Bijlage 2 Procedure toekenning bestuursvergoeding aan studieverenigingen Het College van Bestuur kent jaarlijks aan iedere faculteit een bepaald aantal maanden bestuursvergoeding toe (de zogenaamde A-pot ). Het faculteitsbestuur verdeelt deze maanden over de besturen van de verschillende studieverenigingen van de faculteit Geesteswetenschappen. Om tot een eerlijke verdeling te kunnen komen is een verdelingsmodel vastgesteld, dat in 2007 is geëvalueerd en waar nodig herzien. De belangrijkste punten: Iedere studievereniging vult op bijgevoegd formulier elke categorie op een eerlijke manier in. Dit leidt tot een totaal aantal punten per studievereniging. De puntentotalen van alle studieverenigingen samen worden vervolgens gedeeld door het aantal beschikbare maanden voor de faculteit Geesteswetenschappen. De uitkomst hiervan vormt de kiesdeler. Per studievereniging wordt vervolgens het totaal aantal punten gedeeld door deze kiesdeler, waaruit het definitieve aantal maanden komt. De keren dat een vereniging aanwezig is geweest bij (of zich heeft afgemeld voor) het studieverenigingenoverleg (SOG) zullen eveneens meewegen in de afronding van het eindtotaal. De punten die per categorie vermeld staan, zijn een richtlijn. Beargumenteer kort en helder als je van de aangegeven punten wilt afwijken. Vuistregel is: één punt = twee fulltime werkdagen (16 uur); tien punten = één maand. Hieraan kunnen geen rechten aan ontleend worden, want het is immers een relatieve verdeling omdat een beperkt aantal maanden verdeeld kan worden. Redenen om af te wijken zijn bijvoorbeeld: het opzetten van een nieuwe activiteit of het wegwerken van achterstallig onderhoud (in beide gevallen meer werk). Van alle opgegeven activiteiten moeten bewijsstukken bijgevoegd worden. Op deze manier kan het faculteitsbestuur (i.c. het student-lid) samen met een kleine commissie controleren of een studievereniging ook daadwerkelijk heeft georganiseerd wat men heeft opgegeven. In concreto betekent dit dat er alleen punten voor een almanak, smoelenboek of verenigingsblad worden toegekend als er een exemplaar van desbetreffende zaken wordt meegestuurd. Voor lezingen, filmavonden, borrels, sportactiviteiten etc. geldt dit eveneens: posters en aankondigingen dienen meegezonden te worden als men in aanmerking wil komen voor de punten die aan deze activiteiten verbonden zijn. De commissie die controleert heeft het recht om punten af te trekken als dingen niet in verhouding berekend zijn dan wel matig georganiseerd. Indien bewijsmateriaal ontbreekt, worden punten niet toegekend. Bij het kopje Overige Activiteiten kunnen activiteiten worden opgevoerd die niet in het model worden genoemd. Hierbij maakt de studievereniging zelf een realistische inschatting, welke door het faculteitsbestuur (i.c. het student-lid) wordt gecontroleerd. Ook hiervan dienen bewijsstukken beschikbaar te zijn. Zet echter pas activiteiten bij deze categorie neer als het echt niet ergens anders past. Beargumentatie is bij deze categorie vereist. Het houden van een (inloop)spreekuur voor de leden dan wel het hebben van een vast dagdeel waarop vergadert wordt, worden niet gehonoreerd. Je kunt immers tijdens dit spreekuur doorwerken en iedere vereniging heeft op verschillende wijze contact met haar leden (in de wandelgangen, tijdens borrels, per e-mail). Dit contact is al verdisconteerd in het aantal leden.
Beoordelingsformulier toekenning bestuursvergoeding aan studieverenigingen 2008-2009 Naam vereniging Contactgegevens vereniging Opleiding(en) Contactpersoon (naam, e-mailadres, telefoonnummer) Inschrijfnummer Kamer van Koophandel Aantal betalende leden Oprichtingsdatum Aantal malen aanwezig bij SOG Ruimte voor toelichting en/of opmerkingen
Aantal leden (tot maximaal 10 punten) Per 50 betalende leden +1 Per 100 niet betalende leden +1 Algemene Ledenvergadering (tot maximaal 2 punten) Per ledenvergadering +1 Almanak Per 25 volle A5 pagina s +2 Smoelenboek (tot maximaal 10 punten) Per 100 personen +1 Indien met up-to-date adres, e- +1 mail, telefoon; per 100 personen Verenigingsblad / nieuwsbrief Aantal volle A4 pagina s per jaar / 10 = Indien digitaal verzonden aantal volle A4 pagina s per jaar / 20 = Borrels /10 /20 Per 3 borrels +1 Feest (per feest) per 50 personen met eten +1 per 50 personen met dj of live +1 muziek Sportactiviteiten 0-30 deelnemers +1 30-50 deelnemers +2 50-75 deelnemers +3 > 75 deelnemers +4 Filmavonden Per 2 avonden +1 Eerstejaarsweekend Basis organisatie +3 Per 15 deelnemers +1 (x aantal overnachtingen)
Eerstejaarsdag 0-25 +1 (x aantal dagdelen) 25-50 +2 (idem) 50-100 +3 (idem) > 100 +4 (idem) Boekverkoop (tot maximaal 15 punten indien boekverkoop alleen aan eerstejaars studenten) (tot maximaal 20 punten indien boekverkoop aan alle jaren) Basis eerste semester +1 Basis tweede semester +1 Per 1.000,- omzet +1 Voorlichtingsactiviteiten Faculteitenochtend +1 Introductiedag opleiding +1 Ouderdag (maximaal 2 punten) +2 Studieondersteuning Tentamenbundels Proefwerkstukken (maximaal 2 punten) +1 (minimaal 5 vakken, per jaar nieuw verzameld) +1 (minimaal 3 werkstukken, per jaar nieuw verzameld) Lezingen / discussieavonden Per lezing / avond +0,5 Forum Per forum (meerdere sprekers, 1 dagdeel) +2 Congres/Symposium Per congres/symposium (minstens 2 dagdelen) +5 Excursie (per excursie) < 25 deelnemers +1 > 25 deelnemers +2 Wel georganiseerd, niet +1 doorgegaan: per 2 excursies
Reizen met studiegerelateerde activiteiten (2 of meer overnachtingen) Basis binnen Nederland +3 Basis buiten NL, binnen EU +5 Basis buiten EU +7 Per overnachting +1 NB: de hier genoemde punten gelden voor geheel zelf georganiseerde reizen (zelf vervoer, hotel, excursies etc. regelen). Indien gebruik gemaakt van reisbureau halvering punten. Reizen niet studiegerelateerd (2 of meer overnachtingen) (tot maximaal 5 punten per reis) Per overnachting +1 Website Statische website, minimaal +2 jaarlijks geüpdatet Dynamische/interactieve +5 website, minimaal maandelijks geüpdatet Forum, goed onderhouden +2 Overige activiteiten Puntenverdeling naar eigen inzicht, hieronder duidelijk gemotiveerd. Totaal aantal punten: