Naam en voornaam of Onderneming (voor de facturatie BTW nummer Contactpersoon Facturatieadres ZEN PLANET OSTEND Inschrijvingsformulier ZEN MARKET Identiteitsgegevens van de exposant Postcode Stad Land Telefoon GSM Fax E-mail Website Activiteitensector of aard van de tentoongestelde artikelen Nr. en bus 1.Standplaats (de exposant mag BIO producten verkopen, op voorwaarde dat de «BIO» producten, die tentoongesteld worden op de Zen Market, conform zijn aan de geldende wetgeving). Prijs voor de 2 dagen Stand 6 m² (3m x 2m) 120 Stand 9 m² (3m x 3m) 180 Stand 12 m² (4m x 3m ou 6m x 2m) 240 Stand 15 m² (5m x 3m) 300 2.Foodtruck (de exposant mag BIO producten verkopen, op voorwaarde dat de «BIO» producten, die tentoongesteld worden op de Zen Market, conform zijn aan de geldende wetgeving). Stand 6 m² (3m x 2m) 180 Stand 9 m² (3m x 3m) 270 Stand 12 m² (4m x 3m ou 6m x 2m) 360 Stand 15 m² (5m x 3m) 300 Forfait op electriciteit (aansluiting + verbruik) voor 2 dagen 50 Pakket van 10 toegangstiketten 40 Totaal bedrag exclusief BTW BTW 21% Totaal bedrag BTW inbegrepen
Reservering van RECLAME in de catalogus van de beurs (excl. BTW bedrag) Gelieve in de laatste kolom het gewenste formaat aan te duiden Het materiaal voor uw publicatie moet ter onze beschikking zijn ten laatste op 01/03/2016 in jpeg 300DPI of in pdf Visitekaart in de catalogus van de beurs A5 formaat 61.98 1/4 bladzijde in de catalogus van de beurs A5 formaat 103.31 1/2 bladzijde in de catalogus van de beurs A5 formaat 185.95 1 volledige bladzijde in de catalogus van de beurs A5 formaat 334.71 Achterkant van de catalogus 1 bladzijde A5 413.22 Verspreiding van diverse advertenties op de facebook pagina van de 25 beurs Verdeling in het welkomstpakket (staaltjes, flyers,...) 200 Banner op de homepage van de website (1 week) 115 Totaal bedrag exclusief BTW BTW 21% Totaal bedrag BTW inbegrepen Betalingsvoorwaarden Om uw deelname te bevestigen, gelieve 50 % van het totale bedrag BTW inbegrepen te storten op de rekening van ZEN PLANET BE31-9731-3722-8055 De rest van het verschuldigde bedrag stort u ten laatste op 31 maart 2016.!!! DE STANDPLAATS WORDT ALLEEN TOEGEKEND NA VOLLEDIGE BETALING!!! Ik verklaar kennis te hebben genomen van het reglement van deelname hierbij toegevoegd, hetgeen ik zonder voorbehoud aanvaard, Gedaan te., op. /. / 20.. Handtekening van de verantwoordelijke : Stempel van de onderneming:
Deelnamereglement voor exposanten 1. DEFINITIE Dit reglement definieert als "exposant" de exposant zelf en het bedrijf waarvan de gegevens zich op de bestelbon bevinden, zo ook de werknemers, bedienden of agenten en als "organisator" Zen Planet met als commercieel vertegenwoordiger Alex Six. 2. TOELATING De standen worden verhuurd aan bedrijven met activiteiten die verenigbaar zijn met het doel van de beurs. De exposant die zich aanmeldt wordt verondersteld in orde te zijn met de wetgeving omtrent zijn eigen commerciële activiteit. De organisator behoudt zich het recht voor om een aanvraag voor deelname te accepteren of te weigeren. Ook kan de organisator te allen tijde een verzoek dat hij zou aanvaard hebben annuleren. De weigering of intrekking van een verzoek tot deelname geeft geen aanleiding tot een andere schadevergoeding dan een volledige terugbetaling van het betaalde voorschot. De organisatie van het Zen Planet beurs staat onder toezicht van een controleorgaan op sektarische toespraken, en alle illegale medische praktijken zijn verboden op de beurs. 3. RESERVEREN Alle reserveringen moeten worden gedaan via het voorziene formulier dat verdeeld wordt door de organisator. Elke reservering impliceert de overeenkomstige betaling binnen de gestelde termijn, volgens de in het reserveringsformulier beschreven formules. In geval van wanbetaling, behoudt de organisator zich het recht voor administratieve kosten (25 ) en de achterstallige betalingsinteresten volgens de wettelijke tarieven door te factureren. De standen worden toegeschreven volgens een selectieprocedure. De toewijzing zal definitief zijn na bevestiging door de organisator samen met de ontvangst van de aanbetaling. De reservering is persoonlijk, geen verandering van huurder of deelnemer is toegestaan zonder de schriftelijke toestemming van de organisator. Omwille van de samenhang en de zichtbaarheid, mogen de standen niet opgedeeld worden. Echter kan Zen Planet een uitzondering maken voor groepen, en verenigingen van therapeuten. Deze standen zullen dan min. 12m² bedragen voor maximaal vijf professionelen met hetzelfde thema.
4. BETALING Elke reservering via een verstuurd en ondertekend inschrijvingsformulier impliceert de volledige betaling van het voorziene bedrag.. Geen bedrag zal worden terugbetaald aan de kandidaat-exposant / aan de exposant die beslist zich terug te trekken om welke reden dan ook. Een aanbetaling van 50% is verschuldigd voor de reservering van de stand. Na ontvangst van de aanbetaling, zal aan de exposant een bevestiging gestuurd worden. Het saldo zal worden betaald ten laatste op de datum vermeld op het reserveringsformulier of standaard 20 werkdagen voor de datum van het evenement. De exposant kan maar beschikken over zijn stand na betaling van het volledige verschuldigde bedrag voor het betrokken evenement. De totale factuur zal worden verzonden ten laatste op het einde van de maand waarin de beurs plaatsvindt. 5. PLAN VAN DE LOTING De organisator zal zich inspannen om aan de locatie aanvragen van de reserveringen te voldoen binnen de mogelijkheden en ook in volgorde waarin de aanvragen zijn toegekomen. In geen enkel geval is de organisator aan een bepaalde locatie gebonden, behalve indien de bestelling bestaat uit de reservering van een hoekstand tegen een supplementaire vergoeding van 10% van de prijs van de stand. De organisator zal alle exposanten inlichten betreffende de beschikbaarheid van de hoekstanden. De exposant verbindt zich ertoe om de ruimte, hem toegewezen voor twee dagen te gebruiken zonder gebruik te maken van het gangpad, hetgeen voor de veiligheid belangrijk is. Tenzij door de organisator anders wordt toegestaan, kan de exposant niet van plaats veranderen, noch het gangpad innemen of producten verdelen op een andere plaats dan de plaats bepaald door zijn stand. 6. PRODUCTEN EN DIENSTEN Exposanten moeten de nodige rechten en machtigingen voor de presentatie van de producten en diensten op hun stand in bezit hebben. De organisator is niet verantwoordelijk op dit vlak zelfs niet in geval van oneerlijke concurrentie tussen de exposanten of derden. De organisator behoudt zich het recht voor om de aanwezigheid van bepaalde producten en diensten op de beurs te weigeren als hij vaststelt dat zij niet in overeenstemming zijn met het thema en de ethiek van het evenement. Voor de betrokken exposanten, moeten de Bio certificeringen, Ecocert, Certisys... geraadpleegd kunnen worden op de beurs op verzoek van de organisator of een controle-kantoor.
Verzorgings- en cosmetica producten hoeven niet als biologisch te worden geëtiketteerd, mits ze worden geproduceerd in een duurzame en billijke industrie, of organische landbouw of 100% natuurlijke samenstelling hebben. Een lijst van 20 bestanddelen, die niet mogen behoren tot de samenstelling van verzorgingsproducten en cosmetica is opgesteld. Deze is beschikbaar op de website of op aanvraag via e-mail. Geen enkel product, dat deze ingrediënten bevat is toegestaan voor verkoop op de beurs. De exposant, die op misbruik wordt betrapt op de beurs zal worden uitgesloten. De exposant gaat akkoord een respectvol en zorgzame handelsbeleid te voeren. Een agressieve commerciële aanpak, die automatisch neerkomt op een oplichting of misbruik van een bezoeker leidt tot de uitsluiting van de beurs, de annulering van alle boekingen voor toekomstige beurzen. De organisator behoudt zich het recht voor zich burgerlijke partij te stellen of de exposant die schadelijk praktijken naar bezoekers en / of de organisator zou hebben toegepast, voor de rechter te dagen. 7. UITGESLOTEN PRODUCTEN Geen giftige of explosieve of gelijkaardige gevaarlijke producten kunnen binnen gebracht worden ingevoerd in de hal van de beurs. Daarnaast verbinden de exposanten zich ertoe de normen en regels, die van kracht zijn in de plaats van het evenement en deze die door de gemeentelijke reglementen zijn bepaald te respecteren. Elke storing in dit verband leidt tot rechtsvervolging. 8. PLANNING De organisator behoudt zich het recht voor om materiaal en / of meubilair te weigeren, waarvan de staat en / of de presentatie de algehele visuele uitstraling van de beurs zou benadelen. Bovendien kan de organisator de stand laten inrichten door zijn eigen diensten en de kosten van de stand verhalen op de exposant, wanneer zijn stand niet overeenkomt met de algemene esthetiek van de beurs. 9. AANWEZIGHEID OP DE STAND Exposanten zijn verplicht in hun eigen belang, om tijdens de openingsuren van het evenement, de aanwezigheid van een afgevaardigde permanent te waarborgen, dit om bezoekers te ontvangen en te informeren.
10. SCHOONMAAK Voor de tentoonstelling opent voor bezoekers evenals na de sluiting s avonds, zal de vloerbekleding worden gereinigd door de organisator, behalve binnenin de standen. Exposanten mogen max. één vuilniszak plaatsen in de gangpaden elke avond bij het afsluiten. De opruiming zal gebeuren door de organisator. De verwijdering van extra afval levert een factuur op van 25 / m³ met een minimum van 1m³. 11. DEMONTEREN Zonder schriftelijke toestemming van de organisator, mag de exposant geen demontage uitvoeren, zelfs niet gedeeltelijk, van de stand, voor de dag en het tijdstip vermeld in de boekingsbevestiging of bij gebrek daaraan, ten vroegste 10 minuten na de officiële sluiting van de beurs. Het niet respecteren van deze clausule houdt automatisch kosten in voor de exposant met een minimum van 50. Bovendien moeten de locaties worden geledigd en gereinigd zoals gepland tegen de voorziene datum. Bij laattijdigheid, zal de organisator de evacuatie van materiaal of de resterende goederen en het in orde stellen van de ruimte op risico van de exposant en op zijn kosten uitvoeren. De organisator zal geen juridische formaliteit indienen in dit verband. 12. VERANTWOORDELIJKHEDEN EN VERZEKERINGEN De organisator zorgt voor de brandverzekering zowel voor zijn materiaal alsook voor het materiaal van de exposanten, het materiaal van de stand (structuur) en het meubilair ter beschikking. De organisator wijst alle verantwoordelijkheid af, met betrekking tot eventuele fouten of schade veroorzaakt door exposanten, evenals eventuele schade aan of diefstal van de apparatuur tentoongesteld, om welke reden dan ook. Elke exposant is gevraagd om een aansprakelijkheidsverzekering te nemen mbt dekking diefstal van zijn uitrusting en vooral regelingen te treffen voor bewaring van waardevolle spullen. Een bewaker is voorzien ten koste van de organisator.
13. ANNULERING & TERUGTREKKING ZEN PLANET OSTEND Geen bedrag zal worden terugbetaald aan de kandidaat-exposant / exposant die zich zou terugtrekken om welke reden dan ook. Overwegende dat een gemonteerde leegstaande stand, schadelijk is voor het imago, de samenhang en kwaliteit van de beurs, zal elke exposant die zijn stand niet bezet tijdens de beurs, of hij in de catalogus is opgenomen of niet, een voorschot heeft betaald of niet, een verhoging van zijn eind factuur ontvangen met een bedrag van 50% van de totale kost, met een minimum van 250. 14. REGLEMENT Na het versturen van het inschrijfformulier, volledig ingevuld en ondertekend, stemt ondergetekende ermee in te voldoen aan alle clausules van het huidig reglement alsook van de interne regels van het domein van de Hippodroom van Oostende en de gemeentelijke regelgeving. De organisator is de enige rechter over de te nemen maatregelen ten aanzien van de toepassing van deze clausules. In geval van betwisting zijn enkel de rechtbanken van Brugge gekwalificeerd.