Antea Group en Duurzaamheid Onderdeel - CO 2 prestatieladder 3.C.2. Communicatieplan projectnr. 194.508 Opdrachtgever Directie datum vrijgave beschrijving revisie goedkeuring vrijgave 06-02-2014 Definitief I. E v/d Schans
Inhoud 1 Communicatie 1.1 Aanleiding 1.2 Doelgroepen 1.3 Communicatiedoelen 1.4 Verantwoordelijkheden 1.5 Structurele communicatie 1.6 Middelenmatrix en planning Bijlagen separaat bijgevoegd blad 1 van 7
1. Communicatie 1.1 Aanleiding Duurzaam ondernemen; het is noodzakelijk om een goede balans te realiseren tussen mens, milieu en economie. Deze balans is cruciaal voor een toekomstbestendige samenleving. Antea Group Nederland heeft daarom verankerd in haar missie. Hierbij is geen eindpunt, maar een continu proces waarbij we de lat voor onszelf en onze omgeving steeds hoger leggen. Om een stevig fundament te realiseren voor duurzaam ondernemen, kiest Antea Group voor certificering volgens de CO 2 -prestatieladder. Antea Group heeft de ambitie het in 2012 behaalde niveau 5 op deze ladder te behouden. Naast het ontwikkelen, vastleggen en realiseren van CO 2 -beleid en bijbehorende (reductie)doelstellingen, is heldere en frequente communicatie met interne en externe doelgroepen van belang. Naast informeren helpt communicatie om het bewustzijn en de betrokkenheid van medewerkers te vergroten op het gebied van CO 2 -reductie. Dit moet vervolgens leiden tot een actieve bijdrage van de medewerkers aan het reduceren van de CO 2 -emissie. Met externe communicatie wil Antea Group haar betrokkenheid uitdragen op het gebied van. Belangrijke onderdelen hiervan zijn Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en CO 2 -reductie. Bovendien wil Antea Group het bewustzijn en de betrokkenheid van externe partijen (zoals opdrachtgevers en leveranciers) vergroten, zodat ook zij worden aangespoord om een actieve bijdrage te leveren aan CO 2 - reductie. Dit CO 2- communicatieplan omschrijft de doelgroepen, communicatiedoelen, verantwoordelijkheden, middelen en planning. Het voorziet in een structurele en planmatige communicatie over het CO 2 -beleid van Antea Group en het ProRail-certificeringstraject met interne en externe doelgroepen. Antea Group opereerde tot 1 januari 2014 onder de naam Advies- en Ingenieursbureau Oranjewoud. 1.2 Doelgroepen Intern Antea Group DT Antea Group Directie Antea Group (stakeholders) Opdrachtgevers -top 8 grootste klanten (Bijlage 1) e belanghebbenden CO₂-reductie (Bijlage 2): - Leveranciers (top 10 uit ABC-analyse) - Stichting Natuur en Milieu - Natuur- en Milieufederatie Utrecht - Provincie Utrecht - Beco - Initiatiefnemers Duurzame leverancier; Movares, Grontmij en Strukton Media (regionaal en landelijk) blad 2 van 7
1.3 Communicatiedoelen Communicatiedoelen Intern van Antea Group kennen de sambitie van Antea Group en weten hoe ze zelf kunnen bijdragen aan CO 2 -reductie (kennis). van Antea Group voelen zich betrokken bij het sbeleid van Antea Group (houding). dragen concreet bij aan CO 2 -reductie (gedrag). De directie en het Directieteam (DT) van Antea Group kennen en onderschrijven de sambitie van Antea Group (kennis/houding) en geven ruimte om deze ambitie te realiseren (gedrag). Communicatiedoelen Antea Group positioneren als duurzame organisatie: (Top 8) Opdrachtgevers kennen de sambitie van Antea Group en zien Antea Group als duurzame organisatie (kennis). e belanghebbenden kennen de sambitie van Antea Group, zijn geïnformeerd over hoe deze wordt gerealiseerd (reductiedoelstellingen, footprint etc.) en zien Antea Group als duurzame organisatie (kennis). Media kennen de sambitie van Antea Group (kennis). 1.4 Verantwoordelijkheden De manager Duurzaamheid draagt de formele verantwoordelijkheid voor de communicatie over. De uitvoering van de communicatie wordt verzorgd door communicatie-adviseur van de stafafdeling PR & Communicatie, Business Support Antea Group. Deze adviseur zorgt voor de interne en externe communicatie-uitingen. Zij ondersteunt, adviseert en bewaakt de communicatie-uitingen van beleidsvorming tot en met daadwerkelijke uitvoering en beheer. 1.5 Structurele communicatie Twee keer per jaar wordt in- en extern gecommuniceerd via Anteagroup.ned (intern) en de website van Antea Group (extern) over de stand van zaken van het CO 2 -reductiebeleid (reductiedoelstellingen en Footprint). Tevens brengt Antea Group jaarlijks een MVO-jaarverslag uit, waarin eveneens uitvoerig wordt stil gestaan bij de CO 2 -reductie. Om de bewustwording bij de medewerkers te vergroten, wordt vanuit het kernteam minimaal elke maand een bericht op de nieuwsbalk geplaatst over en/of CO 2 -reductie. Het externe magazine Antea Group Magazine heeft een rubriek, waarin de laatste stand van zaken van het CO 2- reductiebeleid wordt gecommuniceerd. Het kernteam komt elk kwartaal (indien nodig vaker) bijeen en heeft halfjaarlijks overleg met de Directie. De manager Duurzaamheid heeft zitting in het kernteam en is DT-lid. Het onderwerp is hiermee geborgd in het DT en vormt een vast onderdeel van de DT-agenda. Naast deze vaste communicatiemomenten, wordt gedurende het jaar regelmatig gecommuniceerd over actualiteiten rond CO 2- reductie. Dit gebeurt onder meer via de website, intranet, persberichten, e-magazines en ook social media. Met betrekking tot de Special Duurzaamheid is begin 2013 besloten deze special niet langer uit te brengen. Destijds is bewust gekozen om in de special te laten zien hoe bevlogen onze collega's werken aan een duurzame toekomst. Echter, is inmiddels verankerd in onze missie en ambities. Dit vertalen blad 3 van 7
we door in onze bedrijfsvoering en projecten. Er wordt dus bewust gekozen voor duurzame oplossingen. Wij zijn van mening dat het niet langer noodzakelijk is hier in een aparte uitgave de aandacht op te vestigen; het is een vanzelfsprekendheid. Dit blijkt o.a. uit de projecten die regelmatig op de website worden geplaatst en in de externe E-magazines aan bod komen. In het E-magazine van onze businesslijn Infra (september 2013) bijvoorbeeld, kwamen de projecten: Renovatie CBS De Koning Enschede en Ondersteuning Waterschap Vallei en Veluwe bij KRW-maatregelen voor de IJssel aan de orde. Deze informatie is ook terug te vinden op onze website. 1.6 Middelenmatrix en planning Plaatsgevonden communicatie 2013 Datum Actie Doelgroep Januari Maart Maart April April Start Innovatietafel, op zoek naar innovatieve, duurzame ideeën Brochure Duurzaamheid - een kwestie van doen en volhouden Toetreding Netwerk Groene Bureaus Update /duurzame projecten: - Ambassadeursnetwerk - Collega aan het woord over duurzame vrijetijdsbesteding Start Ambassadeursnetwerk Duurzaamheid, verbinden van kennis/relaties o gebied van sthema's Intern, bouwgerelateerd Mei Fiets Naar Je Werk Dag Juni Juli Juli In actie voor Samenloop voor Hoop (KWF) Stand van zaken reductiedoelstellingen en footprint, geheel 2012 Update - Werken aan een duurzame haven Mederwerkers Opdrachtgevers en belanghebbenden (extern) - Brochure - Posters - Social Media - INNORANJE Uitvoerder Adviesgroep Bouw Communicatiemiddel Verantwoordelijke Directie September September Verklaring verificatie CO x- emissie-inventaris 2012 Opening 'BREAAM - NL-3'-pand Oosterhout Update /duurzame projecten: - Elektriciteitsverbruik omlaag - Bescherming Boliviaanse bossen - Duurzaam afstuderen - Pand Oosterhout - Nieuwe verdienmodellen - Innovatietafel - Intranetsite - Plaatselijke krant blad 4 van 7
- Samenloop voor Hoop Hoge Veluwe Loop voor o.a. klanten/medewerkers Deelname aan Dag van de Duurzaamheid (seminar energiebesparing riolering) Nieuw relatiebeheersysteem: KIT (Keep in Touch) (duurzaam door vermijding onnodige verzendingen) Inzending Vernufteling met een innovatief, duurzaam project (Energiebesparing vijzelgemalen) Inzending ENCI-studieprijs Innovatie (levensduurverlenging stalen brugdekken) Maatschappelijk jaarverslag conform GRI-richtlijn, met nadruk op medewerkers en 'hun'duurzame projecten. Zeer beperkt gedrukt, verspreid door middel van mail/link. ISO-14001 certificering Goes Update /duurzame projecten - Maatschappelijk jaarverslag - Sponsorbos Benthuizen - Duurzame ambassadeurs - ISO 14001 - Inzamelingsactie - Hoge Veluwe Loop Stand van zaken reductiedoelstellingen en footprint, 1 e halfjaar 2013 Nieuwe folders i.v.m. naamswijziging. Zeer beperkt gedrukt, nadruk op digitaal gebruik Inzamelingsactie OranjewOud of OranjeGoed. Papierwerk is gerecycled, pennen e.d. gaan naar een goed doel. Eindejaarspresentatie vestigingen Diverse sgerelateerde informatie (projecten), waaronder: - Getijdencentrale - Zoetwaterberging Texel - Nieuwe oplossing fijnstof - De nieuwe Wildernis - Containershield - Grip op Grond - Weg van de Toekomst - Ontwikkeling bedrijfsterrein recyclingbedrijf Beelen - Verkeersveiligheid ouderen E- bike - Onderhoud Olympisch Stadion - E-magazine Infra - Social Media - Social Media - INNORANJE - Social Media - Folders PR&C Directie Intern Intern (medewerkers) en bezoekers - Presentatie - Videoscherm in hal kantoren PR&C Directie Directie blad 5 van 7
- Vervolgonderzoek elektrisch rijden - Regioplan Windenergie Flevoland - Duurzame energie regio Waalwijk en Heusden - Gebiedsgericht grondwaterbeheer Dongen - Bijdrage Europees project Inners Diverse sgerelateerde informatie (bedrijfsvoering), waaronder: - Groene stroom van 100% Nederlandse Wind - NS-Businesscard - Manifest duurzaam wagenparkbeheer Introductie nieuwe medewerkers Nieuwe mederwerkers Presentatie HR Algemene bedrijfspresentatie Presentatie PR Directie Keuze/Uitkering Goededoelenfonds, 4 maal per jaar Planning communicatie 2014 Datum Actie Doelgroep Januari Maart April April Mei Juni Juni Juli September Aandacht voor op jobsite (tekst, projecten en film) Update (vaste rubriek Antea Group Magazine) Introductie Bo Bewust, szusje van Ewoud die laat zien welke maatregelen treft om minder energie te verbruiken en de rol van de medewerkers hierin Update /duurzame projecten (vaste rubriek Xpress) Maatschappelijk jaarverslag conform GRI-richtlijn Stand van zaken reductiedoelstellingen en footprint, geheel 2013 Update (vaste rubriek Antea Group Magazine) Update /duurzame projecten (vaste rubriek Xpress) Stand van zaken reductiedoelstellingen en footprint, 1 e (Nieuwe) medewerkers Opdrachtgevers en belanghebbenden (extern) Opdrachtgevers en belanghebbenden (extern) - Antea Group Magazine - Anteagroup.ned - Antea Group Magazine - AnteaGroup.ned - e brief - Antea Group Magazine - Anteagroup.ned Uitvoerder Communicatiemiddel - You Tube Verantwoordelijke blad 6 van 7
halfjaar 2014 - Brief Update /duurzame projecten (vaste rubriek Xpress) Update (vaste rubriek Antea Group Magazine) Opdrachtgevers en belanghebbenden (extern) - Antea Group Magazine Diverse CO2-gerelateerde informatie en bezoekers Videoscherm in hal kantoren blad 7 van 7