Gemeente Gorinchem Controleplan voor 2015
Blad 2 van 19 21 juli 2015 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Controleaanpak Deloitte 5 3. Communicatie en planning 10 4. Controleteam 13 5. Meerwaarde voor de gemeente Gorinchem 15 6. Audit budget 17
Blad 3 van 19 1. Inleiding In dit plan hebben wij de accountantscontrole 2015 uitgewerkt op basis van het plan van aanpak accountantscontrole 2014, de huidige situatie van de gemeente Gorinchem en de informatie die is verkregen tijdens accountantscontroles over voorgaande boekjaren. Voor de controle van de jaarrekening 2015 en de jaren daarna zijn wel een aantal belangrijke aanscherpingen en wijzigingen van belang. De concrete effecten op de controle zijn nog niet altijd duidelijk. De belangrijkste aanscherpingen zijn: A. strengere eisen in het kader van de accountantscontrole (naleving Controle en Overige Standaarden (COS)). 1. aandacht voor actualisatie en actie frauderisico-analyse 2. controle op levering van producten en diensten 3. naleving Europese aanbestedingsregels 4. toetsen van Key-controls bij de financiële processen (wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee) 5. toetsen van uitgangspunten inzake schattingen, uitgangspunten, veronderstellingen (vooral bij grondexploitaties, voorzieningen, waarderingen vaste activa, debiteuren etc.) B. IT-audit op ICT-omgeving financiele processen (financiele administratie, digitale factuurverwerking, Belastingen en heffingen) C. Naleving van Controle- en Overige Standaard 610 (COS 610) waarbij de accountant zelfstandig meer waarnemingen/steekproeven moet nemen om een oordeel te vormen. D. Toetsen met een controletolerantie van 0% op de naleving van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector E. Controle van een nieuwe aanzienlijke uitgavenstroom in het kader van de drie decentralisaties: Participatiewet, Jeugdzorg, en Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO)/zorg. F. Toetsen van werkzaamheden van accountants bij relevante verbonden partijen (groepsaudit) en toesten van werkzaamheden bij de inzet van externe deskundigen. Wij stellen voor om in de klankbordgroep Financiën de effecten voor uw organisatie, onze controle en de kosten van de accountantscontrole (en eventueel uw organisatie) van deze aanscherpingen en wijzigingen met u te bespreken. Ook de concrete invulling van speerpunten van uw Gemeenteraad en actuele ontwikkelingen zullen na overleg met uw gemeenteraad (via de klankbordgroep Financiën) in het definitieve plan worden opgenomen. In dit voorstel vindt u een korte uiteenzetting over de controleaanpak van Deloitte en de voorgenomen reikwijdte van onze accountantscontrole. Goede communicatie is van belang voor een efficiënte controle. In dit voorstel besteden wij dan ook aandacht aan de geplande communicatiemomenten met de Raad, het college van burgemeester en wethouders en het management. Tot slot is ook informatie opgenomen over het audit budget voor 2015.
Blad 4 van 19 Dit voorstel onderstreept dat wij aan de interne en externe verwachtingen willen voldoen met objectieve en onafhankelijke dienstverlening, die is gericht op de belangen van de gemeente Gorinchem op de lange termijn. Onze accountantscontrole en eventuele overige dienstverlening dienen te voldoen aan de hoogste integriteits- en kwaliteitsstandaarden, en hiermee willen wij samen met onze aanpak en uitvoering, een duidelijke meerwaarde aan uw gemeente leveren.
Blad 5 van 19 2. Controleaanpak Deloitte Voor u is van belang dat wij onze kennis en ervaring op het gebied van administratieve verantwoording en financiële verslaglegging binnen de sector met u delen. Daarnaast verzekeren wij u van een hoog niveau van deskundigheid ten aanzien van de specifieke risico s en sectorspecifieke onderwerpen waarmee de gemeente Gorinchem geconfronteerd wordt. De controleaanpak van Deloitte onderscheidt zich door de inzet van een brede groep professionals met specifieke sector- en functionele deskundigheid, die een integraal onderdeel vormt van het controleteam. Voor de controle van de gemeente Gorinchem kunnen wij gebruikmaken van specialisten op het gebied van controlezekerheid en IT-auditing, gebiedsontwikkeling en vastgoedbeheer (real estate), fiscaliteiten BTW, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, actuariële waardering, fraude en de sector lokaal bestuur. Zij zijn actief betrokken bij het proces van planning en risicoanalyse, en zijn gedurende het jaar beschikbaar om met het controleteam, uw Gemeenteraad, het college en het management van de gemeente Gorinchem besprekingen te voeren over risicoanalyse, onderwerpen op het gebied van administratieve verantwoording en financiële verslaglegging, ontwikkelingen binnen de sector en andere relevante onderwerpen. Wij zijn ons ervan bewust dat de effectiviteit en de efficiency van de controle van groot belang zijn voor zowel de gemeente Gorinchem als ons controleteam. Wij werken voortdurend aan de ontwikkeling van een nog efficiënter controleproces en aan verhoging van het kwaliteitsniveau door toegenomen effectiviteit van onze werkzaamheden. Onze focus op uw belangrijkste risico s Als wij het hebben over een op maat gemaakte, op risico s gerichte controlebenadering bedoelen we meer dan de nadruk leggen op de belangrijkste risico s. Onze aanpak kenmerkt zich door een gerichte risicobenadering, die blootlegt wat er fout kan gaan en tot een afwijking van materieel belang kan leiden in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Een belangrijke stap in onze risico-analyse zijn de actuele ontwikkelingen. Voor de gemeente Gorinchem zijn naar ons oordeel vooral de volgende ontwikkelingen van belang: Ontwikkelingen met betrekking tot de grondexploitaties. Ontwikkelingen wetgeving, zoals Wet Houdbare overheidsfinanciën (HOF), decentralisaties, generiek toezicht, vennootschapsbelasting voor overheidsbedrijven, nieuwe Wet Gemeenschappelijke regelingen, actuele financiële verordening etc. Aanscherping accountantscontrole Vernieuwing Besluit begroting en verantwoording (Bbv) Beheersen van de financiële positie.
Blad 6 van 19 Sturing en beheersing van verbonden partijen. Andere ontwikkelingen, zoals de samenwerking en herindelingsvoorstellen (Commissie Schutte) in de regio Alblasserwaard & Vijfheerenlanden en met de Drechtsteden,, ontwikkeling van de schuldenpositie, risico s inzake garantstellingen, etc. Daarnaast hebben wij op basis van onze kennis van de branche een aantal risicogebieden gedefinieerd waar het risico op fouten van materieel belang in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen groter is. Dit kan diverse oorzaken hebben, zoals complexe regelgeving of het hanteren van schattingen. Voor de volgende posten hebben wij een dergelijk verhoogd risico gesignaleerd: Risicomanagement en weerstandsvermogen Waardering grondexploitaties Verwerking psoten inzake investeringen riool (i.v.m. aanpassing Besluit begroting en verantwoording) Verantwoording uitgaven in het kader van de drie decentralisaties (Participatiewet, Jeugd, Zorg) Overlopende activa en passiva Mutaties reserves Voorzieningen onderhoud Niet uit de balans blijkende verplichtingen Verbonden partijen / aan derden uitbestede activiteiten Interne controle rechtmatigheid Interne frauderisicoanalyse Sisa-bijlage Uw gemeente heeft ook te maken met wettelijke vereisten ten aanzien van de verslaggeving. Ook hier geldt dat dit een risicogebied is voor onze controle. Voor uw sector is het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) van toepassing. In samenspraak met uw Raad besteden wij tijdens onze controle aandacht aan bovengenoemde en door u ingebrachte risicogebieden en onderwerpen. Op 1 is een overleg gepland met uw klankborggroep Financiën van de Raad over deze risico s en de door u in te brengen risicogebieden en onderwerpen. Als wij de controle van de gemeente Gorinchem vanuit een samen met u samengestelde gerichte risicoanalyse benaderen, betekent dit dat wij aandacht besteden aan die gebieden die er toe doen en dat wij slechts in beperkte mate werkzaamheden uitvoeren op punten die niet of weinig risicovol zijn. Kort gezegd komt het erop neer dat wij gepaste maar geen overbodige controlewerkzaamheden uitvoeren. Wij richten ons op de financiële stromen die samenhangen met de hiervoor geschetste risicogebieden, waarbij wij in de reikwijdte van onze werkzaamheden de focus leggen op de risicovolle financiële stromen en jaarrekeningposten.
Blad 7 van 19 Uitvoering van het controleplan Onderdeel van de uitvoering van het controleplan is het evalueren van de opzet en de toetsing van de operationele effectiviteit (werking) van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij testwerkzaamheden van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden gelijktijdig uit, in overeenstemming met de verslaggevingsvoorschriften. Dit zorgt voor een efficiënt verloop van de controle. Bij de beoordeling van het systeem van interne beheersing onderscheiden wij de componenten zoals die in het COSO model worden beschreven. Onze toetsing van de interne beheersingsmaatregelen die betrekking hebben op de financiële rapportage bevat controlecomponenten op entiteitsniveau, zoals de controleomgeving, risicoanalyse, informatie en communicatie en monitoring, als controlecomponenten op procesniveau. Toetsing op procesniveau omvat organisatiegerichte controlewerkzaamheden ten aanzien van relevante potentiële fouten in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Bij onze controle passen we de aangescherpte aandacht voor de naleving van de verslaggevingsregels (Bbv) en de toepassing van de Controle en Overige standaarden (COS) toe. Wij realiseren ons dat dit veel van uw organsiatie vraagt, maar zijn tegelijk van mening dat deze eisen een positieve impuls geven aan de kwaliteit van de jaarstukken de bedrijfsvoering. In bijgevoegde brochure: Interne beheersing in de praktijk is dit nader toegelicht. Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Op grond van onze beroepsregels en het feit dat regelgevers voortdurend de nadruk leggen op de verantwoordelijkheid van de auditor voor het ontdekken van fraude tijdens de uitvoering van de controle, voeren wij controlewerkzaamheden uit om bestaande frauderisico s aan te pakken. Hoewel onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude kunnen wij gebeurtenissen of voorwaarden signaleren die duiden op motieven / druk om fraude te plegen of gelegenheden om fraude te plegen. Zulke gelegenheden worden fraude-risicofactoren genoemd. Fraude risicofactoren duiden niet noodzakelijkerwijs op het bestaan van fraude, echter, ze zijn vaak aanwezig in situaties waar fraude wel bestaat. Onderdeel van onze uitgebreide controlewerkzaamheden ten aanzien van fraude is het evalueren van de opzet, invoering en operationele doelmatigheid van de processen die het management hanteert voor het vaststellen en aanpakken van risico s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude, en van de programma s en beheersingsmaatregelen die het management heeft opgezet om dat risico te ondervangen. In bijgevvoegde brochure: frauderisicoanalyse door directie en toezichthoudend orgaan is dit toegelicht. Aanscherping en wijziging eisen bij uitvoering van het controleplan Voor de controle van de jaarrekening 2015 en de jaren daarna zijn wel een aantal belangrijke aanscherpingen en wijzigingen inzake de accountantscontrole van belang. In bovenstaande controleplan zijn de aangescherpte eisen en
Blad 8 van 19 wijzigingen als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving opgenomen. De concrete effecten op de controle zijn nog niet altijd duidelijk. In onderstaand figuur hebben wij de belangrijkste aanscherpingen en wijzigingen opgenomen. WNT COS 610 Drie decentralisaties Significante nieuwe geldstromen Impact op de accountants controle is nog niet duidelijk Volledig steunen op VIC nagenoeg niet meer mogelijk Beroepsregels op dit punt (COS 610) gewijzigd Andere wijze van gebruik VIC leidt tot meer werkzaamheden Deloitte WNT Maakt structureel onderdeel uit van audit Audit Aanscherping op meerderpunten w.o. Frauderisico-analysecontrole op levering van producten en diensten naleving Europese aanbestedingsregels toetsen van Key-controls bij de financiële processen (wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee) toetsen van uitgangspunten inzake schattingen, uitgangspunten, veronderstellingen (vooral bij grondexploitaties, voorzieningen, waarderingen vaste activa, debiteuren etc.) toetsen van uitgangspunten inzake schattingen, uitgangspunten, veronderstellingen (vooral bij grondexploitaties, voorzieningen, waarderingen vaste activa, debiteuren etc.toename invloed en afhankelijkheid ICT-(audit) Toetsen van werkzaamheden van accountants bij relevante verbonden partijen (groepsaudit) en toesten van werkzaamheden bij de inzet van externe deskundigen.
Blad 9 van 19 Aanscherping eisen accountantscontrole: Van principle based naar rule based. Dit betekent dat wij, nog meer dan afgelopen jaren, onze argumenten, controlebevindingen en conclusies in overeenstemming met de regelgeving moeten vastleggen. Toets op de prestatieverklaring. Wij moeten zichtbaar vastleggen in ons dossier op welke wijze wij hebben vastgesteld dat prestaties door derden ook daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Zichtbare beoordeling van de intern uitgevoerde frauderisico-analyse moet een onderdeel zijn van ons dossier. Het is van belang dat college / raad op hoofdlijnen inzichtelijk maakt welke frauderisico s zij binnen de gemeente Gorinchem zien en op welke wijze maatregelen zijn getroffen om deze risico s te mitigeren. Uitgebreide beoordeling van de IT-omgeving van de gemeente Gorinchem. Hierdoor ontstaat meer inzicht in het totale IT-landschap van de gemeente Gorinchem. Nleving Europese aanbestedingsregels Toetsen van Key-controls in de administratieve organisatie en interne beheersing van de financiële processen van de gemeente Gorinchem (wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee) Toetsen van uitgangspunten die de gemenete Gorinchem heeft vastgesteld en gehanteerd inzake schattingen, uitgangspunten, veronderstellingen (vooral bij grondexploitaties, voorzieningen, waarderingen vaste activa, debiteuren etc.) Toetsen van werkzaamheden van accountants bij relevante verbonden partijen (groepsaudit) en toesten van werkzaamheden bij de inzet van externe deskundigen. WNT (Wet Normering Topinkomen): Dit betreft wetgeving die qua eisen voor de controle en de verslaggeving veel verder gaat dan de WOPT (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). De aanvullende werkzaamheden betreft met name de beoordeling van de exacte naleving van deze wet door de gemeente Gorinchem waarbij wij vast moeten stellen of uitsplitsing in de jaarrekening van de bezoldiging van de topfunctionarissen juist en volledig is. Daarnaast moeten wij vaststellen of en welke overige regelingen met medewerkers zijn getroffen en of dit mogelijk in strijd is met de WNT. De minister heeft tevens besloten dat de goedkeuringstolerantie 0% is. Wij zullen dus veel detailwerk verrichten op dit punt Wijziging van de COS 610 : De ISA/COS610 is een internationaal in 2014 gewijzigde controlestandaard die stringentere eisen stelt aan o.a. de positie van de Interne Controle (IC) als ook aan de kwaliteitsreview in de IC-functie. Dit betekent dat wij voor de controle niet meer kunnen steunen op de IC. Hierdoor moeten wij het aantal eigen waarnemingen uitbreiden. Omdat wij bij de gemeente Gorinchem gebruik maakten van de werkzaamheden van de interne controlefunctionarissen
Blad 10 van 19 betekent dit concreet dat wij meer werkzaamheden moeten uitvoeren. Wij gaan er wel voor zorgen dat de IC ons hierbij kan ondersteunen (dus van steunen naar ondersteunen) door bijvoorbeeld het verstrekken van formats en checklisten. Ook zal er binnenkort een handreiking vanuit de VNG en NBA worden verstrekt om hier invulling aan te geven. Decentralisaties per 1 januari 2015: 2015 is het eerste jaar van de uitvoering van de drie decentralisaties (Participatiewet, Jeugd en WMO/Zorg). Hier is een groete financiële stroom (circa 15 tot 20% van de begroting) mee gemoeid, met veel mutaties en risico s. Op dit moment is duidelijk dat een normale controle voor deze uitgaven moet worden uitgevoerd. Hierbij gaat het om de juistheid, volledigheid, tijdigheid en prestatielevering van de verantwoorde kosten in de jaarrekening 2015. Ook zullen een aantal rechtmatigheidsaspecten in de sfeer van recht, hoogte en duur van uitgaven, toekenningen etc. krijgen. Het eerste jaar worden wel enkele invoeringsproblemen met betrekking tot deze uitgaven verwacht. Zodra hierover meer bekend is, informeren wij u. 3. Communicatie en planning Wij erkennen onze verantwoordelijkheid jegens de Gemeenteraad en de rol die wij vervullen ten aanzien van haar bestuurlijke verantwoordelijkheden. Tijdens de uitvoering van de controle houden wij u op de hoogte van de voortgang van de werkzaamheden, de risicogebieden en de afstemming met het college en het management. Daarnaast informeert Deloitte u over belangwekkende inzichten, markt- en economische ontwikkelingen, bestuurlijke ontwikkelingen, en de toegang tot deskundigen en educatieve middelen om de effectiviteit van de toezichthoudende rol van de Gemeenteraad en de Gemeenteraad te verhogen. De Gemeenteraad houdt toezicht op en beoordeelt of de gemeente Gorinchem doeltreffende procedures hanteert om significante risico s steeds te kunnen vaststellen, analyseren en beheersen. Daarnaast dient de Gemeenteraad erop kunnen vertrouwen dat het van belangrijke kwesties op de hoogte wordt gesteld en dat deze op de juiste wijze worden opgelost. Een belangrijk onderdeel van onze verantwoordelijkheid als onafhankelijke accountant van de gemeente Gorinchem is ondersteuning te bieden aan de Gemeenteraad bij het uitoefenen van haar bestuurlijke verantwoordelijkheden. In aanvulling op het bovenstaande benadrukken wij dat onze onafhankelijke positie de voorwaarden creëert om u als adviseur terzijde te staan en zo een oplossingsgericht samenwerkingsverband aan te gaan. Wij stellen u de volgende middelen ter beschikking om u te ondersteunen bij de uitoefening van uw verantwoordelijkheden jegens de gemeente Gorinchem: Persoonlijke communicatie, waarbij de nadruk ligt op kwesties die ertoe doen; Informatie over de door u benoemde speerpunten.
Blad 11 van 19 In de hiernavolgende matrix hebben wij ons voorstel opgenomen voor de minimale contactmomenten: Activiteit Tijdspad Contact Product Pre-auditmeeting September 2015 Gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders en directie Plan van aanpak audit 2015 Uitvoering van de interimcontrole Oktober 2015 Operationeel management Managementletter en managementsamenvatting Bespreking bevindingen en concept managementletter en managementsamenvatting December 2015 College van burgemeester en wethouders, directie en Gemeenteraad Managementletter en managementsamenvatting Uitvoering van de jaarrekeningcontrole April 2016 Operationeel management Controleverklaring en rapport van bevindingen Bespreking concept rapport van bevindingen Mei 2016 College van burgemeester en wethouders en directieteam Controleverklaring en rapport van bevindingen Behandeling rapport van bevindingen door Gemeenteraad Mei/juni 2016 Gemeenteraad Controleverklaring en rapport van bevindingen
Blad 12 van 19 De Raad is opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening. Wij zullen de Raad en het college op de volgende momenten over de voortgang en de bevindingen van de controle informeren: Na de interim-controle brengen wij een managementletter uit gericht aan het college van burgemeester en wethouders. De samenvatting van de managementletter wordt ter kennisgeving aan uw Gemeenteraad gezonden. Bij controlebevindingen waarvan wij het van belang achten dat de Raad daar direct over wordt geïnformeerd. In een dergelijke situatie zullen wij het college adviseren eerst zelf de informatie aan de Raad te verstrekken. Als het college de Raad niet informeert, dan zullen wij zelfstandig de Raad informeren. Na afronding van onze controle ontvangt de Raad ons verslag van bevindingen. Uw gemeente heeft geen inrichtingseisen gesteld aan het verslag, behalve dat het verslag leesbaar is voor een gemiddelde burger, zo concreet mogelijk is. Voorafgaand aan de Raadsbehandeling van de jaarstukken bespreken wij met de Raad het accountantsverslag. Uw gemeente heeft een rapporteringstolerantie vastgesteld van 100.000. Evaluatie, planning proces samenstellen en controle jaarrekening Wij zullen samen met uw organisatie de planning en het opstel- en controleproces 2014 evalueren en de verbeterpunten voor een efficiënter opstel- en controleproces in 2015 met elkaar delen. De planning van het opstelproces en het controleproces zullen wij in detail met uw organisatie op elkaar afstemmen.
Blad 13 van 19 4. Controleteam Voor ons controleteam zijn betrokkenheid en deskundigheid van onze professionals, die bij uitstek aanspreekbaar zijn op een cliëntgerichte mentaliteit, het speerpunt. Teamleden die oog hebben voor de dynamische wereld achter de cijfers van de gemeente Gorinchem: geïnteresseerd in uw organisatie, affiniteit met de ontwikkelingen in de sector en gevoel voor het ambitieniveau van uw organisatie. Graag stellen wij het controleteam kort aan u voor. Voor de rol van partner stellen wij Rein-Aart van Vugt voor. De director, Chantal Wemmerus, is tevens het eerste aanspreekpunt voor uw organisatie. William Lagendijk zal de rol van controleleider op zich nemen. Voor de uitvoering van de controlewerkzaamheden zullen assistenten aan het team worden toegevoegd. Met deze samenstelling denken wij dat wij op kennis, lokale bekendheid, continuïteit en relationeel vlak u de meest optimale teamsamenstelling aanbieden. Graag stellen wij ons kort aan u voor. drs. RMJ van Vugt RA Email: rvanvugt@deloitte.nl Tel: 06-11 002 352 Audit Partner Wij stellen drs. R.M.J. (Rein-Aart) van Vugt RA (1967) voor als partner. Hij geeft leiding aan een team van 30 professionals die dagelijks actief zijn in de wereld van vooral gemeenten en not-for-profitorganisaties. Inmiddels is hij 24 jaar actief in de controle en advisering van gemeenten en gemeentelijke organisaties. Tot zijn cliënten behoren gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, woningcorporaties, welzijnsinstellingen en enkele cliënten in de profitsector. Hij is de verantwoordelijk accountant voor onder andere de gemeenten Amersfoort, Tilburg, Dordrecht, Schiedam, Gorinchem, Zwijndrecht, Aalburg, Woudrichem, Oud-Beijerland, en Barendrecht. Rein-Aart is betrokken geweest bij adviesopdrachten op het gebied van planning en control, verbetertrajecten, productbegrotingen en grondexploitaties. Rein-Aart heeft diverse publicaties op zijn naam staan waaronder onderwerpen als planning & control bij de sociale dienst, rechtmatigheid, Verbonden partijen en Besluit begroting en verantwoording. Verder spreekt hij regelmatig op seminars en congressen over het Besluit begroting en verantwoording, rechtmatigheid en de verordeningen 212, 213 en 213a en is hij docent bij Deloitte voor de cursus accountancy gemeenten. Tevens is Rein-Aart medeauteur van het Handboek Gemeente Governance Verbonden partijen, Raadsledenboekje, Trendbericht lokale overheden. Een boekje open over Rechtmatigheid, Vooruit met Rechtmatigheid en het Handboek Fraude Gemeenten. Rein-Aart is lid van de Commissie BBV en participeert in verschillende werkgroepen inzake gemeente governance, verslaggeving en rechtmatigheid.
Blad 14 van 19 W. Lagendijk Controleleider W. (Willliam) Lagendijk (1988) stellen wij voor als controleleider. William is als controleleider verantwoordelijk voor de gang van zaken bij u op de werkvloer. Dit betreft ondermeer de planning en uitvoering van de werkzaamheden, aansturing van medewerker(s), etc. William is ruim zes jaar werkzaam in de overheid- en not-forprofitsector. Zijn klanten zijn vooral gemeenten. Email: wlagendijk@deloitte.nl Tel: 06-12 342 701 Het team dat wij voor uw gemeente beschikbaar hebben heeft al ruime ervaring bij uw gemeente. Om de continuïteit van de opgebouwde kennis over uw gemeente te waarborgen zullen wij maximaal één teamlid (audit partner, audit manager of controleleider) per controlejaar wisselen. Uiteraard zijn betrokkenheid bij de sector en deskunidgheid speerpunt bij wisseling van teamleden. Wij zullen wisselingen in het team vooraf overleggen en zullen nieuwe teamleden aan uw organisatie voorstellen. Wij streven ernaar om gedurende het controlejaar tijdens de interim- en jaarrekeningcontrole zo veel mogelijk dezelfde assistenten in te zetten om ook de continuïteit van de opgebouwde kennis over relevante zaken voor het betreffende controlejaar te waarborgen.
Blad 15 van 19 5. Meerwaarde voor de gemeente Gorinchem Als uw accountant heeft Deloitte met een groot aantal geledingen binnen uw gemeente samengewerkt. Wij hebben voldoende inzicht verkregen in uw gemeente en de onderwerpen die in uw gemeente spelen om meerwaarde te kunnen leveren en andere relevante dienstverlening in kaart te kunnen brengen waarvan uw gemeente kan profiteren. Deloitte is bij uitstek in staat meerwaarde te leveren aan de gemeente Gorinchem door het gebruik van deskundigen met brede ervaring in functionele en sectorspecifieke gebieden. Binnen het door regelgevende instanties vereiste onafhankelijkheidskader kunnen wij u adviseren, inzichten met u delen en uw gemeente op verschillende manieren ondersteunen. Dit alles uiteraard onder voorbehoud van voorafgaande toestemming door de Gemeenteraad. Wij zijn ervan overtuigd dat aanvullende dienstverlening door Deloitte naast de accountantscontrole resulteert in meer effectieve en efficiënte coördinatie en communicatie, en daarnaast de mogelijkheid biedt: mogelijke knelpunten eerder vast te stellen en tijdig op te lossen; duplicatie van werkzaamheden te reduceren; de tijd en inspanningen van bij de controle betrokken medewerkers van de gemeente Gorinchem te reduceren. Wij zijn ons bewust van het belang van onze onafhankelijkheid en hanteren diverse interne procedures om deze te handhaven en te voldoen aan onze wettelijke en professionele verantwoordelijkheden. Voorbeelden van deze meerwaarde zijn: eroom Lokaal Bestuur externe informatievoorziening, een platform waarmee wij op een moderne manier kunnen informeren over (vaktechnische ontwikkelingen). Mails met actualia Raadsledenboekje Trendbericht financiën lokale overheden De handboeken uit de Gemeente governance reeks, zoals projectcontrol, verbonden partijen, jaarrekening lezen, frauderisico s en grondexploitatie. De nieuwsbrief Publieke Zaken. Diverse artikelen van Deloitte in vaktijdschriften, zoals B&G en Binnenlands Bestuur. De cursussen via de Deloitte Academy.
Blad 16 van 19 Voor een aantal van deze onderwerpen verwijzen wij u naar onze website, http://www.deloitte.com/view/nl_nl/nl/branches/publieke-sector/gemeenten-en-provincies/index.htm.
Blad 17 van 19 6. Audit budget Wij streven ernaar de gemeente Gorinchem onderscheidende professionele dienstverlening te bieden tegen een redelijke vergoeding. Wij zijn doordrongen van de noodzaak kostenbewust te werken, waarbij zonder uitzondering wordt voldaan aan professionele standaarden en richtlijnen. De inschatting van ons audit budget voor 2014 is als volgt. A. Interim-controle en jaarrekeningcontrole De kosten voor de controle van de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2014 van uw gemeente zijn als volgt opgebouwd: Honorarium 2013 Jaarrekening 2015 Interim- en jaarrekeningcontrole bij een optimale situatie op basis van naleven werkafspraken (Handboek kwaliteitsbewaking samenstellen jaarrekening), waarbij geen belangrijke omissies of tekortkomingen worden geconstateerd, inclusief 5 besprekingen (2x Gemeenteraad, 3x ambtelijke management en college). 36.700 A. strengere eisen in het kader van de accountantscontrole (naleving Controle en Overige Standaarden (COS)) 3.500 B. IT-audit op ICT-omgeving financiele processen (financiele administratie, digitale factuurverwerking, Belastingen en heffingen, cybersecurity) C. Naleving van Controle- en Overige Standaard 610 (COS 610) (indicatief; instructies volgen) 6.000 5.000 D. Toetsen met een controletolerantie van 0% op de naleving van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector 1.500 E. Controle van een nieuwe aanzienlijke uitgavenstroom in het kader van de drie decentralisaties: Participatiewet, Jeugdzorg, en Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO)/zorg. (Indicatief, definitieve instructies volgen) 9.500 F. Toetsen van werkzaamheden van accountants bij relevante verbonden partijen (groepsaudit) en toesten van werkzaamheden bij de inzet van externe deskunidgen. 1.500 Wij verwachten dat wij circa 50% van het budget besteden bij de interim controle en circa
Blad 18 van 19 50% bij de jaarrekeningcontrole. Relatiekorting 13% Ingroeimodel -/- 8.300 -/- 6.450 Totaal (huidige situatie) 48.950 Honorarium 2015 48.950 Wij stellen voor om in de klankbordgroep Financiën de effecten voor uw organisatie, onze controle en de kosten van de accountantscontrole (en eventueel uw organisatie) als gevolg van de wijzigingen en aanscherpingen te bespreken. Bij de bepaling van het budget zijn wij uitgegaan van de volgende randvoorwaarden: De extra kosten in verband met de drie nieuwe taken, nieuwe, aangescherpte en gewijzigde regelgeving hebben wij ingeschat. Op dit moment zijn er nog diverse zaken onduidelijk en onbekend bij met name de drie decentralisaties en de toepassing van de Naleving van Controle- en Overige Standaard 610 (COS 610). Wanneer de hoeveelheid werkzaamheden minder of meer zijn, bespreken wij dat tijdig met u. De extra kosten in verband met de nieuwe, aangescherpte en gewijzigde regelgeving (met uitzondering van de drie decenttralisaties) nemen wij voor 50% voor eigen rekening in 2015. Dat is opgenomen in de korting ingroeimodel van 6.450 en 2.300 in de relatiekorting. De prijsafspraak is gebaseerd op een toegankelijke vastlegging van de onderbouwing van de processen en jaarrekeningposten door de gemeente Gorinchem in een opsteldossier. Wij hanteren het Handboek kwaliteit jaarrekening gemeenten bij uw gemeente als uitgangspunt voor de verdere uitvoering van zowel de interim- als de jaarrekeningcontrole. Voor de controle van de SiSa-bijlagen ontvangt u afzonderlijke werkafspraken. Bij de bepaling van ons honorarium zijn wij ervan uitgegaan dat de SiSa-bijlage en specifieke verantwoordingen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole kunnen worden gecontroleerd. De kwaliteit van de door u aangeleverde jaarrekening en andere te controleren stukken voldoen aan de wettelijke voorschriften. De te controleren bescheiden worden door u conform planning opgeleverd. In de tabel hierboven en in onderdeel 3 van dit plan hebben wij een overzicht gegeven van het aantal besprekingen dat is begrepen in de prijs. Extra besprekingen op verzoek van de gemeente brengen wij afzonderlijk in rekening tegen de tijdsbesteding maal het individuele uurtarief van de betrokken teamleden. Extra besprekingen op verzoek van de accountant brengen wij niet in rekening. Wij gaan er verder vanuit dat de rechtmatigheid onderdeel uitmaakt van het goede zelfcontrolerende vermogen van uw gemeente. Alle genoemde bedragen zijn exclusief omzetbelasting en inclusief bijkomende kosten. De facturatie van ons honorarium zal als volgt plaatsvinden: Tijdens de uitvoering van de interim-controle ontvangt u een factuur ter grootte van 50% van de totale geraamde kosten. Tijdens de uitvoering van de
Blad 19 van 19 jaarrekeningcontrole ontvangt u een factuur ter grootte van 50% van de totale geraamde kosten. De betalingstermijn van de facturen bedraagt 30 dagen. B. Adviezen Specifieke verzoeken om advies waarbij de beantwoording meer dan 1 uur vergt brengen wij op basis van onze tarieven in rekening. Uiteraard zullen wij dit wel vooraf afstemmen met de directeur bedrijfsvoering. Voor overige specifieke opdrachten doen wij op uw verzoek een prijsopgave toekomen. Uw gemeente hecht bij advisering en dienstverleningsopdrachten zeer grote waarde aan de onafhankelijkheid, onpartijdigheid en objectiviteit van de dienstverlening door de opdrachtnemer. Wij zijn ons bewust van het belang van onze onafhankelijkheid en hanteren diverse interne procedures om deze te handhaven en te voldoen aan onze wettelijke (het door regelgevende instanties vereiste onafhankelijkheidskader) en professionele verantwoordelijkheden. Wij zullen voorafgaande aan de aanvaarding van advies- en dienstverleningsopdrachten onze toets op onafhankelijkheid afstemmen met de Gemeenteraad. C. Specifieke controles De controle van specifieke uitkeringen brengen wij op basis van werkelijk bestede tijd en geldende uurtarieven in rekening. Tarieven Onze tarieven (in ) per functie bedragen: Functieomschrijving Tarief Audit Partner 200 250 Audit Manager 150 200 Senior staff (controleleider) 120 150 Assistenten (gemiddeld) 70 120 Wij hanteren per functieomschrijving een bandbreedte in de tarieven. De tarieven zijn afhankelijk van de ervaring in de betreffende functie en de deskundigheid van de in te zetten medewerkers. Uiteraard zullen wij bij meerwerk, advies- of dienstverleningsopdrachten en specifieke controles met uw directeur bedrijfsvoering overleggen over de in te zetten medewerkers en tarieven. Periode Ons voorstel heeft betrekking op de accountantscontrole 2015.