De 11 stappen van effectief debiteurenbeheer
De 11 stappen van effectief debiteurenbeheer Veel ondernemers besteden nauwelijks tot geen aandacht aan debiteurenbeheer. En dat terwijl de consequente opvolging van uw debiteuren voor een belangrijk deel de inbaarheid en de hoogte van het debiteurensaldo bepaalt. Voorkom onnodige afschrijvingen op uw debiteurenportefeuille en een te hoog beslag op uw werkkapitaal. Actief debiteurenbeheer loont! Hierna staan de verschillende stappen van actief debiteurenbeheer uitgelicht.
1. Goede algemene voorwaarden Het is niet verplicht algemene voorwaarden te hanteren, maar ze bieden wel enige bescherming in de contacten met opdrachtgevers Algemene voorwaarden helpen conflicten te voorkomen, omdat de wederzijdse rechten en verplichtingen zo volledig en duidelijk mogelijk worden vastgelegd. Vermeld in de voorwaarden altijd eigendomsvoorbehoud. Vermeld ook de contractuele rente bij wanbetaling, bijvoorbeeld 15% per jaar. Vermeld tevens de buitengerechtelijke incassokosten en eventuele administratiekosten en geef duidelijk aan dat deze voor rekening van de opdrachtgever zijn. Bewijs dat deze overhandigd zijn door ze altijd als bijlage mee te sturen, te laten tekenen voor ontvangst of ze op de achterzijde van de overeenkomst mee te drukken en daarnaar te verwijzen. Geef aan binnen welke termijn klachten kunnen worden gemeld en een eventuele betwisting in behandeling wordt genomen. Door de algemene voorwaarden te deponeren bij de KVK of ter griffie van de rechtbank zijn ze altijd publiekelijk opvraagbaar en kan daarover geen geschil ontstaan.
2. Duidelijke offerte of overeenkomst Een overeenkomst kan zowel mondeling als schriftelijk worden aangegaan. Om misverstanden te voorkomen wordt aangeraden de overeenkomst schriftelijk aan te gaan of op zijn minst schriftelijk te bevestigen. Controleer bij het aangaan van de overeenkomst met wie u precies zaken doet en of de persoon die u opdracht geeft wel handelsbevoegd is. Geef duidelijk aan of en in hoeverre sprake is van afwijkende voorwaarden. Een overeenkomst kan nietig worden verklaard wanneer sprake is van onredelijkheid of onbillijkheid. Indien sprake is van levering, zorg voor een handtekening voor ontvangst.
3. Overzichtelijke factuur Zorg voor een herkenbare factuur met uw bedrijfslogo en vermijd elke standaardlay-out. Het totaalbedrag inclusief BTW moet in eenoogopslag af te lezen zijn. Geef duidelijk aan op welke datum het bedrag ontvangen moet zijn. Verwijs naar een offerte of overeenkomst en omschrijf het geleverde zo duidelijk als mogelijk. Voorkom daarbij het gebruik van vakjargon of slechts artikelnummers. Geef nogmaals aan binnen welke termijn een klant bezwaar kan maken. Beschrijf zo gedetailleerd als mogelijk medewerkers, werkzaamheden en tijden en data waarop deze hebben plaatsgevonden.
4. Betalingsherinnering Controleer eerst de adresgegevens van uw debiteur. Stuur uw klant vervolgens een eenvoudige betalingsherinnering waarin u verzoekt het factuurbedrag inclusief BTW per omgaande over te maken. Indien u vermeldt binnen 14 dagen over te maken, dan betekent dat voor een debiteur een verlenging van de overeengekomen betalingstermijn. Eventueel kunt u alvast vermelden dat bij uitblijven van de betaling renteen administratiekosten in rekening worden gebracht.
5. Aanmaning Stuur de aanmaning direct na de afloop van de termijn die in de betalingsherinnering is vermeld. Vermeld daarbij nooit 1e, 2e of 3e aanmaning. Uw debiteur kan dan verwachten dat er nog meerdere aanmaningen zullen volgen. Geef de debiteur nog maar 10 dagen de tijd om te betalen en verhoog de openstaande factuur met rente- en administratiekosten. Het is verstandig op dit moment werkzaamheden en leveringen stop te zetten.
6. Bel de debiteur op Sommige debiteuren betalen pas wanneer zij gebeld worden. U confronteert uw klant met de achterstand en dat zet de meesten aan tot snelle betaling. Smoezen en excuses volgen weldra, maar laat u niet verleiden tot vage toezeggingen. Spreek een exacte datum af waarop het bedrag op uw rekening staat. Merkt u dat uw debiteur betalingsmoeilijkheden heeft, spreek dan een betalingsregeling af waaruit het commitment op korte termijn blijkt.
7. Stuur een ingebrekestelling Als de klant nog niet betaalt, stuurt u dan een ingebrekestelling. Vermeld daarin dat de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau, als de betaling niet per omgaande wordt ontvangen. Vermeld hierbij dat de incassokosten en alle overige buitengerechtelijke incassokosten snel kunnen oplopen en voor rekening zijn van uw debiteur.
8. Start een incassoprocedure Na aflopen van de termijn die is vermeld in de ingebrekestelling, geeft u de vordering direct uit handen aan een incassobureau. Alle contacten verlopen nu via het incassobureau. U kunt de vordering niet zomaar intrekken of bij meerdere bureaus indienen. Let daarom op de controleerbaarheid, transparantie en voortvarendheid van uw bureau en minder op de kosten. De incassokosten zijn voor rekening van uw debiteur hoe klein het bedrag ook is. Stop de procedure niet wanneer alleen de hoofdsom is ontvangen en niet de incassokosten. U bent dat namelijk met uw debiteur overeengekomen en u hebt uw debiteur daarop gewezen. Waarom zou u dan moeten opdraaien voor het nalatige gedrag van uw debiteur?
9. Controle kredietwaardigheid /verhaalsonderzoek Voor u zaken gaat doen waarbij u niet zeker weet of de debiteur haar betalingsverplichting na kan komen is het verstandig een kredietwaardigheidonderzoek uit te laten voeren. Ook bij natuurlijke personen kunt u de kredietwaardigheid toetsen. Bij uitblijven van de betaling is het verstandig de kredietwaardigheid van uw debiteur in te perken. Deze kredietinformatie is bij verschillende daarin gespecialiseerde bedrijven opvraagbaar en meestal door uw incassobureau op te vragen. Na het uit handen geven aan het incassobureau is het handig alvorens met de juridische procedure wordt aangevangen een verhaalsonderzoek aan te vragen. Hierbij wordt dan niet gekeken naar de kredietwaardigheid maar naar vermogensbestanddelen (goederen, gelden, tegoeden) om na een vonnis beslag op te leggen. Indien blijkt dat er sprake is van een risico op faillissement of anderszins, voer de druk dan nog meer op. In de praktijk blijkt namelijk dat degene die het hardste roept vaak het snelst krijgt uitbetaald.
10. Start een gerechtelijke procedure Vraag uw incassobureau om advies of een gerechtelijke procedure moet worden ingezet. Controleer daarbij of de vordering met al of geen succes zou kunnen worden betwist en of uw debiteur tot betaling in staat is. Aan het opstarten van een gerechtelijke procedure zijn extra kosten verbonden en meestal vragen incassobureaus, advocaten of gerechtsdeurwaarders om voorschotnota s. Als u in het gelijk wordt gesteld kunt u deze kosten op uw debiteur verhalen.
11. Laat beslag leggen Zodra de rechter uitspraak heeft gedaan is helaas de race nog steeds niet gelopen. Uw debiteur kan het vonnis naast zich neerleggen. U kunt dan beslag laten leggen op de inboedel, bank- en girorekeningen, aandelen of het loon van uw debiteur. Hierbij dient u zich wel te houden aan de mogelijkheden die de Nederlandse wetgeving u biedt. Uw incassobureau kan hierbij adviseren.
Input Adviesgroep maakt risico s beheersbaar! Input Adviesgroep is specialist op het gebied van credit management. Het is ons doel om uw verliezen op debiteuren te beperken, dan wel te voorkomen. Advisering en concrete hulp is wat wij onze klanten kunnen garanderen. Zekerheid, snelheid en service vormen de basis. Het doel van Input Adviesgroep is een fundamentele bijdrage te leveren aan de realisatie van de basisdoelstellingen van uw onderneming, waaronder bescherming tegen debiteurenverliezen en realisatie van maximale winst. Concentreren op zaken doen Het is onze visie dat onze klanten zich moeten concentreren op zaken doen en credit management risico s bij voorkeur reduceren door gebruik te maken van een kredietverzekering. Een dergelijke verzekering creëert bovendien mogelijkheden voor expansie: zaken doen met nieuwe kredietwaardige afnemers, het benaderen van vooraf gescreende prospects en het aanboren van nieuwe markten. Juist dié ambities tot groei worden optimaal gesteund! U kunt zich daarbij volledig richten op uw kernactiviteiten; u weet zich verzekerd van alle gewenste diensten op het gebied van credit management. De adviseurs van Input Adviesgroep hebben jarenlange ervaring met het bedrijfsleven. Wij zien het als een uitdaging problemen om te zetten in oplossingen en nieuwe mogelijkheden. voor meer informatie.
Input Adviesgroep BV Hoefsmid 11 2631 RH Nootdorp Postbus 114 2630 AC Nootdorp T 015 3618769 F 015 3618771 E info@inputadvies.nl