Inkoopbeleid

Inkoopbeleid 2013-2018 Versie: 1.1 Datum: 28 juni 2013 Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 1

Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Gemeentelijke doelstellingen 4 3. Juridische uitgangspunten 6 3.1 Algemeen juridisch kader 6 3.2 Uniforme documenten 6 3.3 Algemene beginselen bij Inkoop 6 3.4 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur 7 3.5 Grensoverschrijdend belang 7 3.6 Mandaat en volmacht 8 3.7 Publicatie en selectie 8 3.8 Afwijkingsbevoegdheid 9 4. Ethische en ideële uitgangspunten 10 4.1 Integriteit 10 4.2 Duurzaam Inkopen 10 4.3 SROI 10 4.4 Innovatie 11 5. Economische uitgangspunten 12 5.1 Product- en marktanalyse 12 5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie 12 5.3 Samenwerkingsverbanden - partnership 12 5.4 Kansen zonder voorrang - Lokale economie en MKB 12 6. Organisatorische uitgangspunten 13 Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 2

1 Inleiding De gevolgen van de Aanbestedingswet 2012, die per 1 april 2013 inwerking treedt, zijn aanleiding geweest om het vigerende Inkoopbeleid Dronten te herzien tot Inkoopbeleid Dronten 2013. De opzet van het nieuwe Inkoopbeleid wordt gevormd door het VNG Model Inkoopbeleid; met dank aan de VNG. Als alle gemeenten deze basis volgen, is dat winst voor alle potentiële opdrachtnemers. Het maatwerk om te komen tot het specifieke Inkoopbeleid Dronten 2013 is geleverd door een brede inkoop gerelateerde vertegenwoordiging vanuit de gemeentelijke organisatie. Qua inhoud heeft het nieuwe Inkoopbeleid naar aanleiding van de Aanbestedingswet 2012 een nieuw juridisch kader gekregen. Zeer waarschijnlijk zal een nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn (2014/2015) aanleiding vormen tot een integrale evaluatie en vernieuwing van het Inkoopbeleid voor alle overheden. Gelet op de inwerkingtreding van de nieuwe aanbestedingswet dient de gemeente Dronten haar inkoopbeleid te herijken. Dit inkoopbeleidsdocument is qua hoofdstukken als volgt ingedeeld: 1. Gemeentelijke doelstellingen: welke doelstelling heeft de gemeente Dronten met inkoop? 2. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente Dronten om met de relevante regelgeving op het gebied van inkoop? 3. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente Dronten om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? 4. Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente Dronten met betrekking tot inkoop om met de markt en ondernemers? 5. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt gemeente Dronten in? Tot slot voor de leesbaarheid een toelichting op een aantal sleutelbegrippen in dit Inkoopbeleid. Gemeente: De gemeente Dronten, zetelend De Rede 1, 8251 ER te Dronten. Inkoop: (Rechts)handeling van de gemeente Dronten, gericht op de verwerving van Diensten, Leveringen en/of Werken en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde Diensten, Leveringen en Werken tot gevolg hebben. Ondernemer: Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. Contractant: De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente Dronten. Diensten, Leveringen en Werken: Zaken als bedoeld in art. 1.1 Aanbestedingswet 2012. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 3

2 Gemeentelijke doelstellingen De inkoopfunctie van de gemeente is een belangrijk instrument voor de doelmatigheid, integriteit en effectiviteit van de gemeente. Zo kan een professioneel inkoopapparaat bijdrage leveren aan het stimuleren van het MKB, het sluitend maken van de begroting, aan transparantie ten aanzien van gemeentelijke uitgaven, maar ook het realiseren van sociaalmaatschappelijke doelstellingen. De gemeente wil met haar Inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren: a. Rechtmatig en doelmatig. Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De gemeente leeft bestaande weten regelgeving en de bepalingen van het Inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven van de gemeente moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staat centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten. b. Integer, transparant en professioneel. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante weten regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de Contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. c. Balans prijs-kwaliteit. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding. Uitgangspunt bij het aanbesteden van Werken, Leveringen en Diensten is dat de gemeente selecteert op prijs-kwaliteit verhouding. Uitzonderingen op dit principe kunnen voorkomen, maar zullen worden voorzien van een motivering. d. Toegevoegde waarde. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente Het inkoopproces moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen (denk hierbij ook aan het stimuleren van innovatie) en het algemene beleid van de gemeente. e. Lean. De gemeente stelt administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop. Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente streeft continue naar verlichting van deze lasten. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 4

efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt daar waar mogelijk gebruik van de modellen Eigen Verklaring. f. Partnership Een van de gemeentelijke doelstellingen betreft partnership. Binnen de mogelijkheden van de Aanbestedingswet 2012, zal de gemeente ook op het terrein van inkopen en aanbesteden samenwerking aangaan met aanbestedende diensten. Zeker binnen de provincie Flevoland is de gemeente actief pleitbezorger voor samenwerking (bijvoorbeeld kennis, ervaring en documenten delen). g. Duurzaamheid Naast partnership en het stimuleren van innovatie is duurzaamheid ook een van de gemeentelijke doelstellingen. Dit betekent dat in te kopen producten, diensten en werken, naast de andere criteria zoveel mogelijk worden beoordeeld op basis van milieuvriendelijkheid en duurzaamheid. Meer hierover in hoofdstuk 4. Tot slot, om bovenstaande doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 5

3 Juridische uitgangspunten 3.1 Algemeen juridisch kader De gemeente leeft de relevante weten regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) weten regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze weten regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoopbeleid meest relevante weten regelgeving volgen uit: Aanbestedingswet 2012: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG ( Aanbestedingsrichtlijnen ) en Richtlijn 2007/66/EG ( Recht beschermingsrichtlijn ). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en beperkt onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese weten regelgeving: weten regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Aanbestedingsrichtlijnen vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten. 3.2 Uniforme documenten De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. De gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe: Aanbestedingsreglement werken 2012 ( ARW 2012 ); Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; Gids Proportionaliteit (januari 2013); Model Eigen Verklaring (maart 2013); Branche modellen, zoals UAV, UAV-GC en RAW/STABU; Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten en inhuur, welke als bijlage zijn toegevoegd en gelijk met dit beleidsdocument worden vastgesteld. 3.3 Algemene beginselen bij Inkoop Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten zowel boven als onder de (Europese) drempelwaarden, met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar te zijn; normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 6

Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente. 3.4 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. 3.5 Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan een aanbesteding vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen. 3.6 Drempelbedragen gemeente Dronten Door de gemeente Dronten worden de volgende drempelbedragen gehanteerd, welke zijn ontleend aan de gids proportionaliteit. Europese procedure: Uitgangspunt is alleen een Europese procedure te hanteren als de te verwachten aanneemsom boven de Europese drempel ligt: Voor werken: met een omvang groter dan 5.000.000,- Voor leveringen en diensten: met een omvang groter dan 200.000,- of als er specifieke competenties/ervaring gevraagd wordt die niet bij nationale ondernemers aanwezig is. Nationaal openbaar: Voor werken: met een omvang tussen 1.500.000,- en 5.000.000,- Voor leveringen en diensten: met een omvang tussen 125.000,- en 200.000,- Meervoudig onderhands Voor werken: met een omvang tussen 90.000 en 1.500.000,- Voor leveringen en diensten: met een omvang tussen 30.000,- en 125.000,- Enkelvoudig onderhands Voor werken: met een omvang kleiner dan 90.000,- Voor leveringen en diensten: met een omvang kleiner dan 30.000,- Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 7

Aanbestedingswet - Gids P. 90k 1500k 5000K Aanbestedingswet - Gids P. 3.7 30k Publicatie en selectie 125k 200k Publicatieplicht is er voor openbare en niet-openbare procedures. Deze dienen op TenderNed aangekondigd te worden maar dit kan ook via o.a. de Aanbestedingskalender en een automatische link. Bij 2B-diensten met een grensoverschrijdend belang is er de verplichting om de gegunde opdracht te publiceren op een voornoemd medium. Meervoudig onderhands kent geen publicatieplicht, maar dit mag wel. Volgens de nieuwe Aanbestedingswet dient het selecteren van partijen op basis van objectieve criteria te gebeuren. Bij enkelvoudige of meervoudig onderhandse procedures wordt geadviseerd te werken met een groslijst en de toepassing van het zogenaamde 1/3-systeem, te weten: - 1/3 lokale aannemer(s) at random geselecteerd via de groslijst - 1/3 niet-lokale aannemer(s) at random geselecteerd via de groslijst - 1/3 aannemer(s) subjectief geselecteerd Naar de toekomst toe kan het wenselijk te zijn om te werken met Prestatiemeting. Landelijk wordt hier nu ervaring mee opgedaan. 3.8 Mandaat en volmacht Past Performance en Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 8

Inkoop en aanbesteden vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 3.9 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende weten regelgeving mogelijk is. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 9

4 Ethische en ideële uitgangspunten 4.1 Integriteit Bestuurlijke en ambtelijke integriteit: De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes, zoals neergelegd in Richtlijn Integer Handelen (8 november 2005) voor ambtenaren en andere medewerkers van de gemeente. Voor bestuurders geldt de Gedragscode Bestuurders (2 december 2004). Integere ondernemers: gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden. 4.2 Duurzaam Inkopen Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap waarbij mens, milieu en financiën in balans zijn. Bij milieu gaat het om de belasting van het milieu en (het behoud van) de natuur. Bij de mens gaat het om sociaal-maatschappelijke zaken als mensenrechten, kinderarbeid, fraude, discriminatie en dergelijke. Bij financiën gaat het om de prijs in relatie tot kwaliteit. Het beleid van de gemeente is gericht op het bevorderen van de duurzame leefomgeving. Met de ondertekening van de deelnameverklaring d.d. 10 november 2009 geeft de gemeente aan: de ambitie te hebben om in 2015 zo veel als mogelijk duurzaam in te kopen; mee te werken aan de Monitor Duurzaam Inkopen van het Ministerie van VROM. Bij inkoop en aanbesteding zal de balans tussen mens, milieu en financiën als volgt worden afgewogen: bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend, conform het beleid Duurzaam Inkopen 2012-2015; in de programma s van eisen worden duurzaamheidscriteria opgenomen, daarbij volgend: o http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/productgroepen o duurzaamheid wordt waar mogelijk expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningcriteria; o duurzaamheidafspraken vormen onderdeel van de contractuele afspraken. 4.3 Social Return on Investment Inkoop vindt ook op sociaal-maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreintegratie, arbeidsomstandigheden en indien passend sociaal rendement op de gemeentelijke uitgaven een belangrijke rol. De gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk SROI (Social Return on Investment) toe te passen. Dat doet zij door bij inkoop en aanbestedingen te bekijken indien en voor zover het mogelijk is om contract compliance, of de mogelijkheid van inbesteden van werkzaamheden in het kader van de SW/werkgelegenheidsbeleid op te nemen in de inkoopbestekken. De onderstaande kaders worden in het aanbestedingsbeleid geïntegreerd: 1. Bij gemeentelijke opdrachten waarbij een significant deel van de werkzaamheden wordt uitgevoerd door (lager geschoold) personeel neemt de gemeente bij iedere aanbesteding sociale criteria op en motiveert het wanneer deze niet van toepassing zijn; Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 10

2. De sociale criteria (% of aantal met specifiek kenmerk; 5 leerlingen) zijn voorwaarden waaraan iedere inschrijving moet voldoen of voorwaarden die worden meegenomen in de gunningscriteria op basis van EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving): 3. De verplichting tot inzetten van Social Return bij het inkopen van werken boven de 500.000,- en van diensten boven de 100.000 door tenminste 5% van de opdrachtof aanneemsom als contracteis op te nemen of zoveel hoger als mogelijk, indien de opdrachtof aanneemsom voor meer dan vijftig procent bestaat uit loonkosten; 4. Er moet zoveel mogelijk worden voorkomen dat Social return leidt tot uitsluiting van het zittende SROI-personeel. Voor opdrachten waarbij een significant deel van de werkzaamheden wordt uitgevoerd door SROI-personeel, wordt bij de wisseling van opdrachtnemer het zittende SROI-personeel zoveel als mogelijk overgenomen door de nieuwe opdrachtnemer; 5. Bij ieder contract wordt gemeten of de gecontracteerde sociale parameters daadwerkelijk gerealiseerd worden; 6. Voor iedere aanbesteding die logischerwijs uitgevoerd kan worden door een SWvoorziening na te gaan of IMpact een onderdeel van het aan te besteden werk/dienst of het gehele werk/dienst kan uitvoeren. Subsidie-ontvangende instanties: SROI zal worden geïntegreerd in de subsidiebeleidsregels vanaf 1-1-2014 voor instellingen die een subsidie van de gemeente Dronten ontvangen van meer dan 100.000,-. Overige aspecten: Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, nietbetaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. 4.4 Innovatie De gemeente moedigt daar waar mogelijk innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente, binnen kaders van de aanbesteding, ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 11

5 Economische uitgangspunten 5.1 Product- en marktanalyse De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door indien mogelijk een producten/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. 5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk. gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers zowel tijdens als na een contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) weten regelgeving. De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers. 5.3 Samenwerkingsverbanden - partnership De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor mogelijke samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor partnership met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. 5.4 Kansen zonder voorrang - Lokale economie en MKB De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende weten regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Local sourcing kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop. De gemeente houdt bij haar Inkoop rekening met de mogelijkheden voor het MKB. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor MKB in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 12

6 Organisatorische uitgangspunten 6.1 Inkoop in de organisatie - verantwoordelijken Het inkoopproces wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat middels het zogenaamde gecoördineerd inkoopmodel. Dat wil zeggen dat lijnverantwoordelijken c.q. budgethouders van de gemeente, binnen afgesproken kaders qua budget en procedurekeuze, verantwoordelijk zijn voor de eigen inkoop en aanbesteding. Gemeentelijke inkoopadviseurs adviseren en ondersteunen desbetreffende vakafdelingen/budgethouders bij de uitvoering van het inkoopproces. De aanbestedingsjuristen van de gemeente bieden hierbij de nodige juridische ondersteuning. Het College van B&W is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoopbeleid. De portefeuillehouder Financiën is verantwoordelijk voor inkoop. 6.2 Bepalen Inkoopprocedure Bij het bepalen van de meest passende inkoopprocedure hanteert de gemeente concern breed de uitgangspunten van het zogenaamde Stoplichtenmodel uit de Gids Proportionaliteit (zie par 3.6). De verantwoordelijk budgethouder maakt voorafgaand de definitieve keuze voor de inkooptactiek een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke financiële raming van de opdrachtwaarde. Deze raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag (EVO); De gemeente vraagt aan één Ondernemer een offerte; Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag (MVO); De gemeente vraagt tenminste aan drie en ten hoogste aan vijf ondernemers een Offerte; Nationaal aanbesteden; Onder de (Europese) drempelbedragen kan de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging (TenderNed) plaatsen; Europees aanbesteden; Boven de Europese drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden. Publicatie van de aanbesteding geschiedt op TenderNed. 6.3 Klachtenregeling De gemeente conformeert zich aan het op 1 maart 2013 vastgestelde definitieve advies voor de Klachtafhandeling bij Aanbesteden. Klachten kunnen door aannemers worden gemeld bij l.v.eijk@dronten.nl. 6.4 Contractmanagement De gemeente hanteert contractmanagement door input van getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig en actief vast te leggen, te beheren en te bewaken om de volledige benutting van contracten te faciliteren. De inzet daarbij is dat er klant - leveranciersrelaties ontstaan die gebaseerd zijn op duidelijkheid over gemaakte afspraken, procedures, samenwerking en toegevoegde waarde. Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 13

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 14

Bijlagen Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 15

Bijlage 1: Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Dronten 2013 Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 17

Bijlage 2: Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Dronten betreffende inhuur personeel 2013 Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Dronten 19