INFO 7 PROCEDURE van Y tot Y+86 INHOUDSTAFEL DAG VAN DE VERKIEZINGEN - CHRONOLOGISCH OVERZICHT VAN DE STEMVERRICHTINGEN 1 1 INRICHTING VAN HET LOKAAL 1 2 INSTALLATIE VAN HET BUREAU 1 3 CONTROLE VAN DE STEMBUSSEN EN TELLING VAN DE STEMBILJETTEN 1 4 DE STEMMING KAN BEGINNEN 2 5 SLUITING VAN HET STEMBUREAU 3 6 SLUITING VAN DE KIESVERRICHTINGEN 3 7 DE STEMOPNEMING 4 8 DE VERDELING VAN DE ZETELS 5 9 VERGOEDING LEDEN STEMBUREAU EN GETUIGEN 6 NA DE SOCIALE VERKIEZINGEN 7 Y+2 AANPLAKKING VAN DE VERKIEZINGSRESULTATEN 7 Y+15 INDIENEN BEROEP BIJ ARBEIDSRECHTBANK 7 Y+25 EINDE BEWARING DOCUMENTEN VERKIEZINGEN INDIEN GEEN BEROEP 7 Y+45 INSTALLATIEVERGADERING OR/CPBW 8 Y+86 EINDE AANPLAKKING VERKIEZINGRESULTATEN 8
DAG VAN DE VERKIEZINGEN - CHRONOLOGISCH OVERZICHT VAN DE STEMVERRICHTINGEN 1. INRICHTING VAN HET LOKAAL Deze voorbereidende handelingen kunnen verricht worden alvorens het stembureau volledig aanwezig is. Controle of het benodigde materiaal aanwezig is. Controle of de stemhokjes zo geplaatst zijn dat het geheim van de stemming verzekerd is Aan de ingang van het stemlokaal omschrijving van het stembureau (nummer, categorie werknemers en orgaan/organen) aanplakken. Aan ingang van stemlokaal en/of in de stemheokjes kunnen aanwijzingen over hoe geldig te stemmen uitgehangen worden. 2. INSTALLATIE VAN HET BUREAU Het bureau moet nu voltallig zijn. Indien de voorzitter of de secretaris ontbreken, zetelt de plaatsvervanger. Indien een bijzitter ontbreekt, wijst de voorzitter onder de eersten die opdagen om te kiezen een persoon aan ter vervanging, zonder dat deze aanwijzing, voor zover mogelijk, de goede werking van de onderneming mag schaden. De reservegetuigen en plaatsvervangende leden van het stembureau verlaten vervolgens het stemlokaal. 3. CONTROLE VAN DE STEMBUSSEN EN TELLING VAN DE STEMBILJETTEN De voorzitter controleert in het bijzijn van de getuigen dat de stembussen leeg zijn. De voorzitter controleert een aantal stembiljetten op hun gelijkvormigheid. De namen van de leden van het stembureau worden ingevuld op p. 1 van het proces-verbaal. De stembiljetten worden door de voorzitter geteld en na een controletelling door een ander lid van het stembureau wordt het totaal opgenomen in het proces-verbaal op p. 2 onder Aantal ontvangen stembiljetten. In de ondernemingen waar er ook per brief wordt gestemd, moeten ook het aantal opgestuurde briefstembiljetten hierbij geteld worden. 1
De stembiljetten worden vervolgens klaargemaakt door ze te vouwen (rechthoekig in vieren zodat de vakken bovenaan de lijsten naar binnen zijn gekeerd) en af te stempelen (op de keerzijde, voor al de stembiljetten op dezelfde plaats, met een stempel waarop de datum van de verkiezingen is vermeld). Deze verrichting kan eventueel ook voor de verkiezingsdag gebeuren, onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van het stembureau en mits uitnodiging van de door de vakbonden aangestelde getuigen. Zodra een voldoende aantal stembiljetten klaar liggen, kunnen de eerste kiezers binnenkomen, terwijl bijzitter 4 belast kan worden met het plooien en afstempelen van de overige stembiljetten. 4. DE STEMMING KAN BEGINNEN Vooraf dient te worden opgemerkt dat de voorzitter, telkens hij het noodzakelijk acht, kan beslissen om de werkzaamheden even te onderbreken. In dat geval moet hij de nodige maatregelen nemen om de stembussen, de stembiljetten en alle documenten die met de stemming te maken hebben, te bewaren (afsluiten van het lokaal e.d.). Men laat bij voorkeur de leden van het bureau eerst stemmen, alvorens de eerste kiezers binnen te laten. Ook de getuigen stemmen in het bureau waar zij dienst doen. Indien zij ten gevolge van de categorie waartoe zij behoren, echter in een ander bureau moeten gaan stemmen, mogen zij aan de voorzitter vragen de stemverrichtingen even te schorsen voor de tijd die nodig is om hun stem elders te gaan uitbrengen. De eerste kiezer komt binnen. Bijzitter 1 zorgt ervoor dat nooit meer kiezers het lokaal binnenkomen dan er stemhokjes vrij zijn. De secretaris vraagt de identiteitskaart en de oproepingsbrief. Het vergeten van de oproepingsbrief is geen reden om iemand te weigeren, het vergeten van de identiteitskaart is dit wel, tenzij de persoon de visu kan worden geïdentificeerd, of zich door andere documenten kenbaar kan maken en geen der getuigen hiertegen bezwaar heeft. De secretaris punt de eerste kiezerslijst af. Bijzitter 2 ontvangt de identiteitskaart van de secretaris. Hij kijkt samen met de secretaris de identiteit na. Bijzitter 2 punt de tweede kiezerslijst af. De voorzitter overhandigt vervolgens het (of de) stembiljet(ten). Verschillende mogelijkheden kunnen zich voordoen: o in geval het een gemeenschappelijk kiescollege betreft waarbij de arbeiders eveneens voor de bedienden stemmen en vice-versa: indien er zowel voor de arbeiders als voor de bedienden moet gestemd worden, overhandigt de voorzitter twee stembiljetten per orgaan. Een met de kandidatenarbeiders en een met de kandidaten-bedienden; indien er slechts voor één categorie kan gestemd worden omdat voor de andere categorie geen of onvoldoende kandidaten zijn voorgedragen, dan moet enkel één stembiljet overhandigd worden per orgaan. Zowel de arbeiders als de bedienden stemmen voor deze overblijvende categorie; o in geval het een afzonderlijk kiescollege betreft krijgt elke kiezer slechts één stembiljet per orgaan (apart stembureau voor arbeiders, bedienden, jongeren en kader). De kiezer brengt zijn stem uit. Indien de kiezer lichamelijk ongeschikt is, kan hij zich, mits akkoord van de voorzitter door iemand laten bijstaan. Bijzitter 3 ontvangt ondertussen de identiteitskaart van de voorzitter. 2
Indien de kiezer om een nieuw stembiljet vraagt (bv. omdat hij het andere beschadigd heeft) dan legt de voorzitter het teruggenomen stembiljet opzij en geeft een nieuw stembiljet. Deze teruggenomen biljetten worden achteraf geteld en opgenomen in het proces-verbaal (p. 2) onder de rubriek teruggenomen stembiljetten. In de onderneming waar het stemmen per brief georganiseerd wordt, ontvangt de kiezer die via brief gekozen heeft en zich bij het stembureau aanmeldt om in persoon te stemmen, een stembiljet; het stembiljet dat via brief is ingediend, is ongeldig 1. Na zijn stem te hebben uitgebracht, deponeert de kiezer het biljet in de daarvoor voorziene stembus. De voorzitter of bijzitter 4 ziet erop toe dat elk stembiljet in de juiste stembus wordt gestoken. Bijzitter 3 bezorgt de identiteitskaart terug aan de kiezer die het lokaal verlaat. De volgende kiezers zijn ondertussen in het lokaal binnengekomen. 5. SLUITING VAN HET STEMBUREAU Het stemlokaal wordt gesloten op het vooraf bepaalde sluitingsuur, niet later, tenzij er nog kiezers staan te wachten. Wie zich op het moment van de sluiting onder de rij wachtenden bevindt mag nog stemmen. Wie zich echter na sluitingstijd aanbiedt, moet geweigerd worden. Een van de bijzitters kan met deze taak belast worden. Indien de kieszittingen over meerdere dagen verspreid zijn, moeten de stembussen op het einde van iedere kieszitting verzegeld worden. De getuigen hebben het recht een merkteken aan te brengen op de verzegelde band. De voorzitter neemt de nodige bewarende maatregelen. De kiesverrichtingen worden de volgende kiesdag gewoon verder gezet. Na de laatste kiesverrichting wordt de stemming definitief afgesloten. 6. SLUITING VAN DE KIESVERRICHTINGEN De voorzitter geeft de omslagen van de op tijd binnengekomen stemmen per brief - zonder ze te openen - aan het stembureau. De secretaris stipt de namen van deze kiezers per brief aan op de kiezerslijst. Indien blijkt dat een kiezer zich reeds heeft aangeboden in het stembureau en zijn stem ter plaatse heeft uitgebracht, dient de stem per brief als ongeldig beschouwd te worden. De voorzitter opent vervolgens de buitenomslagen van de op tijd binnengekomen stemmen per brief en steekt deze stembiljetten, nog in ongeopende blanco omslag, in de stembus(sen). Het stembureau telt het aantal teruggenomen en niet gebruikte stembiljetten (met inbegrip van de per brief verzonden stembiljetten die niet op tijd bij de voorzitter zijn binnen gekomen) en vermeldt deze aantallen in het PV p. 2. Het stembureau telt het aantal kiezers (stemmers per brief inbegrepen) dat aan de verkiezingen deelnam en vermeldt dit in het PV p. 2. De telling gebeurt aan de hand van de afgepunte kiezerslijsten. Deze kiezerslijsten worden vervolgens door de voorzitter en de personen die ze bijhielden ondertekend en samen met de teruggenomen en ongebruikte stembiljetten in een omslag gestopt, die daarna wordt verzegeld. 1 De ongeldige stem per brief moet beschouwd worden als een teruggenomen of niet-gebruikte stembiljet op p. 2 van het PV. 3
7. DE STEMOPNEMING Pas nu wordt de stembus geopend. Vervolgens kunnen de stembussen één voor één afgewerkt worden zoals hierna aangegeven. De voorzitter haalt uit de geopende stembus de binnenomslagen met de per brief uitgebrachte stemmen en opent de binnenomslagen. Omslagen met verscheidene stembiljetten zijn ongeldig. Deze worden apart gehouden 2 en de overige stembiljetten worden opnieuw in de stembus gedeponeerd. De inhoud van de stembus wordt gemengd. Vervolgens ledigt de voorzitter de stembus, telt de stembiljetten en noteert het aantal in het PV p. 3. Onmiddellijk na het ledigen van de stembus en nog vóór het tellen van de biljetten kan de voorzitter de leden van het stembureau en de getuigen uitnodigen om zich ervan te vergewissen dat alle stembiljetten wel degelijk uit de stembus verwijderd zijn. Daarna laat de voorzitter de stembus in een hoek plaatsen na eventuele verzegeling. De telling van het aantal stembiljetten kan door het voltallig stembureau gebeuren. De voorzitter doet er goed aan een oog in het zeil te houden. Dit om te vermijden dat sommige stembiljetten "verdwijnen". Nadien worden de getelde stembiljetten ontvouwen en verdeeld in vier categorieën: geldige, ongeldige, verdachte en blanco stembiljetten. De voorzitter brengt de verdachte stembiljetten onder bij de geldige of de ongeldige stembiljetten, na beraadslaging met de leden van het bureau. In geval van onenigheid is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Zo één of meerdere leden van het stembureau meent zijn voorbehoud te moeten maken en te handhaven, dan vermeldt de voorzitter dit in het PV. Hij parafeert ook het verdachte stembiljet in kwestie vooraleer het onder te brengen bij de geldige of de ongeldige. Vervolgens worden de stembiljetten van elke categorie (geldige, ongeldige en blanco's) geteld. De aantallen worden vermeld op p. 3 van het PV. De stapel geldige stembiljetten wordt dan per lijst onderverdeeld in volledige en onvolledige lijststembiljetten. Beide stapels worden geteld en het aantal wordt in het PV p. 4 genoteerd. Volledige lijststembiljetten zijn stembiljetten met: o een stem bovenaan één lijst; o een stem bovenaan één lijst en een aantal naamstemmen op dezelfde lijst; o een aantal naamstemmen op één lijst dat groter is dan het aantal te begeven effectieve mandaten voor de desbetreffende categorie. Onvolledige lijststembiljetten zijn dan stembiljetten met een aantal naamstemmen op één lijst dat kleiner is dan of gelijk aan het aantal te begeven effectieve mandaten. Per lijst worden op basis van de stapel onvolledige lijststembiljetten, de naamstemmen geteld per kandidaat. Daarvoor wordt best gebruik gemaakt van een zgn. "stemopnemingstabel" die u in de XY- Tool 2016 kan vinden onder formulieren dag Y Opnametabel naamstemmen. Op deze tabellen wordt naast de naam van de kandidaat telkens een streepje geplaatst bij elke stem op zijn/haar naam. Het aantal streepjes levert dus voor hem of haar het aantal naamstemmen op. Dit resultaat wordt opgenomen op p.4 van het PV. 2 Bij het ingeven van de resultaten voor het PV wordt één stembiljet beschouwd als ongeldig, de andere biljetten in de enveloppe moeten beschouwd worden als teruggenomen of niet-gebruikte stembiljetten. 4
De stembiljetten worden per categorie (de geldige, de ongeldige en de blanco's) in aparte verzegelde omslagen gestopt. Zo er een hoofdbureau is, wordt dit alles, samen met het PV van stemopneming (p. 1 t/m 4 ), opgesteld en ondertekend door het subbureau, aan het hoofdstembureau doorgegeven. Zo u (voor een bepaalde categorie) werkt met subbureaus en een hoofdbureau, houdt hier de taak van de subbureaus op. De verdeling van de zetels en de toewijzing van de effectieve en plaatsvervangende mandatarissen moet gebeuren door het hoofdstembureau, na verzameling en samenvoeging van de gegevens van de PV's van stemopneming van de subbureaus. 8. DE VERDELING VAN DE ZETELS Het stembureau bepaalt per lijst het kiescijfer (= aantal volledige en onvolledige lijststembiljetten). Het stembureau deelt de kiescijfers van elke lijst door 1, 2, 3, 4, enz. en rangschikt de bekomen quotiënten over de lijsten heen van groot naar klein. Men houdt in totaliteit rekening met evenveel quotiënten als er voor die categorie effectieve zetels te begeven zijn. Het aantal quotiënten van een lijst is het aantal mandaten toegewezen aan deze lijst. De aanwijzing van de effectieve en plaatsvervangende mandatarissen Het stembureau bepaalt het verkiesbaarheidscijfer van elke lijst. Dit wordt bekomen door het aantal volledige en onvolledige lijststembiljetten van elke lijst (ofwel het kiescijfer) te vermenigvuldigen met het aantal zetels dat voor de bewuste categorie aan die lijst toekomt en vervolgens te delen door het aantal zetels verhoogd met één eenheid. Zo het aantal kandidaten van een lijst kleiner is dan of gelijk is aan het aantal zetels dat aan die lijst toekomt, zijn alle kandidaten verkozen. Is het aantal groter, dan worden de zetels toegewezen aan de kandidaten, die - in de volgorde van voordracht - het verkiesbaarheidscijfer van hun lijst bereiken. Vooraleer dit te doen, geeft het stembureau evenwel aan de kandidaten in de volgorde van hun voordracht zoveel overdrachtstemmen als nodig om het verkiesbaarheidscijfer te halen. De "pot" met overdrachtstemmen wordt gevormd door het aantal volledige lijststembiljetten van de lijst in kwestie te vermenigvuldigen met het aantal effectieve zetels van die lijst. De overdrachtstemmen worden aan de kandidaten in volgorde van voordracht gegeven tot zij het verkiesbaarheidscijfer bereiken, en dit zolang "als de voorraad strekt". De kandidaten, die aldus - na het toewijzen van de overdrachtstemmen - het verkiesbaarheidscijfer halen, zijn verkozen in de volgorde van hun voordracht. Zijn er nadien voor die lijst nog mandaten over, dan gaan deze naar de kandidaten, die het meest aantal stemmen (inclusief eventuele overdrachtstemmen!) hebben zonder aan het verkiesbaarheidscijfer te geraken. Bij gelijk aantal stemmen, geeft de volgorde van de voordracht de doorslag. Voor de plaatsvervangers gaat men op een identieke wijze als hierboven tewerk, maar houdt men begrijpelijkerwijze geen rekening meer met de kandidaten die reeds een effectieve zetel in de wacht sleepten. De aanwijzing van de niet-verkozenen Daarvoor neemt men de rangschikking die op p. 9 van het PV geleid heeft tot de aanwijzing van de plaatsvervangers. Op deze lijst worden de plaatsvervangers weggelaten. De overige kandidaten zijn de nietverkozenen die gerangschikt worden volgens het aantal stemmen dat zij daar verkregen hebben (naamstemmen en aandeel in de overdrachtstemmen). 5
De eerste administratieve "nazorg" Het PV wordt door het stembureau volledig ingevuld en ondertekend. Volgende documenten dienen onmiddellijk te worden verzonden: 1) Een afschrift van het ondertekende PV wordt opgeladen op de webapplicatie van de FOD WASO (of aangetekend opgestuurd naar de Directeur-generaal van de Algemene Directie Individuele Arbeidsbetrekkingen van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, Ernest Blerotstraat 1 te 1070 Brussel met de vermelding van het FOD-dossiernummer ). 2) een kopie van het PV wordt overhandigd aan de werkgever. 3) Enkel indien geen upload op webapplicatie FOD: een kopie van het PV wordt per aangetekend schrijven opgestuurd naar: Naar de representatieve werknemersorganisaties (die kandidaten hebben voorgedragen), naar volgende adressen: o ACLVB, Koning Albertlaan 95, 9000 Gent o ABVV, Hoogstraat 42, 1000 Brussel o ACV, Dienst Onderneming, Postbus 10, 1031 Brussel o NCK, Lambermontlaan 171, b 4 1030 Brussel Het versturen van de statistische gegevens, de zogenaamde statistische steekkaart dient eveneens elektronisch te gebeuren via de website van FOD werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg via de electorale fiche. 9. VERGOEDING VAN DE LEDEN VAN HET STEMBUREAU EN DE GETUIGEN De tijd die de leden van het bureau aan het vervullen van deze taak besteden moet als werktijd worden beschouwd en als dusdanig worden vergoed. Dit geldt ook voor de prestaties van de getuigen die tijdens de verkiezingsverrichtingen aanwezig zijn. In het geval dat de normale grenzen van de arbeidsduur overschreden worden, krijgen de leden van het stembureau een toeslag voor overuren. Bij de getuigen moeten de uren boven de normale arbeidsuren betaald worden als normale uren en niet als overuren. Wat de kiezers zelf betreft zullen de werknemers die tijdens hun arbeidstijd komen stemmen hun loon doorbetaald krijgen. Wanneer het niet mogelijk is om alle werknemers aan de stemming te laten deelnemen tijdens de werkuren, bepaalt art. 49 lid 2 van de Wet betreffende de sociale verkiezingen dat de werkgever de verplaatsingsonkosten terugbetaalt van de werknemer die zich buiten hun werkuren naar de kiesbureaus begeven. 6
2. NA DE SOCIALE VERKIEZINGEN Y + 1 : OVERHANDIGING VAN DE DOCUMENTEN DIE VOOR DE VERKIEZING HEBBEN GEDIEND AAN DE WERKGVER Uiterlijk daags na de sluiting van de verrichtingen overhandigt de voorzitter de documenten die voor de verkiezingen hebben gediend (stembiljetten, stemopnemingstabellen, in verzegelde omslagen aan de werkgever ). De werkgever bewaart de documenten gedurende een periode van 25 dagen die volgt op de dag van de sluiting van de kiesverrichtingen, in geval er intussen geen beroep is ingesteld.. Y+2: AANPLAKKING VAN DE UITSLAG VAN DE VERKIEZINGEN EN VAN DE SAMENSTELLING VAN DE RAAD EN/OF HET COMITE Uiterlijk twee dagen na het sluiten van de stemverrichtingen moet de werkgever de verkiezingsuitslag aanplakken met daarbij de namen van enerzijds de effectief verkozen en plaatsvervangende personeelsafgevaardigden, en anderzijds de namen van de effectieve en plaatsvervangende werkgeversafgevaardigden. Die laatsten moeten gekozen worden onder de personen die voorkomen op de lijst van het leidinggevend personeel die op dag X werd aangeplakt. Belangrijk te vermelden is dat de werkgeversafvaardiging niet talrijker mag zijn dan de personeelsafvaardiging. Het is nuttig een maximaal aantal werkgeversafgevaardigden aan te duiden omdat hun aanwezigheid op de vergaderingen enerzijds niet verplicht is, maar het anderzijds de werkorganisatie wel ten goede kan komen omdat meerdere personen inzetbaar zijn om de werkgever te vertegenwoordigen. De mandaten van de werkgeversafgevaardigden gelden eveneens voor vier jaar voor zover zij tenminste hun leidinggevende functie blijven behouden. Y+15: INDIENEN BEROEP BIJ DE ARBEIDSRECHTBANK Binnen de 13 dagen na de aanplakking van de uitslag van de stemming, kan hiertegen beroep worden aangetekend bij de Arbeidsrechtbank. Indien de uitslag van de verkiezingen op de dag zelf van de verkiezingen reeds wordt aangeplakt en niet op de uiterste datum Y+2, loopt de beroepstermijn tot Y+13 en niet tot Y+15. Tot de 15 e dag na de aanplakking van de verkiezingsuitslag (Y+17) blijven volgende berichten aangeplakt: bericht waarin de datum van de verkiezingen en de verkiezingskalender wordt aangekondigd (bericht dag X), de lijsten met de kandidaten en de lijsten met de leden van de stembureaus, de verdeling van de kiezers (bericht X+60), de overhandiging van de oproepingsbrieven voor de verkiezing (bericht X+80). Hierna moeten deze berichten tot en met de 84e dag na de aanplakking van de verkiezingsuitslagen ter beschikking blijven voor de werknemers op eenvoudig verzoek. Y+25: EINDBEWAARDATUM VAN DE DOCUMENTEN DIE VOOR DE VERKIEZING HEBBEN GEDIEND ZO ER GEEN BEROEP IS INGESTELD BIJ DE ARBEIDSRECHTBANK Indien geen beroep is ingesteld mag de werkgever de documenten die voor de verkiezing gediend hebben vernietigen na Y+25 (bv. stembiljetten, kiezerslijsten, ). Wij dienen u evenwel aan te raden de PV's te bewaren met het oog op de praktische werking van OR/Comité, o.a. wat betreft vervanging van werknemersafgevaardigden. Indien er een beroep is ingesteld, maakt de werkgever deze documenten over aan de bevoegde rechtbank. 7
Y+45: UITERSTE DATUM EERSTE VERGADERING RAAD/COMITE Zowel OR als Comité moeten voor de eerste maal samenkomen in de periode van 30 dagen die volgt op het verstrijken van de beroepstermijn (d.i. Y+15). Dit wil zeggen dat de eerste vergadering gehouden moet worden vóór Y+45 indien er geen beroep tot nietigverklaring werd ingediend. Is dit wel het geval, dan moet men de definitieve beslissing tot geldigverklaring afwachten en de verkozen organen pas voor de eerste maal samenroepen binnen de 30 dagen die op deze beslissing volgen. Y+86: EINDDATUM VAN DE AANPLAKKING VERKIEZINGSRESULTATEN Het aangeplakte bericht met de verkiezingsresultaten, mag vanaf Y+86 verwijderd worden. Y+86 is ook de einddatum van het ter beschikking stellen op eenvoudig verzoek van de werknemer van de berichten opgesomd onder Y+15. Opgelet: de lijst van de leidinggevende functies en de lijst met de leden van het leidinggevend personeel moeten tot de volgende verkiezingen bewaard worden op de plaats waar het arbeidsreglement van de onderneming wordt bewaard. 8