Managementstatuut voor de Nieuwe Regentesseschool Algemeen Artikel 1: begripsbepalingen In dit statuut wordt verstaan onder: a) stichting : de Stichting voor Freinet Onderwijs in Utrecht; b) statuten : de statuten van de stichting, zoals deze zijn verleden bij de notaris op 22 november 2011; c) bestuur : het bestuur van de stichting als bedoeld in de statuten, verdeeld in een uitvoerend bestuur en een toezichthoudend bestuur; d) school : de onder het bevoegd gezag van de stichting staande Nieuwe Regentesse School te Utrecht; e) bevoegd gezag : het bestuur; f) directeur : de directeur van de school; g) de adjunct directeur : de adjunct directeur van de school; h) managementteam : de adjunct directeur, coördinator onderbouw, coördinator bovenbouw en de directeur, die tevens voorzitter is van het managementteam. Artikel 2: uitgangspunten Conform artikel 8 van de Code Goed Bestuur van de PO raad draagt het bestuur er zorg voor dat de organisatie van de school wordt ingericht op basis van efficiency en effectiviteit ten aanzien van het realiseren van de opdracht. Het bestuur draagt zorg voor een goede verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen het bestuur, de directeur en de adjunct directeur. Conform artikel 31 Wet Primair Onderwijs (WPO) en artikel 11 van de statuten legt het bestuur de verdeling van taken en bevoegdheden na overleg met de directeur en de adjunct directeur vast in dit managementstatuut. Artikel 3: kaders voor verdeling taken en bevoegdheden Bij wettelijk voorschrift zijn alle taken en bevoegdheden toegekend aan het bestuur. Het bestuur kan deze bij of krachtens de statuten aan anderen overgedragen, doch kiest voor het delegatiemodel. Dit houdt in dat het bestuur bij of krachtens de statuten (zoals in dit managementstatuut) taken en bevoegdheden toekent aan de directeur of de adjunct directeur danwel derden, maar dat het bestuur deze taken en bevoegdheden behoudt. In dit managementstatuut is binnen deze kaders de werkrelatie vastgelegd. Daarbij stelt het bestuur kaders voor de uitvoering. De directeur voert samengevat de onderwijskundige, organisatorische en huishoudelijke leiding van de school. De directeur kan zelf beslissen taken en bevoegdheden (door) te delegeren aan de adjunct directeur. Statutair is het uitvoerend bestuur onder meer belast met het goedkeuren van de begroting en het vaststellen van de jaarrekening, het jaarverslag en het schoolplan. Verder ziet het uitvoerend bestuur op de naleving van wettelijke verplichtingen en de Code Goed Bestuur, alsmede op de rechtmatige verkrijging en aanwending van middelen. Het uitvoerend bestuur is belast met de opstelling van de jaarrekening en het jaarverslag en wordt daarin bijgestaan door de directeur en de adjunct directeur. Het bestuur stelt jaarlijks een strategisch kader/jaarplan op voor het komende schooljaar. Eenmaal per vier jaar stelt het bestuur een schoolplan op voor de komende vier schooljaren. Ook hierin wordt het bestuur bijgestaan door de directeur en de adjunct directeur. Voorts is het bestuur in ieder geval belast met het sluiten van overeenkomsten tot het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen en het sluiten van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk Managementstatuut NRS versie 5, vastgesteld in de NRS van 12 12 2011
schuldenares verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor de schuld van een ander verbindt. Taken en bevoegdheden Artikel 4: taken en bevoegdheden directeur 1. De directeur draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van door het bestuur te nemen besluiten. Hiertoe wordt gerekend het ontwikkelen en formuleren van beleidsvoorstellen alsmede de binnen het beleid passende uitvoeringshandelingen. 2. Jaarlijks stelt de directeur met de overige leden van het managementteam de taakverdeling van de werknemers van de school op. 3. Aan het begin van elk schooljaarstelt de directeur met de adjunct directeur hun onderlinge taakverdeling voor dat jaar op, waarbij bestuurstaken die aan de directeur zijn gedelegeerd door de directeur aan de adjunct directeur kunnen worden (door)gedelegeerd. De directeur levert deze taakverdeling conform artikel 7.5 jaarlijks in september aan het bestuur aan. 4. In Bijlage I is vastgelegd welke taken en bevoegdheden door het bestuur zijn gedelegeerd aan de directeur. Artikel 5: kaders voor de uitoefening van taken en /bevoegdheden. De directeur oefent de aan haar opgedragen taken en bevoegdheden uit met inachtneming van: de van toepassing zijnde wetten, regelingen en CAO bepalingen; de binnen de stichting geldende statuten en andere door het bestuur vastgestelde regelingen zoals dit managementstatuut, het medezeggenschapsreglement en de klachtenregeling; door het bestuur vastgesteld beleid; door het bestuur te stellen kaders voor beleid zoals aangegeven in de artikelen 3 en 4; algemene beginselen van behoorlijk bestuur zoals zorgvuldigheid, redelijkheid, motivering van besluiten, gelijke behandeling van gelijke gevallen, geen misbruik van bevoegdheid. Artikel 6: ontstentenis van de directeur Bij ontstentenis van de directeur draagt het bestuur de taken en bevoegdheden van de directeur voor de duur van de ontstentenis over aan de adjunct directeur. Relatie bestuur en directie Artikel 7: verantwoording en informatie 1. De directeur legt eigener beweging en desgevraagd verantwoording af aan het bestuur ter zake van de inhoud, alsmede van de wijze waarop de aan haar gedelegeerde taken en bevoegdheden worden uitgeoefend. Dit geldt ook voor de door de directeur aan de adjunct directeur doorgedelegeerde taken en bevoegdheden. Voorts draagt de directeur er zorg voor dat het bestuur adequaat wordt geïnformeerd over alle aangelegenheden welke voor het bestuur van belang zijn. 2. In het kader van het gestelde in het eerste lid levert de directeur ten minste elk kwartaal een managementrapportage aan het bestuur overeenkomstig de specificaties als zijn opgenomen in bijlage II van dit statuut. 3. In het kader van het verkrijgen van informatie over de algemene gang van zaken op de school, wonen twee leden van het bestuur ten minste één maal per jaar een overlegvergadering bij van de directeur met de medezeggenschapsraad. Managementstatuut NRS versie 5, vastgesteld in NRS van 12 12 2011 2
4. In het kader van verantwoording en informatie respecteren directeur en bestuur de geldende normen van bescherming van persoonsgegevens ten aanzien van personeelsleden, leerlingen en ouders. 5. In september van elk schooljaar legt de directeur aan het bestuur de uit hoofde van artikel 4.3 gemaakte taakverdeling tussen directeur en de adjunct directeur over aan het bestuur. Artikel 8: advies Het bestuur kan de directeur en adjunct directeur gevraagd en ongevraagd adviseren. Evenzo kan de directeur en/of de adjunct directeur het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren. Artikel 9: toezicht 1. Het bestuur houdt toezicht op de werkwijze van de directeur en de adjunct directeur en de uitvoering van aan hem/haar gedelegeerde taken en bevoegdheden en op de gang van zaken binnen de stichting en de onder de stichting ressorterende school, een en ander met het oog op de belangen van de stichting en de onder de stichting ressorterende school. 2. In het kader van het toezicht kan het bestuur ook naast het gestelde in artikel 7 de directeur en adjunct directeur om informatie vragen en ter verantwoording roepen. Het gestelde in lid 4 van artikel 7 blijft daarbij van kracht. Artikel 10: schorsing en vernietiging van besluiten 1. Bij delegatie van taken en bevoegdheden aan de directeur kan het bestuur besluiten van de directeur wegens strijdigheid met de kaders gesteld in artikel 5 van dit statuut en/of wegens mogelijke schade aan de belangen van de stichting of de onder de stichting ressorterende school bij gemotiveerd besluit geheel of gedeeltelijk vernietigen. Alvorens het bestuur overgaat tot gehele of gedeeltelijke vernietiging van een besluit, vindt hierover overleg plaats met de directeur. Dit kan niet als sprake is van mandatering van taken en bevoegdheden. 2. Als sprake is van delegatie van taken en bevoegdheden kan het bestuur een besluit van de directeur dat naar zijn oordeel voor vernietiging in aanmerking komt, geheel of gedeeltelijk schorsen voor de periode van zes weken. Alvorens het bestuur overgaat tot gehele of gedeeltelijke schorsing van een besluit, vindt hierover overleg plaats met de directeur. Artikel 11: overleg 1. Het bestuur vergadert tenminste eenmaal per vier maanden, conform een jaarlijks vast te stellen jaarplanning waarvan een voorbeeld is gevoegd als bijlage III. De directeur en adjunct directeur hebben toegang tot de vergaderingen. De voorzitter van het bestuur kan uit hoofde van artikel 7.7 van de statuten besluiten dat de vergadering besloten is. Het in Bijlage III van dit statuut opgenomen overzicht dient als leidraad voor dit overleg. 2. De agendering en voorbereiding van de vergaderingen bedoeld in het eerste lid berust bij de secretaris van het bestuur, in overleg met de voorzitter. Artikel 12: functionering en beoordeling 1. Twee leden uit het bestuur gezamenlijk (waaronder in beginsel de voorzitter), houden ten minste één maal per jaar een functioneringsgesprek met de directeur en de adjunct directeur. Dit gesprek kan ook gezamenlijk plaatshebben. Daarin komt ten minste aan de orde de wijze waarop de directeur en de adjunct directeur de opgedragen taken en bevoegdheden hebben uitgeoefend, alsmede de opstelling van het bestuur terzake. 2. Het bestuur kan een beoordelingsregeling, met daarin opgenomen beoordelingssancties en criteria, opstellen voor de directeur en de adjunct directeur. Beoordelingsgesprekken op basis van deze regeling met de directeur en de adjunct directeur worden gevoerd door twee leden uit het bestuur gezamenlijk (waaronder in beginsel de voorzitter). Deze leden van het bestuur brengen een advies omtrent beoordeling en toepassing van beoordelingssancties uit aan de bestuur. De beoordeling wordt vastgesteld door het bestuur. Managementstatuut NRS versie 5, vastgesteld in NRS van 12 12 2011 3
Managementstatuut Artikel 13: vaststelling en wijziging Dit managementstatuut, alsmede elke wijziging daarin, wordt vastgesteld door het bestuur na verkregen advies terzake van de directeur. Artikel 14: inwerkingtreding Dit managementstatuut treedt in werking op de datum dat het is vastgesteld door het bestuur en geldt voor onbepaalde tijd, onverlet de bevoegdheid van het bestuur tot intrekking of wijziging van dit statuut. Artikel 15: kenbaarheid Ingevolge artikel 31, vierde lid, WPO zal een exemplaar van het managementstatuut in het gebouw van de school ter inzage beschikbaar zijn op een voor een ieder toegankelijke plaats. Een exemplaar van het managementstatuut, alsmede elke wijziging daarvan, zal zo spoedig mogelijk na de vaststelling ter kennisneming aan de Onderswijsinspectie worden gezonden. Artikel 16: slotbepaling In de gevallen waarin dit statuut niet voorziet beslist het bestuur met inachtneming van het gestelde in artikel 3 van dit statuut. Aldus vastgesteld en ondertekend op [datum], Bijlage I: Overzicht door het bestuur aan de directeur gedelegeerde taken en bevoegdheden, als bedoeld in artikel 4.4 managementstatuut Bijlage II: Inrichting managementrapportage, als bedoeld in artikel 7.2 managementstatuut Bijlage III: Voorbeeld jaarplanning bestuur, als bedoeld in artikel 11.1 managementstatuut Managementstatuut NRS versie 5, vastgesteld in NRS van 12 12 2011 4
Bijlage I: Overzicht door het bestuur aan de directeur gedelegeerde taken en bevoegdheden, als bedoeld in artikel 4.4 managementstatuut Bestuur Directeur ALGEMEEN Statutenwijziging Agendering bestuursvergaderingen Benoeming/ontslag bestuursleden Managementstatuut 1 Aansluiting belangenorganisaties, geschillencommissies e.d. Aangaan/verbreken samenwerking algemene zaken (bv. administratiekantoor, accountant, samenwerkingsverband WSNS) Uitbreiding/inkrimping school Overdracht/omzetting/fusie school Schoolplan (waaronder missie en visie) ONDERWIJS & IDENTITEIT Schoolorganisatie (waaronder groepsorganisatie) Leerstofaanbod (waaronder leerlijnen methodekeuze) Pedagogisch didactische aanpak Kader Schoolplan Kader schoolplan Kader Schoolplan Groepsindeling Leerlingvolgsysteem en toetsing Schoolbegeleiding (binnen budget) Toelatingsbeleid Toepassing Leerplichtwet (verlof e.d.) Schorsing leerlingen Verwijdering leerlingen Zorgplan Kader Schoolplan en Zorgplan Samenwerkingsverband Schooltijden en vakantieregeling 1 = inhoudelijk besluitgereed maken. Managementstatuut NRS versie 5, vastgesteld in NRS van 12 12 2011 5
Deelname/beëindiging onderwijskundig project PERSONEEL & ORGANISATIE Budgetbepaling Functiewaardering Arbeidsvoorwaarden DGO Voeren Meerjarenformatiebeleid Formatieplan Personeelsbeleidsplan Beleid werving & selectie Aanstelling/ontslag directeur Aanstelling/ontslag adjunctdirecteur Aanstelling personeel (binnen budget) Beloningsbeleid en regeling onkostenvergoedingen Regeling functionerings / Beoordelingsgesprekken Functionerings / Beoordelingsgesprekken Voeren met directeur Voeren met andere personeelsleden Ontslag, RDDF plaatsing, disciplinaire maatregelen Scholingsbeleid Arbeidsomstandighedenbeleid w.o Arbocontract en verzuimbeleid Taakbeleid, taaktoedeling, werktijdenregeling, uitvoeren Afvloeiingsregeling Stagebeleid Verlof t.a.v directeur t.a.v. andere personeelsleden Managementstatuut NRS versie 5, vastgesteld in NRS van 12 12 2011 6
FINANCIËN Begroting Aangaan verplichtingen binnen begrotingsruimte (> 10.000) Hoogte ouderbijdragen Besteding ouderbijdragen Jaarrekening Aanstellen accountant GEBOUW & MATERIEEL Onderhoudsplanning Huisvestingsaanvragen overheid Medegebruik schoollokalen Onderhoudscontracten (binnen begroting) (> 10.000) Aannemerscontracten (bouw) Aanschaf onderwijsleerpakket en meubilair (binnen begroting) (> 10.000) COMMUNICATIE & KWALITEIT Schoolgids Kwaliteitszorgsysteem Klachtenregeling Klachtafhandeling MR reglement Overleg met MR Voeren Organisatie ouderparticipatie (w.o. onderhouden van contacten met de contactouders) Overblijfregeling Externe communicatie (nieuwsbrief, pr e.d.) Managementstatuut NRS versie 5, vastgesteld in NRS van 12 12 2011 7
Bijlage II: Inrichting Managementrapportage, als bedoeld in artikel 7.2 managementstatuut De directeur draagt er zorg voor dat de leden van het bestuur vier maal per jaar een managementrapportage ontvangen, te weten over de volgende periodes: - juni/juli/augustus (in september) - september/oktober/november (in december) - december/januari/februari (in maart) - maart/april/mei (in juni) - De directeur draagt er zorg voor dat in de managementrapportage ten minste informatie wordt verstrekt als hierna genoemd, een en ander voor zover nieuwe ontwikkelingen te melden zijn. Daarbij draagt de directeur er zorg voor dat de te geven informatie voor zoveel als mogelijk in termen van (tussen )resultaten wordt gerelateerd aan geformuleerde beleidsdoelstellingen. Algemeen Dagvaardingen, stukken in formele juridische procedures Aansprakelijkheidsstellingen Schriftelijke klachten Verslagen van overlegvergaderingen met de MR Algemene correspondentie Meldingen en informatieverstrekking aan instellingen als het AMK Overige actualiteiten Onderwijs & identiteit Beleidsontwikkeling t.a.v. de schoolorganisatie Beleidsontwikkeling t.a.v. het leerstofaanbod Beleidsontwikkeling t.a.v. toegepaste leerlingvolgsystemen en toetsingsinstrumenten Resultaten van toetsing van leerlingen (w.o. CITO entreetoest en CITO eindtoets) Getroffen regelingen inzake schoolbegeleiding Ontwikkelingen t.a.v. leerlingenbeleid (w.o. leerlingenaantal, toelating LGF leerlingen, schorsing en dreigende verwijdering) Ontwikkelingen t.a.v. zorgbeleid (w.o. zorgplan, rapportage uit Samenwerkingsverband WSNS) Vastgestelde schooltijden, vakantieregeling e.d. Ontwikkelingen t.a.v. deelname en/of beëindiging van onderwijskundige experimenten Overige actualiteiten Personeel & organisatie Het vastgestelde formatieplan alsmede tussentijdse mutaties daarin Relevante informatie van Vervangingsfonds en Participatiefonds Beleidsontwikkeling t.a.v. werving & selectie Voorgenomen benoemingen in vaste dienst Tijdelijke benoemingen die langer dan een jaar dreigen te gaan duren Managementstatuut NRS versie 5, vastgesteld in NRS van 12 12 2011 8
Beleidsontwikkelingen t.a.v. functionerings en beoordelingsgesprekken alsmede resultaten van gevoerde functionerings /beoordelingsgesprekken Ontwikkelingen t.a.v. scholingsbeleid en toepassing daarvan Dreigende personele conflicten en/of disfunctioneren van personeelsleden. Formele correspondentie terzake. Ziekteverzuimcijfers alsmede verzuimsituaties veroorzaakt door het werk of van een duur langer dan zes weken. Te nemen personele maatregelen t.a.v. vacatureruimte (werving) of boventalligheid (beëindiging dienstverband, RDDF plaatsing) Ontwikkelingen t.a.v. stagebeleid en aanwezige stagiairs Verslagen van decentraal georganiseerd overleg Ontwikkelingen t.a.v. arbeidsomstandighedenbeleid Overige actualiteiten Financiën Jaarverslag (c.q. concepten) Begrotingen van exploitatie, investeringen en liquiditeit (c.q. concepten) Financiële tussenrapportages Aangegane financiële verplichtingen met een omvang van 10.000 of meer Wijze van besteding van ouderbijdragen Overige actualiteiten Gebouw & materieel Beleidsontwikkeling t.a.v. medegebruik van schoollokalen alsmede nieuwe medegebruikers Aangegane onderhoudscontracten met een omvang van 10.000 of meer Aanschrijvingen betreffende het gebouw Aangegane verplichtingen voor de aanschaf van onderwijsleerpakket en meubilair met een omvang van 10.000 of meer Communicatie & kwaliteit Beleidsontwikkeling t.a.v. schoolplan en jaarlijkse kwaliteitsrapportage Interne en externe kwaliteitsrapportages (waaronder begrepen inspectierapportages). Schoolgids Nieuwsbrief ouders en overige externe communicatie de school betreffende Ontwikkelingen t.a.v. ouderparticipatie (w.o. activiteiten van de contactouders) Managementstatuut NRS versie 5, vastgesteld in NRS van 12 12 2011 9
Bijlage III: Voorbeeld jaarplanning van het bestuur, als bedoeld in artikel 11.1 managementstatuut Datum Activiteit Bestuur Activiteit Directie V Augustus/September Voor Aanleveren softclose Q2 Opstellen kwartaalrapportage Q2 Opstellen voorstel variabele ouderbijdrage Aanleveren analyse Cito entreetoets Di 18 Sept 18.00 21.00 Na Aanleveren jaarplanning Bespreken kwartaalrapportage Q2 Bespreken softclose Q2 Bespreken analyse Cito entreetoets Bespreken voorstel variabele ouderbijdrage Vaststellen jaarplanning Woe 26 sept VBS startbijeenkomst: thema/workshops over actualiteiten in primair onderwijs Do 27 sept NRS ouderavond Oktober Do 9 Okt Dinner bestuur, team en MR Voor Opstellen managementstatuut Opstellen managementstatuut Opstellen voorstel webcommunicatie Opstellen voorstel webcommunicatie Aanleveren verdeling WSNS middelen Di 30 Okt 18.00 Bespreken managementstatuut Bespreken webcommunicatie Bespreken verdeling WSNS middelen Na Afmaken managementstatuut Afmaken webcommunicatie Afmaken webcommunicatie November/December Voor Aanleveren softclose Q3 Opstellen kwartaalrapportage Q3 Afmaken variabele ouderbijdrage Opstellen toezichtsprotocol Checken vragenlijsten enquetes Di 11 Dec 18.00 Bespreken softclose Q3 Bespreken kwartaalrapportage Q3 Vaststellen managementstatuut Vaststellen variabele ouderbijdrage Bespreken toezichtsprotocol Vaststellen webcommunicatie Vaststellen vragenlijsten enquetes Managementstatuut NRS versie 5, vastgesteld in NRS van 12 12 2011 10
Datum Activiteit Bestuur Activiteit Directie V Na Afmaken toezichtsprotocol Afnemen enquetes Januari Voor Checken stuurvariabelen jaarplan Opstellen jaarplan bestuur Checken bestuursvademecum Di 29 Jan 18.00 Vaststellen stuurvariabelen jaarplan Bespreken jaarplan bestuur Bespreken kwartaalrapportage Q4 Vaststellen toezichtsprotocol Aanleveren kwartaalrapportage Q4 Bespreken bestuursvademecum Na Afronden jaarplan bestuur Februari/Maart Voor Actualiseren meerjaren onderhoudsplan Aanleveren softclose Q4 Opstellen voorstel besteding vacatiegelden Di 19 Maart 18.00 Vaststellen jaarplan bestuur Vaststellen meerjaren onderhoudsplan Bespreken softclose Q4 Vaststellen besteding vacatiegelden Na April Voor Opstellen voorstel hoogte ouderbijdrage Opstellen jaarrekening Aanleveren analyses enquêtes Opstellen jaarplan per bouw met team opstellen begroting, toetsing aan schoolplan en stuurvariabelen Aanleveren kwartaalrapportage Q1 Di 23 april 18.00 Bespreken jaarplan & begroting Bespreken hoogte ouderbijdrage Bespreken concept jaarrekening Bespreken kwartaalrap Q1 Bespreken analyses enquêtes Na Aanpassen begroting & jaarplan Mei/Juni Voor Aanleveren softclose Q1 Aanleveren definitief jaarplan & Aanleveren jaarrekening begroting Aanleveren analyse Cito eindtoets Managementstatuut NRS versie 5, vastgesteld in NRS van 12 12 2011 11
Datum Activiteit Bestuur Activiteit Directie V Di 11 Juni 18.00 Vaststellen jaarplan & begroting Vaststellen jaarrekening Vaststellen hoogte ouderbijdrage Bespreken softclose Q1 Bespreken analyse Cito eindtoets Na Juli Voor Opstellen jaarplanning Aanleveren jaardeel Boekje Open Opstellen trendanalyse opbrengstgericht werken (taal+rekenen) Aanleveren jaarplanning belangrijke schoolevenementen Aanleveren analyse Cito resultaten Di 9/7 18.00 Vaststellen jaarplanning Vaststellen jaardeel Boekje Open Bespreken taalrapport Bespreken Cito resultaten Bespreken trendanalyse opbrengstgericht werken Na Verspreiden jaardeel Boekje Open Managementstatuut NRS versie 5, vastgesteld in NRS van 12 12 2011 12