MARTISZ CHECKLIST SOMMATIEBRIEF

Geachte heer, mevrouw, Adres: KvK nr: BTW nr: IBAN: BIC: Rekening nr: Tel: WhatsApp: E- mail: Websites: Willemsplein 27A 6811 KC Arnhem 58556184 NL23 0602022B01 NL23RABO0303987456 RABONL2U 30 39 87 456 +31(0) 85 30 30 700 +316 21 46 98 76 info@martisz.nl info@legalshop.eu www.martisz.nl www.legalshop.eu Bedankt voor het aanschaffen van onze checklist sommatiebrief. Juridisch verantwoord ondernemen begint met Martisz. In deel 1 geef ik u een beeld van de inhoud van een sommatiebrief en de kosten daarvan. In deel 2 zal ik u een beeld geven van de aandachtspunten voor de verzender van een sommatiebrief. In deel 3 geef ik u een overzicht van de aandachtspunten voor de ontvanger. Het doel van deel 4 is om u een algemeen beeld te geven van de civiele procedure in Nederland. In deel 5 vindt u een samenvatting van het document. Wij horen graag wat u ervan vindt. Met vriendelijke groet, Namens Martisz 2

Deel 1: Sommatiebrief Een sommatiebrief op de deurmat ontvangen is even schrikken. Wat is een sommatiebrief? Waarom is het belangrijk om te sommeren? Wat zijn de kosten voor het opstellen van een sommatiebrief? In deel 1 zal ik deze vragen beantwoorden. Wat is een sommatiebrief? Een sommatiebrief is een brief waarin een partij te kennen geeft dat een persoon onrechtmatig handelt en daar direct mee moet ophouden. Vaak wordt bij een sommatiebrief schadevergoeding geëist. Een sommatiebrief wordt meestal gestuurd naar aanleiding van inbreuk op de intellectueel eigendomsrechten van een persoon of bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan wanneer X inbreuk maakt op uw octrooirechten. Een ander voorbeeld: stel dat partij X inbreuk maakt op het auteursrecht van partij Y. Y zal X een sommatiebrief sturen met het doel de inbreuk te stoppen. Vervolgens zal Y in de sommatiebrief schadevergoeding eisen. Waarom sommeren? Vaak leidt een informeel bericht aan de wederpartij niet tot het gewenste effect. In dit geval kan een sommatiebrief een middel zijn om de wederpartij formeel te kennen geven dat hij onrechtmatig handelt en dat hij daar direct mee op moet houden. Echter, in bepaalde gevallen wordt een sommatiebrief ingezet om te dreigen met procedures en hoge kosten, zonder dat daar een grond voor is. Daarom is het belangrijk om te kijken naar de inhoud van de sommatiebrief. Dit zal ik toelichten in deel 3. Kosten Het opstellen en sturen van een sommatiebrief brengt relatief weinig kosten met zich mee en in de praktijk schrikt de brief meestal mensen af. Echter, met een sommatiefbrief kan niets afgedwongen worden, daarvoor moet een rechter (of arbiter) een uitspraak doen. Wanneer de brief niet het gewenste effect heeft, kunt u overwegen om een procedure te starten. Een procedure starten zal ik behandelen in deel 4. Praktijk In de praktijk wordt de sommatiebrief ook gebruikt door merkhouders die op willen treden tegen misbruik van hun merk. Het is ook mogelijk om een sommatiebrief te sturen wanneer een domeinnaam inbreuk maakt op uw handelsnaam. U kunt namelijk een beroep doen op uw handelsnaamrecht. Kortom, de sommatiebrief wordt vaak toegepast in de praktijk. 3

Deel 2: Aandachtspunten verzender In deel 1 heb ik u een beeld gegeven van de inhoud van een sommatiebrief en de kosten daarvan. In deel 2 zal ik u een beeld geven van de aandachtspunten voor de verzender van een sommatiebrief. Het doel van deze deel is om u een overzicht te geven van de belangrijkste elementen in een sommatiebrief. Opmerking vooraf Voordat ik de aandachtspunten bespreek, heb ik twee opmerkingen. Ten eerste wordt in deze blog onder de term de verzender verstaan: degene die de sommatiebrief verstuurt. Ten tweede wordt in deze blog onder de term de ontvanger verstaan: degene die de sommatiebrief ontvangt. Algemene aandachtspunten Ø Het is belangrijk om de sommatiebrief aangetekend te sturen, zodat u kunt aantonen dat de wederpartij de brief heeft ontvangen. Het is ook mogelijk om de wederpartij per mail te sommeren, door de brief getekend als PDF-bestand te sturen. Echter, ik raad u aan om ook de brief aangetekend per post te versturen. Zo kunt u de discussie voorkomen of de ontvanger de sommatiebrief al dan niet heeft ontvangen. Ø Voor het schrijven van een sommatiebrief wil ik adviseren om goed te bedenken wat uw doel is. U moet de volgende vragen stellen: wat wilt u met de sommatiebrief bereiken? Moet de ontvanger stoppen met inbreuk maken? Wilt u dat de ontvanger schadevergoeding gaat betalen? Zo ja, hoeveel schadevergoeding? Een sommatiebrief wordt namelijk met een bepaald doel geschreven. Het doel van een sommatiebrief wordt vaak aan het einde van de brief beschreven. Ik kom vaak brieven tegen waarin het doel van de sommatiebrief onduidelijk is. Dit is nogal slordig van de verzender. Mijn oplossing voor deze slordigheid is simpel: de verzender opbellen en vragen wat hij wil bereiken. 4

Feiten en bewijs Het is belangrijk dat de verzender de feiten in de sommatiebrief goed omschrijft. Met andere woorden: de feiten moeten worden omschreven alsof het vaststaande feiten zijn. Daardoor komt de verzender overtuigend over. De verzender doet er ook goed aan om voor het sturen van de sommatiebrief bewijs te verzamelen over de inbreuk op zijn rechten. De ontvanger kan namelijk na het ontvangen van de sommatiebrief het bewijs vernietigen. Daarbij wil ik nog vermelden dat de verzender niet verplicht is om bewijs te versturen bij de sommatiebrief, maar in bepaalde gevallen is het verstandig om dat wel te doen. De ontvanger kan namelijk altijd vragen om het bewijs van de feiten. Grond/reden Ik kom vaak sommatiebrieven tegen waarin de grond niet goed of onduidelijk is omschreven. Met andere woorden: de grond van de inbreuk wordt niet aangegeven of de grond van de inbreuk is vaag omschreven. Het is belangrijk om de grond van de inbreuk in de sommatiebrief duidelijk te omschrijven. Bijvoorbeeld: Er wordt inbreuk gemaakt op mijn merkrecht. In de bijlage vindt u een bewijs van mijn merkregistratie. Geef precies aan welke rechten worden aangetast en wees duidelijk. De grond bepaalt namelijk of u al dan niet een sterke zaak hebt. Oftewel de grond geeft aan of u een poot hebt om op te staan. Onthoudingsverklaring Het is belangrijk om aan te geven welke actie de ontvanger moet ondernemen. Dit kan van alles zijn. Bijvoorbeeld: de ontvanger moet zijn handelingen die inbreuk maken op de auteursrechten van de ontvanger staken. Ofwel de ontvanger moet zijn domeinnaam aan uw overdragen, omdat deze domeinnaam inbreuk maakt op uw merkrecht. Ik adviseer de verzender altijd om een hoge schadevergoeding te eisen. Dit vind ik nodig om ontvanger en andere marktpartijen (concurrenten) af te schrikken. De schadevergoeding moet echter niet dermate hoog zijn, dat de verzender ongeloofwaardig overkomt. Probeer altijd eerst te overleggen met een intellectueel specialist wat een redelijke schadevergoeding is. 5

Aandachtspunten voor de verzender Hieronder zet ik de aandachtspunten voor de verzender op een rij. 1. Feitenomschrijving. (Zorg dat u deze feiten kunt bewijzen.) 2. Op welke grond wordt inbreuk gemaakt op uw rechten. (Vergeet dit niet duidelijk aan te geven.) 3. Onthoudingsverklaring a. Wat kan de ontvanger doen op korte termijn (voorwaarden)? i. Staken van handelingen? ii. Overdracht van de domeinnaam? iii. Geen vergelijkende domeinnaam in de toekomst registreren? b. Waarmee kunt u dreigen? i. Is het verstandig om te dreigen met een hoge boete? Zo ja, hoeveel? ii. Is het verstandig om te dreigen met eventuele hoge proceskosten? Zo ja, vergeet niet aan te geven dat de ontvanger deze kosten kan voorkomen door in te stemmen met de voorwaarden. (Vergeet niet de ontvanger te wijze op de eventuele hoge procedure kosten.) c. Blufgehalte. i. Komt u geloofwaardig over? Laat de sommatiebrief lezen door een specialist. Het kan zijn dat u teveel bluft in de brief. Dit kan de geloofwaardigheid van de brief aantasten.neem gerust contact met mij op. Druk hier. d. Overleg. i. Overleg de sommatiebrief met een intellectueel eigendom specialist. Neem gerust contact met mij op. Druk hier. 6

Deel 3: Aandachtspunten ontvanger In deel 2 had ik de aandachtspunten voor de verzender van een sommatiebrief besproken. In deze deel geef ik u een overzicht van de aandachtspunten voor de ontvanger. Het doel van deze Sommatiebrief Serie is om u een beeld te gegeven van waar u op moet letten bij het ontvangen van een sommatiebrief. Advies Bij het ontvangen van een sommatiebrief is het belangrijk om direct juridisch advies in te winnen. Juridisch advies hoeft niet veel geld te kosten. Ik adviseer u niet het risico te nemen zonder juridisch advies te handelen. Een jurist die gespecialiseerd is in het intellectueel eigendomsrecht kan uw kansen beter inschatten. Een kleine investering in bijstand kan een hoop onzekerheid en geld schelen. Neem gerust contact met mij op. Druk hier. Inbreukmakend gedrag staken In een sommatiebrief wordt vaak geëist dat het inbreukmakend gedrag wordt gestaakt. Bijvoorbeeld: stel dat X inbreuk maakt op de auteursrechten van Y door de foto s van Y te plaatsen op zijn website. Y zal eisen dat X de foto s onmiddellijk moet verwijderen van zijn website. Er wordt namelijk inbreuk gemaakt op de auteursrechten van Y. In dit geval is het inbreukmakend gedrag het plaatsen van de foto s op de website. In de sommatiebrief wordt vaak geëist dat deze handeling wordt gestaakt. In praktijk komt het vaak voor dat het makkelijk is om aan die eis te voldoen, totdat u advies hebt ingewonnen. In het voorbeeld hierboven kan X het inbreukmakend gedrag staken totdat hij advies heeft ingewonnen bij een jurist (of advocaat). Daarna kan hij zelf een beslissing nemen of hij de foto s weer zal plaatsen of niet. Onderhandelen Vaak is er ruimte om te onderhandelen. Het is belangrijk te onthouden dat de feiten die in een sommatiebrief zijn beschreven weerlegbaar zijn. Dit betekent dat deze feiten niet vaststaan en u kunt deze feiten altijd weerleggen. In het kopje 'niks toegeven kom ik hierop terug. Verder is het mogelijk bij onderhandelen tot een lagere schadevergoeding te komen dan wordt geëist. Dit verschilt per zaak en de persoon die onderhandelt. [1. De persoon die onderhandelt kan een vertegenwoordiger of een advocaat zijn. 7

Niks toegeven In een sommatiebrief wordt vaak beschuldigingen beschreven. Bijvoorbeeld: u maakt inbreuk op mijn auteursrechten en/of merkrecht. De belangrijke vraag hier is: hoe moet u omgaan met zulke beschuldigingen? Onder het kopje onderhandelen heb ik aangegeven dat er vaak veel ruimte is om te onderhandelen. Vaak kom ik ontvangers tegen die veel toegeven in een correspondentie met de verzender. Ik wil u erop wijzen dat het niet verstandig is om deze beschuldigingen te bevestigen. Uw beweringen kunnen namelijk in een eventuele rechtszaak tegen u gebruikt worden. Dit is slechts het geval als de ontvanger het slim aanpakt. Het niet bevestigen van een beschuldiging brengt niet met zich mee dat u liegt noch dat de beschuldiging al dan niet waar is. Daarom is het verstandig niks toe te geven. Tijdig reageren Het is belangrijk tijdig te reageren op een sommatiebrief. Vaak wordt in een sommatiebrief een termijn gesteld om de eisen in te willigen. Bijvoorbeeld: Namens mijn cliënt verzoek ik en zo nodig sommeer ik meneer X om voor 11 oktober om 14:00 uur aan cliënte te voldoen een bedrag van. Het is belangrijk tijdig de hiervoor genoemde stappen te ondernemen, zodat u zelf kunt beslissen hoe u op de sommatiebrief reageert. Bewijs Het is belangrijk bewijs aan de verzender te vragen. Iedereen kan namelijk een sommatiebrief sturen. Daarbij maakt het niet uit of het juridisch gegrond is. Daarom is het belangrijk eerst te kijken of de verzender beschikt over intellectueel eigendomsrechten. Aandachtspunten ontvanger Hieronder heb ik de aandachtspunten voor de ontvanger op een rij gezet: Staak inbreukmakend gedrag Vraag advies aan een specialist Onderhandelen Niks Toegeven Tijdig reageren Bewijs 8

Deel 4: Procedure Mochten partijen (de verzender en de ontvanger) tijdens de onderhandelingen er niet uitkomen, dan wordt meestal een civiele procedure gestart. Het doel van deze deel is om u een algemeen beeld te geven van de civiele procedure in Nederland. Dagvaarding De eiser stuurt via een deurwaarder een dagvaarding aan de gedaagde. In de dagvaarding staat wie de eiser is, wat hij wil en welk bewijs hij heeft. Bovendien staat in de dagvaarding wanneer de zaak voorkomt en bij welke rechtbank. De gedaagde kan op de dagvaarding reageren. In zijn reactie legt de gedaagde uit op welke punten hij niet eens is met de eiser en waarom niet. Zitting Na de dagvaardingfase roept de rechter beide partijen na de eerste schriftelijke ronde op om zelf te verschijnen bij de rechtbank. Dit heet comparitie. Beide partijen mogen dan mondeling aan de rechter uitleggen wat er aan de hand is. De partijen zijn niet verplicht om voor de rechter te verschijnen. De partijen mogen ook hun standpunt op papier zetten. Hun advocaat vertegenwoordigt hen dan. Soms reageert een gedaagde niet op de dagvaarding en verschijnt hij ook niet op de zitting. In dat geval kan de rechter de vordering(en) van de eiser overnemen in zijn vonnis. Dit heet verstek verlenen. Vonnis De rechter beslist in zijn vonnis welke partij gelijk krijgt of hoe hij een conflict opgelost wil hebben. De rechter beslist ook wie de kosten van de procedure moet betalen. In het algemeen geldt dat bij civiele procedures de verliezende partij de door de winnende partij gemaakte kosten moet vergoeden. Lees meer hierover in 'Een overzicht van de Indicatietarieven in IE-zaken. Partijen moeten zich aan het vonnis van de rechter houden. In bepaalde gevallen legt de rechter een dwangsom op. Dit is om ervoor te zorgen dat de verliezende partij zich aan de uitspraak houdt. Als hij zich niet aan de uitspraak houdt, dan moet hij de dwangsom betalen. 9

Kort geding Een kort geding is een versnelde civiele procedure voor spoedeisende zaken. Het gaat hierbij om zaken die een spoedeisend belang hebben. Bij een kort geding volgt de uitspraak meestal na twee weken, maar de rechter kan dezelfde dag een uitspraak doen. Het is belangrijk te weten dat een rechter zich niet in alle details van de zaak kan verdiepen. Het gaat namelijk om een versnelde procedure; de rechter heeft niet voldoende tijd om alle details te behandelen. Daarom is het niet een definitieve uitspraak, maar een voorlopige uitspraak. In een latere procedure (ofwel bodemprocedure) kan de zaak vervolgens tot de bodem worden uitgezocht. De praktijk wijst vaak uit dat partijen zich neer leggen bij de uitspraak in kort geding. Omschrijving civiele procedure Hieronder vindt u een korte omschrijving van de standaard civiele procedure bij de rechter in Nederland. Dagvaarding Uitbrengen van de dagvaarding: procedure is aanhangig Aanbrengen van de procedure Conclusie van Antwoord Zitting (Comparitie) (vonnis) Repliek en Dupliek Bewijsstukken Het pleidooi Vonnis 10

Deel 5: Samenvatting In de delen 1 t/m 4 heb ik u een beeld geven van de werkwijze van het versturen en ontvangen van een sommatiebrief. Ook heb ik u een beeld gegeven van de aandachtspunten voor zowel de ontvanger en de verzender van een sommatiebrief. Daarbij heb ik u ook een overzicht gegeven van de standaard procedure in Nederland. Hieronder vindt u een samenvatting van de delen 1 t/m 4. Indien u vragen hebt, aarzel niet om ze te stellen. Omschrijving Een sommatiebrief is een brief waarin een partij te kennen geeft dat een persoon onrechtmatig handelt en daar direct mee moet ophouden. Vaak wordt bij een sommatiebrief schadevergoeding geëist. Een sommatiebrief wordt vaak gestuurd wanneer een wederpartij onrechtmatig handelt. Zie deel 1 voor meer informatie. Aandachtspunten voor de verzender Hieronder zet ik de aandachtspunten voor de verzender op een rij. 1. Feitenomschrijving. (Zorg dat u deze feiten kunt bewijzen.) 2. Op welke grond wordt inbreuk gemaakt op uw rechten. (Vergeet dit niet duidelijk aan te geven.) 3. Onthoudingsverklaring a. Wat kan de ontvanger doen op korte termijn (voorwaarden)? i. Staken van handelingen? ii. Overdracht van de domeinnaam? iii. Geen vergelijkende domeinnaam in de toekomst registreren? b. Waarmee kunt u dreigen? i. Is het verstandig om te dreigen met een hoge boete? Zo ja, hoeveel? ii. Is het verstandig om te dreigen met eventuele hoge proceskosten? Zo ja, vergeet niet aan te geven dat de ontvanger deze kosten kan voorkomen door in te stemmen met de voorwaarden. (Vergeet niet de ontvanger te wijze op de eventuele hoge procedure kosten.) c. Blufgehalte. i. Komt u geloofwaardig over? Laat de sommatiebrief lezen door een specialist. Het kan zijn dat u teveel bluft in de brief. Dit kan de geloofwaardigheid van de brief 11

aantasten.neem gerust contact met mij op. Druk hier. d. Overleg. i. Overleg de sommatiebrief met een intellectueel eigendom specialist. Neem gerust contact met mij op. Aandachtspunten voor de ontvanger Hieronder heb ik de aandachtspunten voor de ontvanger op een rij gezet: Staak inbreukmakend gedrag Vraag advies aan een specialist Onderhandelen Niks Toegeven Tijdig reageren Bewijs De standaard procedure in Nederland Dagvaarding Uitbrengen van de dagvaarding: procedure is aanhangig Aanbrengen van de procedure Conclusie van Antwoord Zitting (Comparitie) (vonnis) Repliek en Dupliek Bewijsstukken Het pleidooi Vonnis 12