leveranciers zal aandacht besteed worden aan het vinden van milieubewuste bedrijven, zodat ook de leverantie van materialen aansluit bij het bedrijfsbeleid van VAN ESCH BEDRIJVEN. Op deze manier wordt er zo breed mogelijk inhoud gegeven aan het CO2 reductiebeleid. Onderaannemers: Voor de onderaannemers wordt onderscheid gemaakt in huidige onderaannemers en toekomstige onderaannemers. De huidige onderaannemers worden op de hoogte gesteld van het CO2 bewustzijn en milieumanagementbeleid middels een brief. Hierin wordt gevraagd in welke mate zij maatschappelijk verantwoord ondernemen en of zij dit in de bedrijfsvoering willen uitdragen, zodat dit aansluit bij het bedrijfsbeleid van VAN ESCH BEDRIJVEN. Voor nieuwe onderaannemers wordt gezocht naar aannemers die maatschappelijk verantwoord ondernemen, prijstechnisch interessant zijn en kwalitatief goed werk afleveren. Echter, aan de laatste twee punten wordt meer waarde gehecht dan aan het maatschappelijk verantwoord ondernemen, omdat het bedrijfsresultaat te alle tijden centraal blijft staan. Er zal altijd gevraagd worden aan de onderaannemer zoveel mogelijk aan te sluiten bij het bedrijfsbeleid van VAN ESCH BEDRIJVEN. Klanten De vaste klanten van VAN ESCH BEDRIJVEN zullen middels een de nieuwsbrief geïnformeerd worden over de laatste ontwikkelingen op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. In de laatste nieuwsbrief is opgenomen dat het bedrijf bezig was met het opstellen van het portfolio om certificering plaats te kunnen laten vinden en dat er nieuwe doelstellingen waren voor de ISO14001. Deze manier van communicatie zal voortgezet worden om zodoende de klanten en ook het personeel en overige geïnteresseerden op de hoogte te houden. Naast dit zal een artikel geplaatst worden op de website, waar de nieuwsbrief tevens ook digitaal te vinden is. Brancheorganisaties De brancheorganisaties waarbij VAN ESCH BEDRIJVEN is aangesloten en die haar belangen behartigd zijn: - Vereniging van Hoveniers en Groenvoorzieners (VHG) - Cumela - Transport en Logistiek Nederland (TLN) - Bouwend Nederland Middels diverse keteninitiatieven vindt periodiek communicatie plaats met als doel bewustwording en
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 8 CO2-reductie binnen de branches te bevorderen.
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 9 4.2 Communicatiemethode Doelstelling Middel Datum Door Resultaat december 2014 Opdrachtgevers op de hoogte stellen van het CO2 Brief 12-2013 KAM- Coördinator Brief is verstuurd naar de opdrachtgevers bewust ondernemen, het reductiebeleid en de deelname aan sectorinitiatieven Leveranciers op de hoogte stellen van het CO2 Brief 12-2013 KAM- Coördinator Brief is verstuurd naar de leveranciers bewust ondernemen van VAN ESCH en de eisen die daarbij aan de leveranties gesteld worden Onderaannemers op de hoogte stellen van de CO2 Brief 12-2013 KAM- Coördinator Brief is verstuurd naar de onderaannemers beleid en wat dit inhoud voor de uitvoering van de werkzaamheden Klanten op de hoogte stellen van het CO2 beleid Nieuwsbrief Website 12-2013 Marketing medewerkster Klanten zijn geïnformeerd middels de website en de nieuwsbrief Esschpresso Opdrachtgevers, leveranciers, onderaannemers en klanten op de hoogte stellen van de voortgang van het reductiebeleid Nieuwsbrief Website 06-2014 12-2014 Marketing medewerkster Middels de nieuwsbrief Esschpresso zijn de stakeholders geïnformeerd. Resultaten footprint 2013 dienen nog gecommuniceerd te worden.
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 10 Doelstelling Middel frequentie Door Opdrachtgevers op de hoogte stellen van het CO2 Brief 1x per jaar KAM- Coördinator bewust ondernemen, het reductiebeleid en de deelname aan sectorinitiatieven Leveranciers op de hoogte stellen van het CO2 Brief 1x per jaar KAM- Coördinator bewust ondernemen van VAN ESCH en de eisen die daarbij aan de leveranties gesteld worden Onderaannemers op de hoogte stellen van de CO2 Brief 1x per jaar KAM- Coördinator beleid en wat dit inhoud voor de uitvoering van de werkzaamheden Klanten op de hoogte stellen van het CO2 beleid Nieuwsbrief Website 1x per jaar Marketing medewerkster Opdrachtgevers, leveranciers, onderaannemers en klanten op de hoogte stellen van de voortgang van het reductiebeleid Nieuwsbrief Website 2x per jaar Marketing medewerkster
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 11 4.3 Stroomschema externe communicatie
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 12 5. Communicatie over doelstellingen op projectbasis Bij gerichte doelstellingen op projectbasis zal dit te alle tijden aan bod komen in het werkplan en in het plan van aanpak. 5.1 Stroomschema communicatie voor doelstellingen Het volgende proces dient hierbij gevolgd te worden:
Communicatieplan CO2-prestatieladder Pagina 13 Bijlage I Artikel nieuwsbrief
Communicatieplan CO2-prestatieladder Bijlage II Artikel Eschspresso Pagina 14