ti? Het DRECHTSTEDENBESTUURvan de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden; gelet op artikel 2, tweede en derde lid van het Mandaatbesluit Servicecentrum Drechtsteden; overwegende,. dat met ingang van 1 april 2008 de dienstverlening op de middelenfuncties aan en binnen de deelnemers wordt verzorgd door en vanuit het Servicecentrum Drechtsteden, als organisatieonderdeel van het openbaar lichaam Drechtsteden;. dat de Deelnemende gemeenten, om die dienstverlening goed, rechtmatig en efficiënt te laten verlopen, mandaat, volmacht en machtiging hebben verleend aan het Drechtstedenbestuur, met de mogelijkheid om daarvan ondermandaat te verlenen;., dat het noodzakelijk is om van deze gemandateerde bevoegdheden onder mandaat te verlenen tot maximaal het laagste leidinggevende niveau binnen het Servicecentrum Drechtsteden; besluit: vast te stellen het navolgende Besluit ondermandaat, volmacht en machtiging tot het uitoefenen van bevoegdheden van de deelnemers door het Servicecentrum Drechtsteden Definities Artikel 1 In dit besluit wordt verstaan onder: a. het college: het college van burgemeester en wethouders van een deelnemer; b. de burgemeester: de burgemeester van een deelnemer als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte c. deelnemer: een gemeente die aangesloten is bij de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden; het openbaar lichaam Regio Zuid Holland-Zuid d. het Drechtstedenbestuur: het Dagelijks Bestuur van het openbaar lichaam Drechtsteden e. de gemeente: de gemeente als publiekrechtelijk lichaam alsmede de gemeente als privaatrechtelijke rechtspersoon; f. de raad: de gemeenteraad van een deelnemer; g. mandaat: nemen. de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te 1
h. volmacht: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. i. machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Artikel 2 Definities Regio Zuid-Holland Zuid Oe hierna onder a tot en met d gehanteerde begrippen moeten, indien van toepassing op de Regio Zuid-Holland Zuid, in dit besluit als volgt worden gelezen: a. de gemeente: te lezen als "openbaar lichaam Regio Zuid-Holland Zuid"; b. de raad: te lezen als "het algemeen bestuur"; c. het college: te lezen als "het dagelijks bestuur"; d. de burgemeester: te lezen als "de voorzitter". Artikel 3 Mandaat 1. Van de door de deelnemers aan het Orechtstedenbestuur verleende mandaten voor de uitvoering van werkzaamheden door het Servicecentrum Orechtsteden wordt ondermandaat verleend als aangegeven in de bijlagen. 2. Ondermandaat wordt verleend tot een leidinggevend niveau niet lager dan dat van.. r manager service-eenheid, behalve bij Treasury. Op dat terrein worden bevoegdheden tot aan de Treasurer en Cashmanagers van het Service Centrum Orechtsteden ondergemandateerd. " 3. In geval de (onder}mandaathouder aan wie bij dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, afwezig is, worden de gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door zijn plaatsvervanger of door zijn direct leidinggevende. Algemene uitzonderingen van mandaat Artikel 4 1. Aan het college en de burgemeester blijft voorbehouden de bevoegdheid tot het nemen van beslissingen die zijn neergelegd in een document, gericht tot: a de raad; b de Koningin en andere leden van het Koninklijk Huis; c de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde onderraad of commissie, ministers en staatssecretarissen; d de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit die Kamer gevormde commissie;.. e de vice-president van de Raad van State; f de president van de Algemene Rekenkamer; g enig bestuursorgaan van een provincie; h enig bestuursorgaan van een waterschap of een hoogheemraadschap; i de Nationale Ombudsman. 2. Onverminderd het gestelde in het eerste lid is het ondermandaat niet van toepassing: a indien het een aangelegenheid betreft waarover door de raad in een eerder stadium vragen aan het college of de burgemeester zijn gesteld; b indien de verantwoordelijke portefeuillehouder namens het college beslist dat de aangelegenhèid door het college moet worden afgedaan en indien de burgemeester beslist dat de aangelegenheid door hem moet worden afgedaan. Oe portefeuillehouder wordt tijdig geïnformeerd over gevoelige kwesties; Besluit ondermandaat, volmacht en machtiging Servicecentrum Orechtsteden 2
, c indien de aangelegenheid tot kritische berichtgeving in de media heeft geleid dan wel in verband met de aard van de aangelegenheid redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren; d indien de aangelegenheid ingrijpende gevolgen kan hebben voor een groot aantal burgers, bedrijven, verenigingen of belangengroepen; Instructies Artikel 5 Het Drechtstedenbestuur kan - binnen de voorwaarden die door de deelnemer zijn gesteld - instructies geven over de wijze waarop de ondergemandateerde bevoegdheden worden uitgeoefend. Artikel 6 Ondertekening 1. Dit besluit heeft betrekking op de volgende besluiten en documenten: a. Publiekrechtelijke besluiten en documenten waarin deze worden vastgelegd; b. Privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen en documenten waarin deze worden vastgelegd; c. Officiële standpunten van of namens het gemeentebestuur en documenten waarin deze worden vastgelegd. 2. Documenten, bedoeld in het eerste lid, worden opgemaakt op briefpapier en in de huisstijl van de betreffende deelnemer en worden als volgt ondertekend: "Het college van < naam gemeente> ", respectievelijk "Het dagelijks bestuur van de Regio Zuid-Holland Zuid", namens deze, < functienaam ondertekenaar>, <naam ondertekenaar>" 3. Documenten, anders dan in het eerste lid bedoeld, zoals stukken ter voorbereiding van vergaderingen e.d., kunnen desgewenst door medewerkers worden ondertekend. 4. Ingeval van ondertekeningsmandaat, worden de documenten opgemaakt op briefpapier en in de huisstijl van betreffende deelnemer en als volgt ondertekend: "Overeenkomstig het door < naam bestuurorgaan, naam deelnemer en datum besluit> genomen besluit", < functienaam ondertekenaar> < naam ondertekenaar> Artikel 7 Volmacht en machtiging Voor de toepassing van deze regeling en de daarop berustende bepalingen worden met mandaat gelijkgesteld de verlening van: a. Volmacht; b. Machtiging. Artikel 8 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2009. 3
Bijlage 1 Bevoegdheden van algemene aard x = ondermaat Bevoegdheid Secretaris Directeur Klantcluster- Manager Voorwaarden GRD SCD manager! hfd. service-. Account- eenheid management! hfd. Bedrijfsbureau Aangaan en opzeggen X X X X van contracten, voor zover het aangelegenheden betreft waartoe de deelnemer expliciet budget beschikbaar heeft gesteld. Dit mandaat geldt niet ter uitbreiding of beperking van de specifieke mandaten als genoemd in. bijlage 2 tot en met 9. Het ondertekenen van X X X X routinematige correspondentie niet zijnde besluiten en!of beschikkingen 5
! Bijlage 2 Bevoegdheden op het gebied van juridische zaken x = ondermandaat Bevoegdheid Secretaris Directeur Klantcluster Manager Voorwaarden GRD SCD Manager service-. Advies en eenheid Beleid 1 Juridisch Kenniscentrum Het nemen van besluiten ter X X X X Geldt niet voor uitvoering van de wettelijk Zwijndrecht voorgeschreven voo rbereidi ng procedu re terzake van ha ndhavi ngsbesl uiten, daaronder begrepen de vooraankondiging. Het voeren van de X X X X correspondentie en het verrichten van alle (rechts)handelingen in het. kader van bezwaarprocedures, met uitzondering van het nemen van de beslissing op bezwaar. Het bekendmaken van X X X X Alleen voor besluiten op bezwaar Dordrecht en GR ZHZ Het in behandeling nemen, X X X X Over erkenning behandelen en nemen van van besluiten over aansprakelijkheid aansprakelijkstellingen door vindt vooraf derden overleg plaats met de betreffende deelnemer Het aansprakelijk stellen van X X X X derden voor door hen. veroorzaakte schades aan gemeentelijke eigendommen Het voeren van de X X X X correspondentie en het verrichte(1 van (rechts)handelingen in het kader van de coördinatie van de nazorg van schade bij calamiteiten Het voeren van schriftelijk en X X X X mondeling verweer, het verschaffen van nadere inlichtingen en het vertegenwoordigen van de 6
.. burgemeester, hetcolleg en degemeeereadenh Dagelijks Bestuur van het openbaar lichaamzuid- Holland Zuid ter rechtszitting in verbandmet de. ingediende bezwaarschriften, zienswijzen en bedenkingen, ingesteld (hoger)beroep en/of verzoeken om voorlopige voorziening en verzetprocedures bij de gemeentelijke commissie bezwaarschriften, de gerechten, het college van Gedeputeerde Staten, de CRvB en de (voorzitter van de) Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. Het inschakelen van X X X X Na overlegmet de juridische bijstand ten deelnemer. behoeve van rechtgedingen. 7
t Bijlage 3 Bevoegdheden op het gebied van documentaire informatievoorziening x = ondermandaat Bevoegdheid Secre Directeur Klantcluster Manager Manager Voorwaarden -taris SCD Manager service- service-. GRD Administratie eenheid eenheid en gegevens- Documen- GEO beheer taire informatievoorziening Het verzenden van X X X X bevestigingen van ontvangst van aanvragen en stukken, gericht aan de deelnemers Het vernietigen van X X X X daarvoor volgens de vigerende archiefwetgeving In. aanmerking komende archiefbescheiden Het verwerken van X X X X alleen voor kadastrale mutaties in de administratie en Dordrecht het doorgeven van deze mutaties aan de Landelijke Voorziening, een en ander ter uitvoering van de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen Het behandelen van X X X X alleen voor herstelverzoeken en Dordrecht doorvoeren van correcties in het. kader van de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen Het voor afschrift X X X X Alleen voor tekenen van kopieën Dordrecht van brondocumenten in het kader van de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen 8
.. Het op verzoek X X X X Alleen voor verstrekken van Dordrecht gewaarmerkte afschriften van opgenomen beperkingsbesluiten,. een afschrift of uittreksel van de in de registratie opgenomen gegevens in het kader van de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen Het op verzoek X X X X Alleen voor afgeven van een Dordrecht schriftelijke verklaring dat er blijkens de gemeentelijke be perki ngenreg istrati e op een aangegeven onroerende zaak. geen beperking van kracht is in het kader van de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen. 9
~ Bijlage 4 Bevoegdheden op personeelsgebied x = ondermandaat Bevoegdheid Secretaris Directeur Klantcluster Manager Voorwaarden GRD SCD Manager service. Aministratie eenheid en Personeelsgegevens- advies beheer Het uitvoeren van het X X X X 0 ndertekeningsmandaat wervings- en selectie beleid, waaronder het voeren van sollicitatieprocedures en het ondertekenen van de relevante correspondentie zoals ontvangst bevestig ing, uitnodiging etc. Het in behandeling X X X X 0 ndertekéningsmandaat nemen, behandelen en en met uitzondering van bekendmaken van schorsing, strafontslag, besluiten, genomen door overige disciplinaire de deelnemers, op grond van de desbetreffende maatregelen rec htspositieregeli ng (CAR-UWO) en eigen lokale regelingen, Het in behandeling X X X X onderteke ning sm andaat nemen, behandelen en bekendmaken van besluiten, genomen door de deelnemers, op grond van regelingen betreffende de arbeidsvoorwaarden, zoals de Attentieregeling, de Bezoldigingsregeling, het Cafetariamodel, de Garantieregeling gratificatie ambtsjubileum, de KI0kkenl uidersreg eling, de Spaarloonregeling, de Werktijdenregeling en de regeling schadevrij rijden Het behandelen en X X X X bekendmaken van 0 nderteke ningsm and aat besluiten, genomen door de deelnemers, in het Besluit ondermandaat, volmacht en machtiging Servicecentrum Orechtsteden 10
.. kader van de functiebeschrijving en functiewaardering Het verstrekken van X X X X informatie aan UWV / ABP / Loyalis/ IZA /. Arbo Unie en/of overige uitvoeringsinstanties in het kader van sociale zekerheidswetgeving, de bovenwettelijke WW en suppletieregelingen. Het uitvoeren van X X X X (gelegd) loonbeslag Het afgeven van X X X X werkgeve rsverklari ngen Het uitvoeren van X X X X werkzaamheden op het gebied van de salaris- en personeel sa dm inistratie 11
.. Bijlage 5 Bevoegdheden op financieel gebied x = ondermandaat Bevoegdheid Secre- Direc- Klantcluster Manager Manager \loorwaarden taris teur Manager service- service GRD SCD Administratie- eenheid eenheid en gegevens- Debiteuren Financiële beheer en administra crediteuren tie en beheer grootboek Het verlenen van uitstel van betalingen X X X X en het in dat verband treffen van betalingsregelingen. Het versturen van aanslagen en facturen X X X X en het treffen van betalings- en, invorderi ngsm aatreg ele n van o.a. grafrechten, brandweerrechten, leges, huren, (erf)pachten, havengelden en marktgelden en vorderingen uit hoofde van privaatrechtelijke verbintenissen. Het bij de rechtbank aanhangig maken van X X X X een vordering kleiner dan 5.000 Het ondertekenen van de verklaring X X X X derden beslag, wanneer derden beslag onder de. deelnemer is gelegd Het doen van aangifte BTWvoor het totaal X X X van de deelnemer en aangiften van het BTWcompensatiefonds Het doen van verklaring van de X X X X vorderingen en zaken die door beslag zijn getroffen. 12
, Het verrichten van betalingen en X X X X spoedbetalingen t.b.v. door of namens de deelnemer aangegane. verplichtingen Het doen van aangifte van Informatie Voor X X X X Derden (IV3), EMUsaldo en van andere aangiftes waartoe een deelnemer als werkgever of als rechtspersoon is gehouden 13
~ Bijlage 6 Bevoegdheden op communicatiegebied x = ondermandaat Bevoegdheid Secretaris Directeur SCD Klantcluster Manager Voorwaarden GRD Manager service-. Advies en eenheid Beleid 2 Communicatieadvies en middelen Het plaatsen van Na gemeentenieuws, X X X X accordering inclusief de van redactie bekendmakingen in het door daartoe bestemde deelnemer huis-aan-huis-blad Het verzorgen van Na publicaties X X X X accordering van redactie door deelnemer 14
.. Bijlage 7 Bevoegdheden op het gebied van inkoop en aanbesteding x = ondermandaat Bevoegdheid Secretaris Directeur Klantcluster Manager Voorwaarden GRD SCD Manager service- Advies en eenheid Beleid 1 Inkoop Het verrichten van rechts- en feitelijke handelingen in het kader X X X X van aanbestedingsprocedures voor werken, leveringen en diensten, niet zijnde het aangaan van een overeenkomst Het per kwartaal doen van X X X Mandaat opgaaf aan de toezichthouder geldt niet (Provincie) rond de kasgeldlimiet voor ZHZ van de Wet fido. 15
" Bijlage8 Bevoegdheden op het gebied van Treasury x = ondermandaat Bevoegdheid Secretaris Directeur Klantclus- Manager Treasurer en Voorwaarden - - GRD SCD ter service- Cashmanagers. Manager eenheid SCD Advies en Financieel Beleid 1 advies Het opnemen of Mandaat geldt uitzetten van X niet voor ZHZ middelen op de geldmarkt met een looptijd van minder dan een jaar het opnemen van Uitvoeringsma geldleningen op de X n-daat na kapitaalmarkt goedkeuring door gemeente.. Mandaat geldt niet voor ZHZ het verstrekken van Uitvoeringsma geldleningen via de X n-daat na kapitaalmarkt goedkeuring door gemeente. Mandaat geldt niet voor ZHZ Het vervroegd Uitvoeringsma aflossen van X n-daat na leningen op de goedkeuring kapitaalmarkt door gemeente. Mandaat geldt niet voor ZHZ het beheer van de Mandaat geldt portefeuille X niet voor ZHZ aangaande. langlopende leningen het doen van Uitvoeringsma beleggingen op de X n-daat na kapitaalmarkt goedkeuring door gemeente. Mandaat geldt niet voor ZHZ het beheer van de Mandaat geldt beleggingsportefeuill X niet voor ZHZ e 16
Bijlage 9 Bevoegdheden op het gebied van facilitaire dienstverlening x = ondermandaat Bevoegdheid Secretaris Directeur Klantcluster Manager Voorwaarden GRD SCD Manager serviceeenheid. Gebouwen Voorzieningen Infrastructuur en Services Het nemen van besluiten ten aanzien van het X X X X ontzeggen van de toegang tot gebouwen die in eigendom of gebruik zijn bij de deelnemer, voor de ontzegging geldt voor een langere periode dan 24 uur en met uitzondering van schoolgebouwen 17
Citeertitel Artikel 9 Dit besluit wordt aangehaald als "Ondermandaatbesluit Servicecentrum Drechtsteden". Aldus vastgesteld in de vergadering van 18 december 2008. Het Drechtstedenbestuur, _.-~ \ R/tell voorzitter Bijlagen 9 4