agendapunt 3.a.1 1146060 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden INRICHTINGSNOTITIE 2014 VOOR HET PROCES VAN SUBSIDIEVERWERVING Portefeuillehouder Wiegman, A.G. Datum 2 september 2014 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming Bijlagen 1 Zaaknummer 37186 Gremia Datum Aard Advies/ Parafering besluit PFO Wie 21-07-2014 B Conform Geparafeerd door: Janssen, T.R.J. D&H 02-09-2014 B - Geparafeerd door: Janssen, T.R.J. Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 02-09-2014 De inrichtingsnotitie voor het proces van subsidieverwerving vast te stellen Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 02-09-2014
Inrichtingsnotitie 2014 voor het proces van subsidieverwerving 1. Probleemstelling - context Het verwerven van subsidies is één van de mogelijkheden voor het financieren van de projecten en activiteiten van het Hoogheemraadschap van Delfland. Om de lasten voor de burger zo laag mogelijk te houden en om innovatie en ontwikkeling van kerntaken te stimuleren, wordt beleid ontwikkeld voor het verwerven van subsidies. 2. Beoogd effect In de periode 2014 tot 2016 creëert het Hoogheemraadschap van Delfland in de organisatie de randvoorwaarden voor het leveren van een goede subsidieprestatie, zodat aan het einde van deze periode een inschatting gemaakt kan worden van de personele capaciteit die nodig is op jaarbasis om efficiënt gebruik te maken van passende subsidieregelingen. Deze optimale condities bestaan uit: 1. Aanwezigheid van actueel subsidiebeleid 2. Beschikbaarheid van de benodigde kennis en vaardigheden 3. Duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling 4. Aandacht en een realistisch verwachtingspatroon bij bestuur en management voor subsidiewerving 5. Goede samenwerkingsrelaties Ook wil het Hoogheemraadschap van delfland door middel van deze inrichtingsnotitie de processen en procedures voor subsidieverwerving transparanter maken. 3. Kernboodschap Vanuit de economische situatie ligt de nadruk in deze tijd op doelmatigheid en lastenbeperking. Hierin past het verwerven van subsidies om de inkomsten van het waterschap te verhogen. Om doelmatig te kunnen werken is het van belang om goede keuzes te maken. Dit betekent dat niet alle subsidiekansen van belang zullen zijn voor het Hoogheemraadschap, maar dat voornamelijk gefocused wordt op Europese subsidies voor de ondersteuning van innovatie. Tegelijkertijd is de Europese subsidiewereld zeer complex. Dit vereist professionele subsidieverwerving. Een grondige kennis van regelingen is nodig, en vroegtijdig lobbyen om regelingen aan te laten sluiten op de opgaven van de waterschappen. Zowel de deelname aan de Samenwerkende Subsidieadviseurs Waterschappen, en de samenwerking in Rijn-West is belangrijk voor het Hoogheemraadschap van Delfland. Delfland kan de samenwerking versterken en profiteren van de aanwezige professionaliteit en kennis. Aansluiten op deze samenwerking voorkomt dat Delfland het wiel zelf moet uitvinden en een onnodig grote subsidieorganisatie optuigt. 4. Historie - eerdere besluitvorming Er is geen subsidiebeleid binnen het Hoogheemraadschap van Delfland. 5. Regelgeving en Beleid 6. Financiën 7. Duurzaamheid
8. Organisatorische en personele consequenties Projectleiders zijn verantwoordelijk voor het verwerven van subsidies voor hun projecten. Ze worden daarbij ondersteund door een subsidieadviseur (0.4 fte). Deze capaciteit is voor handen bij het team S&I Deze adviseur bouwt een netwerk en kennis over regelingen op, neemt deel aan samenwerkingsverbanden en neemt initiatieven voor samenwerking. De subsidieadviseur heeft een uitgebreid netwerk in de organisatie en combineert informatie uit de organisatie met passende subsidieregelingen en vice versa. Bij de financiële administratie is capaciteit beschikbaar voor financiële zaken aangaande subsidies. Er is een verantwoordelijk manager met een aanjaagfunctie. Manager, adviseur, projectleiders en ondersteuning vormen samen een team dat verantwoordelijk is voor een verbetering van de subsidieprestatie. Indien nodig wordt tijdelijk extra deskundigheid ingehuurd. Mocht er eind 2015 blijken dat er meer capaciteit nodig is voor subsidieverwerving dan wordt dat op dat moment nader bekeken. Ook kan extra capaciteit indien nodig worden ingehuurd. 9. OR/GO 10. Risico- en beheersmaatregelen Het risico bij subsidieverwerving bestaat hieruit dat er tijd en geld wordt gestoken in een subsidievoorstel waarvan het niet zeker is of het wordt gehonoreerd. Om hier grip op te krijgen wordt voor elke subsidie aanvraag een duidelijke belangenafweging gemaakt, waarin wordt meegenomen hoeveel tijd de aanvraag kost, om welke bedragen het gaat en wat de kansen zijn dat het voorstel wordt gehonoreerd. 11. Communicatie (in- en extern) De beleidsnotitie stelt het volgende voor op gebied van interne communicatie: Interne PR voor subsidieloket Inrichten van intranet site met informatie over subsidies wanneer het samenwerkingsportaal gereed is wordt dit ingezet voor het loket. Relevante subsidieregelingen publiceren op intranet, onder de aandacht brengen van specifieke medewerkers Voorlichting aan geïnteresseerden over relevante subsidieregelingen (evt in de vorm van een spreekuur ) VV wordt op de hoogte gehouden met een periodiek overzicht van lopende subsidies 12. Bekendmaking en vervolgprocedure 13. Bevoegd orgaan D&H volgens artikel 84 waterschapswet 14. Toelichting 15. Bijlagen 1. Inrichtingsnotitie 2014 voor het proces van subsidieverwerving 2
Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur Kenmerk VV : ** Vergaderdatum : Beleidsveld : Agendapunt : ** De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van (datum collegevergadering), kenmerk (BIS-zaaknummer D&H besluit); gelezen het positieve/negatieve (bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) (commissie noemen); overwegende dat: - (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: - artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); - artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); - alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren). Aldus besloten in de openbare vergadering van (datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. M.A.P. van Haersma Buma Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur
Kenmerk VV : ** Vergaderdatum : Beleidsveld : Agendapunt : ** De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van (datum collegevergadering), kenmerk (BIS-zaaknummer D&H besluit); gelezen het positieve/negatieve (bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) (commissie noemen); overwegende dat: - (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: - artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); - artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); - alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren). Aldus besloten in de openbare vergadering van (datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. M.A.P. van Haersma Buma 2