Beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek vzw Tussen, enerzijds, de Vlaamse Regering, vertegenwoordigd door de Vlaamse minister, bevoegd voor het gezondheidsbeleid en de bijstand aan personen, Jo Vandeurzen, hierna Vlaamse overheid te noemen, en anderzijds het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek vzw, vertegenwoordigd door de voorzitter, hierna organisatie te noemen, wordt het volgende overeengekomen: HOOFDSTUK I. Definities Artikel 1. Voor de toepassing van deze beheersovereenkomst wordt verstaan onder: 1. minister: de Vlaamse minister bevoegd voor het gezondheidsbeleid en de bijstand aan personen; 2. departement: het departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin; 3. diagnostiek: het geheel van tussenliggende deelprocessen, als vermeld in artikel 10, 1, 2 en 3, van het decreet van 21 juni 2013 houdende diverse bepalingen betreffende het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin; 4. actoren op het terrein: professionelen en cliënten, producenten en wetenschappers; 5. beheersovereenkomst: een meerjarige overeenkomst tussen de Vlaamse gemeenschap en een organisatie; 6. beleidsplan: een document dat ter evaluatie van de uitvoering van de beheersovereenkomst een overzicht geeft van de resultaatsgebieden en de daaraan gerelateerde evaluatiecriteria; 7. meerjarenplan: een document waarin de organisatie op basis van een omgevingsanalyse haar aanbod voor meerdere jaren uitwerkt, onder de vorm van strategische doelstellingen; 8. jaarplan: een document waarin de organisatie haar aanbod/activiteiten voor een jaar uitwerkt, onder de vorm van operationele doelstellingen, met inbegrip van de begroting voor dat werkingsjaar; 9. jaarverslag: de jaarlijkse rapportage over de uitvoering van het meerjarenplan in het algemeen en het jaarplan in het bijzonder, onder de vorm van minimaal het werkingsverslag en het boekhoudkundig verslag, zoals vermeld in artikel 5 van het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek; 10. resultaatsgebied: een omschreven te behalen resultaat; 11. opdracht: een omschreven onderwerp, met inbegrip van eventuele voorwaarden, waarrond activiteiten worden ontwikkeld, met het oog op de realisatie van een of meer resultaatgebieden; 12. evaluatiecriterium: een element of parameter ter beoordeling van een resultaatgebied; 13. indicator: de omschrijving van gegevens, eventueel met inbegrip van een norm, die aantoont in welke mate de uitvoering van een bepaalde taak voldoet aan een bepaald evaluatiecriterium; 14. instrumenten: systemen en procedures om informatie te verzamelen over de indicatoren; 15. protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek: welomschreven werkwijzen en instrumenten die kunnen worden ingezet in functie van diagnostiek;
16. prestaties: inspanningen die de organisatie binnen de opdrachten uit de beheersovereenkomst levert of laat leveren; 17. effecten: de al dan niet gewenste en al dan niet verwachte maatschappelijke veranderingen die minstens deels het gevolg kunnen zijn van de prestaties. HOOFDSTUK II. Algemene bepalingen Art. 2. De resultaatsgebieden, de opdrachten, de evaluatiecriteria, de indicatoren, de instrumenten, de prestaties, en de effecten zijn beschreven in het inhoudelijk deel van de beheersovereenkomst. Art. 3. De evaluatiecriteria, de indicatoren en de instrumenten kunnen tijdens de looptijd van de beheersovereenkomst in overleg tussen de organisatie vzw en de minister aangepast worden. HOOFDSTUK III. Inhoudelijk deel Art. 4. 1. De algemene doelstelling van deze beheersovereenkomst is in eerste instantie het bevorderen van de kwaliteit van diagnostiek, vooral in de sectoren die gevat zijn door de Integrale Jeugdhulp. Die kwaliteitsbevordering moet toelaten om de principes en functies die de bouwstenen zijn van kwaliteitsvolle zorg, beter te kunnen waarmaken: - het identificeren van de precieze zorgnood; - het verstrekken van zorg op maat; - het matchen van vraag en aanbod; - het betrouwbaar en verantwoord prioriteren van hulpvragen; - het monitoren van het hulpverleningsproces, in functie van bijsturing. 2. De organisatie werkt aan de realisatie van volgende resultaatsgebieden: 1 het aanbod van informatie, documentatie en advies aan de overheid en de actoren op het terrein, met bijzondere aandacht voor de klantgerichtheid; 2 de ontwikkeling en bijsturing van protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek die wetenschappelijk onderbouwd zijn; 3 de ondersteuning van de implementatie op het terrein van wetenschappelijk onderbouwde protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek; 4 de vorming en attestering van personen en instanties die instaan voor de deskundigheidsbevordering op het terrein. Art. 5. De resultaatsgebieden worden gerealiseerd door de volgende opdrachten: - het op vraag of op eigen initiatief aanbieden van wetenschappelijk gefundeerde informatie en documentatie over diagnostiek aan de Vlaamse overheid en de actoren op het terrein; - het op vraag van de Vlaamse overheid deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen; - het verlenen van adviezen, prioritair aan de Vlaamse overheid en daarnaast ook aan de actoren op het terrein; - het bij de actoren op het terrein detecteren van noden inzake diagnostiek; - het op basis van gedetecteerde noden of op vraag van de Vlaamse overheid ontwikkelen van gepaste oplossingen voor diagnostiek; - het evalueren en bijsturen van ontwikkelde protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek aan de hand van resultaten uit evaluatieonderzoek, relevante wetenschappelijke inzichten, ervaring uit de praktijk en registratiegegevens;
- het ondersteunen van de actoren op het terrein bij de implementatie van protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek; - het bewaken en zo nodig bijsturen van de kwaliteit en uniformiteit bij het gebruik van protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek; - het peilen naar de behoeften aan vorming en opleiding bij de actoren op het terrein rond de ingebruikname van protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek; - het vormen en attesteren van personen of instanties voor het organiseren van een vormingsaanbod dat de deskundigheid van de actoren op het terrein in het gebruiken van protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek moet vergroten; Art. 6. 1. De realisatie van het eerste resultaatsgebied wordt geëvalueerd aan de hand van volgende evaluatiecriteria: - de aangeboden informatie, documentatie en advies is wetenschappelijk onderbouwd; - de informatie, documentatie en advies wordt zowel proactief als reactief gegeven op basis van interactiviteit met de actoren op het terrein; - de informatie, documentatie en advies wordt permanent geactualiseerd; - de mate van samenwerking met relevante partners bij het aanbod van informatie, documentatie en advies. 2. De realisatie van het tweede resultaatsgebied wordt geëvalueerd aan de hand van volgende evaluatiecriteria: - de mate van samenwerking met relevante partners bij de ontwikkeling en bijsturing van protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek; - de protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek zijn wetenschappelijk onderbouwd; - de protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek zijn afgestemd op de noden en behoeften van de gebruikers en in functie van de nieuwe trends, hiaten, noden en behoeftes; - de protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek zijn gevalideerd voor gebruik in een Vlaamse context; - de protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek zijn gebruiksvriendelijk; - de mate waarin evaluatie van de protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek wordt voorzien; - gebruikers worden ondersteund bij de uitvoering van evaluaties van protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek; - de mate waarin de protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek worden geactualiseerd. 3. De realisatie van het derde resultaatsgebied wordt geëvalueerd aan de hand van volgende evaluatiecriteria: - de strategie voor de implementatie van protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek; - het ondersteuningsaanbod is afgestemd op de noden en behoeften van de gebruikers; - het ondersteuningsaanbod heeft een meerwaarde voor het goed gebruik van de protocollen en andere instrumenten voor diagnostiek; - gebruikers zijn op de hoogte van het ondersteuningsaanbod en doen er regelmatig een beroep op; - gebruikers zijn tevreden over het aanbod; - er is samenwerking met relevante partners op het terrein.
4. De realisatie van het vierde resultaatsgebied wordt geëvalueerd aan de hand van volgende evaluatiecriteria: - er is samenwerking met relevante partners op het terrein; - de inhoud is correct en actueel; - de actoren op het terrein die gebruik maken van het vormingsaanbod zijn er tevreden over; - de actoren op het terrein die gebruik maken van het vormingsaanbod passen de verworven kennis en vaardigheden toe in hun dagelijks werk. 5. De evaluatiecriteria kunnen tijdens de looptijd van de beheersovereenkomst in overleg met de organisatie en de minister aangepast worden. Deze aanpassingen worden opgenomen in het jaarplan waarop ze betrekking hebben. Art. 7. Het meerjarenplan legt de grote lijnen van de werking van de organisatie voor een periode van 3 jaar vast. Het meerjarenplan vertrekt van een omgevingsanalyse. In een tweede luik beschrijft het meerjarenplan, vertrekkende van de omgevingsanalyse, de strategische doelstellingen en algemene werkingsprincipes van de organisatie. Art. 8. De indicatoren, en waar nodig ook de bijhorende instrumenten, worden beschreven in het jaarplan. Art. 9. Voor de jaarplannen in het kader van deze beheersovereenkomst gelden volgende bepalingen: 1 het jaarplan concretiseert de resultaatsgebieden en de opdrachten volgens de opbouw, vermeld in artikel 5 tot en met 6; 2 het jaarplan beschrijft de minimale gegevens, met inbegrip van de eventuele indicatoren, die in het jaarverslag worden opgenomen om de uitvoering van de opdrachten te kunnen beoordelen aan de hand van de evaluatiecriteria; 3 de bijbehorende begroting vermeldt alle verwachte inkomsten, eventuele reserves en uitgaven voor de realisatie van de beheersovereenkomst en vermeldt zo concreet mogelijk aan welke resultaatsgebieden en opdrachten, of groepering ervan, welke middelen worden toegewezen; 4 omwille van haar toezichtsfunctie kan het departement opleggen dat het jaarplan vermeldt hoe het boekhoudkundig verslag wordt opgebouwd en in het bijzonder hoe alle inkomsten, eventuele reserves en uitgaven voor de realisatie van de beheersovereenkomst, zo concreet mogelijk aan de verschillende resultaatsgebieden en opdrachten, of groepering ervan, wordt toegewezen; 5 het voorstel van jaarplan wordt ingediend uiterlijk op 1 december voorafgaand aan het planningsjaar in kwestie; 6 het jaarplan is van kracht na goedkeuring door het departement. De goedkeuring wordt meegedeeld aan de organisatie. Als het departement binnen twintig werkdagen na ontvangst van het jaarplan geen opmerkingen formuleert, wordt het jaarplan verondersteld goedgekeurd te zijn. Het jaarplan wordt bij voorkeur elektronisch naar het departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin gestuurd in een ondertekend pdf-formaat en in een verwerkbaar formaat Word of Excel. Als dit niet mogelijk is, wordt het per post of fax verstuurd.
In afwijking van artikel 8, eerste lid, 5, moet het jaarplan voor het eerste werkingsjaar ingediend worden op uiterlijk 9 mei 2014. Het jaarplan voor het eerste werkingsjaar is niet gebaseerd op een meerjarenplan. Art. 10. Voor de jaarverslagen in het kader van deze beheersovereenkomst gelden volgende bepalingen: 1 het jaarverslag bevat minstens het werkingsverslag, met een minimaal overzicht van de uitgevoerde activiteiten en de behaalde resultaten per opdracht, en het boekhoudkundig verslag, met minimaal de door de algemene vergadering goedgekeurde jaarrekening, zoals bepaald in artikel 5 van het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek; 2 het departement kan in overleg met de organisatie de structuur voor de opmaak van het jaarverslag bepalen; 3 het jaarverslag wordt ingediend uiterlijk op 1 april volgend op het werkingsjaar waarop het betrekking heeft. Het jaarverslag wordt bij voorkeur elektronisch naar het departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin gestuurd in een ondertekend pdf-formaat en in een verwerkbaar formaat Word of Excel. Als dit niet mogelijk is, wordt het per post of fax verstuurd. HOOFDSTUK IV. Financiële bepalingen Art. 11. 1. Aan de organisatie wordt, na goedkeuring van het jaarplan, jaarlijks bij ministerieel besluit een subsidie toegekend. Dit gebeurt onder voorbehoud van de goedkeuring van de jaarlijkse begroting door het Vlaams Parlement. Deze beheersovereenkomst houdt geen automatische toekenning in van een jaarlijkse subsidie gedurende de looptijd van de overeenkomst. 2. Het subsidiebesluit, vermeld in 1, bepaalt het bedrag waarop de organisatie aanspraak kan maken voor het betrokken jaar. De forfaitaire subsidie bedraagt voor het eerste werkingsjaar 250.000 euro op jaarbasis. 3. Het subsidiebesluit vermeld in 1, bevat de nadere financiële bepalingen, waaronder de voorwaarden waaraan het financieel verslag moet voldoen, die niet zijn opgenomen in deze beheersovereenkomst. 4. De uitvoering van de beheersovereenkomst wordt geëvalueerd door het departement, onder meer op basis van overlegmomenten en het jaarverslag. Als gevolg van deze evaluatie kan de minister de beheersovereenkomst bijsturen en kunnen de subsidiebedragen binnen de beschikbare begrotingskredieten, zowel verhoogd als verlaagd worden. Art. 12. Het bedrag van de in artikel 10, 2 vermelde subsidie wordt jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig de wet van 1 maart 1977 houdende inrichting van een stelsel waarbij sommige uitgaven in de overheidssector aan het indexcijfer van de consumptieprijzen worden gekoppeld. Art. 13. 1. Een voorschot van 90% van de totale jaarsubsidie wordt betaald in twee schijven van telkens 45% van de totale jaarsubsidie, na ondertekening van het subsidiebesluit, zoals bepaald in artikel 10, 1.
Het subsidiebesluit, vermeld in artikel 10, 1., bepaalt de uitbetalingsmodaliteiten van de verschillende schijven. In afwijking op artikel 9 van het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek wordt voor het eerste werkingsjaar het eerste voorschot uitbetaald uiterlijk één maand na goedkeuring van het jaarplan door het departement. 2. Het goedkeuren van de jaarplannen en het jaarverslag door het departement, zoals bepaald in artikel 8 en 9 en in het subsidiebesluit, is een voorwaarde voor uitbetaling van het saldo, zijnde 10% van de totale jaarsubsidie. Art. 14. 1. De subsidie mag enkel worden aangewend voor het behalen van de resultaatsgebieden en het uitvoeren van de opdrachten vermeld in artikel 4 en 5. 2. Reis- en verblijfskosten naar en in het buitenland en reis- en verblijfskosten van in het buitenland gevestigde experten zijn enkel vergoedbaar mits dit op voorhand door het departement is goedgekeurd. 3. Kosten verbonden aan leningen worden niet terugbetaald, tenzij dit op voorhand door het departement is goedgekeurd. 4. De aankoop van uitrustingsgoederen voor een bedrag hoger dan 5% van het jaarlijkse subsidiebedrag moet op voorhand door het departement worden goedgekeurd. 5. Uitrustingsgoederen, aangeschaft tijdens of voor de periode waarop deze overeenkomst betrekking heeft, kunnen enkel worden gefinancierd via het subsidiebesluit, vermeld in artikel 10, 1, mits de kosten ervan gespreid worden afgeschreven. Deze afschrijvingen mogen over de duurtijd van verschillende beheersovereenkomsten en subsidiebesluiten worden gespreid. De afschrijvingstermijn voor informatica-apparatuur, hard- en software, bedraagt ten minste drie jaar. 6. Het aanwenden van middelen uit deze beheersovereenkomst voor het al dan niet volledig verwerven van onroerende goederen is slechts mogelijk mits voorafgaande goedkeuring door het departement. 7. De wetgeving op de overheidsopdrachten is van toepassing op alle activiteiten die door de organisatie uitgeoefend worden. Art. 15. 1. Het gedeelte van de toegekende subsidie dat de gesubsidieerde kosten overschrijdt, mag worden aangewend voor de aanleg van reserves ten belope van maximaal 20% van het subsidiebedrag. De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag bedragen. De reserves zijn binnen de looptijd van de beheersovereenkomst overdraagbaar naar het volgende jaar en naar de volgende beheersovereenkomst. 2. De reserves opgebouwd binnen de beheersovereenkomst worden berekend door de definitief verworven subsidie te verminderen met de door het departement aanvaarde uitgaven die betrekking hebben op de uitvoering van de beheersovereenkomst.
3. Indien dubbele financiering wordt aangetoond, worden de betreffende uitgaven niet aanvaard. Dit wil zeggen dat uitgaven waarvoor inkomsten van derden worden aangewend, niet als kosten in het kader van deze beheersovereenkomst aanvaard worden. 4. Opbrengsten van derden worden niet in mindering gebracht van de subsidie toegekend door de Vlaamse Gemeenschap. 5. Reserves opgebouwd binnen deze beheersovereenkomst kunnen enkel worden aangewend voor de realisatie van de beheersovereenkomst en voor de opbouw van een fonds voor sociaal passief. Art. 16. 1. Een fonds voor sociaal passief biedt de mogelijkheid om: 1 het hoofd te bieden aan de toekomstige lasten in geval van ondermeer ontslagen; 2 het gebruik van kaskredieten, bij eventueel laattijdige betaling van voorschotten, te voorkomen. 2. Het fonds voor sociaal passief mag oplopen tot maximum 1/4 de van het jaarlijks toegekend subsidiebedrag. 3. Het sociaal passief in het laatste jaar van de beheersovereenkomst, maximaal 1/4 de van het toegekende subsidiebedrag van het laatste jaar, wordt op het einde van de beheersovereenkomst overgedragen naar een volgende beheersovereenkomst. 4. Als de samenwerking tussen de Vlaamse Gemeenschap en de organisatie definitief beëindigd wordt, moet het gecumuleerde bedrag van de reserves aan de Vlaamse Overheid worden teruggestort. Het binnen de beheersovereenkomst opgebouwde sociaal passief dat overblijft na uitbetaling van ontslagpremies, wordt integraal teruggestort aan de Vlaamse Gemeenschap. HOOFDSTUK V. Inwerkingtreding, beëindiging en bijzondere bepalingen Art. 17. Deze beheersovereenkomst treedt in werking op 1 mei 2014 en eindigt op 30 april 2017. Art. 18. 1. Elke partij kan de beheersovereenkomst eenzijdig opzeggen door middel van een aangetekende brief die een motivatie bevat voor de opzegging. De opzegtermijn bedraagt zes maanden. 2. In geval van opzeg maakt de organisatie slechts aanspraak op de subsidie die pro rata de resterende looptijd wordt verrekend. Art. 19. De partijen stellen één persoon aan die de eindverantwoordelijkheid draagt voor de opvolging van deze beheersovereenkomst: 1 voor het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek: Laurent Bursens, voorzitter, Adres: Puiveldestraat 34, 9112 Sinaai E-mail: laurent.bursens@gmail.com Tel: 0476/22.14.44
2 voor de Vlaamse Gemeenschap: Karine Moykens, secretaris-generaal Adres: Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, Koning Albert II-laan 35, bus 30, 1030 Brussel E-mail: karine.moykens@wvg.vlaanderen.be Tel: 02/553.31.25 Fax: 02/553.31.40 Voor de briefwisseling worden dezelfde adressen gebruikt. Wijzigingen worden zo snel mogelijk aan de andere partij meegedeeld. Art. 20. 1. Iedere intentie tot communicatie met de media, medewerking aan reportages of interviews met betrekking tot de opdrachten, vermeld in deze beheersovereenkomst, wordt tijdig gemeld aan het departement. 2. Resultaten van opdrachten, gefinancierd in het kader van deze beheersovereenkomst, mogen slechts openbaar gemaakt worden en gepubliceerd worden nadat ze bezorgd zijn aan en goedgekeurd zijn door het departement. De voorwaarde van goedkeuring door het departement vervalt indien het departement geen bemerkingen formuleert binnen de twintig werkdagen na het bezorgen van de gegevens in kwestie. 3. Het logo en de steun van de Vlaamse Overheid moet vermeld worden bij publicaties, presentaties en andere communicaties die betrekking hebben op de activiteiten, vermeld in deze beheersovereenkomst. Deze publicaties, presentaties en andere communicaties worden, liefst via elektronische drager, bezorgd aan het departement. Als dit niet mogelijk is wordt het departement hierover geïnformeerd. 4. De Vlaamse Overheid mag zonder kosten of andere verplichtingen, als mede-eigenaar, gebruik maken van logo s, foto s, en ander beeldmateriaal en mits bronvermelding ook van publicaties, documenten en ander materiaal dat in het kader van deze beheersovereenkomst werd ontwikkeld, en waarvan de begunstigde, of zijn onderaannemer, de rechten bezit. 5. Het departement kan twee medewerkers kosteloos laten deelnemen aan vormingsdagen of studiedagen die door de organisatie georganiseerd worden in uitvoering van deze beheersovereenkomst, met uitzondering van de kosten voor deelname aan intensieve trainingen en verblijf- en verplaatsingskosten die ten laste van het departement blijven. Art. 21. Na ondertekening van deze beheersovereenkomst door alle partijen, wordt aan elke partij een exemplaar bezorgd. Opgemaakt in twee originele exemplaren als er partijen zijn, te Brussel op
Voor de Vlaamse Gemeenschap, De Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Jo VANDEURZEN Voor het Kwaliteitscentrum voor Diagnostiek Laurent Bursens voorzitter Sofie De Smet secretaris