Verzuimprotocol De Passie Rotterdam 2016-2017
Begrippen: Binnen school hanteren we in het Magistersysteem voor de registratie van de verschillende typen verzuim de volgende afkortingen: Type verzuim: Absent geoorloofd Absent ongeoorloofd Te laat geoorloofd Te laat ongeoorloofd Absent Passiekwartier Te laat door vertraging = geoorloofd Ziek Ziek weggegaan Ziekenhuis Therapeut Huisarts Tandarts Orthodontist Uitgestuurd Oriëntatie studiekeuze Bijzonder verlof Begrafenis Bruiloft Interne schorsing Externe schorsing Time-out Voorziening Afkorting in Magister: AG AO TG TO AP TV ZK ZW ZH TP HA TA OD US OS BV BG BL IS ES TU De overige afkortingen die in dit protocol aan de orde komen: = verzuimadministratie TKK = terugkomklas Teon = teamondersteuner Zoco = zorgcoördinator ZAT = zorgadviesteam TZH = toezichthouder 2
Inhoud 1. Registratie en controle van het verzuim 2. Informatie voor ouders 3. Soorten verzuim en de wijze van afhandeling 4. De terugkomklas 5. Extra verlof 3
1. Registratie en controle van het verzuim Voor alle betrokkenen bij het verzuimprotocol geldt, dat de gestelde regels in alle redelijkheid en billijkheid zullen worden toegepast. Verzuimmedewerkers kunnen op basis van incidenten en/of bijzondere omstandigheden afwijken van de gestelde regels. Betrokken functionarissen Binnen de school hebben de volgende functionarissen een rol bij de registratie, controle en afhandeling van het verzuim: 1. De verzuimcoördinator op de Verzuim Administratie () Houdt en heeft overzicht in het verzuim van de leerlingen met behulp van Magister. Belt ouders voor navraag en afspraken rondom ongeoorloofd verzuim. Heeft contact met de receptie rondom het (geoorloofd) verzuim van leerlingen. Maakt terugkomafspraken met leerlingen en voert deze binnen 2 weken in Magister in. Checkt de terugkomklas op leerlingen die zonder geldige reden niet nagekomen zijn, maakt met deze leerlingen nieuwe terugkomafspraken (dubbel uur). Verstuurt standaardmails en standaardbrieven bij herhaaldelijk ongeoorloofd verzuim naar ouders en brengt de mentor en teamondersteuner via het logboek in Magister op de hoogte. Verwerkt alle schriftelijke verzoeken van ouders voor bijzonder verlof (genoemd onder 4.1 en 4.2) in Magister, overlegt in voorkomende gevallen met de directeur. Is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de terugkomklas. Draagt zorg voor de bemensing en bereidt de terugkomklas voor. Houdt toezicht op leerlingen die op het leerwerkplein moeten nakomen, die roostertechnisch niet in de TKK ingepland kunnen worden. Meldt een leerling bij veelvuldig en/of zorgelijk en bij luxe verzuim bij de Leerplichtambtenaar. Belt s morgens, na check in Magister, naar ouders van leerlingen die niet op school verschenen zijn. Informeert ouders telefonisch na 9 keer TO of 9 keer AO. 2. De receptiemedewerker Heeft overleg met de rondom verzuiminformatie van leerlingen. Registreert het (geoorloofd) verzuim in Magister. Registreert ziekmeldingen in Magister. Verwerkt alle schriftelijke verzoeken van ouders voor verlof in Magister (door middel van het formulier Kennisgeving van afwezigheid of het formulier Aanvraag bijzonder verlof. Archiveert de formulieren Kennisgeving van afwezigheid en de kopieën van de Aanvragen bijzonder verlof. Deze worden 3 maanden bewaard. Als een verlofverzoek binnen de kaders valt genoemd onder 4.1, kan de receptiemedewerker hiervoor toestemming geven. Bij twijfel gaat de verlofaanvraag naar de verzuimcoördinator. Belt s middags, na check in Magister, naar ouders van leerlingen die niet op school verschenen zijn. 3. De teamondersteuner (teon) Voert gesprekken met leerlingen die uit de les gestuurd zijn. Voert gesprekken met leerlingen en ouders bij veelvuldig ongeoorloofd verzuim. Kan in overleg met de mentor en de zorgcoördinator leerlingen met zorgelijk verzuim inbrengen in het ZAT. Leerlingen die 5 keer US zijn worden intern geschorst, af te handelen door teon of locatiemanager. 4
4. De mentor Voert gesprekken met leerlingen, waarin (on)geoorloofd verzuim of uitstuurgevallen aan bod komen. Neemt contact op met de leerling en de ouders bij langdurig (na 5 lesdagen) ziekteverzuim. Of na 3 keer ziek zijn of ziek naar huis gaan in 8 weken tijd. Stelt in overleg met de leerling een huiswerk en/of inhaalplan op. Geeft leerlingen met veel ziekteverzuim door aan Zoco. Na 6x AO en 6x TO tel. contact met ouders door mentor. 5. Toezichthouder TKK-uur Houdt toezicht op leerlingen, die terug moeten komen. Vinkt de leerlingen die in de TKK zijn gekomen af in de terugkomerslijst in Magister. 6. De vakdocent Vinkt aan het begin van de les de absenten aan en meldt de overige leerlingen present. Vinkt in Magister aan wanneer er een leerling is uitgestuurd om een rode kaart te halen. 7. De locatiemanager Ondersteunt teamondersteuner, zorgcoördinator of verzuimmedewerker bij het opstellen van een plan van aanpak in het geval van veelvuldig verzuim of als een leerling er veelvuldig wordt uitgestuurd. Leerlingen die 5 keer US zijn worden intern geschorst, af te handelen door teon of locatiemanager. Leerlingen die 6 keer of meer US zijn krijgen van de locatiemanager een individuele sanctie. 8. De zorgcoördinator (zoco): Verwijst leerlingen bij twijfelachtig, langdurig of langdurig ziekteverzuim door naar de jeugd (school)arts Kan leerlingen met zorgelijk (ziekte)verzuim inbrengen in IZO/ZAT. Geeft aan wanneer een leerling met zorgelijk- of ziekteverzuim preventief bij Leerplicht gemeld moet worden. Zorgelijk verzuim: van zorgelijk verzuim is sprake wanneer blijkt dat een leerling veelvuldig verzuimt, waarbij achterliggende psychosociale problemen een rol spelen. Dit kan zowel ongeoorloofd als geoorloofd zijn (bijvoorbeeld bij regelmatige twijfel aan een ziekmelding). Indien verzuim van een leerling zorgelijk is, wordt eerder dan wettelijk verplicht het verzuim bij de leerplichtambtenaar gemeld. 5
2. Informatie voor ouders Alle informatie met betrekking tot ziekmelden/verzuim/verlof aanvragen (voor 1 of meerdere dagen) kunt u vinden op onze website. Hier vindt u ook de volgende formulieren: - Kennisgeving van afwezigheid - Aanvraag bijzonder verlof - Aanvraag liftpas Formulier Kennisgeving van afwezigheid Voor het tijdig melden van afwezigheid voor een bezoek aan de tandarts, dokter, therapeut, en dergelijke wordt het formulier Kennisgeving van afwezigheid gebruikt. Dit formulier wordt ook gebruikt voor de betermelding na ziekte. Het formulier Kennisgeving van afwezigheid is te downloaden op de website van de Passie: Onder: Rotterdam ouders organisatie ziekmelden en verlof. Het formulier is eventueel ook af te halen bij de receptie. Bereikbaarheid ouders Het is van belang dat ouders bereikbaar zijn. Hiervoor is een actueel (mobiel) telefoonnummer en e-mailadres in Magister noodzakelijk. Geeft u eventuele wijzigingen direct door aan de administratie: adminrotterdam@passie.net Beschikbaarheid voor school Uw kind is 8.00 tot 16.45 uur voor school beschikbaar in geval van roosterwijzigingen of nakomen in de terugkomklas. Plan muziekles, sport of een baantje daarom na deze tijd. Blessure en de gymles De gymles is een reguliere schoolles waarbij uw kind aanwezig dient te zijn. Zie verder info op de website. 6
3. Soorten verzuim en de wijze van afhandeling In het schema Sancties staan de ongeoorloofde absenties met de daarbij behorende stappen hoe er gehandeld wordt. Dit schema staat op de site van de Passie Rotterdam. Onder: Rotterdam ouders organisatie ziekmelden en verlof Te laat komen De school begint om 08.45 uur. Ten opzichte van andere scholen is dit laat op de ochtend, het is daardoor voor iedereen mogelijk om op tijd op school te komen. Check met uw kind de vertrektijd en reisroute, we verwachten dat uw kind op tijd van huis vertrekt om op tijd op school aan te komen. Vertraging in het openbaar vervoer komt veelvuldig voor, het is wijs dit in te calculeren (neem een trein of bus eerder). Ook kan de dag van te voren de buienradar geraadpleegd worden, om zodoende ook op de weersomstandigheden te anticiperen en dus wellicht wat eerder te vertrekken. Te laat komen is standaard ongeoorloofd. In incidentele gevallen kan de leerling te laat geoorloofd krijgen, bijvoorbeeld na een bezoek aan huisarts of tandarts of wanneer de weersomstandigheden dusdanig zijn dat dit leidde tot grote (aantoonbare) vertragingen in het openbaar vervoer. Ook als u zelf uw kind naar school brengt, is het van belang dat de leerling op tijd op school komt. Vertrek op tijd om files te voor te zijn. Verslapen is geen goede reden om afwezig te zijn of te laat te komen en dus ook ongeoorloofd te laat. De receptie of verzuimcoördinator besluit of er sprake is van geoorloofd of ongeoorloofd te laat komen. We gaan ervan uit dat de leerling zowel s morgens als s avonds het rooster (www.passierooster.nl) voor de komende dag bekijkt. De leerling is zelf verantwoordelijk voor het op de hoogte zijn van roosterwijzigingen. In principe worden leerlingen na een TO altijd toegelaten tot de les. Het kan voorkomen dat een leerling bij te laat in het passiekwartier niet door de docent toegelaten wordt. Dit om de orde tijdens het lezen uit de Bijbel en/of gebed niet te verstoren. Melding bij leerplicht Volgens de wet op de leerplicht is de school verplicht een melding te doen bij de leerplichtambtenaar van de woonplaats van de leerling als de leerling zonder geldige reden voor de 12e keer te laat is. Bij 15 keer ongeoorloofd te laat volgt direct een tweede melding naar Leerplicht. Ook moet er worden gemeld als een leerling drie dagen achter elkaar of 16 uur in 4 weken afwezig is geweest. 7
Reden afwezigheid Registreren als Actie school Wie? (Veelvuldig)Spijbelen: Absent Leerling aanspreken - betreft uren of dagen ongeoorloofd Sanctie afspreken - reden onbekend of (AO) Uitvoeren van sanctie niet legitiem Ziekte gemeld conform geldende afspraken: - voor 08.30 uur - door ouders of verzorgers Na 3 keer mail naar ouders Na 6 keer brief naar ouders en tel. contact door mentor Na 9 keer gesprek met ouders op school Bij verzuim van meer dan 16 lesuren binnen 4 weken, melding Leerplicht Bij verzuim gerelateerd aan (vermoedelijk) achterliggende problematiek, melding Leerplicht TZH voor de TKK /Mentor Mentor/Teon Teon/ Teon//Zoco Ziek ( ZK) Receptie voert in in Magister Receptie Ziekte niet gemeld conform geldende afspraken: - niet gemeld door ouders of verzorgers - ziek weggegaan zonder melden Absent ongeoorloofd (AO) AO Contact met ouders Leerling aanspreken Receptie/ Receptie/ Twijfelachtig ziekteverzuim: School heeft twijfels over het ziekteverzuim Ziek ( ZK) Contact met ouders Inschakelen jeugdarts Na overleg met Zoco melden bij Leerplicht Mentor Zoco Langdurig ziekteverzuim: Ziekteverzuim meer dan twee aaneensluitende weken of 3 of meer keer ziek in 8 weken tijd (Veelvuldig) Te laat komen - bij aanvang van de les Ziek (ZK) Contact met ouders Te laat ongeoorloofd (TO) Inschakelen jeugdarts Na overleg met Zoco melden bij Leerplicht School stelt een huiswerk en/of schoolplan op Leerling aanspreken Sanctie afspreken Uitvoeren van sanctie Na 3 keer mail naar ouders Na 6 keer brief naar ouders Na 9 keer gesprek met ouders op school Melden bij leerplicht bij 12 keer te laat komen. Ouders worden door middel van een brief op de hoogte gesteld van de Mentor Zoco Mentor Receptie/ Receptie/ TZH voor de TKK Mentor/Teon 8
melding naar Leerplicht Bezoek (huis)arts, specialist en dergelijke conform geldende afspraken Bezoek (huis)arts, specialist en dergelijke niet gemeld conform geldende afspraken Absent geoorloofd (HA, ZH, TP, enz) Absent ongeoorloofd (AO) Receptie voert in in Magister Receptie Contact met ouders Receptie/ Vrijstelling vanwege gewichtige omstandigheden (minder dan 10 dagen) Bijzonder verlof (BV) Binnen de kaders Bij twijfel Receptie/ Directeur Vrijstelling vanwege gewichtige omstandigheden (10 dagen of meer) Bijzonder verlof (BV) Toestemming door de Leerplichtambtenaar, via Directeur Luxe verzuim: vrije dagen zonder toestemming van directeur of leerplichtambtenaar Absent ongeoorloofd (AO) Contact met ouders Melden bij Leerplicht Receptie/ Schorsen, max. 5 dagen (externe schorsing) Schorsing (ES) Bij schorsing schriftelijk melden aan : Directeur/uitvoering door Ouders/leerling Inspectie Leerplicht 4. De terugkomklas (TKK) Het inhalen van ongeoorloofd verzuim vindt plaats in de terugkomklas. Op maandagmiddag het 9 e en 10 e uur en woensdagmiddag het 9 e en 10 e uur. Het kan voorkomen dat een leerling zich om 08.00 uur moet melden. Hierbij wordt wel rekening gehouden met leerlingen die een lange reistijd hebben, dit uitsluitend ter beoordeling door de. De toezichthouder is verantwoordelijk voor het toezicht op de leerling in de TKK en draagt zorg voor een correcte naleving van de opgelegde maatregelen. De toezichthouder vinkt dit af in Magister. De terugkomdocent rapporteert zo nodig ontoelaatbaar gedrag aan de verzuimadministratie en/of coördinator terugkomklas. De leerling die terug moet komen kan ook worden ingezet voor praktische taken. Er zijn in het schooljaar een aantal TKK-veegdagen: als een leerling veel uren terug moet komen, worden deze op een vrije dag (bijvoorbeeld rapportenvergaderingen) gepland. Leerlingen zijn hiervan op de hoogte d.m.v. schoolmail en/of persoonlijk contact. De veegdagen voor het schooljaar 2016-2017 zijn: Tijdens rapportvergadering in november (datum uit jaaragenda) Tijdens rapportvergadering in maart (datum uit jaaragenda) Tijdens rapportenvergaderingen aan het einde van het schooljaar (data uit jaaragenda) 9
5. Extra verlof Aanvragen voor extra verlof van twee of meerdere dagen moeten minimaal 8 weken van te voren zijn ingeleverd door middel van een speciaal formulier die opgevraagd kan worden via verzuimrotterdam@passie.net Extra verlof mag alleen worden toegekend als er sprake is van gewichtige omstandigheden of vanwege de aard van het beroep van (één van) de ouder(s) en/of verzorger(s). Voor de toestemming om extra verlof hanteren wij de procedure vanuit de gemeente Rotterdam: Tot 10 schooldagen beslist de directeur of er toestemming gegeven kan worden. Aanvragen van 10 dagen of meer, worden naar de leerplichtambtenaar doorgestuurd. Het toekennen van extra verlof kan enkele weken in beslag nemen, er moet vaak worden overlegd met directie, directie van scholen van eventuele broers/zussen en de leerplichtambtenaar. Als het noodzakelijk is om naar het buitenland te gaan, dan zijn ouder(s) en/of verzorger(s) verplicht deze noodzaak aan te tonen. Er wordt bovendien alleen toestemming verleend voor de kortst mogelijke periode. Het is verstandig om geen vliegticket te boeken voor de toestemming voor het aangevraagde verlof. Wanneer een leerling zonder overleg moet vertrekken vanwege een ernstige situatie, moet achteraf toestemming van de directeur gevraagd worden en gezorgd worden voor bewijsstukken (officiële verklaringen, tickets). Bij het in behandeling nemen van een aanvraag voor extra verlof nemen wij onderstaande in acht: Gewichtige omstandigheden Ernstige ziekte, overlijden of begrafenis/crematie van bloedverwanten of hun partners: Bij ouders/verzorgers (eerste graad) maximaal vier dagen verlof; Bij broers, zussen of grootouders (tweede graad) maximaal twee dagen verlof; Bij oom, tante, neef, nicht of overgrootouders (derde graad) maximaal één dag verlof; Verhuizing van gezin naar een andere gemeente: twee dagen Aard van het beroep van (één van) de ouders/verzorgers Voor vakantiedoeleinden mag volgens de Leerplichtwet slechts eenmaal per schooljaar buiten de officiële vakanties ten hoogste 10 dagen worden vrijgegeven. Dit is uitsluitend wanneer door de specifieke aard van het beroep van één van de ouder(s) en/of verzorger(s) het niet mogelijk is om als gezin ten minste twee weken in één van de schoolvakanties met vakantie te gaan. Als het niet mogelijk is om in de zomervakantie, meivakantie of in de kerstvakantie 2 weken als gezin op vakantie te gaan dan moet dit worden aangetoond door middel van een werkgeversverklaring. NB. Deze dagen mogen niet in de eerste twee lesweken van het schooljaar vallen. Het is goed om te weten dat er geen dag (of enkele lesuren vrij) mogelijk is voor onder andere: Vakanties buiten de vastgestelde vakanties laag seizoen lang weekend vrij Voor vakantie omdat andere gezinsleden vrij hebben (vakantiespreiding) Eerder vertrekken naar of later terugkeren van uw vakantieadres in verband met (verkeers-)drukte Voor familiebezoek in het buitenland Goedkopere vliegtickets Het ophalen van familie op bijv. Schiphol Het meereizen met anderen (bijv. naar een jeugdweekend) Jeugdweekend (van de kerk) niet op vrijdag eerder weg of op maandag later beginnen Deelname aan sportieve of culturele evenementen buiten schoolverband 10
Verhuizing: voor een verhuizing binnen de eigen woonplaats wordt geen verlof verleend! Het aanvragen of ophalen van een paspoort of identiteitskaart. Iedere andere reden van dien aard 11